DAFTAR KAJIAN PENILAIAN RISIKO KOLEJ KEDIAMAN, HEP

Transkripsi

1 DAFTAR KAJIAN PENILAIAN RISIKO KOLEJ KEDIAMAN, HEP No. Rujukan Aktiviti (/Carta Alir) Risiko bakal dihadapi Kategori Impak S L Nilai (S x L) Keutamaan Tindakan yang di ambil Pemantauan & Pengukuran Penambahbaika n / Peluang Status M R K O 01 Permohonan Kolej Pelajar Lama Permohonan kolej tidak menepati syarat Rendah ( 2 ) 1. Senarai pendek pelajar yang layak mengikut kekosongan kolej 2. Membuka ruang untuk pelajar membuat rayuan 3. Membantu pelajar mendapatkan bantuan rumah sewa dari UPNR Senarai semak Hebahan dan garispanduan kepada pelajar 02 Pendaftaran Pelajar Lama Dokumen Pendaftaran yang Diperlukan Tidak Lengkap Rendah (1) Hebahan garispanduan kepada pelajar dan Borang Senarai Semak Membangunkan sistem pendaftaran automatik

2 03 Pendaftaran Pelajar Baharu Sistem Rangkaian Internet Terganggu Rendah (2) Menyediakan generator untuk persediaan awal jika bekalan elektrik terputus. Senarai Semak Menubuhkan jawatankuasa bertindak terdiri dari Pejabat Fasiliti, HEP dan Infotech 04 Rayuan Kolej Permohonan kolej tidak menepati syarat Rendah (1) Membantu pelajar mendapatkan bantuan rumah sewa dari UPNR Status keluarga dan Pendapatan Hebahan dan garispanduan kepada pelajar 05 Pendaftaran Peralatan Elektrik Penggunaan Barangan Elektrik Tidak Dapat Dikawal Rendah (2) Penguatkuasaan kawalan dan peraturan Pemeriksaan berkala Kenaan Kompaun 06 Perbicaraan Tatatertib Pelajar Yang Tinggal Di Kolej Pelajar tidak Hadir Perbicaraan Rendah (2) Membuat peringatan dari masa ke semasa kepada pelajar yang terlibat. Senarai nama pelajar e-tatatertib

3 07 Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar Pelajar Tidak Menghadirkan Diri Bila Diarahkan Rendah (2) Membuat peringatan dari masa ke semasa kepada pelajar yang terlibat. Senarai nama pelajar e-tatatertib 08 Kompun Terus Kesalahan Pelajar Tanpa Kehadiran Pelajar Kenaan Kompoun Dipertikaikan Rendah (2) Memberi penjelasan tindakan diambil. Rujuk Buku Akta 174 JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008) e-tatatertib 09 Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej Kelayakan Pemohon Tidak Menepati Kriteria Yang Ditetapkan Rendah (2) Menggugurkan nama yang tidak layak Senarai pendek Hebahan dan garispanduan kepada pelajar 10 Permohonan Menganjurkan Aktiviti Kertas Tidak Lengkap Rendah (2) Pembetulan semula kertas kerja Semakan oleh penasihat aktiviti Hebahan dan garispanduan kepada pelajar

4 11 Permohonan Peruntukan Aktiviti Permohonan Perbelanjaan Aktiviti Tidak Mengikut Kadar Yang Ditetapkan Rendah (2) Pembetulan semula keperluan peruntukan kewangan Semakan oleh penasihat aktiviti Hebahan dan garispanduan kepada pelajar 12 Clearance Bilik Pelajar Pelajar Ingkar Arahan Rendah (2) Mengenakan tindakan tatatertib selaras dengan peruntukan perundangan Pemeriksaan Hebahan dan garispanduan kepada pelajar 13 Penginapan Transit Bil Tidak Dijelaskan Rendah (1) Memberi peringatan kepada penyewa Bil Bayaran dan borang tempahan transit Pembangunan sistem atas talian 14 Pengurusan Pelajar Sakit Di Premis Kolej Kediaman Pelajar mengalami kecederaan atau mengalami kesihatan semasa di premis Kolej Kediaman Rendah (1) 1. Hebahan talian kecemasan dan SRK bertugas untuk dihubungi 2. Garispanduan tatacara mendapatkan bantuan kecemasan Laporan SRK bertugas Mewujudkan medium komunikasi melalui aplikasi mudah alih.

