SAI. Satuan Audit Internal. Laporan Audit Internal. Periode September November 2014

Transkripsi

1 SAI Satuan Audit Internal Laporan Audit Internal Periode September November 214 Periode Februari-Maret 214

2 KATA PENGANTAR Puji Syukur kepada Allah SWT, Audit Mutu Internal periode dua (AMI II) Telkom University bulan September s/d Oktober 214 telah selesai dilaksanakan. Kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada para auditor dan para auditee yang telah membantu dan mendukung kegiatan ini sehingga audit ini bisa berjalan dengan lancar dan sukses. Tidak lupa kami memohon maaf yang sebesar-besarnya jika pada pelaksanaan audit ini ada hal-hal yang belum berkenan. AMI II ini bertujuan untuk memotret kondisi ketersediaan dokumen mutu sebagai persiapan ISO 98:211 dan AIPT 215, dengan melibatkan sebanyak 59 auditor internal yang dibentuk menjadi 71 tim auditor untuk mengaudit 71 unit/bagian di Universitas Telkom. Buku laporan audit ini kami susun untuk sebagi kesimpulan dari hasil audit yang telah dilakukan, beserta saran-saran dari para auditor dan auditee. Semoga laporan ini bermanfaat bagi Pimpinan dan seluruh pihak yang terkait untuk membawa Universitas Telkom menjadi semakin baik dan bisa lebih memuaskan semua stakeholdernya. Bandung, Desember 214 Indwiarti, Ka. Bag. Satuan Audit Internal. 1

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... 1 DAFTAR ISI... 2 DAFTAR TABEL... 4 DAFTAR GAMBAR... 5 EXECUTIVE SUMMARY... 6 PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Auditor dan Auditee PROSES AUDIT MUTU INTERNAL Persiapan Audit Mekanisme Audit Temuan DATA HASIL AUDIT Resume Hasil Audit Fakultas Program Studi Fakultas Teknik Elektro Fakultas Rekayasa Industri Fakultas Informatika... 2 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Fakultas Komunikasi dan Bisnis Fakultas Ilmu Terapan Fakultas Industri Kreatif Temuan Unit dibawah Rektor dan Wakil Rektor Direktorat Temuan Unit di bawah Warek I Temuan Unit di bawah Warek II Temuan Unit di bawah Warek III Temuan Unit di bawah Warek IV Unit dibawah Rektor HASIL TEMUAN Best Practice Temuan yang Sama di Beberapa Unit

4 Temuan di Luar Checklist EVALUASI DAN RENCANA PERBAIKAN... 3 LAMPIRAN FOTO KEGIATAN

5 DAFTAR TABEL Tabel 1. Auditee Pendukung Akademik dan Prodi Tabel 2. Kategori Temuan Tabel 3. Temuan Dokumen Fakultas Tabel 4. Jumlah Temuan Fakultas Tabel 5. Temuan Dokumen Prodi Tabel 6. Temuan Prodi per Fakultas Tabel 7. Best Practice AMI II Tabel 8. Hasil Temuan sama dibeberapa Unit Tabel 9. Hasil Temuan diluar Checklist

6 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Mekanisme Audit Gambar 2. Temuan Dokumen Fakultas Gambar 3. Jumlah Temuan Fakultas Gambar 4. Temuan Dokumen Prodi Gambar 5. Temuan Prodi per Fakultas Gambar 6. Sebaran Temuan Prodi FTE Gambar 7. Sebaran Temuan Prodi FRI... 2 Gambar 8. Sebaran Temuan Prodi FIF... 2 Gambar 9. Sebaran Temuan Prodi FEB Gambar 1. Sebaran Temuan Prodi FKB Gambar 11. Sebaran Temuan Prodi FIT Gambar 12. Sebaran Temuan Prodi FIK Gambar 13. Sebaran Temuan Dokumen Gambar 14. Temuan Dokumen Semua Unit Gambar 15. Jumlah Temuan Unit di Bawah Warek Gambar 16. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek I Gambar 17. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek II Gambar 18. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek III Gambar 19. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek IV Gambar 2. Sebaran Temuan Unit di Bawah Rektor

