(JUNIOR ADMINISTRATIVE ASSISTANT)

Transkripsi

1 PELATIHAN BERBASIS SEKRETARIS YUNIOR LEVEL III (JUNIOR ADMINISTRATIVE ASSISTANT) KODE PROGRAM PELATIHAN : K III.01 DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan 1

2 KATA PENGANTAR Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja. Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia. Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta. Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI. Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK. Jakarta, Desember 2008 DIREKTUR STANDARDISASI DAN PROGRAM PELATIHAN Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc NIP

3 PROGRAM PELATIHAN BERBASIS 1. Judul/Nama Pelatihan : Sekretaris Yunior 2. Kode Program Pelatihan : K III Jenjang Program Pelatihan : Level III 4. Tujuan Pelatihan : Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten : 4. 1 Dapat menjalankan tugas administrasi seperti membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai 4. 2 Dapat menerima dan meneruskan telepon masuk kepada yang dituju 4. 3 Dapat menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo copy, dll Dapat menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu 4. 5 Dapat berkomunikasi dengan pelanggan dengan berpedoman kepada etika bisnis 4. 6 Dapat melakukan pengarsipan dan memasukkan data dalam lingkup yang terbatas dibawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya 4. 7 Dapat mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam rangka pengelolaan Kas Kecil 4. 8 Dapat mengaplikasikan Prosedur K3 Perkantoran 5. Unit Kompetensi yang ditempuh : 5.1 Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi 5.2 Berkomunikasi melalui Telepon 5.3 Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan 5.4 Mengoperasikan Komputer 5.5 Menggunakan Peralatan Kantor 5.6 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak 5.7 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 5.8 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen 5.9 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen 5.10 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 5.11 Memelihara Data di Komputer 5.12 Melakukan Prosedur Administrasi 5.13 Menghasilkan Dokumen Sederhana 5.14 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 5.15 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 5.16 Mempersiapkan Dokumen 5.17 Mempersiapkan Kas Kecil 5.18 Menyiapkan Pekerjaan 5.19 Menjaga Kebersihan dan Peralatan Tempat Kerja 5.20 Meminimalisir Pencurian 6. Lama Pelatihan : 582 Jam Pelatihan (@45 menit) OJT : 320 Jam (@45 menit) Jumlah : 902 Jam Pelatihan 3

4 7. Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan : Minimal Tamat SMA/SMK 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja : Umur/Usia : Minimal 17 Tahun 7.4 Jenis Kelamin : Pria / wanita 7.5 Kesehatan : Sehat Jasmani 7.6 Test Kemampuan : General Test dan RPL 4

5 KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS NO UNIT KODE UNIT PENGETAHUAN KETERAMPILAN JUMLAH I KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Mengaplikasikan ADM.PK Keterampilan Dasar Komunikasi 1.2. Berkomunikasi melalui Telepon ADM.PK Bekerjasama dengan Kolega ADM.PK dan Pelanggan 1.4. Memberikan Pelayanan ADM.PK kepada Pelanggan Mengoperasikan Komputer ADM.PK Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK Jumlah I II KELOMPOK UNIT INTI 2.1 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak 2.2 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 2.3 Menghasilkan Dokumen Sederhana 2.4 Melakukan Prosedur Administrasi 2.5 Menangani Penerimaan Surat/ Dokumen 2.6 Menangani Pengiriman Surat/ Dokumen ADM.PK ADM.PK ADM.PK ADM.PK ADM.PK ADM.PK Mempersiapkan Dokumen ADM.PK Mengelola dan Menjaga ADM.PK Sistem Kearsipan 2.9 Memelihara Data di Komputer ADM.PK Membaca dalam Bahasa ADM.PK Inggris pada TOD 2.11 Menulis dalam Bahasa Inggris ADM.PK pada TOD 2.12 Mempersiapkan Kas Kecil ADM.PK Menyiapkan Pekerjaan ADM.PK Jumlah II

6 NO UNIT KODE UNIT PENGETAHUAN KETERAMPILAN JUMLAH III. KELOMPOK UNIT KHUSUS 3.1 Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja ADM.PK Mengikuti K-3 perkantoran ADM.PK Meminimalisir Pencurian ADM.PK Jumlah III IV. EVALUASI PROGRAM LATIHAN 4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan Jumlah IV Jumlah I s/d IV V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1 Melakukan pekerjaan - Administrasi Perkantoran 320 di tempat kerja / Industri Jumlah V 320 Jumlah I s/d V

7 SILABUS PELATIHAN BERBASIS I. KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Penget ahuan Ketera mpilan ELEMEN 01. Mengidentifi- fikasi proses komunikasi di tempat kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi Cara berkomunikasi yang baik dan benar. Pengembangan pendekatan proaktif untuk peningkatan pelayanan. Melakukan identifikasi persyaratan berkomunikasi di tempat kerja Bersikap ramah dan santun Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. Dapat menggunakan sarana berkomunikasi yang tersedia Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega sesuai standari di tempat kerja 1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. Mengetahui cara mengumpulkan informasi secara efektif dan efektif Mampu memilah informasi yang diterima Penyampaian informasi efektif dan efisien 7

8 02. Menerima & menyampaikan informasi 2.1 Pengamatan efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan info baik verbal maupun non verbal komunikasi yang tepat. Prosedur komunikasi yang efektif Dapat menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal dengan tepat. Dapat melakukan komunikasi dengan efektif. Berbicara ramah dan santun dalam menyampaikan dan menerima informasi 3 3 8

9 ELEMEN 2.2 Informasi tertulis dan verbal diterima, dipahami dan diketahui. 2.3 Dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibac Proses berkomunikasi baik verbal maupun non verbal Prosedur penanganan kelengkapan informasi di tempat kerja Menyeleksi informasi yang diterima sesuai tujuan Informasi yg diterima mendapat tanggapan dan terselesaikan. Informasi yang diterima atau disampaikan dapat diindentifikasi dan dipenuhi. Menerima dan memahami semua informasi yg diterima dengan benar Menyampaikan informasi yg diterima kepada orang yg tepat dengan benar 2.4 Informasi dan ide di diskusikan dengan cara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat. Dapat mengkategorisasi dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja Dapat mengkomposisi informasi dan ide untuk di diskusikan Melakukan pencatatan untuk melengkapi dokumentasi secara akurat. Dapat mendiskusikan ide dan informasi dengan menggunakan teknik komunikasi yang tepat. Kelengkapan dokumentasi rutin ditulis rapi dan mudah dibaca Melakukan diskusi terhadap ide dan informasi dengan cara jelas dan santun. 03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis sebagai Informasi 3.1 Prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi 3.2 Konsep tulisan disampaikan untuk diketahui sesuai dengan batas waktu 3.3 Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan di tempat kerja. Dapat mencocokkan prosedur dan format penulisan konsep yang relevan Dapat menyimpulkan konsep tertulis yang perlu diketahui. Dapat mengekspresikan bahasa verbal dan non verbal sesuai kebutuhan ditempat kerja. Dapat mengkoordinasikan relevansi prosedur dan format penulisan konsep. Konsep tulisan yang telah disimpulkan disampaikan pada orang yg dituju. Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tata bahasa yg baik. Mengapresiasi pro-sedur dan format penulisan konsep yg relevan Menyampaikan konsep tulisan tepat pada waktunya. Media komunikasi dipilih berdasarkan kebutuhan dan SOP 3 4 9

10 ELEMEN 04. Memilih Media Komunikasi 4.1 Prosedur pemilihan media komunikasi dipilih sesuai dengan kebutuhan dan SOP. Pemilihan media komunikasi sesuai SOP Memilih media komunikasi sesuai dengan kebutuhan dan standar Penggunaan media komunikasi yang dipilih sesuai dengan SOP Seluruh kegiatan unjuk kerja dilakukan sesuai dengan acuan K3 Prosedur K3 Perkantoran Melakukan kegiatan unjuk kerja sesuai dengan acuan K3 Asesmen Asesmen Asesmen 10

11 1.2. Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui Telepon Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Menerima Panggilan 1.1 Panggilan dijawab secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standar 1.2 Permohonan/ Permintaan dicatat secara akurat dan disampaikan kepada departemen/orang yang tepat untuk ditindak-lanjuti. Tata cara menerima penggilan telepon dipahami Cara mengangkat telpon Cara Mengucap salam Cara memberikan informasi yang tepat dan benar Prosedur pencatatan pesan telepon Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan telepon Mencatat dan menyampaikan permintaan pesan telepon pada lembar pesan telepon Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan telepon dengan sopan dan ramah Mencatat dan menyampaikan per-mintaan pesan telepon pada lembar pesan telepon sesuai dengan peraturan Bantuan ditawarkan kepada penelpon secara bersahabat dan tujuan panggilan tertentu secara cepat Prosedur berkomunikasi di telepon Melakukan komunikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan Melakukan komu-nikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan dengan tepat 1.4 Uraian penelpon diulang secara rinci untuk memperkuat pengertian Prosedur melakukan konfirmasi di telepon Melakukan konfirmasi ulang terhadap uraian yang disampaikan Melakukan kon-firmasi ulang ter-hadap uraian yang disampaikan dengan sopan 1.5 Jika memungkinkan peluang digunakan untuk dapat menjelaskan produk-produk dan pelayanan Cara menggunakan peluang untuk menjelaskan produk dan pelayanan Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusa-haan dengan tepat 11

12 ELEMEN 1.6 Panggilan telepon yang mengancam dan mencurigakan dicatat dan ditransfer kepada orang yangberwenang sesuai dengan prosedur Prosedur penanganan telepon yang mencurigakan Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan sesuai SOP 2. Melakukan panggilan telepon 2.1 Nomor telepon yang dituju diidentifikasi secara benar Prosedur melakukan hubungan telepon Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon dengan benar Tujuan dari menelpon telah dirancang/ dibentuk secara tepat sebelum menelepon/ memanggil Aturan berkomunikasi di telepon Tujuan direncanakan menelepon menelepon sebelum Tujuan menelepon direncanakan sebelum menelepon dengan benar 2.3 Alat/sarana digunakan secara tepat Prosedur penggunaan alat/ sarana Menggunakan dengan benar sarana Menggunakan sesuai SOP sarana 2.4 Nama dan alasan menelepon disampaikan dengan tepat Prosedur penyampaian maksud menelepon Melakukan penyampaian maksud alasan menelepon dengan benar Alasan menelepon disampaikan dengan tepat 2.5 Sikap dan etika bertelepon adalah sopan dan ramah setiap saat Prosedur berkomunikasi di telepon Melakukan pembicaraan telepon dengan menggunakan kosakata dan percakapan yang tepat Melakukan pembicaraan telepon dengan menggunakan kosakata dan percakapan yang tepat sesuai SOP 3. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepon 3.1 Pembicaraan telepon yang akan berakhir dapat diidentifikasi Prosedur mengakhiri pembicaraan di telepon Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir dengan tepat

