Manual Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya

Transkripsi

1 Manual Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010

2 Manual Mutu Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : - Tanggal : 29 Nopember 2010 Diajukan oleh : Disetujui oleh : Dekan Fakultas Teknologi Pertanian 2

3 DAFTAR ISI DAFTAR ISI PENDAHULUAN Ruang Lingkup Manual Mutu Tujuan Manual Mutu LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ISTILAH DAN DEFINISI SISTEM MANAJEMEN MUTU Sekilas Universitas Brawijaya Organisasi Universitas Brawijaya Visi, Misi dan Tujuan Universitas Brawijaya Sistem Dokumentasi dan Audit TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN... Error! Bookmark not defined. 5.1 Komitmen Manajemen... Error! Bookmark not defined. 5.2 Kepuasan Pelanggan... Error! Bookmark not defined. 5.3 Kebijakan Mutu... Error! Bookmark not defined. 5.4 Perencanaan Sistem Mutu... Error! Bookmark not defined. 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi... Error! Bookmark not defined. 5.6 Tinjauan manajemen... Error! Bookmark not defined. 6. Pengelolaan Sumber Daya... Error! Bookmark not defined. 6.1 Penyediaan Sumber Daya... Error! Bookmark not defined. 6.2 Sumber Daya Manusia... Error! Bookmark not defined. 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja... Error! Bookmark not defined. 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik... Error! Bookmark not defined. 7. Realisasi Layanan Pendidikan Perencanaan Program Layanan Pendidikan Proses terkait mahasiswa Desain dan pengembangan kurikulum Pembelian Ketentuan layanan pendidikan Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU Panduan umum Pemantauan dan pengukuran Analisis Data Perbaikan

4 1. PENDAHULUAN 1.1 Ruang Lingkup Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu di Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007, peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BAN-PT. 1.2 Tujuan Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan. b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO 9001:2008. d. Mencerminkan komitmen Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan. 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU Rujukan yang digunakan adalah: a. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. c. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, d. Statuta Universitas Brawijaya, e. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, f. Standar SMM ISO 9001:2008. g. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. h. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya. 3. ISTILAH DAN DEFINISI a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah adalah suatu sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi/institusi dalam penetapan kebijakan, Sasaran, Rencana dan Proses/prosedur mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan (Continous improvement). b. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manejemen mutu c. Pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakani layanan pendidikan. Pelanggan Universitas dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan. d. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan. e. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/ps yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan. f. Dokumen adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/ps meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung dan borang 4

5 g. Borang adalah bentuk fisik dokumen yang harus diisi h. Rekaman bukti kerja (evidence) yang merupakan bagian dari dokumen Sistem Manajemen Mutu i. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value). 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Sekilas Tentang Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Teknologi Industri Pertanian (TIP) merupakan salah satu Jurusan di Fakultas Teknologi Pertanian (FTP) Universitas Brawijaya (UB). Dalam perkembangannya, Jurusan Teknologi Pertanian sebagai cikal bakal FTP berusaha memacu pengembangan sektor pertanian, terutama industri pertanian, dengan membuka satu minat studi Program Studi (PS) Teknologi Industri Pertanian (TIP) pada tahun PS TIP sudah diikutkan dalam UMPTN sejak Penetapan PS TIP sebagai sebuah PS baru terjadi pada tanggal 1 April 1998 dengan terbitnya SK Dirjen Dikti Depdikbud Nomor : 103/DIKTI/Kep/1998. Diperbaharui lagi dengan terbitnya SK 012 BAN-PT/Ak- X/S1/VI/2007. Saat ini, TIP telah terakreditasi dengan nilai A. Program Studi S2 telah mendapatkan ijin operasional dengan terbitnya SK Dirjen Dikti Nomor : 1504/D/T/2007 dan saat ini sedang dalam pengusulan perpanjangan. 4.2 Organisasi Jurusan Teknologi Industri Pertanian Struktur Organisasi Jurusan Teknologi Pertanian dapat diliihat pada Gambar 1 KETUA JURUSAN SEKRETARIS JURUSAN BENDAHARA ADMINISTRASI KETUA PROGRAM STUDI S1 KETUA PROGRAM STUDI S2 KETUA LAB KOMPUTASI DAN ANALISIS SISTEM KETUA LAB MANAJEMEN AGROINDUSTRI KETUA LAB TEKNOLOGI AGROKIMIA KETUA LAB BIOINDUSTRI Gambar 1. Struktur Organisasi Jurusan Teknologi Industri 5

