SOSIALISASI SISTEM PENJAMINAN MUTU DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Transkripsi

1 SOSIALISASI SISTEM PENJAMINAN MUTU DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Oleh: SYIHABUDDIN

2 Apakah mutu Itu? Kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk/jasa

3 Konsep Mutu dan Pergeserannya Konsep Mutu bergeser sesuai perkembangan masyarakat Pandangan berubah dari suatu masalah yang harus diatasi (perlu inspeksi dan pengendalian) menuju ke pandangan bahwa mutu adalah kesempatan untuk menempatkan pada posisi kompetitif

4 Konsep Mutu dan Pergeserannya Definisi Mutu bergeser dari: Fitness for use (Joseph uran) Conformance to Customer Requirement (P.B Crosby) Meeting customer expectations (Armand VFeigenbaum) Conformance to customer satisfaction (K. Ishikawa) Customer Value Added

5 Konsep Mutu dan Pergeserannya Mutu bersifat subyektif, dinamis (sesuatu yang dianggap mutu pada hari ini kemungkinan bukan sesuatu yang dianggap mutu besok), Mutu pada akhirnya suatu proses dan bukan tujuan Mutu merangsang perusahaan, pemerintahan dan orang individu untuk lebih baik dalam merancang produk dan jasa

6 Evolusi Manajemen Mutu Quality Planning Inspection and quality control Quality Assurance Total Quality Management Global Quality Management

7 Evolusi Manajemen Mutu Quality Control (Kendali Mutu) Input Proses Out Insp OK Kegiatan mengelola mutu : : Inspection Rework Not OK Reject

8 Evolusi manajemen mutu Quality Assurance Output selalu konsisten Standar Input Proses Feed Back Output selalu konsisten (tujuan) PREVENTIF

9 Evolusi Manajemen Mutu Total Quality Management Menyeluruh ( total participation) Continoues Improvement Q C Q A T Q M Total, Continoues improvement

10 Evolusi Manajemen Mutu Global Quality Management Menuju organisasi kelas dunia Sebagai jawaban atas globalisasi dan akibatnya Selain mengarah pada Customer s satisfaction, Competency, juga pada aspek Legal dan tata hubungan internasional

11 Bagaimana supaya bermutu Bagaimana mengelola mutu di Institusi, perusahaan, organisasi,.. UPI?

12 Mengembangkan SMM Harus ada SISTEM di dalam suatu organisasi SISTEM adalah suatu proses/kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengukuran, peninjauan dan tindak lanjut/perbaikan SISTEM supaya baik?????? SISTEM YANG DIKELOLA

13 Sistem Harus Dikelola Agar sistem berjalan dengan baik harus ditetapkan arah (kebijakan) dan tujuannya (sasaran)

14 Sistem Manajemen Mutu Sistem untuk manajemen mutu : The organizational structure, responsibilities, procedures, processes, and resources for implementing quality management Sistem yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan sasaran mutu serta pencapaiannya Pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah argumentasinya di bidang mutu Segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan target untuk dicapai oleh suatu organisasi

15 PRINSIP utk IMPLEMENTASI APA2 SERBA BERMUTU A P C D

16 Pendekatan membangun SMM Content Policy, Quality Organisasi Process Resources Budaya, Nilai Nilai

17 ISO 9000 Series (1) ISO (International Standardization Organization) 9000 merupakan sebuah standar mutu internasional yang dapat diterapkan pada seluruh jenis manajemen organisasi. ISO 9000 Fundamentals and Vocabulary ISO 9001 Quality Management Systems Requirements ISO 9004 Quality Management Systems Guidelines ISO Management System Auditing

18 ISO 9000 Series (2) Apa Sertifikat ISO 9001 itu? Diberikan kepada setiap organisasi yang menerapkan ISO 9000 dan lulus audit oleh Badan Sertifikasi dengan auditor yang bersertifikat IRCA (International Register of Certificated Auditors) Dikeluarkan oleh badan sertifikasi dan berlaku 3 tahun Setiap periode tertentu (biasanya 6 bulan), lembaga sertifikasi akan melakukan kunjungan pengawasan untuk memastikan bahwa perusahaan masih menerapkan sistem secara konsisten

19 Management Responsibility Measurement, Analysis and improvement Resource management Product realization CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM S a t i s f a c t I o n S a t i s f a c t I o n C U S T O M E R C U S T O M E R R e q u i r e m e n t s R e q u i r e m e n t s Product Input Output C U S T O M E R C U S T O M E R Model of the process approach Model ISO 9000 (Version 2000)

