STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MANAJEMEN RISIKO KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MANAJEMEN RISIKO KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id

2 Nomor SOP UNILA/WMM/01 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 2 Mei 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Nama SOP Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP Manajemen Risiko Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr.Mahatma Kufepeksi, SE, M.Sc NIP Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP Dibuat Oleh: Kepala Biro Umum dan Keuangan Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni Harsono Sucipto, SH, MH NIP A Bustami SH, MH NIP Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP

3 Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Persyaratan ISO Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi 2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan. 3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. 4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 6. dll Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP ATK, Komputer dan Printer Peringatan Mengidentifikasi dan menetapkan konteks pengelolaan risiko disusun supaya dapat digunakan sebagai panduan mengenai kriteria penilaian tingkat risiko serta strategi penanganan risiko agar dalam penilaian resiko pada proses utama BAK, BUK dan BPHM memberikan informasi yang tepat Pencatatan dan Pendataan 1. Surat undangan 2. Daftar hadir rapat 3. Notulen hasil rapat kaji ulang manajemen

4 PROSEDUR MANAJEMEN RISIKO No Uraian Prosedur Pelaksana Baku Mutu Ket Persyaratan / Waktu Output Staf Kasubbag Kabag Kabiro WMM Kelengkapan 1 Melakukan Identifikasi, penilaian, pengkajian dan penanganan risiko sesuai dengan tabel pada masingmasing proses 4 Menetapkan tingkat dampak serta munculnya peluang dan menetap tingkat resikonya. Jika ditemukan tingkat risiko yang tidak dapat diterima, maka diusulkan tindakan rencana kerja untuk menghilangkan risiko atau menurunkan risiko pada tingkat yang dapat diterima 5 Menyerahkan draf dokumen analisisi risiko untuk diverifikasi ke Kasubbag, Kabag dan Kabiro untuk kajian akhir. Jika ditemukan isi yang belum disetujui, maka draf dokumen tersebut dikembalikan untuk diperbaiki 6 Menyerahkan dokumen analisis risiko yang telah disetujui kepada WMM untuk dikompilasi T T Ada proses yang dijalankan Tabel 1. Nilai Kemungkinan Tabel 2. Nilai Konsekuensi Dampak atau Keparahan Y Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 15 menit Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 15 menit Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 1 hari Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya 30 menit Analisa Potensi Moda Kegagalan

5 7 Mengkompilasi dokumen analisis risiko dan mengesahkan 8 Melakukan pengkajian secara rutin analisa risiko pada proses rutin yang dijalankan Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya dan Dampaknya 1 hari Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya Menyesuai kan pada proses yang dijalankan Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya

6 1. Nilai Kemungkinan TABEL RISIKO Kemungkinan terjadinya adalah probabilitas dari suatu peristiwa yang terjadi. Kemungkinan risiko, perlu mempertimbangkan baik probabilitas dan frekuensi kejadian. BAK, BUK dan BPHM menggunakan peringkat kemungkinan berikut. Tabel 1. Nilai Kemungkinan Nilai Kemungkinan Deskripsi Kuantifikasi / Frekuensi 1 Sangat Jarang 2 Jarang 3 Mungkin 4 Lebih mungkin 5 Hampir selalu 2. Nilai Keparahan atau Konsekuensi Peristiwa mungkin terjadi tetapi hanya dalam keadaan luar biasa. Tidak ada riwayat kejadian masa lalu. Peristiwa mungkin terjadi dalam beberapa keadaan. Tidak ada riwayat kejadian masa lalu. Peristiwa mungkin terjadi dalam beberapa waktu. Adanya beberapa tanda-tanda peringatan sebelumnya atau riwayat kejadian sebelumnya Peristiwa akan kemungkinan terjadi. Beberapa kejadian masalalu terulang. Peristiwa diperkirakan terjadi dalam situasi normal. Telah sering terjadi kejadian masalalu. Sekali setiap 5 tahun atau lebih Sekali dalam 2 tahun. Sekali dalam 1 tahun Sekali dalam 6 bulan Sekali setiap 1 bulan atau lebih frekuensi nya. Penilaian Severity atau konsekuensi merupakan dampak dari resiko tersebut, yang dapat diukur dari (atau kombinasi nya): - Dampak pada kegiatan organisasi - Dampak finansial - Reputasi pada organisasi. BAK, BUK dan BPHM akan menggunakan penilaian konsekuensi berikut: Tabel 2. Nilai Konsekuensi Dampak atau Keparahan Nilai Konsekuensi Dampak Kegiatan Organisasi 1 Tidak Gangguan biasa yang signifikan terjadwal. Gangguan yg tak terjadwal kurang dari 2 jam. Dampak Finansial Dampak Reputasi Kerugian yang lebih kecil, dengan nilai > Rp ,- Dampak yang sangat kecil pengaruh pada inetrnal organisasi itu sendiri

