BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT Cipta Kridatama didirikan 08 April 1997 sebagai pengembangan dari jasa penyewaan dan penggunaan alat berat PT Trakindo Utama Industri tambang Indonesia yang tumbuh pesat mendorong perusahaan mengubah haluan bisnis ke jasa pertambangan terpadu dari tambang hingga pelabuhan pada 2003. Dalam perkembangannya, sejak 2010 perusahaan diintegrasikan di bawah payung ABM Investama Group, perusahaan Investama strategis di bidang sumber daya energi, jasa energi, dan infrastruktur. PT ABM Investama Tbk yang tercatat di bursa efek Indonesia dengan kode ABMM adalah bagian dari Tiara Marga Trakindo (TMT), salah satu kelompok usaha nasional terbesar di negeri ini yang telah berkecimpung lebih dari 40 tahun di sektor industri berat. Evolusi yang dilalui membawa CK berada dalam satu jaringan bisnis besar yang tersinergi, dari penjualan dan penyediaan jasa alat berat, investasi dalam berbagai macam usaha, jasa pembiayaan sampai dengan penyedia solusi energi terintegrasi. Kontribusi signifikan yang telah diberikan perusahaan dalam sinergi itu, telah menempatkan CK sebagai salah satu penyedia jasa pertambangan terkemuka, dan telah membuat CK berhasil membangun sistem dan praktek terintegrasi dari hulu ke hilir yang mutlak dibutuhkan setiap operasi pertambangan. Kompetensi dan tekat untuk memberikan layanan terbaik dan 16
17 komprehensif menjadikan CK dipilih sebagai mitra terpercaya dan memberikan nilai tambah maksimal bagi pengguna jasanya. Sejak awal 2013, CK telah mengembangan sayap bisnisnya ke area jasa konstruksi. Pengembangan ini dilakukan guna memperluas jaringan bisnis, sekaligus menyediakan solusi terintegrasi bagi seluruh klien atau calon klien di berbagai sektor industri, seperti pertambangan, minyak dan gas, geothermal, industri, dan infrastruktur umum. Saat ini perusahaan didukung oleh lebih dari 3000 karyawan kompeten dibidangnya, 650 unit alat berat dan penunjangnnya, serta sistem dan teknologi termodern sesuai izin pertambangan Nomor 757 K/30DJB/2014 tertanggal 28 Agustus 2014. Kompetensi CK sebagai penyedia jasa pertambangan kelas dunia, selain terefleksi dari dukungan ABM Investama Group, jajaran manajemen yang kokoh dan teruji, dibuktikan pula dengan perolehan ISO14001:2004, OHSAS18001:2007, dan ISO9001:2008, yang menunjukan praktik berstadar tinggi dalam kualitas ketatalaksanaan, keselamatan, kesehatan kerja dan pengelolaan lingkungan. 3.1.2 a. Visi dan Misi PT Cipta Kridatama VISI Menjadi penyedia jasa pertambangan Indonesia yang terkemuka b. Misi 1) Secara terus menerus menciptakan lapangan kerja yang layak dan berkualitas bagi sebanyak mungkin rakyat Indonesia 2) Selalu memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan dan menguntungkan yang memaksimalkan nilai pemegang saham
18 3) Senantiasa menyediakan solusi-solusi bernilai tambah yang akan mengoptimalkan kepuasan pelanggan 4) Secara aktif terlibat dalam masyarakat sebagai warga korporat yang baik. 3.1.3. Struktur dan Tata Kerja Perusahaan A. Struktur Perusahaan Sumber: PT Cipta Kridatama Gambar III.1 Struktur Organisasi PT Cipta Kridatama B. Tata Kerja Perusahaan Pada bagian ini penulis akan menjelaskan tugas dan fungsi dari setiap departemen Supply Chain Management, yang dimana penulis melakukan suatu pengambilan data mengenai pengadaan barang. Departemen Supply Chain Management membawahi tiga subdepartemen yaitu Procurement Supervisor, Warehouse Supervisor dan Inventory Supervisor.
