Manual Book. Student Desk SISFOKAMPUS PROJECT TEAM

Transkripsi

1 Manual Book Student Desk SISFOKAMPUS PROJECT TEAM

2 DAFTAR ISI PENDAHULUAN User Login Pengenalan Fungsi Menu... 5 a. Home... 5 b. Peta Situs... 5 c. Ganti Password... 5 d. Logout... 6 e. Pesan Pribadi... 6 f. Berita Terkini... 6 g. Kalender dan Aktifitas... 6 i. Evaluasi Pengajaran... 6 j. Data Pribadi... 6 k. Akademik... 6 l. Administrasi dan Keuangan... 7 m. Pusat Data... 7 n. FAQ... 8 BAGIAN II... 9 AKADEMIK DAN ADMINISTRASI Kalender dan Aktifitas Evaluasi Pengajaran Data Pribadi Akademik Kurikulum Kalender Akademik FRS Materi Online Schedule Presensi Mahasiswa Quiz Online

3 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 User Login Student Desk... 4 Gambar 2 Tampilan Student Desk... 5 Gambar 3 Kalender dan Aktifitas... 9 Gambar 4 Tambah Event... 9 Gambar 5 Evaluasi Pengajaran Gambar 6 Data Pribadi Mahasiswa Gambar 7 Penghargaan Mahasiswa Gambar 8 Kurikulum Gambar 9 Kalender Akademik Gambar 10 Pengisian FRS Gambar 11 Daftar FRS Gambar 12 Materi Online Gambar 13 Silabus Gambar 14 Jadwal Perkuliahan Gambar 15 Jadwal Ujian Gambar 16 Presensi Mahasiswa Gambar 17 Quiz Online Gambar 18 Petunjuk Quiz Online Gambar 19 Soal Quiz Online Gambar 20 Hasil Quiz Online Gambar 21 Nilai Ujian Mahasiswa Gambar 22 Daftar Nilai Semester Gambar 23 History IPS & IPK Gambar 24 Form Tugas Akhir Gambar 25 Daftar Mahasiswa Tugas Akhir Gambar 26 Daftar Dosen Pembimbing Gambar 27 Informasi Tugas Akhir Gambar 28 Pendaftaran Wisuda Gambar 29 Form Pengajuan Cuti Gambar 30 Informasi Pengajuan Cuti Gambar 31 Keuangan Mahasiswa Gambar 32 History Pembayaran Gambar 33 Permohonan Surat Layanan Gambar 34 Daftar Petunjuk Gambar 35 Lain-lain Gambar 36 FAQ

4 BAGIAN I PENDAHULUAN 1.1 User Login Untuk dapat menggunakan Student Desk, langkah pertama yang harus dilakukan adalah login kedalam sistem. Cara melakukan login adalah : a. Ketikkan alamat URL Student Desk : Sistem kemudian akan menampilkan windows berikut ini: Gambar 1 User Login Student Desk b. Masukkan User ID dan Password, kemudian pilih status sebagai Student lalu tekan tombol submit. User ID yang digunakan adalah Nomor Induk Mahasiswa (NIM) masing-masing mahasiswa. Password default awal yang digunakan adalah tanggal lahir mahasiswa dengan format: YYYY-MM-DD. Sangat direkomendasikan untuk mengganti password dalam login pertama. c. Sistem akan menampilkan Student Desk seperti pada gambar berikut ini : 4

5 Gambar 2 Tampilan Student Desk 1.2 Pengenalan Fungsi Menu Student Desk memiliki beberapa menu yang dapat digunakan oleh mahasiswa. Adapun menumenu tersebut adalah: a. Home Home merupakan menu yang berfungsi untuk mengembalikan tampilan windows ke tampilan awal seperti ditunjukkan pada gambar 2 diatas. b. Peta Situs Peta Situs merupakan struktur menu dan sub menu yang ada pada Student Desk. Peta situs juga menggambarkan keseluruhan fasilitas yang terdapat pada Student Desk. c. Ganti Password Menu ini merupakan fasilitas yang disediakan bagi user untuk mengganti password default yang diberikan administrator system. User dapat memilih ganti password kemudian mengisikan password lama dan password baru yang diganti serta mengisikan captcha untuk melakukan pergantian password. 5