6 TUGAS POKOK DAN FUNGSI JURUSAN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. KETUA JURUSAN a) Menjalankan kebijakan akademik dan standar mutu pendidikan yang ditetapkan fakultas b) Menyusun rencana kegiatan atau program kerja jurusan c) Mengkoordinasikan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di Jurusan d) Melaksanakan pengembangan jurusan di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat e) Mengembangkan hubungan baik dan kerjasama dengan pemangku kepentingan (stakeholder) f) Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan proses belajar mengajar di tingkat jurusan g) Menyampaikan laporan kegiatan secara berkala kepada Dekan 2. SEKRETARIS JURUSAN a) Melaksanakan kegiatan administratif dan kesekretariatan jurusan b) Mengkoordinasikan penyusunan dan pengembangan kurikulum pendidikan jurusan c) Mengkoordinasikan kegiatan proses belajar mengajar bersama dengan Kelompok Dosen Keahlian d) Menyusun jadwal perkuliahan di tingkat jurusan e) Mengkoordinasikan kegiatan laboratorium di lingkungan jurusan f) Mengkoordinasikan kegiatan Praktek Kerja Lapangan dan atau Kuliah Kerja Nyata mahasiswa g) Menyusun basis data akademik kemahasiswaan di Jurusan h) Menyusun basis data kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di Jurusan 3. KETUA PROGRAM STUDI a) Membantu tugas ketua jurusan dalam pelaksanaan pelaksanaan peningkatan mutu akademik, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) pada tingkat Program Studi. b) Berkoordinasi dengan ketua jurusan dan sekretaris jurusan dalam melakukan penjaminan mutu akademik c) Berkoordinasi dengan ketua jurusan dan sekretaris jurusan dalam menyusun rencana dan program kerja program studi sebagai pedoman kerja. d) Menentukan dosen pengampu mata kuliah tiap semester e) Menentukan dosen pembimbing dan penguji PKL dan tugas akhir f) Melakukan evaluasi terhadap lama studi para mahasiswa g) Mengkoordinasikan pembuatan GBPP dan RPKPS pengajaran 4. BENDAHARA a) Membantu Ketua Jurusan khususnya bidang keuangan dan kepegawaian b) Sebagai penghubung jurusan dan bagian keuangan fakultas dalam pencairan dana jurusan c) Mengatur penggunaan anggaran jurusan dan melakukan pelaporan neraca jurusan pada jurusan 5. ADMINISTRASI a) Melakukan pengadministrasian terhadap semua kegiatan jurusan b) Melakukan inventarisasi sarana dan prasarana jurusan c) Melakukan pemeliharaan terhadap sarana dan prasarana jurusan 6

7 d) Bertanggung jawab jawab terhadap kebersihan ruang kantor jurusan dan meeting room e) Melakukan koordinasi dengan laboran dan teknisi dalam pengadministrasian alat dan bahan praktikum 6. KETUA LABORATORIUM a) Merencanakan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat di laboratorium b) Menyusun rencana operasional dan pengembangan laboratorium c) Memberikan pelayanan bagi civitas akademika untuk melakukan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi d) Menyiapkan jadwal kegiatan akademik yang dilaksanakan dalam laboratorium e) Mengkoordinasikan segala kegiatan akademik yang dilaksanakan dalam laboratorium f) Melakukan pembinaan kepada anggota laboratorium g) Menjalin kerjasama dengan pihak luar dalam rangka resource sharing dan pemberdayaan laboratorium h) Melakukan pemantauan dan evaluasi atas ketersediaan sarana prasarana dan kegiatan dalam laboratorium/studio i) Melaporkan kegiatan sekurang-kurangnya setiap semester kepada Ketua Jurusan j) Melakukan koordinasi dengan kelompok dosen keahlian untuk pengembangan payung penelitian Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Teknologi Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Brawijaya, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu. PENGARAH DEKAN FTP-UB PENANGGUNG JAWAB KETUA JURUSAN TIP-UB KETUA UJM SEKRETARIS ANGGOTA Gambar 2. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian 7