19 Berikut ini rincian dari setiap fungsi yang berkaitan dengan departemen Supply Chain Management: 1. Memastikan terjadinya rencana kerja tahunan departemen, anggaran dan pengendalian pengeluarannya. 2. Siapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan kontrol implementasinya untuk memastikan bahwa semua persyaratan yang diminta di Purchase Request (PR) dan Good Receipt (GR) dipenuhi dengan cara yang efektif dan efisien, memenuhi jadwal pengiriman yang diharapkan, spesifikasi yang diharapkan dan kualitas standar dan mengikuti semua peraturan, proses, dan prosedur 3. Pastikan tepat waktu dalam melakukan pengiriman barang pembelian serta memastikan penerimaan, penyimpanan dan penerbitan barang dari gudang dilakukan sesuai proses administrasi agar berjalan dengan lancar dan baik. Departemen Supply Chain Management dibantu oleh: a. Procurement Supervisor 1) Melakukan pembuatan PO (Purchase Order) dengan tetap memonitor progress PR (Purchase Request)-PO (Purchase Order) 2) Memonitor proses PR (Purchase Request)-PO (Purchase Order) 3) Melakukan update progress pemenuhan supply, PO (Purchase Order)-GR(Good Received) b. Warehouse Supervisor Adapun tugas dan tanggung jawabnya meliputi:
20 1) Membuat, mereview dan memonitor SOP, IK, standar di warehouse 2) Membuat, dan menganalisa report inventory warehouse secara corporate (inventory value, ITO, service level dan dead stock) 3) Melakukan approval terhadap purchase request stock replenishment 4) Merencanakan kebutuhan manpower warehouse dan fasilitas yang akan diperlukan di warehouse site, terutama untuk project baru. c. Inventory Supervisor Adapun tugas tanggung jawabnya meliputi: 1) Membuat dan melakukan monitor, call demand untuk fast moving dan critical parts 2) Membuat dan mengatur ROP, ROQ serta forecast material stock replenishment 3) Menganalisa dan utilisasi dead stock material 4) Membuat dan menentukan EOQ material 5) Membuat dan mengatur schedule stock taking terhadap stock material yang ada di warehouse 3.1.4. Kegiatan Usaha Perusahaan A. Jasa Pertambangan PT Cipta Kridatama menyediakan jasa pertambangan kepada para produsen batu bara dalam kegiatan operasionalnya di wilayah konsesi. PT Cipta Kridatama mulai menyediakan jasa pertambangan
21 pada tahun 2002 dan saat ini menyediakan seluruh aktivitas jasa pertambangan kepada para pemilik konsesi diseluruh Indonesia. PT Cipta Kridatama menyediakan jasa pekerjaan pit to port kepada para produsen batu bara Indonesia. Jasa pertambangan PT Cipta Kridatama meliputi eksplorasi, perencanaan penambangan pengupasan tanah, pemindahan lapisan tanah penutup, ekstraksi dan pemuatan batu bara, transportasi dan pemrosesan, serta rehabilitasi dan reklamasi area pasca tambang. PT Cipta Kridatama mempekerjakan lebih dari 3400 karyawan pertambangan dan memilki serta mengoperasikan lebih dari 650 alat berat dan peralatan pendukung pertambangan yang digunakan untuk jasa pertambangan dan juga mengoperasikan berbagai jenis peralatan berat yang digunakan dalam penambangan dan produksi batu bara, termasuk buldoser, excavator, truk pengangkutan, mesin bor, prime movers dan dump, serta berbagai jenis truk lain Klien pengguna jasa pertambangan batu bara PT Cipta Kridatama pada tahun 2016, antara lain: 1) PT Lunas Inti Abadi 2) PT Kaltim Jaya Bara 3) PT Bangun Olahsarana Sukses 4) PT Indomining 5) PT Adimitra Baratama Nusantara 6) PT Cakra Bumi Pertiwi 7) PT Adidaya Tangguh
22 8) PT Mitrabara Adiperdana 9) PT Rinjani Keranegara B. Jasa Konstruksi PT Cipta Kridatama telah memulai jasa konstruksi semenjak aktivitas jasa pertambangan dilakukan pada tahun 2002, namun masih terbatas pada jasa konstruksi untuk produsen batu bara Indonesia. Semenjak paruh pertama tahun 20013, PT Cipta Kridatama mengumumkan pembentukan unit bisnis konstruksi dengan perluasan cakupan aktivitas, tidak hanya disektor pertambangan, namun juga di sektir migas, industry dan infrastruktur umum. Adapun cakupan jasa konstruksi yang disediakan oleh PT Cipta Kridatama meliputi pekerjaan tanah (Earth Works), konstruksi jalan atau jembatan berikut pelengkapnya, konstruksi dermaga/pelabuhan/dam dan prasarana sumber daya air lainnya, konstruksi jembatan atau terowongan dan subway, pekerjaan pembetonan, dan pekerjaan sipil struktur. Hingga saat ini, cakupan jasa PT Cipta Kridatama masih terbatas pada pengadaan material dan eksekusi pekerjaan konstruksi tanpa risiko design engineering. Dalam hal ini PT Cipta Kridatama mendapatkan dukungan dari kepemilikan peralatan berat sendiri termasuk jaringan rantai pasok yang solid dari rekanan penyedia jasa. Pengadaan jasa konstruksi multi sektor menuntut kesiapan dari segi perizinan. Untuk penyediaan jasa konstruksi terintegrasi, PT Cipta Kridatama telah mengantongi Izin Usaha Jasa Konstruksi Nasional terbaru Nomor 1-905515-3171-2- 00331 yang diterbitkan
