EVALUASI BIAYA DAN MANFAAT INVESTASI SAP SUB MODUL HUMAN RESOURCE DENGAN METODE INFORMATION ECONOMICS PADA PT. SERASI AUTORAYA KARYA AKHIR Oleh Ryan Timiko 55109110063 UNIVERSITAS MERCU BUANA PROGRAM PASCASARJANA PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN 2011
EVALUASI BIAYA DAN MANFAAT INVESTASI SAP SUB MODUL HUMAN RESOURCE DENGAN METODE INFORMATION ECONOMICS PADA PT. SERASI AUTORAYA KARYA AKHIR Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Program Pascasarjana Program Magister Manajemen Oleh Ryan Timiko 55109110063 UNIVERSITAS MERCU BUANA PROGRAM PASCASARJANA PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN 2011
PENGESAHAN Judul : Evaluasi Biaya dan Manfaat Investasi SAP Sub Modul Human Resource Dengan Metode Information Economics Pada PT. Serasi Autoraya Bentuk Karya Akhir : Riset Bisnis Nama : Ryan Timiko NIM : 55109110063 Program : Pascasarjana Program Magister Manajemen Tanggal : 20 Agustus 2011 Mengesahkan : Ketua Program Studi Direktur Program Pascasarjana Magister Management Prof. DR. Ngadino Surip, MS Prof. DR. Didik J. Rachbini Pembimbing Utama DR. Ir. Dana Santoso, MEngSc. iii
PERNYATAAN Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa semua pernyataan dalam Karya Akhir ini: Judul : Kajian Kelayakan Investasi SAP Modul Human Resource Dengan Metode Information Economics Pada PT. Serasi Autoraya Bentuk Karya Akhir : Riset Bisnis Nama : Ryan Timiko NIM : 55109110063 Program : Pascasarjana Program Magister Manajemen Tanggal : Juni 2011 Merupakan hasil studi pustaka, penelitian lapangan, dan karya saya saya sendiri dengan bimbingan Komisi Dosen Pembimbing yang ditetapkan dengan surat Keputusan Ketua Program Studi Magister Manajemen Universitas Mercu Buana. Karya ilmiah ini belum pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan pada program sejenis di perguruan tinggi lain. Semua informasi, data, dan hasil pengolahannya yang digunakan, telah dinyatakan serta jelas sumbernya dan dapat diperiksa kebenaranya. Jakarta, 27 Juni 2011 Ryan Timiko iv
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadiran Tuhan Yang Maha, Pemurah dan Maha Pengasih, karena oleh berkat kemurahannya saya dapat menyelesaikan Karya Akhir yang berjudul Evaluasi Biaya dan Manfaat Investasi SAP Modul Human Resourse Dengan Metode Information Economics Pada PT. Serasi Autoraya. dengan baik. Karya akhir yang ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program pascasarjana program Magister Manajemen. Dalam proses penusunan Karya Akhir ini, banyak dorongan, masukan, bimbingan dan arahan dari banyak pihak sehingga dapat menghapus segala kendala yang dihadapi. Untuk itu pada kesempatan ini dengan kerendahan hati perkenankan saya mengucapkan terima kasih yang tulus kepada: 1. Ketua Program Studi Magister Manajemen, Bapak Prof. Dr. Ir. Ngadino Surip, MS, yang telah memberikan masukan berharga dan mengesahkan Karya Akhir ini. 2. Direktur Program Pascasarjana dan juga selaku wakil ketua BPH Yayasan, Bapak Prof. Dr. Didik J. Rachbini, yang telah mengelolah manajemen pendidkan di Mercubuana dengan baik dan professional. 3. Dosen pembimbing Bapak Ir. Dana Santoso, M.Eng.Sc, Ph.D, yang telah memberikan saya banyak masukan, saran-saran, kesempatan waktu yang luas, nasehat, dan semangat dalam pembuatan karya akhir ini 4. Rektor, Dr. Ir. Arissetyanto Nugroho, MM, yang telah mengelolah sistem pendidikan di universitas Mercubuana menjadi semakin baik dan berkualitas. v