7 EXECUTIVE SUMMARY Dalam upaya menjaga kesesuaian penerapan standar mutu ISO 91:28 yang telah disusun, dan dan kesesuaian dengan boring akreditasi institusi dan prodi, dilakukan Audit Mutu Internal (AMI) secara periodik. Pelaksanaan AMI dilaksanakan dua kali dalam satu tahun, dan pelaksanaan AMI periode Oktober 214, merupakan kegiatan AMI yang kedua sejak terbentuknya Universitas Telkom. Tujuan yang ingin dicapai dalam AMI periode Oktober 214 adalah : 1. Persiapan pengajuan AIPT pada tahun Memastikan adanya dokumen mutu, antara lain Sasaran Mutu, Prosedur dan IK, Rekaman mutu 3. Memastikan ketersediaan dokumen yang disyaratkan oleh borang akreditasi 4. Memastikan kesesuaian antara proses dengan prosedur dan standar. Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) periode ini adalah pada tahapan pelaksanaan, yakni tahap I adalah desk evaluasi atas pengisian checklist audit oleh auditee dari tanggal 23 sd. 3 September 214, dan dilanjutkan tahap II yakni visitasi dari tanggal 3 September s.d. 13 Nopember 214. Berdasarkan hasil audit terhadap 17 unit strategis, yaitu 1 Direktorat dan Bidang serta tujuh Fakultas, teridentifikasi permasalahanpermasalahan utama pada masing-masing unit. Permasalahan pada Direktorat sesuai dengan bidang yang menjadi kewenangannya. Sedangkan permasalahan yang muncul di Fakultas memiliki banyak kesamaan. Berikut ringkasan permasalalahan pada unit strategis tersebut. Unit Strategis Permasalahan utama Pemecahan Masalah Direktorat Akademik - Sasaran mutu Direktorat akademik (blm di ttd QMR dan Rektor) - Struktur Organisasi Universitas Telkom serta tugas dan fungsi dari tiap unit yang ada belum terukur - Belum adanya (tdk dapat ditemukan) Dokumen terkait Status akreditasi BAN-PT program studi - program studi yang ada di Universitas Telkom - Belum adanya dokumen yang berkaitan dengan kebijakan Universitas Telkom dalam pengembangan kurikulum, bentuk dukungan institusi dalam pengembangan kurikulum program studi, sistem monitoring dan evaluasi kurikulum, - Belum melakukan pengukuran jumlah mahasiswa dan lulusan program pendidikan sarjana (S-1), magister (S- 2), dan Diploma III (D-3) dalam 7 terakhir - Perlu dilakukan evaluasi terhadap sasaran mutu dan dirumuskan kembali. Pengukuran sasaran mutu dan evaluasi belum dilakukan. Perlu dibuat program turunan untuk pencapaian sasaran mutu - Perlu dibuat SOP terkait pengembangan kurikulum dan monitoringnya - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi Direktorat Sistem Informasi (berdasarkan hasil audit Unitunit di dalamnya) - Sasaran mutu Direktorat Sisfo (blm di ttd QMR dan Rektor), & target terlalu tinggi (berkisar +/- (9%), kurang realistis - Penyimpanan dokumen belum tersusun dengan sistematis - Melakukan RTM, tetapi tidak ada dokumen notulennya. - Struktur Organisasi Universitas Telkom serta tugas dan fungsi (Jobdesk) dari tiap unit yang ada belum terukur - Evaluasi Sasaran Mutu Direktorat Sisfo - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi 6

8 Bidang Keuangan (diwakili oleh unit di bawahnya) Bidang Sumber Daya Direktorat Admisi Direktorat Kemahasiswaan Direktorat Pusat Pengembangan Karir dan Pengelolaan Alumni - Belum memiliki dokumen draft sarmut, - Dokumen Jobdesk sudah ada, tetapi belum disahkan - pengadaan terkendala oleh CSM karena CSM menunggu tersedianya uang cash dari YPT - belum ada penetapan jobdesk untuk SOTK Universitas Telkom - belum ada pola karir untuk TPA - Pemetaan proses terkait SOTK belum terselesaikan, sehingga terjadi tumpang tindih proses di beberapa unit pendukung - Berkurangnya peminat mahasiswa asing pada TW III Terdapatnya Keluhan Pelanggan - Orang tua dengan UP3 dimana mahasiswa yg mendaftar khusus untuk UP3 tidak di kembalikan - Kurangnya pelatihan (sosialisasi) terhadap karyawan mengenai pemahaman terhadap jobdesk/jobspec - terjadi duplikasi fungsi pembinaan softskill/karakter antara Bag. Pengembangan karakter dengan bag. Pengembangan karir. Diperlukan penjelasan dari Kabid. Sumber Daya apa perbedaan antara kedua unit ini. - diperlukan pembuatan definisi/arahan karakter mahasiswa Telkom University seperti apa - diperlukan arahan tertulis tentang apa yang harus diperbuat untuk pengembangan karakter di tiap tahapan mahasiswa - Pengembangan softskill : sebagian besar utk mahasiswa asrama (213), mhs diluar asrama tidak mendapatkan softskill, krn mhs asrama membayar biaya pengembangan softskill. - Program pengembangan softskill mhs utk tk 2, 3, dan 4 belum dilaksanakan. - Evaluasi pengembangan softskill belum dilaksanakan - Belum ada pedoman pengembangan personal (softskill) mahasiswa universitas Telkom, baru - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Penetapan sasaran mutu Bidang Keuangan - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - edukasi user dan saran dari pimpinan ke ypt bahwa peran CSM dalam proses pengadaan perlu ditinjau ulang - pembuatan pola karir TPA berdasarkan job streams - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Pendefinisian karakter mahasiswa Universitas Telkom disertai dengan pengembangan karakter di tiap tahapan mahasiswa - Program pengembangan softskill untuk seluruh mahasiswa (untuk tingkat 1, 2, 3, dan 4) rencana akan dilaksanakan tahun 215, perencanaan ini sudah dimasukkan dalam RKM Diperlukan disusun buku petunjuk pelaksanaan pengembangan softskill 7