13 ELEMEN 4. Penyampaian Pesan Telepon 3.2 Salam penutup diucapkan dengan benar 3.3. Pesawat telepon ditutup dengan tepat dan benar 4.1 Penulisan pesan dalam lembar pesan telepon dilakukan dengan tepat dan benar Cara mengucap salam penutup pada akhir pembicaraan Cara meletakan gagang telepon yang benar Prosedur penulisan pesan pada LPT Mengucapkan kalimat yang benar untuk mengakhiri pembicaraan dengan ramah dan sopan Meletakan gagang telepon setelah memastikan hubungan telepon telah berakhir Menuliskan pesan telepon pada Lembar Pesan Telepon dengan benar Salam penutup diucapkan dengan sopan dan tepat Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan tidak bersuara Pencatatatan dilakukan sesuai dengan SOP pada lembar yang tepat dan benar Pesan secara tepat disiarkan/disampaikan kepada orang yang dituju dengan batas waktu/ tenggang waktu Prosedur pesan telepon penyampaian Menyampaikan pesan pada orang yang dituju Menyampaikan pesan pada orang yang dituju segera 4.3 Penyampaian pesan kepada yang berkepentingan secara cepat dan tepat Cara penyampaian pesan dengan waktu yang tepat Penyampaian pesan disampaikan tepat waktu dengan benar Pesan disampai-kan sesuai waktunya. Asesmen Asesmen Asesmen 13

14 1.3. Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : menit ELEMEN 1. Berkomunikasi di Tempat Kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi 1.2 Sarana untuk berkomu-nikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. Jenis Komunikasi di tempat kerja Jenis sarana komunikasi Melakukan komunikasi Melakukan identifikasi dalam berkomunikasi di tempat kerja Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi Memakai sarana yang benar dalam berkomunikasi Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. Proses pemberian informasi Menyampaikan informasi secara efektif dan efisien Menyampaikan informasi dengan benar 1.4 Kepekaan akan kebuda-yaan dan kemasyarakatan diperlihatkan. Kultur Budaya Kultur sosial Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial sesuai dengan per-bedaan kultur dan budaya 1.5 Kemampuan mendengar-kan dengan aktif dan bertanya bila perlu, dilakukan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah. Komunikasi aktif dua arah Melakukan komunikasi Mendengarkan secara aktif. Menunjukkan kemampuan untuk memahami dan mendengarkan dengan baik 1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan. Prinsip dasar penanganan konflik dan pemecahan masalah Melakukan usaha pemecahan konflik atau kesalahpahaman Bertanggung jawab atas pemecahan masalah sesuai dengan kebijakan 14

15 ELEMEN 2. Memberikan bantuan kepada Pelanggan 2.1 Kebutuhan dan tujuan pelanggan, termasuk di dalamnya kebutuhan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pelayanan diberikan secara tepat. 2.2 Semua kebutuhan dan permintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam jangka waktu segera/tidak terlalu lama. 2.3 Kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan diidentifikasi dan dilakukan bilamana memungkinkan. 2.4 Ketidakpuasan/ keluhan pelanggan dapat segera dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur. 2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya. Kebutuhan pelanggan Jenis produk layanan Kualitas pelayanan Kualitas pelayanan Kebutuhan potensial layanan Pengembangan jasa kepada pelanggan Kualitas pelayanan Kebutuhan layanan potensial Proses penanganan keluhan pelanggan Memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan Melakukan pemenuhan permintaan pelanggan Mempergunakan peluang untuk senantiasa meningkatkan kualitas pelayanan Melakukan menangani pelanggan prosedur keluhan Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelanggan Menunjukan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan Menunjukkan kemampuan memenuhi permintaan pelanggan Melakukan peningkatan kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan Mengatasi keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan Menunjukkan kemampuan meme-nuhi permintaan pelanggan 2 4 Asesmen Asesmen Asesmen 15

16 1.4. Unit Kompetensi : Memberikan Pelayanan kepada Pelanggan Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Memahami konsep pelayanan prima dan prinsip-prinsip pelayanan 2. Memahami unsur-unsur kualitas pelayanan prima 3. Memberikan pelayanan kepada pelanggan 1.1 Informasi pelayanan yang tersedia dipilih dan diberikan sesuai kebutuhan yang diinginkan 1.2 Prinsip-prinsip pelayanan prima dipahami dan diterapkan di unit kerja sesuai dengan SOP 2.1 Unsur-unsur kuallitas pelayanan prima dipahami secara cermat dan tepat 2.2 Kualitas pelayanan pelanggan dijaga dan ditingkatkan secara efektif dan efisien 1.1 Kebutuhan pelayanan diidentifikasi secara tepat, efektif dan efisien sesuai SOP Prosedur pemberian Memberikan informasi Memberikan informasi informasi kepada pelanggan kepada pelanggan sesuai kepada pelanggan sesuai 2 5 kebutuhan kebutuhan dengan tepat dan benar Prinsip-prinsip prima pelayanan Menerapkan prinsip-prinsp pelayanan prima Kualitas pelayanan prima Menerapkan unsur-unsur kualitas pelayanan prima Prosedur penerapan kualitas pelayanan pelanggan Kebutuhan pelanggan Jenis produk layanan Kualitas layanan Melakukan peningkatan terhadap kualitas pelayanan pelanggan secara berkesinambungan Memberikan layanan sesuai kebutuhan pelanggan Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan Menerapkan prinsip-prinsp pelayanan prima sesuai dengan SOP Menerapkan unsur-unsur kualitas pelayanan prima dengan cermat dan tepat Melakukan peningkatan terhadap kualitas pelayanan pelanggan secara berkesinambung-an sesuai dengan kebutuhan Menunjukkan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan

17 ELEMEN 1.2 Keluhan pelanggan ditangani secara baik dan tepat sesuai dengan prosedur 1.3 Hubungan dengan pelanggan dibangun untuk memberikan pelayanan yang maksimal sesuai dengan kebutuhan pelanggan 1.4 Bahasa dan sikap yang baik dan benar digunakan Proses penanganan keluhan pelanggan Cara membangun hubungan baik yang profesional dengan pelanggan Prosedur penggunaan bahasa dan sikap Melakukan prosedur menangani keluhan pelanggan Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelanggan Melakukan peningkatan hubungan baik dan profesional kepada pelanggan Menggunakan bahasa dan sikap yang sesuai Mengatasi keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan Melakukan peningkatan hubungan baik dan profesional kepada pelanggan sesuai SOP Menggunakan bahasa dan sikap yang sesuai dengan sopan dan ramah Asesmen Asesmen Asesmen 17

18 1.5. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi 1.1 Komputer dinyalakan sesuai dengan prosedur pemakaian 1.2 Fungsi dasar diidentifikasi berdasarkan pemakaian sistem informasi Prosedur Komputer pengoperasian Prosedur identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer Melakukan pengoperasian komputer Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer Melakukan pengoperasian komputer sesuai SOP Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer sesuai SOP Informasi diidentifikasi dengan benar Prosedur informasi identifikasi Melakukan identifikasi informasi sebelum memulai penggunaan komputer Melakukan identifikasi informasi sebelum memulai penggunaan komputer sesuai prosedur 1.4 Metode pencarian secara tepat dipilih untuk penggunaan tipe informasi Prosedur pencarian metode Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih dengan tepat 1.5 Susunan perangkat keras disusun dengan benar Prosedur perangkat keras penyusunan Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar sesuai SOP 1.6 Tersedianya fasilitas bantuan (help) yang dapat digunakan jika dibutuhkan. Teknik penggunaan fasilitas bantuan (help) Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan sesuai SOP 18

19 ELEMEN 2. Menyimpan Data di Komputer 2.1 Bagian-bagian desktop sepenuhnya dipilih, dibuka dan ditutup untuk akses khusus dalam komputer (folder, file, perlengkapan network, recycle bin dan waste basket) 2.2 Fungsi yang berbeda dan bagian-bagian dari desktop diidentifikasi untuk tujuan tertentu Prosedur penyimpanan data di komputer Prosedur identifikasi dari fungsi-fungsi desktop komputer Melakukan penyimpanan data di Komputer Melakukan pengoperasian komputer dengan menge-nal fungsi-fungsi dari Desktop Melakukan penyimpanan data di Komputer sesuai SOP Melaksanakan pekerjaan pada tempatnya Program dibuka, diubah ukurannya dan ditutup untuk tujuan navigasi Prosedur program pengoperasian Melakukan identifikasi program yang akan digunakan Melakukan identifikasi program yang akan digunakan sesuai SOP 2.4 Shortcuts dari desktop dibuat, jika perlu dengan bantuan dari orang-orang yang ahli. Teknik pembuatan shortcuts Membuat shortcuts dari desktop Membuat shortcuts dari desktop sesuai SOP 3. Mengatur petunjuk dasar dan struktur folder 3.1 Folder dengan petunjuk sub folder dibuat dan diberi nama yang sesuai 3.2 Atribut-atribut folder (ukuran, tanggal, dll) diidentifikasi Prosedur pembuatan folder dan nama folder Teknik identifikasi atribut folder (ukuran, tanggal, dll) Membuat folder dan judul folder Melakukan identifikasi atribut-atribut folder sesuai kebutuhan Membuat folder dan judul folder sesuai kebutuhan Mengenal penggunaan atribut-atribut folder sesuai kebutuhan Sub folder dipindahkan diantara folder-folder Teknik pemindahan sub folder Melakukan pemindahan sub folder Melakukan pemindahan sub folder sesuai SOP 3.4 Folder diganti namanya apabila diperlukan Teknik penggantian nama folder Melakukan penggantian nama folder bila diperlukan Melakukan penggantian nama folder bila diperlukan sesuai SOP 19

