BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Untuk memenuhi kelancaran terselenggaranya setiap kegiatan perusahaan yang

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Studi Literatur Untuk memenuhi kelancaran terselenggaranya setiap kegiatan perusahaan yang berbasis pada sistem manajemen mutu, maka perusahaan telah menyediakan sumber daya yang cukup dan informasi yang jelas untuk pemantauan operasi proses yang terkait dengan sistem manajemen mutu perusahaan tersebut. Salah satunya adalah perusahaan jasa konstruksi Interior. Salah satu unsur yang membantu untuk meningkatkan kemampuan kompetitif suatu perusahaan adalah adanya suatu sistem manajemen mutu yang memadai yang diterapkan pada perusahaan sehingga semua proses dan produk-produk yang dihasilkan melalui proses itu mempunyai mutu yang dapat diandalkan. Salah satunya yaitu ISO. Dengan mendapatkan ISO merupakan kesempatan bagi perusahaan jasa konstruksi dalam memperlebar jangkauan pemasarannya ke berbagai negara dipenjuru dunia. Namun hal ini bukan merupakan tujuan utama setelah didapatkan ISO, melainkan bertujuan untuk menerapkan prinsip-prinsip sistem manajemen yang berorientasi kepada ISO, dengan harapan menekan biaya produksi sehingga dapat meningkatkan daya saing produk dan sebagai antisipasi dalam menghadapi era globalisasi yang merupakan ancaman bagi perusahaan tersebut. II-1

2 2.2 Definisi ISO 9001: Sejarah umum ISO ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal dari International Standard of Organization, ISO 9001 merupakan standard internasional yang mengatur tentang sistem management Mutu ( Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai ISO 9001, QMS adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan pengelolaan sistem manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai skup industri yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu. Organisasi pengelola standard international ini adalah International Organization for Standardization yang bermarkas di Geneva Swiss, didirikan pada 23 February 1947, kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh badan standardisasi nasional. Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943, pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang sehingga untuk kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai konsekuensinya, maka demi kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar seleksi supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi semakin dibutuhkan hingga pada tahun II-2

3 1963, departemen pertahanan Amerika mengeluarkan standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari MIL-STD series. Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN Seiring dengan kebutuhan implementasi yang semakin kompleks, maka DEF/STAN 05-8 dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun 1987 melalui International Organization for Standardization, standard BS-5750 diadopsi sebagai sebuah international standard yang kemudian dinamai ISO 9000:1987. Ada 3 versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek Quality Assurance, aspek QA and Production dan Quality Assurance for Testing. Konsentrasi utamanya adalah Inspeksi produk di akhir sebuah proses (dikenal dengan final inspection) dan kepatuhan pada aturan sistem prosedur yang harus dipenuhi secara menyeluruh. Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan kualitas garansi bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses tindakan pencegahan untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan ketidak sesuaian pada produk. Namun demikian versi 1994 ini masih menganut sistem prosedur yang kaku dan cenderung terpusat pada Dokumen dibanding kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses internal organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003 tentang services. Versi 1994 lebih fokus pada proses manufaktur dan sangat sulit diaplikasikan pada organisasi bisnis kecil karena banyaknya prosedur yang harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 II-3

4 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi prosedur organisasi). Karena ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas standar yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi harus memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 prosedur yang harus terdokumentasi, yaitu procedure control of document, control of record, Control of Non conforming Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun. Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atasrevisi tahun Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara signifikan lebih menekankan pada efektivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan korektif dan tindakan pencegahan, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses korektif dan tindakan pencegahanyang dilakukan harus secara efektif berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini. II-4

5 ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan sehingga hamper semua jenis usaha bisa mengimplementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 ini. Sistem ISO 9001:2008 fokus pada efektivitas proses continual improvement dengan pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi. Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini, maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan fokus utama yaitu efektivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud adalah : 1) Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system sematamata untuk memuaskan customer. 2) Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap elemen organisasi 3) Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing, bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berqualitas, pada fungsinya sebagai office boy. II-5

6 4) Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan 5) Pendekatan System ke Management : Implementasi system mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah. 6) Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008 7) Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO 9001:2008 8) Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan. Dengan 8 pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001:2008 benar-benar menjadi sangat produktif dan efektif untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai target-target yang telah ditetapkan. (1. ISO 9001:2008 Awareness & Implementation, SGS, March 2009) (2. ISO 9001:2008 an International Standard for Quality Management System) II-6

7 2.2.2 Catatan Perubahan ISO 9001:2001 ke ISO 9001:2008 Secara umum, penekanan versi 2008 adalah pada kepatuhannya terhadap perundang-undangan yang berlaku (0.1, 0.4, 1.1 dan 1.2), seperti juga pada persyaratan pelanggan dan produk dalam rangka kesesuaiannya dengan sistem yang lain, seperti: environment management system (EMS ISO 14000) dan ocupational health and safety management (OHSAS 18000). Berikut adalah ringkasan perubahan-perubahannya: 2.1 Tabel catatan perubahan ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008 PENGANTAR 0.1 UMUM Desain dan penerapan sistem manajemen mutu organisasi dipengaruhi oleh keperluan yang bervariasi, sasaran tertentu, produk yang disediakan, proses yang digunakan, ukuran serta struktur organisasi. Desain dan penerapan sistem manajemen mutu organisasi dipengaruhi oleh : Lingkungan organisasi sendiri,perubahan dalam lingkungan tersebut, dan risiko yang terkait dengan lingkungan tersebut, Ada Penambahan Kalimat: Desain dan penerapan sistem manajemen mutu organisasi dipengaruhi oleh : Lingkungan organisasi sendiri,perubahan dalam lingkungan tersebut, dan risiko yang terkait dengan lingkungan tersebut, Kebutuhan yang berbeda, Sasaran khusus, Produk yang disediakan, Proses yang dikerjakan, Ukuran dan struktur organisasi. II-7

