KEGIATAN BELAJAR 2: PENYIMPANAN

Transkripsi

1 KEGIATAN BELAJAR 2: PENYIMPANAN Siti Fatmawati Fatimah M.Sc., Apt Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan Peserta mampu menjelaskan prosedur penyimpanan barang yang baik di gudang farmasi. Sub Capaian Mata Kegiatan 1. Peserta mampu menjelaskan alur penyimpanan barang di gudang farmasi 2. Peserta dapat menjelaskan sistematika penyimpanan di gudang farmasi sesuai karakteristik barang Uraian Materi Penyimpanan untuk obat dan/atau bahan obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang kedaluwarsa dapat dilakukan pada area yang sama, namun disertai label yang jelas untuk masing-masing kategori. Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait penyimpanan di gudang diantaranya : 1. Proses penyimpanan yang dilakukan di gudang dan kontrol terhadap barang-barang yang disimpan, 2. fasilitas infrastruktur untuk penyimpanan seperti bangunan gudang, suhu/kelembaban, material handling equipment, kartu barang dan stock opname.

2 Pada Infrastruktur Penyimpanan yang harus diperhatikan dan memenuhi persyaratan diantaranya adalah bangunan/ruangan untuk gudang sebagai tempat penyimpanan barang, suhu dan kelembaban ruangan, serta material handling equipment. Apabila infrastruktur dan fasilitas tidak memadai, maka perlu dilaporkan kepada Kepala Logistik untuk untuk memenuhi kekurangannya. Pada sistem penyimpanan, seluruh barang disimpan pada tempat yang sesuai dengan persyaratan dan suhu penyimpanan yang telah ditentukan oleh pabrikan dan/atau peraturan pemerintah yang berlaku. Untuk produk farma dan alkes disimpan dalam satu gudang dengan lokasi terpisah (dapat disimpan dalam ruangan, rak, shelfing terpisah). Pemisahan dapat dilakukan dengan menggunakan pembatasan rak (wiremesh, gypsum). Oleh karenanya perlu diperhatikan instruksi penyimpanan yang tertera pada karton barang, misalnya : Tabel I. Kategori Suhu, Produk dan Kondisi Penyimpanan Seluruh barang-barang di gudang tidak diperkenankan diletakkan langsung di atas lantai tanpa menggunakan pallet atau alas penyekat. Barang-barang harus diletakkan di rak, lemari yang telah ditentukan dan/atau di atas pallet/alas penyekat untuk menghindari kerusakan barang akibat pengaruh kelembaban dan kotoran. Page 2

3 Gambar 1. Palet Disamping itu, penyimpanan barang-barang di gudang harus berdasarkan kategori sebagai berikut : Tabel II. Kategori Suhu, Produk dan Kondisi Penyimpanan Page 3

4 Sistem penyimpanan dan penempatan barang hendaknya harus memperhatikan kemudahan dalam memonitor. Terdapat 2 sistem yaitu : 1. FEFO (First Expiry First Out), adalah Barang yang pertama kali datang harus menjadi Barang yang pertama kali keluar. 2. FIFO (First In First Out), penyimpanan obat berdasarkan obat yang memiliki tanggal kadaluarsa lebih cepat maka dikeluarkan lebih dulu. Penyimpanan barang yang diterima disesuaikan dengan persyaratan yang dituntut untuk masing-masing barang. Pada barang yang baru diterima dengan masa kadaluarsa yang lebih panjang ditempatkan di belakang barang yang kadaluarsanya lebih pendek. Demikian pula dengan barang yang baru diterima, ditempatkan di belakang stock lama sehingga penyaluran barang dapat dilakukan atas dasar prinsip pertama masuk dengan kadaluarsa yang lebih pendek adalah yang pertama keluar. Sistematika penyusunan barang dalam penyimpanan disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya barang yang memiliki masa kadaluarsa (sudah masuk masa ED) dikumpulkan tersendiri dan diberi tanda-tanda yang jelas agar selalu dapat dimonitor. Barang yang fast moving ditempatkan di bagian yang mudah dijangkau dan sebagainya. Kelompok tiap jenis barang harus terpisah dengan jelas dan disimpan secara rapi / teratur untuk mencegah resiko tercampur dan pencemaran serta memudahkan pemeriksaan ataupun pemeliharaan dan pengambilannya. Kartu Stock disimpan dalam susunan dan urutan yang rapi, dan diusahakan ada jarak antara tiap urutan yang memungkinkan adanya aliran udara. Produk yang disimpan pada long span shelving menggunakan divider sebagai pembatas. Page 4