6 d. Logout Menu ini digunakan untuk keluar dari Student Desk ketika mengakhiri penggunaan Student Desk. e. Pesan Pribadi Pesan pribadi merupakan fasilitas pesan yang diberikan oleh administrator kepada mahasiswa. Pesan pribadi ini bersifat internal dan hanya bisa dikirimkan oleh administrator. Mahasiswa hanya dapat membaca pesan tersebut tanpa bisa mengedit ataupun mengirimkan pesan kepada user lain. f. Berita Terkini Menu ini merupakan fasilitas bagi mahasiswa untuk melihat berita seputar kampus yang dimasukkan oleh administrator. g. Kalender dan Aktifitas Menu ini merupakan fasilitas yang digunakan untuk memasukkan catatan pribadi mahasiswa setiap hari. Catatan pribadi yang dimasukkan bisa seputar perkuliahan ataupun catatan kegiatan mahasiswa. Penggunaan menu ini akan dijelaskan pada Bab II. h. Career Point Menu ini digunakan mahasiswa untuk menginputkan aktifitas career point. Setiap aktifitas yang diinputkan mahasiswa harus melalui persetujuan dari Mentor mahasiswa tersebut. Penggunaan menu ini akan dijelaskan pada Bab II. i. Evaluasi Pengajaran Menu ini digunakan oleh mahasiswa untuk mengisi evaluasi pengajaran dosen sesuai dengan mata kuliah yang bersangkutan. Penggunaan menu ini akan dijelaskan pada Bab II. j. Data Pribadi Menu ini merupakan fasilitas yang digunakan mahasiswa untuk mengedit beberapa hal pada data pribadi yang tersedia. Penggunaan menu ini akan dijelaskan pada Bab II. k. Akademik Menu akademik merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk proses penyelenggaraan kegiatan belajar-mengajar, khususnya yang berhubungan dengan mahasiswa. Menu ini memiliki beberapa sub menu, yaitu: Kurikulum Sub menu ini berisi informasi tentang seluruh mata kuliah yang berlaku pada suatu kurikulum tertentu. Kalender Akademik Sub Menu ini digunakan untuk melihat kalender akademik yang saat ini berjalan. Mahasiswa dapat melihat kalender akademik dengan memilih salah satu program studi dan program pendidikan yang telah di setup oleh staff administrasi akademik. FRS Sub Menu ini digunakan mahasiswa untuk mengisi FRS secara online berdasarkan mata kuliah yang ditawarkan. 6

7 Materi Online Sub Menu ini digunakan untuk melihat daftar mata kuliah beserta silabus mata kuliah yang telah diambil oleh mahasiswa. Penggunaan menu akademik ini akan dijelaskan pada Bagian II. Schedule Sub menu ini digunakan untuk melihat jadwal per minggu dari mata kuliah yang telah diambil oleh mahasiswa. Penggunaan menu akademik ini akan dijelaskan pada Bagian II. Presensi/Kehadiran Mahasiswa Sub Menu ini digunakan untuk melihat catatan presensi mahasiswa berdasarkan mata kuliah dan kelas yang telah diambil. Quiz Online Fasilitas ini digunakan mahasiswa untuk mengikuti Quiz Online yang telah di set oleh Faculty Member dari setiap mata kuliah tertentu. Penggunaan menu akademik ini akan dijelaskan pada Bagian II. Nilai Sub menu ini dapat digunakan mahasiswa untuk melihat data-data nilai mata kuliah pada setiap semester. Tugas Akhir Sub menu ini dapat digunakan oleh mahasiswa untuk mendaftar Tugas Akhir atau melihat progress Tugas Akhir. Penggunaan menu akademik ini akan dijelaskan pada Bagian II. Wisuda Sub menu ini dapat digunakan oleh mahasiswa untuk mendaftar Wisuda setelah Tugas Akhir mahasiswa tersebut dinyatakan Lulus. Penggunaan menu akademik ini akan dijelaskan pada Bagian II. l. Administrasi dan Keuangan Menu administrasi dan keuangan merupakan fasilitas yang digunakan mahasiswa untuk melakukan pengajuan cuti, melihat data keuangan mahasiswa dan melakukan permohonan surat layanan. Administrasi Perkuliahan Pada menu ini mahasiswa dapat melakukan pengajuan cuti yang kemudian akan diproses oleh bagian akademik. Penggunaan menu akademik ini akan dijelaskan pada Bagian II. Keuangan Mahasiswa Pada menu ini mahasiswa dapat meliat secara detail rincian dan tagihan biaya yang diberikan kepada mahasiswa tersebut. Permohonan Surat Layanan Menu ini digunakan mahasiswa untuk mengisi form permohonan surat layanan yang kemudian akan diproses oleh bagian akademik. PANDUAN PRAKTI m. Pusat Data Menu ini berfungsi sebagai bank files yang dapat digunakan mahasiswa untuk mengunduh file yang diberikan oleh administrator. File tersebut bisa berupa daftar petunjuk/pedoman penggunaan LMS, pengumuman dari kampus maupun surat-surat keputusan yang berhubungan dengan mahasiswa. 7

