Jl. Telekomunikasi No. 1 Ters. Buah Batu Bandung No. Revisi 01 PROSE OUR DAN RAPAT PIMPINAN PENGESAHAN. Kepala Bagian Kesekretariatan QMR Universitas

Transkripsi

1 ... UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tei_U-NA-REK-BSP-PR-004 PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni2015 PROSE OUR PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN PENGESAHAN Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Disahkan oleh : ' Kurniawan Effendi Yani Nuraeni Dr. lr. Heroe Wijanto. Prof. lr. Mochamad Ashari. M.Eng.PhD Kepala Urusan Sekretariat & Hukum Kepala Bagian Kesekretariatan QMR Universitas Rektor & Public Relation 1/9

2 ... Univer sity UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_ U- NA-RE K- BSP-PR-004 PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni 2015 DAN RAP AT PIMPINAN I. II. Ill. IV. KEGUNAAN Menjelaskan tahap-tahap Rapat Tinjauan Manajemen dan Rapat Pimpinan yang berlaku di Universitas, sesuai dengan persyaratan ISO 9001 : 2008 RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi penjadwalan, penetapan agenda, pelaksanaan rapat, distribusi notulen, pelaksanaan hasil sampai pendokumentasian untuk Rapat Tinjauan Manajemen dan Rapat Pimpinan berikutnya dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. PENGECUALIAN Ketentuan Penyelenggaraan Rapat dan Agenda di luar Prosedur ini akan ditentukan oleh masing-masing Fakultas/ Unit. DEFINISI 4.1 Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh Bagian Sekretariat dan Public Relations (level Rektorat) atau Kepala Urusan Sekretriat Fakultas (level Dekanat) dengan komposisi peserta terdiri dari pejabat setingkat Kabag/Kaprodi, Wakil Dekan, Direktur, Dekan, Wakil Rektor dan Rektor (level Rektorat) atau Kaprodi, Wakil Dekan dan Dekan (level Dekanat), atau Direktur, Ka.Unit/Kabag (level Koordinasi Wakil Rektor) untuk membahas kinerja dan proses kesesuaian produk, status PTPP, tindak lanjut RTM yang lalu, perubahan yang dapat mempengaruhi SMM, customer feedback, hasil audit, dan rekomendasi perbaikan dalam waktu bersamaan. RTM dilakukan minimal 2 kali dalam satu tahun. 4.2 Rapat Pimpinan adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh Bagian Kesekretariatan dan Public Relations (level Rektorat) atau Kepala Urusan Sekretariat Fakultas (level Dekanat) dengan komposisi peserta terdiri dari pejabat setingkat Dekan, Wakil Rektor dan Rektor (level Fakultas) atau Kepala Urusan, Ketua Lab, Kaprodi, Wakil Dekan dan Dekan (level Dekanat) untuk membahas 2/9

3 ... Un iversity UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tei_U- NA-REK-BSP-PR-004 PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni2015 masalah-masalah tertentu yang timbul dalam evaluasi dan tindaklanjut rapat Direktorat, Dekanat atau Rektorat. perencanaan, pelaksanaan, 4.3 Pimpinan merupakan level manajemen di Universitas yang terdiri dari Rektor sebagai Pimpinan Utama Universitas, Wakil Rektor sebagai Wakil Pimpinan Utama Universitas, Dekan sebagai Pimpinan Utama Fakultas, dan Direktur sebagai Pimpinan Direktorat. 4.4 Fakultas adalah satuan manajemen sumberdaya yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik, vokasi, atau profesi pada satu/lebih dari satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, manajemen, desain dan/atau seni di Universitas. 4.5 Direktorat merupakan unsur pendukung yang berfungsi untuk mengelola suatu bidang tertentu, diantaranya Direktorat Akademik, Direktorat Sistem lnformasi, Direktorat Admisi, Direktorat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, dan Direktorat Kemahasiswaan, Pengembangan Karir dan Alumni. 4.6 Program Studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan vokasi, dan/atau pendidikan profesi di Universitas. 4.7 Klien adalah Mahasiswa atau Orang Tua Mahasiswa. 4.8 SPR adalah Kesekretariatan dan Public Relation, dalam SOTK disebut Bagian V. REFERENSI VI. Kesekretariatan dan Public Relation. 5.1 KlausuiiSO 5.6, ISO 9001:2008 DESKRIPSI PROSES A. Uraian Umum 6.1 Rapat Tinjauan Manajemen akan dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam setiap tahun kalender akademik. 3/9