23 oleh Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPTSP) Provinsi DKI Jakarta tanggal 13 Maret 2015 dan Sertifikat Badan Usaha Jasa Pelaksana Konstruksi Nomor 0-3171-07-002-1-09-905515 yang diterbitkan oleh Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) Provinsi DKI Jakarta pada tanggal 18 Februari 2015. Terkait pemenuhan persyaratan pekerjaan di sektor migas, PT Cipta Kridatama juga telah mengantongi Surat Keterangan Terdaftar (SKT) yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Kementerian ESDM Republik Indonesia dengan kualifikasi sebagai berikut: 1) Nonor 0172/SKT-01/DMT/2014 untuk Jasa Konstruksi subbidang Pelaksana Konstruksi Sipil. 2) Nomor 0212/SKT-02/DMT/2015 untuk Jasa Non-Konstruksi subbidang Jasa Lainnya (Jasa Penyedia Perlatana). Di samping itu, umumnya pekerjaan di sektor migas turut mempersyaratkan kepemilikan SKT yang secara spesifik diterbitkan oleh Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) dengan kualifikasi bidang/subbidang yang relevan dengan jenis pekerjaan yang akan disediakan oleh PT Cipta Kridatama. Klien pengguna jasa konstruksi PT Cipta Kridatama pada tahun 2016, antara lain: 1) PT Servindo Jaya Utama 2) PT Mulih Structure
24 3.2 Hasil Penelitian 3.2.1. Prosedur Pengadaan Barang pada Departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama Sumber: PT Cipta Kridatama Gambar III.2 Prosedur Pengadaan
25 Berdasarkan gambar di atas maka dapat dijelaskan bahwa prosedur pengadaan barang pada Departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama adalah: 1. Request Barang Berawal dari adanya request barang yang terbit dari bagian user dengan mengidentifikasi terlebih dahulu barang Spare Part apa saja yang dibutuhkan oleh bagian user, biasanya cara identifikasi ini dilakukan melalui departemen yang mempunyai kebutuhan pengadaan barang spare part. Setelah teridentifikasi, selanjutnya dikirim ke bagian warehouse via email. Tabel III.1 Request barang Created by Material Short Text Order type Requisition date Qty Requested 000-3492875 HOSE AS 000-1730888 SPIDER GP ZCK1 2 000-1Q6422 HOSE AS 000-6N2469 GASK OIL PAN 000-4N1151 GASKET 000-3795053 SEAL 000-2M5407 GASKET 000-1W5817 GASKET-O PAN 000-2394389D RECOIL SPRING 000-2302970 CAP AS RADIATOR 2/2/2017 Sumber: Warehouse PT Cipta Kridatama
26 2. Stock Tersedia Setelah permintaan barang terbit maka warehouse akan melakukan pengecekan melalui email yang masuk dari bagian user untuk mengetahui barang apa saja yang dibutuhkan, selain itu juga warehouse akan bertindak untuk melakukan pengecekan pada stock apakah tersedia atau tidak di warehouse. Untuk Stock yang berada di warehouse ini kebutuhan bersifat fast moving yang dimana pergerakannya cepat, agar tidak terjadi kekosongan pada saat penyelenggaran pengadaan, jadi PT Cipta Kridatama memiliki stock yang ada di Warehouse untuk bisa dipergunakan terlebih dahulu sambil menunggu barang baru sudah untuk menggantikan stock nya. Barang stock disini seperti spare part, pada bagian ini terdapat dua kemungkinan tersedia atau tidaknya di Warehouse barang yang diminta oleh bagain User 3. Good Issue (GI) Kemungkinan pertama yaitu jika barang spare part tersedia di warehouse maka akan langsung dilakukan Good Issue (GI). Good issue (GI) ini dilakukan di sistem SAP mulai dari mentransfer barang dari manajemen warehouse dengan memproduksi suatu dokumen-dokumen yang berhubungan dengan barang yang diminta oleh bagian user yang dimana proses ini didasarkan pada sebuah gerakan dengan menampilkan penggunaaan material yang telah atau akan dikeluarkan oleh bagian warehouse ke user. Tanpa harus dilakukan proses Good Receipt (GR) terlebih dahulu karena barang yang dibutuhkan user terdapat di stock warehouse.