20 Ciri Khas versi 2000 Struktur berdasarkan pola Plan-Do-Check-Act (TQM) Pendekatan proses Penekanan pada pelanggan dan continuous improvement Penekanan pada peran dan tanggung jawab manajemen puncak

21 Isi Persyaratan ISO 9001:2000 Clause 1 Ruang Lingkup Clause 2 Referensi Clause 3 Definisi Clause 4 Persyaratan Sistem Manajemen Mutu Clause 5 Tanggung Jawab Manajemen Clause 6 Manajemen Sumber Daya Clause 7 Realisasi Produk Clause 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

22 UMPAN BALIK UNTUK PENGENDALIAN KEBUTUHAN DAN HARAPAN PELANGGAN IDENTIFIKASI PERUBAHAN KEBUTUHAN DAN HARAPAN PELANGGAN INPUT OUTPUT 1. Mahasiswa 2. Dosen 3. Asisten 4. Karyawan 5. Fasilitas 6. Peralatan 7. Laboratorium 8. Modal 9. Dll PROSES TRANSFORMASI PERKULIAHAN 1. Kelulusan MK 2. Kualifikasi D 3. IPK Lulusan 4. IPK Jurusan 5. Kelulusan TW 6. Dll. PELANGGAN PENGENDALIAN PROSES TEKNIK STATISTIK Model Sistem Pengendalian Proses

23 P D C - A Penerapan Perbaikan (f)* A P Identifikasi urutan dan interaksi, kriteriadan metode (a,b,c)* Pengukuran dan analisa (e)* C D Penerapan rencana (d)* * Menunjukkan sub-klausul 4.1 ISO 9001:2000

24 Prinsip ISO 9000 Versi 2000 Berfokus pada Pelanggan/Customer Komitmen Kepemimpinan Melibatkan Setiap Orang Menggunakan Pendekatan Proses Pendekatan Sistem Manajemen Peningkatan mutu terus menerus( Continual Improvement) Pendekatan Fakta untuk Pengambilan Keputusan Hubungan yang baik dengan Pemasok

25 SISTEM PERGURUAN Teachers Parents TINGGI Schools Macro Education System Students Faculty Staff Universities Macro-Education System Ministry of Education Bureaucrats

26 SISTEM PERGURUAN TINGGI (2) Mini Education System Students Facilities Faculty/ Teachers Administrators & Managers Institution Council/ Board Govt. Regulations Curriculum

27 SISTEM PERGURUAN TINGGI (3) Micro Eduation System Students Faculty/ Teachers Facilities Curriculum

28 Leadership and Management Organization and Culture Model Pendidikan Tinggi Vision dan Mission Strategi External Environmen t INPUT Quality of New Enrollments PROCESS Quality of Teaching and Learning OUTPUT Quality of Graduates Instrumental INPUT Information Capital Financial Capital Human Capital Facilities Capital

29 Aspek Kinerja Manajemen Perguruan Tinggi Budaya, PROSES Perguruan Tinggi Organisasi SUMBER DAYA I S I

30 Apakah Pelanggan Itu? Pelangan adalah Organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk/jasa PELANGGAN Internal? Mahasiswa Teman sekerja Penerima pekerjaan kita, dll Eksternal? Pemakai lulusan Orang tua mhs Pemerintah

31 Latar Belakang Peningkatan efisiensi proses bisnis (internal management) pendidikan tinggi UPI Penerapan paradigma baru pendidikan tinggi (accountability, self control,.) Tingkat persaingan pendidikan tinggi semakin ketat, baik nasional maupun global Peningkatan produktivitas kerja individu dan organisasi

32 Mengapa UPI Perlu ISO 9000? Sebagai salah satu alat untuk persaingan Memperbaiki mutu pelayanan pendidikan kepada mahasiswa Memberikan jaminan pelayanan yang standar kepada mahasiswa Sebagai alat untuk mengembangkan kerjasama, di dalam maupun di luar negeri

33 Dasar Pemikiran 1. Menuju UPI dengan Visi, Misi dan Kebijakan Mutu yang Baru 2. Strategi Layanan yang Lebih Baik 3. Efektivitas Operasional Organisasi Melalui Sentralisasi Administrasi dan Desentralisasi Akademik 4. Menuju Organisasi Universitas yang Tidak Birokratik Organisasi Flat & Networking 5. Sedang Menuju Organisasi Pendidikan Tinggi yang Modern