7 2 Minor Aktivitas utama terganggu hingga ½ hari 3 Moderat / Sedang Aktivitas utama terganggu hingga 1 hari 4 Major Aktivitas utama terganggu hingga 2 hari 5 Katastropik Aktivitas utama terganggu hingga > 2 hari Kerugian secara kecil, dengan nilai > Rp ,- Kerugian secara lokal, dengan nilai > Rp ,- Kerugian yang luas dengan nilai > Rp ,- Luasan kerugian substansi atau total kerugian operasional > Rp ,- Dampak yang terbatas pengaruh pada media lokal. Dampak yang pantas dipertimbangkan pengaruh media lokal. Dampak terhadap lisensi nasional Dampak Nasional pengaruh media nasional. Dampak terhadap lisensi nasional Dampak internasional pengaruh media internasional. Dampak terhadap lisensi internasional. 3. Penilaian Resiko Penilaian resiko ditentukan dengan perkalian antara nilai dampak dengan nilai kemungkinan. Tingkat resiko tersebut menentukan bagaimana tindak lanjut penanganan resiko. Tabel berikut dibawah menggambarkan tingkat resiko yang digunakan oleh BAK, BUK dan BPHM. Tabel 3. Tingkat Resiko Kemungkinan Konsekuensi Sangat jarang jarang mungkin Lebih mungkin Hampir selalu 5 Sangat Besar Ekstrim Ekstrim Ekstrim Ekstrim Katastropik Major Medium 4 Sangat Besar 8 Sangat Besar 12 Eksrim 16 Ekstrim 20 3 Moderat Medium 3 Besar 6 Besar 9 Sangat Besar 12 Ekstrim 15 2 Minor Kecil 2 Medium 4 Besar 6 Besar 8 Sangat Besar 10 1 Kecil Kecil Kecil Medium Medium Tidak signifikan

8 4. Evaluasi Resiko Penialain resiko melibatkan komparasi nilai resiko yang muncul dan analisa proses prioritas dan persyaratan yang ada. Strategi penanganan resiko sebagai berikut : - Ekstrim : memerlukan tindakan segera karena sebaran potensi resiko memungkinkan hancurnya organisasi. Resiko tersebut dapat di alihkan ke pihak lain atau di hindari oleh BAK, BUK dan BPHM. - Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat [maksimal 3 bulan], karena potensi dampak nya melemahkan organisasi. Prosedur atau Instruksi kerja pada aktivitas terkait proses ini diperlukan. Resiko tersebut dapat di alihkan ke pihak lain atau di hindari oleh BAK, BUK dan BPHM. Besar : Memerlukan penanganan dengan rencana tindakan [antara 3 6 bulan]. Resiko tersebut dapat diterima, namun diperlukan usaha untuk menurunkan kemungkinan munculnya penyebab kegagalan proses, atau menurunkan potensi dampak kegagalan proses. - Medium : Merupakan batas resiko yang dapat diterima oleh BAK, BUK dan BPHM., namun selalu memantau dan mengevaluasi resiko tersebut. Menerima resiko dengan informasi yang diterima, namun ada upaya untuk memperbaiki. - Kecil : Dikaji, dipantau dan dievauasi minimal setahun sekali.

9 Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya Tahapan Proses Persyaratan Moda Potensi Kegagalan Potensi Dampak Kegagalan Level Dampak Penyebab Potensi Kegagalan Peluang Terjadi Kendali Pencegahaan [Saat Ini] Resiko Rekomendasi Tindakan Penanggung Jawab & Target Selesai Status Tindakan & Tanggal Selesai Hasil Tindakan Level Dampak Peluang Terjadi Resiko Potensi kegagalan proses Potensi penyebab kegagalan proses Resiko = Dampak x Peluang Residu resiko Tahapan proses sesuai alur Persyaratan terkait proses atau output Potensi dampak gagalnya proses Dampak gagal proses Tabel 2 Kendali sekarang mencegah penyebab kegagalan proses Peluang muncul penyebab gagal proses Tabel 1 Rencana tindakan untuk resiko: Ekstrim, Sangat Besar, Besar, Tahap 6

10

11 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN DOKUMEN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id

12 Nomor SOP UNILA/WMM/02 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 2 Mei 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Nama SOP Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP Pengendalian Dokumen Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc NIP Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP Dibuat Oleh: Kepala Biro Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni Harsono Sucipto, SH, MH NIP A Bustami SH, MH NIP Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP

13 Dasar Hukum Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 ISO 9001 Kualifikasi Pelaksana 1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan. 2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. 3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 5. dll Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP ATK, komputer, printer, lemari/filing cabinet, box file, outnerd, map gantung, mesin pencacah dokumen Peringatan Dokumen sah fotokopi diberikan stempel COPY TERKENDALI, dokumen sah asli diberikan stempel MASTER DOKUMEN, dokumen diterbitkan untuk pihak eksternal diberikan stempel TIDAK TERKENDALI, dokumen sudah tidak berlaku diberikan stempel KADALUARSA. Pencatatan dan Pendataan 1. Daftar induk dokumen internal 2. Daftar induk dokumen eksternal 3. Daftar distribusi dokumen 4. Usulan perubahan dokumen 5. Berita acara perubahan dokumen

