BUKU MA TERI PA NDUA N A PLIKA SI PARE

Transkripsi

1 BUKU MA TERI PA NDUA N A PLIKA SI PARE Performance Agreement Report By Electronic BKPSDM KAB. KARAWANG 2017

2

3 A. PENDAHULUAN SKP adalah Sasaran Kerja Pegawai yang ada dalam salah satu unsur di dalam Penilaian Prestasi Kerja PNS yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun PARE merupakan singkatan dari Performance Agreement Report by Electronic, merupakan aplikasi berbasis web dan mobile yang digunakan untuk mengolah data SKP yang berada pada lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Karawang. Dikutip dari halaman mekanisme penilaian pegawai adalah sebagai berikut : Gambar Mekanisme Penilaian Kerja Proses penyusunan SKP PNS yang dikutip dari halaman sebagai berikut:

4 Gambar Proses Penyusunan SKP PNS B. JENIS APLIKASI Pada dasarnya PARE merupakan web base application yang dapat diakses pada halaman PARE dapat mengakses alamat web Tetapi PARE juga di rancang untuk memudahkan penggunanya dalam mengakses aplikasi, maka disediakan aplikasi berbasis mobile phone yang berbasis android, untuk menggunakan aplikasi PARE berbasis android pengguna diharuskan memasang aplikasi PARE yang dapat di unduh di halaman C. PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI 1. Pengguna (User) Pengguna adalah orang yang diberi akses untuk menggunakan aplikasi PARE. Pada aplikasi ini pengguna dikelompokan dalam beberapa jenis pengguna dengan hak akses yang berbeda. Berikut adalah jenis pengguna pada aplikasi PARE: a. Administrator Administrator bertugas untuk membuat SKPD dan menentukan admin pada SKPD tersebut. Administrator juga dapat melihat semua SKP yang sudah diajukan. b. Admin SKPD Admin SKPD merupakan pengguna yang telah ditentukan/ dibuat oleh administrator dan bertugas untuk mengelola data pada SKPD yang dikelolanya, administrator. Tugas dari admin SKPD yaitu menambahakan pegawai dan menempatkan pada unit kerja yang terdapat pada SKPD yang dikelolanya. Selain menjadi admin SKPD, user ini juga memiliki fungsi yang sama sebagai pegawai. c. Pegawai Selain memiliki fungsi dalam pengajuan SKP atau Capaian untuk dirinya sendiri, pegawai yang ditentukan sebagai atasan dari pegawai yang lain mempunyai tugas untuk melakukan approvement/mengverifikasi SKP dan Capaian yang diajukan oleh bawahannya. 2. Cara penggunaan Aplikasi PARE a. Halaman Login

5 Halaman pertama yang akan ditampilkan oleh aplikasi untuk menggunakan/ mengelola aplikasi PARE, mengelola aplikasi pengguna diharuskan untuk masuk/ Login terlebih dahulu menggunakan username atau nama pengguna dan password/ kata kunci. Username pada aplikasi ini menggunakan 18 digit NIP baru dan password menggunakan default password (bkd12345). *disarankan pengguna mengubah default password

6 Gambar Halaman Login b. Dashboard Kemudian setelah melakukan login apabila berhasil maka akan muncul halaman dashboard/ halaman utama, pada dasarnya masing-masing pengguna memiliki tampilan yang berbeda karena fitur dan fungsinya sesuai dengan jenis user Gambar Halaman Dashboard PARE 1. Logo PARE 2. Menu a. Home berfungsi untuk kembali ke halaman utama/ dashboard b. SKP berfungsi untuk melihat, membuat, mengubah dan menghapus SKP tahunan dan bulanan

7 c. Capaian berfungsi untuk membuat realisasi dari SKP yang telah dibuat baik SKP tahunan dan bulanan. 3. Menu Icon adalah menu shortcut untuk melihat SKP tahunan, SKP Bulanan, Pegawai Bawahan dan Staff dari Bawahan. 4. Periode Aktif adalah periode SKP yang telah diaktifkan oleh administrator, periode ini berupa progress bar. 5. Popup Menu adalah menu yang menampilkan menu setting/ pengaturan dan menu logout dari aplikasi PARE 3. Fungsi dan Cara Penggunaan Aplikasi PARE a. Pengaturan Periode SKP Penggunaan aplikasi PARE harus diawali dengan menentukan periode SKP, penentuan periode SKP dapat dilakukann oleh user administrator dengan langkah-langkah sebagai berikut :

