PELATIHAN BERBASIS JURU CATAT LEVEL I KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.3.I.01 DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan 1
KATA PENGANTAR Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja. Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia. Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta. Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI. Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK. Jakarta, Desember 2008 DIREKTUR STANDARDISASI DAN PROGRAM PELATIHAN Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc NIP.160044978 2
PROGRAM PELATIHAN BERBASIS 1. Judul/Nama Pelatihan : Juru Catat 2. Kode Program Pelatihan : K.72.9.0.1.2.3.I.01 3. Jenjang Program Pelatihan : Level I 4. Tujuan Pelatihan : Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten : 4. 1 Mengaplikasikan pesan yang akan dituangkan kedalam dokumen 4. 2 Menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo copy, dll. 4. 3 Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu 4. 4 Memberikan pelayanan kepada tamu di tempat kerja 4. 5 Melaksanakan pekerjaan sehari-hari dengan berpedoman kepada prosedur administrasi 4. 6 Menerima dikte untuk menghasilkan naskah 4. 7 Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen 4. 8 Mengikuti prosedur K3 Perkantoran 5. Unit Kompetensi yang ditempuh : 5.1 Mengaplikasikan Pesan 5.2 Menggunakan Peralatan Kantor 5.3 Melayani Tamu 5.4 Melakukan Prosedur Administrasi 5.5 Mencatat Dikte untuk Menghasilkan Naskah 5.6 Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan Sehari-hari 5.7 Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran 5.8 Meminimalisir Pencurian 6. Lama Pelatihan : 162 Jam Pelatihan (@45 menit) OJT : 320 Jam (@45 menit) Jumlah : 482 Jam Pelatihan 7. Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan : Minimal Tamat SMA/SMK 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja : - 7.3 Umur/Usia : Minimal 17 Tahun 7.4 Jenis Kelamin : Pria / wanita 7.5 Kesehatan : Sehat Jasmani 7.6 Test Kemampuan : General Test dan RPL 3
KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS NO UNIT KODE UNIT PENGETAHUAN KETERAMPILAN JUMLAH I KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Mengaplikasikan Pesan ADM.PK01.010.01 3 12 15 1.2. Menggunakan Peralatan Kantor 1.3. Melayani Tamu II KELOMPOK UNIT INTI ADM.PK01.006.01 6 18 24 ADM.PK01.011.01 3 12 15 Jumlah I 12 42 54 2.1 Melakukan Prosedur Administrasi 2.2 Mencatat Dikte untuk menghasilkan Naskah 2.4 Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan sehari-hari ADM.PK.02.007.01 12 36 48 ADM.PK.02.010.01 12 24 36 ADM.PK.02.030.01 6 12 18 Jumlah II 30 82 102 III. KELOMPOK UNIT KHUSUS 3.1 Mengikuti K-3 perkantoran ADM.PK.03.002.01 6 12 18 3.2 Meminimalisir Pencurian ADM.PK.03.005.01 4 12 16 Jumlah III 10 24 34 IV. EVALUASI PROGRAM LATIHAN 4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan - 4 12 16 Jumlah IV 4 12 16 Jumlah I s/d 44 118 162 IV V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1 Melakukan pekerjaan - Administrasi Perkantoran di 320 tempat kerja / Industri Jumlah V 320 Jumlah I s/d V 44 118 482 4
SILABUS PELATIHAN BERBASIS I. KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Pesan Kode Unit : ADM.PK01.010.01 Durasi Pembelajaran : 14 Jam @ 45 Menit ELEMEN 01. Mengidentififikasi proses penerimaan pesan di tempat kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal menerima pesan di tempat kerja diidentifikasi Cara mengidentifikasi pesan yang diterima Melakukan identifikasi persyarat-an penerimaan pesan di tempat kerja Penerimaan pesan/ informasi yang efektif dan efisien Penget Ketera ahuan mpilan 1 4 1.2 Sarana untuk menerima pesan dengan pihak luar atau dari rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. Dapat menggunakan sarana penerimaan pesan yang tersedia Melakukan identifikasi sarana penerimaan pesan yang tepat dengan penyelia dan kolega Melakukan identifikasi sarana berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega sesuai standari di tempat kerja 1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. Cara mengumpulkan informasi secara efektif dan efektif Mampu memilah informasi yang diterima Penyampaian infor-masi efektif dan efisien 1.4 Pengamatan efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal 1.5 Informasi tertulis dan verbal diterima, dipahami dan diketahui. Prosedur komunikasi yang efektif Proses berkomunikasi baik verbal maupun non verbal Dapat menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal dengan tepat. Dapat melakukan komunikasi dengan efektif. Menyeleksi informasi yang diterima sesuai tujuan Informasi yg diterima mendapat tanggapan dan terselesaikan. Berbicara ramah dan santun dalam menyampaikan dan menerima informasi Menerima dan memahami semua informasi yg diterima dengan benar 5
ELEMEN 02. Penyampaian Pesan 03.Mengimplikasi -kan pesan 2.1 Penyampaian pesan kepada yang dituju disampaikan dengan sarana yang efektif dengan mempertimbangkan batas waktu 2.2 Pesan disampaikan dengan cara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat 2.3 Prosedur dan format penulisan pesan yang relevan diidentifikasi 3.1 Mengidentifikasi dan menterjemahkan pesan secara tepat Cara penyampaian pesan yang efektif sesuai isi pesan Cara menyampaikan pesan dengan penggunaan teknik komunikasi yang tepat Cara penulisan pesan yang efektif Cara mengidentifikasi dan menerjemahkan pesan Dapat mengidentifikasi isi pesan secara efektif Penggunaan teknik komunikasi yang tepat dalam penyampaian pesan Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tata bahasa yg baik. Mengidentifikasi dan menterjemahkan pesan dengan tepat Menyampaikan sesuai batas waktu pesan Menyampaikan pesan dengan jelas dan santun Mengapresiasi prosedur dan format penulisan konsep yg relevan Pesan diidentifikasi sesuai dengan SOP Penget Ketera ahuan mpilan 1 4 1 4 3.2 Melaksanakan isi pesan sesuai dengan kebutuhan pengirim pesan Cara menindaklanjuti pesan dengan benar Menindaklanjuti isi pesan dengan tepat Pesan ditindaklanjuti sesuai dengan kebutuhan Asesmen Asesmen Asesmen 6
1.2. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK01.006.01 Durasi Pembelajaran : 24 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Memilih Peralatan 1.1 Peralatan untuk melaksana-kan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan digunakan dikuasai dan dipahami Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan. Menggunakan pakaian dan perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang Penget Ketera ahuan mpilan 2 6 1.2 Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan. Jenis Peralatan serta operasional kerjanya Penentuan jumlah peralatan yang akan digunakan. Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan Memeriksa dan Mengamati ketidaksesuaian peralatan Penggunaan disesuaikan kebutuhan peralatan dengan 2. Mengoparasikan Peralatan 2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan 2.2 Ketidaksesuaian diidentifikasi secara tepat dan benar Cara penggunaan peralat-an yang benar sesuai dengan fungsinya Penanganan ketidak-sesuaian kerja Peralatan Mengoperasikan peralat-an kantor yang diguna-kan menurut Buku manual / SOP Melakukan identifikasi ketidaksesuaian per-alatan Mengoperasikan per-alatan kantor yang digunakan menurut fungsinya Ketidaksesuai peralatan ditangani dengan benar sesuai SOP 3 8 3. Memelihara Peralatan 3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual Melakukan pemeliharaan peralatan yang digunakan Mentaati rambu-rambu penggunaan peralatan pada saat mengguna-kan 2 3 3.2 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai intruksi Cara Pencatatan pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentu-kan Menyimpan buku pemeliharaan pada tempatnya 3.3 Peralatan dan sarana disimpan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan menyimpanan menurut SOP cara sarana Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan peralatan 7