8 Kebutuhan yang berbeda, Sasaran khusus, Produk yang disediakan, Proses yang dikerjakan, Ukuran dan struktur organisasi. Standar ini tidak bermaksud untuk menyeragamkan struktur sistem manajemen mutu atau keseragaman dokumentasi. Standar ini dapat digunakan oleh pihak internal dan eksternal termasuk lembaga sertifikasi untuk menilai kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan yang berlaku untuk produk dan persyaratan organisasi sendiri. Peraturan Peerundangan yang berlaku untuk Produk. Ada Penghapusan Kalimat Desain dan penerapan sistem manajemen mutu organisasi dipengaruhi oleh keperluan yang bervariasi, sasaran tertentu, produk yang disediakan, proses yang digunakan, ukuran serta struktur organisasi. 0.2 PENDEKATAN PROSES Agar dapat berfungsi secara Ada Penghapusan pada Kata : efektif organisasi harus Mengidentifikasi mengidentifikasi, menetapkan Ada Penambahan pada Kata : dan mengelola sejumlah kegiatan Menetapkan, sejumlah yang saling berhubungan. kegiatan, Menghasilkan keluaran Kegiatan atau sejumlah kegiatan yang diinginkan yang menggunakan sumberdaya dan dikelola sedemikian II-8

9 sehingga memudahkan transformasi masukan menjadi luaran yang dapat dipertimbangkan sebagai suatu proses. Penerapan sistem proses dalam suatu organisasi bersamaan dengan identifikasi dan interaksi proses tersebut dan manajemennya untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan dapat dianggap sebagai pendekatan proses 0.3 HUBUNGAN DENGAN ISO 9004 Edisi kini dari SNI SNI ISO 9001 dan SNI ISO 9004 yang telah dikembangkan sebagai sepasang standar sistem manajemen mutu yang konsisten merupakan standar sistem manajemen mutu yang telah didesain untuk saling melengkapi, tetapi dapat juga digunakan secara independen. Walau kedua standar ini lingkupnya berbeda, namun memiliki struktur serupa. Untuk Ada Penghapusan Kalimat : Edisi Kini dan SNI yang telah dikembangkan sebagai sepasang standar system manajemen muu yang konsisten walau kedua standar ini lingkupnya berbeda,namun memiliki struktur serupa untuk membantu aplikasinya sebagai pasangan yang konsisten ISO 9004 memberikan panduan pada sasaran system manajemen mutu yang lebih luas dibandingkan dengan ISO 9001, terutama untuk koreksi berkesinambungan dari II-9

10 membantu aplikasinya sebagai pasangan yang konsisten. ISO 9004 memberikan panduan pada sasaran system manajemen mutu yang lebih luas dibandingkan dengan ISO 9001, terutama untuk koreksi berkesinambungan dari kinerja dan efisiensi efektifitas menyeluruh organisasi, serta efektifitasnya. ISO 9004 disarankan sebagai panduan bagi organisasi yang pimpinan puncaknya ingin bergerak melampaui ISO 9001, dalam usahanya untuk koreksi berkesinambungan. Namun, hal itu tidak dimaksudkan untuk tujuan sertifikasi atau kontraks. Pada saat publikasi Standar ini, SNI ISO 9004 sedang dalam revisi. Edisi revisi dari SNI ISO 9004 memberikan panduan untuk manajemen dalam mencapai kesuksesan yang berkelanjutan bagi organisasi untuk setiap organisasi dalam lingkungan yang kompleks, penuh tantangan dan selalu kinerja dan efisiensi efektifitas menyeluruh organisasi serta efektifitasnya. ISO 9004 disarankan sebagai panduan bagi organisasi yang pimpinan puncaknya ingin bergeak melampaui ISO 9001,dalam usahanya untuk koreksi berkesinambungan. Namun, hal itu tidak dimaksudkan untuk tujuan sertifikasi atau kontraks. Ada Penambahan Kalimat : Pada saat publikasi Standar ini, SNI ISO 9004 sedang dalam revisi. Edisi Revisi dari SNI ISO 9004 memberikan panduan untuk manajemen dalam mencapai kesuksesan yang berkelanjutan bagi organisasi untuk setiap organisasi dalam lingkungan yang kompleks penuh tantangan dan selalu berubah. SNI ISO 9004 memberikan fokus yang lebih luas oada manajemen mutu daripada SNI 9001;SNI ISO 9004 mengakomodasi kebutuhan dan harapan. II-10