20 ELEMEN 4. Mengatur file untuk pemakai (user) dan /atau keperluan pengaturan data 3.5 Folder dan sub folder diakses melalui jalan yang berbedabeda. 4.1 Tipe/Ekstensi yang lazim dipakai dari file dalam folder diidentifikasi 4.2 File dibuat dan diberi nama yang sesuai, bila perlu Teknik mengakses folder dan sub folder dengan metode berbeda Prosedur pengaturan data / file untuk pemakai (user) Prosedur membuat dan memberi nama file Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan metode berbeda Membuat pengaturan data/file untuk pemakai (user) Membuat dan memberi nama file Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan metode berbeda sesuai SOP Membuat pengaturan data/ file untuk pemakai (user) sesuai SOP Membuat dan memberi nama file sesuai kebutuhan Kelompok file dipilih dan di buka serta diganti nama-nya apabila diperlukan Prosedur penggantian nama dan kelompok file Melakukan penggantian nama dan kelompok file Melakukan penggantian nama dan kelompok file sesuai SOP 4.4 File dicopy ke tempat penyimpan data (CD, Flash Disc, dll) atau dipilah dan dipindahkan melalui folder Prosedur menyimpan data ke media penyimpanan data (CD, flashdisc, dll) Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) sesuai SOP 4.5 File yang terhapus dapat diperbaiki/dikembalikan apabila perlu Prosedur memperbaiki / mengembalikan file yang terhapus Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus. Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus sesuai SOP 5. Mencetak data/informasi 4.6 Tools perangkat lunak digunakan untuk menempatkan file 5.1 Data/Informasi dicetak dari mesin printer yang telah diinstall Prosedur menggunakan tools perangkat lunak Prosedur mencetak data/ informasi dari mesin printer Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file Mencetak data/informasi dari mesin printer Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file sesuai SOP Mencetak data/informasi dari mesin printer sesuai prosedur

21 ELEMEN 5.2 Proses kerja pencetakan dilihat, diperiksa dan dibatalkan jika perlu 5.3 Kesalahan dalam pencetakan dapat diubah dalam daftar printer yang telah diinstalasi jika tersedia. Prosedur membatalkan pencetakan pada printer Prosedur mengubah pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall Melakukan pembatalan pencetakan pada printer Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall Melakukan pembatalan pencetakan pada printer sesuai prosedur Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall sesuai SOP 6. Mematikan Komputer 6.1 Menutup komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka 6.2 Komputer dimatikan sesuai ketentuan prosedur pemakaian. Prosedur mengakhiri pengoperasian komputer Prosedur mematikan komputer Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka Melakukan mematikan komputer sesuai ketentuan prosedur pemakaian Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka sesuai SOP Mematikan komputer sesuai SOP dengan benar 1 1 Asesmen Asesmen Asesmen 21

22 1.6. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Memilih Peralatan 1.1 Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan digunakan dikuasai dan dipahami Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan. Menggunakan pakaian dan perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan. Jenis Peralatan serta operasional kerjanya Penentuan jumlah peralatan yang akan digunakan. Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan Memeriksa dan Mengamati ketidaksesuaian peralatan Penggunaan disesuaikan kebutuhan peralatan dengan 2. Mengoparasikan Peralatan 2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan Cara penggunaan peralat-an yang benar sesuai dengan fungsinya Mengoperasikan peralat-an kantor yang diguna-kan menurut Buku manual / SOP Mengoperasikan per-alatan kantor yang digunakan menurut fungsinya Ketidaksesuaian diidentifikasi secara tepat dan benar Penanganan ketidak-sesuaian kerja Peralatan Melakukan identifikasi ketidaksesuaian per-alatan Ketidaksesuai peralatan ditangani dengan benar sesuai SOP 22

23 ELEMEN 3. Memelihara Peralatan 3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual Melakukan pemeliharaan peralatan yang digunakan Mentaati rambu-rambu penggunaan peralatan pada saat mengguna-kan Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai intruksi Cara Pencatatan pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentukan Menyimpan buku pemeliharaan pada tempatnya 3.3 Peralatan dan sarana disimpan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan menyimpanan menurut SOP cara sarana Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan peralatan 3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan Cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan kerusakan yang berat diserahkan kepada ahlinya Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan Asesmen Asesmen Asesmen 23

24 II. KELOMPOK UNIT INTI 2.1 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengakses aplikasi perangkat lunak 1.1 Pilihan aplikasi yang dibutuhkan diidentifi-kasikan dengan benar 1.2 Sistem digunakan secara benar dan efisien Cara memilih aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang benar Cara menggunakan sistem dengan benar Memilih aplikasi dengan benar sesuai kebutuhan Menggunakan sistem secara benar dan tepat Aplikasi yang dipilih benar dan tepat 4 8 Sistem digunakan secara benar dan tepat 1.3 Metode pencarian dipilih secara tepat dan cepat untuk penggunaan tipe informasi Cara memilih metode pencian secara benar dan cepat untuk penggunaan tipe informasi Memilih metode pencarian dilakukan dengan benar sesuai penggunaan tipe informasi Metode pencrian yang dipilih di-gunakan secara benar sesuai penggunaan tipe informasi 2. Menjalankan aplikasi perangkat lunak 2.1 Aplikasi perangkat lunak dipilih sesuai dengan kebutuhan 2.2 Aplikasi dijalankan sesuai dengan prosedur Cara memilih aplikasi perangkat lunak dengan benar Cara menjalankan/ mengoperasikan aplikasi sesuai prosedur Memilih aplikasi perangkat lunak dipilih dengan benar dan tepat Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak sesuai dengan prosedur pada buku manual Pemilihan aplikasi, tepat sesuai dengan Kebutuhan Perangkat lunak dioperasikan sesuai SOP Peranan yang berbeda dari bagian-bagian dari aplikasi diidentifikasi untuk fungsi tertentu Cara mengidentifikasi Aplikasi untuk fungsi tertentu dan peranan yang berbeda dari bagian-bagian yang benar sesuai SOP Mengidentifikasi aplikasi untuk fungsi tertentu dan sesuai peranan yang berbeda dilakukan dengan benar Aplikasi diidentifika-si sesuai peranan dan fungsi yang berbeda sesuai kebutuhan Asesmen Asesmen Asesmen 24

25 2.2. Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01. Menggunakan cara kerja praktis 1.1 Lembar kerja, peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis pengguna. 1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk pengoperasian komputer. Penggunakan komputer sesuai kondisi ergonomis Jenis pekerjaan apa saja yang dapat menggunakan komputer Mengatur lembar kerja pada tempat yang tepat Melakukan pengaturan pekerjaan sebelum mengoperasikan komputer Duduk dengan posisi yang benar 2 2 Jarak yang cukup antara mata dan monitor komputer 1.3 Bahasa teknis komputer dan program digunakan untuk meminimalkan yang tidak berhubungan dengan pengaturan dan permintaan. Kosa kata bahasa teknis komputer yang tepat untuk memperjelas tugas dan permintaan Menggunakan bahasa teknis dan program komputer yang tepat Bahasa teknis dan program digunakan sesuai kebutuhan 02. Menciptakan Lembar Kerja Sederhana 2.1 Permintaan pengaturan dan tugas dalam hubungannya dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan permintaan presentasi yang sesuai. Pengoperasian Komputer Pilihan pengoperasian komputer dilakukan sesuai dengan permintaan Pengoperasian dilakukan sesuai permintaan dan kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan Menentukan perangkat lunak yang akan dipakai sesuai kebutuhan Pilihan perangkat lunak/ program Memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Pilihan perangkat lunak sesuai kebutuhan 2.3 Tampilan lembar kerja memungkinkan pemasukan data dan presentasi yang efisien. Format lembar kerja dibuat sesuai dengan format permintaan presentasi. Pengoperasian Komputer Menciptakan lembar kerja di komputer Lembar kerja dibuat sesuai dengan permintaan 25

26 ELEMEN 03. Menghasilkan Lembar Kerja 2.4 Rumus perangkat lunak telah diuji terlebih dahulu untuk mengkonfirmasikan hasil yang memenuhi persyaratan. 2.5 Rumus-rumus perangkat lunak yang akan dipakai dikonsultasikan untuk mendapat konfirmasi dari Penyelia 3.1 Data yang dimasukan, diperiksa ulang kesesuaiannya Pengoperasian komputer Cara mencari bantuan dari Manual, Help Cara melihat lembar kerja melalui Preview Membuat lembar kerja yang membutuhkan rumus program dengan tepat Dapat menyiapkan, menghasilkan pekerjaan menyimpan dalam waktu yang ditentukan Penggunaan rumus program sesuai SOP Teliti, memeriksa ulang pekerjaan Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat waktu Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan, menamai file, memanggil kembali dalam waktu yang ditentukan 3.3 Buku pedoman, dokumentasi pengguna dan bantuan online digunakan untuk mengatasi masalah dengan design lembar kerja dan hasilnya. Pengoperasian komputer sesuai hasil yang diinginkan Menggunakan bantuan sesuai kebutuhan pada saat membuat lembar kerja Penggunaan bantuan dilakukan sesuai kebutuhan 3.4 Lembar kerja sebelum dicetak dipreview dan dicocokkan sesuai permintaan 3.5 Lembar kerja diberi nama dan disimpan, sesuai dengan permintaan dan pengaturan aplikasi agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Pengoperasian pencetakan Melakukan preview sebelum mencetak dokumen Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan data Lembar kerja diteliti dengan cermat sebelum dicetak Penyimpanan data dilakukan sesuai SOP 26

27 ELEMEN 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana 4.1 Permintaan dan tugas pengaturan ditentukan dalam hubungannya dengan pengetikan grafik dan keistimewaan grafik yang dimasukkan. 4.2 Pilihan dan design dari grafik memungkinkan gambaran yang berlaku dari data numerik dan mempertemukan tugas dan permintaan pengaturan 4.3 Grafik dipreview, pencocokkan dan pencetakan yang berhubungan dengan permintaan dan tugas pengaturan. Fasilitas Chart Wizard dan pilihan tipe grafik Membuat Grafik Mengubah bentuk Grafik bentuk Pie, mengganti Grafik menjadi bentuk Bar, Line dst. Dapat mengcopy grafik ke Word Dapat melihat tampilan grafik sebelum dicetak Dapat mencetak grafik 3 8 Asesmen Asesmen Asesmen 27

