Halaman: 1/5 1.0 TUJUAN Menerangkan arahan kerja penyediaan jurnal untuk proses awal penjilidan sebelum dihantar ke Unit Penjilidan, BLKS. 2.0 SKOP Meliputi jurnal bercetak yang diterima dari BS, BKK dan SK. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P001 Tajuk Dokumen Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BKK BLKS BS BTB KB PAP PenP SK PSAS UPM : Bahagian Koleksi Khas : Bahagian Latihan dan Khidmat Sokongan : Bahagian Sirkulasi : Bahagian Terbitan Bersiri : Bahagian Terbitan Bersiri / Perpustakaan Cawangan : Pembantu Am Pejabat : Pembantu Perpustakaan : Penolong : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi.
Halaman: 2/5
7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan Halaman: 3/5 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Jurnal yang telah Lengkap Keluaran untuk dijilid. Isi Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) dan Tag 960 dalam Rekod Holding (Sistem Virtua) bagi Setiap Satu Judul Jurnal. Terima Bahan yang Lengkap Keluaran Setahun Dari BS dan BTB Beserta Senarai Jurnal atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR). 7.3 Semak Bahan pada Senarai Jurnal dan/atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) dan Pastikan Butiran Lengkap: /Kn (BS, BTB) a) judul jurnal b) keluaran jurnal c) kod warna (530 : Merah, 531 : Hijau, 532 : Merun, 544 : Biru, 571 : Coklat, 585 : Hitam). 7.3.1 Jika lengkap, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika tidak lengkap, maklumkan kepada BS, BKK, SK untuk lengkapkan bahan, dan ikut langkah 7.2. 7.4 Asingkan dan Susun Semula Bahan Mengikut Keluaran Supaya Ketebalan Tidak Melebihi 2 Inci. 7.5 Buat Slip untuk Disisipkan ke dalam Jurnal dan Catatkan Butiran Mengikut Susunan Berikut: a) kod warna (di bahagian atas slip) (530 : Merah, 531 : Hijau, 532 : Merun, 544 : Biru, 571 : Coklat, 585 : Hitam). b) judul jurnal (di bawah kod warna) c) keluaran jurnal (di bahagian tengah slip) d) tahun keluaran (di bahagian bawah slip)
Halaman: 4/5 Tindakan 7.6 Semak Bahan dan Slip: 7.6.1 Jika betul, ikut langkah 7.7. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.5. 7.7 Taip Muka Surat Judul di Atas Kertas A4 atau MCC (Manila Card Cover) bagi Setiap Set Bahan yang Telah Diasingkan Mengikut Susunan Berikut: a) judul jurnal (di bahagian atas) b) keluaran jurnal (di bahagian tengah) c) tahun keluaran (di bahagian bawah) 7.8 Senaraikan Judul Jurnal dalam Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) dalam 2 Salinan untuk Dihantar ke Unit Penjilidan, BLKS. 7.9 Buat Semakan Akhir Sebelum Dihantar ke Unit Penjilidan, BLKS. PenP/ 7.9.1 Jika ada kesilapan, ikut langkah 7.7. 7.9.2 Jika tiada, ikut langkah 7.10. 7.10 Hantar Bahan ke Unit Penjilidan, BLKS beserta 2 Salinan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) dan Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL). PAP Rujuk Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P001). 7.11 Failkan 1 Salinan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) yang Telah Disahkan Penerimaan oleh Unit Penjilidan, BLKS dalam Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BL02/PRO). 7.12 Tamat.
Halaman: 5/5 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSAS/BL02/PRO Log Proses Penjilidan Jurnal - Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) - Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) - Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BTB 3 Tahun Kuasa Melupus KB 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 4/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas 3/2014 WP 11/08/2014