11 berubah. SNI ISO 9004 memberikan fokus yang lebih luas pada manajemen mutu daripada SNI ISO 9001; SNI ISO 9004 mengakomodasi kebutuhan dan harapan dari seluruh pihak terkait dan kepuasannya melalui perbaikan sistematik dan berkesinambungan dari kinerja organisasi. Namun demikian, SNI ISO 9004 tidak dimaksudkan untuk sertifikasi, regulasi atau kontrak. 0.4 KESESUAIAN DENGAN SISTEM MANAJEMEN LAIN Standar Internasional ini diselaraskan dengan ISO 14001:1996 untuk meningkatkan persesuaian kedua standar itu demi manfaat bagi masyarakat pemakai. Selama pengembangan Standar ini, pertimbangan khusus diberikan terhadap ketentuan dalam SNI untuk meningkatkan kesesuaian kedua Ada Penghapusan Kalimat : Standar Internasional ini diselaraskan dengan ISO 14001:1996 untuk meningkatkan persesuaian kedua standar itu demi manfaat bagi masyarakat pemakai. Ada Penambahan Kalimat : Selama pengembangan Standar ini, pertimbangan khusus diberikan terhadap ketentuan dalam SNI untuk meningkatkan II-11

12 standar tersebut sehingga bermanfaat untuk komunitas pengguna. Lampiran A menunjukkan acuan silang antara ISO 9001:2008 dan SNI kesesuaian kedua standar tersebut sehingga bermanfaat untuk komunitas pengguna. Lampiran A menunjukkan acuan silang antara ISO 9001:2008 dan SNI UMUM a) perlu untuk mendemonstrasikan secara konsisten kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan, dan b) bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif termasuk proses untuk perbaikan sistem secara berkesinambungan dan jaminan kesesuaian dengan persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan yang berlaku CATATAN dalam Standar Internasional ini, istilah produk hanya berlaku bagi produk yang dimaksudkan untuk, atau dikehendaki Ada Penambahan Kalimat : Untuk mendemonstrasikan Peraturan perundangan CATATAN 1 Dalam Standar ini, istilah produk hanya berlaku untuk a) suatu produk diperuntukkan, atau dipersyaratkan oleh pelanggan, Ada Penghapusan Kalimat : CATATAN dalam Standar Internasional ini, istilah produk hanya berlaku bagi produk yang dimaksudkan untuk, atau dikehendaki oleh pelanggan. II-12

13 oleh pelanggan. CATATAN 1 Dalam Standar ini, istilah produk hanya berlaku untuk a) suatu produk diperuntukkan, atau dipersyaratkan oleh pelanggan, b) luaran apapunsebagai hasil dari proses realisasi produk. CATATAN 2 Persyaratan peraturan perundangan dan regulasi, dapat dinyatakan sebagai persyaratan yang sah. 1.2 PENERAPAN Apabila ada pengecualian, tuntutan kesesuaian Standar ini tidak diterima kecuali jika Pengecualian tersebut terbatas pada persyaratan dalam pasal 7, dan pengecualian itu tidak mempengaruhi kemampuan, atau tanggung jawab organisasi dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan perundangan dan regulasi yang berlaku. II-13

14 2. ACUAN YANG MENGATUR Dokumen pengatur berikut ini berisi ketentuan,yang berdasar acuan dalam naskah ini, merupakan ketentuan dalam Standar ini. Untuk acuan bertanggal, perubahan berikutnya pada, atau revisi dari, terbitan ini tidak berlaku. Namun, pihak-pihak yang bersetuju berdasarkan standar ini dianjurkan menyelidiki kemungkinan memberlakukan edisi terkini dari dokumen pengatur tertera di bawah. Untuk acuan tanpa tanggal, berlaku edisi terakhir dokumen pengatur yang diacu. Anggota ISO dan IEC memelihara daftar dari Standar Internasional yang berlaku terakhir. Dokumen yang diacu tidak dapat diabaikan untuk penggunaan dokumen ini. Untuk acuan bertanggal, hanya edisi yang dikutip yang digunakan. Untuk acuan tidak bertanggal, hanya edisi terakhir (termasuk amandemen) yang digunakan. SNI ISO 9000:2000 Ada Penghapusan Kalimat : Dokumen pengatur berikut ini berisi ketentuan,yang berdasar acuan dalam naskah ini, merupakan ketentuan dalam Standar ini. Untuk acuan bertanggal, perubahan berikutnya pada, atau revisi dari, terbitan ini tidak berlaku.namun, pihakpihakyang bersetuju berdasarkan standar ini dianjurkan menyelidiki kemungkinan memberlakukan edisi terkini dari dokumen pengatur tertera di bawah. Untuk acuan tanpa tanggal, berlaku edisi terakhir dokumen pengatur yang diacu. Anggota ISO dan IEC memelihara daftar dari Standar Internasional yang berlaku terakhir. Ada Penambahan Kalimat : Dokumen yang diacu tidak dapat diabaikan untuk penggunaan dokumen ini. Untuk acuan bertanggal, hanya edisi yang dikutip yang digunakan. II-14

15 2008, Sistem manajemen mutu Dasar-dasar dan kosa kata 3. ISTILAH DAN DEFINISI Untuk tujuan dokumen Standar Ada Penambahan Kata : Internasional ini, berlaku istilah Dokumen pada paragraph pertama dan definisi yang ada dalam kalimat Untuk tujuan Dokumen SNI ISO 9000 Ada Penghapusan Kalimat : Istilah berikut, yang digunakan Istilah berikut, yang digunakan dalam edisi ISO dalam edisi ISO 9001 ini untuk menguraikan 9001 ini untuk menguraikan rantai rantai pasokan, telah diubah pasokan, telah diubah untuk untuk mencerminkan kosa kata mencerminkan kosa kata yang saat ini digunakan: yang saat ini digunakan: pemasok > organisasi>pelanggan pemasok > organisasi>pelanggan Istilah organisasi menggantikan Istilah organisasi menggantikan istilah pemasok yang istilah pemasok yang digunakan digunakan dalam ISO dalam ISO 9001:1994, dan mengacu 9001:1994, dan mengacu kepada unit yang berlaku pada kepada unit yang berlaku pada Standar Internasional ini. Juga, Standar Internasional ini. Juga, istilah pemasok mengganti istilah pemasok mengganti pemasok kini menggantikan istilah pemasok kini menggantikan subkontraktor. istilah subkontraktor. II-15

