UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT BERBASIS WEB PADA PT.MAYORA INDAH TBK Abstrak Bayu Ardhi Kuncoro Tryvo Velix Sianturi Felix Richard Kelas/Kelompok : 07PCT / 01 Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana proses atau sistem yang selama ini sudah berjalan pada PT Mayora Indah Tbk. dan mempermudah analisa sistem agar dapat diubah atau dikembangkan lagi untuk mendapat hasil yang memberikan manfaat bagi PT Mayora Indah Tbk. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kuisioner dan metode wawancara yang diterapkan secara langsung pada PT Mayora Indah Tbk. Setelah dilakukan analisa terhadap hasil wawancara dan kuisioner, maka dapat dilihat bahwa sistem penyebaran SOP yang selama ini berjalan, berlangsung dengan kurang efisien dan mengakibatkan banyaknya biaya redundant yang seharusnya dapat dihapuskan. Karena itu diusulkan sebuah sistem yang memfasilitasi penanganan dokumen SOP berbasiskan web yang berfungsi untuk mendistribusikan SOP secara efisien dan akurat dengan membatasi hak akses user terhadap SOP melalui penggunaan metode login yang merupakan fitur utama dari sistem ini. Selain itu juga diterapkan beberapa fitur tambahan yang berguna untuk meningkatkan komunikasi antar pekerja, seperti Forum dan juga fitur Employee Profile yang berguna untuk mengetahui identitas karyawan lain sehingga mempermudah komunikasi karyawan, terutama karyawan dinas luar. Selain keuntungan yang telah disebutkan, terdapat juga intangible benefit dengan diterapkannya sistem distribusi digital ini, yaitu kemudahan akses user terhadap SOP yang relevan dengan divisi masing-masing dan peningkatan kinerja karena tidak lagi dibutuhkan waktu untuk meminta pencetakan ulang dokumen SOP Kata Kunci aplikasi, document, management, web, mayora v

2 PRAKATA Kami mengucapkan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa dengan terselesaikannya tugas skripsi ini. Kami menyadari bahwa skripsi ini tidak sempurna. Dan oleh karena ketidaksempurnaan tersebut penulis memohon maaf yang sebesarbesarnya. Sehubungan dengan terselesaikannya skripsi ini, penulis ingin juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Orang tua dan keluarga kami 2. Bapak Prof. Gerardus Polla, M.App.Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 3. Bapak H.M Subekti, BE., M.Sc selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika 4. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom selaku Sekretaris Jurusan Teknik Informatika 5. Bapak Syaeful Karim, Ir., M.Sc. selaku dosen pembimbing kelompok kami pada kelas E-Application 07PCT 6. Seluruh dosen dan karyawan Universitas Bina Nusantara 7. Bapak Yohanes Edwin selaku Kepala Bagian Sistem Prosedur dari PT.Mayora Indah Tbk. 8. Staff dan Karyawan dari PT.Mayora Indah Tbk. 9. Seluruh rekan-rekan mahasiswa Universitas Bina Nusantara 10. Seluru pihak yang telah membantu selesainya tugas skripsi ini. Demikianlah sedikit kata dari kami sebagai ucapan terimakasih. Semoga tugas skripsi yang telah selesai ini dapat berguna bagi kita semua. vi Penulis

3 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar... Halaman Judul Dalam... Halaman Persetujuan... Halaman Pernyataan Dewan Penguji... Abstrak... Prakata... Daftar Isi... Daftar Tabel... Daftar Gambar... Daftar Lampiran... i ii iii iv v vi vii xi xii xxi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Sistematika Penulisan... 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Software Engineering Custom Software The Prototyping Model Alat-alat Perancangan Servlet Java Server Pages vii

4 2.2.3 Hypertext Markup Language Unified Modeling Language Database Percancangan Database Database Management System Jaringan Pengertian Jaringan Intranet WAN Interaksi Manusia dan Komputer Delapan Aturan Emas untuk Design Interface Manajemen Dokumen Dokumen Manajemen Pengertian Sistem Manajemen Dokumen Komponen Manajemen Dokumen BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Riwayat Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Tata laksana prosedur yang sedang berjalan Analisa Kuisioner Analisa Wawancara Permasalahan yang dihadapi viii

