USER GUIDE E-NARSUM SKYRIM DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KOTA SURABAYA

Transkripsi

1 USER GUIDE E-NARSUM SKYRIM DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KOTA SURABAYA

2 Daftar isi I. Login... 4 II. Surat Keluar... 5 A. Pembuatan Surat Keluar E-narsum Proses Pembuatan Konsep Surat (User: Staf Pengonsep Surat) Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Seksi) Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Bidang / Kepala Sub Bagian) Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Sekretaris) Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Dinas) Proses Penomoran Surat (User: Staf Penomoran Surat) Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User : Asisten) Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User : Sekretaris Daerah) Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User : WALIKOTA) Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User : Operator SK / Penomeran)... 31

3 Daftar Gambar Gambar 1 Halaman login e-narsum... 4 Gambar 2 Halaman home e-narsum... 4 Gambar 3 Login user staf atau pengonsep surat... 5 Gambar 4 Halaman home user staf / pengonsep surat... 5 Gambar 5 Entry surat untuk narasumber... 6 Gambar 6 Pilih kategori surat narasumber... 6 Gambar 7 Form untuk pengonsep surat... 7 Gambar 8 Form untuk pengonsep surat lanjutan... 8 Gambar 9 Tujuan surat narasumber... 9 Gambar 10 Tujuan surat kepada dan tembusan... 9 Gambar 11 Pilih surat yang akna di otorisasi Gambar 12 Surat asli yang dibuat oleh staf pengonsep surat Gambar 13 Revisi surat Gambar 14 Edit surat Gambar 15 History surat Gambar 16 Halaman revisi surat Gambar 17 Log otorisasi dan verifikasi Gambar 18 Kode verifikasi Gambar 19 contoh kode verifikasi untuk revisi surat Gambar 20 contoh kode otorisasi untuk otorisasi surat Gambar 21 Menu belum ada hasil kegiatan Gambar 22 Hasil kegiatan Gambar 23 Upload hasil kegiatan Gambar 24 Login Kepala Seksi Gambar 25 Halaman Home user kepala seksi Gambar 26 Inbox surat keluar Gambar 27 Input kode otorisasi Gambar 28 surat terkirim ke kepala bidang Gambar 29 login user kepala bidang Gambar 30 Halaman Home user kepala bidang Gambar 31 Inbox surat keluar Gambar 32 Input kode otorisasi Gambar 33 surat terkirim ke sekretaris Gambar 34 Login user sekretaris Gambar 35 Halaman home user sekretaris Gambar 36 Sekretaris otorisasi surat dari kepala bidang Gambar 37 masukkan kode otorisasi surat Gambar 38 Surat berhasil diotorisasi dan terkirim ke proses kepala dinas Gambar 39 Login user kepala dinas Gambar 40 Halaman home user kepala dinas Gambar 41 Kepala dinas otorisasi surat dari sekretaris Gambar 42 Masukkan kode otorisasi Gambar 43 Surat berhasil diotorisasi dan terkirim ke proses ke staf penomeran surat Gambar 44 Login user staf penomeran surat Gambar 45 Halaman home user staf penomeran surat Gambar 46 Pilih surat yag akan diberi penomeran Gambar 47 Masukkan nomer surat Gambar 48 Surat telah berhasil terkirim ke Asisten Gambar 49 Login user Asisten Gambar 50 Halaman homer user Asisten Gambar 51 Pilih surat yang akan di otorisasi Gambar 52 Masukkan kode otorisasi Gambar 53 Surat telah berhasil terkirim ke Sekretaris Daerah Gambar 54 Login user Sekretaris Daerah Gambar 55 Halaman home user Sekretaris Daerah Gambar 56 Pilih surat yang akan di otorisasi oleh Sekretaris Daerah Gambar 57 Masukkan kode otorisasi... 28