8 TUGAS POKOK DAN FUNGSI TIM UNIT JAMINAN MUTU JURUSAN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN PENGARAH (DEKAN) a) Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim UJM dalam Penyusunan Dokumen Mutu Akademik b) Bersama Tim UJM, memonitor dan mengevaluasi implementasi dokumen mutu akademik di tingkat Fakultas 2. PENANGGUNG JAWAB (KETUA JURUSAN) a) Bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan implementasi dokumen UJM di tingkat Jurusan b) Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim UJM dalam Penyusunan Dokumen Mutu Akademik c) Bersama Sekretaris Jurusan, memonitor dan mengevaluasi implementasi dokumen mutu akademik di tingkat Jurusan 3. KETUA UJM a) Membantu Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan menyiapkan dokumen mutu akademik b) Mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM c) Bersama Sekretaris UJM, mendokumentasikan dokumen UJM d) Membantu Ketua Jurusan dan atau Sekretaris Jurusan dalam sosialisasi dan implementasi dokumen UJM e) Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM 4. SEKRETARIS UJM a) Bersama Ketua UJM mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM b) Menyusun kelengkapan dokumen mutu akademik UJM c) Membantu Ketua Jurusan atau Sekretaris Jurusan dalam sosialisasi dan implementasi dokumen UJM d) Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM 5. ANGGOTA UJM a) Bersama Tim UJM membantu administrasi pembuatan dokumen mutu akademik Jurusan b) Membantu menyusun kelengkapan dokumen mutu UJM c) Menginventarisasi data dalam kaitannya dengan implementasi dokumen UJM d) Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM 4.3 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknologi Industri Pertanian Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dapat dilihat di dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknologi Industri Pertanian dengan kode Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Jurusan Teknologi Industri Pertanian, maka proses utama Sistem Manajemen Mutu adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3. Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Teknologi Industri Pertanian digambarkan pada Gambar 4. 8

9 1. Ada tidaknya peningkatan terhadap tahun lalu 2. Apa upaya-upaya yang telah dilakuan Gambar 3. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya 9

10 K ANALISA PENILAIAN DAN PERBAIKAN Identifikasi Kebutuhan PENILAIAN SUMBER DAYA DAN PERANCANGAN PRODUK Mahasiswa K E B U T U H Tindakan Koreksi Audit Internal Audit Eksternal Administrasi Perkembangan Kurikulum Monitoring dan Evaluasi PBM Perancangan PBM Pelaksanaan Program Daftar Ulang Mahasiswa (Baru) Data Mahasiswa E P U A S A A N N P Tindakan Pencegahan Monitoring dan Evaluasi Input/Output Pemantauan Program Peraturan tentang Pendaftaran Khusus P E E N N G G Perbaikan Berkesinambu ngan Latihan/ Pengembangan Staf Penilaian Hasil Studi G G U U N N Lulusan Mahasiswa A Gambar 4. Proses Bisnis Universitas Brawijaya 10

11 4.4 Sistem Dokumentasi dan Audit Sistem dokumen di Jurusan Teknologi Industri Pertanian mengikuti sistem dokumen yang ada di universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya. Dokumen Jurusan Teknologi Industri Pertanian terdiri dari: Tingkat Dokumen Kode Jurusan Teknologi Industri Pertanian 1.Visi dan Misi 2.Rencana Strategis (Renstra) 3.Program Kerja 4.Pedoman Pendidikan 5.Manual Mutu (termasuk Spesifikasi PS Kompetensi Lulusan) 6. Standar Mutu Jurusan 7.Manual Prosedur (wajib): 1. Pengendalian Dokumen dan Rekaman 2. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 3. Tindakan Korektif dan Pencegahan 8.Instruksi Kerja: 9.Dokumen Pendukung 10.Borang-borang TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Teknologi Industri Pertanian, maka Ketua Jurusan Teknologi Industri Pertanian berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris Jurusan Teknologi Industri Pertanian sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Unit Jaminan Mutu (UJM) di Jurusan Teknologi Industri Pertanian. 2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. 3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 4. Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 5. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Jurusan Teknologi Industri Pertanian dan mematuhi Audit Internal Mutu (AIM yang dilakukan oleh Fakultas dan Universitas melalui Gugus Kendali Mutu (GJM) dan Pusat Jaminan Mutu (PJM) Kepuasan Pelanggan Selain untuk mencapai visi dan misi, Jurusan Teknologi Industri Pertanian akan memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama mahasiswa. Jurusan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indikator kinerja jurusan/ps. Persyaratan pelanggan dinyatakan secara jelas. 11