28 2.3. Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen Sederhana Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01. Mempersiapkan Peralatan 1.1 Peralatan Komputer dipersiapkan sesuai dengan SOP 1.2 Perangkat lunak/program dipilih melalui Menu sesuai dengan kebutuhan Prosedur Komputer penggunaan Jenis program perangkat lunak Mempersiapkan peralatan komputer Menentukan jenis program yang akan digunakan Bekerja sesuai prosedur/ SOP 2 4 Jenis program yang akan digunakan sesuai kebutuh-an 1.3 Media penyimpanan telah diformat Prosedur memformat media penyimpanan data Melakukan format media penyimpanan data Melakukan format media penyimpanan data sesuai SOP 1.4 Nama file diakses sesuai kebutuhan Pengaksesan judul file Melakukan akses judul file Melakukan akses judul file sesuai kebutuhan 1.5 Dokumen yang akan diproduksi diklarifikasikan dengan unit terkait Prosedur dokumen memproduksi Mengklarifikasi dengan unit terkait dokumen Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait sesuai SOP 1.6 Perangkat alat cetak diidentifikasi kelayakannya Prosedur dokumen pencetakan Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen sesuai SOP 1.7 Bahan untuk mencetak disiapkan sesuai kebutuhan Mempersiapkan bahan untuk mencetak Mempersiapkan bahan untuk mencetak sesuai kebutuhan 28

29 ELEMEN 02. Memastikan akan kebutuhan Dokumen 03. Mencetak dokumen 2.1 Tujuan dokumen, pembaca dan kebutuhan presentasi diklarifikasi dengan pihak yang memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan 2.2 Kebutuhan organisasi yang berhubungan dengan surat menyurat seperti model surat, seberapa besar kapasitas penyimpanan menyimpan dan aspek keamanannya teridentifikasi 3.1 Dokumen yang akan dicetak diperiksa ulang ketepatan tatabahasa dan formatnya Teknik membuat surat bisnis Membuat surat untuk keperluan Jenis bentuk surat dan cara penyimpanannya Format dan tatabahasa Membuat surat dengan bentuk yang diminta Ketepatan tata bahasa surat dan formatnya diperiksa ulang sebelum dicetak Melakukan pekerjaan sesuai SOP 2 6 Membuat surat dengan bentuk yang diminta sesuai kebutuhan Ketepatan tata bahasa surat diperiksa ulang sebelum dicetak sesuai SOP Memastikan bahwa alat cetak beroperasi dengan baik Alat cetak Memeriksa alat cetak sebelum digunakan Memeriksa alat cetak sebelum digunakan sesuai SOP 3.3 Dokumen dicetak sesuai dengan instruksi dan kebutuhan Cara mencetak Mencetak dengan format yang benar Mencetak dengan format yang benar sesuai kebutuhan organisasi 3.4 Tampilan, penyesuaian, dan pencetakan dokumen- dokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tugas. Asesmen Asesmen Asesmen 29

30 2.4. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Proses dokumendokumen kantor 1.4 Dokumen diproses sesuai dengan pro-sedur dengan batas waktu. 1.5 Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen. 1.3 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Prosedur penggunaan peralatan kantor untuk memproses dokumen Prosedur penanganan kerusakan pada peralatan kantor Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur Menggunakan peralatan kantor untuk memproses dokumen dengan benar. Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur Menggunakan peralatan kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar sesuai prosedur Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor sesuai prosedur Dasar surat menyurat 2.1 Format surat diidentifikasi sesuai dengan prosedur Macam-macam jenis surat dan format surat Membuat surat dengan format yang sesuai Membuat surat dengan aturan yang ditentukan Kalimat / kata-kata ditulis secara tepat dan benar dan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas Teknik penulisan kalimat/katakata pada surat Membuat surat dengan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas Penggunaan kalimat /kata-kata tepat dan benar 30

31 ELEMEN 2.3 Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar Teknik penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar Mengidentifikasi penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat. Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan 2.4. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim. Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim 3. Mengurus / menjaga system dokumen 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusaha-an Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur Prosedur melakukan modifikasi referensi dan sistem indeks Melakukan modifikasi referensi dan sistem Melakukan modifikasi referensi dan sistem sesuai prosedur Asesmen Asesmen Asesmen 31

32 2.5. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01 Mengidentifikasi surat/ dokumen yang diterima 1.1 Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur Pengetahuan cara mengidentifikasi surat/dokumen sesuai prosedur Melakukan pengidentifikasian surat/dokumen yang diterima Melakukan pengidentifikasian surat/ dokumen yang diterima Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya Prosedur penerimaan surat/ dokumen Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/dokumen Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi Prosedur pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Penanganan surat/ dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai SOP 1.4 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama sesuai prosedur. Prosedur pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama sesuai prosedur Melakukan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama Pengidentifikasi keakuratan surat elektronik sesuai prosedur 32

33 ELEMEN 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen masuk 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada 2.2 Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur 2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui. Prosedur penerimaan surat/ dokumen Proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Prosedur penerimaan surat/ dokumen yang ditujukan kepada karyawan lainnya Melakukan pencatatan surat/ dokumen yang diterima Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Melakukan distribusi surat/ dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya Melakukan pencatatan surat/ dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya sesuai tujuannya Mendistribusikan surat/ dokumen masuk 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu 3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur Salinan surat/ dokumen dibuat apabila diperlukan. Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Melakukan salinan pembuatan Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan Asesmen Asesmen Asesmen 33

34 2.6. Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01 Mengidentifikasi surat / dokumen untuk dikirim 1.1 Surat/dokumen yang akan dikirim didentifikasi sesuai prosedur Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim Melakukan proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim dilakukan sesuai SOP Surat/dokumen di seleksi sesuai dengan tujuannya Proses penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya Melakukan proses penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya Penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur Prosedur pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim 1.4 Berita dalam surat elektronik yang akan dikirim diperiksa keakuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur. 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada Prosedur pengiriman surat melalui elektronik Prosedur pengiriman surat/ dokumen Melakukan pemeriksaan dan penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/ dokumen yang akan dikirim Pengecekan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur Surat/ dokumen yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi sesuai prosedur

35 ELEMEN 2.2 Surat yang bersifat penting/ rahasia ditangani untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan sesuai dengan prosedur 03 Mendistribusikan surat/ dokumen 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur 3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Melakukan salinan pembuatan Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan 04 Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur 4.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hatihati dan sesuai prosedur Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama Proses penyeleksian pilihan pengiriman Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur Proses penyeleksian pilihan pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur

36 ELEMEN 4.3 Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik 4.4 Pengambilan surat - surat penting dikelola dan ditindaklanjuti. Proses penyeleksian pilihan pengiriman Prosedur pengelolaan surat-surat penting untuk ditindaklanjuti Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting Proses penyeleksian pilihan pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat -surat penting sesuai prosedur 05 Mengelola dan Mengirim 5.1 Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur Proses pendistribusian surat/ dokumen Melakukan proses persiapan daftar distribusi surat/ dokumen Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai prosedur Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur Prosedur pengiriman surat elektronik Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur 5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur Prosedur pengiriman surat elektronik Melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim Pencatatan dan penyimpanan surat elektronik sebelum dikirim sesuai prosedur Asesmen Asesmen Asesmen 36

37 2.7. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Dokumen Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengidentifikasi Dokumen yang diperlukan 1.1 Dokumen yang diperlukan diidentifikasi sesuai kebutuhan Jenis dokumen dalam kegiatan bisnis Melakukan identifikasi terhadap jenis dokumen yang diperlukan Dokumen yang diperlukan diidentifikasi sesuai kebutuhan Bantuan dari bagian lain dapat diperoleh apabila diperlukan Peranan dan tanggung jawab pekerjaan Melakukan identifikasi terhadap peranan dan tanggung jawab pekerjaan rekan kerja Bantuan dicari sesuai kebutuhan 2. Mempersiapkan Dokumen 2.1 Struktur dan isi dokumen disiapkan untuk tujuan yang jelas 2.2 Isu penting dikenali dan dianalisa 2.3. Rekomendasi untuk mengambil tindakan disertakan apabila diperlukan 2.4 Kualitas isi dokumen diperiksa dan ditingkatkan apabila diperlukan Jenis dokumen dalam kegiatan bisnis Pemahaman struktur dan isi dokumen Melakukan identifikasi terhadap struktur dan isi dokumen sesuai tujuan Menganalisa hal-hal penting yang terkait dengan dokumen sesuai kebutuhan Melakukan klarifikasi terhadap kualitas isi dan ketepatan teks dokumen Memperhatikan struktur dan isi dokumen Hal-hal penting yang terkait dengan dokumen dianalisa sesuai prosedur Kualitas isi dan ketepatan dokumen diklarifikasi sesuai prosedur Teks diperiksa untuk kebenarannya sebelum tahap akhir 37

38 ELEMEN 3. Menindaklanjuti Dokumen 2.6 Data dianalisa dan dinilai sesuai dengan keperluannya untuk digabung dengan dokumen lainnya 2.7 Dokumen pendukung disiapkan sesuai dengan kebutuhan 3.1 Dokumen ditayangkan/diedarkan secara tepat sesuai kepentingan 3.2 Penyampaian/sirkulasi dokumen ditindaklanjuti dengan tindakan yang tepat 3.3 Setiap rekomendasi diperisa dan tindakan sesuai prioritas yang disetujui 3.4 Tindakan diambil sesuai dengan kebutuhan 3.5 Dokumen yang direkomendasikan diajukan kepada manajemen untuk dipergunakan sesuai dengan kebutuhan Jenis dokumen dalam kegiatan bisnis Pemahaman struktur dan isi dokumen Melakukan analisa dan penilaian terhadap datadata pendukung sesuai kebutuhan Penanganan dokumen Melakukan identifikasi dokumen untuk ditindaklanjuti Menyampaikan dokumen yang harus ditindak lanjuti Memperhatikan prioritas tindak yang harus dilakukan Asesmen Asesmen Asesmen Data-data atau dokumen pendukung dianalisa dan dinilai ketepatannya Identifikasi dokumen untuk menentukan tindak lanjut Tindakan tepat diambil dalam menindaklanjuti dokumen sesuai kebutuhan