27 4. Create Purchase Request (PR) Sedangkan kemungkinan kedua yaitu apabila request barang sudah terbit, akan tetapi barang yang dibutuhkan user tidak tersedia di warehouse maka bagian warehouse memiliki tanggung jawab untuk membuat Purchase Request (PR) di sistem SAP oleh bagian user. Dengan langkah awal memasukkan material number sesuai dengan jenis barang spare part yang dibutuhkan, kemudian memasukkan quantity atau jumlah yang diminta. Setelah itu akan di execute agar data tersimpan secara otomatis dan menjadi PR karena melakukan permintaan barang dilakukan melalui Purchase Request (PR) yang sudah mendapatkan validasi budget dari Departemen Budget and Cost Control, dan permintaan barang spare part akan diproses berdasarkan Purchase Request (PR) yang sudah mendapatkan validasi. Sumber : Procurement Specialist PT Cipta Kridatama Gambar III.3 Create PR di sistem SAP
28 Tabel III.2 Create PR (Purchase Request) Created by Material Short Text Order type Requisition date Qty Requested 0003492875 HOSE AS 0001730888 SPIDER GP ZCK1 2 0001Q6422 HOSE AS 0006N2469 GASK OIL PAN 0004N1151 GASKET 0003795053 SEAL 0002M5407 GASKET 0001W5817 GASKET-O PAN 0002394389D RECOIL SPRING 0002302970 CAP AS RADIATOR 2/2/2017 Purchase Requisition 11702849 11702996 11702982 11703871 11703870 11703869 11703868 11703867 11703647 11703995 Sumber: Warehouse PT Cipta Kridatama 5. Approval Purchase Request (PR) Pada tahap bagian ini, yaitu dilakukannya proses approval yang dimana dilakukan di sistem SAP agar setiap Purchase Request (PR) yang sudah di create dapat divalidasi untuk berlanjut ke tahapan berikutnya. 6. Request For Quotation (RFQ) Jika proses approval PR sudah dilakukan maka selanjutnya adalah bagian procurement memiliki tanggung jawab untuk membuatkan RFQ yang akan dikirimkan kepada vendor. RFQ ini berisi tentang barang apa saja yang dibutuhkan, jumlahnya berapa, dan disertai dengan informasi perusahaan.
