HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP) KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN () HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM QMS (OPR): P-BP 1/2018 Pemilik Proses Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor Nama Dokumen: Prosedur Pengurusan Permohonan ke Luar Negara Kod Dokumen: UPM/OPR/P-BP/P001 No Isu: 02, Semakan: 05, Tarikh Kuatkuasa: 18/8/2017 2.0 SKOP Pernyataan Pindaan/ Nama Dokumen: Prosedur Pengurusan Permohonan ke Luar Negara Kod Dokumen: UPM/OPR/P-BP/P001 No Isu: 02, Semakan: 06, Tarikh Kuatkuasa: 14/12/2018 2.0 SKOP Tambahan (T)/ Pemotongan (P) Prosedur ini merangkumi semua proses melibatkan penerimaan dan semakan permohonan bagi mendapatkan kelulusan Setiausaha Kementerian Pendidikan Tinggi/Naib Canselor untuk mendapatkan kebenaran ke luar negara. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Prosedur ini merangkumi semua proses melibatkan penerimaan dan semakan permohonan bagi mendapatkan kelulusan Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia/Naib Canselor untuk mendapatkan kebenaran ke luar negara. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN P & T Kod Dokumen Tajuk Dokumen Kod Dokumen Tajuk Dokumen Pekeliling Kementerian Kewangan: Pematuhan Peraturan Perjalanan Atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara Oleh Badan-Badan Berkanun Persekutuan Bertarikh 11 Mei 2016 Pekeliling Kementerian Kewangan: Pematuhan Peraturan Perjalanan Atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara Oleh Badan-Badan Berkanun Persekutuan Bertarikh 11 Mei 2016 Pekeliling Kementerian Kewangan: Pematuhan Peraturan Perjalanan Atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara Oleh Badan-Badan Berkanun Persekutuan Bertarikh 25 Jan 2017 Pekeliling Kementerian Kewangan: Pematuhan Peraturan Perjalanan Atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara Oleh Badan-Badan Berkanun Persekutuan Bertarikh 25 Jan 2017 Surat Pekeliling Am Bil 3 Tahun 2012 Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian Surat Pekeliling Am Bil 3 Tahun 2012 Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian 1/ 7

Pemilik Proses Garis Panduan Permohonan Ke Luar Negara Pernyataan Pindaan/ Garis Panduan Permohonan Ke Luar Negara Tambahan (T)/ Pemotongan (P) -Menu Manual Pengguna Manual Pengguna Sistem Permohonan Luar Negara -Menu Manual Pengguna -Menu Manual Pengguna Manual Pengguna Sistem Permohonan Luar Negara Perbendaharaan Malaysia Perbelanjaan Bagi Perjalanan Atas Tugas Rasmi ke Luar Negara T 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN e-otr KPT KBP KJ KSU KPT LPU PegKew Pemohon P PTJ PYB SPLN Urus setia : Sistem Perjalanan Luar Negara, Kementerian Pendidikan Tinggi : Bahagian Pentadbiran : Jabatan : Setiausaha, Kementerian Pendidikan Tinggi : Lembaga Pengarah Universiti : Naib Canselor : Pegawai Kewangan Pejabat Bursar : Pegawai UPM : Pejabat Naib Canselor : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) : Pegawai ng Bertanggungjawab (Pegawai Tadbir) : Sistem Permohonan Ke Luar Negara : Pegawai yang bertanggungjawab di Pejabat Naib Canselor e-otr KPT KBP KJ KSU KPM PegKew Pemohon P PTJ PYB SPLN Urus setia : Sistem Perjalanan Luar Negara, Kementerian Pendidikan Malaysia : Bahagian Pentadbiran : Jabatan : Setiausaha, Kementerian Pendidikan Malaysia : Naib Canselor : Pegawai Kewangan Pejabat Bursar : Pegawai UPM : Pejabat Naib Canselor : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) : Pegawai ng Bertanggungjawab (Pegawai Tadbir) : Sistem Permohonan Ke Luar Negara : Pegawai yang bertanggungjawab di Pejabat Naib Canselor P & T P & T P 2/ 7