14 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No A. Kegiatan Penyusunan dokumen Kasub bag Pelaksana Kabag Kabiro WR Mutu Baku WMM Rektor Persyaratan/ Waktu Kelengkapan Output Ket Mengidentifikasi SOP kebutuhan Menyusun SOP dengan melibatkan pemangku proses langsung (staf) Verifikasi SOP. Jika belum sesuai maka dikembalikan kepada subbag terkait untuk diperbaiki. Jika sudah sesuai maka ditandatangani Menandatangani SOP pada halaman pengesahan. Dibuat oleh Kasubbag, diperiksa oleh Kabag, disetujui oleh WR Kabiro, Diketahui oleh WR dan atau WMM dan disahkan oleh Rektor T Y T Y T Y T Y Sesuai OTK, Statuta dan Tupoksi Sesuai permenpan No. 35 tahun 2012 Seuai dengan kegiatan, pelaksana, persyaratan/ kelengkapan, waktu dan outpu Prosedur sesuai dengan peraturan terkait baik internal maupun eksternal Unila 5 hari 2,5 bulan SOP 1 bulan SOP 5 hari SOP

15 B. Identifikasi dokumen 1. Mengidentifikasi semua dokumen yang dipakai acuan dan atau sebagai bukti proses (dokumen yang diterbitkan pihak di luar Universitas Lampung maupun dokumen yang diterbitkan oleh pejabat Fakultas dan Universitas Lampung) Semua SOP telah disahkan oleh Rektor 2 hari Dokumen Eksternal Dokumen Internal 2. Menetapkan Daftar Induk Dokumen Eksternal, Daftar Induk Dokumen Internal 3. Mengidentifikasi penetapan nomor pengendalian dokumen : Identifikasi dan Penomoran. a. Penomoran Prosedur XX/YY/ZZ/AA Keterangan : SOP : Standard Operational Procedure XX : Biro YY : Bagian ZZ : Subbagian AA :Nomor Urut SOP Digunakan sebagai acuan kerja dari semua unit kerja Untuk mempermudah dalam pengendalian 1 hari Daftar Induk Dokumen Eksternal Daftar Induk Dokumen Internal 1 hari Daftar induk dokumen eksternal, Daftar induk dokumen internal, Daftar induk rekaman

16 Kode Biro: BAK : Biro Akademik dan Kemahasiswaan BUK : Biro Umum dan Keuangan BPHM: Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Kode Bagian: AK : Akademik KM : Kemahasiswaan KU: Keuangan KP: Kepegawaian HTLBMNU: Hukum, TataLaksana, Barang Milik Negara dan Umum PE: Perencanaan dan Evaluasi IHM: Informasi dan Hubungan Masyarakat Kode Subbagian: PE: Pendidikan dan Evaluasi RS: Registrasi dan Statistik SP: Sarana Pendidikan MP: Mibat, Penalaran dan Informasi Kemahasiswaan KM: Kesejahrteraan Mahasiswa dan Alumni NPNBP: Nonpenerimaan Negara Bukan Pajak PNBP: Penerimaan Negara

17 Bukan Pajak AKLAP: Akuntansi dan Pelaporan TP : Tenaga Pendidik TK: Tenaga Kependidikan HTL: Hukum dan tata Laksana BMN: Barang Milik Negara TUP: Tata Usaha dan Protokol RT: Rumah Tangga PR: Perencanaan E: Evaluasi SI: Sistem Informasi HM: Hubungan Masyarakat Penomoran Formulir : F-AA/Kode SOP Keterangan : F : Form AA : Nomor form B. Distribusi dokumen 1 Mengidentifikasi penerima dokumen 2 Menyusun daftar distibusi dokumen Rektor, WMM, WR, Kabiro, Kabag dan Kabiro Sesuai penerima dokumen 1 jam Daftar Distribusi Dokumen 1 hari Daftar Distribusi Dokumen

18 3 Menggandakan Dokumen Internal (SOP) 4 Memberi stempel Master pada SOP asli dan stempel Copy Terkendali pada SOP salinan setiap halaman pengesahan. 5 Memberi kode distribusi dokumen yaitu: - Master : Rektor - Copy Terkendali No : 1. WMM/WR Bidang AK 2. WR Bidang Kemahasiswaan dan Alumni 3. WR Bidang Umum dan Keuangan 4. WR Bidang PKTIK 5. Kepala BAK, BUK dan BPHM 6. Kepala Bagian 7. Kepala Subbag 6 Mendistribusikan SOP kepada: 1. Rektor: SOP semua biro 2. WMM dan atau WR Bidang Akademik: SOP semua biro 3. WR Bidang Umum dan Keuangan : SOP Sesuai penerima dokumen SOP SOP asli dan semua SOP salinan Sesuai dengan daftar distribusi dokumen 2 hari SOP 1 hari SOP 1 hari SOP SOP 1 hari Lembar Distribusi Dokumen

