PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Transkripsi

1 PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI NO. PSM/JKO-SAR/01 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Hal 1 dari 13

2 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN FRM/JKO-WKM/ Mei 2012 Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal 2 dari 13

3 1. Tujuan PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI No. : PSM/JKO-SAR/01 Memberikan pedoman dalam melakukan proses pembangunan sarana perumahan kebun agar pembangunannya dapat tercapai sesuai dengan target yang telah ditetapkan. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk proses pembagunan sarana perumahan kebun baik yang dilakukan oleh kontraktor maupun swakelola. 3. Pengertian/Definisi 3.1. Tendering adalah proses menawarkan suatu pekerjaan kepada perorangan maupun kepada badan usaha/kontraktor Swakelola pekerjaan yang di kerjakan oleh pelaksana sendiri Retensi adalah uang jaminan pemeliharaan bagi kontraktor. 4. Referensi 4.1. Rencana Kerja Tahunan (RKT) 4.2. Rencana Kerja dan Syarat-syarat 5. Ketentuan Umum 5.1. Pembangunan sarana perumahan kebun dapat dilakukan oleh kontraktor atau dilakukan secara swakelola. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal 3 dari 13

4 Hal 4 dari 13

5 Hal 5 dari 13

6 6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan Penyusunan Rekncana Kerja Rencana Kerja disusun berdasarkan Rencana Kerja Tahunan (RKT) sesuai dengan kebutuhan perumahan bagi karyawan kebun, standar perumahan disusun sesuai standar bangunan untuk pemenuhan perumahan afdeling, perumahan estate, perumahan GMO dan fasilitas lainnya Kegiatan Tendering dan swakelola Dalam pemenuhan bangunan perumahan dikebun ada dua cara dalam memborongkan bangunan tersebut yaitu dengan cara : a. Tendering Tendering adalah serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, bedasarkan metode dan syarat tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia yang terbaik. Pada sistem tendering ini seluruh pembangunan perumahan ditanggung oleh kontraktor dari mulai penyiapan material, penyediaan perlengkapan alat alat bantu kerja dan penyiapan tenaga kerja semuanya diatur dan ditanggung oleh Kontraktor sampai serah terima kunci kepada pihak Pemberi kerja. b. Swakelola Swakelola adalah pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri oleh pelaksana swakelola dengan menggunakan tenaga sendiri dan/atau tenaga dari luar baik tenaga ahli maupun tenaga upah borongan. Sebelum pekerjaan dilaksanakan dilakukan persiapan persiapan terutama persiapan seluruh material yang dibutuhkan Hal 6 dari 13

7 selain iu rincian biaya pekerjaan juga harus benar benar dihitung secara teliti dalam hal ini tim perencana/sarpra membuat rincian biaya pelaksanaan dengan tidak melampaui anggaran yang telah ditetapkan, rencana anggaran biaya ini meliputi : 1. Upah Tenaga Kerja 2. Pengadaan bahan atau material 3. Pengadaan dan penggunaan alat bantu kerja/ peralatan. 4. Proses pengadaan dan pengeluaran lainnya yang dibutuhkan 5. Pada system ini seluruh pengadaan material atau bahan dan seluruh alat bantu kerja disiapkan sendiri oleh pelaksana swakelola, tim pemborong tenaga hanya melaksanakan seluruh pekerjaan pembangunan sesuai petunjuk dari tim pelaksana/ dalam hal ini Sarpra Kontraktor atau Tukang Kontraktor atau Tukang adalah pihak yang membangun bangunan untuk pihak lain berdasarkan perjanjan kontrak yang telah disetujui perorangan atau badan usaha yang penawarannya untuk melaksanakan pekerjaan telah diterima oleh pemilik. Dalam hal ini Kontraktor atau Tukang adalah perorangan atau badan usaha yang akan melaksanakan pekerjaan bangunan sesuai dengan surat perjanjian borongan atau kontrak yang telah disepakati mulai dari penyiapan material, persiapan tenga kerja dan persiapan segala macam alat bantu kerja sampai bangunan tersebut benar benar telah diterima dengan baik oleh pemilik Penyerahan Dokumen Dokumen yang diserahkan dalam hal ini adalah dokumen yang terkait dengan identitas perusahaan seperti company profil yang terdiri dari akta pendirian perusahaan, Surat Keterangan Terdaftar, Hal 7 dari 13

