SLG-PK-01 PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN PERKAKASAN ICT

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA PENYELENGGARAAN PEMBAIKAN PERKAKASAN Disediakan Oleh: NORHAYATI AHMAD ALWI Pegawai Maklumat Diluluskan Oleh: KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABD RASHID K.M.N Pengarah

2 Mukasurat 2/12 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA SKOP PROSES PELANGGAN PROSES PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR RISIKO PROSES KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR DEFINISI SINGKATAN SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA SIPOC DIAGRAM PROSES KERJA... 9 Daftar Aduan... 9 Pemeriksaan Aduan dan Pelaksanaan Pembaikan... 9 Analisa Aduan Lapor Analisa Aduan REKOD LAMPIRAN PETUNJUK PRESTASI (PI)... 12

3 Mukasurat 3/12 1. OBJEKTIF PROSES KERJA Prosedur ini adalah untuk memberi panduan bagi memastikan pengurusan penyelenggaraan perkakasan adalah seratus peratus (100%) dilaksanakan agar tujuan Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) berjalan dengan sempurna dan lancar. 2. SKOP PROSES Prosedur ini digunapakai oleh Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA) untuk menguruskan penyelenggaraan pembaikan perkakasan yang digunakan oleh kakitangan PSA bagi tujuan Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) serta urusan pentadbiran. Ianya termasuk juga perkakasan seperti komputer di makmal-makmal Jabatan 3. PELANGGAN PROSES Semua kakitangan PSA 4. PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Juruteknik / Juruteknik Gred Mempunyai Melaksanakan Berpengalaman Penolong FT19 / Penolong kemahiran setiap dalam Pegawai Pegawai memeriksa, pembaikan melaksanakan membaik pulih dengan penuh tugas-tugas Maklumat () () FA29 i) Sijil dalam bidang dan menyelenggara peralatan tanggungjawab membaik pulih peralatan kejuruteraan elektronik (komputer) / teknologi maklumat/ pemprosesan data

4 Mukasurat 4/12 Penolong Pegawai Maklumat () i) Penolong Pegawai Maklumat Gred () FA29 ii) Sijil dalam bidang kejuruteraan elektronik (komputer) / teknologi maklumat/ pemprosesan data i. Mempunyai kemahiran memeriksa, membaik pulih dan menyelenggara peralatan ii. Mempunyai kemahiran menyelaras operasi teknikal i. Melaksanaka n setiap pembaikan dengan penuh tanggungjaw ab ii. Memantau dan menyelaras setiap aduan yang diterima supaya diselesaikan dengan sempurna i. Berpengalaman dalam melaksanakan tugas-tugas membaik pulih peralatan ii. Berpengalaman dalam penyediaan analisa serta laporan kepada KUTM Ketua Unit Maklumat (KUTM) i. Pegawai Maklumat Gred F44 ii. Ijazah Sarjana Muda Kepujian Sains Komputer/Tekn ologi Maklumat i. Mengurus dan memastikan kebolehgunaan peralatan di tahap optimum ii. Menyelaras sumber, menganalisis serta membuat pelaporan untuk Memastikan pengurusan dan pelaksanaan penyelenggara an peralatan dilakukan dengan sempurna Berpengalaman mengendalikan pengurusan operasi dan teknikal peralatan kegunaan pihak pengurusan Pegawai Lantikan oleh Berkemahiran Melaksanakan Berpengalaman Aset KSU/Ketua dalam Tatacara prosedur dalam mengurus Pengarah/ Pengurusan Aset pengurusan aset sesebuah Pengerusi Alih Kerajaan aset kerajaan organisasi Jawatankuasa mengikut Pengurusan