19 biro terkait 4. WR Bidang Kemahasiswaan dan Alumni: SOP biro terkait 5. WR Bidang Perencanaan, Kerja Sama dan Tekologi, Informasi dan Komunikasi: SOP biro terkait 6. Kepala BAK, BUK dan BPHM: SOP biro terkait 7. Kepala Bagian : SOP bagian terkait 8. Kepala Subbag : SOP subbag terkait B. Perubahan dokumen/form 1. Menerima perintah dari Kabag untuk menambah/merubah SOP/ mengusulkan perubahan/penambahan dokumen T T T T Draft Dokumen 1 menit Usulan perubahan dokumen 2. Verifikasi usulan perubahan/penambahan dokumen. Jika tidak disetujui maka harus diperbaiki. Sesuai dengan peraaturan terbaru

20 5. Melakukan revisi dokumen/form, mendistribusikan sesuai kebutuhan, menarik dokumen yg direvisi 6. Melakukan revisi Daftar Induk Dokumen Internal atau Daftar Induk Dokumen Eksternal sesuai perubahannya C. Penyimpanan dan Pemeliharaan dokumen 1. Menyimpan dokumen dengan media yang sesuai (kertas, CD, Soft data, dll) 2. Melakukan pemeliharaan dokumen dengan membuat jadwal pemeliharaan Y Y Y Y Dokumen Lama 1 hari Berita Acara Perubahan Dokumen baru 1 jam Daftar induk dokumen eksternal, Daftar induk dokumen internal Almari, boxfile, map gantung, Outnerd dll 5 menit Dokumen Dokumen 5 menit Jadwal Pemeliharaa n Dokumen D Pemusnahan Dokumen 1. Mengidentifikasi dokumen yang masa simpannya telah habis Mengaju Pedoman JRA Unila 1hari Berita acara

21 2. Verifikasi dokumen yang masa simpannya telah habis. Jika tidak memiliki nilaiguna dihapuskan dan jika masih memiliki nilai guna diserahkan kepada UTP Kearsipan untuk dijadikan arsip permanen Y Y Dokumen kadaluarsa. 1 hari Daftar Induk Dokumen 3. Membuat daftar dokumen yang akan dimusnhakan/ dititipkan ke UPT Kearsipan 4. Menyerahkan daftar dokumen kadaluwarsa kepada Kabiro melalui Kabag Dokumen Kadaluwarsa Dokumen Kadaluwarsa 1 hari Daftar Dokumen Kadaluwars a 2 jam Daftar dokumen kadaluwarsa 5. Melakukan pemusnahan dokumen mutu yang tidak relevan/ kadaluwarsa sesuai petunjuk teknisnya atau menyerahkan dokumen kepada UPT Kearsipan Dokumen kadaluwarsa 1 hari Berita Acara pemusnahan Dokumen E Peminjaman Dokumen 1. Menerima permohonan peminjaman dokumen dari pihak terkait Form peminjaman, Fc.identitas diri/nomor telepon 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/ Rekaman

22 2. 3. Verifikasi permohonan peminjaman Menyerahkan dokumen kepada pemohon T Y Sesuai identitas, kondisi rekaman Harus menulis pada buku peminjaman Dokumen/ Rekaman 5 menit Form peminjama n 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/ Rekaman F Pengembalian Dokumen Menghubungi peminjam dokumen, jika melampau waktu pinjam Menerima dan menempatkan dokumen sesuai dengan lokasi simpan Sesuai waktu pinjam Kondisi rekaman harus sesuai pada saat meminjam 5 menit Form peminjaman 2 hari Buku Peminjaman Dokumen/ Rekaman

23 STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN REKAMAN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id

24 Nomor SOP UNILA/WMM/03 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 2 Mei 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Nama SOP Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP Pengendalian Rekaman Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc NIP Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP Dibuat Oleh: Kepala Biro Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni Harsono Sucipto, SH, MH NIP A Bustami SH, MH NIP Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP

25 Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Persyaratan ISO Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan. 2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. 3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 5. dll Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP ATK/APK, Komputer dan Printer Peringatan Rekaman harus memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan untuk mempermudah penemuan rekaman pada saat dibutuhkan dalam waktu yang cepat Pencatatan dan Pendataan 1. Daftar Induk Rekaman 2. Jadwal cheklist pemeliharaan 3. Berita acara pemusnahan arsip

26 PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN No Kegiatan Mengidentifikasi rekaman 1 / catatan mutu yang menjadi tanggung jawab di wilayah kerjanya. Mengelompokkan rekaman / catatan mutu. 2 untuk menentukan lokasi simpan, masa simpan dan metode simpan (kertas, CD, soft data, dll) 3 Membuat Daftar induk Rekaman dengan menentukan lokasi simpan, masa simpan, dan metode penyimpanannya. Menyimpan rekaman 4 sesuai lokasi yang tercantum dalam Daftar Induk Rekaman. Melakukan pemeliharaan 5 dokumen sesuai dengan jadwal pemeliharaan yang telah dibuat 6 Melakukan pemusnahan dokumen jika rekaman sudah melampaui masa simpan sesuai petunjuk teknisnya Pelaksana Mutu Baku Ket. Kasubbag Kabag Kabiro WMM Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Rekaman 2 hari Daftar induk rekaman Rekaman 2 hari Daftar induk rekaman Rekaman 1 hari Daftar induk rekaman Rekaman Rekaman Rekaman lama. Jika masih memiliki asaz manfaat institusi maka diserahkan 2 hari 3 jam 5 menit/ rekaman Daftar induk rekaman Jadwal pemeliharaan Rekaman Berita Acara Pemusnahan