8 n. FAQ Menu ini merupaka fasilitas tanya jawab seputar penggunaan Student Desk yang diinput oleh administrator. 8

9 BAGIAN II AKADEMIK DAN ADMINISTRASI 3.1 Kalender dan Aktifitas Untuk membuat kalender dan aktifitas, maka langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Klik menu Kalender dan Aktifitas, maka sistem akan memunculkan tampilan sebagai berikut: Gambar 3 Kalender dan Aktifitas 2. Kemudian klik salah satu tanggal yang ingin dibuatkan catatan, kemudian pilih tanggal kegiatan dan simpan. Gambar 4 Tambah Event 9

10 3.2 Evaluasi Pengajaran Pada menu ini mahasiswa dapat mengisi evaluasi pengajaran FM secara online. Untuk mengisi evaluasi pengajaran, maka langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Klik menu Evaluasi Pengajaran, kemudian sistem akan menampilkan windows seperti pada gambar berikut. Gambar 5 Evaluasi Pengajaran 2. Pilihlah mata kuliah yang dikehendaki kemudian isi skala Topik Evaluasi dan Audit Pemahaman Materi beserta Saran dan Komentar. 10

11 3.3 Data Pribadi Pada menu ini Untuk mengisi data pribadi, maka langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Klik menu Data Pribadi, kemudian sistem akan menampilkan windows sebagai berikut: Gambar 6 Data Pribadi Mahasiswa 2. Isilah form data pribadi pada tiap-tiap tab yang disediakan, kemudian tekan simpan untuk menyimpan form isian. 3.4 Penghargaan Menu Penghargaan dapat digunakan mahasiswa untuk melihat beasiswa yang diperoleh mahasiswa tersebut beserta besar potongan yang diterimanya. 11

12 Gambar 7 Penghargaan Mahasiswa 3.5 Akademik Menu Akademik dapat digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan dan melihat semua aktifitas akademik mahasiswa Kurikulum Pada menu ini mahasiswa dapat melihat daftar mata kuliah yang terdapat pada kurikulum yang berlaku. Pilih nama kurikulum pada pilihan yang tersedia, maka akan muncul tampilan daftar mata kuliah seperti pada gambar berikut : 12

13 Gambar 8 Kurikulum Kalender Akademik Pada menu ini mahasiswa dapat melihat tanggal-tanggal perkuliahan yang terdapat pada kalender akademik seperti pada tampilan berikut ini : 13

14 Gambar 9 Kalender Akademik FRS Yang bisa melakukan pendaftaran FRS hanyalah mahasiswa yang sudah melakukan deposit 15 SKS, kecuali untuk mahasiswa semester 8 dan selanjutnya. Pada menu ini mahasiswa dapat mengisi FRS secara online yaitu dengan memilih mata kuliah yang tersedia seperti pada tampilan berikut ini. 14

15 Gambar 10 Pengisian FRS Pilih mata kuliah yang akan diambil dengan memberi tanda centang pada checkbox yang terdapat disamping nama mata kuliah, kemudian klik tombol SAVE. Gambar 11 Daftar FRS 15

