MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN ALAT LABORATORIUM PROGRAM STUDI S1 JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2016
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN ALAT LABORATORIUM PROGRAM STUDI S1 JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 00605 06610 Revisi : 00 Tanggal : 1 Maret 2016 Diajukan oleh : Tim UJM Ketua, Dikendalikan oleh Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT. : Sekretaris Jurusan/ Manager Representative Disetujui oleh Ir. Rinawati P. Handajani, MT. : Ketua Jurusan Agung Murti Nugroho, ST., MT., Ph.D. i
KATA PENGANTAR Penggunaan alat laboratorium sangat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar di Program Studi S1 Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Oleh karena itu perlu dibuat suatu manajemen pengelolaan peminjaman alat laboratorium di Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya untuk memudahkan mahasiswa, dosen, dan pengguna lain dalam meminjam alat laboratorium. Manual Prosedur Peminjaman Alat Laboratorium ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pihak yang terkait di Program Studi S1 Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Malang, 1 Maret 2016 Ketua Jurusan Arsitektur FTUB Agung Murti Nugroho, ST., MT., Ph.D. NIP. 19740915 200012 1001 ii
DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii A. Tujuan... 1 B. Ruang Lingkup... 1 C. Definisi... 1 D. Pihak Terkait... 1 E. Borang dan Surat... 1 F. Prosedur Kerja... 1 G. Evaluasi dan Tindak Lanjut... 2 TIM PENYUSUN... 4 LAMPIRAN... 5 iii
A. Tujuan Manual Prosedur ini menjelaskan tahapan yang harus dilakukan oleh mahasiswa, dosen, dan pengguna lain dalam melakukan administrasi untuk peminjaman alat laboratorium. Tujuan Manual Prosedur ini dibuat adalah untuk menjamin terwujudnya kelancaran dan tertib proses administrasi dalam pelayanan laboratorium. B. Ruang Lingkup Manual Prosedur ini mencakup mekanisme peminjaman alat laboratorium sampai dengan pengembaliannya di Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB. C. Definisi 1. Peminjam adalah pihak yang akan meminjam alat milik laboratorium Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB. Peminjam meliputi mahasiswa, dosen, atau pihak lain di luar Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB. 2. Pengelola Laboratorium adalah dosen atau staf laboratorium Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB yang ditunjuk untuk mengelola dan melaksanakan proses administrasi dalam pelayanan laboratorium. D. Pihak terkait 1. Pimpinan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB (Ketua dan Sekretaris). 2. Kepala Laboratorium Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB 3. Pengelola Laboratorium Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB 4. Dosen 5. Mahasiswa 6. Masyarakat E. Borang dan Surat 1. Surat permohonan peminjaman alat laboratorium 2. Buku catatan peminjaman alat laboratorium F. Prosedur Kerja Syarat dan ketentuan yang berlaku: Syarat yang diberlakukan adalah adanya jaminan peminjaman alat laboratorium yaitu berupa tanda pengenal asli Peminjam (KTM atau kartu identitas lain). Tanda pengenal asli Peminjam akan ditahan selama Peminjam tersebut meminjam alat Laboratorium dan akan dikembalikan setelah pengembalian alat Laboratorium. Peminjam dari luar Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB harus menggunakan surat resmi dari instansi terkait dengan tanda tangan penanggung jawab instansi atau kegiatan yang ditujukan kepada Kepala Laboratorium Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB yang sudah mendapatkan ACC dari Kepala Laboratorium. Ketentuan yang diberlakukan adalah: 1. Alat laboratorium yang dipinjamkan sesuai dengan yang ada di surat peminjaman. 2. Lama peminjaman alat laboratorium sesuai yang tertera dalam surat peminjaman. 3. Pengelola Laboratorium melayani peminjaman dan pengembalian alat Laboratorium pada hari kerja, mulai pukul 08.00 16.00 WIB 1
4. Apabila pengembalian melebihi batas waktu yang diberikan tanpa adanya konfirmasi ke Pengelola Laboratorium, maka akan dikenakan denda. Peminjaman alat laboratorium: 1. Peminjam meminta surat permohonan peminjaman alat laboratorium di bagian Recording/ Administrasi Jurusan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB. 2. Peminjam mengisi surat permohonan peminjaman alat laboratorium. 3. Peminjam menyerahkan surat permohonan peminjaman alat laboratorium beserta tanda pengenal asli (KTM atau kartu identitas lain) kepada Pengelola Laboratorium. Untuk peminjam dari luar Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB perlu melengkapi dengan surat resmi dari instansi terkait.. 4. Peminjam mengisi buku catatan peminjaman alat. 5. Pengelola Laboratorium mengecek kondisi alat dan menjelaskan tata cara penggunaan alat kepada Peminjam. 6. Pengelola Laboratorium menyerahkan alat kepada Peminjam Pengembalian alat laboratorium: 1. Peminjam menyerahkan alat laboratorium kepada Pengelola Laboratorium. 2. Pengelola Laboratorium mengecek kondisi alat. 3. Pengelola Laboratorium mengisi tanggal pengembalian pada buku catatan peminjaman alat dan mengembalikan tanda pengenal asli Peminjam. G. Evaluasi dan Tindak Lanjut Evaluasi dilakukan pada kejadian diluar prosedur peminjaman dan pengembalian alat yang berlaku, yaitu sebagai berikut: 1. Apabila pengguna terlambat mengembalikan alat yang dipinjam, maka akan dikenakan denda sebesar 50.000/alat/hari. 2. Apabila pengguna mengembalikan alat yang telah dipinjam namun tidak sesuai dengan kondisi awal saat peminjaman, maka pengguna wajib mengganti alat tersebut sesuai dengan kondisi awal. 2
Bagan Alir Peminjaman Alat Laboratorium PEMINJAM PENGELOLA LABORATORIUM MULAI Menyerahkan Surat permohonan peminjaman alat laboratorium dan tanda pengenal asli (+ surat resmi instansi bagi pihak luar) Mengisi buku catatan peminjaman alat Menerima alat laboratorium Menyerahkan alat laboratorium Menerima tanda pengenal asli SELESAI Mengecek kondisi alat dan menjelaskan tata cara penggunaan alat Menyerahkan alat laboratorium Mengecek kondisi alat Mengisi tanggal pengembalian pada buku catatan peminjaman alat dan mengembalikan tanda pengenal asli PEMINJAMAN PENGEMBALIAN 3
TIM PENYUSUN Ketua Tim : Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT. Anggota Tim : 1. Wasiska Iyati, ST., MT. 2. Abraham Mohammad Ridjal, ST., MT. 3. M. Satya Adhitama, ST., M.Sc. 4. Andika Citraningrum, ST., MT., M.Sc. 4