PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR NO. KELUARAN 04 TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA Mohd As ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi, AMP JAWATAN Wakil Pengarah TARIKH 03 Jun 2013 04 Jun 2013
KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur No. Prosedur Bil Penerangan Pindaan M/Surat 1. Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa - 0 01 Julai 2011 2. 3 Menggantikan perkataan : - Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Pembangunan Pelajar kepada Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar - Menghantar atau menyerahkan dokumen pendaftaran kepada calon untuk dilengkapkan dan dibawa bersama semasa pendaftaran kepada Menghantar atau menyerahkan dokumen makluman pendaftaran kepada calon untuk dimuaturun dan dibawa bersama dokumen yang telah dilengkapkan semasa pendaftaran. - Baru ke baharu - KUPep ke Unit Peperiksaan - KUPLI ke Unit Perhubungan dan Latihan Industri - Fail Pelajar di Pejabat JHEPP ke Fail Pelajar 2/70 3/70 5/70 7/70 7/70 9/70, 10/70 0 01 Julai 2011 Penambahan perkataan : - dokumen 3/70 0 01 Julai 2011
KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur No. Prosedur Bil Penerangan Pindaan M/Surat 4 Menggantikan ayat : - 1.Mengesahkan penerimaan data pemohon berjaya pengambilan pelajar dari JPP. kepada 1.Mengesahkan norma cadangan tawaran daripada Bah. Pengambilan Pelajar, JPP. - 2.Memindahkan maklumat keputusan pemilihan pelajar ke pangkalan data di Politeknik. kepada 2.Memuaturun data pemohon berjaya dari laman sesawang Bah. Pengambilan Pelajar, JPP. - 10. Mengemukakan data pelajar ke JPP kepada 10.Mengemaskini data pelajar. - 11. Mengemaskini data pelajar ke 11.Mengemukakan data pelajar ke JPP - 8.Menyediakan analisis dan mengemukakan laporan maklumbalas analisis MSK kepada ke 8.Membuat analisis dan menyediakan laporan analisis MSK. - 9.Menyemak dan mengesahkan laporan maklumbalas MSK dan analisis maklumbalas MSK untuk mengenalpasti sebarang kelemahan yang berlaku bagi pelaksanaan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan ke 9.Menyemak dan mengesahkan laporan maklumbalas analisa MSK untuk mengenalpasti sebarang kelemahan yang berlaku bagi pelaksanaan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan. - Terima data pelajar baru ke muaturun data pelajar baharu - Terima pelajar untuk lapor diri ke Pelajar melapor diri Kemaskini fail di JHEPP ke Hantar Statistik Input, Enrolmen dan Out (IEO) 3/70 3/70 4/70 4/70 6/70 6/70 Addendum 1 Addendum 3 Addendum 3 No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa 0 01 Julai 2011 Memansuhkan ayat : - Cakera padat pengambilan 9/70 0 01 Julai 2011 Menambah ayat : - Fail Pelajar / 3 tahun / Bilik MQA Jabatan 9/70 0 01 Julai 2011
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan pelajar yang didaftarkan adalah 100% menepati syarat kemasukan Politeknik-politeknik Kementerian Pengajian Tinggi. 2.0 SKOP Prosedur kerja ini digunapakai dalam urusan pendaftaran pelajar oleh Jabatan Hal- Ehwal dan Pembangunan Pelajar Politeknik Merlimau, Kementerian Pengajian Tinggi. 3.0 RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti : 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 8.2.3, 8.2.4 3.2. Standard SPK 3.3. PMM-PK-PS-09 : Rekod 3.4. Buku Panduan Pengambilan Dan Pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi. 3.5. Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau. 1