9 berupa SK pedoman pengembangan personal (softskill). - Jobdesk sdh ditetapkan dari Direktur s.d staf, format blm baku. Direktorat PPM - road map penelitian yg ada masih menggunakan dgn 4 fakultas (dilaporkan ke dikti sampai thn 217) - Judul artikel ilmiah/karya ilmiah/karya seni/buku yang dihasilkan selama tiga tahun terakhir oleh dosen tetap di Universitas Telkom masih sekitar 5 % Dir. Pascasarjana Dir. Telkom PDC Fakultas Komunikasi dan Bisnis (FKB) Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) - Pembiayaan, Sarana dan Prasarana serta Sisfo MM belum diintegrasi ke sistem akademik yang ada - Program S3 belum masuk ke poin sasaran mutu - TPDC mengacu kepada aturan pelaksanaan pelatihan dari Disnaker. Sedangkan Univ Telkom mengacu kepada SNPT yang dikeluarkan oleh Dikti. Hal ini menyebabkan perbedaan acuan standar, dan akan berpengaruh secara menyeluruh terhadap proses dan kompetensi lulusan yang dihasilkan - sarmut TPDC no 1: belum jelas cara pengukurannya : tingkat pengelolaan Telkom PDC 95% (hal ini blm jelas merupakan hasil pengukuran dari parameternya). - Notulen Rapat Tinjauan Manajemen belum belum memenuhi standar, agar ditambahkan dengan kolom status penyelesaian, kop (header) agar disamakan untuk semua unit. Untuk RTM selanjutnya agar menggunakan form notulen standar (mencontoh tabel milik PTC dan Kop surat di CCDP) - Belum melakukan pengukuran pencapaian sasaran mutu, - belum menetapkan Perencanaan pengembangan kompetensi TPA, - belum menetapkan Perencanaan pengembangan pendidikan dan kompetensi Dosen, - Pemantauan dan pengukuran terhadap soal ujian belum dilaksanakan, - belum melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap proses pembelajaran - belum ada penetapan Jobdesk di tingkat institusi - proses pengadaan barang di fakultas sering terhambat, sehingga perlu ditinjau ulang koordinasi antara Fakultas dengan Logistik terkait pengadaan - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Dibuat roadmap penelitian yang melibatkan 7 fakultas - Perlukan dilakukan integrasi secara bertahap - Perlu ditambahkan sasaran mutu terkait S3 (revisi sasaran mutu) - Penetapan kompetensi peserta pelatihan (unit Pelatihan) dan lulusan TPDC (unit CCDP) - Evaluasi parameter dan cara pengukuran Sasaran Mutu TPDC - Standarisasi notulen RTM di tingkat institusi - melakukan pengukuran pencapaian sasaran mutu, disertai dengan analisis evaluasi pencapaiannya - penetapan perencanaan pengembangan kompetensi dosen dan TPA di tingkat fakultas - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Sosialisasi Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa oleh Logistik 8

10 Fakultas Rekayasa Industri (FRI) Fakultas Informatika (FIF) - pengecekan performansi dosen di IGRACIAS untuk FEB belum berjalan - Belum ada logbook untuk keluhan mahasiswa - diperlukan pembuatan RKM yg sesuai dgn format institusi - Struktur organisasi belum mampu menggerakkan fungsi lembaga secara sangat efisien, hal ini karena belum adanya SOTK institusi yang dilengkapi dengan jobdesc secara rinci - Belum bisa menunjukkan dokumen-dokumen terkait Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Fakultas mencakup: planning, organizing, staffing, leading, controlling yang efektif dilaksanakan (Renstra & Renop Fakultas, SK Ijin Penyelenggaraan Prodi Baru, SK Penutupan Prodi, Renbang Prodi, SK Perpanjangan Ijin Prodi, Laporan PDPT, Rekaman pendukung lainnya) - Struktur organisasi belum mampu menggerakkan fungsi lembaga secara sangat efisien, hal ini karena belum adanya SOTK institusi yang dilengkapi dengan jobdesc secara rinci - Sosialisasi atau edukasi pemanfaatan aplikasi i- Gracias - Sosialisasi Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan oleh SAI - Penetapan standarisasi pembuatan RKM oleh Peranbang Institusi - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Melengkapi dokumendokumen terkait Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Fakultas - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi Fakultas Teknik Elektro (FTE) - Struktur organisasi belum mampu menggerakkan fungsi lembaga secara sangat efisien, hal ini karena belum adanya SOTK institusi yang dilengkapi dengan jobdesc secara rinci - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi Fakultas Industri Kreatif (FIK) - Melakukan modifikasi terhadap SOTK universitas yang disesuaikan dengan kepentingan fakultas, tapi tidak diformalkan ke tingkat universitas - Pengelolaan kegiatan kemahasiswaan masih kurang optimal karena tidak ada koordinasi antara kemahasiswaan universitas dan Fakultas. Dimungkinkan karena ketidakjelasan tugas dan wewenang di kemahasiswaan dan fakultas Anggaran UKM ada di Universitas - pencatatan notulen RTM (Rapat Tinjauan Manajemen) msh perlu ada perbaikan - belum ada kebijakan tentang suasana akademik - Fakultas belum melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap proses pembelajaran - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Standarisasi notulen RTM di tingkat institusi - Sosialisasi atau edukasi pemanfaatan aplikasi i- Gracias - Pelatihan atau sosialisasi fungsi QMR dalam Sistem Penjaminan Mutu oleh SPM 9

11 - perlu ada pedoman penggunaan i-gracias utk beberapa fungsi : wadek I, Ka.Prodi, LAAK. - Perlu ada pelatihan untuk Quality Management Representative (QMR), terutama untuk QMR Fakultas. Fakultas Ilmu Terapan (FIT) - Belum ada aturan mengenai pemilihan ka prodi dan dokumen pendukung tidak ditemukan. Dekan, Wakil Dekan dan Ka Prodi merupakan hasil penunjukkan - Efisiensi dalam struktur organisasi belum terukur karena belum ada penetapan Key Performance Indicator (KPI) - Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi Temuan pada unit strategis didominasi oleh beberapa hal, yaitu : 1. Belum adanya pemetaan proses yang menjadi tanggung jawab utama tiap unit ini. Hal ini berakibat pada belum ditetapkannya Jobdesk di tingkat institusi. 2. Masih lemahnya implementasi beberapa proses milik unit tertentu dimana proses tersebut juga dilakukan oleh unit lain, seperti penanganan keluhan pelanggan, penyusunan RKM, notulensi RTM, pengadaan barang dan jasa, dan efektivitas fungsi QMR baik fakultas ataupun kantor Warek. Hal ini dapat diselesaikan dengan melakukan sosialisasi implementasi prosedur-prosedur terkait dan pelatihan mengenai QMR. 1