39 2.8. Unit Kompetensi : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01. Mengidentifi kasi Kebutuhan Organisasi 1.6 Sistem yang telah ditentukan oleh organisasi diidentifikasi 1.7 Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan Sistem kearsipan dan cara mengidentifikasi sesuai kebutuhan Pengembangan sistem kearsipan yang telah ada Melakukan identifikasi sistem kearsipan yang telah ditentukan Melakukan pengembangan sistem kearsipan Melakukan identifikasi sistem kearsipan yang telah ditentukan sesuai pedoman Pengembangan sistem dikembangkan secara terus menerus Peralatan kantor diidentifikasi untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen. Jenis-jenis peralatan kearsipan yang digunakan dalam memproses dokumen Melakukan identifikasi terhadap peralatan yang akan digunakan dalam memproses dokumen Menggunakan peralatan kantor dengan benar 1.9 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur. Prosedur penanganan peralatan kantor yang rusak Melakukan identifikasi peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti Melakukan identifikasi peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur 02. Mengelola dokumen sesuai sistem 2.1. Dokumen yang akan disimpan disortir dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan Prosedur dokumen penyimpanan Mengetahui status dokumen yang akan disimpan Melakukan pemilahan dokumen yang akan disimpan Melakukan pemilahan dokumen yang akan disimpan sesuai SOP

40 ELEMEN 03 Menjaga Sistem Kearsipan 2.2. Dokumen disimpan/ diarsip sesuai dengan sistem yang telah ditentukan 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan. Langkah-langkah penyimpanan dengan berbagai sistem yang ada Langkah-langkah penyimpanan arsip dengan berbagai metode seperti : - Pola sentralisasi - Pola desentralisasi Prosedur keamanan arsip yang disimpan Menyimpan arsip menurut sistem yang diminta dengan benar dan menggunakan peralatan yang sesuai Menyimpan arsip dengan memperhatikan prosedur yang aman Melakukan penyimpan-an arsip sesuai sistem yang telah ditentukan Menggunakan peralatan sesuai panduan Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya Prosedur pemindahan dokumen agar terjamin integritasnya Melakukan pencatatan yang dapat dimonitor terhadap pemindahan arsip agar terjamin integritasnya Membuat catatan pemindahan arsip sesuai aturan 3.3. Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan Prosedur pengembangan sistem yang diperbaharui Melakukan monitoring sistem yang diperbaharui Melakukan monitoring sistem yang diper-baharui sesuai dengan panduan 3.4. Mengenal dengan baik sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali. Mengenal sistem yang digunakan di kantor untuk mempermudah penemuan kembali arsip Menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat Dapat menyimpan kembali arsip yang telah digunakan Menemukan kembali sesuai waktu yang ditentukan Asesmen Asesmen Asesmen 40

41 2.9. Unit Kompetensi : Memelihara Data di Komputer Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengidentifi -kasi data/file 1.1 Data yang akan disimpan diidentifikasi sesuai dengan klasifikasi Cara mengidentifikasi data yang akan disimpan di komputer Dapat membuat direktori di windows Peralatan digunakan sesuai manual book Piranti lunak diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan Mengetahui program komputer yang akan digunakan Dapat menyimpan data dengan software Word, Excel dan powerpoint Penyimpanan memperhatuikan keamanan file 1.3 Sistem penyimpanan dipilih sesuai dengan kebutuhan. Prosedur memilih sistem penyimpanan di Komputer Melakukan penyimpanan file di direktori Melakukan penyimpan-an file di direktori sesuai SOP 02. Memelihara data / file 2.1. Direktori atau folder dibuat sesuai keperluan Prosedur pembuatan direktori atau folder Membuat direktori menurut sistem kearsipan Membuat direktori sesuai keperluan Pemberian nama data/file dilakukan sesuai dengan pedoman Teknik pemberian nama data/ file Membuat nama data/file untuk pengarsipan di komputer Membuat nama data/ file untuk pengarsipan di komputer sesuai prosredur 2.3. Penyimpanan data/file dilakukan dengan tepat dan benar Prosedur penyimpanan data / file Melakukan penyimpanan data/file dengan di Komputer Melakukan penyimpan-an data/file dengan tepat dan benar 2.4. Salinan pendukung dibuat sesuai keperluan Prosedur membuat salinan pendukung Melakukan pembuatan salinan pendukung Melakukan pembuatan salinan pendukung sesuai kebutuhan 41

42 ELEMEN 2.5. Salinan pendukung disimpan ditempat yang telah ditentukan Prosedur penyimpanan salinan pendukung Melakukan penyimpanan salinan pendukung Melakukan pembuatan salinan pendukung pada tempat yang telah ditentukan 2.6. Data / file salinan dipelihara Prosedur pemeliharan data/file salinan Melakukan pemeliharaan data/file di Komputer Melakukan pemelihara-an data / file di Komputer sesuai SOP 2.7. Perlindungan dari virus dilakukan sesuai Prosedur penggunaan anti virus di Komputer Melakukan perlindungan anti virus Melakukan perlindung-an anti virus sesuai SOP Asesmen Asesmen Asesmen 42

43 2.10 Unit Kompetensi : Membaca Dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional dasar Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengenali tanda- tanda umum yang biasa digunakan pada industri 2. Membaca dokumen kerja sederhana 1.1 Arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris dimengerti serta dapat ditafsirkan makna nya. 2.1 Maksud dan isi dokumen diidentifikasi Pengertian dan pemahaman serta penafsiran makna dari tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris. Cara mengidentifikasi isi dokumen Memilih tanda baca untuk digunakan sesuai kebutuhan dengan benar sesuai kebutuhan Melakukan identifikasi Isi dokumen secara benar dan tepat Tanda baca dipilih dan digunakan secara benar dan tepat Isi dokumen diidentifikasi secara benar dan tepat sesuai SOP Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari dokumen Cara menanggapi maksud dari isi dokumen yang diidentifikasi dengan benar. Tanggapan maksud dari isi dokumen benar dan tepat Kebenaran tanggapan isi dokumen dengan tepat Pencarian bantuan dicari dari orang yang tepat 2.3. Bantuan dicari apabila diperlukan Cara mencari bantuan yang diperlukan secara tepat Melakukan pencarian Bantuan yang diperlukan Bantuan yang diperlukan dicari sesuai SOP 3. Membaca teks instruksional sederhana 3.1 Tujuan dan inti teks diidentifikasi 3.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan Cara mengidentifikasi tujuan dan inti teks Cara menanggapi maksud dan teks yang dibutuhkan Tujuan dan inti teks diidentifikasi secara benar Tanggapan terhadap maksud dan teks diberikan sesuai kebutuhan Teks instruksional dibaca dengan benar Pemberian tanggapan sesuai kebutuhan

44 ELEMEN 3.3 Bantuan dicari apabila diperlukan Cara mencari bantuan Bantuan dicari sesuai kebutuhan Bantuan dicari bila diperlukan 4. Membaca diagram sederhana 4.1 Maksud dan inti diagram/simbol sebagai sarana komunikasi diidentifikasi Cara mengidentifikasi maksud dan inti diagram atau simbol sebagai sarana komunikasi Maksud dan inti diagram teridentifikasi Simbol sebagai sarana komunikasi digunakan dengan tepat Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan Cara menanggapi maksud dari teks yang diperlukan Memberikan tanggapan sesuai yang dibutuhkan Memberikan tanggapan sesuai dengan maksud 4.3 Bantuan dicari apabila diperlukan Cara mencari bantuan Mencari bantuan sesuai keperluan Asesmen Asesmen Asesmen Mencari bantuan kepada pihak yang tepat 44

45 2.11. Unit Kompetensi : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengidentifikasi tujuan penulisan 2. Memperhatikan kalimat pada penulisan 1.1 Tujuan penulisan diidentifikasi 1.2 Jenis dokumen yang tepat sebagai pendukung dipilih untuk dipersiapkan 1.3 Bahasa yang tepat untuk memenuhi kebutuhan konteks digunakan sesuai kebutuhan 1.4 Tata cara, tata krama, social dan budaya dalam penulisan dokumen diperhatikan 1.5 Kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis diperhatikan dan diikuti 1.6 Informasi disampaikan secara obyektif 2.1 Kata kunci, ungkapan dan kalimat sederhana digunakan dalam menyampaikan suatu pengertian Teknik penulisan surat dalam bahasa Inggris Jenis-jenis dokumen tepat sebagai pendukung penulisan diketahui Penggunaan kalimat bahasa Pemahaman penggunaan tata bahasa yang seharusnya Etika penggunaan tata bahasa Dapat mengidentifikasi tujuan penulisan Dapat mengidentifikasi jenis dokumen pendukung yang diperlukan Dapat menggunakan bahasa yang tepat sesuai kebutuhan Dapat mengetahui penggunaan tata bahasa Dapat menggunakan etika tata bahasa Jenis informasi tertulis Dapat menyampaikan informasi secara obyektif Penguasaan kosa kata Dapat menggunakan kalimat sederhana yang memudah-kan pengertian Penulisan dibuat sesuai dengan tujuan Dokumen pendukung yang diperlukan diidentifikasi dengan tepat Memperhatikan kalimat/ tata bahasa yang tepat sesuai kebutuhan Penggunaan tata bahasa sesuai pedoman etika Meperhatikan etika berbahasa dalam penulisan Obyektifitas diperhatikan informasi Penulisan dibuat dengan kalimat yang memudahkan pengertian

46 ELEMEN 2.2 Instruksi dan/atau petunjuk diruntut dengan benar Pengaplikasian instruksi dan/atau petunjuk dengan benar Dapat mengikuti instruksi dan/atau petunjuk dengan benar Instruksi dan/atau petunjuk diikuti dengan benar 2.3 Kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis diikuti Penggunaan kaidah ejaan dan tata bahasa bisnis Penulisan memperhatikan kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa umum dalam bisnis Kaidah ejaan penulisan diperhatikan 2.4 Kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis diikuti Kalimat dan ejaan yang sesuai dengan bahasa surat Membuat penulisan dengan mengikuti kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa surat bisnis Membuat penulisan dengan mengikuti kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa surat bisnis sesuai SOP 2.5 Komunikasi tertulis dengan informasi visual seperti tanda-tanda, peta, diagram dan table didukung apabila diperlukan. Ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang tepat digunakan untuk penulisan yang berkaitan dengan bisnis. Bahasa resmi dan tidak resmi diketahui waktu penggunaannya Pemahaman terhadap tanda-tanda penulisan seperti peta, diagram, kolom2, tanda baca, penggunaan bahasa resmi, dll Dapat menggunakan tandatanda penulisan dengan tepat Memperhatikan penggunaan tandatanda penulisan Asesmen Asesmen Asesmen 46