34 Strategi dan Pendekatan 1. Akan Memberdayakan SDM yang Ada 2. Menggunakan Dukungan Teknologi & Sistem Informasi 3. Mengimplementasi Sistem Mutu ISO Memungkinkan Mengembangkan Program Lintas Jurusan atau Program Studi

35 Sentralisasi & Desentralisasi UPI menerapkan prinsip organisasi Sentralisasi Administrasi dan Desentralisasi Akademik Admin. Akademik, Kemahasiswaan, Keuangan, Fasilitas, dan Kepegawaian, Mutu dan Renbang seluruhnya tersentralisasi di Rektorat. Tidak ada sekretariat pada jurusan/departemen, tapi ada sekretariat bersama dalam satu fakultas, 1-2 orang.

36 Aspek Proses : Pembentukan Jurusan Baru 102 : Pembentukan/Perubahan Kurikulum 103 : Pembentukan/Perubahan Matakuliah : P_Ak_PMB 202: P_Ad_PMB 203: U_S_M_PMB 301 : Penjadwalan Kuliah 302 : Penerimaan Dosen Baru 204: PMB 303 : Persiapan Administratif Perkuliahan 304 : Perkuliahan : Persiapan Soal Ujian 402 : Ujian 403 : Penerimaan Nilai Dari Dosen : LHSS dan Evaluasi Dosen 502: Penentuan Matakuliah yang dibuka 503: KRSS 504: KRS 505: Batal tambah : Pendaftaran Ujian Skripsi 601: Pembimbing Skripsi 603: Ujian Skripsi 701: Wisuda

37 PROSES BISNIS AKADEMIK UPI Marketing Penelitian dan layanan masyarakat Unit pelayanan teknis Calon mahasiswa PMB * Registrasi Perancangan kurikulum/ * GBPP/SAP Perkuliahan dan * evaluasi Evaluasi PBM Mahasiswa lama Dukungan finansial Pengadaan sarana pendidikan Pengadaan SDM * Supplier * Key Process Supporting Process Core Process

38 Tahap-tahap yang Dilalui Tahap Persiapan Tahap Penyusunan Dokumentasi Tahap Implementasi Tahap Audit dan Perbaikan Tahap Sertifikasi

39 Tahapan Implementasi SMM STEP ISO 9001: What Management commitment Steering commitee MR ISO Team Awareness Training System Development System Implementation Who Top Management Top Management Top Management MR & ISO Team MR & ISO Team All Corrective Action Findings STEP What Certificate Certification Audit Management Review Internal Audit Internal Audit Who Certification Body Top Management Internal Auditor ISO Team

40 Tahap Persiapan Pengenalan sistem kepada manajemen Melalui seminar, lokakarya, atau pelatihan Mempelajari model yang akan diterapkan Sasaran dan Lingkup Membentuk TIM Pertimbangkan untuk menggunakan konsultan Penyiapan sarana pendukung (ruang dan alat kantor) Kick off Meeting

41 Tahap Penyusunan Dokumentasi Merupakan tahap yang paling banyak memakai resource waktu dan tenaga Diadakan pelatihan penyusunan dokumentasi Menyusun, memeriksa, mengesahkan, mendistribusikan, dan mengendalikan dokumen Libatkan personal yang langsung mengerjakan suatu proses / aktifitas Dokumen yang disusun : manual mutu, rencana mutu, prosedur, instruksi kerja, dan formulir Perlu segera memilih MR dan QSC

42 Tahap Implementasi Dilakukan secara bertahap seiring dengan selesainya tiap dokumen sistem Lakukan awareness training agar penerima dokumen bisa mengerti dan mengerjakan apa yang ditulis Lakukan usulan perubahan jika sistem menyulitkan, asal tidak bertentangan dengan standard Lakukan Tinjauan Manajemen (Management Review) untuk mengevaluasi pelaksanaan di lapangan

43 Tahapan Implementasi ISO UPI Inisialiasi: Tinjauan Sistem Berjalan Excecutive Meeting Pelatihan Manajemen Proses Re-Strukturisasi Organisasi ST Universitas Disain Sistem & Penyusunan Dokumen Kaji Ulang Rancangan Sistem & Dokumen Implementasi Sistem Mutu Pelatihan Audit Mutu Kegiatan Audit Mutu Internal Tinjauan Manajemen Penentuan Badan Sertifikasi Program Peraihan Sertifikat ISO 9001:2000

