STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP) MELAKSANAKAN PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP) MELAKSANAKAN PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id

2 Nomor SOP BPHM/IHM/SI/02 TanggalPembuatan 17 Maret 2016 TanggalRevisi - - TanggalEfektif 4 April 2016 DisahkanOleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Nama SOP Prof. Dr. Hasriadi Mat Akin, M.P NIP MelaksanakanPenyajian Data Dan Informasi Diketahui Oleh: Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr. Mahatma Kufepaksi, M.Sc NIP Disetujui Oleh: Kepala Biro Perencanaan dan Humas Diperiksa Oleh: KepalaBagian Informasi dan Humas Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si NIP Dibuat Oleh: KepalaSub Bagian Sistem Informasi Harsono Sucipto, SH, MH NIP Dra Eka Purnama, M.A NIP Sartini, S.H,. M.H. NIP

3 DasarHukum KualifikasiPelaksana 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 jo nomor 43 tahun 1999 tentang pokok pokok kepegawaian 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 jo Peraturan Pemerintah Nomor 66Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelengaraan Pendidikan; 4. Keputusan PEMERINTAH Nomor 9 tahun 2003tentang wewenang Pengangkatan, Pemberhentian dan Pemindahan PNS; 5. Keputusan Mendikbud RI Nomor :0167/1995 jo Pemendiknas Ri Nomor 12 Tahun 2011 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Lampung 6. Persyaratan ISO 9001 Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Melaksanakan Pengumpulan Pengolahan dan Analisis Data MelaksanakanPelayananPermintaan Data daninformasi Peringatan JikaPenyajian Data Dan InformasitidakdilaksanakanmakaInformasiUnilatidak dapat diakses oleh para pihak yang berkepentingan Pendidikan D3 Memahami pengumpulan dan pengolahan dataa Menguasai TIK Sikap kerja teliti, cekatan dan kerjasama 1. Komputer 2. Kertas 3. Printer 4. Tinta 5. Dll. PencatatandanPendataan 1. Form Permohonan 2. Buku Agenda

4 PROSEDURMELAKSANAKAN PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI No 1. Kegiatan MemberikanDisposisi/For m Permohonan Pelaksana Mutu Baku Ket. Ka.Biro Kabag Kasubbag Staf Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Disposisi/Form 1 hari Form permohonan Permohonan 2. MenindaklanjutiForm Permohonan; Disposisi/Form permohonan 1 hari Form Permohonan Mengidentifikasi 3 kebutuhan daninformasi akandisajikan; 4. Menyajikan data daninformasi yang dibutuhkan; data yang Form permohonan Data sesuai permintaan 1 hari Buku Agenda 1 hari Data dan informasi 5 Membuatlaporanpelaksan aanpenyajian data daninformasi. Daftar Data yang disajikan 1 hari Laporan

5 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP) PENGELOLAAN WEBSITE BPHM KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT UNIVERSITAS LAMPUNG Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id Nomor SOP BPHM/SI/03

6 TanggalPembuatan 17 Maret 2016 TanggalRevisi - - TanggalEfektif 4 April 2016 DisahkanOleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Nama SOP Prof. Dr. Hasriadi Mat Akin, M.P NIP MelakukanPengelolaanWebsite BPHM Diketahui Oleh: Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr. Mahatma Kufepaksi, M.Sc NIP Disetujui Oleh: Kepala Biro Perencanaan dan Humas Diperiksa Oleh: KepalaBagian Informasi dan Humas Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si NIP Dibuat Oleh: KepalaSub Bagian Sistem Informasi Harsono Sucipto, SH, MH NIP Dra Eka Purnama, M.A NIP Sartini, S.H,. M.H. NIP

