PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH No P-04 Berlaku 1 September 2015 Revisi 4 Unit LPPM No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui 1 1. Penomeran prosedur dan formulir disesuaikan dengan dokumen LPPM lainnya 2. Batasan kegiatan pertemuan ilmiah yang dikelola oleh LPPM UNPAR 2 1. Penambahan data pada formulir pengajuan dan penyelesaian 3 1. Perubahan Referensi tentang Perjalanan Dinas Dosen 2. Penambahan definisi dokumen pengajuan 4 1. Perubahan bentuk pengajuan dari manual ke online (silppm.unpar.ac.id) 2. Perubahan alur pengajuan (alur pengajuan insentif buku & alur pengajuan non buku) 3. Penambahan lampiran panduan pengajuan insentif online untuk user (dosen) Ka. LPPM, Sem. Ganjil 2012-13 Ka. LPPM, 1 Januari 2014 Ka LPPM, Januari 2015 Ka LPPM, 31 Agustus 2015 1. TUJUAN Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah ini bertujuan untuk menerangkan cara pengajuan untuk mengikuti pertemuan ilmiah pada tingkat nasional dan internasional yang dilaksanakan di dalam negeri, yang pendanaan keikutsertaanya dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), UNPAR. Untuk keikursertaan pertemuan ilmiah yang dilaksanakan di luar negeri, pengelolaan dan pendanaannya difasilitasi oleh Biro Administrasi Rektorat. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah, baik yang diselenggarakan oleh Universitas Katolik Parahyangan maupun institusi lain seperti Perguruan Tinggi, Asosiasi Profesi, dan sebagainya. Keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah yang pendanaannya dikelola oleh LPPM terdiri dari: a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu pertemuan ilmiah (Call for paper) PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH
b) Menghadiri pertemuan ilmiah yang mempresentasikan hasil-hasil penelitian c) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu pertemuan ilmiah d) Mengikuti pelatihan dalam rangka peningkatan mutu dan hasil dari kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan publikasi ilmiah 3. REFERENSI 3.1. Keputusan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor: II/2005-07/09- SK tentang Pemanfaatan Dana Penelitian Ilmiah, Penerbitan Jurnal Ilmiah dan Penerbitan Karya Tulis Ilmiah 3.2. Keputusan Pengurusa Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 tahun 2013 tentang Perjalanan Dinas Universitas Katolik Parahyangan 3.3. Surat edaran LPPM Nomor: III/LPPM/2012-11/253-I tentang Perjalanan Dinas Dosen per tahun 2013 3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2015-02/-------I tentang Prosedur Tahun 2015. 4. ISTILAH DAN DEFINISI 4.1. Pertemuan Ilmiah dapat dalam bentuk seminar, simposium, konferensi, Lokakarya/Workshop, dan sejenisnya, yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasilhasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada tingkat nasional dan internasional yang dilaksanakan di dalam negeri; dan bukan ditujukan untuk pelatihan dosen secara umum. 4.2. Dosen adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per minggu yang mempublikasikan karya ilmiah atau mendapatkan pengetahuan mutakhir melalui sarana pertemuan ilmiah tersebut. 4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti disiapkan saat pengajuan pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini terdiri dari: F-21. Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah, surat tugas, formulir hitungan keuangan, dan leaflet kegiatan. Untuk yang akan mempresentasikan makalah, dokumen pengajuan ini dilengkapi juga dengan copy makalah, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang mengadakan kegiatan seminar. PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH 2
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5.1. Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk terjaminnya keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah di tingkat nasional. 5.2. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruahan tugastugas lain dosen meskipun mengikuti pertemuan ilmiah. 5.3. Ketua Jurusan bertanggung jawab akan mutu pertemuan ilmiah, arti penting serta dampak pertemuan ilmiah dalam meningkatan pengembangan akademik dosen. 5.4. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan pertemuan ilmiah untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan. 5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya. 6. RINCIAN PROSEDUR 6.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah pada silppm.unpar.ac.id 6.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SI LPPM 6.3. Dosen menunjukkan berkas pengajuan dan meminta persetujuan Ketua Jurusan. 6.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan akademik dosen. 