4.0 DEFINISI JHEPP Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar adalah jabatan yang menguruskan Hal Ehwal Pelajar di Politeknik. Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar adalah pegawai yang dilantik untuk mengetuai Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Pembangunan Pelajar. KUPep Ketua Unit Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik untuk mengetuai urusan dan aktiviti peperiksaan. KUPLI Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri adalah pegawai yang dilantik untuk menguruskan program latihan industri pelajar. PHEP (PD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengambilan dan Data) PHEP (KD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan dan Disiplin) Pelajar Baru Calon yang baru mendaftar sebagai pelajar Politeknik. Pelajar Senior Pelajar yang layak meneruskan pengajian ke semester berikutnya. Butiran Pemohon Maklumat calon yang memohon tempat pengajian di politeknik. Kad Pelajar Kad pengenalan diri pelajar yang dikeluarkan oleh JHEPP. 2
5.0 PROSEDUR KERJA A. PELAJAR BAHARU I. Pengesahan Tawaran Tanggungjawab Tindakan Pengarah 1. Mengesahkan norma cadangan tawaran daripada Bah. Pengambilan Pelajar, JPP. 2. Memuaturun data pemohon berjaya dari laman sesawang Bah. Pengambilan Pelajar, JPP. PHEP(PD) 3. Memproses dokumen penerimaan tawaran mengikut prosedur berkaitan seperti dalam Buku Panduan Pengambilan Dan Pelajar Politeknik KPT. 4. Menghantar atau menyerahkan dokumen makluman pendaftaran kepada calon untuk dimuaturun dan dibawa bersama dokumen yang telah dilengkapkan semasa pendaftaran. Tawaran Susulan / Rayuan Penawaran Semula Tempat Pengajian 5. Menerima data pemohon berjaya ke Politeknik / keputusan rayuan penawaran semula tempat pengajian dan mengulang tindakan 3-4 di atas. 3
II. Pendaftaran Tanggungjawab Tindakan Sebelum Pendaftaran : 6. Menyediakan data calon yang akan mendaftar. 7. Membuat persiapan untuk proses pendaftaran. (Rujuk Lampiran 1). Semasa Pendaftaran : 8. Menyemak dokumen dan mendaftarkan pelajar mengikut prosedur berkaitan seperti dalam Buku Panduan Pengambilan Dan Pelajar Politeknik KPT. Selepas Pendaftaran : PHEP(PD) 9. Memproses Kad Pelajar seperti dalam Buku Panduan Pengambilan Dan Pelajar Politeknik KPT. 10. Mengemaskini data pelajar. 11. Mengemukakan data pelajar ke JPP. Tawaran Susulan / Rayuan Penawaran Semula Tempat Pengajian 11. Mendaftarkan calon tawaran susulan / penawaran semula dengan mengulangi tindakan 8-11 di atas. 4
III. Minggu Suaikenal (MSK) Tanggungjawab PHEP(KD) Tindakan 1. Mengurus Program MSK bagi pelajar baharu. Sebelum MSK : 2. Memastikan penyediaan Program MSK meliputi perkara/taklimat berikut: a. Peraturan akta 174 b. Kebajikan dan Kewangan c. Psikologi dan Kerjaya d. Peperiksaan e. MQA f. Lain-lain program mengikut keperluan P 3. Meluluskan Tentatif Program MSK Semasa MSK : 4. Memastikan pelaksanakan Program MSK. 5. Mengedarkan borang soal selidik MSK kepada maksimum 30% bilangan pelajar baru yang mendaftar sebagai responden bagi mendapatkan maklumbalas MSK. 6. Mengumpulkan semula borang soal selidik yang lengkap daripada pelajar untuk dianalisis. Pengarah/Timbalan Pengarah 7. Merasmikan Majlis Perasmian Penutupan Program MSK. 5
Tanggungjawab Tindakan Selepas MSK : PHEP(KD) 8. Membuat analisis dan menyediakan laporan maklumbalas analisis MSK. 9. Menyemak dan mengesahkan laporan maklumbalas analisa MSK untuk mengenalpasti sebarang kelemahan yang berlaku bagi pelaksanaan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan. 10. Melaporkan maklumbalas analisis MSK untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula. 6