ELEMEN 3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan Cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan kerusakan yang berat diserahkan kepada ahlinya Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan Penget ahuan Ketera mpilan Asesmen Asesmen Asesmen 8
1.3. Unit Kompetensi : Melayani Tamu Kode Unit : ADM.PK01.011.01 Durasi Pembelajaran : 14 Jam @ 45 Menit ELEMEN 01. Memahami konsep penerimaan tamu 1.1 Pilihan sistem penerimaan tamu yang tepat diidentifikasi dengan benar Tata cara penerimaan tamu Melakukan identifikasi persyarat-an penerimaan tamu di tempat kerja Penerimaan tamu yang sopan dan ramah Penget Ketera ahuan mpilan 1 3 1.2 Sarana dan perlengkapan penerimaan tamu dipersiapkan dengan benar dan efisien sesuai SOP Penggunaan penerimaan tamu sarana Mempersiapkan perlengkapan dan sarana penerimaan tamu dengan benar dan efisien Melakukan penerimaan tamu sesuai SOP 02. Mengidentifikasikan kebutuhan tamu 03. Mengatur Pelayanan 2.1 Penggunaan bahasa dan Komunikasi dan Etika Menggunakan bahasa dan etika secara tepat etika secara tepat 2.2 Kebutuhan tamu dapat Identifikasi kebutuhan tamu Penggunaan teknik diidentifikasi secara benar komunikasi yang tepat dalam mengidentifikasi kebutuhan tamu 2.3 Menindaklanjuti kebutuhan Pelayanan Prima Menindaklanjuti pemberian tamu sesuai SOP pelayanan untuk tamu 3.1 Mengatur kebutuhan tamu Pengaturan kebutuhan tamu Mengidentifikasi kebutuhan tamu yang diperlukan Komunikasi dilakukan dengan ramah dan sopan Berkomunikasi dengan jelas dan santun Pelayanan diberikan sesuai SOP Pelayanan yang dibutuhkan tamu diatur dengan benar 1 5 1 4 3.2 Menginformasikan serta mengatur jadwal pertemuan tamu bila diperlukan Pengaturan jadwal pertemuan Memberikan informasi dan meng-atur jadwal pertemuan bila diperlukan Informasi dan jadwal pertemuan diatur sesuai SOP Asesmen Asesmen Asesmen 9
II. KELOMPOK UNIT INTI 2.1. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK.02.007.01 Durasi Pembelajaran : 48 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Proses dokumendokumen kantor 1.1 Dokumen diproses sesuai dengan pro-sedur perusahaan dengan batas waktu. 1.2 Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen. 1.3 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Prosedur penggunaan peralatan kantor untuk memproses dokumen Prosedur penanganan kerusakan pada peralatan kantor Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusahaan Menggunakan peralatan kantor untuk memproses dokumen dengan benar. Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusak-an peralatan kantor Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan Menggunakan peralatan kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar sesuai prosedur perusahaan Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor sesuai prosedur perusahaan Penget Ketera ahuan mpilan 4 8 2. Dasar surat menyurat 2.1 Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan Macam-macam jenis surat dan format surat Membuat surat dengan format yang sesuai Membuat surat dengan aturan yang ditentukan perusahaan 4 18 2.2 Kalimat / kata-kata ditulis secara tepat dan benar dan mengguna-kan bahasa yang singkat dan jelas Teknik penulisan kalimat/kata-kata pada surat Membuat surat dengan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas Penggunaan kalimat /katakata tepat dan benar 2.3 Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar Teknik penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar Mengidentifikasi peng-gunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat. Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan 10