8 NPWP perusahaan dan Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak, dokumen tersebut harus diserahkan sebelum dibuatkan Surat Perjanjian Borongan (SPB) oleh pemilik Pembuatan Surat Perjanjian Borongan (SPB) Surat Perjanjian Borongan (SPB) adalah keseluruhan dokumen yang mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa dan penyedia jasa untuk melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan atau perikatan hukum antara pengguna jasa dengan penyedia jasa dalam pelaksanaan pengadaan jasa, yang berisi tentang pasal - pasal: a. Ruang lingkup perjanjian b. Definisi dan lampiran Kontrak c. Lingkup Pekerjaan d. Persyaratan dan Prosedure pelaksanaan e. Keselamatan Kerja dan ketertiban f. Syarat Teknis g. Harga Borongan h. Waktu Pelaksanaan dan pemeliharaan i. Denda keterlambatan dan pembatalan perjanjian j. Peraturan Pembayaran dan ketentuan ketentuan lainnya Surat perjanjian borongan akan sah secara hukum jika sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak Penerbitan Surat Perintah Kerja (SPK) Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat yang dibuat dalam rangka mengikat Surat Perjanjian Borongan atau kontrak kerja antara pemberi kerja dengan penerima kerja. Surat Perintah kerja ini dikeluarkan oleh pemilik pekerjaan yang berisi tentang perintah untuk segera memulai pekerjaan dan quantity pekerjaan sesuai dengan surat Perjanjian Borongan (SPB). Hal 8 dari 13

9 6.2.7 Pelaksanaan Pekerjaan Untuk swakelola sebelum pelaksanaan pekerjaan, terlebih dahulu tim pelaksana atau dalam hal ini pihak Sarpra Kebun akan mengajukan Material Request (MR) yang berisi tentang permintaan material atau alat bantu lainnya sesuai dengan quantity yang dibutuhkan, setelah material sampai di lapangan maka pekerjaan yang diswakelola langsung di mulai, untuk pekerjan yang ditenderkan akan dimulai paling lambat 7 hari setelah penandatangan Surat Perjanjian Borongan (SPB) antara kedua belah pihak-pihak Pemilik dan pihak Kontraktor, pekerjaan akan dimulai sesuai dengan urutan urutan Rencana Kerja dan Syarat syarat yang telah ditentukan. Sebelum kontraktor memulai pekerjaan terlebih dahulu pihak Sarpra kebun harus menyiapkan tapak perumahan sesuai dengan lay out perumahan yang ada yang sudah direncanakan dan disetujui oleh Ka. Sarpra, Estate manager dan General Manager Agronomi (GMA) Laporan Prestasi Pekerjaan tahap 1 (LPP) Laporan Prestasi Pekerjaan adalah suatu laporan kemajuan pekerjaan kontraktor yang berisi bobot dari setiap item pekerjaan yang akan digunakan sebagai kisaran tagihan dari kontraktor, Laporan Prestasi Pekerjaan Akan dibuat oleh Ka. Sarpra Kebun setelah kemajuan pekerjaan mencapai lebih dari 30% dari total bobot pekerjaan yang ada, sebelum laporan pekerjaan mencapai lebih dari atau sama dengan 30% maka pekerjaan tidak dapat dijadikan tagihan, LPP sah dijadikan tagihan oleh kontraktor apabila sudah ditandatangani oleh oleh ka. Sarpra Kebun, Estate Manager terkait dan General Manager Agronomi (GMA) dan di kan Ke Sarpra JKO, dari nilai bobot pekerjaan 30% Hal 9 dari 13

10 dilapangan, pembayaran yang dapat diajukan hanya senilai 20% dari total harga sesuai dengan Surat Perjanjian Borongan (SPB) yang sudah ditandatangani kedua belah pihak Menyerahkan Syarat Pembayaran (Invoice) Invoice adalah besaran tagihan yang diajukan Kontraktor sesuai dengan LPP yang telah ditandatangani pihak kebun yang berwenang, Sebelum diadakan pembayaran maka pihak kontraktor harus segera menyerahkan invoice yang sudah ditandatangani Kontraktor tersebut, pembayaran tidak dapat direalisasi sebelum syarat syarat pembayaran seperti ivoice itu diterima oleh pihak pemilik atau pemberi tugas, setelah semua syarat pembayaran telah terpenuhi maka tagihan dari Sarpra JKO akan diserahkan keuangan dan diajukan ke Bapak Presiden Komisaris. Untuk pekerjaan swakelola tagihan akan langsung dserahkan keuangan setelah dicek sama oleh sarpra JKO tanpa adanya dilengkapi oleh invoice terlebih dahulu. Bundel Dokumentasi pembayaran terdiri dari : a. Surat Perjanjian Borongan (SPB)/ Kontrak (termasuk Bifas Dokumen) b. Laporan Prestasi Pekerjaan (LPP) yang ditandatangani pihak kebun terkait c. Dokumentasi Foto Bangunan yang sudah ditandatangani pihak kebun terkait d. Formulir Persetujuan Pembayaran (FPP) e. Invoice f. Permohonan Dana untuk pembayaran yang sudah ditandatangani Pihak Direksi Laporan Prestasi Pekerjaan Tahap 2 (LPP) Laporan Prestasi Pekerjaan tahap 2 LPP akan dibuat setelah kemajuan pekerjaan mencapai 100% dan seluruh item pekerjaan Hal 10 dari 13