5. Direktur Kemahasiswaan, Bapak Endi Rekarti, SE, ME, yang telah memberikan contoh teladan moral dan semangat belajar untuk dapat lulus studi tepat waktu. 6. Dosen ketua sidang Ibu Rina dan dosen penguji Ibu Lien yang membatu memberikan arahan perbaikan karya akhir. 7. Para dosen-dosen pengajar magister manajemen yang telah membimbing dan memberikan ilmu pengetahuan yang sangat berharga. 8. Kepada para tenaga kerja di bidang: administrasi, tata usaha, bagian perpustakaan, bagian keuangan keamanan, dan di bagian kebersihan yang telah membantu proses kegiatan belajar di Universitas Mercubuana menjadi lebih nyaman, aman, kondusif dan sangat responsive. 9. Para seluruh rekan-rekan mahasiswa di magister manajemen yang memberikan semangat dan tempat untuk bertanya 10. Untuk mama Elly yang telah melahirkan, membesarkan dan mendidik saya hingga sampai sekarang. 11. Untuk seluruh keluarga besar dan saudara kandung saya, yang telah memberikan dukungan semangat untuk belajar. 12. Direktur PT. Serasi Autoraya Bapak Pongki Pamungkas yang telah memberikan izin dalam melakukan riset bisnis. 13. Untuk seluruh manajemen dan staff dari PT. Serasi Autoraya yang telah memberikan waktu dan data sehingga saya dapat evaluasi biaya dan manfaat dari software SAP sub modul human resource guna pembuatan karya akhir. vi
14. Kepada Head Manager Marketing PT. SAP Indonesia, Ibu Retno, SE yang telah memberikan waktu untuk menjelaskan tentang produk dari software SAP. 15. Kepada seluruh pihak-pihak lainya yang telah membantu dalam pembuatan karya akhir ini, sehingga saya dapat selesaikan sesuai dengan waktu. Penulis menyadari dalam penyusunan Karya Akhir ini masih jauh dari sempurna untuk itu aran-saran dari para pembaca sangat di harapkan. Semoga hasil Karya Akhir ini dapat memberikan informasi yang maksimal bagi para seluruh pembaca. Terima kasih atas perhatiannya, sukses selalu. Jakarta, 21 Agustus 2011 Penulis, Ryan Timiko (Nim: 55109110063) vii
DAFTAR ISI ABSTRACT... ABSTRAK... i ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... KATA PENGANTAR... iv v DAFTAR ISI... viii DAFTAR TABEL... xiv DAFTAR GAMBAR... xvi DAFTAR LAMPIRAN... xvii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah... 7 1.2.1 Identifikasi masalah.. 7 1.2.2 Rumusan Masalah. 7 1.3 Tujuan dan Manfaat Karya Akhir... 8 1.3.1 Maksud Karya Akhir 8 1.3.2 Tujuan Karya Akhir. 8 BAB II DESKRIPSI PERUSAHAAN 2.1 Latar Belakang Perusahaan... 8 2.2 Visi... 10 2.3 Misi... 10 viii
2.4 Corporate Value... 10 2.5 Struktur Organisasi Perusahaan... 13 2.6 Tanggung Jawab Divisi... 14 2.6.1 Corporate HRD... 14 2.6.2 Corporate General Affair... 14 2.6.3 Corporate Procurement Management... 14 2.6.4 Corporate Information System and Technology... 14 2.6.5 Corporate Finance, Accounting and Tax... 15 2.6.6 Corporate marketing and Quality Management... 15 2.6.7 Departemen Pendukung... 15 2.7 Proses Bisnis... 16 2.8 Gambaran Umum Sistem... 20 2.8.1 Absen... 21 2.8.2 Over Time... 22 2.8.3 Leave... 22 2.8.4 Medical... 23 2.8.5 Payslip... 24 2.9 Pembobotan Nilai dan Resiko... 25 2.10 Faktor Dominan Bisnis... 26 2.10.1 Financial Value... 26 2.10.2 Strategic Value... 26 2.11 Faktor Dominan Teknologi... 28 2.12 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat... 30 2.13 Menentukan Nilai Korporat kedalam Kuadran... 31 ix