ELEMEN 3. Mengurus / menjaga system dokumen 2.4. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim. 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusaha-an Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan Penget ahuan Ketera mpilan 4 10 3.2. Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur perusahaan Prosedur melakukan modifikasi referensi dan sistem indeks Melakukan modifikasi referensi dan sistem Melakukan modifikasi referensi dan sistem sesuai prosedur perusahaan Asesmen Asesmen Asesmen 11
2.2. Unit Kompetensi : Mencatat Dikte untuk Menghasilkan Naskah Kode Unit : ADM.PK.02.010.01 Durasi Pembelajaran : 44 Jam @ 45 Menit ELEMEN 01. Mempersiapk an pencatatan 1.1 Bahan untuk keperluan pencatatan diidentifikasi Tata cara menerima dikte Mengidentifikasi bahan untuk mencatat Bahan untuk mencatat di identifikasi dengan benar Penget Ketera ahuan mpilan 2 4 1.2 Peralatan disiapkan sesuai dengan kebutuhan Jenis peralatan untuk menerima dikte Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk menerima dikte Peralatan yang dibutuhkan disiapkan sesuai SOP 02. Melakukan Pencatatan 2.1. Catatan ditulis dengan singkat, catatan biasa atau rekaman (transcription) dari audio tape yang meng-gambarkan maksud yang diartikan dari sumber catatan yang direkam 2.2 Catatan direkam dengan memperhatikan tingkat kebenarannya Steno/menulis cepat Mengambil dikte dengan menggunakan steno/ menulis cepat Naskah dicatat sesuai dengan data yang diterima Naskah dibuat sesuai dengan tujuannya Kebenaran diperhatikan naskah 6 14 2.3 Catatan diperiksa kebenarannya Memeriksa ulang naskah dikte yang dibuat Naskah dikte diperiksa kebenarannya 12
ELEMEN 03 Membuat konsep dari naskah pencatatan 3.1. Penulisan naskah menggambarkan maksud dan tujuan dari pencatatan sebelumnya Pembuatan naskah dari hasil dikte Membuat naskah sesuai maksud dan tujuannya Naskah dibuat dengan benar Penget Ketera ahuan mpilan 4 6 3.2. Penyalinan pencatatan kedalam naskah dibuat sesuai dengan waktu yang ditentukan 3.3. Naskah diteliti kalimatnya baik dari tata bahasanya sesuai tujuan Memperhatikan waktu penyalinan naskah sesuai yang ditentukan Meneliti tata bahasa dan kalimat naskah yang dibuat Naskah dibuat tidak terlalu lama Kalimat dan tata bahasa diteliti sebelum pen-cetakan naskah Asesmen Asesmen Asesmen 13
2.3. Unit Kompetensi : Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan sehari-hari Kode Unit : ADM.PK02.030.01 Durasi Pembelajaran : 18 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Mencari bantuan untuk merencanakan jadwal kerja 1.1 Bantuan didapat dari orang yang tepat dalam mengidentifikasi perencanaan dan tujuan kerja 1.2 Bantuan didapat untuk merencanakan dan melakukan prioritas dari beban kerja yang dimiliki Cara mengidentifikasi perencanaan dan tujuan pekerjaan Cara menentukan prioritas pekerjaan Mencari bantuan yang diperlukan dalam merencanakan jadwal kerja Merencanakan pekerjaan sesuai prioritas diperoleh dengan bantuan yang tepat Penget ahuan Ketera mpilan Bantuan didapat sesuai dengan keperluan 2 6 Bantuan yang tepat didapat sesuai dengan kebutuhan 2. Mengikuti Instruksi 2.1 Instruksi dilakukan berdasar-kan kerangka waktu yang telah disetujui Manajemen waktu Menindaklanjuti instruksi sesuai waktu yang dibutuhkan Instruksi ditindaklanjuti dengan segera 4 10 2.2 Pertanyaan yang efektif digunakan untuk menghadapi adanya salah penger-tian 2.3 Kemajuan pekerjaan dikomunikasi kepada pengawas atau teman sesuai dengan yang dibutuhkan dan bantuan dari umpan balik diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan Komunikasi yang efektif Kerjasama tim kerja Melakukan komunikasi yang efektif dengan benar Melakukan komunikasi dan kerjasama tim dalam mencapai tujuan pekerjaan Komunikasi efektif dilakukan sesuai SOP Komunikasi diantara tim kerja dilakukan dengan benar Asesmen Asesmen Asesmen 14