4 UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_ U- NA-REK-BSP- PR-004 PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni Rapat Pimpinan akan dilaksanakan sekurang-kurangnnya 2 (dua) minggu sekali pada setiap tahun kalender. 6.3 Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan pada beberapa level manajemen yaitu: 1. Pimpinan 2. Fakultas 3. Direktorat 4. Program Studi 5. Unit/bagian 6.4 Rapat Pimpinan dilaksanakan pada beberapa level manajemen yaitu: 1. Rektor 2. Wakil Rektor 3. Fakultas 6.5 Mekanisme penetapan agenda rapat tinjauan manajemen, diatur sebagai berikut: 1. Agenda tinjauan manajemen level pimpinan berasal dari : a) Rektor, Wakil Rektor, Dekan dan Direktur. b) Hasil tinjauan manajemen Fakultas, Direktorat, Program Studi dan unit/bagian disampaikan melalui Rektor, Wakil Rektor, Dekan dan Direktur. 2. Sebelum rapat tinjauan manajemen, Bagian Sekretariat dan Public Relations harus menanyakan kepada anggota Rapim (Rektor, Wakil Rektor, Dekan dan Direktur) mengenai agenda yang akan disampaikan dalam tinjauan manajemen. 6.6 Mekanisme penetapan agenda rapat pimpinan, diatur sebagai berikut: 1. Agenda rapat pimpinan level pimpinan berasal dari : a) Rektor, b) Wakil Rektor 4/9

5 ... UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tei_U- NA-REK-BSP-PR-004 Un iversity PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni Sebelum rapat pimpinan, Bagian Kesekratriatan dan Purel harus menanyakan kepada anggota Rapim (Rektor, Wakil Rektor) mengenai agenda yang akan disampaikan dalam rapat pimpinan. 6.7 Distribusi hasil rapat tinjauan manajemen dilakukan oleh Bagian Sekretariat dan Public Relations dengan ketentuan : 1. Hasil rapat tinjauan manajemen level pimpinan didistribusikan ke anggota rapat tinjauan manajemen pimpinan. 2. Hasil rapat tinjauan manajemen level Fakultas didistribusikan ke anggota rapat tinjauan manajemen fakultas dan pejabat setingkat Asisten Manajer. 3. Hasil rapat tinjauan manajemen level Direktorat didistribusikan ke direktorat dan setingkat Asisten Manajer Direktorat. 4. Hasil rapat tinjauan manajemen level Program Studi didistribusikan ke anggota rapat tinjauan manajemen Program Studi dan staf setingkat Asisten Manajer di Program Studi. s. Hasil rapat tinjauan manajemen level Unit/Bagian didistribusikan ke anggota rapat tinjauan manajemen Unit/Bagian dan setingkat Asisten Manajer. 6.8 Distribusi hasil rapat pimpinan dilakukan oleh Bagian Kesekretariatan dan Public Relations dengan ketentuan : 1. Hasil rapat pimpinan level pimpinan didistribusikan ke anggota rapat tinjauan manajemen pimpinan. 2. Hasil rapat pimpinan level Fakultas didistribusikan ke anggota rapat tinjauan manajemen fakultas dan pejabat setingkat Asisten Manajer. 3. Hasil rapat pimpinan level Direktorat didistribusikan ke direktorat dan setingkat Asisten Manajer Direktorat. 5 / 9