4 Gambar 58 Surat telah berhasil terkirim ke Walikota Gambar 59 Login user Walikota Gambar 60 Halaman home user Walikota Gambar 61 Pilih surat yang akan di otorisasi oleh Walikota Gambar 62 Masukkan kode otorisasi Gambar 63 Surat telah berhasil dikirim pada operator sk / penomeran Gambar 64 Login user operator sk / penomeran surat Gambar 65 Halaman home user operator sk / penomeran Gambar 66 Pilih surat yang akan diberi nomer Gambar 67 Masukkan nomer surat Gambar 68 Surat telah terkirim ke SKPD yang dituju... 32

5 I. Login Untuk membuka aplikasi E-narsum, buka browser Chrome dan masukkan url pada browser. Sehingga muncul tampilan halaman login seperti pada gambar 1. Gambar 1 Halaman login e-narsum Setelah username dan password diinputkan lalu klik login, maka berikut tampilan halaman Home E-Narsum. Gambar 2 Halaman home e-narsum

6 II. Surat Keluar A. Pembuatan Surat Keluar E-narsum 1. Proses Pembuatan Konsep Surat (User: Staf Pengonsep Surat) Pada proses Surat Keluar, pembuatan konsep surat pertama kali dilakukan oleh Staff. Caranya pengguna login sebagai staff dengan memasukan user dan password seperti gambar dibawah ini. Gambar 3 Login user staf atau pengonsep surat Setelah login sukses, pengguna akan diarahkan ke tampilan awal aplikasi E-Narsum yang menampilkan nama pengguna, NIP jabatan, unit, dan foto pegawai. Gambar 4 Halaman home user staf / pengonsep surat

7 Lihat menu sebelah atas layar, pilih Entry Surat, lalu pilih Surat Untuk Narasumber untuk membuat konsep suat narsumber. Gambar 5 Entry surat untuk narasumber Setelah itu akan muncul kotak baru Pilih Kategori Surat. Anda dapat memilih Jenis Surat dan Kategori Surat pilih Undangan lalu klik tombol. Gambar 6 Pilih kategori surat narasumber

8 Setelah ampil halaman untuk mengisi Kepala Surat dan Isi Surat. Lakukan pengisian pada kolom-kolomnya seperti No. Surat, Sifat Surat, Lampiran (jika ada), perihalnya. Setelah input pengisian suart narasumber klik tombol Gambar 7 Form untuk pengonsep surat

9 Adapun No. Tindak lanjut surat diisikan jika surat yang di konsep merupakan balasan atau tindak lanjut dari Surat yang dikirim oleh Dinas Lain. Gambar 8 Form untuk pengonsep surat lanjutan Langkah berikutnya mengisikan isi surat tersebut, kolom isian secara otomatis akan mengikuti dengan jenis surat yang telah dipilih sebelumnya. Jika surat undangan maka akan berisi detail dari acara Undangan. Jika telah selesai melakukan input isi surat, selanjutnya bisa klik tombol

10 Setelah surat berhasil dibuat anda dapat mengisikan tujuan surat akan dikirim. Juga tembusan surat jika diperlukan. Tujuan surat adalah Luar Pemkot, untuk pengisian Nama Instansi/Narasumber dengan mengetikkan nama narasumber lalu muncul nama narasumber yang dipilih dan secara otomatis kolom instansi dan bidang keahlian akan terisi berdasarkan nama narasumber yang telah dipilih. Gambar 9 Tujuan surat narasumber Setelah mengisi semua kolom tujuan, data narasumber dan pilih kategori tujuan surat, setelah itu klik tombol surat. maka instansi dan tujuan kategori akan muncul pada bagian bawah Gambar 10 Tujuan surat kepada dan tembusan

11 Apabila pengisian / pengonsep surat narasumber selesai klik tombol halaman histori surat keluar yang sebelumnya telah dibuat.. maka muncul Gambar 11 Pilih surat yang akna di otorisasi Hasil Surat Asli Untuk melihat isi surat yang dibuat oleh staf pengonsep surat sebelumnya klik Surat Asli pada bagian kiri. Berikut tampilan isi surat narasumber. Gambar 12 Surat asli yang dibuat oleh staf pengonsep surat