44 Tahap Audit dan Perbaikan Dimulai dengan pelatihan audit (untuk auditor dan auditee) Lakukan siklus audit mutu internal Perbaikan dan pencegahan menjadi perhatian utama, sehingga ada peningkatan mutu proses Hasil audit dibawa dalam Tinjauan Manajemen Lanjutkan terus semua tahap implementasi (mulai dari penyusunan dokumen s/d audit)

45 Tahap Sertifikasi Minimal 6 bulan telah melakukan implementasi Memilih badan sertifikasi Pertimbangan latar belakang badan sertifikasi dan badan akreditasinya Pertimbangkan Biaya Sertifikasi dan Surveillance Minta penjelasan / proposal Tahap Desk Audit dan Audit Lapangan Peran MR (manajemen representative)

46 Badan Sertifikasi dan Akreditasi Badan Sertifikasi : SGS, Lloyd s, Veritas Quality, Kema, Sucofindo Badan Akreditasi : JAS-ANZ, ANZI

47 Budgeting: Komponen Biaya Biaya Pelatihan (*****) Biaya penyusunan dokumen (*************) Biaya konsultansi (jika ada) (********) Biaya operasional (******) Biaya sertifikasi Biaya lain (honor?)

48 Struktur Dokumen Sistem Mutu What How, What, Who, Where, When, Why How, What & With Where, What & With Quality Manual Quality Procedure / System Procedure Work Instruction / SOP Records, Supporting Doc. (From, Checklist, etc.)

49 TAHAP SERTIFIKASI RUANG LINGKUP KEGIATAN: Menetapkan Sasaran Sertifikasi Menetapkan Kriteria Badan Sertifikasi Memilih Badan Sertifikasi

50 TAHAP MENJALANKAN RUANG LINGKUP KEGIATAN: Surveillance setiap tahun Audit Mutu Internal (AMI), 2 kali setahun Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), 2 kali setahun Pengukuran Sasaran Mutu, 3 kali setahun Tindakan Koreksi & Pencegahan

51 Perubahan yang Terjadi Komitmen Mutu sudah menjadi milik semua unit dan orang dalam UPI Timbulnya Rasa bangga, kami bermutu Dokumentasi sistem dan prosedur semakin rapi dan terkendali Arah dan tahapan pencapaian tujuan program selalu jelas dan mudah dikendalikan Usaha untuk berubah dan berkembang semakin nyata Perlu program-program baru yang berkaitan dengan mutu

52 TAHAP PENGEMBANGAN RUANG LINGKUP KEGIATAN: Pengukuran Sistem Mutu Analisis & Evaluasi Sistem Mutu Penetapan Target Sistem Mutu UPI Langkah-langkah Pengembangan

53 KOMITMEN PIMPINAN & MANAJEMEN KOMITMEN PIMPINAN & MANAJEMEN Kunci Keberhasilan KOMITMEN PIMPINAN & MANAJEMEN

54 HASIL IMPLEMENTASI ISO 9001: 2000

55 Manfaat Implementasi ISO 9001: 2000 Mengatur sistem = mengatur pola pikir pola kerja pengembangan individu dan organisasi Kebutuhan untuk menjadi besar dan terus berkembang Strategi berkompetisi dalam marketing

56 Manfaat Untuk Lembaga (Perguruan Tinggi) Komitmen yang jelas terhadap mutu yang ingin dicapai Memiliki Quality assurance atas semua proses yang dilakukan -> meningkatkan produktifitas dan efisiensi Sistem Administrasi yang rapi untuk pengendalikan catatan mutu Mendukung program pengembangan SDM Adanya pengakuan internasional

57 Manfaat Bagi Dosen Mengarahkan dosen dalam mengembangkan mutu isi dan proses pengajaran Memiliki tolok ukur standar bagi kinerja dosen Memiliki pedoman dalam pengembangan keahlian diri dosen

58 Manfaat bagi Mahasiswa Mendapat Pelayanan Akademik yang Lebih Terarah & Bertarget Pelayanan Pendidikan dengan Jaminan Standar Mutu Bisa terlibat dalam Proses Perbaikan Mutu yang Berkesinambungan

59