12 Kepuasan mahasiswa dilakukan dengan: 1. Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pembimbing akademik. 2. Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana parasana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 3. Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan pada kinerja layanan adminstrasi dan laboratorium di Jurusan Teknologi Industri Pertanian Kebijakan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut: Jurusan Teknologi Industri Pertanian akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Teknologi Industri Pertanian yang bisa diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. Jurusan menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan berkesinambungan dalam proses layanan. Proses pendidikan di unitunit kerja harus mengacu kebijakan mutu yang ada di jurusan. Kebijakan mutu jurusan yang dimasukkan dalam dokumen Manual Mutu ini harus didistribusikan ke unit-unit kerja untuk dikomunikasikan dan dipahami oleh semua staf yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Manual Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian kode Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dinyatakan/tersirat dalam sasaran mutu dan atau dalam standar mutu. Sasaran mutu dan atau standar mutu unit-unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu jurusan. Keefektifan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu jurusan menjadi tanggung jawab Ketua Jurusan Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi ( ). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) kode: , Program Kerja (Proker) kode: , Pedoman Pendidikan kode: , Manual Mutu kode: dan Standar Mutu Jurusan kode: , Manual-Manual Prosedur (MP) kode : dan dokumen pendukung lainnya. Standar Mutu Jurusan disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar memperlancar persiapan jurusan atau Program Studi dalam menghadapi akreditasi Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Jurusan menetapkan Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR). MR mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat universitas, fakultas/lembaga dan departemen. MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. MR harus melapor kepada Ketua Jurusan serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu dan Audit baik internal maupun ekternal. MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO 9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran/konsultasi mengenai implementasi standar. 12

13 Komunikasi internal Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. Ketua Jurusan harus memastikan bahwa komunikasi ada antar tingkat organisasi, serta antar bidang dan departemen yang berbeda Tinjauan Manajemen Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Unit kerja melaksanakan tinjauan setidaknya sekali dalam satu tahun. Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadual dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa, kriteria penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi. Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, pimpinan (Ketua Jurusan) harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi. 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Jurusan harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Jurusan juga memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Jurusan harus : a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya; b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan d. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi Sumber Daya Manusia Umum Jurusan harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif Kompetensi, kesadaran dan pelatihan Jurusan harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Jurusan harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan sesuai tuntutan/kebutuhan kurikulum dan persyaratan yang ditetapkan. Sumber daya manusia yang tersedia di Jurusan Teknologi Industri Pertanian dapat dilihat pada dokumen pendukung Buku Pedoman Pendidikan dengan Kode dan Manual Prosedur Unit Jaminan Mutu dengan kode

14 Jumlah dosen bergelar Guru Besar 1 orang (4,2%,) Doktor 3 orang (12,5%), dan Master 20 orang (83,3%) Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus) Jurusan harus mengidentifikasi sarana prasarana dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jurusan harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan dan pemeliharaan. Jurusan harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kelas, laboratorium, perpustakaan, perangkat online, dll. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. Dokumen Pendukung Manual Prosedur dengan kode pada standar 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, Serta Sistem Informasi dan standar 5 sub standar Suasana Akademik Suasana Akademik Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Jurusan harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan berkesinambungan. 7. Realisasi Layanan Pendidikan 7.1 Perencanaan Program Layanan Brawijaya dan semua unsurnya merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk desain dan pengembangan metode layanan. Layanan pendidikan meliputi S1, S2 dan pelatihan. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi Pendidikan/Pengajaran Jurusan Teknologi Industri Pertanian Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dan semua unsurnya merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai yang diinginkan. Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dan semua unsurnya merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (lihat 6.1). Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan tercantum dalam dokumen Visi Misi dan Tujuan Jurusan TIP dengan kode yang harus terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (lihat 5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Brawijaya dan semua unsurnya merencanakan program penelitian dan pengabdian 14