27 kepada UPT Kearsipan Peminjaman Rekaman 7 Menerima permohonan peminjaman rekaman dari pihak terkait 8 9 Verifikasi permohonan peminjaman Menyerahkan rekaman kepada pemohon T T Form peminjaman, Fc.identitas diri/nomor telepon Sesuai identitas, kondisi rekaman Harus menulis pada buku peminjaman 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/Reka man 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/Reka man 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/Reka man Pengembalian Rekaman Menghubungi peminjam rekaman, jika melampau waktu pinjam Menerima dan menempatkan rekaman sesuai dengan lokasi simpan Sesuai waktu pinjam Kondisi rekaman harus sesuai pada saat meminjam 5 menit Buku Peminjaman Dokumen/Reka man Sesuai masa Buku Peminjaman Dokumen/Reka man

28 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENANGANAN PENGADUAN/KELUHAN PELANGGAN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id

29 Nomor SOP UNILA/WMM/04 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 2 Mei 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Nama SOP Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP Penanganan Keluhan Pelanggan Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc NIP Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP Dibuat Oleh: Kepala Biro Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni Harsono Sucipto, SH, MH NIP A Bustami SH, MH NIP Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP

30 Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Persyaratan ISO 9001: Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan. 2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. 3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 5. dll Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP ATK/APK, Media Keluhan, Komputer dan Printer Peringatan 1. Identifikasi keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa dilakukan setiap sebulan sekali, baik melalui kotak saran, , website, dan program aplikasi pada Biro 2. Laporan tentang keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa disampaikan kepada Kepala Biro secara rutin setiap enam bulan sekali. 3. Prosedur penanganan keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa, dilakukan melalui rapat rutin atau melalui kebijakan Kepala Biro Pencatatan dan Pendataan 1. Lembar/Buku Pengaduan Pelanggan 2. Tindaklanjut Pengaduan

31 PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No Uraian Prosedur 1. Menyediakan fasilitasi keluhan pelanggan 2. Menerima keluhan/saran dari pelanggan/stake holder 3. Menuliskan keluhan/saran yang diterima 4. Melaporkan keluhan/saran yang diterima kepada WMM melalui Kabiro dan WR terkait 5. Melakukan klarifikasi ke pelayanan terpadu/sumber pengkeluhan bersama Kasubbag terkait Pelaksana Baku Mutu Ket Kasubbag Kabag Kabiro Persyaratan / Kelengkapan - Form keluhan pelanggan - Kotak saran - Form keluhan Pelanggan - Surat, Pengkeluhan Langsung, Media Sosial, Telepon - ATK, - Surat/form Penanganan Keluhan Waktu Output 1 jam Form keluhan Pelanggan insidental Form keluhan Pelanggan/ Surat Keluhan Langsung, Media Sosial 5 menit Buku Keluhan Buku Keluhan 15 menit Form keluhan Pelanggan/ Surat Keluhan Langsung, Media Sosial Informasi Keluhan 2 hari Hasil Klarifikasi keluhan / saran, Buku Keluhan

32 6. Menindak Lanjuti Keluhan/saran Informasi Keluhan, Sumber Data, Buku Keluhan 2 hari Tindak Lanjut, Buku Keluhan 7. Menginformasikan hasil tindak lanjut keluhan/saran kepada yang terkait 8. Mengarsipkan berkas pengkeluhan Surat Pemberitahuan, Telepon Surat Keluhan, Buku Penanganan Keluhan, Surat Pemberitahuan 30 menit Surat Pemberitahuan, Buku Keluhan, 5 menit Surat Keluhan, Buku Keluhan, Surat Pemberitahuan

33 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id

34 Nomor SOP UNILA/WMM/05 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 2 Mei 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Nama SOP Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP Pengukuran Kepuasan Pelanggan Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc NIP Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP Dibuat Oleh: Kepala Biro Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni Harsono Sucipto, SH, MH NIP A Bustami SH, MH NIP Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP

35 Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Persyaratan ISO Memiliki latar belakang belakang pendidikan minimal S1. 2. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan akademik dan kemahasiswaan 3. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu Biro, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan. 4. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. 5. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP ATK/APK, Komputer dan Printer Peringatan 1. Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan dua kali dalam setahun dengan mempergunakan program aplikasi secara online/manual 2. Responden adalah unit kerja, dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa dan calon mahasiswa baru Unila 3. Subyek adalah pimpinan, kasubbag, staf dan objek survey adalah pelayanan Biro 4. Jumlah subyek atau responden dalam satu periode pengukuran minimal sebanyak 100% dari jumlah pelanggan yang sudah mengisi kuisioner online/manual. Pencatatan dan Pendataan 1. Kuesioner kepuasan pelanggan 2. Rekapitulasi nilai hasil kuisioner 3. Analisa Hasil pengukuran