Pemilik Proses 6.0 PROSES TERPERII A. PERMOHONAN KATEGORI RASMI Tanggun gjawab / PTJ Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.10 (a) Jika, ikut A B langkah 6.11 (b) Jika, ikut langkah 6.17 Pernyataan Pindaan/ 6.0 PROSES TERPERII A. PERMOHONAN KATEGORI RASMI Tanggun gjawab / PTJ Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A B 6.10 (a) Jika, ikut langkah 6.11 (b) Jika, ikut langkah 6.15 Tambahan (T)/ Pemotongan (P) Urusetia / Urus setia/pt PO LPU 6.10 Diperakukan? 6.11 T adalah pemohon? 6.12 Perakuan 6.13 Diperakukan? 6.14 Hantar untuk Sokongan LPU 6.15 Disokong? D C 6.11 (a) Jika, ikut langkah 6.14 (b) Jika, ikut langkah 6.12 6.12 Perakuan permohonan ke luar negara pegawai oleh. 6.13 (a) Jika, ikut langkah 6.14 (b) Jika, ikut langkah 6.17 6.14 (a) Cetak borang dan lampiran bagi setiap permohonan pegawai yang telah mendapat perakuan daripada sistem SPLN. (b)dapatkan sokongan daripada LPU 6.15 (a) Jika, ikut langkah 6.16 (b) Jika, ikut langkah 6.17 Urusetia/ Urus setia/ptp O Urus setia/ptp O 6.10 Diperakukan? 6.11 T adalah pemohon? 6.13 Diperakukan? 6.14 Hantar untuk Kelulusan KSU, KPM 6.15 Maklumkan keputusan 6.16 Tamat 6.12 Perakuan 6.11 (a) Jika, ikut langkah 6.14 (b) Jika, ikut langkah 6.12 6.12 Perakuan permohonan ke luar negara pegawai oleh. 6.13 (a) Jika, ikut langkah 6.14 (b) Jika, ikut langkah 6.15 6.14Masukkan permohonan pegawai yang telah mendapat sokongan ke dalam sistem e-otr KPM http://app.mohe.gov.my/eto r/. 6.15 Maklumkan keputusan permohonan kepada pemohon melalui notifikasi secara automatik bagi setiap tahap perakuan, sokongan dan kelulusan. Tempoh maksimum bagi keseluruhan proses sehingga mendapat keputusan akhir adalah dalam tempoh 6 minggu selepas menerima permohonan lengkap. P T 3/ 7

Pemilik Proses Tanggu ngjawa b Carta alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Pernyataan Pindaan/ Tambahan (T)/ Pemotongan (P) P Urus setia/ Urus setia/p TPO D 6.16 Hantar untuk Kelulusan KSU, KPT 6.17 Maklumkan keputusan 6.18 Tamat C 6.16 Masukkan permohonan pegawai yang telah mendapat sokongan LPU ke dalam sistem e-otr KPT (http://app.mohe.gov.my/etor/). 6.17 Maklumkan keputusan permohonan kepada pemohon melalui notifiaksi secara automatik bagi setiap tahap perakuan, sokongan dan kelulusan. Tempoh maksimum bagi keseluruhan proses sehingga mendapat keputusan akhir adalah dalam tempoh 6 minggu selepas menerima permohonan lengkap. P & T 4/ 7