29 Sebagai contoh dapat dilihat gambar dibawah ini RFQ yang berasal dari vendor PT Trakindo Utama. Sumber : Procurement Specialist PT Cipta Kridatama Gambar III.4 Request For Quotation 7. Bidding Di dalam tahapan ini, proses bidding dilakukan apabila RFQ sudah dikirim ke vendor. Vendor akan menerima dan membalas Quotation yang sudah dikirim oleh bagian procurement sesuai dengan penawaran harga dari material yang diajukan oleh bagain procurement, dimana procurement akan melakukan compare harga atau proses bidding. Setelah Procurement menerima Quotation yang telah dijawab oleh vendor maka langkah selanjunya adalah procurement memilih vendor dengan cara melakukan perbandingan
30 Quotation dari masing-masing vendor. Pada proses bidding memiliki dua kemungkinan yaitu apabila tidak disetujui maka prosesnya berakhir. 8. Create Purchase Order (PO) Kemudian setelah Quotation di setujui oleh kedua belah pihak, bagian procurement akan membuat Purchase Order (PO) dengan harga yang telah disepakati dari awal kedua belah pihak. Create Purchase Order (PO) ini akan dilakukan di sistem SAP, yang dimana ini akan memudahkan untuk mendapatkan suatu informasi yang berhubungan dengan Purchase Order (PO) seperti Purchase Request (PR) dan Quotation. Sumber : Procurement PT Cipta Kridatama Gambar III.5 Create Purchase Order (PO) di SAP
31 9. Approval Purchase Order (PO) Proses approval PO sama halnya seperti approval PR yang di lakukan di sistem SAP sebelumnya, yaitu untuk memvalidasi PO oleh bagian yang berwenang agar berlanjut ke proses berikutnya. 10. Print Purchase Order (PO) Setelah PO di approval oleh bagian yang berwenang, kemudian akan dilakukan print PO di sistem SAP dalam bentuk baik soft copy maupun hard copy. Print PO ini juga dianggap sebagai remainder atau dokumen untuk mengingatkan pihak vendor mengenai tanggal pengiriman barang kepada procurement. Sumber : Warehouse PT Cipta Kridatama Gambar III.6 Hasil print Purchase Order (PO)
32 11. Submit ke Vendor Berhubungan dengan submit ke vendor, Procurement mengirim print Purchase Order (PO) dalam bentuk soft copy. Agar dapat dibantu follow up nya, pihak vendor akan menerima hasil print tersebut dan akan melihat jadwal sesuai yang telah disepakati oleh kedua belah pihak sebelumnya. Sumber : Procurement PT Cipta Kridatama Gambar III.7 Submit via email 12. Supply Barang Ketika barang sudah dikirim oleh pihak vendor ke bagian warehouse maka selanjutnya warehouse akan menyediakan barang yang telah dikirim oleh pihak vendor sesuai dengan material yang telah diajukan sebelumnya.
33 13. Good Receipt (GR) di SAP Langkah selanjutnya adalah melakukan Good Receipt (GR) di sistem SAP yang dimana jika barang sudah sampai di warehouse maka warehouse akan menerbitkan surat tanda terima barang. Sumber : Warehouse PT Cipta Kridatama Gambar III.8 Tanda Terima Barang Setelah tanda terima barang sudah diterbitkan, selanjutnya warehouse akan melakukan GR nya di sistem SAP dengan menginput nomor PO yang sesuai dengan tanda terima barang tersebut. Karena proses GR yang dilakukan di sistem SAP ini akan melihat atau menarik material-material dari barang spare part yang telah dipesan sebelumnya. Berikut adalah contoh GR yang dilakukan di SAP:
34 Sumber : Warehouse PT Cipta Kridatama Gambar III.9 Good Receipt (GR) di SAP 14. Good Issue (GI) Dalam tahapan ini, apabila barang sudah dilakukan proses GR maka langkah selanjutnya adalah dilakukan proses Good Issue (GI) atau pengeluaran barang yang akan di transfer ke bagian user. Selain itu juga dalam proses Good Issue ini dapat menampilkan penggunanaan material yang ada di warehouse. Jadi dapat disimpulkan, bahwa pengadaan barang yang dilakukan pada departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama diawali dengan mengidentifikasi barang apa saja yang dibutuhkan oleh user dengan menerbitkan request barang ke bagian user, cara ini dapat dilakukan melalui departemen yang membutuhkan barang kemudian selanjutnya dengan melihat ketersediaan stock di warehouse yang memiliki dua kemungkinan tersedia atau
