DOKUMEN TIDAK TERKONTROL

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PRODUK TIDAK SESUAI UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

2 MANUAL PROSEDUR UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh : : 0 : 23 Juni 2010 : Management Representative Dikendalikan oleh R. Arief Setyawan, ST., MT. : Management Representative Disetujui oleh : Kepala Unit TIK DR. Ir. I Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc. ii

3 DAFTAR ISI 1. Tujuan Ruang Lingkup Definisi Rujukan Garis Besar Prosedur Bagan Alir Lampiran Borang Keluhan Rektor ( ) Borang Klarifikasi Keluhan ( ) Daftar Keluhan Pelanggan ( )... 8 iii

4 1. Tujuan Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses layanan teknologi informasi dan komunikasii UB. 2. Ruang Lingkup Pengendalian Produk yang Tidakk Sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dann material yang tidak sesuai padaa saat realisasi di Unit TIK UB. 3. Definisi 1. Management Representativ ve (MR) adalah seseorang yang bertugas : a. Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM TIK UB 1 dari 7

5 c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan TIK UB d. Membantu Topp Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggann lainnya e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 2. Kepala Sub Unit yang diauditt adalah : a. Kepala Sub Unit yangg bertanggung jawab terhadap pengendalian penerapan prosedur ini, menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai. b. Kepala Sub Unit yangg bertanggung jawab untuk memelihara semua laporan ketidak sesuaian. c. Kepala Sub Unit yangg bertanggung jawab untuk kejelasan status produk setelah membicarakan dengann Kepala Divisi lain. 2 dari 7

6 3. Kepala Sub Unit yang mengaudit adalah : a. Kepala Sub Unit yang mengirimkan Laporan Ketidaksesuaian ( ) produk kepada MR. b. Bersama-sama dengan MR, melakukan pengujian,, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan penempatan produk yang tidak sesuai, serta menentukan tindakan koreksi dan pencegahan yang perlu dilakukan. 4. Produk yang tidak sesuai adalah layanan TIK yang tidak memenuhi persyaratan Rektor dan pelanggan lain. 4. Rujukan : 1. Manual Mutu Unit TIK UB ( ) 2. Dokumen Mutu Unit TIK UB 3 dari 7

7 5. Garis Besar Prosedur : 1. Kepala Unit TIK menerima keluhan dan masukan dari Rektor mengenai produk TIK yang tidak sesuai. 2. Kepala Unit TIK mendiskusikan keluhan Rektor bersama Kepala Sub Unit terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan. 3. Kepala Unit TIK dan Kepala Sub Unit terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan. 4. Kepala Unit TIK dan Kepala Sub Unit terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah. 5. Kepala Unit TIK didampingi Kepala Sub Unit terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi bersama Rektor. 4 dari 7

8 6. Bagan Alir Mulai Kepala Unit TIK Menampung Keluhan Rektor Borang Keluhan Rektor Kepala Unit TIK Mendiskusikan dengan Kepala Sub Unit terkait solusi terhadap keluhan Rektor Borang Klarifik asi Keluhan Kepala Sub Unit Mendiskusikan dengan MR untuk mencari akar permasalahan dan rumusan solusi Borang Klarifik asi Keluhan Kepala Unit TIK Mendiskusikan rumusan solusi atas keluhan bersama Rektor Daftar Keluhan Pelanggan Selesa ai 5 dari 7

9 7. Lampiran 1. Borang Keluhan Rektor ( ) Keluhan Ke/Nomor Keluhan : Tanggal Keluhan : No Ringkasan Temuan Kode Dokumen Bidang Status Open Closed Tandatangan Auditor/Penyusun MR Open Closed Open Closed dari 7

10 2. Borang Klarifikasi Keluhan ( ) Bidang /Jenis yang dikeluhkan: Uraian Keluhan: Keluhan Ke : Tgl Keluhan : No. : CAR/Keluhan Kategori: 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan Kepala Sub Unit/MR Rencana Auditee: perbaikan/pencegahan yangg dilakukan Target Waktu Selesai Verifikasi: Status CAR Tanda tangan Kepala Unit TIK 1. OPEN 2. CLOSED 7 dari 7

11 3. Daftar Keluhan Pelanggan ( ) No. Nama Pelanggan Unit Kerja Tanggal Bidang Layanan Uraian Keluhan Solusi Status dari 7