DAFTAR ISI. Daftar Isi... A. Manual Penetapan Standar. 1. B. Manual Pelaksanaan Standar.. 5. C. Manual Pengendalian Standar 8

Transkripsi

1 MUTU STIKes BAKTI TUNAS HUSADA LEMBAGA A PENJAMINAN MUTU INTERNAL STIKes BTH TASIKMALAYAA TAHUN 2011

2 DAFTAR ISI Daftar Isi... i A. Manual Penetapan Standar. 1 B. Manual Pelaksanaan Standar.. 5 C. Manual Pengendalian Standar 8 D. Manual Pengembangan Standar. 11

3 STIKes BTH Tasikmalaya PENETAPAN STANDAR Kode/ No : Man/LPMI/01 : 1 Maret 2011 Revisi : 0 Halaman : 1-3 PENETAPAN STANDAR STIKes BAKTI TUNAS HUSADA Digunakann untuk melengkapi : Memenuhi M.Pntp/STD D/01 Penetapan Standar Proses Perumusan Persetujuan Penetapan Penanggung Jawab Nama Jabatan Tati Dedah Ketua LPMI Yayah Syafariah Ketua STIKes Yayah Syafariah Ketua STIKes Tanda tangan 10 Januari Pebruari Maret 2011

4 Tujuan Prosedur Luas Lingkup SOP dan Penggunaannya Standar Prosedur Definisi Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan Standar Luas lingkup manual dan penggunaannya: Manual ini berlaku ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan, untuk semua standar. Setiap dokumen mutu dikendalikan oleh LPMI melalui pengkodean, penomoran, pengesahan, penyimpanan, dan penghapusan. Prosedur Penetapan Standar: 1. Jadikan visi dan misi STIKes sebagai titik tolak dan tujuan akhir, mulai dari merancang hingga menetapkan standar. 2. Kumpulkan dan pelajari isi semua peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek kegiatan yang hendak dibuatkan standarnya. 3. Catat apa yang menjadi norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundangundangan yang wajib dipenuhi. 4. Lakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT analysis. 5. Laksanakan studi pelacakan atau survey tentang aspek yang hendak dibuatkan standarnya itu, terhadap pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal. 6. Lakukan analisis hasil dari langkah no.2 hingga 4 dengan mengujinya terhadap visi dan misi STIKes. 7. Rumuskan draf awal standar yang bersangkutan dengan menggunakan rumus Audience Behaviour Competence Degree (ABCD). 8. Lakukan uji publik atau sosialisasi draf standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran. 9. Rumuskan kembali pernyataan standar dengan memerhatikan hasil dari no Lakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan. 11. Sahkan dan berlakukan standar melalui penetapan dalam bentuk keputusan. Definisi Istilah: 1. Merancang standar:adalah olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang

5 Petugas yang bertanggung Jawab Bagan Alur dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi atau menjabarkan 8 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci; 2. Merumuskan standar adalah menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence, dan Degree; 3. Menetapkan standaradalah tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku; 4. Studi pelacakan adalah survey yang dilakukan untuk memperoleh opini dan masukan dari pemangku kepentingan internal dan eksternal untuk bahan penetapan standar. 5. Uji publik adalah sosialisasi draf standar kepada pemangku kepentingan untuk mendapatkan saran. 6. Pengesahan standar adalah keputusan tentang penetapan standar, sehingga standar dapat dipergunakan yang dinyatakan dengan Surat Keputusan Ketua STIKes. Pihak yang harus melaksanakan standar adalah: 1. Tim LPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, 3. GKM Program Studi dan GKMUnit Kerja 4. Para dosen dan seluruh karyawan sesuai dengan tugas, kewenangan masing-masing. Mengumpulakan / mempelajari peraturan perundangundangan mencatat apa yang menjadi norma hukum melaksanakan studi pelacakan atau survey melakukan uji publik atau sosialisasi draf standar Rumuskan draf awal standar melakukan analisis hasil merumuskan merumuskan kembali pernyataan standar melakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar mengesahkan dan berlakukan standar Catatan Catatan: Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa: Daftar peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan kesehatan.