6 ... Univer sity UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tei_U- NA-REK-BSP-PR-004 PROSE OUR PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni Hasil rapat pimpinan level Program Studi didistribusikan ke anggota rapat tinjauan manajemen Program Studi dan staf setingkat Asisten Manajer di Program Studi. 5. Hasil rapat pimpinan level Unit/Bagian didistribusikan ke anggota rapat pimpinan Unit/Bagian dan setingkat Asisten Manajer. 6.9 Bahan diskusi rapat tinjauan manajemen adalah : 1. Keluhan mahasiswa/orang tua mahasiswa (sumber data didukung oleh Direktorat Kemahasiswaan) 2. Hasil Audit Mutu (sumber data didukung oleh Unit SAl) 3. Pencapaian Sasaran Mutu (sumber data didukung oleh Unit SAl) 4. Hasil Pengukuran Kepuasan Klien (sumber data didukung oleh Unit SAl) 5. Perubahan Sistem Manajemen Mutu (sumber data didukung oleh Bagian SPM) 6. Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan selama penerapan (sumber data didukung oleh Unit SAl) 7. Rekomendasi untuk perbaikan sistem managemen mutu (sumber data didukung oleh Bagian SPM) 8. Hasil Rapat tinjauan manajemen sebelumnya (sumber data didukung oleh Direktorat, Fakultas dan Wakil Rektor dan dikolektif oleh Bagian Sekretariat dan Public Relations) 6.10 Bahan diskusi rapat pimpinan dapat disesuaikan dengan butir 6.8 yang dperoleh dari Rektor dan Wakil Rektor Keluaran rapat tinjauan manajemen dan rapat pimpinan harus mencakup setiap keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: 1. Peningkatan keefektifan Sistem Manajemen Mutu dan prosesnya, 2. Pengembangan proses umum perkuliahan yang berkenaan dengan persyaratan yang ditetapkan, 3. Kebutuhan Sumber Daya. 6/9

7 ... UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tei_U-NA-REK-BSP-PR-004 Jl. Telekomunikasi No. 1 Ters. Buah Batu Bandung No. Revisi 01 PROSE OUR PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni Bagian Kesekretariatan Pimpinan dan Public Relation (SPR) yang dijelaskan B. Uraian Proses pada Uraian Proses (Flowchart) digantikan menjadi sekretaris Fakultas I Direktorat I Program Studi I Unit I Bagian sesuai dengan level manajemen yang melakukan rapat tinjauan manajemen tersebut. Prosedur Penyelenggaraan Rapat Tinjauan Manajemen Flow Proses Deskripsi Proses Rekaman ( Mula! ~ l.a. Undangan Pra RTM. 1. SPR 1. Ka. Ur. Sekre & Hkm melakukan koordinasi l.b. Formul ir I sian Agenda Pra RTM. dengan Para Wakil Rektor, Dekan, dan Unit/Prodi Koordinasl penerbitan untuk menentukan kelengkapan data ( status open/ undangan pra RTM ( closed pada rapat pra RTM ). penentuan kelengkapan data) ~ 2.a. Membuat undangan rapat tinjauan manajemen 2. Undangan RapatTinjauan Manajemen 2. SPR sesuaf dengan jadwal dan peserta yang telah Pembuatan dan distribusi disetujul. undangan RTM kepada 2.b. Meminta persetujuan dengan pembubuhan tanda Pejabat terkait tangan Rektor dan QMR I a tau sesuai dengan level manajemen pelaksana (Dekan/Kaprodi/ Direkrur/Kabag) pad a undangan rapat tinjauan manajemen. 2.c. Mendistribusikan undangan pad a peserta rapat tinjauan manajemen. 3. SPR 3. Mengisi daftar hadir rapat tinjauan manajemen Menyiapkan daftar hadir RTM ~ 4.a. Mencatat dalam notulen semua yang dibahas dalam rapat tinjauan manajemen. 4. SPR 4.b. Membuat risalah rapat yang berisi semua yang Pembuatan Risalah Rapat dibahas dalam rapat tinjauan manajemen Tinjauan Manajemen beserta daftar pesertanya. 4.c. Membuat daftar distribusi risalah rapat tinjauan manajemen. 4.d. Meminta persetujuan dengan pembubuhan tanda tangan pimpinan rapat dan notulen rapat pad a risalah rapat dan daftar distribusi rapat tinjauan manajemen. s. Membagikan risalah rapat yang telah 5. SPR ditandatangani pl mpinan rapat dan notulen rapat Oistribusi Risa lah Rapat sesuai dengan daftar distribusi melalui account Tinjauan Manajemen sekpim@telkomuniversity.ac.id. ( Selesal 3. Oaftar Hadir 4. Risalah Rapat Tinjauan Manajemen S.a. Risalah Rapat Tinjauan Manajemen 5.b. Datta r Distribusi 7/9