7 DasarHukum 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 jo nomor 43 tahun 1999 tentang pokok pokok kepegawaian 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 jo Peraturan Pemerintah Nomor 66Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelengaraan Pendidikan; 4. Keputusan PEMERINTAH Nomor 9 tahun 2003tentang wewenang Pengangkatan, Pemberhentian dan Pemindahan PNS; 5. Keputusan Mendikbud RI Nomor :0167/1995 jo Pemendiknas Ri Nomor 12 Tahun 2011 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Lampung 6. Persyaratan ISO 9001 KualifikasiPelaksana Pendidikan D3 Mmemahami pengumpulan dan pengolahan dataa Menguasai TIK Sikap kerja teliti, cekatan dan kerjasama Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : - SOP Pengumpulan Pengolahan dan Analisis Data 1. Komputer 2. Jaringan Internet 3. Kertas 4. Printer 5. Tinta 6. Dll. Peringatan Jikaprosedur ini tidak efektif makaberdampakinformasi BPHM dan Unila tidak dapat dapat dipublikasi secara maksimal. PencatatandanPendataan 1. Artikel 2. Buku Agenda

8 PROSEDUR PENGELOLAAN WEBSITE BPHM No. Uraian/Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket. Ka.Biro Kabag Kasubbag Staf Admin Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output 1 Mengadakaan koordinasi dengan KepalaBagian Setiap awal tahun 10 menit Notulen 2 Menginformasikan hasil koordinasi Kasubbag. akademik Hasil koordinasi 15 menit - 3 Mengidentifikasikebutuhan data daninformasi yang akan diunggah Data artikel 15 menit Data 4 Menyusun, mengolahdanmenyajikan data yang dibutuhkandalambentukartikel 5 Menerima artikel dan memverifikasi 6 Mengunggah artikel pada website Y T Data danartikel Artikel yang telah di paraf Artikel telah diparaf 1 hari Artikel 1 hari Artikel yang telahdipa raf 10 menit Artikel terunggah 7 Membuatlaporan Artikel terunggah 6 bulan LaporanK egiatan

9 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id

10 Nomor SOP BPHM/IHM/SI/04 Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016 Tanggal Revisi - - Tanggal Efektif 4 April 2016 Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Nama SOP Prof. Dr. Hasriadi Mat Akin, M.P NIP Pelayanan Permintaan data dan Informasi Diketahui Oleh: Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr. Mahatma Kufepaksi, M.Sc NIP Disetujui Oleh: Kepala Biro Perencanaan dan Humas Diperiksa Oleh: Kepala Bagian Informasi dan Humas Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si NIP Dibuat Oleh: Kepala Sub Bagian Sistem Informasi Harsono Sucipto, SH, MH NIP Dra Eka Purnama, M.A NIP Sartini, S.H,. M.H. NIP

11 Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 jo nomor 43 tahun Pendidikan D tentang pokok pokok kepegawaian 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; Mengikuti pelatihan pengolahan data Menguasai tik Sikap kerja teliti, cekatan dan kerjasama 3. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 jo Peraturan Pemerintah Nomor 66Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelengaraan Pendidikan ; 4. Keputusan PEMERINTAH Nomor 9 tahun 2003 tentang wewenang Pengangkatan, Pemberhentian dan Pemindahan PNS; 5. Keputusan Mendikbud RI Nomor :0167/1995 jo Pemendiknas Ri Nomor 12 Tahun 2011 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Lampung. 6. Persyaratan ISO 9001 Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Melaksanakan Pengumpulan Pengolahan dan Analisis Data 1. Komputer 2. Kertas 3. Printer 4. Tinta 5. Dll. Peringatan Jika Pelayanan Permintaan data dan informasi tidak terpenuhi maka berdampak pada Publikasi Unila. Pencatatan dan Pendataan 1. Form Permohonan 2. Buku Layanan

12 PROSEDUR PELAYANAN PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI No Kegiatan Menerima surat 1. permohonan dari unit kerja 2 Mendisposisikan surat permohonan Menerima disposisi dan Memeriksa kebenaran form/surat permohonan dari unit kerja, antara 3. lain: - Data mahasiswa - Data pendidik dan tenaga kependidikan - dll 5 Menyiapkan data yang diminta pemohon 6 Mengoreksi dan Menyerahkan data kepada pemohon 7. Mendokumentasikan/men garsipkan surat permohonan dan data yang diminta Ka. Biro Pelaksana Mutu Baku Ket. Kabag Kasub Staf Persyaratan/ bag Kelengkapan Waktu Output - Surat /Form Surat Permohonan permohonan T Y Surat Permohonan 5 menit Surat Permohonan Data Data 1 jam 3 menit Data berbentuk CD Data dan tanda terima Data telah paraf 5 menit Surat permohonan