47 2.12. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Kas Kecil Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Memproses pengajuan uang tunai 1.1 Keperluan kas kecil di identifikasi 1.2 Pengajuan uang tunai dibuat dengan menggunakan formulir mengikuti SOP Prosedur pengajuan uang tunai Melakukan identifikasi keperluan kas kecil Proses pengajuan uang tunai untuk kas kecil Melakukan pengajuan uang tunai untuk keperluan kas kecil Keperluan kas kecil di identifikasi Pengajuan uang tunai menggunakan formulir sesuai SOP Semua transaksi didata dengan benar dan tepat Prosedur pengajuan uang tunai Melakukan pendataan terhadap transaksi yang akan dilakukan Pendataan transaksi dibuat dengan benar dan tepat 1.4 Apabila diperlukan pembayaran, dokumen diperiksa terlebih dahulu dan pengeluaran yang mengikuti prosedur Melakukan pemeriksaan dokumen pendukung sebelum melaksanakan pembayaran Pemeriksaan dokumen pendukung sebelum melakukan pembayaran sesuai prosedur 1.5 Semua transaksi mengikuti tatacara yang sesuai dengan tingkat kecepatan yang ditentukan oleh dan standar pelayanan kepada pelanggan Melakukan transaksi dengan mengikuti tata cara yang sesuai standar pelayanan kepada pelanggan Transaksi yang dilakukan mengikuti ketentuan dan standar pelayanan pelanggan 02. Melakukan rekonsiliasi pengukuran data 2.1 Prosedur penentuan saldo dilakukan sesuai waktu menurut SOP Proses mempersiapkan kas kecil Melakukan penentuan saldo pada waktu yang telah ditentukan Penentuan saldo dilakukan menurut SOP

48 ELEMEN 2.2 Uang yang tersedia (saldo) dipisahkan dari uang yang diterima sebelum terjadi keseim-bangan dan mengikuti prosedur keamanan 2.3 Pencatatan transaksi penerimaan uang pada laporan kas harian dilakukan secara akurat 2.4 Dokumen untuk transak-si tunai dan bukan tunai dihitung secara akurat Proses mempersiapkan kas kecil Melakukan pemisahan dana yang ada pada saldo dengan dana yang akan diterima untuk keperluan kas kecil Proses pencatatan transaksi penerimaan uang Prosedur penghitungan penerimaan dana kas kecil Melakukan pencatatan penerimaan uang pada laporan kas harian Melakukan penghitungan dengan akurat terhadap dokumen untuk transaksi Pemisahan dana yang ada di saldo dilakukan dengan akurat Pencatatan penerimaan uang pada laporan kas harian secara akurat Penghitungan dilakukan dengan hati-hati 2.5 Uang tunai dihitung secara akurat Melakukan penghitungan uang tunai yang diterima Penghitungan dilakukan dengan akurat 2.6 Dokumen non tunai dihitung secara akurat Prosedur penghitungan penerimaan dana non tunai Melakukan penghitungan dokumen non tunai yang diterima Penghitungan dilakukan dengan akurat 2.7 Keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat ditunjukkan dengan akurat Prosedur pencatatan dana kas kecil Melakukan pencatatan keseimbangan dana kas kecil Pencatatan keseimbangan dana kas kecil dibuat dengan akurat dan mengikuti SOP 2.8 Semua pengambilan di data mengikuti SOP Asesmen Asesmen Asesmen 48

49 2.13. Unit Kompetensi : Menyiapkan Pekerjaan Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 2. Identifikasi organisasi persyaratan kerja 1.1 Persyaratan kerja dan tanggung jawab diidentifikasi dengan nasihat dari orang yang tepat Persyaratan kerja dan tanggung jawab pekerjaan Melakukan identifikasi terhadap persyaratan kerja dan tanggung jawab Melakukan identifikasi terhadap persyaratan kerja dan tanggung jawab kepada orang yang tepat Peran dan tanggung jawab dari rekan dan orang diatasnya di identifikasi Peranan dan tanggung jawab pekerjaan Melakukan identifikasi terhadap peranan dan tanggung jawab pekerja-an rekan kerja Melakukan identifikasi terhadap persyaratan kerja dan tanggung jawab rekan kerja dan pimpinan 1.3 Pegawai dan peraturan pegawai diidentifikasi dan pengetahuan diterapkan ditempat yang sesuai Peraturan kepegawaian Melakukan identifikasi terhadap peraturan kepegawaian dan menerapkan ditempat yang sesuai Melakukan identifikasi terhadap peraturan kepegawaian dan menerap-kan sesuai SOP 1.4 Tugas, hukum dan tanggung jawab yang sesuai dengan tujuan organisasi dan di identifikasi serta diterapkan ditempat yang tepat Tugas-tugas dan tanggung jawab sebagai karyawan Menerapkan tugas dan tanggung jawab sebagai karyawan Menerapkan tugas dan tanggung jawab sebagai karyawan sesuai dengan SOP 1.5 Perilaku dimana lingkungan kerja menjadi aman dikenali dan diikuti Tata krama dan perilaku sebagai karyawan Menerapkan perilaku yang aman di lingkungan kerja Menerapkan perilaku yang aman sesuai tata krama di lingkungan kerja 49

50 ELEMEN 2. Bekerja dalam satu tim 2.1 Perilaku ramah dan mau membantu diperlihatkan setiap waktu 2.2 Alokasi pekerjaan di lengkapi sesuai permintaan 2.3. Bantuan diperlihatkan ketika kesulitan muncul Standar perilaku dalam tim Menunjukkan dan melakukan kerjasama tim yang kompak Prosedur pekerjaan penanganan Melakukan penanganan pekerjaan dengan alokasi yang telah ditentukan Ketepatan bantuan layanan Memberikan bantuan yang dibutuhkan Melakukan perilaku yang ramah dan membantu dalam satu tim Melakukan penanganan pekerjaan dengan alokasi yang telah ditentukan sesuai permintaan Memberikan bantuan yang dibutuhkan dengan segera Mengembangkan kebiasaan kerja secara efektif 2.4 Pertanyaan digunakan untuk mengklarifikasi instruksi atau tanggung jawab 2.5 Sikap tidak diskriminasi di identifikasi dan dilaksanakan 3.1 Prioritas kerja pribadi telah diketahui dan di peroleh keseimbangan dengan prioritas lainnya Teknik klarifikasi tugas dan tanggung jawab Teknik pengidentifikasian pekerjaan Teknik menentukan prioritas kerja Melakukan klarifikasi terhadap tugas dan tanggung jawabnya Melakukan identifikasi terhadap sikap tidak diskriminasi untuk dilaksanakan Melakukan penyesuaian prioritas kerja dengan pribadi Melakukan klarifikasi terhadap tugas dan tanggung jawabnya dengan tepat dan sopan Melakukan identifikasi terhadap sikap tidak diskriminasi setiap menangani pekerjaan Melakukan penyesuaian prioritas kerja dengan pribadi sesuai kebutuhan Strategi manajemen waktu diterapkan dalam kegiatan kerja Penerapan waktu manajemen Menerapkan manajemen waktu strategi Menerapkan strategi manajemen waktu disetiap kegiatan kerja 3.3 Pakaian serta perilaku yang sesuai diperhatikan di tempat kerja Prosedur penggunaan pakaian di tempat kerja Memperhatikan prosedur penggunaan pakaian dan perilaku kerja Memperhatikan prosedur penggunaan pakaian dan perilaku kerja sesuai SOP Asesmen Asesmen Asesmen 50

51 2.14. Unit Kompetensi : Menjaga Kebersihan Peralatan dan Tempat Kerja Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengidentifikasi peralatan dan tempat kerja 1.1 Peralatan dan tempat kerja diidentifikasi untuk dibersihkan Jenis perawatan peralatan dan tempat kerja Melakukan identifikasi terhadap jenis perawatan peralatan dan tempat kerja Identiifkasi jenis perawatan peralatan dan tempat kerja sesuai SOP Seluruh peralatan diperiksa kebersihan dan keamanannya dalam beroperasi sebelum digunakan Melakukan perawatan kebersihan dan keamanan peralatan yang akan digunakan 2. Menggunakan bahan-bahan dan peralatan kebersihan 2.1 Bahan-bahan untuk membersihkan disesuaikan dan disiapkan sesuai dengan petunjuk pabrik dan relevan terhadap persyaratan kesehatan dan keselamatan Penggunaan bahan dan alat kebersihan Melakukan identifikasi terhadap bahan dan alat yang akan digunakan Identifikasi jenis bahan dan alat yang digunakan sesuai petunjuk Dimanapun dibutuhkan daerah kerja diberi barikade atau tanda untuk memperkecil resiko terhadap kolega kerja maupun pelanggan Pemahaman jenis-jenis tanda/barikade untuk K3 Jenis-jenis tanda/barikade yang digunakan pada K3 dipahami Menerapkan penggunaan tanda/barikade K3 sesuai SOP 2.3 Bahan kimia yang sesuai dipilih untuk daerah tertentu dan dipergunakan sesuai dengan persyaratan keamanan Jenis bahan kimia Melakukan identifikasi terhadap jenis bahan kimia sesuai keperluan dan standar Bahan kimia digunakan sesuai dengan standar operasional 51

52 ELEMEN 3. Memelihara dan menyimpan peralatan serta bahan kimia 2.4 Peralatan dipergunakan secara benar dan sesuai petunjuk pemakaian 2.5 Penggunaan pakaian kerja yang sesuai untuk menghindari kecelakaan kerja dilakukan 2.6. Sampah dan kelebihan bahan kimia dibuang sesuai dengan norma higienis, keamanan serta peraturan mengenai lingkungan 3.1 Peralatan dibersihkan setelah dipakai sesuai dengan petunjuk pabrik 3.2 Pemeliharaan rutin dilakukan sesuai dengan ketetapan 3.3 Kerusakan diidentifikasi dengan benar serta dilaporkan berdasarkan ketetapan 3.4 Peralatan disimpan didaerah penyimpanan dan dalam keadaan siap dipakai kembali Penggunaan kebersihan peralatan Penggunaan pakaian kerja Menggunakan peralatan K3 sesuai SOP Menggunakan pakaian kerja yang sesuai dengan tempat kerja Kebersihan lingkungan kerja Menjaga kebersihan lingkungan dari sampah dan bahan kimia yang tidak terpakai Pemeliharaan dan penyimpanan peralatan serta bahan kimia untuk kebersihan tempat kerja Melakukan pemeliharaan peralatan dan bahan kimia dengan benar Menerapkan pemeliharaan rutin terhadap peralatan dan bahan kimia Melakukan terhadap peralatan identifikasi kerusakan Melakukan penyimpanan peralatan pada tempat yang telah ditentukan Peralatan K3 digunakan dengan benar dan sesuai dengan petunjuk Penggunaan pakaian kerja disesuaikan dengan tempat kerj Kebersihan lingkungan dijaga dari sampah dan bahan kimia yang berbahaya Pemeliharaan peralatan dan bahan kimia dilakukan sesuai petunjuk pabrik Melaporkan kerusakan peralatan sesuai standar Penyimpanan peralatan dilakukan sesuai petunjuk