6.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21. Permohonan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah sebagai tanda persetujuan. 6.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap permohonan keikutsertaanya dalam pertemuan ilmiah. 6.7. Dekan menandatangani Formulir Formulir F-21. Permohonan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah sebagai persetujuan terhadap permohonan dosen. 6.8. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar, leaflet, acceptance letter, hasil review, dan F-21) 6.9. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M dan Surat Tugas. 6.10. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M dan Surat Tugas ke LPPM. PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH 3
6.11. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini. 6.12. Setelah disetujui ketua LPPM, LPPM memproses pembiayaan untuk keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah ke Biro Keuangan. 6.13. Dosen menerima pencairan dana keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah dari bidang keuangan LPPM. 6.14. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen mengunduh Formulir F-22 dari SI LPPM. 6.15. Dosen memproses tanda tangan Form F-22. 6.16. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam SI LPPM. 6.17. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke bagian keuangan LPPM. 6.18. LPPM melakukan verifikasi pada SI LPPM. 6.19. PROSES SELESAI PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH 4
Diagram Alir Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dosen Staf Keuangan Fakultas Ketua Jurusan Dekan LPPM Biro Keuangan Menyiapkan Berkas pengajuan Melakukan Pengajuan Keikutsertaan Seminar Secara Online Mengunduh Form F- 21 Menunjukkan berkas dan menyerahkan Form F-21 Verifikasi Data Revisi Tidak Ya Selesai Menandatangani Form F-21 Menandatangani Form F-21 Unggah Berkas dan F-21 Mengembalikan Berkas ke Dosen Membuat Form 211-M & Surat Tugas Mengirimkan Form 211-M & Surat Tugas Ke LPPM Memeriksa Kelangkapan Tidak Setuju? Ya Menerima Surat Pemberitahuan Pencairan Dana (Transfer dana pada dosen yang bersangkutan) Pengajuan Pencairan Dana Pencairan Dana Proses Selesai Cetak Surat Pemberitahuan Phase PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH 5
Diagram Alir Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah Dosen Ketua Jurusan Dekan LPPM Menyiapkan Berkas penyelesaian Mengunduh dan menandatangani Form F-22 Menandatangani Form F-22 Menandatangani Form F-22 Melengkapi isian pada SI LPPM & Upload Sertifikat, F- 22 Mengembalikan Berkas ke Dosen Menyerahkan Laporan Keuangan ke LPPM Memeriksa Kelangkapan Revisi Tidak Lengkap? Ya Verifikasi pada SI LPPM Proses Selesai Phase 7. KRITERIA KEBERHASILAN 7.1. Proses pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah lancar sesuai prosedur ini. 8. LAMPIRAN 8.1. User Manual SI LPPM 2015 PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM PERTEMUAN ILMIAH 6
2015 User Manual Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) Dokumen ini membahas petunjuk penggunaan Sistem Informasi LPPM. Universitas Katolik Parahyangan Agustus 20152014 September User Manual Sistem Informasi LPPM 0
3. Menu Pertemuan Ilmiah SI LPPM Gambar 24 Menu Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 24: Menu ini berfungsi sebagai menu untuk meng-input pengajuan pertemuan ilmiah. Tampilan input pengajuan pertemuan ilmiah diperlihatkan oleh Gambar 25. 1 3 2 4 Gambar 25 Tampilan Menu Pertemuan Ilmiah User Manual Sistem Informasi LPPM 19
Keterangan Gambar 25: 1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut. 2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan pertemuan ilmiah pada layar. 3. Tombol Tambah digunakan jika user ingin melakukan pengajuan pertemuan ilmiah. Tampilan ketika user klik tombol Tambah, dapat dilihat pada Gambar 26. 4. Field pencarian pengajuan Pertemuan Ilmiah. 1 2 Gambar 26 Tampilan Tambah Pengajuan Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 26: 1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan. 2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol Simpan. Jika data sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 27. User Manual Sistem Informasi LPPM 20
Gambar 27 Tampilan setelah simpan Pengajuan Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 27: Setelah data berhasil disimpan, user dapat melakukan input data tambahan di tab Penulis Lain dan tab Dokumen sebelum Pertemuan. Penjelasan mengenai tab Penulis Lain dan tab Dokumen sebelum Pertemuan adalah sebagai berikut: a. Tab Penulis Lain Pada tab ini, jika keikutsertaan user pada Pertemuan Ilmiah sebagai keynote paper atau contributed paper dan melibatkan penulis lain, maka user wajib menginput tab Penulis Lain. Jika tidak, user dapat langsung meng-input tab selanjutnya. 1 2 Gambar 28 Tampilan tab Penulis Lain Pengajuan Pertemuan Ilmiah User Manual Sistem Informasi LPPM 21