5 15 Keselamatan Dan Kesihatan Pelajar Penularan wabak penyakit berbahaya dan ancaman keselamatan Rendah (2) 1. Hebahan talian kecemasan dan SRK bertugas untuk dihubungi 2. Garispanduan tatacara mendapatkan bantuan kecemasan Laporan SRK bertugas Mewujudkan medium komunikasi melalui aplikasi mudah alih.

6 EHWAL PELAJAR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. BAHAGIAN F : Senarai Aktiviti Utama F.01 Permohonan Kolej Pelajar Lama Permohonan No bilik Kelayakkan mínimum aktiviti kolej Jangka Masa Borang Maklumbalas Pelajar Kakitangan Pembekal Fasiliti Permohonan kolej tidak menepati syarat. Kontraktor Ibubapa Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) Audit (Lloyd) Bangunan F.02 Pendaftaran Pelajar Lama Permohonan Slip berjaya kolej Tempoh masa Jangka Masa Borang Maklumbalas Pelajar Kakitangan Pembekal Fasiliti Dokumen Pendaftaran yang Diperlukan Tidak Lengkap Kontraktor Ibubapa Muka surat 1 daripada 2

7 EHWAL PELAJAR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. BAHAGIAN F : Senarai Aktiviti Utama F.03 Pendaftaran Pelajar Baharu Permohonan No bilik Jangkamasa Jangka Masa Borang Maklumbalas Pelajar Kakitangan Pembekal Fasiliti Sistem Rangkaian Internet Terganggu Kontraktor Ibubapa F.04 Rayuan Kolej Permohonan Senarai berjaya kolej Tempohmasa Jangka Masa Senarai tiak berjaya Permohonan kolej tidak menepati syarat. F.05 Pendaftaran Peralatan elektrik Permohonan Janaan bil Slip bayaran Jangka Masa Kakitangan Pejabat Bendahari Penggunaan Barangan Elektrik Tidak Dapat Dikawal F.06 Pengurusan Perbicaraan tatatertib pelajar yang tinggal di kolej Senarainama pelajar Keputusan perbicaraan Jangkamasa Jangka Masa Kakitangan Ruang/Premis Pelajar tidak Hadir Perbicaraan Muka surat 2 daripada 2

8 EHWAL PELAJAR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. BAHAGIAN F : Senarai Aktiviti Utama F.07 Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar Kategori kesalahan Denda Jangkamasa membayar denda Jangka Masa Notis Kenyataan Kesalahan Pelajar Tidak Menghadirkan Diri Bila Diarahkan F.08 Kompaun Terus Kesalahan tanpa Kehadiran Pelajar Kategori kesalahan Denda Jangkamasa membayar denda Jangka Masa Notis Kenyataan Kesalahan Kadar Kompoun Kenaan Kompoun Dipertikaikan F.09 Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) F.10 Permohonan Menganjurkan Aktiviti Permohonan Surat lantikan Tempohmasa Jangka Masa Permohonan Surat kelulusan program Tempohmasa Jangka Masa Kakitangan Rekod Pelajar Senarai aktiviti Yang diluluskan Kelayakan Pemohon Tidak Menepati Kriteria Yang Ditetapkan Kertas Tidak Lengkap F.11 Permohonan Kelulusan Peruntukan Permohonan Surat kelulusan program Tempohmasa Jangka Masa Kertas Program Perincian Program Permohonan Perbelanjaan Aktiviti Tidak Mengikut Kadar Yang Ditetapkan Muka surat 3 daripada 2