13 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP) PEMUTAKHIRAN DATA KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id

14 Nomor SOP BPHM/IHM/SI/05 TanggalPembuatan 17 Maret 2016 TanggalRevisi - - TanggalEfektif 4 April 2016 DisahkanOleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Nama SOP Prof. Dr. Hasriadi Mat Akin, M.P NIP Pemutakhiran Data Diketahui Oleh: Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr. Mahatma Kufepaksi, M.Sc NIP Disetujui Oleh: Kepala Biro Perencanaan dan Humas Diperiksa Oleh: KepalaBagian Informasi dan Humas Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si NIP Dibuat Oleh: KepalaSub Bagian Sistem Informasi Harsono Sucipto, SH, MH NIP Dra Eka Purnama, M.A NIP Sartini, S.H,. M.H. NIP

15 DasarHukum 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 jo nomor 43 tahun 1999 tentang pokok pokok kepegawaian 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 jo Peraturan Pemerintah Nomor 66Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelengaraan Pendidikan; 4. Keputusan PEMERIN TAH Nomor 9 tahun 2003tentang wewenang Pengangkatan, Pemberhentian dan Pemindahan PNS; 5. Keputusan Mendikbud RI Nomor :0167/1995 jo Pemendiknas Ri Nomor 12 Tahun 2011 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Lampung 6. Persyaratan ISO 9001 KualifikasiPelaksana Pendidikan D3 Mengikuti pelatihan pengolahan data Memahami pengumpulan dan pengolahan dataa Menguasai tik Sikap kerja teliti, cekatan dan kerjasama Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : -Melaksanakan Pengumpulan Pengolahan dan Analisis Data 1. Komputer -Penyajian Data daninformasi 2. Kertas 3. Printer 4. Tinta 5. Dll Peringatan Terhambatnya pengembangan system informasi berdampak pada lambatnya penyajian data dan informasi pada pihak yang berkepentingan PencatatandanPendataan 1. Form Permohonan 2. Buku Agenda

16 No Kegiatan Berkoordinasi dengan Kabag Menindaklanjuti hasil koordinasi Mengidentifikasi dan mengonsep surat 3 pemutakhiran data untuk unit kerja 4. Menyampaikan surat permintaan data pemutakhiran kepada unit kerja Mengisi Form PermohonanuntukPemuta khiran data 5 Menerima data dari unit kerja dan mendsiposisikan ke Kabag PROSEDUR PEMUTAKHIRAN DATA Pelaksana Mutu Baku Ket. Ka.Biro Kabag Kasubbag Staf Unit Persyaratan/ Kerja Kelengkapan Waktu Output Sesuai dengan 30menit Notulen kebutuhan data Perintah untuk menyediakan data Data pemutakhiran Surat telah ditandatangani dan stempel Suratdan Form Permohonan Form/Surat Permohonan yang telah diverifikasi 6 Menerima disposisi Berkas telah diverifikasi 5menit Data pemutakhiran 5 menit Konsep surat 10 menit Surat Waktu yang telahditent ukan data yang telahdimuta khirkan Data berbentuk CD 15 Menit Data

17 No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket. Staf Unit Persyaratan/ Ka.Biro Kabag Kasubbag Waktu Output Kerja Kelengkapan 7 Menerima disposisi dan memberikan arahan kepada staf Data 3 menit Data 8 Melakukan pemutakhiran data 5 menit Arsip Rekaman

18 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP) MELAKSANAKAN PENGUMPULAN PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id

19 Nomor SOP BPHM/IHM/SI/01 TanggalPembuatan 17 Maret 2016 TanggalRevisi - - TanggalEfektif 4 April 2016 DisahkanOleh Rektor Universitas Lampung KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS LAMPUNG BIRO PERENCANAAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung Telp (0721) , Fax (0721) bphm_unila@kpa.unila.ac.id Diketahui Oleh: Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan TIK Nama SOP Prof. Dr. Hasriadi Mat Akin, M.P NIP Melaksanakan Pengumpulan Pengolahan dan Analisis Data Diketahui Oleh: Wakil Manajemen Mutu Prof. Dr. Mahatma Kufepaksi, M.Sc NIP Disetujui Oleh: Kepala Biro Perencanaan dan Humas Diperiksa Oleh: KepalaBagian Informasi dan Humas Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si NIP Dibuat Oleh: KepalaSub Bagian Sistem Informasi Harsono Sucipto, SH, MH NIP Dra Eka Purnama, M.A NIP Sartini, S.H,. M.H. NIP

20 DasarHukum KualifikasiPelaksana 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 jo nomor 43 tahun 1999 tentang pokok pokok kepegawaian 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 jo Peraturan Pemerintah Nomor 66Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelengaraan Pendidikan; 4. Keputusan PEMERINTAH Nomor 9 tahun 2003tentang wewenang Pengangkatan, Pemberhentian dan Pemindahan PNS; 5. Keputusan Mendikbud RI Nomor :0167/1995 jo Pemendiknas Ri Nomor 12 Tahun 2011 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Lampung 6. Persyaratan ISO 9001 Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : - Penyajian Data dan Informasi - Pelayanan Permintaan Data dan Informasi Peringatan Keterlambatandanketidakakuratan data menghambatpenyajian data daninformasidanpelayanan Permintaan Data dan Informasi Pendidikan D3 Mengikuti pelatihan pengolahan data Memahami pengumpulan dan pengolahan data Menguasai tik Tekun, teliti, dan cekatan 1. Komputer 2. Kertas 3. Printer 4. Tinta 5. CD/DVD 6. Dll. Pencatatan dan Pendataan 1. Form Permintaan Data 2. Buku Agenda 3. Data Akademik, Kemahasiswaan, Pendidik dan Kependidikan, Sarana Akademik, Keuangan, Kerjasama, Sarana prasarana dan kesejahteraan

21 PROSEDUR PENGUMPULAN PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA No Kegiatan Memberikan disposisi untuk 1. menghimpun dan mengolah serta menganalisis data Memberikan arahan dan 2. menugaskan membuat surat permintaan data Memerintahkan staf untuk melaksanakan 3 pengumpulan datasesuaidengan format data yang dibutuhkan 4 Menerima data mentah dari unit kerja Pelaksana Mutu Baku Ket. Ka.Biro Kabag Kasubbag Staf Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Surat /Form permohonan 1 hari Surat Permohonan Data terkait 30 menit KonsepsuratP ermintaan data Surat permohonan 1 hari Suratpermint aan data Data berbentuk CD yang meliputi: Data Akademik, Kemahasiswaa, Pendidik dan Kependidikan, Sarana Prasarana, Keuangan, Kerjasama, dan kesejahteraan 1 hari Data

22 No Kegiatan 5 Mengolah data yang dibutuhkanmenja didokumen/naska h 6 Mengoreksidanm enganalisisdoku men data yang sudahdiolah 7 Verifikasi ulang data yang telah di terima dari Kasubbag. Jika telah sesuai diserahkan kepada kepadakepalabir o. Pelaksana Mutu Baku Ket. Ka.Biro Kabag Kasubbag Staf Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Data mentah 2 hari Data T T Y Y Data sesuai dengan kebutuhan dan telah diparaf Data telah diparaf oleh Kasubbag 24 hari Data 15 Menit Data 8 Mengesahkan dokumen/naskah Data telah diparaf oleh Kabag 10 Menit Buku Agenda 9 Menerima dokumen yang sudah disahkan Dokumen telah telah diparafoleh Ka. Biro 10 Menit Dokumen

23 No Kegiatan 11 Mendokumentasi kan/mengarsipka n surat permohonan dan data yang diminta Pelaksana Mutu Baku Ket. Ka.Biro Kabag Kasubbag Staf Persyaratan/ Kelengkapan Waktu Output Dokumen telah telah 5 Menit Dokumen diparaf oleh Ka. Biro