PENGELOLAAN GUDANG & PERSEDIAAN. Pundu Learning Centre

Transkripsi

1 PENGELOLAAN GUDANG & PERSEDIAAN Pundu Learning Centre

2 PERSEDIAAN Yang dimaksud Persediaan disini adalah Persediaan yang meliputi Pupuk, Pestisida, Suku Cadang, BBM, Bahan dan perlengkapan, pangan, dan obat-obatan untuk kelancaran operasional kebun dan PKS. MENGAPA PERSEDIAAN PERLU DIKONTROL...? 1. Lebih dari 70% biaya operasional di lapangan adalah pemakaian bahan / material. 2. Kecukupan atas persediaan sangat mendukung kelancaran operasional, disisi lain tidak diperkenankan adanya penumpukan persediaan. 3. Persediaan merupakan salah satu aktiva perusahaan yang lancar, sehingga sangat rawan penyimpangan.

3 PERSEDIAAN Yang harus diperhatikan dalam kontrol Persediaan 1. Melakukan stok opname minimal 1(satu) kali dalam sebulan, lakukan pemeriksaan kesesuaian antara fisik dengan pencatatan dan cara penyimpanan. 2. Setiap penerimaan barang dilakukan sesuai prosedure. 3. Permintaan barang ke gudang wajib menggunakan reservasi / Bon Permintaan Barang. 4. Tidak melakukan penerimaan/pengeluaran barang pada malam hari. 5. Semua barang yang diterima harus disimpan di dalam gudang, seandainya harus berada di luar gudang (pupuk) harus ditutup dengan terpal, diikat tali dan diberi alas kayu (palet).

4 GUDANG WILAYAH TUGAS GUDANG WILAYAH 1. Membuat PP (Permintaan Pembelian) Barang keperluan Gudang Wilayah Barang2 Consumable (Atk, Form cetakan, alat kerja, dll) 2. Melakukan Penerimaan Barang Membuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB/GR) 3. Penyimpanan Barang Mencatat kartu Stok / Label barang 4. Pendistribusian Barang Proses Transfer Posting / GI Pembuatan BAST (Berita Acara Serah Terima)

5 Alur PP (Permintaan Pembelian ) Lokal

6 Alur PP (Permintaan Pembelian ) Pusat

7 PROSEDUR PENERIMAAN BARANG 1. Pemeriksaan Dokumen Barang Petugas operasional wajib melakukan pemeriksaan terhadap dokumen barang yang datang, meliputi kelengkapan surat jalan dari supplier dan nomor PO. Jika tidak tertera nomor PO maka barang tidak diterima dan perlu dikonfirmasi dulu ke HO jkt. 2. Pemeriksaan Fisik Barang Jika Fisik barang tidak sesuai dengan spek yang ada pada PO, maka barang dikembalikan ke supplier. 3. Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB / GR) Gudang akan membuat BAPB atas semua barang sesuai dengan jumlah fisik yang diterima, dengan mencantumkan catatan kondisi barang.

8 Alur Penerimaan Barang (PP Lokal)

9 Alur Penerimaan Barang (PP Pusat)

10 Berita Acara Penerimaan Barang

11 Pengecekan Dokumen

12 Penerimaan & Perhitungan Barang

13 Penyimpanan Barang

14 Penyimpanan Pupuk di Dalam Gudang

15 Penyimpanan Pupuk di Luar Gudang

16 Alur Pengeluaran Barang

17 Bukti Pengeluaran Barang BBM Solar ( ke Estate )

18 Bukti Pengeluaran Barang BBM Solar ( Metro Pundu )

19 Bukti Pengeluaran Barang Pupuk

20 Laporan Stock

21 PENGARSIPAN DOKUMEN 1. Rapi dan Teratur Sedapat mungkin arsip tercatat dan tersusun dengan rapi. 2. Mudah dicari Tidak hanya petugas, tetapi semua karyawan di kantor bisa mendapatkan dokumen yang dibutuhkan dengan mudah. 3. Aman File harus terawat dan terhindar dari kerusakan dan kehilangan sampai jangka waktu 10 tahun.