36 PROSEDUR PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN No Uraian Prosedur A. Instrumen Pengukuran 1. Membuat atau meninjau dimensi terkait mutu pelayanan serta identifikasi jenis pelayanan 2. Menyusun pertanyaan yang berkaitan dengan dimensi pelayanan yang terkait 3. Menetapkan kuesioner pengukuran kepuasan pelanggan B. Pelaksanaan pengukuran kepuasan pelanggan Pelaksana Baku Mutu Ket Kasubbag Staf Kabag Kabiro Persyaratan / Kelengkapan Kuesioner Kuesioner Kuesioner Waktu 2 minggu 1 minggu 1 minggu Output Kuesioner Kuesioner Kuesioner 1. Meminta pelanggan untuk mengisi kuisioner pada program aplikasi 2. Mengidentifikasi jenis pelayanan yang telah diterima oleh pelanggan C. Analisa Data Kuesioner Jawaban pelanggan 5 bulan 1 minggu Kuesioner Kuesioner 1. Membuat rekap nilai sesuai data pilihan di kuesioner yang telah diisi oleh pelanggan pada program aplikasi responden Input kuesioner 2 hari Rekapitulasi nilai hasil kuisioner

37 2. Melakukan pengolahan data hasil pengisian kuesioner 3 Menghitung prosentase hasil pengolahan data 4. Mengidentifikasi prosentase item dengan nilai terendah dan melaporkan kepada pimpinan 5 Menerima dan menindaklanjuti hasil pengukuran kepuasan pelanggan Hasil kuesioner 3 jam Rekapitulasi nilai hasil kuisioner Rekapitulasi hasil 3 jam Rekapitulasi nilai hasil kuisioner Rekapitulasi hasil 2 jam Rekapitulasi nilai hasil kuisioner Rekapitulasi hasil 1 hari Rekapitulasi nilai hasil kuisioner 6 Menyimpan hasil pengkuran kepuasan pelanggan Rekapitulasi hasil 15 menit Rekapitulasi nilai hasil kuisioner

38 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) AUDIT MUTU INTERNAL KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id

39 Nomor SOP UNILA/WMM/06 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 2 Mei 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Nama SOP Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP Audit Mutu Internal Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc NIP Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP Dibuat Oleh: Kepala Biro Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni Harsono Sucipto, SH, MH NIP A Bustami SH, MH NIP Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP

40 Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Persyaratan ISO Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi 2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan. 3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. 4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 6. dll. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Seemua SOP ATK/APK, Komputer Printer dan Cheklist Audit internal Peringatan 1. Audit Mutu Internal dilaksanakan minimal satu kali dalam setahun 2. Tim Audit Mutu Internal dapat ditunjuk setiap periode pelaksanaan audit mutu internal, dan diketuai oleh seorang Lead Auditor 3. Auditor tidak boleh mengaudit areanya sendiri 4. Hasil Audit Mutu Internal merupakan salah satu agenda pada Rapat Tinjauan Manajemen Mutu Pencatatan dan Pendataan 1. Jadwal Audit 2. Surat usulan penerbitan surat tugas audit internal 3. Surat Tugas tim audit internal 4. Daftar hadir pembekalan tim audit internal 5. Borang/Checklist audit internal 6. Daftar hadir audit internal 7. Berita acara audit internal 8. Laporan hasil audit internal 9. Permintaan tindakan perbaikan

41 PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL No Aktifitas Kabiro A Penetapan Tim Auditor Mutu Internal 1. Melakukan evaluasi/ pemilihan tim sesuai kompetensi yang ditetapkan, dan mengusulkan kepada WMM 2. Menetapkan Tim Audit Mutu Internal WMM Pelaksana Baku Mutu Ket Lead Persyaratan/ Waktu Output Auditor Auditee Auditor Kelengkapan Draft SK Tim Audit Mutu Internal Draft SK Tim Audit Mutu Internal 1 jam 1 hari Draft SK Tim Audit Internal SK Tim Audit Internal 3. Memberikan pembekalan Tim AMI Panduan AMI 1 hari Daftar Hadir B Program Audit Mutu Internal dan Persiapan Pelaksanaan Audit 1. Menyusun program audit mutu internal termasuk Jadwal Audit 2. Mengesahkan Jadwal Audit 3. Mendistribusikan jadwal audit kepada seksi yang akan diaudit - - Daftar team auditor Jadwal audit mutu internal Jadwal audit mutu internal 1 jam - Jadwal Audit Internal - Daftar Tim Auditor 15 menit Jadwal Audit Internal 15 menit Jadwal Audit Internal

42 No Aktifitas Kabiro WMM Pelaksana Baku Mutu Ket Lead Persyaratan/ Waktu Output Auditor Auditee Auditor Kelengkapan 4. Mempersiapkan instrumen Audit Internal meliputi daftar pertanyaan dan laporan ketidaksesuaian, permintaan tindakan perbaikan 5. Mempelajari kriteria audit (kebijakan, SOP dan perundangundangan) dan mencatat dalam daftar periksa/checklist Audit SOP Panduan AMI Kebijakan, prosedur/ Intruksi Kerja dan perundangundangan 5 hari Daftar Periksa Audit, Laporan Ketidaksesuai an, Permintaan Tindakan Perbaikan 1 hari Kebijakan, prosedur/ Intruksi Kerja dan perundangundangan C Pelaksanaan 1. Memimpin pelaksanaan opening meeting Audit Internal 2. Melaksanaan Audit Internal sesuai dengan jadwal yang telah disepakati Agenda Audit Internal Undangan Daftar periksa audit internal 15 Daftar Hadir, Notulen Rapat 2 hari Daftar periksa audit internal