15 kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dan semua unsurnya merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (6.1). Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.2 Proses terkait mahasiswa Brawijaya dan semua unsurnya secara umum memberikan layanan yang intangible, not storable, dan comsumed selama penyampaiannya. Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dan semua unsurnya harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya. PBM Tri Dharma PT yang dilakukan di Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya, diharapkan minimal meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Fasilitas aman, sehat, bersih dan ada petugasnya b. Prosedur komunikasi dua arah antara peserta dan universitas yang responsif c. Personel memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan d. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh personel yang sesuai dengan kualifikasinya Penentuan persyaratan terkait layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Persyaratan pendidikan secara umum terlihat dari perilaku kebutuhan pemenuhan harapan akademik, profesional dan masyarakat. Persyaratan spesifik mahasiswa dapat terkandung dalam rencana studi dan kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya. Layanan pendidikan harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan dan akreditasi terkait pendidikan. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh universitas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen personal, yang akan diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi universitas, NIM dan lain-lain Tinjauan persyaratan terkait PBM Brawijaya meninjau persyaratan terkait pengajaran untuk memastikan bahwa sistem PBM berjalan dengan semestinya. Persyaratan ditetapkan oleh Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya. Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya diselesaikan melalui rapat jurusan. Apabila persyaratan pengajaran diubah, Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen 15

16 dan personel yang relevan telah mengetahui persyaratan yang diubah. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini dipelihara oleh personel yang ditunjuk Komunikasi Mahasiswa Brawijaya menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa yang terkait dengan informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. 7.3 Desain dan pengembangan kurikulum Perencanaan Kurikulum Ketua Jurusan mempertimbangkan desain dan pengembangan kurikulum untuk keuntungan mahasiswa. Kegiatan pengendalian desain seharusnya sesuai dengan maksud dan durasi layanan pendidikan. Prosedur-prosedur memastikan bahwa materi instruksi yang sesuai sama dengan persyaratan instruksi. Peralatan kalibrasi dapat diperlukan untuk beberapa maksud instruksi. Asesmen kebutuhan sebaiknya mencakup keefektifan sistem dan capaian mahasiswa. Asesmen kebutuhan mencakup persyaratan kinerja potensial dan aktual untuk menentukan: a. Bagaimana instruksi dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten; b. Ukuran keefektifan instruksi tertentu ; c. Keahlian apa yang sesuai dengan persyaratan kurikulum. Asesmen tersebut menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses tinjauan instruksi. Apabila validasi eksperimen dari instruksi tidak diijinkan, proses peer review dapat diadopsi. Laporan analisis kebutuhan menyediakan masukan untuk proses desain instruksi, menggambarkan hasil asesmen kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk desain. Proses pengembangan didokumentasikan dan digunakan oleh pengembang. Terdapat pernyataan proses tertentu masing-masing media penyampaian, atau proses generik untuk semua media. Proses-proses ini meliputi urutan tahap proses pengembangan; personel yang terlibat, proses tinjauan, dan kriteria terkait Masukan Desain dan Pengembangan Brawijaya mengidentifikasi masukan untuk desain kurikulum dan rekaman masukan tersebut Output Desain dan Pengembangan Output desain dan pengembangan mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja Tinjauan Desain dan Pengembangan Peserta pada setiap tahap identifikasi meninjau hasil desain dan pengembangan terhadap persyaratan yang diacu (misalnya, profil profesi, sertifikasi kompetensi) Verifikasi Desain dan Pengembangan Verifikasi desain dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana desain dan pengembangan. Kegiatan ini dilakukan secara internal oleh setiap spesialis yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan independen. Tahap keluaran desain dan pengembangan disesuaikan dengan spesifikasi masukan desain dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan dipelihara oleh personel yang ditunjuk Validasi Desain dan Pengembangan 16