5 3.1.7 Alternatif Penyelesaian Masalah Perancangan Sistem Diagram UML Sistem Data Struktur Menu Spesifikasi Modul Perancangan Layar BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI 4.1 Spesifikasi Sistem Spesifikasi Hardware Spesifikasi Software Prosedur Operasional Petunjuk operasional secara umum yang diberikan untuk Client Petunjuk operasional secara umum yang diberikan untuk Admin Rencana Jadwal Implementasi Sistem Evaluasi Hasil Percobaan Evaluasi Internal Evaluasi Eksternal BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Saran Daftar Pustaka ix

6 Riwayat Hidup Lampiran-lampiran... Fotocopy surat survey... L1 L8 x

7 DAFTAR TABEL Tabel 3. 1 Tabel DBEmployee Tabel 3. 2 Tabel DBMessage Tabel 3. 3 Tabel DBNews Tabel 3. 4 Tabel DBSOP Tabel 3. 5 Tabel DBTopik Tabel 3. 6 Tabel DBUser Tabel 3. 7 Tabel Dbusertype xi

8 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Prototyping Model Gambar 2.3 Diagram Dasar Alur Servlet Gambar 2.4 Diagram Alur Servlet Gambar 3. 1 Diagram Struktur Organisasi Gambar 3.2 Use Case Diagram Subsistem News Gambar 3.3 Use Case Diagram Subsistem Employee Gambar 3.4 Use Case Diagram Subsistem Forum Gambar 3.5 Use Case Diagram Subsistem Member Gambar 3.6 Use Case Diagram Subsistem SOP Gambar 3.7 Use Case Diagram Subsistem User Management Gambar 3.8 Class Diagram Gambar 3.9 Diagram Sequence Add Employee Gambar 3.10 Diagram Sequence Add News Gambar 3.11 Diagram Sequence Add SOP Gambar 3.12 Diagram Sequence Add Topik Gambar 3.13 Diagram Sequence Add User Gambar 3.14 Diagram Sequence Add UserType Gambar 3.15 Diagram Sequence Change Password Gambar 3.16 Diagram Sequence CloseTopik Gambar 3.17 Diagram Sequence Delete Employee Gambar 3.18 Diagram Sequence Delete Message Gambar 3.19 Diagram Sequence Delete News Gambar 3.20 Diagram Sequence Delete SOP xii

9 Gambar 3.21 Diagram Sequence Delete Topik Gambar 3.22 Diagram Sequence Delete User Gambar 3.23 Diagram Sequence Edit Employee Gambar 3.24 Diagram Sequence Edit Message Gambar 3.25 Diagram Sequence Edit News Gambar 3.26 Diagram Seuquence Edit SOP Gambar 3.27 Diagram Sequence Edit Topik Gambar 3.28 Diagram Sequence Edit User Gambar 3.29 Diagram Sequence Edit User Type Gambar 3.30 Diagram Sequence ForgetPassword Gambar 3.31 Diagram Sequence Insert Security Question Gambar 3.32 Diagram Sequence Login Gambar 3.33 Diagram Sequence Logout Gambar 3.34 Diagram Sequence Open Topik Gambar 3.35 Diagram Sequence Quote Message Gambar 3.36 Diagram Sequence Reply Message Gambar 3.37 Diagram Sequence Search Employee Gambar 3.38 Diagram Sequence Search News Gambar 3.39 Diagram Sequence Search SOP Gambar 3.40 Diagram Sequence Search Topik Gambar 3.41 Diagram Sequence Search User Gambar 3.42 Diagram Sequence Search Usertype Gambar 3.43 Diagram Sequence View Employee Gambar 3.44 Diagram Sequence View Message xiii