12 PENDAHULUAN Latar Belakang Kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Telkom University baru diadakan pada tahun 214, setelah diresmikannya Telkom University pada tahun 213. Telkom University merupakan penggabungan dari empat institusi dibawah Telkom Foundation, yaitu Institut Teknologi Telkom, Institut Manajemen Telkom, Politeknik Telkom, dan STISI Telkom. Sebelum penggabungan, keempat institusi tersebut sebagian besar sudah melakukan audit mutu internal secara rutin. Audit Februari- Maret merupakan audit perdana setelah dilakukannya transformasi penggabungan empat institusi perguran tinggi dibawah Telkom Foundation, pada saat itu dipandang penting untuk melakukan pemetaan kondisi yang terjadi di universitas terkait masa transformasi. Sebagai institusi baru, Telkom University sedang mempersiapkan diri untuk sertifikasi ISO 98: 21 dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) pada tahun 215. Persiapan ini tentu saja perlu dukungan dari semua unit terkait kesiapan dokumen dan proses di unit masing-masing. Disamping itu, persiapan akreditasi prodi, baik bagi prodi baru, maupun reakreditasi untuk prodi lama juga perlu dipantau. Kegiatan AMI II 214 ini difokuskan pada persiapan menghadapi ISO 98: 211 dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) pada tahun 215. Tujuan Telkom University sedang mempersiapakan diri untuk menghadapi ISO 98: 211 dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) pada tahun 215. Sehingga pada AMI II 214 ini, audit yang dilakukan bertujuan untuk: 1. Persiapan submit dokumen AIPT pada tahun Memastikan adanya dokumen mutu : a. Prosedur dan IK b. Sasaran Mutu c. Rekaman mutu 3. Memastikan dokumen yang disyaratkan oleh borang akreditasi 4. Memastikan kesesuaian antara proses dengan prosedur dan standar AMI I 214 dilakukan hanya untuk mengetahui kondisi awal pasca transformasi, sehingga tidak ada temuan. Dengan demikian pada AMI II 214 ini tidak ada evaluasi terkait penyelesaian temuan. Auditor dan Auditee Untuk melakukan AMI II ini, SAI menetapkan kualifikasi auditor yang ditugaskan, sebagai berikut : 1. Sudah pernah mengikuti training Auditor atau pernah menduduki jabatan pimpinan unit. 2. Sudah pernah menjadi auditor pada Audit Mutu Internal sebelumnya Khusus untuk auditor yang mengaudit unit strategis, diperlukan auditor yang memiliki wawasan yang lebih dalam, baik terkait proses audit maupun tentang tata kelola organisasi. Jumlah auditor internal yang terlibat pada AMI II 214 ini sejumlah 59 orang. Kemudian, jumlah objek audit (auditee) adalah 71 auditee, yang terdiri dari 1 Direktorat, 7 unit strategis/pelaksana akademik, 3 unit di bawah rektor, 24 Unit Pendukung Akademik, dan 27 Program Studi. yaitu 11

13 Direktorat yang menjadi objek audit sebagai berikut: 1. Direktorat Akademik 2. Direktorat Sisfo 3. Dirrektorat Pasca Sarjana 4. Bidang Keuangan 5. Bidang Sumber Daya 6. Direktorat Admisi 7. Direktorat Kemahasiswaan 8. Direktorat Pusat Pengembangan Karir dan Pengelolaan Alumni 9. Direktorat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 1. Telkom PDC Unit strategis/ unsur pelaksana akademik yang menjadi objek audit sebagai berikut: 11. Fakultas Teknik Elektro 12. Fakultas Rekayasa Industri 13. Fakultas Informatika 14. Fakultas Komunikasi dan Bisnis 15. Fakultas Ekonomi dan Bisnis 16. Fakultas Ilmu Terapan 17. Fakultas Industri Kreatif Unit dibawah Rektor yang menjadi onjek audit sebagai berikut: 1. Satuan Penjamin Mutu 2. Satuan Audit Internal 3. Sekretariat Pimpinan Sedangkan Unit Pendukung Akademik dan Program Studi yang di audit adalah sebagai berikut: Direktorat Akademik Direktorat Sistem Informasi Tabel 1. Auditee Pendukung Akademik dan Prodi Pendidikan Jarak Jauh Administrasi Akademik Pengembangan Pembelajaran Program Perkuliahan Dasar dan Umum Operasional Sistem Informasi Komunikasi dan Layanan Costumer Riset dan Pengembangan Sistem Informasi Direktorat Pasca Sarjana - Bidang Keuangan Anggaran Bidang Sumber Daya Treasury Akuntansi Pranbang Institusi Pengembangan SDM Pelayanan SDM Logistik dan Asset Management 12