43 No Aktifitas Kabiro WMM Pelaksana Baku Mutu Ket Lead Persyaratan/ Waktu Output Auditor Auditee Auditor Kelengkapan 3. Rapat pembahasan temuan Audit Internal 4. Membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Laporan Ketidaksesuaian Temuan Audit Internal PTP/Laporan Ketidaksesuain 1 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 2 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 5. Membuat laporan ketidaksesuaian dan pencatatan dalam Log Status 6. Memimpin pelaksanaan closing meeting Audit Internal Log Status 1 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP Log Status 1 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 7. Menyerahkan PTP/ Laporan Ketidaksesuain kepada auditee PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n 15 menit Laporan Ketidaksesuai an, PTP D Tindak lanjut temuan AMI 1. Menerima PTP/ Laporan Ketidaksesuain dari Lead auditor 2. Mencari akar masalah dan melakukan perbaikan PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n 5 menit Laporan Ketidaksesuai an, PTP 5 hari Laporan Ketidaksesuai an, PTP

44 No Aktifitas Kabiro WMM Pelaksana Baku Mutu Ket Lead Persyaratan/ Waktu Output Auditor Auditee Auditor Kelengkapan 3. Memverifikasi tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditee. Jika temuan Audit Internal telah diperbaiki maka memberi tanda pada kolom Efektif. Jika temuan Audit Internal belum diperbaiki maka memberi tanda pada kolom Belum Efektif pada lembar PTP/Laporan Ketidaksesuaian. 4. Menandatangani form PTP sebagai persetujuan perbaikan jika perbaikan yang dilakukan telah benar/ belum diperbaiki. 5. Menyerahkan PTP yang sudah diisi dan diverifikasi kepada Lead auditor 6. Menyusun Laporan Audit rangkap 4 PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n PTP/ Laporan Ketidaksesuaia n Jadwal, Surat tugas tim internal auditor, rekap temuan audit, PTP/ Laporan 2 jam Laporan Ketidaksesuai an, PTP 15 menit Laporan Ketidaksesuai an, PTP 15 menit Laporan Ketidaksesuai an, PTP 2 jam Laporan Audit Internal

45 No Aktifitas 7 Menerima laporan hasil audit internal. Hasil temuan Audit Mutu Internal dibahas pada Rapat Tinjauan Manajemen Kabiro WMM Pelaksana Baku Mutu Ket Lead Persyaratan/ Waktu Output Auditor Auditee Auditor Kelengkapan Ketidaksesuaia n, checklist audit, daftar hadir Komputer Printer ATK Laporan Audit 1 jam Laporan Audit Internal Internal

46 STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI DAN TINDAKAN PERBAIKAN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id

47 Nomor SOP UNILA/WMM/07 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 2 Mei 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Nama SOP Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP Pengendalian Produk Tidak Sesuai dan Tindakan Perbaikan Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc NIP Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP Dibuat Oleh: Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni Harsono Sucipto, SH, MH NIP A Bustami SH, MH NIP Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP

48 Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Persyaratan ISO Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi 2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan. 3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. 4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 6. dll Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP ATK/APK, Komputer dan Printer Peringatan Apabila perbaikan yang telah dilakukan tidak diverifikasi oleh pelapor maupun WMM, maka tindakan perbaikan tidak akan diketahui keefektifannya Pencatatan dan Pendataan 1. Form PTP/CAR 2. Log Ketidaksesuaian

49 PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI DAN TINDAKAN PERBAIKAN Pelaksana Baku Mutu Ket No Uraian Prosedur Kasubbag Kabag Kabiro Persyaratan / Kelengkapan Waktu Output A. Identifikasi ketidaksesuaian 1. Mengidentifikasi ketidaksesuaian proses, data, masukan atau keluaran Proses kerja - Laporan Ketidaksesuaian 2. Mengklarifikasi dengan pihak terkait dan mengelompokkan sesuai jenisnya Proses teridentifikasi 5 menit Laporan Ketidaksesuaian 3. B. Mencatat ketidaksesuaian pada laporan ketidaksesuaian Identifikasi akar permasalahan 1. Menganalisa akar permasalahan yang bersumber dari manusia, metode, material, mesin dan money (5M) atau atau pihak eksternal 2. Menetapkan akar permasalahan Ketidak sesuaian terklarifikasi 5 menit Laporan Ketidaksesuaian Data Terkait 30 menit Laporan Ketidaksesuaian Data Terkait 5 Menit Laporan Ketidaksesuaian