8 ... UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tei_U-NA-REK-BSP-PR-004 PENYELENGGARAAN RAPATTINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni2015 VII. UKURAN KINERJA 1. Rapat Tinjauan Manajemen Proses lndikator Kinerja Media Pengukuran Pelaksanaan Rap at Tinjauan Manajemen Jadwal Rapat Rapat Tinjauan dapat dilaksanakan sesuai Tinjauan Manajemen rencana yang ditetapkan dan Manajemen & diikuti semua personil yang diundang Daftar Hadir Hasil Rap at Hasil Tinjauan Manajemen Risalah Rapat Tinjauan mampu memberikan Tinjauan Manajemen peningkatan dan perbaikan Manajemen 2. Rapat Pimpinan Proses kinerja proses. lndikator Kinerja Media Pengukuran Pelaksanaan Rapat Rapat Pimpinan dapat Jadwal Rapat Pimpinan dilaksanakan sesuai Pimpinan & rencana yang ditetapkan Daftar Hadir dan diikuti semua personil yang diundang Hasil Rapat Hasil Rapat Pimpinan Risalah Rapat Pimpinan mampu memberikan Pimpinan peningkatan dan perbaikan kinerja proses. Frekuensi Pengukuran 1 Tahun Frekuensi Pengukuran 1 Tahun 8/9

9 UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_ U- NA-REK-BSP-PR-004 PENYELENGGARAAN RAP AT TINJAUAN MANAJEMEN Berlaku Efektif 17Juni2015 DAN RAP AT PIMPINAN VIII. IX. REKAMAN TERKAIT 8.1 Undangan rapat tinjauan manajemen, rapat pimpinan dan atau rapat koordinasi Wakil Rektor 8.2 Daftar hadir rapat tinjauan manajemen rapat pimpinan dan atau rapat koordinasi Wakil Rektor. 8.3 Risalah hadir rapat tinjauan manajemen rapat pimpinan dan atau rapat koordinasi Wakil Rektor. DOKUMEN TERKAIT 9.1 Tei_U-NA-REK-SAI-PR-001 Prosedur Audit Internal 9.2 Tei_U-NA-REK-SAI-PR-002 Prosedur Permintaan Tindakan Perbaikan Pencegahan 9.3 Keputusan Rektor Universitas No. KR. 011/AKD04/REK.0/14 Tanggal 2 X. LAMPIRAN februari 2014 perihal Pedoman Penerbitan Surat dan Standar Kelengkapan Layanan Kesekretariatan di Lingkungan Universitas Riwayat Perubahan Dokumen No. Rev. Tanggal Revisi Uraian Perubahan 00 02Juni2014 Terbitan Pertama 01 17Juni2015 Perubahan Prosedur Penyelenggaraan Rapat Rapat Tinjauan Manajemen tentang: Judul Prosedur Pengecualian Definisi Uaraian Umum Uraian Proses Ukuran Kinerja Rekaman Terkait Dokumen Terkait 9/9