8 Tombol untuk mengaktifkan periode SKP Gambar Langkah-langkah pengaturan periode SKP

9 Penjelasan dari gambar diatas: Langkah ke-1 Untuk mengatur periode dari SKP terlebih dahulu dengan mengklik tombol periode maka akan muncul tampilan periode Langkah ke-2 Untuk menambahkan periode yang akan diaktifkan oleh administrator menekan tombol buat periode baru, maka akan muncul halaman penentuan periode Langkah ke-3 Yaitu menentukan penamaan awal dan akhir sekaligus pemberian nama dari periode SKP Langkah ke-4 Administrator melakukan simpan periode, maka akan muncul pada data periode yang sudah ditambahkan oleh administrator Langkah ke-5 Untuk mengaktifkan periode yang telah dibuat oleh administrator, administrator diharuskan untuk mengaktifkan periode dengan mengklik tombol menjadi (berwarna hijau)

10 b. Mengatur Admin SKPD Setelah mengatur periode SKP langkah selanjutnya yaitu administrator menambahkan/ memilih admin SKPD dari pengawai yang pada SKPD dan unit kerja tersebut. Berikut langkah-langkah menambahkan admin SKPD: Gambar Langkah-langkah menambahkan admin SKPD

11 Penjelasan dari gambar diatas: Langkah ke-1 Pilih dan klik menu SKPD untuk menambahkan admin SKPD maka akan muncul tampilan data admin SKPD Langkah ke-2 Untuk menambahkan admin SKPD klik tombol Tambah Admin maka akan muncul popup tambah admin SKPD. Masukkan NIP/ Nama Pegawai yang akan dijadikan admin SKPD dan tentukan password admin SKPD kemudian pilih SKPD dan unit kerja yang akan dikelola oleh admin SKPD yang ditambahkan. Langkah ke-3 Kemudian klik simpan untuk menambahkan admin SKPD atau klik batal untuk membatalkan menyimpan admin SKPD. c. Mengatur Atasan Pegawai Pengaturan atasan pegawai merupakan proses memilih pegawai yang akan dijadikan sebagai pejabat penilai atau atasan langsung dan atasan pejabat penilai, langkah ini dapat dilakukan oleh seluruh pegawai. Berikut langkah-langkah mengatur atasan pegawai:

12 1 2 3 Gambar langkah-langkah menentukan atasan pegawai Penjelasan dari gambar diatas: Langkah ke-1 Klik nama pegawai maka akan muncul popup menu, kemudian pilih setting untuk mengatur atasan pengawai dan password maka akan muncul tampilan dari setting Langkah ke-2 Setelah muncul tampilan setting maka klik atasan pegawai untuk menentukan pejabat penilai dan atasan pejabat penilai, maka akan muncul tampilan setting atasan Langkah ke-3 Setelah muncul tampilan setting atasan pegawai dapat mencari pejabat penilai (atasan) dan atasan dari pejabat penilai, klik simpan untuk menyimpan setting atasan. Catatan : Apabila pegawai dilakukan mutasi dan atau rotasi pegawai, untuk mengubah atasan pegawai dapat dilakukan oleh admin SKPD.

13 Berikut adalah cara untuk mengubah atasan pegawai: Gambar Langkah Mengubah Atasan Pegawai Penjelasan dari gambar diatas: Langkah ke-1 Untuk mengubah atasan pegawai langkah awal klik menu SKPD maka akan muncul beberapa pilihan menu, lalu klik data pegawai maka di sebelah kanan akan muncul list data pegawai Langkah ke-2 Setelah muncul list data pegawai klik untuk mengubah atasan pegawai maka akan muncul form setting atasan Langkah ke-3 Lalu ubah data pehabat penilai dan atasan pejabat penilai untuk menentukan atasan yang baru, dengan cara memasukkan nama pegawai/ atasan, lalu simpan untuk menyimpan perubahan atasan pegawai. d. Mengubah Password Default Password dari aplikasi PARE yaitu bkd User dapat mengubah default password dengan memilih menu

14 setting sama seperti mengatur atau menentukan atasan. Berikut adalah langkah untuk mengubah password: 1 2 Gambar Langkah Mengubah Password Penjelasan dari gambar diatas: Langkah ke-4 Untuk mengubah password user langkah awal yaitu sama seperti menentukan atasan pegawai yaitu dengan mengklik popup menu dan memilih setting, selajutnya klik menu set password kemudian akan muncul popup untuk megubah password Langkah ke-5 Setelah muncul popup setting password, password perubahan dimasukkan pada field password lalu klik ubah, kemudian akan muncul popup yang meminta user memasukkan password untuk keamanan user. Jika password lama yang dimasukan benar, akan muncul popup untuk memasukan password baru.