12 Edit Surat Apabila dalam pembuatan surat narasumber yang telah selesai dibuat terjadi kesalahan dalam surat tersebut maka untuk melihat surat yang telah dibuat sebelumnya masuk pada menu History Surat Untuk Narasumber, lalu pilih surat yang akan diedit lalu klik tombol. Gambar 13 Revisi surat Setelah klik tombol edit / perbaiki muncul halaman untuk perbaikan surat. Pada list history surat terdapat menu fungsi edit surat diantaranya untuk ; ubah kepala surat, ubah penerima, ubah pengantar isi dan ubah isi surat. Apabila surat telah di perbarui maka klik tombol. Gambar 14 Edit surat

13 Revisi Surat Revisi surat terjadi apabila pada surat yang akan diotoriasi terdapat kesalahan dari surat tersebut. Sebagai contoh, setelah pengonsepan surat telah berhasil dikirim ke Kepala Seksi untuk di otorisasi lalu terdapat kekurangan maka Kepala Seksi dapat merevisi surat tersebut dengan pilih surat yang akan direvisi lalu klik tombol untuk merevisi surat. Gambar 15 History surat Setelah surat yang akan di revisi dipilih langkah selanjutnya adalah mengisi kolom keterangan revisi. Apabila keterangan revisi telah terisi maka masukkan kode verifikasi dan klik tombol. Untuk mendapatkan kode otorisasi akan di jelaskan pada halaman selanjutnya. Gambar 16 Halaman revisi surat

14 Kode Verifikasi Kode verifikasi memiliki fungsi yaitu kode yang digunakan untuk otorisasi surat (pengganti paraf) dan digunakan untuk merevisi surat. Kode verifikasi didapatkan melalui sms sesuai login user serta dapat dilihat melalui menu klik kanan Log Otorisasi dan Verifikasi Gambar 17 Log otorisasi dan verifikasi Setelah tampil halaman Log Otorisasi dan Verifikasi selanjutnya copy kode verifikasi paling atas dan masukkan ke halaman otorisasi surat atau revisi surat. Gambar 18 Kode verifikasi Contoh masukkan kode verifikasi untuk revisi surat sebagai berikut ; Gambar 19 contoh kode verifikasi untuk revisi surat Contoh masukkan kode verifikasi untuk otorisasi surat sebagai berikut ; Gambar 20 contoh kode otorisasi untuk otorisasi surat

15 Belum Ada Hasil Kegiatan Menu belum ada hasil kegiatan digunakan apabila kegiatan telah selesai berlangsung maka staf pengentry surat dapat membuat hasil laporan kegiatan atau resume. Langkah pertama pada halaman Home klik Belum ada hasil kegiatan Gambar 21 Menu belum ada hasil kegiatan Apabila sudah masuk pada halaman Belum ada hasil kegiatan selanjutnya untuk membuat hasil kegiatan klik menu (hasil kegiatan). Gambar 22 Hasil kegiatan Setelah masuk pada halaman laporan kegiatan, akan muncul data narasumber serta kolom upload diantaranya upload resume global yang digunakan untuk mengupload hasil resume laporan, apabila bentuk resume laporan tertulis maka sebelumnya harus di scan terlebih dahulu lalu di upload pada kolom. Dan pada kolom daftar hadir sama seperti pada kolom upload resume, daftar peserta yang mengikuti kegiatan akan tercatat dan di upload pada kolom menu Upload daftar hadir Gambar 23 Upload hasil kegiatan

16 2. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Seksi) Kepala Seksi akan menerima surat yang telah dibuat oleh Staf Pengonsep Surat untuk selanjutnya di Koreksi jika ada kesalahan, dan disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi Gambar 24 Login Kepala Seksi Berikut halaman setelah login user Kepala Seksi. Gambar 25 Halaman Home user kepala seksi

17 Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Kepala Seksi melakukan persetujuan pilih Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diotorisasi degan klik tombol Gambar 26 Inbox surat keluar Masukan kode Otorisasi yang diberikan oleh system melalui sms atau dapat dilihat pada menu Log Otorisasi dan Verifikasi lalu masukkan ke kolom Kode Otorisasi, dan klik Gambar 27 Input kode otorisasi Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah berhasil di otorisasi yang selanjutnya surat akan masuk ke Kepala Bidang / Kepala Sub Bidang untuk mendapatkan persetujuan. Gambar 28 surat terkirim ke kepala bidang