5 Mukasurat 5/12 Aset Kerajaan (JKPAK) pekeliling yang ditetapkan 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk Komunikasi dengan pelanggan KRITERIA 1. ISO 9001 : 2015 Sistem ehelpdesk ( Harta hak milik pelanggan Identifikasi dan kemudahkesanan Pemuliharaan Peraturan dan perundangan (a) Perubahan dan kajian semula (e) 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN JENIS SUMBER KEPERLUAN 4.4 (d), 8.1 C Sumber manusia a. Ketua Unit Maklumat (PTM F44) b. Penolong Pegawai Maklumat ( FA29) c. Juruteknik (FT19) / (FA29) d. Pegawai Aset Peralatan a. Sistem ehelpdesk ( b. Alat ganti perkakasan c. Perisian komputer Bahan a. - Keperluan lain Data-data aduan kerosakan perkakasan a. Nombor rujukan aduan, tarikh aduan - 1. Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor dan Aset Alih Kerajaan yang terkini 2. Arahan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini. 3. Dasar Keselamatan a. Peruntukan masa untuk pemeriksaan aduan dan pelaksanaan pembaikan kerosakan perkakasan

6 Mukasurat 6/12 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR Pengesahan tempoh Jaminan pihak pengeluar (Warranty) KAEDAH KAWALAN Semakan oleh pihak pembekal sama ada perkakasan masih berada di dalam tempoh jaminan pihak pengeluar (warranty) 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Pembaikan perkakasan - Serangan Virus - Pemasangan Antivirus TINDAK BALAS JIKA BERLAKU 1. Pengguna membuat data salinan pendua (Backup Data) 2. Juruteknik dan melaksanakan scanning untuk menghapuskan virus 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Kesilapan dalam membuat analisa dan laporan keseluruhan aduan TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU Ketua Juruteknik memastikan status aduan adalah terkini sebelum analisa dan laporan dikeluarkan TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU 1. Penggunaan template 2. Semakan dan pengesahan dilaksanakan bersama juruteknik yang terlibat

7 Mukasurat 7/ DEFINISI Terminologi & Definisi 1. Pengarah Pengarah Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 2. Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) 3. Ketua Unit Maklumat (KUTM) 4. Penolong Pegawai Maklumat () 5. Juruteknik Komputer / Penolong Pegawai Maklumat () Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) yang dilantik oleh JPP. Pegawai Gred F44 yang mengetuai Unit Maklumat Penolong Pegawai Maklumat () Gred FA29 di Unit Maklumat, PSA Juruteknik Komputer Gred FT19 / Penolong Pegawai Maklumat () Gred FA29 di Unit Maklumat, PSA 6. Unit Pemilik proses yang akan melaksanakan proses Maklumat penyelenggaraan perkakasan 7. Pengguna Semua kakitangan yang menggunakan perkakasan di 8. Penyelenggaraan Pembaikan PSA Kerja pembaikpulihan yang dilaksanakan terhadap kerosakan perkakasan supaya ianya berada dalam keadaan yang baik serta berfungsi. 9. Perkakasan Peralatan yang diurus oleh UTM untuk urusan P&P dan pentadbiran sahaja. (contoh: komputer, pencetak, dan pengimbas ) 10. Laporan Analisa Keseluruhan Aduan Kerosakan Perkakasan 11. SINGKATAN 4.4 Laporan ini akan disediakan bagi tujuan perbandingan aduan kerosakan sebelum dan selepas tindakan pencegahan. Singkatan PTM J/B/U Maksud Pegawai Maklumat Penolong Pegawai Maklumat Jabatan/ Bahagian/ Unit Information And Communication Technology