15 e. Membuat SKP Tahunan Ada beberapa error yang mungkin terjadi ketika akan membuat SKP tahunan, diantaranya : 1 Tidak ada Periode aktif, yaitu kondisi apabila administrator belum membuat dan mengaktifkan periode SKP. (Lihat point a. Pengaturan Periode SKP untuk mengatur periode SKP) 2 Belum mengatur atasan, user diwajibkan memilih atasan terlebih dahulu sebelum membuat SKP. (Lihat Point c. Mengatur Atasan Pegawai untuk menentukan atasan atau pejabat penilai) 3 Tidak diijinkan membuat SKP pada Unit Kerja yang sama dalam satu periode. 4 SKP sebelumnya belum mendapatkan persetujuan.

16 Berikut adalah Langkah-langkah untuk membuat SKP Tahunan: 1 Jika tidak terjadi error seperti yang sudah dijelaskan, maka akan muncul popup konfirmasi data SKP yang akan dibuat setelah mengklik tombol buat SKP (Langkah Ke-1). 2 3 Sesuaikan masa penilaian SKP dan jika sudah selesai, lalu klik tombol Proses untuk melanjutkan membuat SKP tahunan (Langkah ke-2). Langkah selanjutnya adalah menambahkan Kegiatan Tugas Jabatan pada halaman edit SKP (Langkah ke-3). Jika telah selesai mengisi SKP tahunan klik tombol SIMPAN SKP untuk menyimpan SKP tahunan. Gambar 7 Langkah-langkah Membuat SKP tahunan

17 Gambar Form Input Kegiatan Dari langkah di atas untuk pengisian kegiatan tugas jabatan pada SKP tahunan, jenis kegiatan, nilai angka kredit dll dimasukan pada form ini kemudian pilih simpan. f. Membuat SKP Bulanan Setelah membuat SKP tahunan Pegawai dapat melanjutkan untuk membuat SKP bulanan dengan memilih menu SKP dan mengklik SKP Bulanan, Lihat gambar di bawah ini untuk melihat langkah pembuatan SKP bulanan. * Syarat pembuatan SKP bulanan adalah harus ada SKP tahunan dan SKP tahunan tersebut sudah mendapatkan persetujuan dari atasan Gambar Membuat Periode SKP Bulanan

18 Apabila tidak ada error setelah klik tombol Buat SKP Bulanan, maka akan muncul pop up konfirmasi. Pilih bulan dan masa penilaian akan otomatis terisi selanjutnya klik Simpan untuk melanjutkan ke halaman SKP bulanan edit. Gambar Mengubah dan Menambahkan Kegiatan Tugas Jabatan Bulanan Gambar Formulir Pengisian kegiatan Tugas Jabatan Membuat kegiatan tugas jabatan bulanan hampir sama seperti SKP tahunan, hanya saja sedikit perbedaan pada Formulir Pengisian Kegiatan Tugas Jabatan. Klik tombol SIMPAN SKP jika sudah selesai.

19 g. Membuat Capaian SKP Bulanan Setelah membuat SKP bulanan pegawai dapat melanjutkan untuk membuat Capaian SKP bulanan dengan memilih menu SKP dan mengklik SKP Bulanan, Lihat gambar di bawah ini untuk melihat langkah pembuatan SKP bulanan. * Syarat untuk bisa membuat Capaian bulanan adalah harus ada SKP bulanan yang sudah disetujui oleh atasan Gambar Langkah-langkah Membuat Capaian SKP Bulanan