6 Ketersediaan peraturan dalam no. 1. Kuisioner untuk studi pelacakan atau untuk survey. Formulir / Template standar. Reverensi: Reverensi: 1. UU No.20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. PP No.17 Tahun 2011 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan pendidikan 3. PP. No.19/2005 tentang Stándar Nasional Pendidikan 4. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI tahun 2003dan Keputusan Ketua Yayasan YBTH/V/2010, Tentang Statuta. 6. Keputusan Ketua Yayasan YBTH/V/2010, Tentang Peraturan Akademik. 7. Keputusan Ketua STIKes tentang Pedoman Akademik. 8. Keputusan Ketua Yayasan YBTH/V/2010, tentang Organisasi dan Tata kerja 9. Keputusan Ketua Yayasan YBTH/V/2010, tentang Peraturan Kepegawaian 10. Keputusan Ketua Yayasan YBTH/V/2010, tentang Penilaian Kinerja Pegawai 11. Rencana Strategis STIKes BTH Tasikmalaya Kebijakan Mutu STIKes BTH Tasikmalaya.

7 STIKes BTH Tasikmalaya PENETAPAN STANDAR Kode/ No : Man/LPMI/02 : 1 Maret 2011 Revisi : 0 Halaman : 1-2 PELAKSANAAN STANDAR STIKes BAKTI TUNAS HUSADA Digunakan untuk melengkapi: Memennuhi M.Pntp/STD/02 Pelaksanaan Standar Proses Perumusan Persetujuan Penetapan Penanggung Jawab Nama Jabatan Tati Dedah Ketua LPMI Yayah Syafariah Ketua STIKes Yayah Syafariah Ketua STIKes Tanda tangan 10 Januari Pebruari Maret 2011

8 Tujuan Luas lingkup manual dan penggunaannya Standar Prosedur Definisi Standar operasional prosedur ini sebagai pedoman untuk melaksanakan seluruh standar Manual ini berlaku pada saat sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh seluruh unit kerja. Seluruh standar, prosedur, dan instruksi kerja dilaksanakan oleh seluruh unit kerja secara melekat dengan tugas masing-masing unit kerja yang dikoordinir oleh Gugus Kendali Mutu (GKM) dan di tingkat STIKes dikoordinir oleh LPMI Langkah-langkah: 1. Lakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar 2. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, karyawan non-dosen, dan mahasiswa, secara periodik dan konsisten. 3. Siapkan dan tuliskan dokumen tertulis berupa: Prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar. 4. Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan standar sebagai tolok ukur pencapaian. Definisi Istilah: 1. Melaksanakan standar: ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya. 2. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren. 3. Instruksi Kerjaadalah rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas. 4. Borang/ Formulir adalah dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu sebagai bagian tak terpisahkan dari Standar Mutu dan Manual Prosedur.

9 Petugas yang bertanggung Jawab Pihak yang harus melaksanakan standar adalah: 1. Tim LPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan 3. GKM Program Studi dan GKMUnit Kerja 4. Para dosen dan seluruh karyawan sesuai dengan tugas, kewenangan masing-masing. Bagan alur melakukan persiapan teknis dan/atau administratif mengsosialisasikan isi standar mengsosialisasikan isi standar melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan mempersiap kan dukumen Catatan Referensi Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa prosedur / SoP tentang suatu kegiatan sesuai isi setiap standar. Kebijakan Mutu Manual Penetapan Standar

10 STIKes BTH Tasikmalaya PENGENDALIAN STANDAR Kode/ No. : Man/ /LPMI/03 : 1 Maret 2011 Revisii : 0 Halaman : 1-2 PENGENDALIAN STANDAR STIKes BAKTI TUNAS HUSADA Digunakann untuk melengkapi: Memenuhi M.Pntp/STD/ 03 Pengendalian Standar Proses Perumusan Persetujuan Penetapan Penanggung Jawab Nama Jabatan Tati Dedah Ketua LPMI Yayah Syafariah Ketua STIKes Yayah Syafariah Ketua STIKes Tanda tangan 10 Januari Pebruari Maret 2011