18 3. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Bidang / Kepala Sub Bagian) Kepala Bidang/ Kasubag akan menerima surat setelah mendapat otorisasi dari Kepala Seksi untuk selanjutnya di Koreksi jika ada kesalahan, dan disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi Gambar 29 login user kepala bidang Berikut halaman setelah login user Kepala Bidang / Kepala Sub Bagian. Gambar 30 Halaman Home user kepala bidang

19 Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Kepala Bidang / Kepala Sub Bidang melakukan persetujuan pilih Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diotorisasi degan klik tombol Gambar 31 Inbox surat keluar Masukan kode Otorisasi yang diberikan oleh system melalui sms atau dapat dilihat pada menu Log Otorisasi dan Verifikasi lalu masukkan ke kolom Kode Otorisasi, dan klik Gambar 32 Input kode otorisasi Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah berhasil di otorisasi yang selanjutnya surat akan masuk ke Sekretaris untuk mendapatkan persetujuan. Gambar 33 surat terkirim ke sekretaris

20 4. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Sekretaris) Sekretaris akan menerima surat yang telah disetujui oleh Kepala Seksi untuk selanjutnya di Koreksi jika ada kesalahan, dan disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi Gambar 34 Login user sekretaris Berikut halaman setelah login user Sekretaris ; Gambar 35 Halaman home user sekretaris Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Sekretaris melakukan persetujuan pilih Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diotorisasi degan klik tombol Gambar 36 Sekretaris otorisasi surat dari kepala bidang

21 Masukan kode Otorisasi yang diberikan oleh system melalui sms atau dapat dilihat pada menu Log Otorisasi dan Verifikasi lalu masukkan ke kolom Kode Otorisasi, dan klik Gambar 37 masukkan kode otorisasi surat Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah berhasil di otorisasi yang selanjutnya surat akan masuk ke Kepala Dinas untuk mendapatkan persetujuan. Gambar 38 Surat berhasil diotorisasi dan terkirim ke proses kepala dinas

22 5. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User: Kepala Dinas) Kepala Dinas akan menerima surat yang telah disetujui oleh Kepala Dinas untuk selanjutnya disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi. Gambar 39 Login user kepala dinas Berikut halaman setelah login user Kepala Dinas ; Gambar 40 Halaman home user kepala dinas

23 Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Kepala Dinas melakukan persetujuan pilih Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diotorisasi degan klik tombol Gambar 41 Kepala dinas otorisasi surat dari sekretaris Masukan kode Otorisasi yang diberikan oleh system melalui sms atau dapat dilihat pada menu Log Otorisasi dan Verifikasi lalu masukkan ke kolom Kode Otorisasi, dan klik Gambar 42 Masukkan kode otorisasi Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah berhasil di otorisasi yang selanjutnya surat akan diberi penomeran untuk mendapatkan persetujuan dan dikirim ke Asisten. Gambar 43 Surat berhasil diotorisasi dan terkirim ke proses ke staf penomeran surat

24 6. Proses Penomoran Surat (User: Staf Penomoran Surat) Staf Penomoran Surat akan menerima surat yang telah disetujui oleh Kepala Dinas untuk selanjutnya Diberi Nomor Surat dan dikirim ke Asisten. Gambar 44 Login user staf penomeran surat Berikut halaman setelah login user staf penomeran surat ; Gambar 45 Halaman home user staf penomeran surat Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Staf penomeran Surat melakukan persetujuan pilih Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diberi nomor surat dengan klik tombol Gambar 46 Pilih surat yag akan diberi penomeran

25 Masukan nomor surat dan pilih surat akan diteruskan ke Asisten. Setelah pernomeran selesai klik tombol. Gambar 47 Masukkan nomer surat Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah selesai penomeran. Selanjutnya surat akan dikirim pada Asisten yang di tujukan. Gambar 48 Surat telah berhasil terkirim ke Asisten