III. KELOMPOK UNIT KEKHUSUSAN 3.1. Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran Kode Unit : ADM.PK.03.002.01 Durasi Pembelajaran : 18 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Mengikuti prosedur K3 1.1 Mengikuti prosedur keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar sesuai dengan aturan perusahaan dan relevan dengan peraturan pemerintah dan syaratsyarat asuransi 1.2 Mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja 1.3 Segala bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan segera dilaporkan pada orang yang berwenang Prosedur K3 Perkantoran Mengaplikasikan prosedur K3 Perkantoran Pelanggaran prosedur K3 diidentifikasi untuk dilaporkan Prosedur K3 diikuti dengan benar Melakukan tindakan cepat dalam menangani pelanggaran prosedur K3 perkantoran sesuai prosedur perusahaan Penget Ketera ahuan mpilan 2 3 2. Menghadapi situasi-situasi darurat/ emergency 2.1 Keadaan darurat dan potensi keadaan darurat dapat segera diketahui dan menentukan tindakan yang dibutuhkan dan melakukannya dalam lingkung tanggung jawabnya 2.2 Prosedur keadaan darurat diikuti sesuai dengan SOP Menghadapi situasi keadaan darurat Mengambil tindakan yang tepat dalam menghadapi keadaan darurat Mengikuti prosedur keadaan darurat sesuai dengan SOP Tindakan yang tepat diambil disaat meng-hadapi keadaan darurat Prosedur diikuti sesuai dengan SOP 2 3 15
ELEMEN 2.3 Bantuan segera dicari dari rekan sejawat dan atau orang yang mempunyai kewenang-an Mengidentifikasi bantuan yang diperlukan sesuai kebutuhan Bantuan yang dibutuhkan diperoleh dengan tepat Penget ahuan Ketera mpilan 3. Menjaga standar keamanan penampilan diri 4. Mengantisipasi keamanan pada daerah bersih kering dan daerah berair 2.4. Rincian keadaan darurat dilaporkan dengan benar atau sesuai dengan aturan 3.1 Mempertimbangkan penampilan pribadi terhadap permasalahan lingkungan kerja dan K3 termasuk : - berpakaian dan kesehatan pribadi yang sesuai - menggunakan pakaian dan bersepatu yang tepat 4.1 Daerah yang akan dibersihkan diamankan dari bahaya 4.2 Daerah kerja diberikan barikade atau tanda untuk memperkecil resiko terhadap kolega kerja maupun pelanggan Prosedur K3 Perkantoran dalam menggunakan pakaian kerja Prosedur K3 dalam mengantisipasi keamanan lingkungan kerja Melaporkan rincian keadaan darurat dengan benar Mengikuti prosedur K3 Perkantoran dalam menjaga keamanan penampilan diri Mengaplikasikan keamanan lingkungan kerja sesuai prosedur K3 Menggunakan tanda-tanda untuk keamanan lingkungan kerja Rincian laporan keadaan darurat dibuat dengan benar sesuai SOP Standar keamanan pribadi dijaga sesuai prosedur K3 Perkantoran Melakukan modifikasi referensi dan sistem sesuai prosedur perusahaan Tanda-tanda keamanan untuk lingkungan kerja digunakan dengan tepat Asesmen Asesmen Asesmen 1 3 1 3 16