50 C. Tindakan perbaikan dan verifikasi 1. Mengkoordinasikan tindakan perbaikan yang akan dilaksanakan kepada pihak yang ditunjuk/terkait dan waktu penyelesaian 2. Melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan 3. Mengkonfirmasikan efektifitas hasil tindakan perbaikan Sesuai tanggal yang disepakat CAR terisi dengan action plan CAR terverifikasi - Laporan Ketidaksesuaian 15 menit Laporan Ketidaksesuaian 15 menit Laporan Ketidaksesuaian 4. Menyepakati kembali tindakan perbaikan dan batas waktu penyelesaiannya 5. Mencatat status penyelesaian ketidaksesuaian dalam Log Book CAR closing 5 menit Log Book (Daftar Ketidaksesuaian) Log Book (Daftar Ketidaksesuaian)

51

52 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) TINJAUAN MANAJEMEN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id

53 Nomor SOP UNILA/WMM/08 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 2 Mei 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) Fax (0721) Website : buk.unila.ac.id Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni Nama SOP Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P. NIP Tinjauan manajemen Wakil Rektor Bidang Akademik/ Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc NIP Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat Prof. Dr. Karomani, M.Si. NIP Dibuat Oleh: Kepala Biro Umum dan Keuangan Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc NIP Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si. NIP Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni Harsono Sucipto, SH, MH NIP A Bustami SH, MH NIP Drs. Mardi Syahperi, M.M. NIP

54 Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Persyaratan ISO Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi 2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang digunakan. 3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. 4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 6. dll Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Semua SOP ATK, Komputer dan Printer Peringatan Agenda rapat adalah : temuan audit mutu internal, evaluasi pencapaian sasaran mutu, kepuasan pelanggan, penanganan keluhan pelanggan, tindakan perbaikan & pencegahan, kebijakan Pencatatan dan Pendataan 1. Surat undangan 2. Daftar hadir rapat 3. Notulen hasil rapat kaji ulang manajemen

55 PROSEDUR RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN Pelaksana Baku Mutu No Uraian Prosedur WMM Kabiro Kabag Kasubbag Persyaratan / Kelengkapan Waktu Output Ket A. Perencanaan dan Administrasi 1. Membuat perencanaan kegiatan rapat tinjauan manajemen 2. Menetapkan tanggal, agenda dan tempat rapat tinjauan manajemen 3. Membuat surat undangan RTM 2 rangkap Perencanaan rapat Draft materi RTM 10 menit Draft materi RTM 30 menit ATK dan APK 30 menit Surat undangan 4. Memaraf surat undangan RTM Surat undangan 15 menit Surat undangan 5. Menandatangani surat undangan 6. Memberi nomor surat, stempel dan menggadankan surat sesuai yang diundang. Mengirimkan undangan RTM 7. Mengidentifikasi data-data terkait agenda RTM Surat undangan 15 menit Surat undangan Surat undangan 10 menit Surat undangan Sesuai agenda RTM (poin B.1) 2 jam Materi kaji ulang

56 8. Menyiapkan daftar hadir RTM Surat undangan 30 menit Daftar hadir B. Pelaksanaan RTM 6. Membuka RTM Materi RTM 10 menit Notulen rapat 7. Membahas agenda RTM bersama peserta rapat: a. Status dari tinjauan manajemen sebelumnya b. Perubahan dalam masalah eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu c. Informasi tentang kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu antara lain: - Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak terkait yang berkepentingan - Hasil capaian sasaran mutu - Kinerja proses dan kesesuaian produk dan jasa - Ketidaksesuan dan tindakan korektif - Pemantauan dan pengukuran hasil Materi RTM 2 jam Notulen rapat

57 - Hasil audit - Kinerja penyedia eksternal d. Persediaan sumber daya e. Efektifitas tindakan yang diambil untuk risiko dan peluang 8. Menetapkan tindakan perbaikan yang relevan dengan agenda yang tidak tercapai targetnya 9. Menyusun perencanaan yang mencakup sasaran dan kegiatan untuk tahun berikutnya berdasarkan hasil RTM C. Notulensi RTM 10. Mencatat bahasan agenda dan keputusan tindakan perbaikan dalam noutlensi 11. Menandatangani Notulensi RTM yang meliputi : a. Status dari tinjauan manajemen sebelumnya b. Perubahan dalam masalah eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu c. Informasi tentang kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu antara Materi RTM 1 jam Notulen rapat Materi RTM 30 menit CAR Notulen rapat 1 jam Notulen hasil rapat Notulen Rapat 10 menit Notulen hasil rapat ditandatanga ni CAR

58 lain: - Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak terkait yang berkepentingan - Hasil capaian sasaran mutu - Kinerja proses dan kesesuaian produk dan jasa - Ketidaksesuan dan tindakan korektif - Pemantauan dan pengukuran hasil - Hasil audit - Kinerja penyedia eksternal d. Persediaan sumber daya e. Efektifitas tindakan yang diambil untuk risiko dan peluang f. Rekomendasi untuk peningkatan 12. Menggandakan notulen dan mendistribusikannya kepada peserta rapat Peserta rapat 5 menit Notulen hasil rapat CAR