BUKU PANDUAN APLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA PEGAWAI Kementerian Energi dan Sumberdaya Mineral User : Pegawai
I. Pendahuluan Sistem informasi penilaian prestasi kerja pegawai merupakan suatu sistem informasi tentang kepegawaian yang terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian, untuk melakukan proses-proses pengajuan, pelaporan serta penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) berdasarkan dari PP 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja. Sistem ini memiliki beberapa user antara lain, Administrator, Penilai, serta Pegawai. Dalam Bab ini, akan dijelaskan cara penggunaan sistem khusus login Pegawai. Dengan adanya buku panduan sistem ini, diharapkan seluruh pegawai dapat menggunakan aplikasi secara mandiri. 1
Daftar Isi I. Pendahuluan... 1 II. Sekilas Aplikasi... 3 III. Manfaat Aplikasi... 4 IV. Langkah Awal Menggunakan Aplikasi... 4 V. Menu Menu Aplikasi... 7 VI. Menggunakan Aplikasi... 8 VI.1 Membuat SKP...9 VI.2 Menampilkan History Kontrak... 17 VI.3 Menampilkan Perbandingan SKP... 18 VI.4 Melaporkan Progress SKP... 19 VI.5 Melaporkan Tugas Tambahan... 22 VI.6 Melaporkan Tugas Kreativitas... 24 VI.7 Menampilkan Nilai SKP... 27 VI.8 Menampilkan Nilai Perilaku Kerja... 28 VI.9 Menampilkan Hasil Nilai Prestasi Kerja... 29 VI.10 Keberatan Nilai Prestasi Kerja... 30 V. Penutup... 31 2
II. Sekilas Aplikasi Secara garis besar, aplikasi ini memiliki bisnis proses seperti pada skema berikut: Gambar 1. Skema bisnis proses aplikasi kinerja Tiap-tiap pegawai membuat usulan SKP pada awal tahun dan harus ditindak lanjuti oleh penilai (atasan langsung). Ketika SKP telah disetujui oleh kedua belah pihak, maka SKP tersebut menjadi kontrak kerja selama 1 tahun. Selain mengajukan SKP, aplikasi ini menyediakan pelaporan progres pada tiap periode tertentu. Hal ini digunakan untuk memudahkan penilai (atasan langsung) untuk memantau progress capaian kinerja pegawai. Setelah akhir tahun, seluruh progress yang telah dilaporkan oleh pegawai akan diakumulasikan oleh sistem secara otomatis dan akan dihitung nilai capaian berdasarkan dengan rumus-rumus dari perka BKN no 1 tahun 2013. Dalam aplikasi ini, selain menilai capaian SKP atasan langsung dapat menilai perilaku kerja pegawai secara langsung dalam aplikasi. 3
III. Manfaat Aplikasi 1. Memudahkan pegawai dalam menyusun SKP dan proses persetujuan dari atasan langsung 2. Memudahkan atasan langsung (penilai) untuk memantau progress SKP masing-masing pegawai yang dinilai 3. Terdapat fasilitas notifikasi yang digunakan untuk memberi peringatan jika ada perubahan atau pengajuan SKP serta dapat berkomunikasi melalui aplikasi 4. Memudahkan bagian kepegawaian untuk mendata pegawai-pegawai yang sudah maupun belum mengajukan SKP. 5. Proses penilaian yang dilakukan dengan sistem sehingga hasilnya akurat 6. Fasilitas cetak dokumen telah disesuaikan dengan format baku dari peraturan kepala BKN No 1 Tahun 2013. 7. Memudahkan bagian kepegawaian untuk merekap data mengenai SKP IV. Langkah Awal Menggunakan Aplikasi Aplikasi ini memiliki sistem single sign on dengan aplikasi kepegawaian, sehingga Anda dapat mengakses aplikasi ini dengan cara login pada aplikasi SIPEG Kementerian ESDM dengan cara membuka browser kemudian masukan alamat URL aplikasi sipeg ESDM yaitu sipeg.esdm.go.id maka sistem akan menampilkan halaman login seperti pada gambar berikut: 4
Gambar 2. Form login SIPEG ESDM Masukan NIP dan sandi Anda kemudian tekan tombol Login maka sistem akan menampilkan halaman awal aplikasi SIPEG ESDM seperti pada gambar berikut: 5
Gambar 3. Halaman awal SIPEG ESDM kemudian pilih menu Kepegawaian dan pilih sub menu Penilaian Kinerja Pegawai(SKP) maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 6
Gambar 4. Halaman utama aplikasi V. Menu Menu Aplikasi Seperti sistem informasi pada umumnya, aplikasi ini memiliki beberapa menu yang mewakili tiap prosesnya. Berikut adalah fungsi-fungsi dari tiap menu: No Nama Fitur Keterangan 1. Home Digunakan untuk kembali ke aplikasi SIPEG 2. Dashboard Halaman awal aplikasi yang berisi notifikasi dan grafik capaian kinerja 3. Buat SKP Digunakan untuk menyusun SKP 7