16 4 SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Persyaratan Umum Jika perusahaan/organisasi memilih proses tertentu yang mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk dilakukan secara outsourcing, organisasi harus memastikan pengendalian atas proses tersebut Ada tambahan : Jenis / tingkat pengendalian yang dilakukan pada proses yang di outsourcing kan harus dijelaskan dalam system manajemen mutu, apakah dalam prosedur, apakah dalam Instruksi kerja, bahkan dalam manual Mutu. Tambahan note: - Menjelaskan definisi proses yang di-outsource-kan. - Perluasan tipe pengendalian dimana pengendalian juga dilakukan pada proses yang dioutsource=kan - Ditambahkan untuk menjelaskan bahwa proses yang di outsourcekan mungkin berhubungan dengan klausul 7.4 yaitu Pembelian. 4,2,1. Persyaratan Dokumentasi Sistem manajemen mutu membutuhkan dokumentasi yang mencakup: Kebijakan mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu dan catatan mutu yang dibutuhkan oleh Standar ISO Ada Penambahan note: Dokumen tunggal dapat mencakup beberapa prosedur yang disyaratkan, artinya satu dokumen prosedur dapat meliputi beberapa prosedur yang dipersyaratkan. ( sebenarnya II-16

17 versi 2000 juga sudah melakukan hal ini, tetapi tidak dituliskan secara khusus) Contoh : Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dijadikan satu prosedur 4,2,2 Manual Mutu Manajemen harus menetapkan Manual Mutu yang berisikan: Scope perusahaan pengecualian klausul 7 jika ada yang tidak diaplikasikan prosedur yang harus didokumentasikan uraian proses serta interaksinya ( mapping proses ) 4,2,3 Pengendalian Dokumen Manajemen harus membuat prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen dan harus memperhatikan: persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan Peninjauan ulang (revisi ) - Penjelasan bahwa dokumen eksternal yang harus dikendalikan adalah dokumen yang diperlukan untuk perencanaan dan operasional sistem manajemen mutu II-17

18 apabila diperlukan dan persetujuan ulang dokumen tersebut identifikasi status revisi dari dokumen tersebut menjamin bahwa dokumen yang up date tersedia ditempat yang memerlukan menjamin bahwa dokumen tsb dapat dibaca, teridentifikasi dan mudah ditemukan kembali Memas tikan bahwa dokumen eksternal diidentifikasi dan dikendalikan 4,2,4, Pengendalian catatan mutu Manajemen harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan mutu yang dibutuhkan untuk keperluan identifikasi, penyimpanan, pengambilan kembali, waktu pemeliharaan (retensi) - II-18

19 5 TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN 5,1 Komitmen Manajemen Manajemen harus : Menetapkan kebijakan mutu, Sasaran Mutu Menyediakan sumber daya Meninjau ulang sistem manajemen mutu melalui Management Review Menyadari dan mengkomunikasikan tentang pentingnya kepuasan pelanggan - 5,2 Fokus pada pelanggan Manajemen harus menjamin bahwa kebutuhan pelanggan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Harus ditentukan metode pengukuran kepuasan pelanggan 5,3 Kebijakan Mutu Manajemen harus menetapkan - kebijakan mutu. Kebijakan mutu harus : II-19

20 Sesuai dengan tujuan dari perusahaan Ditandatangani oleh top manajemen Mencakup pernyataan komitmen memenuhi persyaratan, fokus kepada pelanggan, peningkatan berkesinambungan Dikomunikasikan kepada seluruh karyawan Ditinjau secara periodik sesuai kebutuhan perusahaan 5,4,1 Sasaran Mutu Manajemen harus menetapkan sasaran mutu: SMART - 5,4,2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu - Manajemen harus membuat perencanaan sistem manajemen mutu, seperti: tujuan dan rencana mutu alokasi sumber daya yang dibutuhkan menetapkan instruksi kerja yang dibutuhkan II-20

21 5,5,1 Tanggungjawab dan Wewenang Manajemen harus: Membuat struktur organisasi yang jelas Mendefinisikan tanggungjawab dan wewenang ( jobdesc ) dan mengkomunikasikan kepada yang bersangkutan 5,5,2 Wakil Manajemen Manajemen harus mengangkat secara formal anggota manajemen yang bebas dari tanggung jawab lain serta memiliki wewenang yang didefinisikan seraca tegas dan jelas untuk menjamin efektivitas sistem manajemen mutu 5,5,3 Komunikasi Internal Komunikasi yang tepat harus ditetapkan di perusahaan yang berkaitan dengan peningkatan efektifitas dari SMM 5,6 Tinjauan Manajemen Tijnauan Manajemen harus dilakukan untuk - Manajemen harus mengangkat secara formal anggota manajemen dari organisasi itu sendiri yang bebas dari tanggung jawab lain serta memiliki wewenang yang didefinisikan seraca tegas dan jelas untuk menjamin efektivitas sistem manajemen mutu - - II-21