8 Mukasurat 8/ SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PEGAWAI ASET PENGGUNA JURUTEKNIK / (FT19 / FA29) (FA29) KUTM BUAT ADUAN MELALUI SISTEM ehelpdesk SEMAK ADUAN MELALUI SISTEM ehelpdesk KENALPASTI STATUS PERKAKASAN Ada Waranti Tiada Waranti RUJUK DAN PANJANGKAN KEROSAKAN KEPADA PIHAK PEMBEKAL KENALPASTI TAHAP KEROSAKAN Tidak Ekonomik RUJUK PROSEDUR PELUPUSAN ASET KERAJAAN (KEW-PK- 05) Ekonomik KENALPASTI JENIS PEMBAIKAN Alat Ganti sedia ada SEMAK KEW PA 9 SEKIRANYA TERDAPAT PERTUKARAN ALAT GANTI Perolehan Alat Ganti baru LAKUKAN PEMBAIKAN MENGGUNAKAN ALAT GANTI SEDIA ADA MOHON ALAT GANTI DAN LAKUKAN PEMBAIKAN MOHON PEMBAIKAN DILAKUKAN OLEH PEMBEKAL KEMASKINI STATUS PEMBAIKAN MELALUI SISTEM ehelpdesk DAN CETAK KEW PA 9 Perlu kepakaran luar SEMAK LAPORAN ADUAN KEROSAKAN SETIAP BULAN BUAT LAPORAN ANALISA KESELURUHAN KEROSAKAN PERKAKASAN BENTANG DALAM MESYUARAT KSP

9 Mukasurat 9/ SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN Pengguna Borang Aduan Kerosakan Perkakasan (rujuk : my/ehelpdesk/) DAFTAR ADUAN SECARA ONLINE DALAM SISTEM ehelpdesk Borang Aduan Kerosakan Perkakasan (rujuk : Juruteknik / Juruteknik / Juruteknik / Borang Aduan Kerosakan Perkakasan (rujuk : my/ehelpdesk/ Maklumbalas aduan PEMERIKSAAN ADUAN DAN PELAKSANAAN PEMBAIKAN ANALISA ADUAN Maklumbalas aduan Laporan Analisa Bulanan Aduan Kerosakan Perkakasan Pengguna Juruteknik Kanan / KUTM Laporan Analisa Bulanan Aduan Kerosakan Perkakasan LAPOR ANALISA ADUAN Laporan Analisa Keseluruhan Aduan Kerosakan Perkakasan Jawatankuasa Kecemerlangan Kemudahan Fizikal 14. PROSES KERJA Daftar Aduan T.JAWAB BIL TINDAKAN PENGGUNA 1 Buat aduan dengan mengisi Borang Aduan Kerosakan Perkakasan melalui Sistem ehelpdesk ( Pemeriksaan Aduan dan Pelaksanaan Pembaikan T.JAWAB BIL TINDAKAN JURUTEKNIK / 2 Semak aduan melalui Sistem ehelpdesk dan kenalpasti status peralatan, jika : i. Dalam tempoh jaminan pihak pengeluar (Under warranty): Rujuk dan panjangkan kerosakan kepada pihak pembekal. Isi Borang (L1). ii. Tamat tempoh jaminan pihak pengeluar (No warranty) : Kenalpasti tahap kerosakan (Rujuk No.3). 3 Kategorikan kerosakan sama ada :

10 Mukasurat 10/12 i. Boleh dibaiki terus menggunakan alat ganti sedia ada ii. Boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti iii. Perlu dibaiki oleh pembekal iv. Tidak ekonomik untuk dibaiki 4 Laksana pembaikan peralatan bagi kerosakan yang:- i. Boleh dibaiki terus: a) Isi Borang Permohonan stok alat ganti (KEW PS-11) untuk mendapatkan alat ganti b) Buat tindakan pembaikan menggunakan stok alat ganti sedia ada c) Kemaskini tindakan pembaikan yang telah dilaksanakan setelah kerosakan dibaiki melalui Sistem ehelpdesk. ii. Boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti: a) Isi Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-9). b) Laksana proses perolehan. c) Isi Borang Pesanan Kerajaan untuk perolehan alat ganti. d) Terima alat ganti daripada pembekal. e) Laksana kerja-kerja pembaikan kerosakan. f) Kemaskini tindakan pembaikan yang telah dilaksanakan setelah kerosakan dibaiki melalui Sistem ehelpdesk dan Daftar Penyelenggaraan Harta Modal setelah dibaiki. g) Serah peralatan yang telah dibaiki kepada pegawai yang membuat aduan. iii. Perlu dibaiki oleh pembekal: a) Isi Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW PA 9) b) Serah peralatan yang rosak kepada pembekal untuk pemeriksaan dan isi Borang Pengesahan Alat Rosak oleh pembekal ((L1). c) Terima sebutharga dari pembekal dan isi Borang Pesanan Kerajaan bagi perkhidmatan kerja-kerja pembaikan. d) Terima peralatan yang telah dibaiki daripada pembekal dan jalankan pengujian terhadap peralatan.