14 Direktorat Admisi Direktorat Kemahasiswaan Direktorat Pusat Pengembangan Karir dan Pengelolaan Alumni Perpustakaan Admisi Nasional Kantor Internasional dan Dukungan Pusat Bahasa Kegiatan dan Kesejahteraan Mahasiswa Pengembangan Karakter Pengembangan Karir Pengelolaan Alumi Direktorat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Penelitian Pengabdian Masyarakat Telkom PDC - Fakultas Teknik Elektro S1 Teknik Telekomunikasi Fakultas Rekayasa Industri Fakultas Informatika Fakultas Ekonomi dan Bisnis Fakultas Komunikasi dan Bisnis S1 Teknik Elektro S1 Sistem Komputer S1 Teknik Fisika S2 Teknik Telekomunikasi S1 Teknik Industri S1 Sistem Informatika S1 Teknik Informatika S1 Ilmu Komputasi S2 Teknik Informatika S1 MBTI S1 MBTI Internasional S1 Akuntansi S2MM S1 Ilmu Komunikasi S1 Administrasi dan Bisnis Fakultas Ilmu Terapan Fakultas Industri Kreatif D3 Teknik Telekomunikasi D3 Informatika D3 Teknik Komputer D3 Komputerisasi Akuntansi D3 Manajemen Informatika D3 Pemasaran S1 Seni Rupa Murni S1 Desain Interior S1 Kriya Tekstil dan Mode S1 Desain Produk S1 Desain dan Komunikasi Visual 13

15 PROSES AUDIT MUTU INTERNAL Persiapan Audit Dalam mempersiapkan AMI Oktober 214, SAI mengadakan serangkaian agenda sebagai berikut: 1. Pembuatan checklist a. Internal SAI b. SAI + Lead Auditor (LA) + SPM 2. Penjadwalan Audit Penjadwalan dilakukan per paket Direktorat/Bidang/ Fakultas, harapannya memudahkan proses audit dan penjadwalan. Untuk jadwal audit setiap unit terdapat 2 orang LA untuk meminimalisir reschedule. 3. Sosialisasi Checklist +Jadwal Audit a. Auditor b. Auditee 4. Audit on site 5. Pengumpulan checklist 6. Kompulir hasil audit 7. Pembuatan laporan 8. Pembuatan PTPP Mekanisme Audit Audit periode september - oktober adalah audit yang dikembangkan dari audit sebelumnya yaitu dengan dibuatnya ceklist yang terkait dengan borang akreditasi prodi, persiapan akreditasi perguruan tinggi dan persyaratan iso 91. Mekanisme audit yang dilakukan adalah dengan melakukan audit berdasarkan ceklist tersebut diatas dan kami mulai menerapkan temuan atas kategori temuan dokumen, temuan proses dan temuan evaluasi, dalam audit ini kami mulai memberlakukan form PTPP. Audit on site Kompulir Hasil Audit Laporan + PTPP Gambar 1. Mekanisme Audit 14

16 Temuan Pada sosialisai AMI Oktober 214 yang telah dilakukan, Jenis temuan dikategorikan menjadi Dokumen 1, Dokumen 2, Proses 1, Proses 2, dan Evaluasi. Perbedaan antara Dokumen 1 dan Dokumen 2 adalah perkiraan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan temuan. Perbedaan persepsi terkait waktu untuk membedakan Dokumen 1 dan Dokumen 2 menimbulkan perbedaan persepsi di auditor. Begitu juga dengan Proses 1 dan Proses 2. Sehingga pada tahap kompulir, dua jenis temuan dijadikan satu jenis temuan, agar tidak membuat gap antara temuan ditiap unit yang diaudit. Tabel 2. Kategori Temuan Jenis Temuan Dokumen 1 Dokumen 2 Proses 1 Proses 2 Evaluasi Menjadi DOKUMEN PROSES EVALUASI Keterangan: 1. Temuan dokumen artinya fakultas/prodi/unit tersebut belum dapat menunjukkan dokumen terkait. 2. Temuan proses artinya fakultas/prodi/unit tersebut belum melakukan proses terkait 3. Temuan evaluasi artinya fakultas/ prodi/ unit tersebut belum melakukan evaluasi terhadap proses yang telah dilakukan Kemudian, pada AMI Oktober 214 ini kami akan memotret secara khusus terkait kesiapan dokumen standar yang harus dimiliki oleh Unit/Prodi. Dengan data ini diharapkan dapat menjadi awareness bagi kita dalam mempersiapkan AIPT 215. Adapun dokumen yang kami potret secara khusus adalah sebagai berikut: 1. Dokumen Visi Misi 2. Dokumen Renstra 3. Dokumen Sasaran Mutu 4. Dokumen Prosedur 5. Dokumen RKM (kecuali prodi) 6. Dokumen RTM 7. Dokumen Kurikulum (khusus prodi) 15

17 DATA HASIL AUDIT Berikut akan kami paparkan hasil Audit pada AMI Oktober 214 Telkom University. Data akan disajikan dalam bentuk resume Fakultas, Program Studi, dan Unit yang ada di bawah jajaran Rektor dan Wakil Rektor Telkom University. Temuan yang akan dipaparkan berikut tidak semua menjadi PTPP. Jika terdapat beberapa temuan yang bisa digabung menjadi satu dokumen PTPP, makan cukup diberikan satu PTPP. Dengan demikian jumlah temuan akan berbeda dengan jumlah dokumen PTPP yang akan dicetak dan didistribusikan ke unit terkait. Resume Hasil Audit Fakultas Temuan dokumen artinya Auditee (unit/prodi/fakultas) belum dapat menunjukkan dokumen terkait sesuai dengan checklist audit. Berikut jumlah temuan dokumen untuk semua Fakultas: Tabel 3. Temuan Dokumen Fakultas Jenis Dokumen Jumlah Temuan Dokumen Visi Misi 1 Dokumen Renstra 4 Dokumen Prosedur 3 Dokumen Sasaran Mutu 1 Dokumen RTM 2 Dokumen RKM 1 Temuan Dokumen Fakultas 4 4 Jumlah Dokumen Visi Misi Dokumen Renstra 3 Dokumen Prosedur 1 Dokumen Sasaran Mutu Jenis Dokumen 2 Dokumen RTM 1 Dokumen RKM Gambar 2. Temuan Dokumen Fakultas 16