22 mengkomunikasikan dengan top manajemen efektifitas SMM yang diimplementasikan. Tinjauan Manajemen haris meliputi kinerja yang dihasilkan dan peningkatan berkesinambungan 6 MANAJEMEN SUMBER DAYA 6,1 Penyediaan Sumber Daya Tidak berubah - 6,2,1 Sumber Daya Manusia Personal yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang berdampak terhadap mutu harus memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman. 6,2,2 Kompetensi, Kepedulian dan Pelatihan Organisasi harus: a. Mengidentifikasi dan menetapkan kompetensi personal yang melaksanakan pekerjaan yang berdampak terhadap Personal yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang berdampak terhadap kesesuaian persyaratan produk harus memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman. a. Mengidentifikasi dan menetapkan kompetensi personal yang melaksanakan pekerjaan yang berdampak terhadap kesesuaian persyaratan produk II-22

23 kualitas produk b. Memberikan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan kompetensi 6,3 Infrastruktur Manajemen harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap kesesuaian produk. Infrastruktur yang dimaksud mencakup: 1. Bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai 2. Peralatan proses 3. Pelayanan pendukung seperti transportasi dan komunikasi 6,4 Lingkungan Kerja Manajemen harus mendefinisikan lingkungan kerja yang sesuai serta menetapkan b. Jika dapat diterapkan memberikan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan kompetensi yang diperlukan Manajemen harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap kesesuaian produk. Infrastruktur yang dimaksud mencakup: 1. Bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai 2. Peralatan proses 3. Pelayanan pendukung seperti transportasi dan komunikasi 4. Sistem Informasi ( karena saat ini banyak penyimpanan data menggunakan fasilitas soft copy sehingga pemeliharaan server dan back up data menjadi sangat penting ) dan akan diaudit Manajemen harus mendefinisikan lingkungan kerja yang sesuai serta menetapkan dan mengelola II-23

24 dan mengelola lingkungan kerja untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. lingkungan kerja untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Ditambahkan note bahwa Lingkungan kerja yang dimaksud termasuk kebisingan, temperatur, kelembaban, penerangan dimana pekerjaan itu dilakukan. 7 REALISASI PRODUK 7,1 Perencanaan realisasi produk Manajemen harus menetapkan hal hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk: 1. Tujuan kualitas untuk produk 2. kebutuhan menetapkan proses dan dokumentasi serta menyediakan sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk 3. Aktivitas verifikasi dan validasi serta kriteria penerimaan produk 1. Tujuan kualitas untuk produk 2. kebutuhan menetapkan proses dan dokumentasi serta menyediakan sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk 3. Aktivitas verifikasi, validasi dan pengukuran serta kriteria penerimaan produk 7,2 Proses yang terkait dengan pelanggan II-24

25 7,2,1 Penetapan persyaratan produk Persayaratan dalam proses penentuan kebutuhan pelanggan: 1. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh pelanggan tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan seperti petunjuk penggunaaan produk, dukungan teknikal 2. persyaratan hukum dan peraturan yang terkait dengan produk 3. Persyaratan tambahan lain yang ditetapkan oleh perusahaan 7,2,2 Tinjauan Persyaratan Produk Perusahaan harus meninjau ulang persyaratan dari pelanggan sebelum penerimaan kontrak 7,2,3 Komunikasi dengan pelanggan Komunikasi dengan pelanggan harus berkaitan dengan : informasi produk kontrak dan penangan 1. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh pelanggan tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan seperti petunjuk penggunaaan produk, dukungan teknikal 2. persyaratan hukum dan peraturan jika dapat diterapkan terhadap produk 3. Persyaratan tambahan lain yang ditetapkan oleh perusahaan Ditambahkan catatan untuk menjelaskan bahwa aktivitas setelah pengiriman adalah termasuk pemberian garansi - - II-25

26 pesanan unpna balik dari pelanggan termasuk keluhan pelanggan 7,3 Desain dan Pengembangan 7,3,1 Perencanaan Desain Pengembangan Manajemen harus merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk 7,3,2 Masukan Desain dan Pengembangan Manajemen harus mendefinisikan, mendokumentasikan input yang berkaitan dengan persyaratan produk 7,3,3 Keluaran desain dan pengembangan Output proses desain dan pengembangan harus disediakan Manajemen harus merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk. Ditambahkan catatan untuk menjelaskan bahwa tinjauan desain, verifikasi dan validsai adalah aktivitas yang terpisah walaupun pelaksanaanya dapat dipisahkan atau digabungkan (kombinasi), seperti verifikasi dan validasi dilaksanakan bersamaan. - Hanya memperjelas bahwa keluaran desain dan pengembangan harus dalam bentuk yang sesuai untuk II-26

27 dan didokumentasikan dan dinyatakan dalam suatu cara yang memungkinkan untuk verifikasi terhadap persyaratan input desain dan pengembangan yang relevan. 7,3,4 Tinjauan Desain dan Pengembangan Tinjauan desain harus memperhatikan : kesesuaian input dengan output kelemahan yang potensial dari deain tersebut tindakan peningkatan yang diperlukan dari hasil tinjauan desain tersebut 7,3,5 Verifikasi Desain dan Pengembangan Harus dilakukan verifikasi terhadap hasil desain yang dilakukan untuk menjamin bahwa output desain sesuai dengan input desain Verifikasi hasil desain harus disimpan sebagai catatan mutu verifikasi - - II-27

