KETUA JABATAN JABATAN PEPERIKSAAN DAN PENGANUGERAHAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA. Jawatan: INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/20 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Jawatan: KETUA JABATAN JABATAN PEPERIKSAAN DAN PENGANUGERAHAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan- Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM

2 MUKA SURAT : 2/ OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan, pemprosesan dan pengesahan keputusan pentaksiran dijalankan secara teratur dan sistematik mengikut keperluan KPM dan MQA. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua pegawai dan pensyarah yang terlibat dengan pengendalian bertulis serta pemprosesan keputusan pra perkhidmatan, Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) termasuk Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) dan Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Diploma Perguruan Malaysia (PDPM) yang dikendalikan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) P.U.(A) Tatacara Senat. 3.3 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK Panduan dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah Institut Pendidikan Guru. 3.5 Manual Prosedur Peperiksaan Pendidikan Guru. (Berkuatkuasa Jun 2012). 3.6 Code Of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition (2017). 3.7 Arahan Keselamatan.

3 MUKA SURAT : 3/ DEFINISI 4.1 Istilah Calon merujuk kepada pelajar Institut Pendidikan Guru yang menduduki Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan dan Penganugerahan Merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan untuk menyediakan maklumat dan membuat verifikasi keputusan sebelum diperaku dan disahkan dalam mesyuarat Senat Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru Merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan di IPG untuk mengesahkan dan memperakui semua keputusan dan pentaksiran di IPG masing-masing sebelum dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan dan Penganugerahan. Keahlian ahli mesyuarat JKPPIPG terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah, Setiausaha Akademik, semua Ketua Jabatan, Ketua Unit Praktikum dan Ketua Unit Kokurikulum, Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian, Ketua Unit Kaunseling, dan Urusetia Peperiksaan Pemantau merujuk kepada seseorang yang dilantik oleh Pengarah IPG untuk menjalankan pemantauan di pusat-pusat Ketua Pengawas merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk mengendalikan pentadbiran yang dijalankan Penolong Ketua Pengawas merujuk kepada seseorang yang dilantik untuk membantu mengendalikan pentadbiran yang dijalankan.

4 MUKA SURAT : 4/ Pengawas merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk mengawas yang dijalankan Peperiksaan semester merujuk kepada yang dijalankan pada setiap semester/pengajian Peperiksaan khas merujuk kepada yang diambil oleh seseorang calon yang tidak menduduki asal disebabkan tidak hadir bersebab Peperiksaan ulangan merujuk kepada yang dijalankan untuk calon yang gagal dalam asal atau calon yang tidak dibenarkan menduduki asal yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru dan pihak berkuasa tatatertib Ketua Pemeriksa merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik menjadi ketua bagi pemeriksaan skrip jawapan calon Pemeriksa merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk memeriksa skrip jawapan calon Lampiran merujuk kepada borang atau surat yang disimpan oleh pensyarah untuk tujuan rujukan.

5 MUKA SURAT : 5/ Singkatan PA IPGM : Rektor dan Timbalan Rektor PA IPG : Pengarah dan Timbalan Pengarah BIKP : Borang Induk Keputusan Peperiksaan APJW Akuan Penerimaan Jadual Waktu JM : Jadual Markah BKC : Borang Kehadiran Calon BKKP : Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan e-bkkp IPGM IPG JPP : : : Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan dalam Talian Institut Pendidikan Guru Malaysia Institut Pendidikan Guru Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan JHEP : Jabatan Hal Ehwal Pelajar JKPPIPG : Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru KJ KJA : : Ketua Jabatan Ketua Jabatan Akademik KP : Ketua Pemeriksa : Ketua Pengawas Peperiksaan KUK : Ketua Unit Kokurikulum : Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian KUPr : Ketua Unit Praktikum P : Pemeriksa P : Penolong Ketua Pengawas SUA : Setiausaha Akademik