3.2. Unit Kompetensi : Meminimalisir Pencurian Kode Unit : ADM.PK03.005.01 Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit ELEMEN 1. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin 1.1 Sistem dan prosedur keamanan perusahaan digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan 1.2 Keamanan kas/uang tunai ditangani sesuai dengan kebijakan perusahaan 1.3 Perilaku pelanggan yang mencurigakan diamati dan ditangani sesuai dengan kebijakan perusahaan Prosedur keamanan di tempat kerja Cara mengamati perilaku yang mencurigakan Mengaplikasikan sistem keamanan dengan benar Mengamati perilaku yang mencurigakan untuk keamanan tempat kerja Prosedur keamanan dilakukan sesuai SOP Perilaku mencurigakan ditangani dengan benar Penget Ketera ahuan mpilan 2 6 1.4 Pencuri dari pihak luar maupun dalam ditangani menurut kebijakan perusahaan Penanganan pencurian di tempat kerja Menangani pencurian di tempat kerja Pencurian ditempat kerja ditangani dengan tepat dan benar 2. Meminimalisir pencurian 1.5 Dokumen, produk-produk dan peralatan disimpan dengan cara yang sesuai dan aman 2.1 Tindakan tepat dilakukan untuk mengurangi pencurian dengan menggunakan prosedur perusahaan 2.2 Barang yang mudah dicuri diawasi sesuai dengan kebijakan perusahaan Cara penyimpanan dokumen dan peralatan penting Prosedur keamanan ditempat kerja Prosedur keamanan ditempat kerja Menyimpanan dokumen dan peralatan dengan benar dan aman Mengantisipasi keamanan dokumen dan peralatan dari pencurian Menjaga keamanan barang ditempat kerja sesuai kebijakan perusahan Dokumen dan peralatan disimpan sesuai SOP Keamanan dokumen peralatan dilakukan sesuai SOP Mengikuti prosedur K3 sesuai dengan SOP 4 10 17
ELEMEN 2.3 Kemananan kas/uang tunai, mesin kas dan kunci-kunci dijaga sesuai dengan kebijakan perusahaan Penget ahuan Ketera mpilan 2.4 Keamanan stok dan peralatan atas pelanggan, staf dan pihak kontraktor luar dijaga sesuai dengan kebijakan perusahaan Asesmen Asesmen Asesmen 18
V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Pesan Kode Unit : ADM.PK01.010.01 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengidentifikasi proses penerimaan pesan di tempat kerja 02. Penyampaian pesan 03. Mengimplikasikan pesan Pengetahuan proses penerimaan pesan Kemampuan untuk penyampaian pesan yang diterima untuk disampaikan sesuai tujuan Kemampuan untuk mengidentifikasi dan menterjemahkan pesan. Kemampuan untuk memilih media komunikasi yang tepat, agar pesan dapat segera diterima dan dipahami oleh Komunikan / penerima pesan. Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 5.2. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK.01.006.01 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01 Memilih Peralatan Kantor 02 Mengoperasikan Peralatan Kantor 03 Memelihara Peralatan Menggunakan peralatan kantor sesuai dengan fungsi kegunaan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Khususnya ke administrasian kantor. Menentukan jumlah kebutuha peralatan yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor Menguasai tehnik pengoperasian peralatan kantor ditempat kerja sesuai kemampuan yang dimilikinya untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor sesuai SOP Melakukan pemeliharaan peralatan kantor dengan mengopersaikanya sesuai SOP dan Buku Manual Melakukan penyimpanan terhadap peralatan yang telah digunakan pada tempat yang ditentukan dan sesuai SOP perusahaan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 19
5.3. Unit Kompetensi : Melayani Tamu Kode Unit : ADM.PK.01.011.01 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01 Memahami konsep penerimaan tamu 02 Mengidentifikasi kebutuhan tamu 03 Mengatur pelayanan untuk tamu Tata cara penerimaan tamu dipahami dengan benar Kebutuhan tamu mampu diidentifikasi Pelayanan diatur dengan baik untuk diberikan kepada tamu Pengaturan penyimpanan file disesuaikan dengan kebutuhan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 5.4. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK.02.007.01 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Proses dokumen-dokumen kantor 02. dasar Surat menyurat 03. mengurus/menjaga sistem dokumen Melakukan penanganan surat atau dokumen di kantor Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 5.5 Unit Kompetensi : Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan Sehari-hari Kode Unit : ADM.PK02.030.01 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mencari bantuan untuk merencanakan jadwal kerja 02. Mengikuti instruksi Menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal yang direncanakan Mencari bantuan bila diperlukan Menjalankan pekerjaan sesuai instruksi supervisor/pimpinan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 20