Keterangan Gambar 28: 1. Input field nama penulis lain beserta gelarnya dan input field asal institusi penulis lain. 2. Tombol Simpan yang digunakan untuk menyimpan data penulis lain. Tampilan setelah data yang sudah disimpan diperlihatkan oleh Gambar 29. Gambar 29 Tampilan Simpan penulis lain pengajuan Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 29: 1. Daftar nama dan asal institusi penulis lain. 2. Tombol Hapus yang digunakan untuk menghapus data penulis lain yang telah disimpan. Setelah melakukan input tab Penulis Lain, silakan kembali ke halaman Pertemuan Ilmiah. Download formulir F-21 dan F-22 pada bagian Data Pengajuan Pertemuan Ilmiah sebagai syarat upload di tab Dokumen Sebelum Pertemuan seperti pada Gambar 30. User Manual Sistem Informasi LPPM 22
1 2 3 4 5 6 Gambar 30 Tampilan data pengajuan Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 30: 1. Status kelengkapan dokumen persyaratan sebelum pertemuan yang telah diupload. Jika statusnya tertulis Belum Lengkap, maka user harus melakukan download formulir F-21 dan F-22 terlebih dahulu kemudian melakukan upload formulir-formulir tersebut dengan dokumen penting lainnya. 2. Status kelengkapan dokumen persyaratan setelah pertemuan yang telah diupload. Jika statusnya tertulis Belum Lengkap, maka user harus melakukan upload dokumen-dokumen setelah melakukan pertemuan ilmiah. Catatan: User tidak dapat melakukan pengajuan baru sebelum status pada Dokumen Setelah Pertemuan menjadi Lengkap atau pengajuan sudah dinyatakan selesai oleh LPPM. 3. Fitur untuk download formulir F-21 dan F-22. 4. Status pengajuan berfungsi sebagai penanda status pengajuan. 5. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data pertemuan ilmiah. Setelah berhasil melakukan download dan selanjutnya akan meng-upload formulir F-21 dan F-22, klik pada tombol Edit ( ), kemudian masuk ke tab Dokumen Setelah Pertemuan. 6. Tombol Hapus ( ) digunakan untuk menghapus pengajuan. User Manual Sistem Informasi LPPM 23
b. Tab Dokumen Sebelum Pertemuan Tab Dokumen Sebelum Pertemuan digunakan untuk upload file-file yang dibutuhkan sebagai persyaratan pengajuan pertemuan ilmiah. Maksimum file yang di-upload adalah sebesar 500 KB dengan format pdf, doc dan docx. 1 2 3 4 5 6 Gambar 31 Tampilan tab Dokumen Sebelum Pertemuan Keterangan Gambar 31: 1. Field Makalah Ilmiah digunakan untuk upload file makalah ilmiah. 2. Field brosur pertemuan digunakan untuk upload file brosur pertemuan. 3. Field Formulir F-21 digunakan untuk upload formulir F21 yang sudah ditanda-tangani. 4. Field Surat Penerimaan digunakan untuk upload file Surat Penerimaan. 5. Field Hasil Review digunakan untuk upload file Hasil Review. 6. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol Simpan. 7. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload. Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 32. User Manual Sistem Informasi LPPM 24
1 2 3 Gambar 32 Tampilan data dokumen upload sebelum pertemuan yang berhasil disimpan Keterangan Gambar 32: 1. File-file yang berhasil di-upload. 2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload. 3. Hapus file yang sudah terupload. Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman Pertemuan Ilmiah. Cek bagian Dokumen Sebelum Pertemuan. Jika status kelengkapan sudah Lengkap, maka pengajuan sudah dapat diverifikasi oleh bagian Admin LPPM. Jika pengajuan sudah diproses oleh LPPM, yang terjadi adalah sebagai berikut: User Manual Sistem Informasi LPPM 25
1. Status Disetujui Klik pada bagian Disetujui di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan oleh Gambar 33. Gambar 33 Pop up status pengajuan Pertemuan Ilmiah yang disetujui Keterangan Gambar 33: Jika status pengajuan sudah disetujui, maka tombol Hapus tidak dapat diklik. Jika pengajuan sudah disetujui oleh LPPM, maka setelah melakukan pertemuan ilmiah, user wajib melakukan upload dokumen-dokumen setelah pertemuan. Sebelum melakukan upload, user harus melakukan download formulir F-22 terlebih dahulu. Setelah men-download formulir F-22, klik tombol Edit kemudian klik tab Dokumen Setelah Pertemuan. Tampilan halaman tersebut diperlihatkan oleh Gambar 34. User Manual Sistem Informasi LPPM 26
