BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI Dalam Bab ini dikemukakan teori-teori dan penjelasan-penjelasan yang digunakan untuk pengolahan data dan proses analisa terhadap permasalahan yang dihadapi PENGERTIAN TQM/ MANAJEMEN MUTU TERPADU Konsep TQM (Total Quality Management) dikembangkan pertama kali pada tahun 1950-an (setelah Perang Dunia II) oleh ilmuwan Amerika bernama Dr. Edward Deming, dalam rangka memperbaiki mutu dari produk dan pelayanan yang dihasilkan oleh industri-industri di Amerika. Namun tidak begitu diperhatikan oleh industri saat itu, sampai akhirnya ia ditugaskan ke Jepang dalam rangka membawa pengaruh barat ke Jepang. Di Jepang ia mengadakan seminar tentang konsepnya dan diikuti 45 CEO dari perusahaan Jepang. Dalam seminar tersebut Dr. Deming mengemukakan 4 hal penting: 1. Sebuah organisasi bisinis harus mengetahui dan tanggap terhadap kebutuhan pelanggannya. Tanpa pelanggan, berarti tidak ada pesanan, dan tanpa pesanan berarti tidak akan ada pekerjaan. 2. Pentingnya melakukan survey terhadap kebutuhan-kebutuhan dan harapan pelanggan. 3. Pengelolaan Sumber daya manusia. 4. Menciptakan keinginan unruk melakukan perbaikan secara terus menerus. 6

2 7 Ke-4 hal tersebut berpengaruh besar terhadap Jepang yang kemudian mengadopsi untuk menghidupkan kembali bisnis dan industri mereka yang hancur setelah perang. Jepang mengadopsi konsep Dr. Deming dengan menerapkan fungsi-fungsi mutu seperti bagan control, kehandalan proses, dan lain-lain. Mereka menerapkan silkus PDCA (Plan-Do-Check-Action) yang merupakan suatu metode yang dipakai dalam TQM untuk menghasilkan perbaikan/peningkatan mutu secara berkesinambungan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan. Secara spesifik TQM dapat didefinisikan sebagai suatu system manajemen yang dinamis yang mengikutsertakan seluruh anggota organisasi dengan penerapan konsep dan teknik pengendalian mutu untuk mencapai kepuasan pelanggan dan kepuasan yang mengerjakannya ELEMEN TQM Mutu terpadu (Total Quality) merupakan sebuah deskripsi dari budaya, sikap, dan organisasi, dari sebuah perusahaan yang berusaha untuk menyediakan produk dan pelayanan yang bisa memuaskan memenuhi kebutuhan pelanggannya. Budaya tersebut meletakkan mutu dalam semua aspek operasional perusahaan, dengan proses-proses yang dilakukan secara benar pertama kali, dan cacat (defct) atau pemborosan dihilangkan dari operasi. Agar sukses dalam menerapkan TQM, suatu organisasi harus berkonsentrasi pada 8 elemen kunci yaitu: etika, integritas (kejujuran), kepercayaan, pelatihan, kerja tim, kepemimpinan, penghargaan, dan komunikasi.

3 8 TQM telah diciptakan untuk menggambarkan sebuah filsafat yang menjadikan mutu sebagai tenaga penggerak di belakang kepemimpinan, desain, dan inisiatif perbaikan. Untuk hal itu, TQM membutuhkan bantuan dari ke-8 elemen kunci di atas. Elemen-elemen ini selnjutnya dapat dikelompokkan lagi ke dalam 4 bagian berdasarkan fungsinya dalam membentuk struktur bangunan TQM, yaitu: 1. Pondasi, mencakup etika, integritas, dan kepercayaan 2. Batu bata, mencakup pelatihan, kerja tim, dan kepemimpinan 3. Campuran semen pengikat, mencakup komunikasi 4. Atap, mencakup pengahargaan Recognition Training Communication Teamwork Leadership Integrity, Ethics, Trust Communication Communication Gambar 2.1. Struktur bangunan TQM Sumber: Manual Internal Training ISO 9001 PTDM