5 Gambar 2. long span shelving Barang-barang yang harus disimpan dalam suhu tertentu (misalnya +2ºC s/d +8ºC) harus langsung disimpan di dalam Cold Storage/Chiller/refrigerator begitu dikeluarkan dari styrofoam, dan tidak boleh melebihi 30 menit sejak barang diterima di suhu luar Gambar 3. Cold Storage Page 5

6 Gambar 4. Chiller Gambar 5. Chiller atau lemari es terbuka samping Beberapa kondisi yang harus dihindari karena dapat mengurani atau merusak kualitas barang-barang yang disimpan, diantaranya : 1. Terkena sinar matahari secara langsung 2. Terkena tetesan air sehingga menjadi basah 3. Debu 4. Disusun terlalu tinggi 5. Terkena barang yang menyebabkan terjadinya kontaminasi 6. Gangguan tikus/ serangga lain yang dapat merusak kemasan atau kualitas barang Page 6

7 Pencatatan kartu Gudang wajib dilakukan untuk produk-produk yang disimpan pada lokasi yang tetap (flow rack, shelving, long span shelving, strong room, gold room, cold room). Sistem pencatatan pada kartu gudang dilakukan oleh Petugas Gudang dengan memperhatikan beberapa hal, yaitu: 1. Nama barang dan Kuantitas 2. Tanggal 3. Nomor dokumen 4. Expired Date 5. Bets Alokasi penempatan produk berdasar pada karakteristik barang, misalnya: 1. Barang berat, kemasan botol, cairan diletakkan di bawah. 2. Barang-barang kecil, mudah pecah (inj./vial) diletakkan semudah mungkin untuk pengambilannya. 3. Barang slow moving dapat diletakkan yang paling jauh dari jangkauan/alur pengambilan barang. a. Kelompokan per prinsipal untuk memudahkan penghitungan. Buat list produk sesuai dengan ABC sesuai dengan ketersediaan tempat sesuai dengan layout b. Prioritaskan relokasi produk fast moving class karena hal ini sudah mencakup lebih dari 80% (delapan puluh persen) transaksi. c. Barang berat/bulky sebaiknya tidak diletakan di atas. Page 7

8 Rangkuman Kondisi penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat disesuaikan dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang memproduksi bahan obat standar mutu farmasi Tugas Gambarlah bagan alur penyimpanan barang di gudang farmasi! Tes Formatif 1. Produk yang disimpan pada ruang yang menggunakan AC dan harus di atas pallet adalah... a. Alat kesehatan b. Sirup c. Cream d. Produk kadaluarsa e. Produk konsumer 2. Produk yang mempunyai aroma yang khas dapat disimpan di... a. Letakkan berjauhan dari produk farmasi dan makanan b. Letakkan di atas pallet c. Letakkan di ruangan yang memiliki AC Page 8

9 d. Letakkan di dalam lemari terkunci e. Letakkan di dalam lemari pendingin 3. Penyimpanan barang dilakukan sesuai dengan Instruksi pada karton adalah Do not store over 20 0 C yang artinya (1) Suhu (2) Kartu barang (3) Kelembaban (4) Kartu terima a. (1), (2), dan (3) benar b. (1) dan (3) benar c. (2) dan (4) benar d. Hanya (4) benar e. Semuanya benar Persyaratan insfratruktur penyimpanan adalah (1) Lemari pendingin (2) Ruang yang menggunakan AC (3) Harus di atas Pallet (4) di dalam lemari Produk fast moving yang rawan hilang dapat disimpan di... a. (1), (2), dan (3) benar b. (1) dan (3) benar c. (2) dan (4) benar d. Hanya (4) benar Page 9

10 e. Semuanya benar 7. Peletakkan barang yang memiliki ED yang lebih cepat diletakkan di bagian depan SEBAB barang yang memiliki ED yang lama diletakkan di bagian belakang a. Jika pernyataan benar, alasan benar, dan menunjukkan hubungan sebab akibat b. Jika pernyataan benar, alasan benar, tetapi tidak menunjukkan hubungan sebab akibat c. Jika pernyataan benar dan alasan salah d. Jika pernyataan salah dan alasan benar e. Jika pernyataan dan alasan salah 8. Barang yang disimpan di gudang diletakkan di atas pallet SEBAB menghindari barang rusak akibat kelembaban a. Jika pernyataan benar, alasan benar, dan menunjukkan hubungan sebab akibat b. Jika pernyataan benar, alasan benar, tetapi tidak menunjukkan hubungan sebab akibat c. Jika pernyataan benar dan alasan salah d. Jika pernyataan salah dan alasan benar e. Jika pernyataan dan alasan salah 9. Sebutkan 2 sistem penyimpanan barang! 10. Sebutkan beberapa hal yang diperhatikan dalam pencatatan pada kartu gudang! Page 10