KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: KOL. BERSEKUTU (PA) ZULLHYZRIFEE ISHRAF BIN ZULKIFLY HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N Pegawai Pengarah 19-12-2016 23-12-2016
Mukasurat 2/10 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1... 3 2. SKOP PROSES 4.4.1... 3 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2... 3 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2... 3 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2... 4 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C... 4 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4... 5 8. RISIKO PROSES 6.1... 5 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7... 5 10. DEFINISI... 6 11. SINGKATAN 4.4... 7 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4... 8 13. SIPOC DIAGRAM 4.4... 9 14. PROSES KERJA... 9 15. REKOD 7.5... 10 16. LAMPIRAN 8.5.1... 10 17. PETUNJUK PRESTASI (PI)... 10
Mukasurat 3/10 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini adalah untuk melicinkan pengurusan bank Soalan Politeknik KPT 2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini meliputi semua aktiviti di dalam pengurusan bank soalan. 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Pelajar PSA. 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Ketua Jabatan Pastikan pensyarah terlibat menyelesaikan tugasan mengikut takwim Ketua Program Memastikan silibus dan feist mempunyai Pegawai Penggubal Item keselarasan Urusetia Bengkel Penilaian dan Pemurnian Item. Bengkel Penggubalan Item Berkualiti Mempunyai pengetahuan tentang program. Mempunyai pengetahuan tentang program. Mengendalikan Bengkel Penilaian dan Pemurnian Item. Mempunyai pengetahuan dalam soalan yang akan digubal Integriti Jujur Amanah Integriti Jujur Amanah Integriti Jujur Amanah Integriti Jujur Berminat menggubal soalan Pernah mengajar. Pernah mengajar. Pernah Mengendalikan Bengkel Penilaian dan Pemurnian Item. Sekurangkurangnya pernah mengajar kursus tersebut
Mukasurat 4/10 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1 KRITERIA 1. Takwim Aktiviti-Aktiviti Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi 2. Garispanduan dan Prosedur Pelaksanaan Bank Soalan yang terkini. 3. Surat Arahan Gubal Deraf Soalan daripada Bahagian dan Penilaian, JPP 4. Garis Panduan Pengurusan Bank Item dan Peraturan Pemarkahan Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi yang terkini Surat Arahan Gubal Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data-data dan kerahsiaan item peperiksaan Identifikasi dan - kemudahkesanan 8.5.2 Pemuliharaan 8.5.4 - Peraturan dan perundangan Akta Rahsia Rasmi 1972 8.2.2 (a) Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e) - 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER Sumber manusia Peralatan Bahan Keperluan lain KEPERLUAN a. Ketua Jabatan b. Ketua Program c. Pegawai d. Penggubal a. Alat tulis b. Komputer c. Bilik Seminar d. Bilik Kebal a. Silibus b. Feist a. Peruntukan Kewangan
Mukasurat 5/10 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR Panel Penilai Luar daripada Pihak Universiti KAEDAH KAWALAN Kompetensi mengajar Profil Pengalaman 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Menggubal Item - Item bocor - Mengisi Borang Akta Rahsia Rasmi 1972 TINDAK BALAS JIKA BERLAKU - Tindakan tata tertib Memurnikan Item - Item bocor - Mengisi Borang Akta Rahsia Rasmi 1972 - Tindakan tata tertib 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Tidak Menggubal Item Tidak menghadiri Bengkel Penilaian dan Pemurnian Item TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU Memaklumkan kepada Ketua Jabatan. Mencari pengganti yang sesuai TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU Memastikan Set Item Telah disiapkan semasa Bengkel Penggubalan Surat panggilan bengkel dimaklumkan lebih awal.
Mukasurat 6/10 10. DEFINISI Terminologi & Definisi 1. Takwim Aktiviti- Aktiviti Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi. 2. Garispanduan dan Prosedur Pelaksanaan Bank Soalan Takwim ini menjelaskan secara terperinci aktiviti-aktiviti serta tarikh-tarikh sebagai panduan bagi perlaksanaan peperiksaan di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah. Panduan ini diwujudkan di bawah amalan dan bidang kuasa Urusetia Pusat Pengurusan Bank Item dengan kelulusan Mesyuarat Pengarah-Pengarah Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi. 3. Garis Panduan Pengurusan Bank Item dan Peraturan Pemarkahan Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi. Panduan ini diwujudkan di bawah amalan dan bidang kuasa Urusetia Pusat Pengurusan Bank Item dan Peraturan Pemarkahan dengan kelulusan Lembaga dan Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi yang terkini. 4. Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah, Jabatan Pendidikan Politeknik bagi mengetuai sesebuah jabatan akademik di politeknik. 5. Ketua Program Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah, Jabatan Pendidikan Politeknik bagi mengetuai sesebuah jabatan akademik di politeknik. 6. Pegawai Pegawai adalah pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Politeknik bagi melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di politeknik. 7. Penggubal Item Pensyarah kursus yang diarahkan menggubal Item oleh Ketua Jabatan yang berkenaan.
