Dokumen mutu terdiri dari:

Transkripsi

1 DOKUMEN MUTU Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 2013 Dokumen mutu terdiri dari: a. Manual Mutu b. Prosedur Mutu c. Instruksi Kerja d. Formulir e. Dokumen Pendukung 1 3 Struktur Dokumen Mutu (Dokumen Sistem) Aras 1 (Organisasi) Aras 2 (Departemen) Aras 3 (Unit Kerja) MM (Manual Mutu) PM (Prosedur Mutu) IK (Instruksi Kerja)/ DP (Dokumen Pendukung)/ FO (Formulir) / Rekaman KEBIJAKAN Visi, misi, sasaran, strategi, kebijakan sistem penjaminan mutu, kegiatan utama organisasi BAGAIMANA? (Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa, kapan, di mana?) Hubungan antar departemen. RINCI (Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap individu/kelompok) Referensi tempat kerja, standar, spesifikasi 2 A. MANUAL MUTU (MM) 4 1

2 Isi Dokumen Manual Mutu MANUAL MUTU adalah dokumen tingkat pertama dari struktur dokumentasi sistem yang menjabarkan kebijakan-kebijakan 1. Profil dan sejarah organisasi 2. Cakupan/lingkup penerapan Sistem Mutu 3. Acuan/ referensi 4. Deskripsi Sistem Mutu 5. Proses/ Kegiatan Utama Organisasi 6. Tujuan, Kebijakan dan Sasaran Mutu Organisasi 7. Struktur Organisasi 8. Tanggungjawab dan Wewenang Personel 9. Komitmen Pimpinan 10.Referensi Silang (hubungan antara Manual Mutu dengan Prosedur Mutu) 5 7 Sifat Dokumen Manual Mutu Bersifat unik untuk setiap organisasi Kalimat pernyataan ringkas berupa kalimat kebijakan (yang dapat didetilkan dalam dokumen Prosedur Mutu) Semua kebijakan Sistem Penjaminan Mutu organisasi dijabarkan dalam MM Untuk tujuan pengendalian dokumen, setiap bab dalam dokumen diberi nomor sendiri CONTOH MANUAL MUTU (LIHAT CONTOH DOKUMEN KEBIJAKAN MUTU) 6 8 2

3 Struktur Dokumen Prosedur Mutu B. PROSEDUR MUTU (PM) 1. Organisasi menetapkan bentuk atau format dokumen Prosedur Mutu sesuai dengan kebutuhan dan didokumentasikasn dalam sebuah Prosedur Mutu 2. Dokumen dapat berbentuk a. cetakan atau media elektronik b. Narasi, bagan alir, atau gabungan keduanya 3. Prosedur mutu harus jelas, menguraikan semua kata tanya (4 W + 1 H) 9 11 PROSEDUR MUTU merupakan dokumen yang berisi urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi-fungsi dalam organisasi. 1. Tujuan 2. Lingkup 3. Referensi 4. Istilah dan Definisi 5. Tanggungjawab dan Wewenang 6. Rincian Kegiatan 7. Kriteria keberhasilan 8. Lampiran / Formulir Terkait

4 1. Tujuan Merupakan pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur dibuat dan apa yang harus dicapai. 2. Lingkup Menguraikan lingkup penerapan prosedur mutu 3. Referensi Berisi daftar dokumen yang digunakan sebagai dasar penyusunan dan implementasi prosedur Rincian Kegiatan Tingkat rincian dapat berbeda tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, ketrampilan dan latihan yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan. Rincian kegiatan harus mempertimbangkan: a. Kebutuhan organisasi, pelanggan dan subkontraktor. b. Deskripsi proses sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan Istilah dan Definisi Menguraikan istilah/ terminologi yang digunakan dalam prosedur, atau persyaratanpersyaratan dalam menjalankan prosedur, 5. Tanggungjawab dan Wewenang Fungsi organisasi/ orang yang bertanggung jawab dalam setiap rincian kegiatan diuraikan tanggungjawab dan wewenangnya c. Hal yang akan dikerjakan, oleh siapa, oleh bagian mana organisasi, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana. d. Deskripsi kendali proses dan kendali kegiatan yang telah diidentifikasi. e. Sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan (personalia, pelatihan, perlengkapan dan bahan). f. Dokumentasi yang tepat sehubungan dengan kegiatan yang dikehendaki. g. Masukan dan keluaran proses

