Balai LPSE Provinsi Jawa Barat 2011

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "Balai LPSE Provinsi Jawa Barat 2011"

Handoko Pranata
9 tahun lalu
Tontonan:

1 Inovasi Layanan pada LPSE Provinsi Jawa Barat Balai LPSE Provinsi Jawa Barat 2011

2 BAGAN STRUKTUR ORGANISASI KEPALA Kasubag Tata Usaha Jabatan Fungsional Prakom (0) Arsiparis (0) Kasi Layanan Informasi Kasi Pendayagunaan dan Dukungan TIK Helpdesk (5) Helpd Verifikator (3) Admin (Sistem (Sistem,, Aplikasi,, dan Aplikasi Jaringan)) 3 Jaringan Pengelolaan Keuangan & Barang (1)

3 IKA MARDIAH DEDI KUSWANDI Kasubag Tata Usaha ANDHY PURWOKO TATA BINA UDIN Kepala Balai LPSE Kasi Pendayagunaan & Dukungan TIK Personil LPSE [1] Kasi Layanan Informasi 3

4 helpdesk verifikator Rachmat T. Tanti Sulianti Dari Darohman Dadang H. Ruslan Syarief Hendra Personil LPSE [2] Eka Zulandari 4

5 Rachmad H. Admin Tata usaha Margo Raharjo Asep Suryadi Admin Sistem Fera Tri Hartanti Admin Jaringan Admin Aplikasi Personil LPSE [3] Staf Administrasi 5

6 Peningkatan Layanan Registrasi dan Verifikasi Rekanan Inovasi yang Telah Dilaksanakan di LPSE Provinsi Jawa Barat 6

7 Layanan melibatkan semua personil pada Balai LPSE (satpam, helpdesk, verifikator, admin dan pelaksana pada Subbag TU serta semua pejabat struktural); Perubahan paradigma pelayanan: menempatkan rekanan sebagai citizen (warga Negara) bukan customer (pelanggan); Menetapkan SOP Layanan; Menanamkan semangat layanan: ikhlas; Mereview setiap masalah dan solusinya setiap hari (meeting staff pagi dan sore). 1. Perubahan Proses 7

8 Rekanan diterima satpam di Lobby Rekanan Mengecek Persyaratan Mengisi Buku Tamu (Terpisah antara CV dan PT) Menuju Ruang Helpdesk Mendapat Nomor Antrian Proses Alur Penerimaan Rekanan 8

9 Apakah sudah registrasi online? apakah dokumen sudah lengkap / sesuai? Rekanan yang telah disetujui dipanggil, dan dokumen asli dikembalikan serta mendapat kartu tanda lolos Pengecekan di Ruang Helpdesk 9

10 Bila belum, langsung diarahkan ke komputer di ruang bidding. Pengecekan oleh helpdesk dilakukan dengan menggunakan Pakar Report. Apakah Sudah Registrasi Online? 10

11 Home Pakar Report 11

12 Fitur Pencarian Rekanan 12

13 Hasil Pencarian Rekanan 13

14 Disiapkan lembar checklist persyaratan. Bila sesuai, Helpdesk menyerahkan berkas kepada verifikator di ruang verifikasi. Apabila tidak lengkap/sesuai, berkas dikembalikan kepada rekanan Apakah Dokumen Sudah Lengkap/Sesuai? 14

15 Ceklist Kelengkapan Dokumen No Uraian Asli Copy Keterangan 1 - Formulir Keikutsertaan - Penunjukan Admin 2 - Surat Kuasa - Pengangkatan Pegawai - KTP Kuasa/Pembawa Dokumen 3 - Formulir Pendaftaran 4 KTP Direktur 5 NPWP Perusahaan 6 - SIUP - IUJK - SBU - PAK - PAB - IUI/TDI 7 TDP 8 - SITU - DOMISILI - HO/IG/UUG 9 - PKP 10 - Akta - Kepmenkumham - Map 15

16 Nomor Antriannya dipanggil, Dokumen asli dikembalikan Mendapat kartu tanda lolos. Rekanan yang Telah Disetujui 16

17 Banner yang memuat Syarat Verifikasi dan Tata Cara Registrasi online di pintu masuk kantor, Meja penerimaan di lobby dan meja untuk merapikan dokumen, Meja layanan helpdesk, komputer 2 di meja helpdesk, Lembar checklist, Komputer di masing-masing verifikator (3 unit) Aplikasi yang membantu helpdesk untuk pengecekan rekanan adalah Pakar Report 2. Dukungan Peralatan dan Aplikasi 17

18 Banner Syarat Verifikasi 18

19 Banner Cara Mendaftar dan Meja di Lobby 19

20 Membuat banner Rp ,-= Rp ,- Membuat kartu antrian Rp ,- Meja layanan helpdesk: Rp ,- Komputer di meja layanan helpdesk 2 unit (sudah tersedia) Kertas untuk checklist persyaratan Rp ,- (untuk perbanyakan formulir selama 1 tahun) Cetak kartu lolos verifikasi Rp ,- (untuk rekanan/tahun). Buku Tamu Rp (6 buah per tahun) 3. Kebutuhan Biaya 20

21 Mempercepat dan memudahkan layanan (rekanan yang disetujui rata-rata per minggu 100 perusahaan); Meningkatkan semangat kerja; Membangun kekompakan tim 4. Manfaat 21

22 Persiapan dimulai sejak Pebruari 2011 dan telah berjalan sesuai SOP mulai awal Maret Durasi Waktu Implementasi 22

23 Jumlah rekanan yang mendaftar setiap minggu antara 350 s.d. 400 perusahaan, tidak sebanding dengan jumlah personil helpdesk (3) dan verifikator (3); Rekanan yang memaksa untuk diverifikasi, padahal persyaratan tidak lengkap/sesuai; Error pada aplikasi SPSE misalnya antrian e- mail, sehingga konfirmasi dari sistem ke Rekanan terlambat diterima 6. Tantangan yang Dihadapi 23

24 Sarana dan Prasarana 24

25 2 unit Komputer 1 line Telepon Di Meja Helpdesk 4 unit Komputer 1 unit Printer 1 unit Scanner Di Ruang Verifikator 5 unit Komputer 5 unit Scanner 16 unit Kursi Tunggu Di Ruang Tunggu/Bidding Room Peralatan Kerja 25

26 Front Office 26

27 Ruang Helpdesk 27

28 Ruang Tunggu dan Ruang Bidding 28

29 Ruang Verifikator 29

30 Meja Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen 30

31 Pelayanan Verifikasi 31

32 Klarifikasi Dokumen 32

33 Ruang Meeting 6/3/

34 Dago Pakar Permai VI No. 20 Bandung No. Tlpn/Fax : / (022) (mobile) [email protected] rov.go.id [email protected] o.id Terima Kasih 34

dokumen-dokumen yang mirip

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN LPSE KOTA BEKASI. Alur proses pendaftaran bagi Penyedia Hal I PENYEDIA SPSE VERIFIKATOR HELPDESK

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN LPSE KOTA BEKASI Dagram Alur Prosedur pendaftaran bagi Penyedia: Alur proses pendaftaran bagi Penyedia Hal I PENYEDIA SPSE VERIFIKATOR HELPDESK Keterangan