BAB III KAJIAN PUSTAKA 3.1 Teori-Teori Dasar atau Umum... 33 3.1.1 Definisi Data... 33 3.1.2 Devinisi Informasi... 34 3.1.3 Devinisi Sistem... 34 3.1.4 Devinisi Sistem Informasi... 35 3.1.5 Devinisi Teknologi Informasi... 36 3.1.6 Devinisi SAP... 36 3.2 Teori-Teori Khusus... 39 3.2.1 Information Economic... 39 3.2.1.1 Biaya (Cost)... 42 3.2.1.2 Manfaat (Benefit)... 42 3.2.1.3 Nilai (Value)... 44 3.2.1.4 Analisis Dua Domain... 44 3.2.1.4.1 Busines Domain... 46 3.2.1.4.2 Teknologi Domain... 49 3.2.1.5 Analisis Biaya Manfaat... 50 3.2.1.6 Simple Return on Investment (ROI)... 52 3.2.1.7 Lembar Kerja untuk Menghitung ROI... 52 3.2.1.7.1 Development Cost Worksheet (Lembar Kerja Biaya Pengembangan)... 52 3.2.1.7.2 Ongoing Expenses Worksheet (Lembar Kerja Berjalan Worksheet)... 54 x
3.2.1.7.3 Economic Impact Worksheet (Lembar Kerja Dampak Enonomis)... 55 3.2.1.8 Faktor-Faktor dalam Menghitung Skor Proyek... 56 3.2.1.8.1 Weighted Technology Domain... 56 3.2.1.8.2 Traditional Cost Benefit Analysis... 57 3.2.1.9 Value Linking dan Value Acceleration... 57 3.2.1.10 Penilaian Domain Bisnis... 58 3.2.1.10.1 Faktor Strategic Match... 58 3.2.1.10.2 Faktor Competitive Advantage... 59 3.2.1.10.3 Faktor Management Information 59 3.2.1.10.4 Faktor Competitive Response... 60 3.2.1.10.5 Faktor Project or Organizational Risk... 61 3.2.1.11 Penilaian Domain Teknologi... 61 3.2.1.11.1 Faktor Strategic IS Architecture. 62 3.2.1.11.2 Faktor Definitional Uncertainty.. 62 3.2.1.11.3 Faktor Technical Uncertainty... 62 3.2.1.12.4 Faktor IS Infrastructure Risk... 63 xi
3.2.1.12 Pembobotan Korporasi (Corporate Value)... 63 3.2.1.12.1 Nilai Berdasarkan Budaya Perusahaan... 64 3.2.1.12.2 Nilai Berdasarkan Faktor Misi Perusahaan... 64 3.2.1.12.3 Nilai Berdasarkan Lini Bisnis dan Dukungan Komputer... 65 3.2.1.12.3.1 Kuadran A (Investment)... 66 3.2.1.12.3.2 Kuadran B (Strategic)... 67 3.2.1.12.3.3 Kuadran C (Infrastructure)... 68 3.2.1.12.3.4 Kuadran D (Breakthru or Management)... 69 3.2.1.13 Information Economic Scorecard... 70 3.3 Kerangka Penelitian... 70 BAB IV METODOLOGI RISET BISNIS 4.1 Lokasi dan Waktu Penelitian. 70 4.2 Jenis dan Sumber Data. 70 4.3 Metode Analisis Data 70 4.4 Metode Survey. 70 4.5 Metode Studi Kepustakaan. 70 4.6 Ruang lingkup Penelitian 70 BAB V HASIL PENELITIAN dan PEMBAHASAN 5.1 Analisa Biaya dan Manfaat... 72 xii
5.1.1 Biaya Investasi SAP Sub Modul HR ESS... 72 5.1.1.1 Biaya Pengembangan (Development Cost)... 72 5.1.1.2 Investasi Perangkat Lunak... 73 5.1.1.3 Biaya Tenaga Kerja... 73 5.1.2 Biaya Berjalan (Ongoing Expanse)... 74 5.1.2.1 Biaya Pemeliharaan Aplikasi... 74 5.1.2.2 Biaya Listrik... 75 5.1.2.3 Biaya Infrastruktur... 76 5.2 Perhitungan Manfaat Langsung... 77 5.2.1 Pengurangan Biaya Kertas... 77 5.2.2 PenguranganTinta Printer... 77 5.2.3 Pengurangan Biaya Peralatan Kantor... 78 5.2.4 Pengurangan Biaya Kurir... 78 5.2.5 Kesimpulan Pengurangan Biaya... 79 5.3 Valve Linking... 81 5.4 Value Acceleration... 84 5.5 Penilaian Faktor Dominan Bisnis... 89 5.5.1 Financial Value... 89 5.5.2 Strategic Value... 90 5.5.3 Strategic Match... 91 5.5.4 Competitive Advantage... 91 5.5.5 Competitive Responsible... 92 5.5.6 Management Information Support... 92 5.5.7 Project or Organizational Risk... 93 xiii