28 7,3,6 Validasi Desain dan Pengembangan Validasi harus dilakukan untuk menjamin bahwa desain tersebut sesuai dengan persyaratan pengguna. 7,3,7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan Setiap hasil peninjauan desain seperti perubahan desain dan pengembangan serta tindaklanjut yang dilakukan harus dicatat dan didokumentasikan ,4 Pembelian 7,4,1 Proses Pembelian Harus dikendalikan untuk menjamin produk yang dibeli sesuai standar evalusi pemasok mencatat dan mendokumentasikan hasil evaluasi pemasok 7,4,2 Informasi Pembelian Dokumen pembelian harus berisi informasi yang jelas sesuai dengan spesifikasi produk dan waktu yang dibutuhkan - - II-28

29 7,4,3 Verifikasi Produk yang Dibeli Harus dilakukan verifikasi terhadap produk yang dibeli untuk menjamin kesesuaian dengan standar - 7,5 Produksi dan Penyediaan Pelayanan 7,5,1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Pelayanan Menyediakan informasi yang spesifik, seperti instruksi kerja, menyediakan peralatan yang sesuai melakukan aktivitas pengukuran 7,5,2 Validasi Proses Kriteria yang didefinisikan untuk persetujuan proses persetujuan peralatan dan kualifikasi personil 7,5,3 Identifikasi dan Mamputelusur Manajemen harus mengidentifikasi status dari produk yang berhubungan dengan pengukuran dan pemantauan - - II-29

30 7,5,4 Milik Pelanggan Manajemen harus menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti kehilangan, kerusakan atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai dengan penggunaan harus dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan - Manajemen harus menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti kehilangan, kerusakan atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai dengan penggunaan harus dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan. Catatan catatan tersebut harus dimaintain. Ditambahkan catatan bahwa customer property termasuk data personal customer. 7,5,5 Pemeliharaan/Perlindungan Produk Manajemen harus menetapkan metode dan pengendalian agar menjaga kesesuaian produk terhadap persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal dan penyerahan sampai tujuan yang diinginkan Manajemen harus menetapkan metode dan pengendalian agar menjaga kesesuaian produk terhadap persyaratan selama pemrosesan internal dan penyerahan sampai tujuan yang diinginkan Note: Yang dimaksud persayaratan adalah: - Persayaratan produk II-30

31 - Persyaratan regulasi - Persyaratan pelanggan 7,6 Pengendalian Peralatan Pemantauan dan Pengukuran Kata Peralatan disebut dengan devices Kata peralatan ( devices ) diganti menjadi equipment Ditambahkan catatan untuk menjelaskan tentang verifikasi dan manajemen konfigurasi terhadap software computer ( jika digunakan untuk aktivitas pemantauan dan pengukuran ) 8 PENGUKURAN, ANALISA DAN PENINGKATAN 8,1 Umum Manajemen harus menetapkan rencana dan menetapkan proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian produk... 8,2,1 Kepuasan Pelanggan Manajemen harus memantau informasi yang berkaitan dengan Manajemen harus menetapkan rencana dan menetapkan proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin persyaratan produk... Manajemen harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan agar mengetahui apakah perusahaan telah memenuhi II-31

32 persepsi pelanggan agar mengetahui apakah perusahaan telah memenuhi kebutuhan pelanggan. kebutuhan pelanggan. Ditambahkan catatan untuk menyediakan beberapa cara pengukuran kepuasan pelanggan yang lebih beragam dibanding versi sebelumnya. 8,2,2 Audit Internal Menajemen harus melaksanakan audit terhadap sistem manajemen mutu untuk menjamin bahwa sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratan dan telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif Menajemen harus melaksanakan audit terhadap sistem manajemen mutu untuk menjamin bahwa sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratan dan telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif Hal baru yang ditambahkan adalah : any necessary correction and corrective untuk memperjelas bahwa perlu segera perbaikan ( correction ) masalah sebelum tindakan corrective dilakukan. 8,2,3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Manajemen harus menetapkan metoda yang Ditambahkan catatan untuk menjelaskan: manajemen sebaiknya II-32

33 sesuai untuk monitoring pemantauan dan pengukuran proses. Jika perencanaan tidak tercapai harus dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang tepat/sesuai untuk menjamin kesesuaian produk 8,2,4 Pemantauan dan Pengukuran Produk Menetapkan tahap yang tepat untuk mengukur produk memiliki laporan bahwa hasil pengukuran sesuai dengan persyaratan Menjamin bahwa catatan pengukuran dan pemantauan menunjukan kewenangan personil yang bertanggung jawab untuk meluluskan produk tersebut. 8,3 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk Manajemen harus memastikan bahw produk mempertimbangkan tipe pemantauan dan pengukuran proses dan jangkauanya yang berpengaruh terhadap mutu dan SMM a.... b.... Menjamin bahwa catatan pengukuran dan pemantauan menunjukan kewenangan personil yang bertanggung jawab untuk mengirimkan produk sampai ke customer Perubahan pada susunan kalimat: Manajemen harus memastikan bahw produk yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasi dan II-33

34 yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasi dan dikontrol untuk mencegah dari pengiriman atau penggunaan yang tidak diinginkan Tanggungjawab dan kewenagangan untuk memutuskan ketidaksesuaian produk harus ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi. 8,4 Analisa Data Analisa data dilakukan terhadap: kepuasan pelanggan kesesuaian terhadap persyaratan produk tindakan perbaikan dan pencegahan hasil audit pencapaian sasaran mutu kinerja pemasok dikontrol untuk mencegah dari pengiriman atau penggunaan yang tidak diinginkan Prosedur terdokumentasi harus dibuat untuk mendefinisikan tanggungjawab dan kewenagangan untuk memutuskan ketidaksesuaian produk. Tambahan Penjelasan : Melakukan tindakan yang tepat terhadap ketidaksesuaian produk yang ditemukan setelah pengiriman atau pada awal penggunaan produk tersebut - II-34