11 Mukasurat 11/12 iv. e) Kemaskini tindakan pembaikan yang telah dilaksanakan setelah kerosakan dibaiki melalui Sistem ehelpdesk dan Daftar Penyelenggaraan Harta Modal. f) Serah peralatan kepada pegawai yang membuat aduan. Tidak ekonomik untuk dibaiki: a) Terima perakuan bertulis daripada pembekal. b) Semak dan sediakan senarai pelupusan bagi perkakasan yang tidak ekonomik dibaiki. Isi Daftar Penyelenggaraan Harta Modal Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007.Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA). c) Maklum kepada pegawai yang membuat aduan. d) Laksana prosedur pelupusan peralatan seperti yang digariskan di dalam Arahan Perbendaharaan-Tatacara Pelupusan Aset Alih Kerajaan. PEGAWAI ASET JURUTEKNIK / 5 Isi status tindakan pembaikan bagi setiap aduan yang diterima melalui Sistem ehelpdesk. 6 Sahkan status perkakasan yang telah dibaikpulih atau diselenggara melalui Sistem ehelpdesk. 7 Cetak Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW PA 9) bagi pihak Pegawai Aset sekiranya terdapat pertukaran alat ganti. 8 Semak Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW PA 9) sekiranya terdapat pertukaran alat ganti. 9 Semak Laporan Aduan Kerosakan Perkakasan setiap bulan menggunakan sistem. Analisa Aduan T.JAWAB BIL TINDAKAN 10 Buat Laporan Aduan Kerosakan Perkakasan bulanan untuk pengesahan KUTM

12 Mukasurat 12/12 Lapor Analisa Aduan T.JAWAB BIL TINDAKAN KUTM 11 Buat laporan analisa keseluruhan aduan kerosakan perkakasan dengan menggunakan sistem dan serah kepada Jawatankuasa Kecemerlangan Kemudahan Fizikal KUTM 12 Bentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (KSP) 15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN 1 Borang Pengesahan Alat Rosak Oleh Pembekal (L1) 3 tahun UTM 2 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-9 3 tahun UTM 3 Borang Permohonan Stok KEW.PS-11 3 tahun UTM 4 Kad Daftar Harta Modal KEW.PA-2 3 tahun UTM 5 Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14 3 tahun UTM 6 Laporan Pencapaian Petunjuk Prestasi 3 tahun UTM 16. LAMPIRAN BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1. Borang Pengesahan Alat Rosak Oleh Pembekal (L1) 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) i. Pemerhatian / Analisa Kerosakan Peralatan dilakukan sebaik menerima aduan dan notifikasi ambil maklum akan diberi melalui Sistem e-helpdesk. ii. Pembaikan peralatan yang boleh dibaiki terus akan dibuat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah pemeriksaan dilakukan. iii. Kerosakan perkakasan yang masih dalam jaminan, perlu dilapor kepada pembekal dalam tempoh tiga (3) hari bekerja.

13 BORANG PENGESAHAN ALAT ROSAK OLEH PEMBEKAL BAHAGIAN A : PENGHANTARAN PERALATAN/ PENYEMAKAN No. Inventori Alat Nama Alat Model Tarikh Dikeluarkan Juruteknik Komputer di UTM Yang Mengeluarkan Nama Syarikat / Pembekal Yang Menerima Nama Wakil Syarikat No. Kad Pengenalan Tarikh Tandatangan & Cop Syarikat BAHAGIAN B : PENGESAHAN PEMBAIKAN/PENERIMAAN PERALATAN DARI PEMBEKAL Juruteknik Komputer di UTM yang menerima Tarikh Catatan Tandatangan Juruteknik Komputer KananTandatangan Wakil Pembekalan (L1) P: