DAILY ACTIVITY. Lakukan pemeriksaan detail di setiap area penjualan : BAGAIMANA MEMPERSIAPKAN APOTEK HARI INI :

Transkripsi

1 DAILY ACTIITY BAGAIMANA MEMPERSIAPKAN APOTEK HARI INI : 1 Datang pada pagi hari 15 menit sebelum jam kerja dimulai. 2 Periksa area luar dari Apotek dan area belakang untuk memastikan kondisi dan keamanannya. Lakukan hal yang sama untuk apotek yang beroperasi 24 jam juga. 3 Lakukan pemeriksaan cepat dengan berkeliling didalam apotek, menyapa semua Staff yang hadir. Berusahalah untuk mengetahui secara cepat kondisi keseluruhan apotek, dan pastikan : apakah semuanya dalam keadaan normal atau dalam keadaan darurat? 4 Apabila di hari sebelumnya apotek ditutup oleh rekan pengganti Anda, ( Supervisor ) bacalah pesan khusus yang ditinggalkannya. ( Buku serah terima antar shift /Buku Komunikasi) 5 Lakukan morning briefing menit dengan topik khusus : - special-event untuk hari ini. - perubahan promosi. - customer service. - informasi dari kantor pusat. - harapan khusus atas pelayanan untuk hari ini. 6 Setelah Apotek dibuka untuk pengunjung, maka mulailah berkeliling secara detail mulai dari bagian depan area apotek. Lakukan pemeriksaan detail di setiap area penjualan :

2 KOMENTAR 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai KENDALA SOLUSI IT belum mendukung Koordinasi dgn IT Kerjaan BM IT belum mendukung Koordinasi dgn IT IT belum mendukung Koordinasi dgn IT IT belum mendukung Koordinasi dgn IT Budget? 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan proyeksi atau budget. ( lembur saja) Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan Review bagaimana penjualan item-item promosi. Evaluasi apakah ada item yang stocknya habis dan mana item yang over stock. Evaluasi berapa total stock-on-hand ( inventory ). Apakah sesuai dengan perencanaan? Review bagaimana tingkat pencapaian penjualan kategori produk lainnya ( selain prescription dan OTC ). Apakah Apotek dalam kondisi yang bersih dan menarik? ( check- list ) Apakah pelayanan terhadap pelanggan sudah cukup baik? ( Waktu layanan, Penolakan R/, Customer service ). Apakah ada pekerjaan khusus yang harus dilakukan minggu ini? 1 SENIN a Audit /review perencanaan dan pelaksanaan pemeriksaan stock Serahkan ke BM

3 KOMENTAR 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai KENDALA SOLUSI IT belum mendukung Koordinasi dgn IT Kerjaan BM IT belum mendukung Koordinasi dgn IT Perubahan Harga ada di BM Koordinasi dgn BM IT belum mendukung Koordinasi dgn IT Kerjaan BM IT belum mendukung Koordinasi dgn IT IT belum mendukung Koordinasi dgn IT Budget? 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan 3 b c d e f proyeksi atau budget. ( lembur saja) Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan ( cycle count ). Review proyeksi sales untuk minggu ini dan lakukan penyesuaian bila dipandang perlu Lakukan meeting dengan para supervisor. Review dan periksa persediaan uang tunai.(patty cash) Review perencanaan jam kerja(lembur) dan selesaikan problem yang ada untuk mencapai penghematan. Bicarakan dengan para supervisor untuk menghasilkan kondisi harga jual yang akurat ( price-integrity ). 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai Serahkan ke BM Budget? 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan proyeksi atau budget. ( lembur saja) 3 Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan OTC ) sebagai kategori utama. Review bagaimana penjualan item-item promosi. Evaluasi apakah 4 ada item yang stocknya habis dan mana item yang over stock. 5 Evaluasi berapa total stock-on-hand ( inventory ). Apakah sesuai Serahkan ke BM

4 KOMENTAR 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai KENDALA IT belum mendukung 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan Kerjaan BM proyeksi atau budget. ( lembur saja) 3 Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan dengan perencanaan? IT belum mendukung double dgn senin SOLUSI Koordinasi dgn IT Budget? 2 SELASA a Lakukan diskusi dengan supervisor secara personal untuk membahas pencapaian minggu yang lalu dan perencanaan untuk minggu ini. b Review jadwal untuk mempertahankan kebersihan apotek c Pastikan bahwa area produk kategori terutama ( prescription dan OTC ) dalam kondisi yang layak dalam hal display dan kebersihan. d Periksa dan lakukan persetujuan atas rencana order.(sesuai dgn jadwal BM) e Review kondisi akurasi harga jual produk. 6 Review bagaimana tingkat pencapaian penjualan kategori produk ( check- list ) 8 Apakah pelayanan terhadap pelanggan sudah cukup baik? ( Waktu layanan, Penolakan R/, Customer service ). 9 Apakah ada pekerjaan khusus yang harus dilakukan minggu ini? Koordinasi dgn IT Dilakukan di BM IT belum mendukung lainnya ( selain prescription dan OTC ). 7 Apakah Apotek dalam kondisi yang bersih dan menarik? Serahkan ke BM Koordinasi dgn IT

5 KOMENTAR 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai KENDALA SOLUSI IT belum mendukung Koordinasi dgn IT 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan Kerjaan BM proyeksi atau budget. ( lembur saja) 3 Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan IT belum mendukung Koordinasi dgn IT 3 RABU a Konsentrasi untuk selling area. Harga di BM Koordinasi dgn BM Budget? 4 KAMIS a Lakukan perubahan bila dipandang perlu atas rencana kerja minggu yang akan datang. b Periksa stock produk promosi apakah mencukupi untuk hari Jumat s/d akhir minggu. c Periksa bagaimana status order produk yang sudah dilakukan. d Review kondisi akurasi harga jual produk.(harga di KIS dan Price Tag ) e Periksa kondisi kelengkapan POP di selling area. f Lakukan shrink audit. ( uji petik ) g Periksa kondisi apotek menggunakan Outlet-isit Check-List 1 Review Profit & Loss ( P & L ) untuk bulan lalu dan bandingkan dengan Budget yang ada. 2 Review pencapaian bulan lalu bersama semua supervisor. Serahkan ke BM

6 KOMENTAR 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai KENDALA IT belum mendukung 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan Kerjaan BM proyeksi atau budget. ( lembur saja) 3 Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan IT belum mendukung SOLUSI Koordinasi dgn IT Budget? 5 a b c d JUMAT Periksa lagi kondisi stock produk promosi dan kelengkapan POP Adakah promosi spesial untuk akhir minggu? Review perencanaan tenaga kerja untuk akhir minggu. Ingatkan perihal target pencapaian sales untuk minggu ini kepada para supervisor dan Staff. 1 Review perencanaan sales dan tenaga kerja ( termasuk lembur ). 2 Lakukan pertemuan personal dengan supervisor untuk membicarakan : - Perencanaan display - Perencanaan order, terutama untuk produk promosi. - Perencanaan aktifitas khusus. 3 Putuskan target pencapaian sales untuk minggu depan. 4 Lakukan pembicaraan khusus dengan Ass Manager Apotek tentang perencanaan minggu depan. (Apoteker Pendamping???) Serahkan ke BM Koordinasi dgn IT

7 KOMENTAR 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai KENDALA IT belum mendukung 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan Kerjaan BM proyeksi atau budget. ( lembur saja) 3 Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan IT belum mendukung SOLUSI Koordinasi dgn IT Budget? 1 Tentukan target sales dan jam kerja, termasuk dalam hari-hari libur yang mungkin ada dan event spesial yang sangat berdampak bagi pencapaian sales. 2 Rencanakan langkah tertentu untuk perbaikan penjualan departemen / category produk tertentu yang tidak mencapai target bulan ini. 6 SABTU a Konsentrasi dan gunakan seluruh waktu untuk berada di selling area bersama staff dan pelanggan!!! 7 MINGGU a Konsentrasi dan gunakan seluruh waktu untuk berada di selling area bersama staff dan pelanggan!!! sesuai kondisi hari buka Apotek Serahkan ke BM Koordinasi dgn IT

8 KOMENTAR 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai KENDALA IT belum mendukung 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan Kerjaan BM proyeksi atau budget. ( lembur saja) 3 Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan IT belum mendukung SOLUSI Koordinasi dgn IT Budget? Serahkan ke BM Koordinasi dgn IT

9 KOMENTAR 1 Review Sales per departement/category. Apakah sudah mencapai KENDALA IT belum mendukung 2 Review pengeluaran biaya gaji/lembur dan bandingkan dengan Kerjaan BM proyeksi atau budget. ( lembur saja) 3 Review berapa Gross-margin penjualan obat ( prescription dan IT belum mendukung SOLUSI Koordinasi dgn IT Budget? Serahkan ke BM Koordinasi dgn IT

10

11

12

13

14

15

16

17

18 KOMENTAR 1 Review Profit & Loss ( P & L ) untuk bulan lalu dan bandingkan KENDALA SOLUSI dengan Budget yang ada. 2 Review pencapaian bulan lalu bersama semua supervisor. 1 Dalam management-meeting di awal bulan, sampaikan informasi atas aktifitas-aktifitas tertentu yang akan diselenggarakan dalam bulan ini. 2 Ketika melakukan review atas masing-masing departemen di dalam apotek, pastikan semua perencanaan dan jadwal masih berjalan dan tertata dengan baik. 1 Tentukan target sales dan jam kerja, termasuk dalam hari-hari libur yang mungkin ada dan event spesial yang sangat berdampak bagi pencapaian sales. 2 Rencanakan langkah tertentu untuk perbaikan penjualan departemen / category produk tertentu yang tidak mencapai target bulan ini. TERKAIT DGN IT KORDINASIKAN DGN IT

19 KOMENTAR 1 Review Profit & Loss ( P & L ) untuk bulan lalu dan bandingkan dengan Budget yang ada. 2 Review pencapaian bulan lalu bersama semua supervisor. KENDALA SOLUSI

20 KOMENTAR 1 Review Profit & Loss ( P & L ) untuk bulan lalu dan bandingkan dengan Budget yang ada. 2 Review pencapaian bulan lalu bersama semua supervisor. KENDALA SOLUSI

21

22

23

24 SUPERISOR CHECKLIST OUTLET : SELLING FLOOR 1 2 Kebersihan : Shelving, Lantai dan area prescription Stock-Level 3 4 Product-Range dan Display di shelving Harga-Jual : - Harga yang akurat sepanjang waktu 5 - Perubahan harga-jual selalu up date Display di End-Gondolla dan area khusus : S S R K J S M S S R K J S M S S R K J S M S S R K J S M - Merk produk terlihat jelas - Pemajangan produk menarik 6 - Lengkap dengan harga-jual POP lengkap terpasang 7 8 Price-Label lengkap terpasang Penampilan Staff 9 Produktivitas Staff (sesuai target) Comments : STORAGE AREA 1 Kebersihan : Area dan Lantai 2 3 Stock-Level Tidak ada produk tercecer 4 5 Tidak ada karton pembungkus produk dalam keadaan terbuka Stock produk tertata rapi 6 7 Stock produk lengkap dengan tanda tanggal kedatangan Produk mahal & sensitif tersimpan ditempat yang aman Comments : RECEIING AREA 1 2 Random-check : kuantitas, kualitas dan type produk yang benar Return-product tersimpan dengan aman 3 4 Area receiving rapi dan bersih Dokumen-dokumen receiving tertata dan tersimpan rapi Comments : EQUIPMENT 1 2 Tidak terdapat perlengkapan rak & display yang tidak terpakai Persediaan price-label dan label barcode mencukupi 3 4 Persediaan pembungkus (shopping bag, plastic obat) mencukupi dan tidak berlebihan Persediaan material POP mencukupi dan tidak berlebihan Comments :

25 TEAM COMMUNICATION Bagaimana cara melakukan 'staff-briefings'? 1 Lakukan staff-briefing setiap pagi sebelum apotek dibuka atau sebelum dimulainya shift-pagi untuk apotek yang beroperasi 24 jam. 2 Semua karyawan yang masuk pada shift pagi harus ikut hadir. 3 Mulailah dengan memberikan selamat datang serta memberikan 4 Topik khusus yang perlu disampaikan : special-event untuk hari ini, informasi tertentu dari kantor pusat, perubahan promosi, customerservice. Sampaikan harapan khusus atas pelayanan untuk hari ini. 5 Briefing dilakukan untuk menit saja. Bagaimana cara melakukan 'one-on-one meeting' dengan Supervisor? 1 Persiapkan agenda yang akan dibahas.meeting ini hanya dilakukan menit dalam setiap minggu. 2 Agenda yang sebaiknya dibahas : Sales minggu lalu. Apa yang sudah baik dan apa yang masih harus diperbaiki. 3 Perlu dibahas juga untuk hasil minggu lalu : gross-margin, promosi dan jam kerja ( termasuk lembur ). 4 Bahas perencanaan untuk minggu yang sedang berjalan dalam hal yang sama. Bagaimana cara melakukan 'management- meeting' Sebaiknya dilakukan di setiap hari senin siang selama menit Lakukan di setiap hari yang sama dalam setiap minggunya. Agenda telah disiapkan. Hasil meeting ( risalah/minuta ) harus dibuat. Selalu dibahas : pencapaian sales di minggu lalu. Sampaikan informasi tertentu dari kantor pusat. Perencanaan event promosi yang akan datang dan display. Dibahas secara singkat : pencapaian dan target gross-margin, penjualan produk promosi dan jam kerja. Bagaimana membuat apotek sebagai tempat bekerja yang menyenangkan bagi semua karyawan? 1 Ciptakan 'keceriaan' dalam setiap briefing. 2 Ketahui dan berikan selamat bagi setiap karyawan yang berulang-tahun. 3 Sedapatnya ciptakan event bagi pelanggan di setiap akhir minggu.

26 TEAM COMMUNICATION Bagaimana cara melakukan 'staff-briefings'? 1 Lakukan staff-briefing setiap pagi sebelum apotek dibuka atau sebelum dimulainya shift-pagi untuk apotek yang beroperasi 24 jam. 2 Semua karyawan yang masuk pada shift pagi harus ikut hadir. 3 Mulailah dengan memberikan selamat datang serta memberikan (terutama berupa pelayanan kesehatan untuk orang dewasa atau anak) 4 Selalu menyapa dan memberikan salam bagi setiap karyawan. 5 Memberikan pelatihan ( training ) yang memadai bagi karyawan yang membutuhkan ( termasuk karyawan baru ). 6 Memberikan penghargaan atas pekerjaan yang telah berhasil diselesaikan.

27

28

29 APA/BERAPA KEBUTUHAN UNTUK MENJALANKAN STORE OPERATIONS GUIDE URAIAN STAFF Apoteker Pendamping Tetap (PT) Supervisor Layanan Farmasi Petugas Swalayan Farmasi (AA) Cleaning Service (outsource) IT 1 Scanner/Barcode 2 LCD Monitor 3 POS (Customer Display) JUMLAH

30 APA/BERAPA KEBUTUHAN UNTUK MENJALANKAN STORE OPERATIONS GUIDE URAIAN STAFF Apoteker Pendamping Tetap (PT) Supervisor Layanan Farmasi Petugas Swalayan Farmasi (AA) Cleaning Service (outsource) IT 1 Scanner/Barcode JUMLAH

31

32

33 KOMENTAR Bagaimana mengevaluasi atas setiap area kategory? 1 Periksalah area penjualan setiap kategori 3 (tiga) kali sehari ( setiap 3 jam ). 2 Pergunakan check-list yang tersedia untuk menilai kinerjanya. 3 Review pencapaian dalam hal : 4 v Mingguan : Sales, gross-margin, promosi, jam kerja, over-stock. v Bulanan : Sales, gross-margin, jam kerja. Bagaimana cara bekerja sama dengan supervisor setiap hari? Analisa keseluruhan area kategorinya secara bersama-sama Berikan input bagaimana cara memperbaiki dan mencapai target. Review apa yang dikerjakan pada hari yang bersangkutan. Amatilah area kategorinya 3 ( tiga ) kali sehari. Mintalah supervisor tersebut untuk melakukan pemeriksaan lagi sebelum mengakhiri jam kerjanya. Bagaimana melakukan perbaikan yang konsisten atas area kategori tertentu? 1 Review hasil mingguan : sales, stock level, jam kerja/staffing, promosi, dan hasil check-list minggu yang lalu 2 Review di akhir periode tertentu : sales, gross-margin, shrink, stock-onhand, jam kerja. 3 Lakukan selalu one-on-one meeting dalam setiap minggu. 4 Pastikan semua pekerjaan sesuai dengan kebijakan perusahaan. KENDALA SOLUSI

34 KOMENTAR Bagaimana mengevaluasi atas setiap area kategory? 1 Periksalah area penjualan setiap kategori 3 (tiga) kali sehari ( setiap 3 jam ). 2 Pergunakan check-list yang tersedia untuk menilai kinerjanya. 3 Review pencapaian dalam hal : 5 Buat perencanaan lebih dini untuk meningkatkan sales sehubungan dengan musim/season tertentu, hari-libur, promosi. 6 Evaluasi, Perencanaan, Eksekusi dan Re-Evaluasi. KENDALA SOLUSI

35

36

37 SALESMANSHIP Bagaimana menggunakan data demographic untuk keperluan merchandising apotek? 1 Ketahuilah dengan pasti kondisi demographic sekeliling apotek. 2 Ketahuilah target pelanggan apotek dalam hal : strata-ekonomi/ses, etnis, ukuran keluarga, dan komunikasikan kepada semua supervisor. 3 Pastikan macam dan rentang varian produk yang dijual sudah sesuai dengan kondisi demographic pelanggan. Bagaimana menyajikan merchandising yang efektif di apotek? 1 Seleksi dan mempertahankan rentang varian produk yang sesuai dengan pelanggan yang dibidik. 2 Mempertahankan display produk yang disukai dan banyak dibeli oleh pelanggan. 3 Perencanaan dini untuk mendapatkan keuntungan atas penjualan di musim-musim tertentu. 4 Membuat event-event khusus di hari libur pelanggan yang dibidik. 5 Memanfaatkan 'sampling' atau komunikasi langsung dengan pelanggan. Bagaimana membuat apotek menjadi tempat yang menarik bagi pelanggan untuk berbelanja? Rencanakan dan lakukan event di dalam toko setiap akhir minggu. Buatlah dekorasi yang menarik di musim-musim tertentu. Manfaatkan komunikasi langsung dengan pelanggan. Ciptakan display yang kreatif dan menarik di setiap area kategori. Setiap staff selalu menyapa pelanggan.

38 SALESMANSHIP Bagaimana menggunakan data demographic untuk keperluan merchandising apotek? 1 Ketahuilah dengan pasti kondisi demographic sekeliling apotek. 2 Ketahuilah target pelanggan apotek dalam hal : strata-ekonomi/ses, etnis, ukuran keluarga, dan komunikasikan kepada semua supervisor. 3 Pastikan macam dan rentang varian produk yang dijual sudah sesuai

39

40

41 SERICE Bagaimana semua karyawan apotek bisa menyajikan pelayanan yang maksimal bagi pelanggan? 1 Semua karyawan selalu menyapa pelanggan. 2 Bantulah pelanggan yang kesulitan mencari produk yang dibutuhkan. 3 Selalu konsisten memberikan pelayanan konsultasi-kesehatan ( swamedik ) kepada pelanggan yang membutuhkan. 4 Dengan ramah berikan kesempatan pelanggan untuk menukarkan produk yang dibeli apabila ternyata kualitasnya tidak layak/rusak. 5 Berikan pelayanan yang cepat di kasir. Jangan pernah terjadi antrian lebih dari 3 pelanggan. 6 Kasir selalu menyapa dan mengucapkan terima kasih. Apabila pelanggan membayar dengan credit-card, maka sapalah sesuai dengan nama yang tertera di credit-card tersebut. 7 Manager Apotek selalu berada di area kasir pada saat jam-jam sibuk. 8 Ingatkan selalu pentingnya pelayanan yang maksimum dalam setiap morning-briefing'. 9 Terangkan standard pelayanan yang dikehendaki kepada semua karyawan. 10 Rekrutlah hanya karyawan yang berkepribadian ramah. 11 Jawablah segera panggilan telpon yang masuk ( tidak lebih dari 4 kali dering ) dengan ramah. 12 Semua karyawan harus mempunyai kesadaran yang sama bahwa pelayanan merupakan prioritas yang terutama. Bagaimana menggunakan team 'customer-service' untuk meningkatkan pelayanan di apotek? 1 Bentuklah kelompok karyawan yang mempunyai tugas khusus untuk meningkatkan pelayanan. Kelompok karyawan itu terdiri dari perwakilan yang bertanggung jawab atas masing-masing area kategori produk, serta terdiri dari staff ( bukan supervisor ). 2 Store Manager harus mengadakan diskusi dengan kelompok tersebut sekali dalam setiap bulan untuk mendapatkan masukan tentang : apa yang diinginkan pelanggan. 3 Jadikan pelayanan pelanggan sebagai topik dalam management-meeting mingguan dan mintalah masukan dari setiap supervisor. 4 Setiap karyawan harus mendapatkan sedikitnya 3 komentar pelanggan setiap harinya. 5 Lakukan perubahan secepatnya yang diperlukan bagi peningkatan pelayanan berdasarkan berbagai masukan yang didapat dari karyawan.

42 SERICE Bagaimana semua karyawan apotek bisa menyajikan pelayanan yang maksimal bagi pelanggan? 1 Semua karyawan selalu menyapa pelanggan. 2 Bantulah pelanggan yang kesulitan mencari produk yang dibutuhkan. 3 Selalu konsisten memberikan pelayanan konsultasi-kesehatan

43

44