35 8,5,2 Tindakan Koreksi Manajemen harus membuat prosedur terdokunetasi untuk menjelaskan: a. Peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan ) b. Penetapan penyebab ketidaksesuaian c. Pencegahan agar tidak berulang d. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan e. catatan mutu hasil tindakan yang dilakukan f. Peninjauan tindakan yang dilakukan 8,5,3 Tindakan Pencegahan Manajemen harus membuat prosedur terdokunetasi untuk menjelaskan: Mengidentifikasi ketidaksesuaian menentukan penyebabnya menentukan tindakan korektif yang dibutuhkan mencatat hasil dari Manajemen harus membuat prosedur terdokunetasi untuk menjelaskan: a. Peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan ) b. Penetapan penyebab ketidaksesuaian c. Pencegahan agar tidak berulang d. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan e. catatan mutu hasil tindakan yang dilakukan f. Peninjauan efektifitas tindakan yang dilakukan Memperjelas dengan menambahkan kata efektifitas, berarti yang ditinjau adalah keefektifan tindakan koreksi Peninjauan efektifitas pencegahan yang dilakukan II-35

36 tindakan korektif yang dibutuhkan Peninjauan tindakan pencegahan yang dilakukan Memperjelas dengan menambahkan kata efektifitas, berarti yang ditinjau adalah keefektifan tindakan pencegahan ISO Sebagai Suatu Standar Sistem Hal yang harus digaris bawahi adalah ISO 9000 adalah suatu standar sistem, bukan standar produk. Perbedaan Standar Produk dan Standar Sistem secara garis besar adalah sebagai berikut : 1. Standar Produk Standar produk atau bisa disebut standar hasil adalah suatu standar (tolak ukur/ kriteria) dari suatu produk. Misalnya, standar Produk Dinding panel : A. Panel dengan Hasil Kondisi Rata B. Pertemuan Plywood dengan Solid wood Rapih. C. Finishing rata dan Halus. D. Arah alur serat serasi. Dalam hal ini produk bermutu bila produk tersebut bisa memenuhi standar/ tolak ukur/ kriteria tersebut. 2. Standar Sistem Bila dalam suatu kontrak pekerjaan standar produk Dinding Panel terdiri dari Plywood 12mm dengan finish High Pressure Laminate ex.arborite Maple, dan II-36

37 bila kontraktor yang mengerjakan proyek tersebut mempunyai standar sistem, maka kontraktor tersebut akan memakai sistem tertentu untuk memastikan bahwa persyaratan standar produk tersebut terpenuhi. Sistem tersebut, misalnya : A. Sistem perencanaan kerja untuk membuat Panel tersebut. B. Sistem penyediaan, penyimpanan material untuk pembuatan Panel. C. Sistem perawatan alat kerja untuk membuat Panel, sehingga alat akan berfungsi dengan baik. D. Sistem pelatihan bagi para petugas pelaksana pekerjaan. E. Sistem-sistem lain yang diperlukan. Selain Standar Sistem Manajemen Mutu, ISO juga mengeluarkan Standar Sistem Manajemen yang lain, yaitu : A. ISO adalah Standar Sistem Manajemen Lingkungan. B. ISO adalah Standar Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (masih dalam draft). Dalam Sistem Manajemen Mutu, sering terdengar istilah Quality Control dan Quality Assurance. Istilah Quality Control terdengar lebih dulu daripada Quality Assurance karena dalam sejarah manajemen mutu, Quality Control diperkenalkan lebih dulu daripada Quality Assurance. Quality Control berarti berbagai teknik dan kegiatan untuk memantau, mengevaluasi, dan menindaklanjuti agar persyaratan mutu yang telah ditetapkan tercapai, misalnya pengendalian mutu hasil akhir pekerjaan Interior. Petugas pengendalian mutu memantau hasil produk secara fisik. Jika terjadi penyimpangan yang cukup potensial, maka pengaruhnya terhadap kekuatan II-37

38 struktur dievaluasi dan kemungkinan ditindaklanjuti dengan penetapan cara-cara perbaikan. Quality Control diperlukan untuk mengetahui tahap-tahap pelaksanaan suatu proyek, sehingga terpenuhinya atau tidak terpenuhi persyaratan atau spesifikasi akan terlihat. Quality Assurance adalah semua tindakan terencana dan sistematis yang diterapkan, didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan intern dan pelanggan ekstern (pemilik proyek) bahwa proses kerja dan hasil kerja kontraktor akan memenuhi persyaratan mutu tertentu. ISO 9000 adalah suatu pedoman untuk mewujudkan Quality Assurance, sehingga ISO 9000 juga sering disebut Quality Assurance System. Bila Quality Control dibandingkan dengan Quality Assurance, akan tampak bahwa Quality Control adalah kegiatan di mana sesuatu sudah atau sedang terjadi, sementara Quality Assurance adalah kegiatan dimana sesuatu belum terjadi, jadi bersifat pencegahan. Standar ISO dipublikasikan dalam enam dokumen dipisah dengan nomor ISO 8402, 9000, 9001, 9002, 9003 dan 9004 terlihat pada gambar 2.1. II-38