Mukasurat 7/10 11. SINGKATAN 4.4 Singkatan KJ JPP KP PP UPEP BPN PSA J/B/U PSDI PGB Maksud Ketua Jabatan Jabatan Pendidikan Politeknik Ketua Program Pegawai Unit Bahagian dan Penilaian Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah Jabatan/ Bahagian/ Unit Panel Semakan Deraf Item Penggubal Item
Mukasurat 8/10 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PEGAWAI PEPERIKSAAN KETUA JABATAN PENGGUBAL ITEM PANELSEMAKAN DERAF ITEM Terima Surat Arahan Pertukaran Deraf Item Dengan Politeknik Penyelaras Beri arahan Gubal Kepada pensyarah kursus Gubal Deraf Item Semak Deraf Item Dan Baiki Sekiranya Ada Pembetulan Menganjurkan Bengkel Penilaian Dan Pemurnian Item Bengkel Proof Reading anjuran BPN Terima Soalan Akhir daripada BPN Cetak soalan peperiksaan akhir dan masukkan ke dalam sampul mengikut kursus, bilangan, tempat dan tarikh peperiksaan akhir Lengkapkan borang rekod penyediaan soalan Semak bilangan dan muka surat soalan Simpan kertas soalan peperiksaan akhir di Bilik Kebal dan keluarkan pada tarikh peperiksaan.
Mukasurat 9/10 13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN BPN Surat arahan gubal daripada BPN PENGURUSAN BANK SOALAN Soalan Akhir Pegawai 14. PROSES KERJA T.JAWAB BIL TINDAKAN KJ 1 Keluar arahan gubal item berdasarkan surat arahan gubal dari BPN. PGB 2 Gubal deraf item seperti yang diarahkan oleh Ketua Jabatan menggunakan Borang Semakan Deraf Item dan Peraturan Pemarkahan (Lampiran 1). PSDS 3 Semak deraf item yang telah digubal. Jika perlu diubah, deraf item tersebut dikembalikan kepada penggubal untuk dibaiki. PP 4 Hadir Mesyuarat Pegawai dan Pertukaran Deraf. Politeknik Penganjur Politeknik Penganjur 5 Terima deraf item dari politeknik lain untuk dinilai semasa Bengkel Penilaian dan Pemurnian Item 6 Menganjurkan Bengkel Penilaian Dan Pemurnian Item PP 7 Menghadiri Bengkel Proof Reading anjuran BPN. PP 8 Terima Soalan Akhir daripada BPN PP 9 Cetak soalan peperiksaan akhir dan masukkan ke dalam sampul mengikut kursus, bilangan, tempat dan tarikh peperiksaan akhir PP 10 Lengkapkan Borang Rekod Penyediaan Soalan (Lampiran 2). PP 11 Semak bilangan dan muka surat soalan. PP 12 Simpan kertas soalan peperiksaan akhir di Bilik Kebal dan keluarkan pada tarikh peperiksaan.
Mukasurat 10/10 15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN 1 Borang Semakan Deraf Item Dan Peraturan Pemarkahan 2 Borang Rekod Penyediaan Soalan 2 tahun UPEP 1 tahun UPEP 16. LAMPIRAN 8.5.1 BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1. Borang Semakan Deraf Item Dan Peraturan Pemarkahan Lampiran 1 B1/BPN 2. Borang Rekod Penyediaan Soalan Lampiran 2 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) 1. Pengurusan soalan bank adalah mengikut yang telah ditetapkan di dalam Takwim Aktiviti-Aktiviti Politeknik. 2. Soalan peperiksaan akhir disiapkan sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum minggu peperiksaan akhir bermula
BORANG SEMAKAN DRAF ITEM DAN PERATURAN PEMARKAHAN LAMPIRAN 1 JABATAN : JKA / JKE / JKM / JP / JPH / JMSK / JTMK / JRKV/ JTM / JKPK / JPA / JAB / JKP / JPP SESI PENGAJIAN : B1/BPN KOD KURSUS : NAMA KURSUS : NAMA PENGGUBAL : No. Item Komen & Catatan Pembetulan / Penambahbaikan (Item / Peraturan Pemarkahan) Semakan Terakhir Telah Diperbaiki ( ) SENARAI SEMAK PENILAIAN ITEM Akur kurikulum (akur peluang, akur spesifikasi, tepat konstruk, tepat tajuk, jelas, sesuai kesukaran, sesuai penting dan sesuai adil) SEMAKAN ( ) Tulen Akur agihan topik /AST/FEIST Jelas kata tugas, Jelas konteks, Jelas stimulus Sesuai aras domain taksonomi Sesuai pembahagian markah Sesuai pembahagian masa menjawab Akur format peperiksaan akhir (ada CLO dan domain taksonomi) Item dan Peraturan Pemarkahan dalam Bahasa Inggeris Akur spesifikasi: Jenis & saiz font, spacing, margin dll NAMA PENGGUBAL PENYEMAK BAHASA PENILAI (KJ/KP) T/TANGAN NAMA TARIKH Nota : Pembetulan yang dibuat ke atas item & peraturan pemarkahan hendaklah menggunakan DAKWAT MERAH dan jika ada pembetulan sila kembalikan kepada penggubal untuk diperbetulkan
LAMPIRAN 2 POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH UNIT PEPERIKSAAN REKOD PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR SESI : BIL. KOD KURSUS NAMA KURSUS BILANGAN PELAJAR BILANGAN CETAKAN CETAKAN (T/TGN & TARIKH) SIAP DICETAK DISEMAK OLEH PENYELARAS PEP JABATAN (T/TGN & TARIKH) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Nota : Pembetulan yang dibuat ke atas item & peraturan pemarkahan hendaklah menggunakan DAKWAT MERAH dan jika ada pembetulan sila kembalikan kepada penggubal untuk diperbetulkan