26 7. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User : Asisten) Asisten akan menerima surat yang telah disetujui oleh staf penomeran surat untuk selanjutnya disetujui dan dikirim melalui proses Otorisasi. Gambar 49 Login user Asisten Berikut halaman setelah login user Asisten ; Gambar 50 Halaman homer user Asisten

27 Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Asisten melakukan persetujuan pilih Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diotorisasi degan klik tombol Gambar 51 Pilih surat yang akan di otorisasi Masukan kode Otorisasi yang diberikan oleh system melalui sms atau dapat dilihat pada menu Log Otorisasi dan Verifikasi lalu masukkan ke kolom Kode Otorisasi, dan klik Gambar 52 Masukkan kode otorisasi Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah berhasil di otorisasi yang selanjutnya surat akan dikirimkan ke Sekretaris Daerah untuk mendapatkan persetujuan. Gambar 53 Surat telah berhasil terkirim ke Sekretaris Daerah

28 8. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User : Sekretaris Daerah) Sekretaris Daerah akan menerima surat yang telah disetujui oleh Asisten untuk selanjutnya disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi. Gambar 54 Login user Sekretaris Daerah Berikut halaman setelah login user Sekretaris Daerah ; Gambar 55 Halaman home user Sekretaris Daerah

29 Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Sekretaris Daerah melakukan persetujuan pilih Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diotorisasi degan klik tombol Gambar 56 Pilih surat yang akan di otorisasi oleh Sekretaris Daerah Masukan kode Otorisasi yang diberikan oleh system melalui sms atau dapat dilihat pada menu Log Otorisasi dan Verifikasi lalu masukkan ke kolom Kode Otorisasi, dan klik Gambar 57 Masukkan kode otorisasi Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah berhasil di otorisasi yang selanjutnya surat akan dikirim ke Walikota untuk mendapatkan persetujuan. Gambar 58 Surat telah berhasil terkirim ke Walikota

30 10. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User : WALIKOTA) Walikota akan menerima surat yang telah disetujui oleh Sekretaris Daerah untuk selanjutnya disetujui untuk dikirim melalui proses Otorisasi. Gambar 59 Login user Walikota Berikut halaman setelah login user Walikota ; Gambar 60 Halaman home user Walikota

31 Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Walikota melakukan persetujuan pilih menu Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diotorisasi degan klik tombol Gambar 61 Pilih surat yang akan di otorisasi oleh Walikota Masukan kode Otorisasi yang diberikan oleh system pada sebelah kanan kolom kode otorisasi secara otomatis akan muncul kode dan di copy ke kolom kode otorisasi. Apabila selesai inputkan kode otorisasi klik Gambar 62 Masukkan kode otorisasi Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah berhasil di otorisasi, selanjutnya surat akan diproses oleh Operator SK untuk diberi penomeran surat dan mendapatkan persetujuan. Gambar 63 Surat telah berhasil dikirim pada operator sk / penomeran

32 11. Proses Koreksi/Persetujuan Pimpinan (User : Operator SK / Penomeran) Operator SK / Staf Penomoran Surat akan menerima surat yang telah disetujui oleh Walikota untuk selanjutnya Diberi Nomor Surat dan dikirim ke SKPD. Gambar 64 Login user operator sk / penomeran surat Berikut halaman setelah login user staf penomeran surat ; Gambar 65 Halaman home user operator sk / penomeran

33 Jika Surat sudah dirasa benar, dan sesuai maka selanjutnya Staf penomeran Surat melakukan persetujuan pilih Surat Baru maka akan muncul history surat keluar lalu pilih salah satu surat yang akan diberi nomor surat dengan klik tombol Gambar 66 Pilih surat yang akan diberi nomer Masukan nomor surat dan pilih surat akan diteruskan ke Asisten. Setelah pernomeran selesai klik tombol. Gambar 67 Masukkan nomer surat Surat akan hilang dari Inbox > Surat Keluar, karena surat telah selesai penomeran. Selanjutnya surat akan dikirim pada SKPD yang telah ditujukan pada saat awal proses pembuatan surat narasumber. Gambar 68 Surat telah terkirim ke SKPD yang dituju