18 Berdasarkan kompulir hasil audit pada semua fakultas yang ada di Telkom University, berikut jumlah temuan Fakultas pada AMI Oktober 214 terlihat pada Tabel 4. Tabel 4. Jumlah Temuan Fakultas No Nama Unit Jumlah Temuan Dokumen Proses Evaluasi 1 FTE 7 2 FRI FIF FEB FKB FIT 5 7 FIK 1 2 Data pada Tabel 4 dapat disajikan dalam bentuk grafik seperti pada Gambar 3. Jumlah Temuan Fakultas 1 9 Jumlah FTE FRI FIF FEB FKB FIT FIK Fakultas Dokumen Proses Evaluasi Gambar 3. Jumlah Temuan Fakultas Program Studi Secara keseluruhan, berikut temuan dokumen untuk semua prodi yang ada di Telkom University. Tabel 5. Temuan Dokumen Prodi Jenis Dokumen Jumlah Dokumen Visi Misi 6 Dokumen Renstra 1 Dokumen Prosedur 13 Dokumen Sasaran Mutu 6 17

19 Dokumen RTM 3 Dokumen Kurikulum 7 Temuan dokumen program studi dalam bentuk grafik dapat disajikan sebagai berikut: Temuan Dokumen Prodi Jumlah Temuan Dokumen Visi Misi Dokumen Renstra Dokumen Prosedur Dokumen Sasaran Mutu Jenis Dokumen Dokumen RTM Dokumen Kurikulum Gambar 4. Temuan Dokumen Prodi Kemudian, untuk total temuan Prodi dalam satu fakultas, terlihat pada table berikut. Tabel 6. Temuan Prodi per Fakultas Fakultas Dokumen Proses Evaluasi FTE FIF FRI 5 2 FEB FKB FIT 23 5 FIK Total temuan program studi dalam satu fakultas dapat disajikan dalam bentuk grafik sebagai berikut: 18

20 Temuan Prodi per Fakultas 25 Jumlah Temuan FTE FIF FRI FEB FKB FIT FIK Fakultas Dokumen Proses Evaluasi Gambar 5. Temuan Prodi per Fakultas Kemudian, data yang akan disajikan berikutnya adalah sebaran temuan program studi dalam satu fakultas. Fakultas Teknik Elektro Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Teknik Elektro. Sebaran Temuan Prodi FTE (Prosentase) S1 TT S1 TE S1 SK S1 TF S2 TT Prodi Dokumen Proses Evaluasi Gambar 6. Sebaran Temuan Prodi FTE Fakultas Rekayasa Industri Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Rekayasa Industri. 19

21 Sebaran Temuan FRI 1 Prosentase S1 TI Prodi S1 SI Dokumen Proses Evaluasi Gambar 7. Sebaran Temuan Prodi FRI Fakultas Informatika Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Informatika. Sebaran Temuan Prodi FIF (Prosentase) S1IF S1 IK S2IF Prodi Dokumen Proses Evaluasi Gambar 8. Sebaran Temuan Prodi FIF 2

22 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Sebaran Temuan Prodi FEB 8 (Prosentase) MBTI Akuntansi S2MM Prodi Dokumen Proses Evaluasi Gambar 9. Sebaran Temuan Prodi FEB Fakultas Komunikasi dan Bisnis Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Komunikasi dan Bisnis. Sebaran Temuan Prodi FKB 7 6 (Prosentase) Ikom Prodi AdBis Dokumen Proses Evaluasi Gambar 1. Sebaran Temuan Prodi FKB 21

23 Fakultas Ilmu Terapan Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Ilmu Terapan Sebaran Temuan Prodi FIT (Prosentase) D3TT D3IF D3TK D3KA D3MI D3 Marketing Prodi Dokumen Proses Evaluasi Gambar 11. Sebaran Temuan Prodi FIT Fakultas Industri Kreatif Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Industri Kreatif. FIK 1 (Prosentase) SR Murni Desain Interior Desain Produk DKV Kriya Mode Prodi Dokumen Proses Evaluasi Gambar 12. Sebaran Temuan Prodi FIK 22

24 Temuan Unit dibawah Rektor dan Wakil Rektor Direktorat Berikut gambaran jumlah temuan pada semua Direktorat Telkom University Sebaran Temuan Direktorat PProsentase Dir/ Bidang Dokumen Proses Evaluasi Gambar 13. Sebaran Temuan Dokumen Kemudian, grafik berikut menyajikan jumlah temuan dokumen untuk semua direktorat dan unit pendukung akademik. Temuan Dokumen Semua Unit Jumlah Temuan Dokumen Visi Misi Dokumen Renstra Dokumen Prosedur Dokumen Sasaran Mutu Dokumen RTM Jenis Dokumen Gambar 14. Temuan Dokumen Semua Unit 23

25 Grafik berikut menyajikan sebaran temuan Unit pendukung akademik yang berada di bawah rektor dan wakil rektor (tidak termasuk direktorat) Jumlah Temuan Unit dibawah Warek 6 56 Jumlah Temuan Warek I Warek II Warek III Warek IV Unit Rektorat Warek Dokumen Proses Evaluasi Gambar 15. Jumlah Temuan Unit di Bawah Warek Temuan Unit di bawah Warek I Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah wakil rektor I. Unit Warek I (Prosentase) Unit Dokumen Proses Evaluasi Gambar 16. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek I 24