5 6. Kriteria Keberhasilan Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri. 7. Lampiran / Formulir Terkait Berisi daftar formulir yang digunakan dalam menjalankan prosedur mutu. C. INSTRUKSI KERJA (IK) CONTOH PROSEDUR MUTU (LIHAT CONTOH DOKUMEN: PROSEDUR PENETAPAN DPA ) INSTRUKSI KERJA Merupakan dokumen tingkat ketiga dari struktur dokumentasi sistem mutu yang menjabarkan aktivitas detail atau ketentuan baku yang diperlukan untuk mendukung dan memperjelas pelaksanaan prosedur mutu

6 Sifat Dokumen Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen merupakan dokumen yang berisi uraian langkah demi langkah yang lebih rinci atau aktivitas dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis tingkat kerincian harus disesuaikan dengan keperluan personalia organisasi dan tergantung pada kerumitan pekerjaan, metode yang dipakai, latihan yang telah diadakan, ketrampilan dan kualifikasi dari personalia. dapat berupa: narasi, diagram alir, gambar,foto, sampel material, atau kombinasinya 21 Dokumen MM, PM, dan IK harus dikendalikan Pada SETIAP dokumen HARUS jelas tentang: Fungsi yang menerbitkan dokumen Fungsi yang mengkaji penerbitan dokumen Fungsi yang mengesahkan dokumen Nomor terbitan dokumen (Penomoran dokumen harus dapat mencerminkan unit kerja) Nomor revisi dokumen Tanggal penerbitan dokumen 23 Isi Instruksi Kerja 1. Tujuan 2. Lingkup 3. Penanggungjawab Pelaksanaan 4. Peralatan dan Bahan (jika dipersyaratkan) 5. Tahapan dan Target 6. Formulir Terkait Pengendalian Dokumen Status distribusi dokumen : DIKENDALIAN : SELALU dikendalikan bila ada perubahan TIDAK DIKENDALIKAN : TIDAK PERLU dikendalikan walau ada perubahan Perubahan dokumen harus dicatat Dokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) harus dijamin tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja

7 Struktur Dokumen Pendukung CONTOH INSTRUKSI KERJA (LIHAT CONTOH DOKUMEN: INSTRUKSI KERJA REKRUTMEN KO-ASS PRAKTIKUM) Dokumen Pendukung merupakan dokumen di luar dokumen MM, PM, maupun IK yang digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan. DP tidak mempunyai format tertentu tetapi mengikuti ketentuan format yang berlaku di Fakultas/ Universitas atau instansi lainnya. Contoh DP misalnya: dokumen akademik, SK, peraturan perundangan, dll D. DOKUMEN PENDUKUNG (DP) E. FORMULIR (FO)

8 Struktur Formulir FORMULIR merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu. Pengendalian Formulir : format Formulir tidak mengharuskan ada verifikasi (tanda tangan) pejabat yang berwewenang, sehingga tidak ada: Fungsi yang menerbitkan dokumen Fungsi yang mengkaji penerbitan dokumen Fungsi yang mengesahkan dokumen Struktur Formulir Formulir tidak dapat berdiri sendiri tetapi terkait dengan PM atau IK, sehingga penomorannya harus bisa merujuk ke PM atau IK yang terkait. Format Formulir dapat dirancang oleh Perguruan Tinggi masing-masing (tidak ada format baku) dan disesuaikan dengan kebutuhan PM atau IK yang terkait. CONTOH FORMULIR (LIHAT CONTOH DOKUMEN: FORMULIR TEMUAN AUDIT)