11 telah terpasang dengan baik serta instalasi air dan instalasi listrik sudah mengalir dan menyala kesemua pintu dalam bangunan perumahan tersebut sampai pemberi tugas terima kunci, untuk pembayaran dengan bobot pekerjakan 100%, pemberi tugas akan membayaran tagihan kepada pihak Kontraktor sebesar 100% total harga sesuai dengan Surat Perjanjian Borongan (SPB) yang sudah ditandatangani kedua belah pihak setelah dikurangi 10% retensi Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP) Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP) adalah Berita acara pekerjan yang berisi tentang pemeriksaan pekerjaan yang harus segera diperbaiki dan daftar cek list pekerjaan dari pekerjaan 100% yang harus segera diperbaiki selama masa pemeliharaan pekerjaan, sesuai dengan Surat Perjanjian Borongan (SPB) yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak, Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP) harus ditandatangani oleh : Asisten Afdeling, Askep, Asisten Sarpra, Kepala Sarpra, Estate Manager, General Manager Agronomy serta harus ditandatangani serta harus ditandatangani bersama-sama oleh Direksi Pihak Pemberi Kerja dan Direksi Pihak Kontraktor paling lama 14 (empat belas) hari kerja setelah akhir periode Berita Acara Penyerahan Perkerjaan (BAPP) Berita Acara Penyerahan Pekerjaan (BAPP) adalah berita acara penyerahan pekerjaan yang sudah diperbaiki dan dilengkapi dengan cek list pekerjaan yang sudah diperbaiki sehingga bangunan tersebut dapat sepenuhnya digunakan oleh pihak pemberi tugas, Penyerahan pekerjaan diserahkan dari Kontraktor ke Pihak Pemberi tugas yang diwakili oleh Ka. Sarpra Kebun. Hal 11 dari 13

12 Pembayaran Retensi Retensi 10% akan dibayarkan oleh pihak pemberi tugas apabila Berita Acara Penyerahan Pekerjaan (BAPP) sudah dibuat dan diterima oleh pihak pemberi tugas ke kantor pusat, Berita Acara Penyerahan Pekerjaan (BAPP) harus lengkap ditandatangani oleh: Asisten Afdeling, Askep, Asisten Sarpra, Kepala Sarpra, Estate Manager, General Manager Agronomy serta harus ditandatangani serta harus ditandatangani bersama-sama oleh Direksi Pihak Pemberi Kerja dan Direksi Pihak Kontraktor paling lama 14 (empat belas) hari kerja setelah akhir periode. Retensi akan dibayarkan 100% apabila waktu pelaksanaan sesuai dengan waktu pelaksanaan pekerjaan di surat Perjanjian Borongan (SPB) jika dalam waktu penyelesaian pekerjaan ternyata waktu pelaksanaan lebih dari waktu yang ditentukan dalam Surat Perjanjian Borongan (SPB) maka besarnya penalty akan dipotong langsung pada pembayaran retensi ini sesuai dengan keterlambatan waktu tersebut Bifas (Be Integreted Financial Acounting System) Bifas (Be Integreted Financial Acounting System) adalah suatu sistem akuntansi keuangan yang terintegrasi dalam semua pembayaran, setelah penyelesaian pekerjaan 100%, seluruh pembayaran akan di posting di Bifas sehinga seluruh pengeluaran dalam pembayaran akan terposting di Bifas. 7. Daftar Dokumen Pendukung Company Profile kontraktor 7.2. Dokumen penawaran 7.3. Dokumen Kontrak 7.4. Surat Perjanjian Borongan (SPB) 7.5. Surat Perintah Kerja (SPK) 7.6. Material Request Hal 12 dari 13

13 7.7. Rencana Kerja dan Syarat-syarat 7.8. Laporan Prestasi Pekerjaan (KPP) 7.9. Invoice (Surat Tagihan) Formulir Persetujuan Pembayaran Permohonan Dana Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP) 8. Lampiran Tidak ada Hal 13 dari 13