Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan mengenai proses tuntutan dan permohonan pembiayaan rawatan perubatan yang dilaksanakan di Universiti Putra Malaysia (UPM). 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi semua staf dan pesara UPM. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN No. Dokumen UPM/SOK/KEW- BYR/P008 - Tajuk Dokumen Prosedur Pembayaran Tuntutan Staf Surat Pekeliling Bendahari Bil. 5 Tahun 2003 Garis Panduan Had Kelulusan Bayaran Bagi Kemudahan Rawatan Perubatan di Hospital/Klinik Swasta Pekeliling Perkhidmatan Bil. 21 Tahun 2009 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN e-ihrams KB PT (P/O) PKU JKTK UPM : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia : Ketua Bahagian : Ketua Seksyen : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Kesihatan Universiti Jawatankuasa Tetap Kewangan : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB, Ketua Bahagian, dan adalah bertanggungjawab tuntutan perubatan staf dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses ini perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 2/6 6.0 CARTA ALIR DAN PERINCIAN Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 7.2 Terima dan semak permohonan Tuntutan Tuntutan >RM1,000.00? Ya 7.5 7.3 7.6 Tidak Mula Terima Dan Semak Permohonan Dapatkan Kelulusan 7.1 7.10 7.2 Permohonan Pembiayaan A 7.4 7.2.1 Jika tuntutan, ikut langkah 7.3. 7.2.2 Jika permohonan pembiayaan, ikut langkah 7.4 7.3 Tuntutan 7.3.1 Terima Borang Tuntutan Perbelanjaan Rawatan Perubatan (OPR/PEND/BR02/PERUBATAN 05) atau Borang Perubatan JPA berserta dokumen berkaitan. 7.3.2 Klasifikasikan tuntutan sama ada di bawah RM1,000.00 atau RM1,000.00 dan ke atas. 7.3.3 Ikut langkah 7.5 7.4 Permohonan pembiayaan 7.4.1 Terima surat permohonan pembiayaan rawatan perubatan berserta dokumen berkaitan. 7.4.2 Ikut langkah 7.12. Bawa Ke Mesyuarat J/K Kecil Perubatan Universiti Dapatkan Kelulusan Dari Mesyuarat J/K Perubatan Universiti Tuntutan >RM10,000.00? Ya Bawa Ke Mesyuarat J/K Tetap Kewangan Universiti Pulangkan Kepada Pemohon Berserta Surat Pemakluman Lulus/Gagal 7.7 7.8 Tidak 7.9 7.11 Tamat 7.18 7.5 Tuntutan >RM1,000.00? 7.5.1 Jika ya ikut 7.6. 7.5.2 Jika tidak, ikut 7.10. 7.6 Bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Perubatan Universiti 7.5.1 Sediakan kertas kerja ke Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Perubatan Universiti. 7.7 Dapatkan kelulusan dari Mesyuarat Jawatankuasa Perubatan Universiti 7.7.1 Sediakan kertas kerja berserta syor dari Jawatankuasa Kecil Perubatan Universiti ke Mesyuarat Jawatankuasa Perubatan Universiti. 7.7.2 Klasifikasikan permohonan yang melebihi RM10,000.00 berdasarkan Pekeliling Bendahari Bil. 5 Tahun 2003 (Garis Panduan Had Kelulusan Bayaran Bagi Kemudahan Rawatan Perubatan di Hospital / Klinik Swasta). 7.8 Tuntutan RM10,000.00 dan ke atas? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.9. 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.11.