9 EHWAL PELAJAR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. BAHAGIAN F : Senarai Aktiviti Utama F.12 Clearance bilik pelajar Permohonan Kemaskini data pelajar kebersihan Jangka Masa Pekeliling clearance Pelajar Ingkar Arahan F.13 Penginapan transit Tempahan Berjaya penempatan Jangka masa Jangka Masa Inbois transit Surat kelulusan Bil Tidak Dijelaskan F.14 Pengurusan Pelajar sakit di premis kolej kediaman F.15 Keselamatan dan Kesihatan Pelajar Laporan Pelajar mendapat rawatan Jangka masa Jangka Masa Aduan Tindakan Laporan Jangka Masa Jadual SRK bertugas Manual Pengurusan Borang Senarai semak Jadual bertugas Harian staf Pelajar mengalami kecederaan atau mengalami kesihatan semasa di premis Kolej Kediaman Penularan wabak penyakit berbahaya dan ancaman keselamatan Muka surat 4 daripada 2

10 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK SYARAT) MENEPATI TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PA PA/PPA Merancang dan Mengenalpasti kekosongan di Kolej Pekeliling permohonan kolej dipamerkan PPA/PYA PYA Unit NR Gagal Berjaya permohonan kolej mengikut Dasar Penempatan Kolej Keluarkan keputusan permohonan kolej di dalam e- kolej Pekeliling Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008) PA/PPA Rekod dan Fail PYA

11 BAHAGIAN HAL No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR LAMA (DOKUMEN PENDAFTARAN YANG DIPERLUKAN TIDAK LENGKAP) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PEL Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej PEL PA/PPA/PYA Tidak Lengkap Pelajar isi dan cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar: Serahkan dokumen pendaftaran kepada kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan Serah kunci bilik Pekeliling Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008) Kalendar akademik PYA/PO

12 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU (SISTEM RANGKAIAN INTERNET TERGANGGU) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PEL PEL PPA/PYA PYA PEL PPA/PYA ya Tidak Buka skrin pendaftaran bilik simpanan Isi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot) 2. Cetak dan serah sewaktu pendaftaran Semak Surat Tawaran dan Saring Pelajar OKU/ masalah kesihatan Senarai nama pelajar ( hep. isis.uitm.edu.my/ehep) Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008) Imbas kod bar dan dapat nombor bilik Ambil kunci Rekod

13 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO RAYUAN KOLEJ (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PA Mengenalpasti bilik pelajar kekosongan PPA/PYA Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). PA/PPA/PYA Unit NR Gagal Memprofail permohonan rayuan untuk semakan Berjaya PGT/PA/PPA Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej PA/PPA Senarai permohonan yangberjaya rayuan dimuat naik ke dalam system e-kolej oleh UKK PYA Rekod dan Fail

14 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. CARTA ALIR PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK (PENGGUNAAN BARANGAN ELEKTRIK TIDAK DAPAT DIKAWAL) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PA PEJAJAR Pamerkan pekeliling PAK/PA Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran i. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik ii. Laporan Pengurus Asrama Gagal PPA/PYA Periksa dan sahkan peralatan elektrik dan menjana bil Berjaya PPA/PYA Terima resit bayaran dan menyerahkan pelekat peralatan elektrik Rekod PYA

15 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ (PELAJAR TIDAK HADIR PERBICARAAN) Aliran Rekod Kualiti Naib Canselor Mengaku tidak bersalah Pej PUU Lantikan Jawatankuasa Tatatertib Peringkat Kolej Kediaman Keluarkan surat panggilan perbicaraan Perbicaraan tatatertib Surat Lantikan Jawantankuasa Tatatertib Kolej Kediaman Akta 174 Peraturan kolej kediaman Mengaku bersalah Merujuk pelajar kepada PPUU jika pelajar merayu keputusan perbicaraan Pekeliling Surat jatuh hukuman Rekod

16 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR (PELAJAR TIDAK MENGHADIRKAN DIRI BILA DIARAHKAN) Aliran Rekod Kualiti Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. ( Akta 174 ) Maklum kepada pelajar tentang kesalahan. Akta 174 Dokumen kompaun Baca hak pelajar Keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan. i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Tidak Ya Terima resit bayaran dari pelajar Rekod