2 1 3 4 5 Gambar 34 Tampilan tab Dokumen Setelah Pertemuan Keterangan Gambar 34: 1. Field Uraian merupakan fitur untuk menuliskan uraian singkat dari dokumen setelah pertemuan. 2. Field Makalah Ilmiah digunakan untuk upload file makalah ilmiah setelah pertemuan ilmiah (file makalah ilmiah yang baru akan menimpa file makalah ilmiah yang pernah di-upload sebelumnya). Batas maksimal file yang akan diupload adalah sebesar 500 KB. 3. Field Formulir F-22 digunakan untuk upload formulir F-22. 4. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol Simpan. 5. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload. Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 35. User Manual Sistem Informasi LPPM 27
1 2 Gambar 35 Tampilan data dokumen upload setelah pertemuan yang berhasil disimpan Keterangan Gambar 35: 1. File-file yang berhasil di-upload. 2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload. Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman Pertemuan Ilmiah. Cek bagian Dokumen Setelah Pertemuan. Jika status kelengkapan sudah Lengkap, maka pengajuan akan kembali diverifikasi oleh bagian Admin LPPM. Jika sudah terverifikasi, maka user dapat menambah pengajuan Pertemuan Ilmiah yang baru. User Manual Sistem Informasi LPPM 28
2. Status Tidak Disetujui Klik pada bagian Tidak Disetujui di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan oleh Gambar 36. Gambar 36 Pop up status pengajuan pertemuan ilmiah yang tidak disetujui Terdapat perbedaan pada status yang Tidak Disetujui. Pada status ini terdapat surat penolakan yang kelak akan diberikan oleh LPPM kepada user yang bersangkutan. Pada Gambar 36 dicantumkan No. Surat Ditolak terhadap pengajuan yang ditolak. User Manual Sistem Informasi LPPM 29
4. Menu Rekapitulasi Gambar 37 Menu Rekapitulasi Keterangan Gambar 37: Menu ini berfungsi sebagai menu untuk melihat rekapitulasi pengajuan. Tampilan rekapitulasi pengajuan diperlihatkan oleh Gambar 38. 4.1 Menu Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku 1 2 3 Gambar 38 Tampilan Menu Rekapitulasi Karya Ilmiah Buku User Manual Sistem Informasi LPPM 30
Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku terdapat data-data mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Tahun Usulan, Besar Insentif, ISBN, Jumlah Halaman, Penerbit, Bab Dalam Buku, Judul Buku, Judul Asli/ Judul Tulisan, Tanggal Pengajuan, Penulis Ke-, Penulis Lain UNPAR, Penulis Lain Non-UNPAR, Hasil Penelitian, serta Cover Buku, Form F-19A dan Form F-20 yang dapat didownload oleh user. Keterangan Gambar 38: 1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku dapat di-filter berdasarkan Tahun Usulan, Klasifikasi Buku, dan Status Pengajuan. 2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku pada layar. 3. Download (Cover Buku, Form F-19A, dan Form F-20) digunakan untuk melihat dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user. 4.2 Menu Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku 1 2 3 Gambar 39 Tampilan Menu Rekapitulasi Karya Ilmiah Non Buku Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku terdapat data-data mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Tahun Usulan, Besar Insentif, ISSN, Halaman, Web, Penerbit, Judul, Jurnal, Tanggal Pengajuan, Penulis Ke-, Penulis Lain UNPAR, Penulis Lain Non-UNPAR, Hasil Penelitian, serta File Karya Ilmiah, Form F-19B dan From F-20 yang dapat di-download oleh user. User Manual Sistem Informasi LPPM 31
Keterangan Gambar 39: 1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku dapat di-filter berdasarkan Tahun Usulan, Jenis Karya Ilmiah dan Status Pengajuan. 2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku pada layar. 3. Download (File Karya Ilmiah, Form F-19B dan Form F-20) digunakan untuk melihat dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user. 4.3 Menu Rekapitulasi Pengajuan Pertemuan Ilmiah 1 2 3 Gambar 40 Tampilan Menu Rekapitulasi Pertemuan Ilmiah Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah terdapat data-data mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Nama Kegiatan, Tempat, Tanggal Pelaksanaan, Judul Makalah, Judul Penelitian, Tahun Penelitian, Kegiatan, Skala, Penyelenggara, Keikutsertaan, Penulis Lain, Dana, Tanggal Pengajuan, serta Makalah Ilmiah, Brosur Pertemuan Ilmiah, Form 21, Form 22 dan Surat Penerimaan yang dapat di-download oleh user. Keterangan Gambar 40 : 1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah dapat di-filter berdasarkan Tahun Usulan, Pertemuan Ilmiah, Skala Pertemuan dan Status Pengajuan. User Manual Sistem Informasi LPPM 32
2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah pada layar. 3. Download (Makalah Ilmiah, Brosur Pertemuan Ilmiah, Form F 21, Form F 22, dan Surat Penerimaan) digunakan untuk melihat dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user. User Manual Sistem Informasi LPPM 33