20 Penjelasan dari gambar diatas: Langkah ke-1 Untuk membuat Capaian SKP bulanan pegawai mengklik buat Capaian maka akan muncul pop up untuk memilih bulan yang akan dibuatkan Capaian SKP periode bulanan setelah selesai klik tombol PROSES untuk melanjutkan membuat realisasi dari target SKP bulanan. Langkah ke-2 Setelah mengklik proses maka akan muncul kegiatan tugas tambahan yang telah dibuat pada SKP bulanan. Langkah ke-3 Selanjutnya yaitu memasukkan realisasi kegiatan yang telah dibuat pada SKP bulanan, jika sudah selesai klik tombol SIMPAN untuk menyimpan realisasi SKP. h. Membuat Capaian SKP Tahunan Setelah membuat SKP tahunan Pegawai dapat melanjutkan untuk membuat Capaian SKP tahunan dengan memilih menu Capaian dan mengklik Capaian SKP Tahunan, Lihat gambar di bawah ini untuk melihat langkah-langkah pembuatan pengkururan SKP tahunan. * Syarat pembuatan Capaian SKP tahunan adalah harus ada SKP tahunan dan SKP tahunan tersebut sudah mendapatkan persetujuan dari atasan

21 Gambar Langkah-langkah membuat Capaian SKP Tahunan Penjelasan dari gambar di atas adalah langkah awal untuk membuat Capaian SKP tahunan yaitu mengklik menu Capaian dan mengklik Capaian SKP Tahunan langkah selanjutnya yaitu klik tombol buat Capaian maka akan muncul pop up data SKP tahunan setelah itu klik proses untuk melanjutkan membuat penilaian SKP tahunan langkah selanjutnya yaitu mengklik tombol nomor 4 untuk menambahkan nilai realiasi SKP tahunan dan mengklik tombol tombol tugas tambahan dan 5

22 kreatifitas jika ada, setelah selesai mengisi penilaian SKP tahunan untuk menyimpan klik tombol Simpan Capaian. Berikut adalah keterangan tombol/ Button diatas : Button nomor 1 berfungsi untuk melihat capaian pada kegiatan bulanan. Gambar List kegiatan bulanan Button nomor 2 berfungsi untuk menambahkan uraian tugas tambahan. Gambar Formulir Tambah Tugas Tambahan Button nomor 3 berfungsi untuk menambahkan nilai kreativitas dan manfaat dari kreatifitas yang telah dilaksanakan. Gambar Tambah kreativitas

23 Button nomor 4 berfungsi untuk menambahkan realisasi pada Kegiatan Tugas Jabatan Gambar menambahkan realisasi SKP Tahunan Button nomor 5 berfungsi untuk menyimpan Capaian SKP tahunan yang telah dibuat. i. Persetujuan Persetujuan pada aplikasi PARE meliputi Persetujuan SKP bulanan, SKP tahunan, Capaian Bulanan dan Capaian Tahunan. Persetujuan SKP ini dapat dilakukan oleh atasan pegawai yang telah diatur oleh pegawai pada menu setting atasan. Pada Capaian tahunan, selain memberikan persetujuan pada Capaiannya, atasan mempunyai tugas untuk memberikan penilaian terhadap kualitas kerja dan juga kuesioner terhadap kualitas pelayanan dari pegawai yang setujui. Indikator dari kualitas layanan pegawai yaitu 1akurasi 2ketelitian 3kerapihan dan 4keterampilan dari pegawai pada masingmasing indikator penilaian ada beberapa poin penilaian yaitu Sangat Kurang, Kurang, Cukup, Baik dan Sangat Baik. Poinpoin tersebut akan mempengaruhi nilai mutu pada realisasi SKP yang telah diajukan oleh pegawai. Gambar Approvment/ Persetujuan SKP Tahunan

24 Setelah melakukan penilaian kegiatan tugas jabatan penilai/ atasan pegawai memberikan penilaian perilaku kerja kepada pegawai bawahannya. Berikut adalah contoh penilaian perilaku kerja :

25 Gambar 17 penilaian perilaku kerja pegawai j. Rekapitulasi Capaian Bulanan Administrator dapat melihat rekapitulasi capaian bulanan berupa grafik, berikut adalah contoh gambar rekapitulasi Capaian Bulanan : Gambar Rekapitulasi Capaian Bulanan k. Rekapitulasi Capaian SKP Admin SKPD dapat melihat rekapitulasi capaian tahunan pegawai yang berada pada SKPD tersebut, berikut adalah contoh gambar rekapitulasi capaian SKP: Gambar Rekapitulasi Capaian SKP l. Rekapitulasi Capaian Penilaian Prestasi Kerja PNS (PPKPNS) Administrator dapat melihat rekapitulasi capaian PPKPNS, berikut adalah contoh gambar rekapitulasi PPKPNS :

26 Gambar Rekapitulasi PPKPNS Keterangan Warna : Alur SKP Tahunan Alur SKP Bulanan Alur Wajib Sebelum Memulai SKP

27

28