22 PENGARSIPAN DOKUMEN

23 PENGARSIPAN DOKUMEN

24 PENGARSIPAN DOKUMEN

25 PENGARSIPAN DOKUMEN

26 PENGARSIPAN DOKUMEN

27 PENGARSIPAN DOKUMEN

28 PENGARSIPAN DOKUMEN

29 KEGIATAN DI GUDANG WILAYAH

30 MENJAGA KEBERSIHAN GUDANG

31 PROSEDURE PENERIMAAN, PENGELUARAN dan PENYIMPANAN PUPUK DI GUDANG WILAYAH Pundu Learning Centre

32 PROSEDUR PENERIMAAN PUPUK 1. Sebelum pupuk masuk ke Gudang, terlebih dahulu ditimbang di PKS ( timbang 1 = Bruto ) 2. Pupuk masuk ke Gudang untuk dilakukan penerimaan oleh petugas gudang. Saat melakukan penerimaan, jika ada pupuk yang rusak (Basah, susut, dll) langsung dipisahkan susunannya untuk dikembalikan ke vendor / supplier. 3. Setelah dilakukan penghitungan, pada surat jalan diberi keterangan jumlah pupuk yang baik dan yang rusak. 4. Kendaraan kembali ke PKS untuk melakukan penimbangan (Timbang 2 = Tara) 5. Kemudian penerimaan pupuk tersebut dibuatkan BAPB (Berita Acara Penerimaan Barang) berdasarkan jumlah yang diterima pada surat jalan.

33 BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG

34 BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG ( Lampiran )

35 CONTOH PUPUK BASAH

36 PROSEDUR PENGELUARAN PUPUK 1. Kasi membuat Reservasi untuk permintaan pupuk ke GW 2. Petugas Gudang mengcross chek Reservasi dari estate dengan jumlah ketersediaan pupuk yang ada di Gudang. 3. Jika pupuk yang diminta masih tersedia, maka reservasi dari estate bisa diproses lebih lanjut. 4. Krani admin membuatkan SURAT MUAT pupuk, kemudian petugas pupuk memuat pupuk ke dalam kendaraan. 5. Setelah pupuk selesai dimuat kedalam truk, maka krani admin membuatkan SPB (Surat Pengiriman Barang) dan melakukan transfer posting / GI. 6. Pupuk yang dikirim ke estate dihitung sesuai dengan jumlah zak yang dibutuhkan, jadi pupuk tidak ditimbang lagi di PKS.

37 PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK 1. Pupuk wajib diletakkan di atas alas kayu / palet, tujuannya agar pupuk tidak lembab sehingga mengakibatkan membatu. 2. Sedapat mungkin pupuk disimpan di dalam gudang 3. Jika pupuk diletakkan di luar gudang, harus menggunakan terpal yang tebal dan diikat dengan tali tambang. 4. Penyimpanan pupuk disusun secara stafel, bukan susun sirih. Selain agar tidak mudah runtuh juga untuk memudahkan penghitungan saat dilakukan stok opname.

38 PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

39 Stok Opname PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

40 PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

41 Pupuk di dalam Gudang PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

42 Pupuk di Luar Gudang PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

43 Pupuk di Luar Gudang PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

44 Pupuk di Estate PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

45 Pupuk di Estate PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

46 Pupuk di Estate PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

47 PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK Penyimpanan pupuk yang bisa mengakibatkan Lossis

48 PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK Pupuk tidak disusun Stafel

49 PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK Pupuk tidak disusun Stafel

50 TEKNIK INVENTORY GUDANG Pundu Learning Centre

51 OUTLINE 1. Pengertian Dasar 2. Tujuan Pelatihan 3. Layout Gudang 4. 7 Teknik Penyimpanan dalam gudang 5. Prinsip 5R 6. Kategori Stock & Cara 7. Stock Physical Count

52 PENGERTIAN DASAR : Stock Storage ( Warehouse ) : - Tempat penyimpanan persediaan dari penerimaan barang sampai proses pengeluaran barang. - Penyimpanan persediaan di gudang merupakan bahan pembantu ( barang ) dan perlengkapan yang akan dipakai dalam kegiatan operasional perusahaan yang ditentukan dari jenis dan klasifikasinya sesuai pada tempatnya.

