PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Transkripsi

1 NO. PSM/JKO-KBN/02 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Hal. 1 dari 8

2 FRM/JKO-WKM/ Mei 2012 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal. 2 dari 8

3 1. Tujuan 1.1. Sebagai pedoman dalam melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap hasil kerja yang dilaporkan bagian kebun (estate) dalam setiap harinya Memastikan kinerja kebun sesuai dengan standar/ketentuan yang ditetapkan Menghindari terjadinya kesalahan perhitungan hasil kerja 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk pelaksanaan evaluasi dan verifikasi yang dilakukan oleh Bagian Estate Departemen terhadap hasil kerja yang dilaporkan bagian kebun dalam setiap harinya. 3. Pengertian/Definisi 3.1. PT. BUM adalah BKM adalah Buku Kegiatan Mandor adalah Daftar Nama dan Hasil Kerja Manager Estate Departemen adalah penanggung jawab kegiatan evaluasi dan verifikasi hasil kerja harian kebun Estate Manager adalah penanggung jawab pelaksanaan kegiatan di kebun Kasi atau Kepala Seksi adalah pelaksana evaluasi dan verifikasi hasil kerja harian kebun di Estate Departemen KTU atau Kepala Tata Usaha adalah penanggung jawab dalam penatausahaan dan rekapitulasi data hasil kerja afdeling Asisten Afdeling adalah penanggung jawab dalam pengawasan, pendataan dan administrasi pada setiap afdeling Mandor Lapangan adalah pelaksana pengawasan, pendataan dan administrasi pada setiap bagian kegiatan di afdeling. Hal. 3 dari 8

4 4. Referensi 4.1. Norma Pemakaian Tenaga Kerja, Material, dan Mesin/Alat Kerja 4.2. Rencana Kerja Tahunan PT. BUM 4.3. Prosedur Pengeluaran Kas dan Bank 5. Ketentuan Umum 5.1. Pengiriman dokumen asli dari dan/atau ke Kantor Pusat PT. BUM dapat dilakukan secara langsung, kurir, atau soft copy hasil scan dokumen asli Pengiriman dokumen asli hasil pekerjaan ke Kantor Pusat PT. BUM disampaikan paling lambat H+1 dalam setiap harinya Estate Manager harus membuat Berita Acara apabila kegiatan tidak dapat diselesaikan sesuai norma, volume, dan rotasi perawatan kebun yang telah ditetapkan akibat kondisi atau bentuk lain yang berakibat pada sulitnya pelaksanaan pekerjaan, dan menyampaikannya kepada Direktur Operasional dengan tembusan Estate Departemen. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal. 4 dari 8

5 Prosedur Evaluasi dan Verifikasi Hasil Kerja Harian Kebun Mandor Lapangan Ass. Afdeling KTU Asisten Kepala Estate Manager Kasi Mgr. Estate Dept Dir. Ops 1 2 Catat hasil kerja harian dalam BKM Pencatatan 3 Verifikasi BKM dan Tidak Sesuai? 4 Ya Lapor kepada Asisten Kepala 5 Verifikasi Tidak Sesuai? 6 Ya 7 8 Tanda tangan dan lapor ke EM Tanda tangan dan lapor ke EM Tanda tangan 9 Kirim dan dokumen pendukung 10 Evaluasi dan verifikasi 11 Buat surat dan laporan hasil analisa 12 Tanda tangansurat dan laporan hasil analisa 14 Menyampai kan penjelasan 13 Kirim surat dan laporan hasil analisa ke Estate Manager 16 Dokumentasi dokumen pelaksanaan evaluasi 15 Monitoring tindakan perbaikan Hal. 5 dari 8

6 6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan 1. Mandor Lapangan mencatat hasil kerja mencakup data tenaga kerja dan hasil kerja harian ke dalam BKM dalam setiap harinya. Kegiatan 2. Asisten Afdeling melakukan pencatatan berdasarkan BKM dari setiap Mandor Lapangan. Kegiatan 3. KTU melakukan verifikasi BKM dan. Apabila tidak sesuai, KTU dapat melakukan klarifikasi ulang terhadap kebenaran data kepada Asisten Afdeling. Kegiatan 4. KTU melaporkan kepada Asisten Kepala untuk persetujuan. Kegiatan 5. Asisten Kepala dapat melakukan verifikasi ulang terhadap kesesuaian dan kebenaran data. Kegiatan 6. Asisten Kepala menandatangani, dan melaporkan kepada Estate Manager untuk pengesahan. Kegiatan 7. Estate Manager menandatangani. Hal. 6 dari 8

7 Kegiatan 8. Asisten Afdeling melakukan input data ke dalam komputer. Kegiatan 9. Mengirimkan data, beserta Laporan Harian Operasional Alat, Laporan Harian Rekap Trip Ticket Angkut TBS, dan evaluasi daily report (EDR Produksi) ke kantor pusat PT. BUM melalui Estate Departemen. Kegiatan 10. Kasi terkait melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap yang terkirim, mencakup norma, volume, dan rotasi perawatan kebun. Kegiatan 11. Kasi membuat Surat dan Laporan Hasil Analisa Hasil Kerja Harian Kebun apabila ditemukan adanya ketidaksesuaian perhitungan terhadap norma, volume, dan rotasi perawatan kebun yang telah ditetapkan. Kegiatan 12. Manager Estate Departemen menandatangani Surat dan Laporan Hasil Analisa Hasil Kerja Harian Kebun. Kegiatan 13. Kasi menyampaikan surat dan laporan hasil analisa kepada Estate Manager melalui KTU. Kegiatan 14. Estate Manager menyampaikan penjelasan dan/atau investigasi ketidaksesuaian perhitungan serta tindakan dalam rangka penyelesaian pekerjaan ke Kantor Pusat PT. BUM melalui Estate Departemen. Hal. 7 dari 8

8 Kegiatan 15. Manager Estate Departemen melakukan monitoring tindakan perbaikan. Kegiatan 16. Kasi mendokumentasikaan hasil pelaksanaan evaluasi dan verifikasi laporan harian. 7. Daftar Dokumen Pendukung Daftar Nama dan Hasil Kerja Laporan Harian Operasional Alat Laporan Harian Rekap Trip Ticket Angkut TBS Surat dan Laporan Hasil Analisa Hasil Kerja Harian Kebun Evaluasi daily report (EDR Produksi) 8. Lampiran Tidak ada. Hal. 8 dari 8