4. Perbandingan SKP Digunakan untuk melihat perbandingan SKP yang diusulkan keatasan dengan yang disetujui atasan Digunakan untuk melihat riwayat kontrak kerja sebelumnya Digunakan untuk melaporkan realisasi SKP Digunakan untuk menambahkan 5. History Kontrak 6. Progress SKP 7. Tugas tambahan tugas tambahan 8. Tugas Digunakan untuk menambahkan kreativitas tugas kreativitas 9. Nilai SKP Digunakan untuk melihat hasil nilai SKP 10. Nilai Digunakan untuk melihat hasil nilai Perilaku perilaku 11. Hasil Digunakan untuk melihat hasil nilai penilaian prestasi kerja prestasi kerja VI. Menggunakan Aplikasi Setelah mengetahui menu-menu yang ada pada aplikasi, kami akan membahas cara penggunakan menu-menu tersebut secara rinci dalam bab ini. Pastikan terlebih dahulu Anda telah login pada sistem melalui aplikasi SIPEG, kemudian pilih aplikasi Kinerja sampai muncul halaman awal aplikasi kinerja seperti pada gambar berikut: 8
Gambar 5. Halaman utama aplikasi VI.1 Membuat SKP Setelah login aplikasi, Anda dapat membuat SKP dengan cara tekan menu SKP, kemudian pilih sub menu Buat SKP maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 9
Gambar 6. Halaman buat SKP Untuk menambahkan SKP, pegawai dapat memilihnya dengan cara tekan tombol maka sistem akan menampilkan data tugas pokok dan fungsi yang telah ada pada master tugas pokok seperti pada gambar berikut: 10
Gambar 7. Daftar SKP Pegawai Anda dapat memilih kegiatan mana yang akan dijadikan kontrak selama satu tahun denggan cara meng-klik checkbox yang ada kemudian tekan tombol maka sistem akan menampilkan data SKP yang telah dipilih untuk menentukan targetnya seperti pada gambar berikut: 11
Gambar 8. Daftar SKP Terpilih Jika dalam penyusunan terasa ada SKP yang perlu ditambahkan, Anda dapat menekan kembali tombol maka sistem akan kembali menampilkan daftar SKP dari data master tupoksi, kemudian anda dapat memilih kegiatan apa yang akan ditambahkan kemudian tekan tombol maka sistem akan menambahkan SKP yang telah Anda pilih seperti pada gambar berikut: 12
Gambar 9. Halaman penambahan SKP Jika daftar kegiatan yang akan dijadikan SKP tidak ada pada daftar tupoksi, maka Anda dapat menekan tombol pada halaman Pilih SKP maka sistem akan menampilkan form seperti pada gambar berikut: Gambar 10. Form tambah Form ini terletak pada bagian bawah layar, sehingga Anda perlu men-scroll kebawah tampilan. Kolom nama kegiatan tugas jabatan dapat diinput sesuai nama tugas jabatan yang akan dimasukan, kolom satuan diisi sesuai dengan satuan output dari 13
kegiatan. Kolom angka kredit, hanya dapat diinput oleh pegawai yang menduduki jabatan fungsional tertentu. Setelah data selesai diinput, maka tekan tombol Simpan. Setelah menentukan SKP, pegawai dapat mengisikan target dari SKP yang telah dipilih. Target ini diberikan untuk periode satu tahun. Pengisian target ini ada pada kolom-kolom kosong seperti gambar berikut: Pengisian Terget SKP Gambar 11. Pengisian Target Setelah diisi, Anda dapat menyimpan terlebih dahulu sebelum dikirimkan keatasan. Setelah target diisi dan diteliti, maka tekan tombol. 14
Gambar 12. SKP setelah dikirim ke Penilai Catatan: - Jika sudah membuat SKP dan target tapi belum dikirim keatasan (masih disimpan) masih dianggap belum membuat SKP - Jika SKP sudah dikirim keatasan, maka hanya penilai yang dapat mengubah SKP tersebut Setelah mengirimkan usulan SKP kepada pejabat penilai, maka penilai dapat menyetujui usulan tersebut tanpa revisi, atau dapat pula menyetujui dengan revisi. Jika ada revisi, maka penilai harus mengisi form alasan revisi, kemudian dikirimkan kepada pegawai yang bersangkutan. Setelah pejabat penilai mengirimkan alasan perubahan, maka sistem akan menyampaikan alasan perubahan tersebut pada pegawai yang mengusulkan SKP tersebut pada bagian notifikasi seperti pada gambar berikut: 15