5.6 Unit Kompetensi : Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan Kode Unit : ADM.PK.02.013.01 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengidentifikasi kebutuhan organisasi 02. Mengelola dokumen sesuai sistem 03. Menjaga sistem kearsipan Melakukan identifikasi pada sistem klearsipan yang digunakan di kantor Melakukan pengelolaan arsip berdasarkan sistem yang telah diterapkan di kantor Melakukan pemeliharaan dan penataan arsip Memberikan pelayanan peminjaman arsip pada bagian yang membutuhkan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 5.7 Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran Kode Unit : ADM.PK.03.002.01 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengikuti prosedur keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja 02. Menghadapi situasi-situasi darurat/ emergency 03. Menjaga standar keamanan penampilan pribadi Melakukan pekerjaan dengan mengikuti prosedur K3 Perkantoran Mengaplikasikan situasi darurat sesuai prosedur K3 Menjaga standar keamanan penampilan pribadi sesuai prosedur K3 Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 5.8 Unit Kompetensi : Meminimalisir Pencurian Kode Unit : ADM.PK.03.005.01 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin 02. Meminimalisir pencurian Melakukan penyimpanan dokumen dan peralatan kerja yang penting dengan menggunakan sistem keamanan perusahaan Menjaga keamanan dokumen dan peralatan ditempat kerja untuk meminimalisir pencurian Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 21
VI. EVALUASI PROGRAM PELATIHAN NO. KEGIATAN MATERI EVALUASI 1. Evaluasi Program Latihan Melakukan evaluasi program pelatihan antar lain : - Fasilitas Latihan - Modul, bahan dan Lamanya Latihan - Instruktur - OJT 22
DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN 1. Judul/Nama Pelatihan : Juru Catat 2. Kode Program Pelatihan : K.72.9.0.1.2.3.I.01 NO UNIT 1. Mengaplikasikan pesan KODE UNIT ADM.PK01.010.01 DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN Pesawat Telepon ATK Buku catatan Form memo LPT Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 2. Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 3. Melayani Tamu ADM.PK01.011.01 Komputer Printer Mesin Fax Mesin Tik Mesin Photo Copy Calculator Perfurator Letter Tray Tancapan kertas Binder clips Letter Opener Stepler remover Stepler ATK Kertas Tinta Printer Kertas Fax Tinta photo copy 4. Melakukan Prosedur Administrasi 5. Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan seharihari ADM.PK02.007.01 ADM.PK02.030.01 - Komputer - Printer - Alat tulis - Stapler - Stabilo Kop surat Amplop Tanda terima Buku ekspedisi Lembar disposisi Kertas hvs 6. Mencatat Dikte untuk Menghasilkan Naskah Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran ADM.PK02.010.01 Alat tulis ADM.PK03.002.01 Buku Nota 7. Meminimalisir Pencurian ADM.PK03.005.01 Lemari dokumen berkunci Petty Box 23
RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA Judul/Nama Pelatihan : Juru Catat Nama Peserta Pelatihan :...,, Nama Lembaga/Perusahaan :... Kegiatan di Tempat Kerja :... NO HARI/ TANGGAL AREA KERJA UNIT/ ELEMEN KEGIATAN JAM HASIL PEMBIMBING 1. 2. 3..,..... Pimpinan.... 24