53 ELEMEN 3.5 Bahan-bahan kimia disimpan sesuai dengan persyaratan kesehatan dan keselamatan Pemeliharaan dan penyimpanan peralatan serta bahan kimia untuk kebersihan tempat kerja Melakukan penyimpanan peralatan pada tempat yang telah ditentukan Asesmen Asesmen Asesmen Penyimpanan peralatan dilakukan sesuai petunjuk 53

54 2.15. Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengikuti prose dur keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja 1.1 Prosedur keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja diikuti dengan benar sesuai dengan aturan dan relevan dengan peraturan pemerintah dan syarat-syarat asuransi 1.2 Pelanggaran prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja di identifikasi dan dilaporkan Prosedur K3 Mengikuti prosedur K3 Keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja diikuti sesuai prosedur Jenis pelanggaran prosedur Mengetahui jenis pelanggaran prosedur K3 Jenis pelanggaran prosedur K3 dipahami sesuai SOP Segala bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan segera dilaporkan pada orang yang berwenang Mengetahui bentuk perilaku dan pelanggaran prosedur K3 yang mencurigakan Melaporkan kepada orang yang berwenang terhadap bentuk pelanggaran prosedur 2. Menghadapi situasi-situasi darurat/ emergency 2.1 Keadaan darurat dan potensi keadaan darurat dapat segera diketahui Menghadapi situasi darurat/ emergency Mengaplikasikan tindakan tepat dalam menghadapi keadaan darurat sesuai lingkup tanggung jawabnya Tindakan dalam menghadapi situasi darurat dilakukan sesuai prosedur Tindakan yang dibutuhkan ditentukan dalam lingkup tanggung jawabnya 2.3 Prosedur keadaan darurat diikuti sesuai dengan prosedur 54

55 ELEMEN 3. Menjaga standar keamanan penampilan pribadi 4. Mengantisipasi keamanan dan daerah bersih kering dan daerah berair 5. Memberikan umpan balik mengenai K3 2.4 Bantuan segera dicari dari rekan sejawat dan atau orang yang mempunyai wewenang bilamana perlu 2.5 Rincian keadaan darurat dilaporkan dengan benar atau sesuai dengan aturan 3.1 Mempertimbangkan penampilan pribadi terhadap permasalahan lingkungan kerja dan K3, termasuk : - Berpakaian dan kesehatan pribadi - Menggunakan pakaian dan bersepatu yang tepat 4.1 Daerah yang akan dibersihkan diamankan dari bahaya 4.2 Daerah kerja diberi barikade atau tanda untuk memperkecil resiko terhadap kolega kerja maupun pelanggan 5.1 Isu-isu yang membutuhkan perhatian diidentifikasi Prosedur penggunaan pakaian di tempat kerja Prosedur keamanan untuk daerah kering dan basah Mengaplikasikan tindakan tepat dalam menghadapi keadaan darurat sesuai lingkup tanggung jawabnya Menggunakan pakaian kerja yang sesuai dengan tempat kerja Menjaga keamanan daerah kering dan basah dengan menggunakan tanda/ barikade sesuai keperluan Pembuatan laporan K3 Melakukan identifikasi terhadap isu-isu berkaitan dengan K3 Tindakan dalam menghadapi situasi darurat dilakukan sesuai prosedur Penggunaan pakaian kerja disesuaikan dengan tempat kerja Penggunaan tanda/barikade untuk antisipasi kecelakaan di daerah kering atau basah Isu-isu berkaitan dengan K3 diketahui untuk dilaporkan

56 ELEMEN 5.2 Permasalahan yang ditemukan dilaporkan kepada pihak yang berwenang sesuai dengan syarat-syarat dan pemerintahan yang harus dipenuhi. Membuat laporan permasalahan K3 sesuai syarat Asesmen Asesmen Asesmen Laporan permasalahan K3 dilakuan sesuai SOP 56

57 2.16. Unit Kompetensi : Meminimalisir Pencurian Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin 1.1 Sistem dan prosedur keamanan digunakan sesuai dengan kebijakan 1.2 Keamanan kas/uang tunai ditangani sesuai dengan kebijakan Persyaratan keamanan sarana dan prasarana kerja Melakukan identifikasi terhadap bentuk keamanan sarana dan prasarana kerja sesuai jenis barang yang akan diamankan Jenis keamanan sarana dan prasarana kerja dilakukan sesuai SOP Perilaku pelanggan yang mencurigakan diamati dan ditangani sesuai dengan kebijakan Melakukan antisipasi terhadap tindakan yang mencurigakan Tindakan yang mencurigakan diamati dan ditangani sesuai kebijakan 1.4 Pencuri dari pihak luar maupun dalam ditangani menurut kebijakan Penanganan pencurian Melakukan tindakan yang bijaksana dalam menangani pencurian Tindakan diambil sesuai kebijakan 1.5 Dokumen, produk-produk dan peralatan disimpan dalam cara yang sesuai dan aman Cara penyimpanan peralatan dan dokumen untuk menghindari kehilangan Menyimpan dokumen, produk dan peralatan sesuai SOP Penyimpanan dokumen, produk dan peralatan kerja dilakukan sesuai prosedur 2. Meminimalisir pencurian 2.1 Tindakan tepat dilakukan untuk mengurangi pencurian dengan menggunakan prosedur

58 ELEMEN 2.2 Barang yang mudah dicuri diawasi sesuai dengan kebijakan Cara penyimpanan peralatan dan dokumen untuk menghindari kehilangan Menyimpan dokumen, produk dan peralatan sesuai SOP Penyimpanan dokumen, produk dan peralatan kerja dilakukan sesuai prosedur 2.3 Keamanan kas/uang tunai, mesin kas dan kunci-kunci dijaga sesuai dengan kebijakan 2.4 Keamanan stok dan peralatan atas pelanggan, staf dan pihak kontraktor luar dijaga sesuai dengan kebijakan Asesmen Asesmen Asesmen 58

59 V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengidentifikasi Proses Komunikasi di Temat Kerja 02. Menerima dan menyampaikan informasi 03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis sebagai Informasi 04. Memilih Media Komunikasi Pengetahuan prinsip / dasar dari kualitas jasa Kemampuan untuk mengembangkan pendekatan-pendekatan proaktif untuk peningkatan dari pelayanan pelanggan dalam konteks industri bisnis pada umumnya. Kemampuan untuk menata -dalam bentuk tertulis- informasi yang diterima secara akurat, dan mengkomunikasikannya kepada yang berkepentingan. Kemampuan untuk memilih media komunikasi yang tepat, agar pesan dapat segera diterima dan dipahami oleh Komunikan / penerima pesan. Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui telepon Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Menerima Panggilan Telepon 02. Melakukan Panggilan Telepon Menerima panggilan telepon sesuai prosedur/sop di Melakukan kemampuan bertutur kata sopan, ramah serta memberkan pelayanan bersahabat Menunjukan kemampuan berkomunikasi melalui telepon Mencatat pesanan telepon pada Lembar Penerimaan Telepon Menyampaikan pesan sesuai maksud dan tujuan dengan tepat waktu Melakukan panggilan telepon keluar sesuai prosedur/sop di Memberikan informasi yang relevan kepada yang dituju dan sesuai maksud dan tujuan menilpon Menggunakan sarana telepon secara tepat Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 59

60 ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 03. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepon 04. Penyampaian Pesan telepon Memberikan tanda-tanda percakapan yang akan diachiri Menutup pembicaraan dengan mengucap salam pada saat mengakhiri pembicaraan di telepon Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan benar Menyampaikan pesan telepon yang telah dicatat pada LPT pada orang yang tepat dengan waktu yang telah ditentukan Mengecek dokumen penerimaan telepon setelah menyelesaikan pencatatan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 5.3 Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Berkomunikasi ditempat kerja 02. Memberikan bantuan kepada pelanggan 03. Bekerja dalam satu tim Memberikan pelayanan dalam menangani surat masuk atau surat keluar Membarikan bantuan pada pihak yang mnembutuhkan penanganan surat masuk dan surat keluar Bekerjasama dalam satu tim dalam menangani berkas Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 5.4 Unit Kompetensi : Memberi Pelayanan kepada pelanggan Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Memahami konsep pelayanan prima dan prinsip-prinsip pelayanan 02. Memahami unsur-unsur kualitas pelayanan prima 03. Memberikan pelayanan pada pelanggan Melakukan pelayanan prima dengan memperhatikan konsep pelayanan dan prinsip pelayanan Memberikan pelayanan pada pelanggan dengan melihat unsur kualitas pelayanan prima Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 60

61 5.5. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01 Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi 02 Menyimpan data di komputer 03 Mengatur petunjuk dasar dan struktur folder 04 Mengatur file untuk pemakai (user) dan atau keperluan pengaturan data 05 Mencetak data/informasi 06 Mematikan komputer Mengoperasikan komputer sesuai prosedur penggunaan atau buku manual Data disimpan dengan disesuaikan pada folder yang tepat Menyusun struktur folder sesuai dengan kebutuhan Pengaturan penyimpanan file disesuaikan dengan kebutuhan Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor sesuai SOP Melakukan pencetakan data/informasi dengan media yang tepat Mematikan komputer yang sudah tidak dipakai sesuai prosedur Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01 Memilih Peralatan Kantor 02 Mengoperasikan Peralatan Kantor 03 Memelihara Peralatan Menggunakan peralatan kantor sesuai dengan fungsi kegunaan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Khususnya ke administrasian kantor. Menentukan jumlah kebutuha peralatan yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor Menguasai tehnik pengoperasian peralatan kantor ditempat kerja sesuai kemampuan yang dimilikinya untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor sesuai SOP Melakukan pemeliharaan peralatan kantor dengan mengopersaikanya sesuai SOP dan Buku Manual Melakukan penyimpanan terhadap peralatan yang telah digunakan pada tempat yang ditentukan dan sesuai SOP Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 61