10 Gambar 3.45 Diagram Sequence View News Gambar 3.46 Diagram Sequence View Profile Gambar 3.47 Diagram Sequence View SOP Gambar 3.48 Diagram Sequence View Topik Gambar 3.49 Diagram Sequence View User Gambar 3.50 Diagram Sequence View Usertype Gambar 3.51 Diagram Activity AddEmployee Gambar 3.52 Diagram Activity AddNews Gambar 3.53 Diagram Activity AddSOP Gambar 3.54 Diagram Activity AddTopik Gambar 3.55 Diagram Activity AddUser Gambar 3.56 Diagram Activity Add UserType Gambar 3.57 Diagram Activity Change Password Gambar 3.58 Diagram Activity Close Topik Gambar 3.59 Diagram Activity Delete Employee Gambar 3.60 Diagram Activity Delete Message Gambar 3.61 Diagram Activity Delete News Gambar 3.62 Diagram Activity Delete SOP Gambar 3.63 Diagram Activity Delete Topik Gambar 3.64 Diagram Activity Delete User Gambar 3.65 Diagram Activity Edit Employee Gambar 3.66 Diagram Activity Edit Message Gambar 3.67 Diagram Activity Edit News Gambar 3.68 Diagram Activity Edit SOP xiv

11 Gambar 3.69 Diagram Activity Edit Topik Gambar 3.70 Diagram Activity Edit User Gambar 3.71 Diagram Activity Edit UserType Gambar 3.72 Diagram Activity Open Topik Gambar 3.73 Diagram Activity Forget Password Gambar 3.74 Diagram Activity Insert Security Question Gambar 3.75 Diagram Activity Login Gambar 3.76 Diagram Activity Logout Gambar 3.77 Diagram Activity Quote Message Gambar 3.78 Diagram Activity Reply Message Gambar 3.79 Diagram Activity Search Employee Gambar 3.80 Diagram Activity Search News Gambar 3.81 Diagram Activity Search SOP Gambar 3.82 Diagram Activity Search Topik Gambar 3.83 Diagram Activity Search User Gambar 3.84 Diagram Activity Search User Type Gambar 3.85 Diagram Activity View Employee Gambar 3.86 Diagram Activity View Message Gambar 3.87 Diagram Activity View News Gambar 3.88 Diagram Activity View Profile Gambar 3.89 Diagram Activity View SOP Gambar 3.90 Diagram Activity View Topik Gambar 3.91 Diagram Activity View User Gambar 3.92 Diagram Activity View User Type xv

12 Gambar 3.93 Rancangan layar login Gambar 3.94 Rancangan layar forget password Gambar 3.95 Rancangan layar fotget password Gambar 3.96 Rancangan layar konfirmasi forget password Gambar 3.97 Rancangan layar home user Gambar 3.98 Rancangan layar view news Gambar 3.99 Rancangan layar home user dengan selected paper Gambar Rancangan layar view selected paper Gambar Rancangan layar SOP user Gambar Rancangan layar forum user Gambar Rancangan layar create topik Gambar Rancangan layar employee profile user Gambar Rancangan layar my profile Gambar Rancangan layar login Gambar Rancangan layar forget password Gambar Rancangan layar forget password Gambar Rancangan layar konfirmasi forget password Gambar Rancangan layar home admin Gambar Rancangan layar add news / selected paper admin Gambar Rancangan layar edit news admin Gambar Rancangan layar SOP admin Gambar Rancangan layar add SOP admin Gambar Rancangan layar edit SOP admin Gambar Rancangan layar forum admin xvi

13 Gambar Rancangan layar employee profile admin Gambar Rancangan layar add employee profile Gambar Rancangan layar my profile Gambar Rancangan layar user management admin Gambar Rancangan layar edit user admin Gambar Rancangan layar add user admin Gambar Rancangan layar user management admin Gambar 4.1 index.jsp Gambar 4.2 Tampilan error login Gambar 4.3 Session habis Gambar 4.4 Authentifikasi gagal Gambar 4.5 Tampilan home.jsp sebagai user Gambar 4.6 home.jsp dengan selected paper Gambar 4.7 Notification Gambar 4.8 Contoh isi news Gambar 4.9 Tampilan sop.jsp Gambar 4.10 Tampilan Forum.jsp Gambar 4.11 Contoh topik forum Gambar 4.12 Tampilan Reply topik forum Gambar 4.13 Tampilan Edit reply topic Gambar 4.14 Error edit reply Gambar 4.15 Tampilan Edit topik Gambar 4.16 Pesan error pada edit topik Gambar 4.17 Tampilan Reply Topic xvii