53 TUJUAN PELATIHAN : Dapat mengetahui bagaimana pergudangan yang efektif dengan metode,sebagai berikut : ~ Luas dan layout gudang parts ~ 7 Teknik Penyimpanan dalam gudang ~ 5R dalam pengelolaan gudang ~ Kategori Stock ~ Stock Physical Count

54 KATEGORI GUDANG : Gudang dalam perkebunan kelapa sawit pada umunya dibagi beberapa lokasi, sebagai berikut : Gudang Wilayah : Terletak dalam lingkungan wilayah yang pengawasan dan administrasinya dilakukan oleh wilayah. Gudang ini berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan persediaan yang diterima dari pihak luar dan untuk keperluan kebun secara umum. Co : Pupuk, Bahan Kimia ( Pestisida ), Barang2 Umum, BBM dan Spare Parts. Gudang Pabrik & Traksi : Terletak dalam lingkungan pabrik dan traksi yang pengawasan dan administrasinya dilakukan oleh Pabrik dan Traksi. Gudang ini berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan persediaan untuk keperluan Pabrik dan Traksi. Co : Spare Parts, Bahan2 Kimia ( CaCo3 ) dan BBM. Gudang Estate / Divisi : Terletak dalam lingkungan kebun yang pengawasan dan administrasinya dilakukan oleh kebun. Gudang ini berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan persediaan yang diterima dari gudang wilayah. Co : Pupuk, Bahan Kimia (Pestisida), Barang2 umum, BBM dan Spare Parts.

55 LOKASI GUDANG Kemudahan Akses Keamanan ~ Pengambilan & pengiriman kepada Estate / Unit ~ Penerimaan barang dari Supplier ~ Keselamatan bagi para pekerja ~ Terlindung dari pengaruh cuaca & pengamanan memadai Ruang ~ Perhitungan dan tata letak ruang ~ Tersedia area tambahan (antisipasi perluasan gudang) Ruang yang dibutuhkan Ruang Penyimpanan Ruang Penerimaan & Pengiriman = + + R. Penerimaan & Pengiriman Sementara Peralatan ~ Pencegahan kerusakan terhadap suku cadang ~ APAR, pintu darurat, area penyimpanan terpisah untuk bahan yang mudah terbakar

56 Rak Glass, Pipe & Body Rak V. Belt & Oil Rak Medium Parts Rak Small Parts Rak Glass, Pipe & Body Rak V. Belt & Oil Rak Medium Parts Rak Small Parts LAYOUT GUDANG Type H : Cocok untuk ruangan yang (hampir) berbentuk Persegi. Semua rak ditempatkan tegak lurus dengan Lorong utama dalam gudang. Working desk Catalog Rack Lorong utama Customer RECEIVED AREA

57 LAYOUT GUDANG Type I : Cocok untuk ruangan yang panjang dan sempit. Semua rak ditempatkan sejajar dengan Lorong utama dalam gudang. Working desk Catalog Rack Rak Glass, Pipe & Body Rak Medium Parts Rak Small Parts Loket Lorong utama Customer Rak V. Belt & Oil Rak Medium Parts Rak Small Parts RECEIVED AREA

58 Standarisasi Rak, Box Lokasi Ukuran Rak Standar Rak Small Parts

59 Contoh Ukuran Rak Rak Medium Parts Rak Chemical Parts Rak Belt

60 Contoh Ukuran Rak Rak Glass Parts Rak Pipe & Muffler Rak Body Parts Hal yang harus diperhatikan: Semua sekat & tiang serta dasar dari rak harus dilapisi dengan Rubber Fom untuk Melindungi kaca dari benturan Atau gesekan Hal yang harus diperhatikan: Body parts harus diletakkan Secara vertikal untuk Mencegah kerusakan Pada parts

61 Ukuran Box Lokasi & Noren Ukuran & Contoh Bentuk Box Lokasi Standar NOREN & Sistem Penomoran Lokasi A XX X XX A Klasifikasi dari Rak (A ~ Z) 2. Urutan Rak 3. No urut shelf dari tiap2 Rak 4. No urut laci dari tiap2 shelf Laci pertama dari shelf pertama pada rak A01