16 Proses pendaftaran FRS dilakukan sepenuhnya secara online. Mahasiswa tidak lagi diberikan fasilitas untuk mencetak FRS. Setelah mahasiswa melakukan pendaftaran FRS online, mahasiswa harus menemui mentornya untuk mendapatkan approval. Setelah disetujui oleh mentor maka mahasiswa dapat melihat daftar mata kuliah yang diambil pada semester tersebut melalui student desk. Jika mahasiswa ingin menghapus mata kuliah yang telah diambil, maka mahasiswa dapat memilih tombol Drop yang teletak pada bagian kanan mata kuliah. Proses drop mata kuliah ini juga harus melalui persetujuan Mentor mahasiswa yang bersangkutan Materi Online Pada menu ini mahasiswa dapat melihat daftar mata kuliah yang telah diambil pada semester berjalan. Gambar 12 Materi Online Untuk melihat silabus dari setiap mata kuliah yang telah diambil oleh mahasiswa, klik tombol materi. Kemudian akan muncul data silabus dari mata kuliah yang dipilih seperti pada gambar berikut ini : 16

17 Gambar 13 Silabus Schedule Pada menu ini mahasiswa dapat melihat jadwal perkuliahan dan praktikum setiap minggunya berdasarkan mata kuliah yang telah diambil oleh mahasiswa tersebut. Tampilan jadwal perkuliahan mingguan akan tampak seperti pada gambar berikut ini : 17

18 Gambar 14 Jadwal Perkuliahan Pada menu ini mahasiswa juga dapat melihat jadwal ujian yang telah di set oleh bagian akademik. Tampilan jadwal ujian akan tampak seperti gambar berikut ini : 18

19 Gambar 15 Jadwal Ujian Presensi Mahasiswa Pada menu ini mahasiswa dapat melihat presensi kehadiran pada setiap perkuliahan yang ada pada mata kuliah yang sedang diambil. Gambar 16 Presensi Mahasiswa 19

20 Mahasiswa dapat melihat jumlah kehadiran, absen dan ijin dengan cara klik tombol detail Quiz Online Menu ini digunakan oleh mahasiswa untuk mengikuti quiz online yang telah di berikan oleh Faculty Member dari setiap mata kuliah yang telah diambil. Gambar 17 Quiz Online Untuk memulai atau mengikuti quiz online, klik tombol ikut quiz tampilan petunjuk quiz online seperti pada gambar berikut :. Maka akan muncul Gambar 18 Petunjuk Quiz Online Sebelum memulai quiz online, mahasiswa dapat membaca peraturan quiz seperti yang tampak pada gambar diatas. Untuk memulai quiz, mahasiswa dapat memilih tombol Ikuti Quiz Online. Jika mahasiswa ingin membatalkan quiz online ini maka mahasiswa dapat memilih tombol Cancel. Berikut ini adalah tampilan pada saat quiz online berlangsung : 20

21 Gambar 19 Soal Quiz Online Untuk menjawab soal quiz, klik pada salah satu pilihan jawaban yang paling benar. Klik tombol NEXT untuk melanjutkan ke 5 soal berikutnya. Perhatikan batas waktu pengerjaan pada bagian bawah tampilan. Jika batas waktu sudah habis, maka system akan menghentikan quiz online dan mengkalkulasikan nilai anda secara otomatis. 21

22 Gambar 20 Hasil Quiz Online Nilai Pada menu ini mahasiswa dapat melihat detail nilai pada semua mata kuliah yang telah diambil. Mahasiswa dapat melihat nilai Tugas dan Quiz pada setiap semester seperti pada gambar berikut ini : Gambar 21 Nilai Ujian Mahasiswa Untuk melihat daftar nilai per semester, mahasiswa dapat memilih tab Daftar Nilai pada bagian atas tampilan. Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut ini : 22

23 Gambar 22 Daftar Nilai Semester Untuk melihat daftar Indeks Prestasi mahasiswa dapat memilih tab History IPS & IPK pada bagian atas tampilan. Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut ini : Gambar 23 History IPS & IPK Tugas Akhir Mahasiswa dapat mendaftarkan dan melihat progress Tugas Akhir / Skripsi pada menu ini. Untuk mendaftarkan tugas akhir, mahasiswa dapat mengisi form pendaftaran tugas akhir seperti yang tampak pada gambar dibawah ini : 23