Pemilik Proses 7.0 REKOD Pernyataan Pindaan/ 7.0 REKOD Tambahan (T)/ Pemotongan (P) Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 2. Rekod Permohonan dalam Sistem Permohonan Perjalanan Luar Negara KPT e-otr http://app.moe. gov.my/etor/ 3. UPM//100-11/2/41 Sistem Perjalanan Luar Negara (KSU) Borang Menghadiri Persidangan, Seminar dan Lawatan Rasmi ke Luar Negeri Tanggungja wab Mengumpul dan Memfail Tanggungja wab Menyeleng gara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus PYB Server KPT KSU, KPT PYB Kabinet Fail Bilik Urusetia Disimpan dalam bentuk hardcopy sehingga tempoh maksimum (3 tahun), dan kemudian ianya disimpan sebagai softcopy (scan file) KBP Rincih (hardcop y) Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 2. Rekod Permohonan dalam Sistem Permohonan Perjalanan Luar Negara KPT e-otr http://app.moe. gov.my/etor/ 3. UPM//100-11/2/41 Sistem Perjalanan Luar Negara (KSU) Borang Menghadiri Persidangan, Seminar dan Lawatan Rasmi ke Luar Negeri Tanggungja wab Mengumpul dan Memfail Tanggungja wab Menyeleng gara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus PYB Server KPT KSU, KPM PYB Kabinet Fail Bilik Urusetia Disimpan dalam bentuk hardcopy sehingga tempoh maksimum (2 tahun), dan kemudian ianya disimpan sebagai softcopy (scan file) KBP Rincih (hardcop y) P & T 5/ 7

Pemilik Proses Pernyataan Pindaan/ Tambahan (T)/ Pemotongan (P) 8.0 SEJARAH SEMAKAN 8.0 SEJARAH SEMAKAN T 6/ 7

BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO) Peneraju Proses: Pejabat Naib Canselor Kelulusan Mesyuarat: Mesyuarat -ketua Bahagian Khas Kali ke- 37 Tarikh Mesyuarat: 4 Disember 2018 Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 14/12/2018 Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen. 7/ 7

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN () HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP) QMS (OPR): P- PSKK 1/2018 Pemilik Proses Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi Nama Dokumen: Prosedur Pengurusan Penerbitan Korporat Universiti Kod Dokumen: UPM/OPR/P-PSKK/P003 Isu: 02, Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 26/5/2017 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JRG : Jurugambar Entiti : Pengarah/Timbalan Pengarah/ Bahagian KPTJ : Pusat Tanggungjawab Penerbitan Korporat : Penerbitan yang diterbikan oleh Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi termasuk akhbar Tribun Putra, Buku Harian dan Prospektus PP : Pegawai Penerbitan PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PRK : Pereka PSKK : Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi : Pembantu Pentadbiran(Perkeranian/Operasi) PW : Pembantu Wartawan PYB : Pegawai ng Bertanggungjawab Pernyataan Pindaan/ Tambahan (T) / Pemotongan (P) Nama Dokumen: Prosedur Pengurusan Penerbitan Korporat Universiti Kod Dokumen: UPM/OPR/P-PSKK/P003 Isu: 02, Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 14/12/2018 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JRG : Jurugambar Entiti : Pengarah/Timbalan Pengarah/ Bahagian KPTJ : Pusat Tanggungjawab KPU : Penerbit UPM Penerbitan Korporat : Penerbitan yang diterbikan oleh Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi termasuk akhbar Tribun Putra, Buku Harian dan Prospektus PP : Pegawai Penerbitan PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PRK : Pereka PSKK : Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PW : Pembantu Wartawan PYB : Pegawai ng Bertanggungjawab T P/T 1/ 4