35 tidaknya material yang diharapkan. Jika tersedia maka akan langsung dilakukan Good Issue (GI) atau langkah pengeluaran barang ke user, sedangkan jika tidak tersedia maka akan dibuatkan Purchase Request (PR) yang akan di approval agar dapat ditindaklanjuti ke bagian procurement yang akan membuatkan Request For Quotation (RFQ) yang dimana proses ini membutuhkan compare harga atau melakukan perbandingan harga dengan menyeleksi vendor. Jika vendor sudah terpilih maka vendor akan dilakukan persetujuan kedua belah pihak dengan langsung melakukan create Purchase Order (PO) yang harus di approval di sistem SAP agar dapat di print baik dalam bentuk soft copy maupun hard copy, yang dimana bentuk soft copy ini akan di submit ke vendor melalui email. Pihak vendor akan menerima dan mengirim barang sesuai dengan material yang diminta oleh bagian procurement, ketika barang dikirim ke bagian warehouse oleh vendor maka warehouse akan mensupply barang yang diminta kemudian akan menerbitkan tanda terima barang dan akan dilakukan proses Good Receipt (GR) di sistem agar dapat di Good Issue (GI) ke bagian user. Sedangkan jika Quotation tidak disetujui maka proses selanjunya berakhir. Berikut daftar tabel pengadaan barang pada Departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama periode Februari-Maret 2017
36 Tabel III.3 Data Pengadaan Barang pada Departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama Periode Februari 2017 Created by Purchase Order 4500667200 4500667944 4500668119 4500668312 4500668497 4500668725 4500668811 4500668887 4500668990 4500669352 4500669271 4500669806 4500670601 Grand Total Material 0003492875 0003023265 0002850347 0002T3013 0003700234 0001Q6422 0002806900 0001604001 0001Q6424 3017404242 0008W9826 535-G-L0908 0002T3013 Short Text Order Type Requisition Date Purchase Requisiti on Quantity Requested Unit of Measure HOSE AS 11702849 2 HOSE AS 2/6/2017 11706853 8 Hose AS 2/7/2017 11707615 1356 SPIDER G 2/8/2017 11708090 4 HOSA AS 2/9/2017 11708813 1 Hose As 2/10/2017 11709728 24 HOSE AS 2/11/2017 11710311 8 HOSE AS 2/12/2017 11711042 5 HOSE AS 2/13/2017 11711445 90 RING 2/14/2017 11712659 42 RING 2/15/2017 11713221 1 2/17/2017 11714847 34 2/22/2017 11718382 4 ADAPTE R SPIDER G 1579 Sumber : Departemen Supply Chain Management (SCM) PT Cipta Kridatama Dari tabel di atas, maka dapat dilihat bahwa jumlah permintaan pengadaan barang yang berupa spare part Adapter, Hose AS, Spider GP, Ring, dan Fitting pada bulan Februari permintaan pengadaan sebanyak 13 item dengan total 1579 untuk pemintaan jumlah barang. Permintaan pengadaan barang berupa spare part ini dilakukan oleh yang bertindak sebagai user dengan nomor Purchase Order (PO) yang berbeda pada setiap material dan nama barang yang diminta. Sedangkan, untuk type barang yang diorder sama yaitu. Dan
37 untuk jumlah permintaan barang itu disesuaikan dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi terlebih dahulu oleh bagian user. Tabel III.4 Data Pengadaan Barang pada Departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama Periode Maret 2017 Created by Purchase Order 4500671859 4500672125 4500672132 4500672171 4500672996 4500673120 4500673321 4500673316 4500673455 Grand Total Material 535-L-L808 535S05C0704 535-G-L0904 0001730286 535S05C0704 0001176418 0009X0263 0003472356 535S05C0704 Short Text Order Type Requisition Date Purchase Requisiti on Quantity Requested Unit of Measure Adapter 3/1/2017 11724053 8 FITTING 3/2/2017 11724755 10 Adapter 3/3/2017 11725656 9 HOSE AS. 3/5/2017 11727432 1 FITTING 3/8/2017 11729979 96 HOSE AS 3/9/2017 11730696 4 ADAPTE R 3/10/2017 11731577 6 HOSE AS 3/11/2017 11731779 2 FITTING 3/12/2017 11733604 19 155 Sumber : Departemen Supply Chain Management (SCM) PT Cipta Kridatama Sedangkan, pada bulan Maret 2017 dapat dilihat untuk jumlah permintaan barangnya yang berupa spare part Adapter, Hose AS, Spider GP, Ring, dan Fitting mengalami penurunan jumlah permintaan pengadaan hanya 9 Item untuk grand total yaitu sebesar 155. Sama halnya seperti pada bulan februari bahwa yang melakukan permintaan spare part dilakukan oleh dengan menggunakan nomor Purchase Order (PO) yang berbeda dan disertai dengan material dan nama barang yang berbeda, akan tetapi dengan masih dengan type yang sama yaitu juga dengan nomor Purchase Request (PR) yang telah