Notifikasi Perubahan Gambar 13. Notifikasi perubahan SKP Dalam hal ini, pegawai dapat melihat alasan perubahan dengan menekan tombol Lihat yang ada di sebelah kanan notifikasi maka sistem akan menampilkan alasan yang telah diinputkan seperti pada gambar berikut: Gambar 14. Detail notifikasi pegawai dapat membalas alasan yang telah dikirimkan oleh penilai dengan cara menekan tombol pada bagian notifikasi maka sistem akan menampilkan form untuk mengisi balasan seperti pada gambar berikut: 16
Gambar 15. Balas alasan perubahan Setelah mengetikkan balasan, pegawai dapat menekan tombol Kirim dan sistem akan mengirimkan balasan tersebut pada user penilai. Untuk menghapus notifikasi, pegawai dapat menekan tombol Tutup. Catatan: Semua percakapan usulan SKP ini tercatat pada fitur perbandingan SKP VI.2 Menampilkan History Kontrak Ada kalanya pegawai ingin menampilkan riwayat-riwayat SKP pada tahun sebelumnya sebagai acuan penyusunan SKP pada tahun berikutnya. Aplikasi ini telah menyediakan fitur Histori kontrak dengan cara memilih menu kemudian pilih sub menu Histori Kontrak maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 17
Gambar 16. Histori Kontrak Untuk menampilkan kontrak kerja tahun lalu, Anda dapat memilih tahun pada bagian kiri atas layar. VI.3 Menampilkan Perbandingan SKP perbandingan SKP digunakan untuk membandingkan SKP yang diusulkan oleh pegawai dengan SKP yang disetujui penilai. Untuk menampilkan data ini, maka Anda memiliki 2 cara yaitu menekan notifikasi jika ada revisi usulan SKP atau dapat juga memilih menu kemudian pilih sub menu Perbandingan SKP maka sistem akan menampilkan data perbandingan SKP seperti pada gambar berikut: 18
Gambar 17. Perbandingan SKP VI.4 Melaporkan Progress SKP Setelah SKP disetujui oleh kedua belah pihak (pegawai dan penilai) maka SKP tersebut menjadi kontrak kerja. Setiap kegiatan, harus dilakukan evaluasi progress pekerjaan. Evaluasi progress pekerjaan digunakan untuk mengukur capaian progress sampai dengan saat ini. Melaporkan realisasi SKP merupakan hal penting dalam penilaian SKP. Untuk melaporkan realisasi SKP, Anda 19
dapat memilih menu kemudian pilih sub menu Realisasi SKP maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: Gambar 18. Halaman laporkan realisasi SKP 20
Gambar 19. Realisasi SKP Kolom total menunjukan akumulasi realisasi sampai dengan saat ini (dari bulan Januari sampai sekarang) yang telah dilaporkan. Hal ini digunakan untuk mengingatkan kepada para pengguna akan capaian sebelumnya. Catatan: Pengisian realisasi ini adalah sisa dari realisasi yang sudah dilaporkan sebelumnya. Contoh: seorang pegawai memiliki target 100 laporan dalam 1 tahun. Pada bulan Februari mengisi realisasi 20 laporan, maka bulan Maret realisasi yang dilaporkan adalah sisa dari target dari realisasi yang telah dilaporkan sebelumnya (100 20) BUKAN realisasi bulan Februari ditambah realisasi bulan Maret. 21
VI.5 Melaporkan Tugas Tambahan Sesuai dengan peraturan yang ada, bahwa PNS yang melaksanakan tugas tambahan yang diberikan oleh pimpinan/pejabat penilai, hasilnya dinilai sebagai bagian dari capaian SKP. Dalam melaporkan tugas tambahan ini, pegawai dapat menambahkan lampiran atau file data dukung. Untuk menggunakan fitur ini, Anda dapat memilih menu kemudian pilih sub menu Tugas Tambahan maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: Gambar 20. Halaman tugas tambahan Anda dapat menambahkan tugas tambahan dengan cara menekan tombol maka sistem akan menampilkan form tambah tugas tambahan seperti pada gambar berikut: 22
Gambar 21. Form tambah tugas tambahan Setelah mengisi form, maka tekan tombol maka sistem akan menyimpan data seperti pada gambar berikut: Gambar 22. Tugas tambahan setelah ditambahkan Pada kondisi ini, data belum dikirim ke atasan, jadi anda dapat mengubah atau menghapus dengan cara menekan tombol (ubah) atau (hapus). Untuk mengimkan keatasan, anda dapat mencentang tugas tambahan tersebut, kemudian tekan tombol. Ketika data sudah dikirim keatasan maka tampilan akan menjadi seperti pada gambar berikut: 23