14 Gambar 4.18 Pesan error pada reply topic Gambar 4.19 Tampilan New topic Gambar 4.20 Pesan error new topic Gambar 4.21 Tampilan konfirmasi perubahan data forum.jsp Gambar 4.22 Tampilan employee.jsp Gambar 4.23 Tampilan myprofile.jsp Gambar 4.24 Pesan error myprofile.jsp Gambar 4.25 Tampilan konfirmasi myprofile.jsp Gambar 4.26 Tampilan security.jsp Gambar 4.27 Pesan error security.jsp Gambar 4.28 Tampilan konfirmasi security.jsp Gambar 4.29 Tampilan forgetpassword.jsp Gambar 4.30 Pesan error user id pada forgetpassword.jsp Gambar 4.31 Tampilan forgetpassword2.jsp Gambar 4.32 Tampilan password sementara Gambar 4.33 Tampilan untuk merubah temporary password Gambar 4.34 Tampilan konfirmasi perubahan password Gambar 4.35 Tampilan Log in Gambar 4.36 Error log in Gambar 4.37 Session habis Gambar 4.38 Tampilan authentification failed Gambar 4.39 Tampilan home.jsp bagi admin Gambar 4.40 Tampilan home.jsp bagi admin tanpa selected paper Gambar 4.41 Add news and selected paper xviii

15 Gambar 4.42 Notifikasi untuk anggota baru Gambar 4.43 Contoh isi news untuk admin Gambar 4.44 Edit selected paper dan news Gambar 4.45 Tampilan sop.jsp Gambar 4.46 Tampilan add business system Gambar 4.47 Error add business system Gambar 4.48 Edit business system Gambar 4.49 Error edit business system Gambar 4.50 Delete business system Gambar 4.51 Tampilan konfirmasi perubahan data Gambar 4.52 Tampilan forum.jsp Gambar 4.53 Tampilan new topic Gambar 4.54 Tampilan error pada new topic Gambar 4.55 Tampilan isi salah satu dari topic Gambar 4.56 Tampilan forum Close Gambar 4.57 Tampilan edit topic Gambar 4.58 Tampilan error edit topic Gambar 4.59 Tampilan reply topic forum Gambar 4.60 Tampilan edit reply topic Gambar 4.61 Tampilan reply with quote Gambar 4.62 Error reply dan quote topic Gambar 4.63 Error edit reply topic Gambar 4.64 Konfirmasi delete reply message Gambar 4.65 Tampilan delete topic xix

16 Gambar 4.66 Tampilan employee.jsp Gambar 4.67 Tampilan dari addemployee.jsp Gambar 4.68 Tampilan pesan error addemployee.jsp Gambar 4.69 Edit employee Gambar 4.70 Error edit employee Gambar 4.71 Konfirmasi delete employee profile Gambar 4.72 Tampilan myprofile.jsp Gambar 4.73 Tampilan pesan error myprofile.jsp Gambar 4.74 Tampilan security question Gambar 4.75 Pesan error pada security question Gambar 4.76 Konfirmasi data telah di update Gambar 4.77 Tampilan user management sub menu view user Gambar 4.78 Tampilan user management sub menu add user Gambar 4.79 Tampilan fitur edit user Gambar 4.80 Tampilan pesan error pada fitur edit user Gambar 4.81 Pesan error pada tampilan add user Gambar 4.82 Tampilan konfirmasi fitur delete Gambar 4.83 Tampilan untuk link add user type Gambar 4.84 Pesan error tidak ada isi input Gambar 4.85 Pesan error untuk input user type yang sudah ada Gambar 4.86 Tampilan edit user type Gambar 4.87 Tampilan pesan error edit user type Gambar 4.88 Tampilan konfirmasi setelah mengubah data xx

17 DAFTAR LAMPIRAN Petunjuk user yang diberikan oleh Pt Mayora Indah Tbk untuk user... L1 Topologi Jaringan Mayora Intranet... L5 Form Kusioner... L6 Form Kuisioner Evaluasi Mayora Intranet... L7 Fotocopy surat survey... L8 xxi