17 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN PELAJAR TANPA KEHADIRAN PELAJAR (KENAAN KOMPOUN DIPERTIKAIKAN) Aliran Rekod Kualiti Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT keluarkan Notis Kesalahan: i. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej Pelajar berjumpa dengan PBT. PBT maklum kepada pelajar tentang kesalahan. PBT baca hak pelajar PBT keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan. i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Tidak Ya Terima resit bayaran dari pelajar Rekod

18 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (KELAYAKAN PEMOHON TIDAK MENEPATI KRITERIA YANG DITETAPKAN) Tanggungjawab Aliran Rekod Kualiti PPA/PYA Mengeluarkan pekeliling tawaran PPA/PYA Pelajar mengisi borang dan hantar kepada urusetia. PGT/SRK Panel menemubual calon- calon yang layak. Gagal PPA/PYA/ Lulus TNC BHEP Senarai berjaya dihantar kepada BHEP untuk lantikan

19 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN MENGANJURKAN AKTIVITI (KERTAS KERJA TIDAK LENGKAP) Tanggung-jawab Aliran Rekod Kualiti JPK Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti untuk satu semester JPK/SRK/PA/PPA Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas perbincangan dengan penasihat program JPK PENGETUA/SRK Tidak lulus & buat semula Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat T.A.K SRK menyemak bajet dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP PPA/JPK Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama JPK Lulus JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk Mesyuarat Tabung Amanah Kolej

20

21 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI (PERMOHONAN PERBELANJAAN AKTIVITI TIDAK MENGIKUT KADAR YANG DITETAPKAN) Tanggungjawab Aliran Rekod Kualiti JPK Jawatankuasa Perwakilan Kolej menyediakan ringkasan eksekutif untuk semua permohonan aktiviti JPK Permohonan aktiviti dibentangkan oleh JPK (oleh Pengarah program) Tidak lulus & buat semula Panel Mesyuarat TAK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Lulus AJK TAK Surat kelulusan dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dan kertas kerja serta borang C yang lengkap

22

23 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO CLEARANCE BILIK PELAJAR (PELAJAR INGKAR ARAHAN) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PA Mengeluarkan pekeliling PYA/PO Pelajar membuat clearance PYA/PO Gagal Berjaya Staf kolej membuat pemeriksaan bilik dan pengesahan PPA/PYA mendaftar keluar PYA/PO Rekod

24 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PENGINAPAN TRANSIT (BIL TIDAK DIJELASKAN) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PA/PPA//PYA PA/PPA/PYA Mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Menerima tempahan yang telah dipersetujui i. Pekeliling Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP ii. Borang Tempahan Transit PYA/PO Mengenalpasti jumlah kekosongan yang terdapat di kolej kediaman. PYA/PO Menyediakan bilik penginapan mengikut jumlah tempahan. Memastikan bilik dalam keadaan baik, bersih dan kemas PYA/PO Menerima pembayaran bukti Rekod dan Fail PYA

25 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN (PELAJAR MENGALAMI KECEDERAAN ATAU MASALAH KESIHATAN SEMASA DIPREMIS KOLEJ KEDIAMAN) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PA/ PPA/ PYA PA/ PPA/ PYA PGTA/ PA/ PPA/SRK PYA/PO Terima Aduan Pelajar Sakit Bertindak dengan memberi bantuan mengikut keperluan dan kehendak semasa Menghantar pelajar ke Pusat Kesihatan/ Hospital Kerajaan/ Klinik Menyediakan Bilik Sick Bay bagi pelajar yang memerlukan. Rekod PYA

26 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15 Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018 No. CARTA ALIR RISIKO KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR (PENULARAN PENYAKIT MERBAHAYA DAN ANCAMAN KESELAMATAN) TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI PEL PGT/SRK/PA/PPA Pelajar membuat aduan atau laporan PBT/ PB / PK PPA/PYA Terima dan majukan aduan kepada bahagian berkaitan Membuat pemeriksaan dan tindakan susulan ke atas aduan/ tempat kejadian Rekod