4 DEFINISI MUTU Mutu dapat diartikan dalam beberapa variasi sebagai: a. Mutu merupakan kesesuaian penggunaan ( Juran ) b. Mutu adalah kesesuaian terhadap persyarataan yang ditetapkan ( Crosby ) c. Mutu adalah koreksi dan pencegahan kerugian, tidak ada hidup berdampingan dengan kerugian ( hoshin) d. Mutu adalah tingkat keseragaman dan ketergantungan, pada biaya yang rendah dan sesuai dengan pasar ( Deming ) e. Mutu adalah pemenuhan persyaratan pelanggan sebagaimana persyaratan dari pihak laim yang terkait. ( ISO 9000:2000 ) Pengertian terakhir Mutu mengimplikasikan bahwa berujung pada produktifitas dan profitabilitas. Tiap organisasi/industri harus memelihara biaya persaingan dan menjaminkan bahwa mutu produk dan jasanya adalah memenuhi permintaan dan persyaratan pelanggan TANTANGAN TERHADAP MUTU Tantangan terhadap teknologi mutu dan manajemen terus berkembang. Pada tahun 1990-an seluruh organisasi menghadapi isu pengembangan mutu produk dan jasa, serta peningkatan inovasi. Konsekuensinya adalah disiplin ilmu Mutu telah mengalami evolusi dan berkembang begitu cepat dari sekedar pengujian/inspeksi menjadi manajemen mutu keseluruhan organisasi.

5 10 Globalisasi merupakan salah satu factor kunci dalam dunia bisnis sekarang. Bisnis akan terus diupayakan untuk meningkatkan dan menumbuhkan persaingan internasional secara intens, sehingga seluruh organisasi akan bersaing dalam hal mutu dan harga. Biaya Mutu ( CoQ ) dapat diartikan sebagai alat pengembalian mutu dalam suatu organisasi dan bagaimana berdampak pada lini bawah. CoQ dapat juga dijadikan platform yang berguna untuk menurunkan biaya bisnis dan menumbuhkan semangat kompetisi. Biaya Mutu ( CoQ ) sekarang ini dikenal sebagai alat utama untuk mengukur perkembangan dan perbaikan kuantitas dari sebuah organisasi selama proses penerapan TQM/Total Quality Management, dan CoQ membentuk sebagai bagian integral dari model TQM yang efektif. Banyak orang termasuk para akuntan professional tidak peduli perbedaan antara Biaya Produk dengan Biaya Mutu. Tabel dibawah menggambarkan perbedaan kedua hal tersebut. Tabel 2.1. Biaya Produk vs. Biaya Mutu No Deskripsi Biaya Produk Biaya Mutu 1 Biaya Material Biaya bahan baku material yang dipakai 2 Labor Cost Biaya operator produksi, dan inspector QC Biaya material yang terbuang [waste] Biaya inspector QC 3 Biaya Mesin Biaya mesin yang dipakai Biaya Down Time mesin 4 Lainnya Overhead cost [mis: bangunan & fasilitas, staff, dll] Termasuk overhead cost, bila diaplikasikan

6 11 Adalah sangat penting untuk mengidentifikasi dan mengukur komponen Biaya Mutu dalam suatu organisasi untuk menurunkan Biaya Produk. Kita sadar bahwa Biaya Produk benar-benar dipengaruhi oleh Biaya Mutu, dengan kata lain adalah sangat perlu untuk meminimalkan Biaya Mutu untuk menurunkan Biaya Produk. Penurunan Biaya Mutu memerlukan pemahaman mendalam tentang operasi bisnis dan aplikasi dari beberapa teknik manajemen untuk menerapkan program penurunan biaya. Untuk mengetahui konsep CoQ perlu terlebih dahulu pengertian tentang Mutu INTERPRETASI CoQ CoQ adalah ukuran yang tepat untuk menilai usaha-usaha perbaikan mutu. Produk maupun jasa yang kompetitif berdasarkan pada keseimbangan antara factor mutu dan biaya adalah sasaran utama dari tanggung jawab manajemen. Analisa tentang mutu yang berhubungan dengan biaya merupakan alat manajemen yang signifikan yang menyediakan sebuah metode pengujian efektifitas dari manjemen mutu, dan merupakan pengertian dari penentuan area masalah, peluanag, penghematan, dan prioritas tindakan. Aktivitas utama yang berhubungan dengan CoQ dapat secara ringkas dikategorikan pada 3 komponen biaya yaitu: Preventive Cost (Biaya Pencegahan), Appraisal Cost (Biaya Penilaian), Failure Cost (Biaya Kegagalan). Ketiga hal tersebut dikenal sebagai P-A-F Model.