Halaman: 3/6 Carta alir Perincian A 7.9 Dapatkan kelulusan dari Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti (JKTK) 7.9.1 Sediakan kertas kerja berserta syor dari Jawatankuasa Perubatan Universiti ke Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti. 7.9.2 Ikut langkah 7.11. Rekod/ Dokumen Rujukan Mohon Ulasan Pusat Kesihatan Universiti Ya Lulus? 7.13 Keluarkan Surat Pembiayaan Tidak 7.14 7.12 7.10 Dapatkan kelulusan 7.10.1 Dapatkan kelulusan atau pegawai yang diwakil kuasakan untuk kelulusan tuntutan tersebut dalam tempoh 10 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang yang lengkap. 7.10.2 Masukkan data permohonan dan keputusan ke dalam Sistem Log Medik (http://www.reg.upm.edu.my/medik). 7.10.3 Failkan salinan permohonan ke dalam fail UPM/PEND/9.13.10 bagi tuntutan perubatan dan fail UPM/PEND/9.13.13 bagi tuntutan pemeriksaan kesihatan. Buat Pemakluman Kepada Mesyuarat J/K Kecil Perubatan Universiti dan Mesyuarat J/K Perubatan Universiti 7.15 7.11 Pulangkan kepada pemohon 7.11.1 Jika staf PTJ lain, pulangkan dokumen kepada pemohon berserta surat pemakluman lulus / gagal untuk proses pembayaran. 7.11.2 Jika staf Pejabat atau pesara, buat proses pembayaran kepada Bendahari. 7.11.3 Ikut langkah 7.18. Terima Invois Buat Pembayaran 7.16 7.17 7.12 Mohon ulasan Pusat Kesihatan Universiti (PKU) 7.12.1 Bagi permohonan pembiayaan rawatan perubatan untuk kes kecemasan, dapatkan ulasan PKU berdasarkan pekeliling yang berkuatkuasa. Tamat 7.18 7.13 Lulus? 7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.14. Jika tidak, ikut langkah 7.15. 7.14 Keluarkan surat pembiayaan 7.14.1 Keluarkan surat kelulusan pembiayaan kepada pembekal / doktor yang merawat / pemohon. 7.14.2 Masukkan salinan di dalam Fail Kelulusan Peruntukan Kewangan (UPM/PEND 9.13.14).
Halaman: 4/6 Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 7.15 Buat pemakluman kepada Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Perubatan Universiti dan Jawatankuasa Perubatan Universiti 7.15.1 Buat kertas pemakluman kepada Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Perubatan Universiti dan Jawatankuasa Perubatan Universiti untuk tujuan kelulusan pembayaran. 7.15.2 Bagi permohonan yang gagal, proses tamat. 7.16 Terima invois 7.16.1 Terima invois daripada pembekal / hospital di atas rawatan yang telah dijalankan. 7.17 Buat pembayaran 7.17.1 Buat pembayaran berdasarkan kelulusan daripada Mesyuarat Jawatankuasa Perubatan Universiti. 7.18 Tamat
Halaman: 5/6 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PEND/9.13.5 Mesyuarat Jawatankuasa Perubatan Kertas Kerja, Minit Mesyuarat dan Surat Kelulusan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) Seksyen 2 tahun Kuasa Melupus 2. UPM/PEND/9.13.7 Jawatankuasa Tetap Kewangan (Perubatan) PT (P/O) Seksyen Kertas Kerja, Petikan Minit dan Surat Kelulusan 3. UPM/PEND/9.13.8 Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Perubatan Kertas Kerja dan salinan Minit Mesyuarat. 4. UPM/PEND/9.13.10 Tuntutan Bayaran Balik Rawatan Perubatan Salinan Borang Tuntutan Perbelanjaan Rawatan Perubatan (OPR/PEND/BR02/PERUBATAN 05) yang telah dilengkapkan. 5. UPM/PEND/9.13.11 Pembayaran Tuntutan Perubatan/Pergigian Salinan surat arahan pembayaran dan daftar serahan bagi tuntutan yang diluluskan untuk staf Pejabat. 6 UPM/PEND/9.13.13 Tuntutan Bayaran Balik Pemeriksaan Kesihatan Salinan Borang Tuntutan Perbelanjaan Rawatan Perubatan 2 tahun PT (P/O) Seksyen 2 tahun PT (P/O) Seksyen PT (P/O) Seksyen PT (P/O) Seksyen
Halaman: 6/6 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (OPR/PEND/BR02/PERUBATAN 05) yang telah dilengkapkan. Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 7 UPM/PEND 9.13.14 Kelulusan Peruntukan Kewangan Salinan surat kelulusan peruntukan kewangan untuk pembiayaan perubatan. PT (P/O) Seksyen 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 OPR (PEND) 4/2016 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Pejabat Secara Edaran 17/6/2016 Disedia dan Disemak KB Pembangunan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 TPKD TWP 1/7/2016