5.6 Penilaian Faktor Dominan Teknologi... 94 5.6.1 Strategi IS Architecture... 95 5.6.2 Devisional Uncertainty... 95 5.6.3 Technical Uncertainty... 95 5.6.4 IS Infrastruktur Rish... 96 5.7 Hasil Pembobotan dan Resiko Korporat... 97 5.8 Information Economic Scorecard... 98 5.9 Predikat Implementasi Investasi Sistem... 100 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan... 102 6.2 Saran... 103 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT PENULIS xiv
DAFTAR TABEL 2.1 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum untuk Sistem... 31 3.1 Kuadran Investment (Parker et al, 1988, p88)... 67 3.2 Kuadran Strategic (Parker et al, 1988, p188)... 68 3.3 Kuadran Infrastruktur... 69 3.4 Kuadran Breakthru or Management... 70 3.5 The Information Economics Scorecard... 71 4.1 Biaya Pengembangan (Development Cost)... 73 4.2 Rincian Biaya Tenaga Kerja... 74 4.3 Rincian Biaya Pemeliharaan Aplikasi... 75 4.4 Rincian Biaya Listrik... 75 4.5 Rincian Biaya Infrastruktur... 76 4.6 Rincian Biaya Berjalan... 76 4.7 Pengurangan Biaya Kertas... 77 4.8 Pengurangan BiayaTinta Printer... 78 4.9 Pengurangan Biaya Peralatan Kantor... 78 4.10 Pengurangan Biaya Kurir... 79 4.11 Ringkasan Pengeluaran Biaya... 80 4.12 Lembar Kerja Dampak Ekonomis Tahun ke 0... 81 4.13 Tingkat Kesalahan Transaksi Sebelum Implementasi Sistem... 82 4.14 Tingkat Kesalahan Transaksi Sesudah Implementasi Sistem... 83 4.15 Value Linking... 84 xiv
4.16 Kerugian Waktu Produktif sebelum Implementasi... 86 4.17 Kerugian Waktu Produktif Setelah Implementasi... 86 4.18 Peningkatkan Produktifitas Karyawan... 87 4.19 Pengurangan Jam Lembur... 87 4.20 Ringkasan Manfaat Ekonomi... 88 4.21 Lembar Kerja Dampak Ekonomis... 89 4.22 Skor Responden Dari Domain Bisnis... 90 4.23 Skor Responden dari Domain Teknologi... 94 4.24 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat... 97 4.25 Informational Ekonomic Scorecard... 99 4.26 Predikat Projek SAP Sub modul HR ESS... 100 xv
DAFTAR GAMBAR 2.1 Struktur Organisasi PT. Serasi Autoraya... 13 2.2 Gambaran Umum Sistem HR ESS... 20 2.3 Formulir Absen ESS... 21 2.4 Formulir Over Time... 22 2.5 Formulir Leave... 23 2.6 Formulir Medical... 24 2.7 Formulir Payslip... 25 2.8 Kuadran Nilai Korporat PT. Serasi Autoraya... 32 3.1 Modul-modul Aplikasi SAP... 39 3.2 Information Economic (Parker et al. 1988, p5)... 40 3.3 IT Benefit Matrix (Parker et al., 1988)... 43 3.4 Model Analisa Dua Domain Dalam Information Economic (Parker et al, 1988)... 45 3.5 Development Cost Worksheet (Parker et all., 1988)... 53 3.6 Ongoing Expenses Working (Parker et all, 1988)... 55 3.7 Economic Impact Worksheet (parker et all, 1988)... 56 3.8 Faktor-Faktor dalam Menghitung Project Score (Parker et al, 1988)... 56 3.9 Teknik Information Economics Dalam Mengembangkan Kalkulasi Simple ROI (Parker et al, 1988)... 57 3.10 Mendirikan Nilai Korporasi (Line of Busines) (Parker et al, 1988)... 66 3.11 Diagram Krangka pemikiran 68 xvi
4.1 Posisi Project Score Dalam Skala Penilaian 100... 101 xvii
DAFTAR LAMPIRAN I. KUESIONER II. DAFTAR RIWAYAT HIDUP xvii