Pemilik Proses Pernyataan Pindaan/ Tambahan (T) / Pemotongan (P) Tanggun gjawab Entiti/ PYB Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B 6.7 Lulus? Lulus C 6.7 Semak untuk kelulusan bahan penerbitan percetakan mengikut senarai semak jenis penerbitan berikut, iaitu: (i) senarai semak tribun putra (ii) senarai semak buku harian (iii) senarai semak prospektus (a) (b) Jika (lulus), ikut langkah 6.8. Jika, ikut langkah 6.6 OPR/P- PSKK/SS08/ TRIBUN, OPR/P- PSKK/SS09/ BUKU HARIAN, OPR/P- PSKK/SS10/ Prospektus Tanggun gjawab Entiti/ PYB Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B 6.7 Lulus? C 6.7 Semak untuk kelulusan bahan penerbitan percetakan mengikut senarai semak jenis penerbitan berikut, iaitu: (i) senarai semak tribun putra (ii) senarai semak buku harian (iii) senarai semak prospektus (a) (b) Jika (lulus), ikut langkah 6.8. Jika, ikut langkah 6.6 OPR/P- PSKK/SS08/T RIBUN, OPR/P- PSKK/SS09/B UKU HARIAN, OPR/P- PSKK/SS10/ PROSPEKTUS P/T Entiti/ PYB 6.8 Cetak 6.8 Cetak mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Entiti/ PYB/ KPU 6.8 Cetak 6.8 Cetak mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Surat UPM/P/M arcom (27 Julai 2013) Garis Panduan Percetakan (OPR/PUPM/ GP02/PERCE TAKAN T 2/ 4

Pemilik Proses Pernyataan Pindaan/ Tambahan (T) / Pemotongan (P) 8.0 SEJARAH SEMAKAN 8.0 SEJARAH SEMAKAN 3/ 4

BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO) Peneraju Proses: Pejabat Naib Canselor Kelulusan Mesyuarat: Mesyuarat -ketua Bahagian Khas Kali ke- 37 Tarikh Mesyuarat: 4 Disember 2018 Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 14/12/18 Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen. 4/ 4

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN () HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP) QMS (OPR): P- PSKK 2/2018 Pemilik Proses Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi Nama Dokumen: Prosedur Pelaporan Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Kod Dokumen: UPM/OPR/P-PSKK/P005 Isu: 02, Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 26/5/2017 Tanggu ngjawa b PT/ PT/ Carta Alir 6.3 Semak Maklumat 6.4 Lengkap 6.5 Sedia Laporan Perincian Pernyataan Pindaan/ Tambahan (T) / Pemotongan (P) 6.3 Semak maklumat yang diterima mengikut keperluan dalam tempoh lima (5) hari bekerja. 6.4 Pastikan maklumat yang diterima adalah lengkap dan memenuhi keperluan yang telah ditetapkan: (a) Jika, ikuti langkah 6.5. (b) Jika, dapatkan maklumat daripada peneraju dan ikut langkah 6.3 (c). 6.5 Sediakan laporan pencapaian KPI dalam tempoh lima (5) untuk dimajukan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti. Nama Dokumen: Prosedur Pelaporan Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Kod Dokumen: UPM/OPR/P-PSKK/P005 Isu: 02, Semakan: 05, Tarikh Kuatkuasa: 14/12/2018 Tanggu ngjawa b PT/ PT/ Carta Alir 6.3 Semak Maklumat 6.4 Lengkap 6.5 Sedia Laporan Perincian 6.3 Semak maklumat yang diterima mengikut keperluan dalam tempoh lima (5) hari bekerja. 6.4 Pastikan maklumat yang diterima adalah lengkap dan memenuhi keperluan yang telah ditetapkan: (a) Jika, ikuti langkah 6.5. (b) Jika, dapatkan maklumat daripada peneraju dan ikut langkah 6.3. 6.5 Sediakan laporan pencapaian KPI dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh penerimaan maklumat mengikut takwim yang ditetapkan untuk dibentangkan kepada pegawai kanan universiti pada Bengkel Penilaian Pencapaian KP setiap suku tahun. T P/T P/T 1/ 3

Pemilik Proses Pernyataan Pindaan/ Tambahan (T) / Pemotongan (P) 8.0 SEJARAH SEMAKAN 8.0 SEJARAH SEMAKAN T 2/ 3

BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO) Peneraju Proses: Pejabat Naib Canselor Kelulusan Mesyuarat: Mesyuarat -ketua Bahagian Khas Kali ke- 37 Tarikh Mesyuarat: 4 Disember 2018 Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 14/12/18 Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen. 3/ 3