Gambar 23. Tugas tambahan setelah dikirim ke atasan VI.6 Melaporkan Tugas Kreativitas Tugas kreativitas merupakan suatu tugas yang diberikan atau diusulkan oleh pegawai sebagai bentuk kreativitas seperti menemukan sesuatu inovasi yang baru yang bermanfaat untuk unit kerja, instansi, maupun negara. Tugas kreativitas ini harus diakui oleh atasan atau pejabat yang berwenang. Untuk melaporkan tugas kreativitas, Anda dapat memilih menu kemudian pilih sub menu Kreativitas maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 24
Gambar 24. Halaman Sub Menu Kreativitas Anda dapat menambahkan tugas kreativitas dengan cara menekan tombol maka sistem akan menampilkan form tambah tugas kreativitas seperti pada gambar berikut: Gambar 25. Tambah tugas kreativitas Setelah mengisi form, maka tekan tombol menyimpan data seperti pada gambar berikut: maka sistem akan 25
Gambar 26. Tugas kreativitas setelah ditambahkan Pada kondisi ini, data belum dikirim ke atasan, jadi anda dapat mengubah atau menghapus dengan cara menekan tombol (ubah) atau (hapus). Untuk mengirimkan keatasan, anda dapat mencentang tugas kreativitas tersebut, kemudian tekan tombol. Ketika data sudah dikirim keatasan maka tampilan akan menjadi seperti pada gambar berikut: 26
Gambar 27. Tugas tambahan setelah dikirim ke atasan VI.7 Menampilkan Nilai SKP Nilai SKP didapatkan dari realisasi yang telah diinputkan pada fitur Laporkan Progress. Nilai SKP ini dapat tampil jika sudah disetujui oleh penilai. Untuk menampilkan hasil penilaian SKP, Anda dapat memilih fitur kemudian pilih sub menu Nilai SKP maka sistem akan menampilkan halaman nilai SKP seperti pada gambar berikut: 27
Gambar 28. Tampilan Halaman Nilai SKP VI.8 Menampilkan Nilai Perilaku Kerja Pada user dengan hak akses pegawai hanya dapat melihat penilaian perilaku kerja, tanpa ada kegiatan peng-input-an. Selain itu data yang tampil pada bagian perilaku kerja harus sudah diisi oleh penilai. Untuk melihat hasil nilai perilaku kerja pegawai, anda dapat memilih fitur kemudian pilih 28
sub menu Nilai Perilaku maka sistem akan menampilkan halaman perilaku seperti pada gambar berikut: Gambar 29. Tampilan halaman nilai perilaku kerja Nilai pada gambar diatas masih kosong, dikarenakan nilai perilaku kerja belum diinput oleh penilai. Cara penginputan dan tampilan setelah penginputan akan dijelaskan pada bab penjelasan penggunaan sistem pada user penilai. VI.9 Menampilkan Hasil Nilai Prestasi Kerja Fitur ini hampir sama dengan penilaian SKP dan penilaian perilaku kerja, yaitu tidak ada kegiatan peng-input-an pada user pegawai karena fitur ini merupakan hasil akumulasi perhitungan dari hasil nilai SKP dan nilai perilaku kerja. Untuk menampilkan halaman hasil penilaian ini, anda dapat memilih fitur kemudian pilih sub fitur Hasil Penilaian Prestasi Kerja maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 29
Gambar 30. Halaman Hasil Nilai Nilai pada gambar diatas masih kosong, dikarenakan nilai perilaku kerja belum diinput oleh penilai. Cara penginputan dan tampilan setelah penginputan akan dijelaskan pada bab penjelasan penggunaan sistem pada user penilai. VI.10 Keberatan Nilai Prestasi Kerja Pengajuan keberatan penilaian prestasi kerja dapat dilakukan pada sistem ini. Anda dapat mengajukan keberatan dengan cara menekan tombol pada halaman hasil nilai prestasi kerja (gambar 28) maka sistem akan menampilkan form seperti pada gambar berikut: 30
Gambar 31. Form Pengisian Keberatan Jika ada keberatan dari pegawai, maka sistem akan memberikan notifikasi kepada penilai dan atasan penilai, sehingga kedua user tersebut dapat menindaklanjuti. Hasil diskusi keberatan ini akan dicatat dalam riwayat nilai pada aplikasi ini. V. Penutup Demikian buku panduan ini dibuat dengan harapan user dapat memahami proses-proses pada aplikasi, dan dapat mempraktekan aplikasi ini secara mandiri. 31