39 ISO 8402 Perbendaharaan Kata ISO 9004 Manajemen Mutu, Unsur Sistem Mutu ISO 9000 Pedoman Seleksi dan Pengguna Standar ISO 9001 Model Untuk Desain/Pengem bangan Produk dan Pelayanan ISO 9002 Model Untuk Produksi dan Instalasi ISO 9003 Model Untuk Inspeksi Akhir dan Test ISO 9004 Bagian 2 Standar Pelayanan. Gambar 2.1. Struktur ISO 9000 Series ISO 9000 merupakan seri yang terdiri dari : a. ISO 9000 sebenarnya merupakan standar pemastian mutu dan manajemen mutu, yang dipakai sebagai penggunaan dan terdiri dari beberapa bagian, yaitu : Bagian 1 : Panduan untuk seleksi dan penggunaannya. Bagian 2 : Panduan umum untuk aplikasi ISO 9001, ISO 9002, dan ISO Bagian 3 : Panduan umum untuk aplikasi ISO 9001 dalam pengembangan, pasokan, dan pemeliharaan software. Bagian 4 : Petunjuk keandalan manajemen program. b. ISO 9001 merupakan sistem manajemen mutu, model untuk memastikan mutu. Ini digunakan apabila kontraktor hendak memastikan kesesuaian desain/ II-39

40 pengembangan produk dengan persyaratan yang telah ditentukan selama tahaptahap production, installation, and servicing. c. ISO 9002 merupakan sistem manajemen mutu, model untuk memastikan mutu. Ini digunakan apabila kontraktor hendak memastikan kesesuaian produk dengan persyaratan yang telah ditentukan selama tahap-tahap production, installation, and servicing. d. ISO 9003 merupakan sistem manajemen mutu, model untuk memastikan mutu. Ini digunakan apabila kontraktor hendak memastikan kesesuaian produk dengan persyaratan yang telah ditentukan selama tahap inspeksi dan tes akhir. e. ISO 9004 pedoman penggunaan seri ISO yang terpilih dan penjelasan tambahan dalam hal-hal aspek sistem manajemen mutu. Melalui ISO 9000, setiap kegiatan yang mempengaruhi mutu dilakukan dalam tiga rangkaian kegiatan yang tidak terputus, yaitu : 1. Perencanaan tertulis (say what you do) 2. Pelaksanaan dan pengendalian sesuai perencanaan (do what you say) 3. Rekam/catat hasil pelaksanaan (record what you did) Dengan demikian, selalu harus ada dokumen dalam prinsip ISO 9000, yaitu panduan-panduan kerja yang selalu tertulis, serta catatan/ rekaman hasil kerja. Pada perencanaan, semua kegiatan yang mempengaruhi mutu harus dibuatkan prosedur atau instruksi kerjanya untuk memastikan bahwa tujuan, wewenang, dan tanggung jawab telah ditetapkan dan dipahami dengan baik. Pada pelaksanaan dan pengendalian, semua kegiatan yang mempengaruhi mutu harus dikendalikan untuk memastikan bahwa persyaratan yang diminta, telah dipenuhi. Masalah yang mungkin akan timbul harus diantisipasi dan dihindari. II-40

41 Dan bila masalah timbul, perbaikan atau corrective action harus dilakukan dengan baik. Sementara pada rekaman/ catatan hasil kerja, semua kegiatan yang mempengaruhi mutu harus direkam/ dicatat untuk lebih memastikan pencapaian sasaran, dan sebagai umpan balik (feedback) bagi kegiatan perencanaan berikutnya Manfaat ISO Penerapan ISO 9000 sangat memberikaan manfaat untuk peningkatan mutu perusahaan, manfaat tersebut dapat dilihat dari berbagai aspek antara lain : 1. Aspek konsistensi pelaksanaan dan pengawasan. a. Memberikan pendekatan praktik yang sistematis untuk manajemen mutu. b. Memastikan konsistensi untuk memelihara mutu produk/jasa menetapkan. c. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu menelusuri serta meningkatkan hubungan antar fungsi yang mempengaruhi mutu. 2. Aspek pengendalian pencegahan. a. Mempengaruhi/ menentukan secara jelas tenggung jawab dan wewenang dari personil kunci yang mempengaruhi mutu. b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam menjalankan operasi dan proses bisnis penyedia jasa atau pabrik/ industri. c. Menerapkan sistem dokumentasi yang efektif melalui mekanisme audit mutu internal dan tinjauan manajemen yang kontinu. 3. Aspek pertumbuhan dan pengembangan perusahaan. a. Sebagai sarana pemasaran. b. Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan konsumen atau pelanggan. II-41

42 c. Dapat meningkatkan citra dan daya saing perusahaan. d. Dapat meningkatkan produktifitas mutu jasa/ produk. e. Dapat memberikan pelatihan yang sistematik kepada staf melalui prosedur dan instruksi yang baik. f. Mengantisipasi tuntutan konsumen atas mutu produk dan tingkat persaingan bersama. g. Sebagai pondasi/ dasar yang mantap untuk pengembangan mutu selanjutnya menuju Manajemen Mutu Terpadu (MMT/ TQM). (3.Prijono Wiryodiningrat, ArkhamSuwardi, Bekti Harsono, Siti Fatimah, Sumadiono, Soetoyo, ISO untuk kontraktor, Jakarta,2005) (4.Dede Setiadi, Pengertian ISO Sistem Standar Manajemen Mutu, Jakarta, 2007) II-42