62 7 Teknik Penyimpanan Parts 1. Penyimpanan menurut produk/jenis

63 7 Teknik Penyimpanan Parts 2. Penyimpanan parts secara vertikal

64 7 Teknik Penyimpanan Parts 3. Simpan Parts yang berat paling bawah

65 7 Teknik Penyimpanan Parts 4. Satu P/No memiliki satu lokasi

66 7 Teknik Penyimpanan Parts 5. Simpan parts di tempat yang mudah dijangkau 6. Pengendalian irregularitas

67 7 Teknik Penyimpanan Parts 7. Penyimpanan menurut Pergerakan (bedakan antara Fast moving parts dengan Slow moving parts)

68 AKTIVITAS 5R Bekas Baru 1. RINGKAS (Seiri) - Pisahkan mana yang perlu dan tidak serta buang yang tidak perlu 2. RAPIH (Seiton) - Simpan barang sesuai tempatnya jika diperlukan mudah diambil

69 AKTIVITAS 5R 3. RESIK (Seiso) - Jaga dan laksanakan kebersihan di area kerja setiap waktu 4. RAWAT (Seiketsu) - Buat Standar untuk menjaga kebersihan dan kerapihan

70 AKTIVITAS 5R 5. RAJIN (Shitsuke) - Laksanakan tiap hari dan jadikan sebagai 'way of life' (komitmen) Pelatihan dan pendidikan kepada karyawan untuk selalu melaksanakan 4R lainnya

71 KEGIATAN OPERASIONAL GUDANG 1. PENERIMAAN BARANG Picking Process Unloading Process Checking Proses Binning Proses 1.~ Menerima dokumen barang (Delivery Note) ~ Melakukan proses Unloading (Bongkar muat) 2.~ Menerima barang secara fisik ~ Memeriksa barang yang diterima (jumlah dan nomor parts) 3.~ Memasukkan barang ke lokasi (Binning) baik Main Location atau Reserve Location

72 KEGIATAN OPERASIONAL GUDANG 2. PENYIMPANAN BARANG a. Perencanaan Lokasi Barang b. Sistem Penomoran Lokasi c. Penyimpanan Barang d. Pengawasan Penyimpanan Barang ( Location Control )

73 KEGIATAN OPERASIONAL GUDANG 3. PENGELUARAN BARANG Picking Process Checking Proses Packing Proses Shipping Process (Delivery) a. Mengambil barang dari lokasi b. Memeriksa barang yang diambil c. Mengepak barang yang sudah diperiksa c. Menyerahkan/mengirim barang kepada pembeli

74 KATEGORI STOCK Fast Moving (Stock yang pergerakannya cepat / sangat dibutuhkan) Medium Moving (Stock yang pergerakannya sedang) Slow Moving (Stock yang pergerakannya lambat) Non Moving (Stock yang pergerakannya sangat lambat) Fast Moving (A) Kondisi Ideal Stock Minimum 80 % Medium Moving(B ) Slow Moving Maksimum 20 % Non Moving

75 CARA PENENTUAN & ANALISA ANALISA STOCK Data Transaksi / Reservasi Data Stock Akhir Kategori Stock Penentuan Stock a. Mengambil data transaksi / reservasi. b. Mengambil data stock terakhir c. Menentukan / klasifikasi data sesuai kategori stock d. Menentukan stock yang disarankan dan jumlahnya.

76 STOCK PHYSICAL COUNT >> Proses memastikan fisik persediaan sesuai dengan pengakuan pencatatan dalam pengakuan / system inventory yang berlaku di perusahaan. >> Proses ini dilakukan sebanyak 2x dalam setahun yaitu : Semester 1 ( Akhir Juni ) dan Semester 2 ( Akhir Desember )

77 PERSEDIAAN DI GUDANG

78 PERSEDIAAN DI GUDANG

79 PERSEDIAAN DI GUDANG

80 PERSEDIAAN DI GUDANG

81