62 5.7 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengakses aplikasi peranagkat lunak 02. Menjalankan aplikasi perangkat lunak Melakukan akses aplikasi perangkat lunak pada komputer untuk menyelesaikan pekerjaan kantor Menggunakan sistem yang tepat sesuai keperluan penggunaan Mencari metode dalam penggunaan tipe informasi Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak dalam menyelesaikan pekerjaan/tugas Menjalankan aplikasi perangkat lunak sesuai prosedur dan Buku manual Melakukan identifikasi aplikasi perangkat lunak sesuai bagian serta peranan dan fungsi tertentu Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 5.8 Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Menggunakan praktek keamanan kerja 02. Menciptakan lembar kerja sederhana 03. Menghasilkan lembar kerja 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana Menyesuaikan peralatan dan perlengkapan sesuai kondisi ergonomis pengguna sesuai SOP Membuat format yang diminta Memasukan data Melakukan preview sebelum mencetak Memberikan judul file dan menyimpan file Menemukan kembali file 62

63 5.9 Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen Sederhana Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mempersiapkan Peralatan 02. Memastikan akan kebutuhan Dokumen 03. Mencetak dokumen Menyesuaikan peralatan dan perlengkapan sesuai SOP Membuat dokumen sesuai instruksi Memasukan data yang diminta Melakukan preview sebelum mencetak Mencetak dokumen pada sarana yang sesuai 5.10 Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Proses dokumen-dokumen kantor 02. Dasar Surat menyurat 03. Mengurus/menjaga sistem dokumen Melakukan penanganan surat atau dokumen di kantor Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 63

64 5.11. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengidentifikasi surat / dokumen yang diterima 02. Memproses pencatatan surat /dokumen masuk 03. Mendistribusikan surat/dokumen masuk Memilah milah surat masuk berdasarkan irri amplop Melakukan proses penerimaan surat berdasarkan prosedur Mencatat surat masuk pada buku agenda surat masuk Mendistribusikan surat masuk kepada bagian-bagian Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. meng-identifikasi surat/dokumen untuk dikirim 02. memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim 03. Mendistribusikan surat/dokumen masuk 04. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 05. Mengelola dan mengirim Melakukan proses pengiriman surat mulai dari proses konsep sampai pada mengetikan Melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar Mendistribusikan surat yang telah ditangani sesuai prosedur Mengelola surat penting dengan prosedur khusus Mengirim surat yang harus diterima pada hari yang sama Mengelola dan mengirim sesuai prosedur perusahan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 64

65 5.13. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Dokumen Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengidentifikasi Dokumen yang diperlukan 02. Mempersiapkan Dokumen 03. Menindaklanjuti Dokumen Melakukan identifikasi terhadap dokumen sesuai kebutuhan Mempersiapkan dokumen sesuai instruksi Mengambil tindakan tepat yang harus dilakukan sesuai isi dokumen Unit Kompetensi : Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengidentifikasi kebutuhan organisasi 02. Mengelola dokumen sesuai sistem 03. Menjaga sistem kearsipan Melakukan identifikasi pada sistem klearsipan yang digunakan di kantor Melakukan pengelolaan arsip berdasarkan sistem yang telah diterapkan di kantor Melakukan pemeliharaan dan penataan arsip Memberikan pelayanan peminjaman arsip pada bagian yang membutuhkan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Memelihara Data di Komputer Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengidentifikasi data/file 02. Memelihara data/file Melakukan pendataan file yang disimpan pada media digital dengan menggunakan komputer Melakukan pemeliharaan file di media digital dari gangguan virus Membuat salinan data file bila dibutuhkan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 65

66 5.16. Unit Kompetensi : Membaca Dalam Bahasa inggris pada tingkat Operasional Dasar Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengenali tanda tanda umum yang biasa digunakan pada industri 02. Membaca dokumen kerja sederhana 03. Membaca Teks instruksional sederhana 04. Membaca diagram sederhana Mengenali tanda-tanda umum yang digunakan ditempat kerjakan Mengerti singkatan dalam bahasa Inggris untuk ditafsirkan maknanya Mengidentifikasi maksud isi dokumen sederhana Maksud isi dokumen ditinaklanjuti sesuai kewenanganya Mengerti inti dan tujuan dari dokumen sederhana Menanggapi maksud dari instruksional isi dokumen sederhana Membaca inti diagram/simbol dari sarana komunikasi Memberikan tanggapan maksud dari teks menurut kebutuhan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengidentifikasi tujuan penulisan 02. Memperhatikan kalimat pada penulisan Menulis dokumen sederhana dengan menggunakan bahasa Inggris Memperhatikan tata bahasa penulisan sesuai dengan tujuan dan maksud penulisan dibuat Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 66

67 5.18. Unit Kompetensi : Mempersiapkan kas kecil Kode Unit : ADM.PK ELEMEN 01. Memproses pengajuan uang tunai 02. Melakukan rekonsiliasi/ pengakuratan data INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA Melakukan pengajuan uang tunai setelah melaporakan laporan kas kecil Melakukan rekonsiliasi sebagai akuratisasi data melalui proses sesuai SOP. Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Menyiapkan Pekerjaan Kode Unit : ADM.PK ELEMEN 01. Identifikasi organisasi/ persyaratan kerja 02. Bekerja dalam tim 03. Mengembangkan kebiasaan kerja secara efektif INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA Mengetahui produk dan peran serta tanggung jawab di tempat kerj Memahami tindakan dan kerjasama yang efektif sesuai etika bisnis Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Menjaga Kebersihan dan Peralatan Tempat Kerja Kode Unit : ADM.PK ELEMEN 01. Mengidentifikasi peralatan dan tempat kerja 02. Menggunakan bahan-bahan dan peralatan kebersihan 03. Memelihara dan menyimpan peralatan serta bahan kimia INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA Mengetahui kebersihan yang harus dijaga terhadap peralatan dan tempat kerja Memahami penggunaan bahan dan peralatan kebersihan Mengetahui cara memelihara dan menyimpan peralatan kebersihan dan bahan kimia Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 67

68 5.21. Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran Kode Unit : ADM.PK ELEMEN 01. Mengikuti prosedur K3 02. Menghadapi situasi darurat/ emergency 03. Menjaga standar keamanan penampilan pribadi 04. Mengantisipasi keamanan pada daerah bersih kering dan daerah berair 05. Memberikan umpan balik mengenai K3 INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA Mengetahui prosedur K3 yang ada pada tempat kerja/ Memahami dalam menghadapi situasi darurat di tempat kerja Mengetahui cara memberikan laporan atau umpan balik mengenai K3 Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Meminimalisir Pencurian Kode Unit : ADM.PK ELEMEN 01. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin 02. Meminimalisir pencurian INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA Mengetahui sistem penyimpanan dokumen, produk dan peralatan kerja sesuai prosedur Memahami tindakan tepat yang wajib dilakukan dalam meminimalisir kehilangan atau pencurian dokumen, produk atau peralatan kerja Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 68

69 1. EVALUASI PROGRAM PELATIHAN NO. KEGIATAN MATERI EVALUASI 1. Evaluasi Program Latihan Melakukan evaluasi program pelatihan antar lain : - Fasilitas Latihan - Modul, bahan dan Lamanya Latihan - Instruktur - OJT 69

70 DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN 1. Judul/Nama Pelatihan : Sekretaris Yunior (Junior Administrative 2. Kode Program Pelatihan : Assistant) NO UNIT KODE UNIT DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN 1. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi ADM.PK Pesawat Telepon Komputer Printer ATK Form memo LPT Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 2. Berkomunikasi melalui Telepon ADM.PK Pesawat Telepon ATK Kertas Buku Telepon Daftar alamat telepon Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 3. Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan ADM.PK Pesawat Telepon ATK Form memo LPT Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 4. Mengoperasikan Komputer ADM.PK Komputer Printer UPS Flash Disc CD/DVD External hardisc ATK Kertas Tinta Printer Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 5. Menggunakan Peralatan Kantor 6. Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak ADM.PK ADM.PK Komputer Printer Mesin Fax Mesin Tik Mesin Photo Copy Calculator Perfurator Letter Tray Tancapan kertas Binder clips Letter Opener Stepler remover Stepler ATK Komputer Printer UPS Flash Disc CD/DVD External hardisc ATK Kertas Tinta Printer Kertas Fax Tinta photo copy Kertas Tinta Printer Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 70

71 NO UNIT KODE UNIT DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN 7. Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana ADM.PK Komputer Meja, kursi Printer Materi pekerjaan yang diberikan Alat tulis: kertas Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 8. Menangani Penerimaan Surat/Dokumen 9. Menangani Pengiriman Surat/ Dokumen 10. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK ADM.PK ADM.PK Meja kerja Baki surat Map-map Stempel tanggal terima Stapler Klip kertas Alat tulis Stabilo Komputer Printer Alat tulis Baki surat Map-map Stempel Ordner Filing Cabinet Guide filing cabinet Tab ordner Map gantung Perforator Alat tulis Buku agenda surat Lembar disposisi Kertas ber-lem Kertas hvs Kertas HVS Kertas berkop Amplop Buku agenda surat Tanda terima Buku ekspedisi Form Kartu Kendali Form peminjaman Kertas HVS Form referensi silang Arsip - arsip Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta 11. Memelihara Data di Komputer ADM.PK Komputer Media Simpan digital Alat tulis Kertas hvs Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta 12. Melakukan Prosedur Administrasi 13. Menghasilkan Dokumen Sederhana 14. Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK ADM.PK ADM.PK Komputer - Printer - Alat tulis - Stapler - Stabilo - Komputer - Printer - Alat tulis - Kamus - Diagram/Gambar - Rekaman Video Kop surat Amplop Tanda terima Buku ekspedisi Lembar disposisi Kertas hvs Kop surat Amplop Tanda terima Kertas hvs Lembar Kerja Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta 15. Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK Kamus - Diagram/Gambar - Rekaman Video Lembar Kerja 71

72 RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA Judul/Nama Pelatihan : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar Nama Peserta Pelatihan :...,, Nama Lembaga/Perusahaan :... Kegiatan di Tempat Kerja :... NO HARI/ TANGGAL AREA KERJA UNIT/ ELEMEN KEGIATAN JAM HASIL PEMBIMBING ,..... Pimpinan