26 Temuan Unit di bawah Warek II Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah wakil rektor II Unit Warek II (Prosentase) Anggaran Treasury Akuntansi Bang SDM Yan SDM Logistik Pran Bang Unit Dokumen Proses Evaluasi Gambar 17. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek II Temuan Unit di bawah Warek III Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah wakil rektor III Unit Warek III (Prosentase) Admisi Nasional Kantor Internasional Unit Pusat Bahasa Perpustakaan Dokumen Proses Evaluasi Gambar 18. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek III 25

27 Temuan Unit di bawah Warek IV Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah wakil rektor IV Unit Warek IV 1 8 (Prosentase) Kesra BangKarir Bang Karir Alumni Penelitian Abdimas Unit Dokumen Proses Evaluasi Gambar 19. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek IV Unit dibawah Rektor Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah rektor Unit dibawah Rektor 1 (Prosentase) Sekpim SPM SAI Unit Dokumen Proses Evaluasi Gambar 2. Sebaran Temuan Unit di Bawah Rektor 26

28 HASIL TEMUAN Best Practice Best practice diperlukan untuk menjadi inspirasi/ contoh bagi unit lain dalam menjalankan tugas pokoknya. Berikut best practice yang ditemukan pada AMI II 214. Tabel 7. Best Practice AMI II 214 No Unit/ prodi/ fakultas Best practice 1 Prodi D3 MI Pengontrolan evaluasi pembelajaran dilakukan oleh kordinator secara rutin, dalam hal team teaching kordinator memiliki peran penting, hal ini dikarenakan tugas dan penghargaan (honor) kepada kordinator jelas. 2 LA Fakultas Ilmu Terapan LA fakultas membuat dokumen Laporan Pelaksanaan Perkuliahan setiap semester. Isinya : penjadwalan, pelaksanaan perkuliahan persentase kehadiran dosen dan mhs, BAP, honor perkuliahan, surat ijin mahasiswa, evaluasi perkuliahan (pelaksanaan assessment), kuesioner perkuliahan, dan keluhan mahasiswa. 3 FTE Sudah ada pembagian dosen ke dalam fungsional fungsional nya dan ditetapkan melalui SK Dekan 27

29 Temuan yang Sama di Beberapa Unit Temuan yang sama di beberapa unit adalah temuan yang ditemukan di beberapa unit, yang memiliki akar permasalahan yang sama. Tabel 8. Hasil Temuan sama dibeberapa Unit No Deskripsi temuan Analisis penyebab PIC/ unit Waktu penyelesaian 1 Pengukuran kepuasan mahasiswa terhadap layanan akademik belum dilakukan 2 Implementasi Lembar Ketidaksesuaian (LK) dan PTPP belum dilaksanakan 3 Penetapan Jobdesk belum ada 4 Belum adanya masterlist rekaman Proses ini milik SAI, prosedur belum dilaksanakan, sedang dilakukan pengukuran validitas kuesioner. Kuesioner didisain sesuai dengan persyaratan dalam borang prodi Belum dilakukan sosialisasi implementasi prosedur monitoring LK dan PTPP (Permintaan SOTK mengalami beberapa kali revisi sehingga mempengaruhi pada pemetaan proses Belum dilakukan sosialisasi implementasi prosedur pengendalian rekaman SAI Desember 214 SAI Desember 214 Bidang Sumber Daya SPM 5 Pencatatan notulen RTM belum standar untuk seluruh unit 6 Fungsi QMR dan GKM belum berjalan. 7 Unit dan prodi belum ada standar mutu yang lengkap 8 Pengukuran pencapaian Sasaran Mutu belum dilakukan 9 Tingkat kelulusan tepat waktu mahasiswa masih di bawah target (< 5%) 1 Terdapat beberapa program studi yang belum memiliki dokumen kurikulum yang sedang berlangsung 11 Terdapat beberapa prodi yang memiliki prosedur pengambilan ijazah Belum diadakan sosialisasi Prosedur RTM dan penggunaan notulennya Perlu ada tindak lanjut dari SPM tentang efektifitas kegiatan GKM Standar mutu yang sesuai dengan SNPT sedang dalam proses penyusunan Pentahapan cara pengukuran sudah ada dalam format Sarmut, tetapi belum dilakukan Kemampuan untuk mencapai target kelulusan masih rendah dan % kelulusan TPB rendah Waktu pengerjaan TA/PA melebihi waktu yang telah ditetapkan Tidak dilakukan dokumentasi pembuatan kurikulum Mekanisme pembuatan kurikulum perlu segera ditetapkan dan diimplementasikan Sekpim Desember 214 SPM Fungsi QMR dan GKM belum berjalan. SPM Desember 214 Unit/ prodi/ Fakultas/ Direktorat Prodi prodi 28