B. PELAJAR SENIOR I. Lapor Diri Tanggungjawab Tindakan Sebelum Lapor Diri : 12. Mengemaskini data pelajar berdasarkan data dari Unit Peperiksaan dan Unit Perhubungan dan Latihan Industri. 13. Mengedarkan maklumat lapor diri senior. 14. Membuat persiapan untuk proses lapor diri. (Rujuk Lampiran 1). Semasa Lapor Diri : 16. Menyemak dokumen dan merekod bayaran mengikut prosedur berkaitan seperti dalam Buku Panduan Pengambilan Dan Pelajar Politeknik KPT. Selepas Lapor Diri : 17. Mengemaskini data pelajar. 7
B. KAWALAN DOKUMEN PELAJAR Tanggungjawab Tindakan 18. Mengemaskini Fail Pelajar. C. STATISTIK Tanggungjawab Tindakan 19. Mengemukakan Statistik Input, Enrolmen dan Output semasa ke JPP. 8
6.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Fail Pelajar 3 tahun Bilik MQA Jabatan 2. Buku Panduan Pengambilan Dan Pelajar Politeknik KPT 1 Tahun Pejabat JHEPP 3. Senarai Semak Persediaan Pendaftaran / Lapor Diri 1 Tahun Pejabat JHEPP 1 4. Status Penerimaan Tawaran 1 Tahun Pejabat JHEPP 5. Status 1 Tahun Pejabat JHEPP 6. Statistik Input, Enrolmen dan Output 2 Tahun Pejabat JHEPP 7. Rekod Pembatalan Tawaran 1 Tahun Pejabat JHEPP 8. Keputusan Rayuan Pembatalan Tawaran 1 Tahun Pejabat JHEPP 9. Butiran Pemohon 3 Tahun Fail Pelajar 10. Borang Jawapan Tawaran (BJT-JPP) / (BJTS-JPP) 3 Tahun Fail Pelajar 11. Laporan Pemeriksaan Doktor 3 Tahun Fail Pelajar 9
Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 12. Surat Ikrar Pelajar dan Lepastanggung 3 Tahun Fail Pelajar 13. Surat Kebenaran Ibubapa/ Penjaga Rawatan Pembedahan 3 Tahun Fail Pelajar 14. Rekod Penerimaan Kad Pelajar 1 Tahun Pejabat JHEPP 15. Back-up Data 3 Tahun Pejabat JHEPP 16. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Induk Minggu Suaikenal 5 Tahun Pejabat JHEPP 17. Jemputan Majlis Perasmian dan Penutup Minggu Suaikenal 5 Tahun Pejabat JHEPP 18. Laporan Pelaksanaan Minggu Suaikenal 1 Tahun Pejabat JHEPP 19. Program Minggu Suaikenal 1 Tahun Pejabat JHEPP 10
LAMPIRAN 1 SENARAI SEMAK PERSEDIAAN PENDAFTARAN / LAPOR DIRI Bil Perkara Sila tanda ( ) di ruangan yang berkenaan catatan/tindakan 1 Susun atur tempat pendaftaran ada siap cukup 2 AJK yang terlibat berada di tempat bertugas 3 Petunjuk arah 4 Label 5 Sistem siaraya 6 Dokumen - Fail Pelajar - Senarai calon mengikut program - Buku Panduan Pendaftaran 7 Alat tulis Lain-lain : 8.. 9.. Ulasan: Tarikh :. Disediakan Oleh : Disahkan oleh : Sesi Pengambilan :.... PHEP(PD) Ketua Jabatan PLSP-03(1) (06-06-13) Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
Addendum 1 CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU Mula Pengarah Muaturun data pelajar baru Membuat persiapan pendaftaran Mendaftar pelajar Menyedia kad pelajar Menghantar Data Pelajar Mendaftar Melaksanakan daftar tawaran susulan Tidak Ya Norma dipenuhi? Kemaskini data dan fail pelajar Sedia senarai pelajar yang mendaftar Tamat
Addendum 2 CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN MINGGU SUAIKENAL Mula Memastikan penyediaan Program MSK Meluluskan program MSK Memastikan perlaksanaan MSK Menjalankan soal selidik MSK Pengarah Perasmian Penutup MSK Menyedia dan melaporkan analisis MSK dalam mesyuarat Kajian Semula. Tamat
Addendum 3 CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : URUSAN LAPOR DIRI PELAJAR SENIOR Mula Sedia dan edar maklumat lapor diri Buat persediaan dan persiapan lapor diri Pelajar melapor diri Tidak Pelajar lapor diri? Ya Maklumkan kepada Ketua Jabatan Sediakan Statistik Input, Enrolmen dan Output (IEO) Hantar Statistik Input, Enrolmen dan Output (IEO) ke JPP. Tamat