38 disesuaikan dengan barang yang diminta dan diidentiffikasi terlebih dahulu oleh bagian user. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa permintaan pengadaan barang yang berupa spare part setiap bulannya tidak selalu sama karena tergantung kebutuhan dari masing-masing departemen perusahaan. 3.1.2. Kendala dan Solusi dalam Pengadaan Barang pada Departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama Terdapat beberapa faktor yang menjadi kendala yang dapat mempengaruhi dalam melakukan kegiatan pengadaan barang pada departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama, kendala tersebut ialah: 1. Budget Berkaitan dengan Budget atau anggaran, di PT Cipta Kridatama setiap project nya memiliki budget atas biaya operasionalnya tersendiri untuk melakukan kegiatan pengadaan barang. Jadi, jika kegiatan yang dilakukan dalam melakukan pengadaan barang telah melebihi budget maka proses selanjutnya tidak akan bisa dilakukan karena tersendat oleh budget. 2. Vendor Ketika PT Cipta Kridatama membutuhkan barang seperti spare part yang dimana spare part tidak banyak dijual oleh vendor lain, dan biasanya hanya dijual oleh Trakindo. Proses ini yang menjadi salah satu penghambat dalam melakukan pengadaan barang karena jika Spare part yang dimiliki Trakindo sedang tidak tersedia atau habis, maka PT Cipta Kridatama harus menunggu timbal baliknya jadi tidak dapat melakukan produksi unit.
39 3. Lead Time Lead time merupakan waktu tunggu atau keseluruhan waktu yang dibutuhkan dalam pengadaan barang dan atau jasa mulai dari terbitnya suatu permintaan terhadap pengadaan barang hingga terbitnya sebuah PO (Purchase Order). Dalam hal ini, waktu tunggu berkaitan dengan vendor karena ketika Trakindo spare part nya sedang tidak tersedia maka dengan otomatis PT Cipta Kridatama tidak bisa melakukan produksi unit. 4. Barang Ketika suatu barang disimpan melebihi kapasitas maka dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan. Sama halnya dalam pengadaan barang yang tidak sesuai dengan permintaan. Maka dalam hal ini, pengadaan barang harus sesuai dengan permintaan. Keempat kendala di atas lah yang menjadi faktor penghambat dalam melakukan kegiatan pengadaan barang pada Departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama. Yang dimana dalam sebuah pengadaan barang tentunya tidak selalu berjalan dengan lancar sesuai yang diinginkan baik oleh perusahaan maupun vendor itu sendiri. Akan tetapi, dibalik kendala yang terjadi pada Departemen Supply Chain Management (SCM) di PT Cipta Kridatama memiliki solusi untuk meminimalisir setiap kendala yang terjadi, diantaranya: 1. Untuk Budget Dalam hal anggaran atau Budget, PT Cipta Kridatama memiliki solusi untuk meminimalisir ketika terjadinya suatu kendala yang berhubungan dengan budget dalam melakukan pengadaan barang yaitu dengan menerbitkan
40 Request for Quotation (RFQ) yang dimana harga penawarannya disesuaikan dengan budget atas biaya operasionlanya sendiri dan sudah mendapatkan validasi dari Departemen Budget and Cost Control. 2. Untuk Vendor Berkaitan dengan vendor, PT Cipta Kridatama melakukan evaluasi terhadap vendor sesuai dengan kriteria dan ketepatan waktu. Jika ada suatu permasalahan yang terjadi dengan vendor maka dapat segera dilakukan atau ditangani dan sebagai bahan pertimbangan tersebut apakah masih layak untuk melakukan kerjasama atau sebaliknya. Berkaitan dengan itu semua, PT Cipta Kridatama melakukan evaluasi setiap 6 (enam) bulan sekali. 3. Lead Time Mengenai keseluruhan waktu juga berhubungan dengan purchase order (PO), yang dimana ketika adanya suatu permintaan maka harus jelas spesifikasinya, sesuai dengan budget, dan jelas kapan barang harus tersedia. Dalam hal ini, jangan pernah menerima barang tanpa adanya purchase order (PO). 4. Untuk Barang Sama halnya dengan Lead Time untuk meminimalisir kendala yang berkaitan dengan barang maka setiap adanya permintaan harus dengan spesifikasi, budget, dan lead time yang jelas.