30 Temuan di Luar Checklist Temuan di luar checklist adalah temuan yang diperoleh saat proses audit, akan tetapi tidak terdapat pada pertanyaan yang ada di checklist. Tabel 9. Hasil Temuan diluar Checklist No Unit/ prodi/ fakultas Temuan 1 Prodi D3 TK Rata - rata penyelesaian tugas akhir lebih dari 6 bulan 2 CDC 1. Belum ada sosialisasi layanan konseling kemahasiswa 2. Saat ini layanan pengembangan softskill hanya diberikan kepada mahasiswa penghuni asrama. Sesuai dengan isi borang akreditasi prodi, layanan ini untuk semua mahasiswa 3. Belum ada sosialisasi dari CDC ke unit/prodi lain tentang semua layanan yang dimiliki dan cara akses layanan 3 Unit Pengembangan Karakter 1. Belum ada arahan dari pimpinan seperti apa karakter mahasiswa Universitas Telkom, perlu ditetapkan standar karakter mahasiswa Univ Telkom 2. Dari SOTK tidak tercermin Jobdesk yang jelas tentang BPK. 4 Ka Bid Sumber Daya Perbedaan jobdesk antara Unit Pengembangan Karier dan Unit Pengembangan Karakter 5 FEB : temuan untuk Dir Sisfo 6 S1 TT : temuan untuk Dir Sisfo 1. Agar dilakukan sosialisasi pemanfaatan i-gracias secara menyeluruh. 2. Interface i-gracias agar dibuat lebih user friendly Data blog prodi S1 TT agar bisa di-recovery 7 S1 TT: temuan untuk CDC Diperlukan acara Industrial Gathering yang mengundang perusahaan pengguna lulusan 8 Dir PJJ Belum ada standarisasi pembuatan dan pengembangan konten materi belum ada standar pengawakan yang baku untuk mensupport selevel Direktur (staf, asman, dan manajer) 9 Admisi Nasional belum ada batasan kewenangan antara PJJ dengan prodi terkait proses akademik dan property milik mhs Ketidaksesuaian jumlah staf dengan volume jobdesk dan besaran target NTF 29

31 EVALUASI DAN RENCANA PERBAIKAN Dalam mempersiapkan AMI Oktober 214, SAI mengadakan serangkaian agenda sebagai berikut: 1. Pembuatan checklist a. Internal SAI b. SAI + LA 2. Penjadwalan Audit 3. Sosialisasi Checklist +Jadwal Audit a. Auditor b. Auditee 4. Audit on site 5. Pengumpulan checklist 6. Kompulir hasil audit 7. Pembuatan laporan 8. Pembuatan PTPP Dari semua proses yang telah dilakukan, berikut kendala dan rencana perbaikan yang akan dilakukan: Kendala 1. Tujuan audit terkait kesiapan dokumen standar mutu sudah tercapai, hanya saja kesiapan dokumen akreditasi belum semua tercapai. Hal ini disebabkan oleh banyaknya checklist prodi, dan belum semua audito menguasai boring akreditasi prodi 2. Proses penjadwalan memakan waktu yang cukup lama (tapi sesuai timeline). Hal ini disebabkan oleh lamanya waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan dan mencocokkan jadwal kosong auditor dan auditee. Jumlah auditee yang banyak (7 unit), dan auditor yang terbatas (59 orang) 3. Reschedule memperpanjang proses audit, karena harus mencocokkan jadwal auditor dengan auditee 4. Jumlah auditor dan auditee yang hadir sosialisasi sedikit. Jumlah auditor yang hadir sosialisasi: Jumlah auditee yang hadir sosialisai: Hal ini disebabkan oleh sulitnya menjadwalkan dengan mempertimbangan kehadiran semua auditor dan auditee 5. Pelaksanaan audit melebihi waktu yang direncanakan, karena ada beberapa unit yang tidak bisa di audit pada waktu yang telah dijadwalkan 6. Pengumpulan checklist memakan waktu yang sangat lama (melebihi waktu yang direncanakan). Hal ini disebabkan kesibukan auditor dan kurangnya SDM teknis SAI untuk jemput bola. Kendala ini juga mengakibatkan lamanya waktu pembuatan laporan dan persiapan closing meeting 7. Pengumpulan checklist yang lama juga mengakibatkan lamanya pembuatan PTPP 8. Pada proses audit, terdapat proses audit on site pengumpulan checklist kompulir pembuatan laporan dan PTPP. Karena audit on site hanya mengisi checklist, sedangkan kompulir serta pembuatan laporan&ptpp dibuat pada waktu yang terpisah, memungkinkan kompulir dilakukan oleh auditor yang berbeda saat proses audit, sehingga dapat terjadi penafsiran hasil audit yang berbeda. Rencana Perbaikan 1. Pada AMI 214, Satu periode audit, mengaudit semua unit, fakultas, dan prodi, sehingga effort dan sumber daya yang diperlukan sangat besar. Pada AMI 215, semua unit dibagi menjadi beberapa periode audit. Harapannya proses penjadwalan, sosialisasi, pelaksanaan audit akan lebih mudah, pembuatan laporan juga akan sesuai dengan jadwal. 2. Perlu pembuatan Grand Design Audit Mutu Internal yang lebih menyeluruh dan mempertimbangkan banyak aspek yang menjadi kendala pada audit sebelumnya. Beberapa hal yang akan menjadi pertimbangan. 3

32 Jadwal auditor dibuat lebih longgar (misalkan 1 hari = 1 audit) sehingga auditor dapat menyelesaikan checklist dan mengirimkannya ke SAI pada hari yang sama Pengisian checklist, form kompulir, dan PTPP dilakukan oleh tim auditor yang sama setelah audit dilakukan, sehingga closing meeting dan pembuatan laporan bisa lebih cepat. 3. Perlu evaluasi checklist. Untuk checklist Fakultas dan Program Studi Menggunakan boring akreditasi full + beberapa poin ISO Untuk checklist Unit: disesuaikan dengan kebutuhan unit, misalkan sisfo, SDM, Keuangan memiliki checklist yang berbeda dan spesifik Untuk checklist unit pendukung akademik perlu mempertimbangkan poin yang menyangkut akreditasi prodi 4. Menambah jumlah auditor 5. Upgrading auditor Perlu pelatihan auditor yang spesifik sesuai bidang (IT, SDM, Akademik) Pelatihan auditor akademik melibatkan asesor Sertifikasi auditor 31

33 LAMPIRAN FOTO KEGIATAN Berikut beberapa foto kegiatan audit. 32

34 33