17 Proses ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan terpenuhi oleh desain kurikulum dan silabus yang dihasilkan. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap desain akhir. Akreditasi dan sertifikasi merupakan metode validasi yang diterima. Rekaman keluaran dan tindakan validasi harus dipelihara Pengendalian Perubahan Desain dan Kurikulum Dalam lingkungan pendidikan pesatnya perkembangan iptek dijadikan arahan tinjauan kurikulum dan silabus secara periodik, dan menghasilkan revisi/perubahan. Perubahan tersebut sebaiknya diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan. Revisi setiap subyek sebaiknya mencakup evaluasi efektif pada keseluruhan kurikulum dan rekaman harus dipelihara. 7.4 Pembelian Proses dan prosedur pembelian/pengadaan ditetapkan oleh universitas, yang mencakup evaluasi dan pengendalian layanan pendidikan yang dibeli sehingga proses tersebut betul-betul memuaskan kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pembelian yang tetapkan juga memenuhi persyaratan legal dan perundang-undangan Proses Pembelian Penggunaan sumberdaya keuangan harus mencakup identifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk berinvestasi untuk meningkatkan kompetensi SDM dengan traning dan/atau studi lanjut, dengan spesifikasi. Evaluasi biaya pembelian barang dan layanan traning dan/atau studi lanjut sebaiknya mempertimbangkan kinerja pemasok dan lembaga layanan pendidikan Informasi Pembelian Informasi pembelian harus mencerminkan kebutuhan barang dan layanan sesuai keperluan untuk menjamin informasi tersebut memenuhi kebutuhan lembaga atau unit kerja dan untuk membangun komunikasi dengan pemasok dengan efektif Verifikasi Pembelian Verifikasi dilakukan dengan memeriksa apakah barang dan layanan yang diterima telah memenuhi semua spesifikasi yang telah disepakati pada saat pengadaan barang dan layanan tersebut. 7.5 Ketentuan Layanan Pendidikan Pengendalian Ketentuan Brawijaya harus mengidentifikasi keseluruhan topik dan tema subyek yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksi yang diterima. Jurusan juga menetapkan berbagai ukuran yang diterima untuk menentukan pemenuhan sasaran pengajaran Validasi Proses Brawijaya membentuk tim yang terdiri dari ketua jurusan, sekretaris jurusan, ketua program studi, kepala laboratorium dan guru besar untuk melakukan validasi atas keseluruhan topik dan tema subyek yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksinya Identifikasi dan Ketertelusuran Brawijaya mengendalikan dan merekam identifikasi layanan pendidikan. Identifikasi dan ketelusuran informasi yang relevan sebaiknya mencakup, bila diperlukan: a. Kode satuan kurikulum, mata kuliah dan isi; b. Rekaman identitas mahasiswa; c. Jadwal kuliah; 17

18 d. Textbook/modul/diktat/catatan kuliah; e. Peralatan praktikum; dan f. Laporan PKL dan Tugas Akhir Properti Pelanggan Dalam organisasi pendidikan, properti milik mahasiswa adalah properti yang diberikan pada saat pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan. Properti milik mahasiswa mencakup antara lain textbook, buku kerja, studi kasus, ketentuan pendidikan khusus, komputer, perangkat lunak, pasokan seni, atau fasilitas yang dipasok oleh perusahaan pengadaan. Apabila ada properti mahasiswa atau peserta pelatihan yang hilang, harus dilaporkan kepada mahasiswa dan rekaman dipelihara Preservasi Brawijaya harus mempertimbangkan dokumen akademik yang disimpan seperti silabus, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (buku, modul/diktat kuliah, kaset video, program komputer). Pasokan untuk proses pendidikan dan/atau pelatihan dapat juga mencakup, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk maksud pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan. 7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran Brawijaya menetapkan ujian atau alat asesmen pengajaran yang valid. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian dengan rencana studi, kurikulum dan program pendidikan. Pemantauan dan pengukuran harus mencakup, tetapi tidak terbatas pada, profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, absensi kehadiran dan ujian akhir. Brawijaya menetapkan alat untuk memastikan bahwa ujian aman dan hasilnya valid. Apabila alat dan perangkat lunak ujian atau asesmen ditemukan tidak valid, lembaga atau unit kerja penyelenggara pendidikan sebaiknya merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan Umum Luaran dari pemantauan dan pengukuran dapat digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan Brawijaya menetapkan persepsi mahasiswa tentang tingkat dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya. Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh bukti obyektif. Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya Audit Internal Brawijaya melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM. Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya mendokumentasikan 18

19 laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan. Rekaman audit internal dipelihara. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Manual Prosedur (MP) Audit Internal Mutu Universitas Brawijaya (kode dokumen: ) Pemantauan dan Pengukuran Proses Brawijaya mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan Brawijaya yang memberikan layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian kinerja unit kerja yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. Hasil proses evaluasi ini direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan. 8.3 Analisis Data Brawijaya menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan menggunakan, tetapi tidak terbatas pada, metode analisis dan pemecahan masalah yang diterima. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan prekuentif. Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam memjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistm manajemen mutu. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan. 8.4 Perbaikan Perbaikan Berkesinambungan Brawijaya harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personel untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup bisnisnya. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait) Tindakan Perbaikan 19

20 Brawijaya harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif sebaiknya direkam Tindakan Pencegahan Brawijaya harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan prekuentif yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). Tindakan Prekuentif sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan prekuentif sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan organisasi. 20