24 Gambar 24 Form Tugas Akhir Pilih salah satu jenis Tugas Akhir dari daftar yang telah disediakan. Kemudian masukkan nama anggota (jika diperlukan) dengan memilih tombol Tambah Anggota. Gambar 25 Daftar Mahasiswa Tugas Akhir Pada tampilan diatas, hanya akan muncul nama mahasiswa yang telah mengambil mata kuliah Tugas Akhir dan belum memiliki kelompok Tugas Akhir saja. 24

25 Mahasiswa juga dapat merequest dosen pembimbing dengan cara memilih tombol Tambah Dosen Pembimbing. Gambar 26 Daftar Dosen Pembimbing Jika mahasiswa sudah mendaftar Tugas Akhir, maka akan muncul tampilan detail dan progress dari Tugas Akhir tersebut seperti yang tampak pada gambar dibawah ini : Gambar 27 Informasi Tugas Akhir Wisuda Setelah mahasiswa dinyatakan lulus Tugas Akhir, maka mahasiswa dapat melakukan pendaftaran wisuda pada menu ini. 25

26 Pilih salah satu periode wisuda yang diinginkan, kemudian klik tombol Daftar Wisuda seperti pada gambar berikut ini : Gambar 28 Pendaftaran Wisuda Jika semua prasyarat wisuda telah terpenuhi oleh mahasiswa, maka jadwal pelaksanaan wisuda akan muncul pada menu ini beserta file Peta Lokasi dan Susunan Acara Wisuda. 3.6 Administrasi & Keuangan Pada menu ini mahasiswa dapat melakukan pengajuan cuti, melihat daftar rincian pembayaran dan melakukan permintaan surat layanan kepada bagian akademik Administrasi Perkuliahan Jika mahasiswa ingin mengajukan cuti pada semester berikutnya, maka mahasiswa dapat mengajukan permohonan cuti tersebut pada menu ini selama masa pengajuan cuti belum berakhir. 26

27 Gambar 29 Form Pengajuan Cuti Masukkan alasan cuti anda kemudian pilih tombol Daftarkan Cuti. Sebelum mahasiswa dinyatakan cuti, maka pengajuan cuti mahasiswa tersebut akan terlebih dahulu diproses oleh bagian akademik. Gambar 30 Informasi Pengajuan Cuti Keuangan Mahasiswa Pada menu ini mahasiswa dapat melihat informasi tagihan dan pembayaran perkuliahan selama mahasiswa tersebut dinyatakan aktif. Gambar 31 Keuangan Mahasiswa 27

28 Untuk melihat history pembayaran, mahasiswa dapat memilih tombol History Pembayaran pada bagian kanan atas tampilan. Gambar 32 History Pembayaran Permohonan Surat Layanan Jika mahasiswa membutuhkan suatu surat atau berkas dari kampus, maka mahasiswa dapat mengisi form permohonan surat layanan ini yang kemudian akan diproses oleh bagian akademik. Gambar 33 Permohonan Surat Layanan 3.7 Pusat Data Pada menu ini mahasiswa dapat mengunduh atau mendownload file yang diberikan oleh staff admin yang berguna bagi mahasiswa tersebut. 28

29 3.7.1 Daftar Petunjuk / Pedoman Menu ini berisi semua file yang berkaitan dengan petunjuk / pedoman dari Kampus yang berguna bagi mahasiswa. Gambar 34 Daftar Petunjuk Untuk mengunduh / mendownload file tersebut, mahasiswa dapat memilih tombol download yang terletak di sebelah kanan nama file Lain-lain Menu ini berisi semua file yang tidak berkaitan dengan petunjuk / pedoman dari Kampus yang berguna bagi mahasiswa. Gambar 35 Lain-lain Untuk mengunduh / mendownload file tersebut, mahasiswa dapat memilih tombol download yang terletak di sebelah kanan nama file. 3.8 FAQ Menu FAQ (Frequently Asked Question) dapat digunakan mahasiswa untuk melihat pertanyaan-pertanyaan yang sering kali ditanyakan seputar Student Desk. Gambar 36 FAQ 29