7 12 1. Prevention Cost Biaya-biaya Pencegahan ini timbul dari beberapa tindakan yang diambil untuk penyidikan, pencegahan, atau pengurangan resiko ketidaksesuiaan atau kerusakan. Biaya Pencegahan direncanakan dan terjadi sebelum operasional proses dilakukan. Biaya Pencegahan meliputi keperluan produksi atau jasa, rencana mutu, rekayasa dan pemeliharaan system QA, dan pelatihan. 2. Appraisal Cost Merupakan biaya evaluasi dari keperluan/persyaratan mutu termasuk di dalamnya biaya verifikasi dan control yang dibentuk pada tiap tingkatan aliran mutu (quality loop). Biaya-biaya ini meliputi verifikasi/pengujian, peralatan inspeksi, dan performa pemasok. 3. Failure Cost Biaya-biaya Kegagalan dapat dibagi pada kegagalan internal maupun eksternal. a. biaya Kegagalan internal, terjadi apabila hasil dari suatu pekerjaan gagal untuk mencapai standar mutu yang telah ditetapkan dan dideteksi sebelum diserahkan ke pelanggan. Biaya kegagalan internal meliputi limbah, skrap, rework (pekerjaan-ulang), reinspeksi, turun grade, dimana kesemuanya tersebut tidak memenuhi spesifikasi, dan analisa kegagalan dari produk atau jasa.

8 13 b. Biaya kegagalan eksternal, terjadi ketika produk atau jasa gagal mencapai standar mutu yang telah ditetapkan tetapi tidak terdeteksi hingga akhirnya sampai ke konsumen/pelanggan. Biaya kegagalan eksternal ini meliputi perbaikan dan pelayanan produk, klaim garansi, hal-hal yang berhubungan dengan penolakan/pengembalian (seperti cacat atau produk yang ditarik kembali), kewajiban, serta kehilangan pemilikan goodwill TEKNIK MANAJEMEN YANG DIPAKAI DALAM ANALISA CoQ Terdapat teknik manajemen yang digunakan dalam analisa CoQ, diantaranya sebagai berikut: 1. Analisa kecenderungan ( trend analysis ) Analisa kecenderungan sangat tepat dipakai dalam analisa CoQ bila data lampau dan sekarang tersedia, sebagaimana keterlibatan perbandingan antara data Nonconformance Cost/Biaya ketidaksesuaian lampau dan sekarang. Trends analysis dapat dipakai untuk menyoroti kecenderungan yang signifikan dalam kinerja item CoQ diman perlu untuk dituju, kemungkinan peningkatan atau penurunan pada data Biaya Ketidaksesuaian sehubungan dengan fluktuasi musiman, on-off CoQ seperti downtime yang diakibatkan oleh mesin baru. Data dari trens analysis dapat diplot di sebuah grafik untuk mendemonstrasikan gerak perubahan.

9 14 2. Analisa varian ( variance analysis ) Metode ini berguna bila ada sasaran atau target untuk menunjukkan suatu kinerja. Analisa varian melibatkan tabulasi dari CoQ dengan target yang ditetapkan. Perbedaan antara dua hal ini disebut sebagai varian. 3. Analisa pareto ( pareto analysis ) Analisa ini melibatkan urutan CoQ berdasarkan besar kontribusi CoQ. Porsi CoQ yang besar diidentifikasikan untuk penyidikan dan tindakan perbaikan, juga untuk melakukan perbaikan DOKUMENTASI, PELATIHAN, KOMUNIKASI, DAN PENERAPAN Dalam rangkaian identifikasi dan penerapan CoQ, sangat penting untuk selalu melakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Dokumentasi Digunakan untuk mendokumentasikan perubahan-perubahan yang diperlukan dari aktivitas mutu pada model jaminan kualitas (QA) atau Quality System ISO 9000 maupun manual TQM. 2. Pelatihan Identifikasi kebutuhan pelatihan dan menyediakan in-house atau eksternal pelatihan kepada orang yang relevan yang terlibat dalam pengaturan CoQ. Berikut beberapa pelatihan umum yang diperlukan: - Teknik pengumpulan data

10 15 - Analisa dan diagram Sebab akibat - Teknik Pemecahan Masalah - Model Proses untuk Biaya Mutu - Analisa Grafik Pareto - Statistik Quality Control - Teknik Manajemen yang relevan 3. Komunikasi dan Penerapan Manajemen organisasi harus mendefinisikan dan menerapkan proses yang efektif dan efisien untuk mengkomunikasikan dari semua orang di semua tingkatan dalam organisasi untuk menerapkan perubahan secara aktif. Semua data CoQ yang relevan harus dibangun, ditinjau dan dipublikasikan seperlunya.