11 Tujuan Luas lingkup manual dan penggunaannya Standar Prosedur Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar dapat tercapai atau terpenuhi. Manual ini berlaku ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan dan evaluasi secara rutin dan terus menerus, untuk semua standar. 1. Setiap standar dilakukan audit oleh tim auditor yang dikoordinir oleh Bidang audit LPMI minimal 1 kali dalam satu tahun. 2. Setiap layanan yang tidak sesuai standar dilakukan penanganan pencegahan melalui feedback bulanan atau pada saat ditemukan adanya ketidak sesuaian. 3. Untuk mengetahui tingkat kepuasan dan harapan stakeholder dilakukan survey kepuasan stakeholder minimal 1 smester sekali untuk bidang akademik dan 1 tahun sekali untuk layanan non akademik. 4. Dalam pelaksanaan pengendalian standar mutu diarahkan kepada penerapan Sistem Teknologi Informatika. Langkah-langkah: 1. Lakukan pemantauan secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan. 2. Catat atau rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar. 3. Catat pula bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen seperti prosedur kerja, formulir, dsbnya dari setiap standar yang telah dilaksanakan. 4. Periksa dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai. 5. Ambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar. 6. Catat atau rekam semua tindakan korektif yang diambil. 7. Pantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, misal: apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar. 8. Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraikan di atas.

12 9. Laporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada pimpinan unit kerja dan Ketua STIKes, disertai saran atau rekomendasi. Definisi 1. Pemantauan atau monitoring adalah mengamati suatu proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar. 2. Pemeriksaan adalah mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari penyelenggaraan pendidik-an yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar. Petugas yang bertanggung Jawab 1. Bidang audit mutu internal LPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, Bagan Alir Prosedur melakukan pemantauan mencatat atau rekam semua temuan memeriksa dan pelajari Pemantauan mencatat atau rekam semua tindakan korektif yang diambil mengambil tindakan korektif membuat laporan tertulis secara periodik melaporkan hasil dari pengendalian standar Catatan Referensi Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa: 1. Standar Operasional Prosedur audit 2. Formulir Evaluasi Diri 3. Formulir/borang temuat hasil pemeriksaan/audit. Kebijakan Mutu Manual penetapan standar Manual Pelaksanaan standar

13 STIKes BTH Tasikmalaya PENINGKATAN STANDAR Kode/ No : Man./LPMI/04 : 1 Maret 2011 Revisi : 0 Halaman : 1-2 PENINGKATAN STANDAR STIKes BAKTI TUNAS HUSADA Digunakan untuk melengkapi : Memenuhi M.Pntp/STD/04 Pengembangan Standar Proses Penanggung Jawab Namaa Jabatan Perumusan Tati Dedah Persetujuan Yayah Syafariah Ketua LPMI Ketua STIKes Penetapan Yayah Syafariah Ketua STIKes Tanda tangan 10 Januari Pebruari Maret 2011

14 Tujuan Luas lingkup manual dan penggunaannya: Standar Prosedur Definisi Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar pada setiap berakhirnya siklus masing-masing standar. Manual ini berlaku ketika pelaksanaan isi standar dalam satu siklus berakhir dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya. Siklus setiap standar dapat ditentukan secara seragam atau berbeda-beda. Misalnya satu siklus adalah semesteran, tahunan, atau 5 tahunan; 1. Tindakan perbaikan standar dilakukan berdasarkan hasil audit internal minimal 1 kali dalam satu tahun, secara berkesinambungan melalui tinjauan manajemen. 2. Laporan LPMI dibuat dan dilaporkan kepada Dirjen Dikti Kementrian Pendidikan RI setiap tahun dengan tembusan kepada Ketua Yayasan BTH. 1. Pelajari laporan hasil pengendalian standar. 2. Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen. 3. Evaluasi isi standar. 4. Lakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru. 5. Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar 1. Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar, secara periodik dan berkelanjutan. 2. Evaluasi standar adalah tindakan menilai isi standar didasarkan, antara lain, pada hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya; perkembangan situasi, kondisi dan tuntutan kebutuhan STIKes BTH, pemangku kepentingan dan masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misi STIKes BTH. 3. Siklus standar adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar dengan aspek yang diatur didalamnya. Petugas yang bertanggung Jawab Pejabat/ Petugas yang mengembangkan standar: Unit LPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, bekerja sama dengan Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan.

15 Bagan Alir Prosedur Mempelajari laporan Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi mengevaluasi isi standar Menempuh langkah atau prosedur yang berlaku Melakukan revisi Catatan Untuk melengkapi manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa formulir/template standar. Manual ini digunakan secara bersamaan dengan Manual Penetapan Standar. Referensi: Kebijakan Standar Manual Penetapan Standar Manual Pelaksanaan Standar Manual Pengendalian Standar