6 MUKA SURAT : 6/20 TDMP : Dibenarkan Menduduki Peperiksaan THB : Hadir Bersebab THTS : Hadir Tanpa Sebab

7 MUKA SURAT : 7/ RINGKASAN PROSES PENDAFTARAN KURSUS, KERJA PENDAFTARAN e-bkkp PROSES PENDAFTARAN KELAYAKAN MENDUDUKI PEPERIKSAAN, DAN PROSES PENGESAHAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) 1. Mencetak Slip Pendaftaran Kursus. 2. Mesyuarat JKPPIPG 3. Melaksanakan pelan risiko jika ada. 1. Menyemak pendaftaran kursus. 2. Menyemak status penghantaran e- BKKP. 3. Menganalisis pencapaian kerja kursus pelajar dalam Sistem items. 4. Pengesahan keputusan oleh ahli mesyuarat. 1. Mendapatkan maklumat program, bidang dan kursus yang ditawarkan mengikut semester semasa daripada SUA. 2. Menerima enrolmen terkini daripada HEP. 3. Mendapatkan maklumat pensyarah yang mengajar daripada Ketua Jabatan 4, Berbincang dengan Pengerusi (Tarikh, masa dan tempat). 5. Mengkaji dan menyediakan Pelan Risiko. 1. Menyemak dan mengemaskini maklumat program, bidang dan kursus ke dalam Sistem items. 2. Melengkapkan pendaftaran kursus. 3. Memasukkan dan menyemak markah. 4. Menghantar BKKP kepada Unit Peperiksaan dan Penilaian. 5. Membentangkan laporan keputusan kerja kursus serta analisis kehadiran dan kes-kes tatatertib (jika ada). 6. Membentangkan keputusan mengikut program semester. 7. Pemulangan skrip ke Unit Peperiksaan dan Penilaian.

8 MUKA SURAT : 8/ PROSES KERJA 6.1 PENDAFTARAN KURSUS SUA Mendapatkan maklumat program, bidang dan kursus yang ditawarkan mengikut semester semasa daripada PPA Surat/Memo Menyemak dan mengemaskini maklumat program, bidang dan kursus ke dalam Sistem items Sistem dalam talian Memaklumkan kepada pelajar tarikh mula dan tamat pendaftaran kursus Memo/Makluman dalam talian PELAJAR Pelajar melengkapkan pendaftaran kursus. Analisis pendaftaran Menyemak dan mengesahkan pendaftaran kursus oleh pelajar PENSYARAH Ya Ya Pensyarah melengkapkan pendaftaran kursus. Menyemak dan mengesahkan pendaftaran kursus oleh pensyarah Sistem dalam talian Sistem dalam talian

9 MUKA SURAT : 9/ PENDAFTARAN e-bkkp Mendapatkan maklumat pensyarah yang mengajar daripada Ketua Jabatan. Memo KJA/KoKu/KuPr Memasukkan maklumat pensyarah ke dalam e-bkkp Sistem items. e BKKP Pensyarah Pensyarah memasukkan dan menyemak markah. e BKKP KJA/KuKo/KuPr Ketua Pemeriksa/ Pemeriksa Ya Pengesahan markah oleh Ketua Jabatan/Ketua Pemeriksa/Timbalan Pengarah. Ketua Pemeriksa/Pemeriksa mencetak BKKP. e BKKP BKKP LAM PT Ketua Jabatan Akademik/ Penyelaras Ketua Jabatan/ Penyelaras Peperiksaan Jabatan/ Unit menghantar BKKP yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan ke Unit BKKP LAM PT-07-01

10 MUKA SURAT : 10/ PENDAFTARAN KELAYAKAN MENDUDUKI PEPERIKSAAN Berbincang dengan PA IPG (Tarikh, masa dan tempat) KJ AKADEMIK/KU KOKU KJ AKADEMIK/KU KOKU KJ HEP Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat. KJ Akademik/ KU Kokurikulum melaporkan dan membentangkan kesempurnaaan kerja kursus yang ditawarkan mengikut program semester. KJ Akademik/ KJ HEP KU Kokurikulum melaporkan dan membentangkan analisis kehadiran yang ditawarkan mengikut program semester. KJ HEP melaporkan kes-kes tatatertib (jika ada). Surat/ Memo Analisis KK Analisis Kehadiran Laporan tatatertib Minit mesyuarat

11 MUKA SURAT : 11/ PENDAFTARAN PENGESAHAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN Berbincang dengan PA IPG (Tarikh, masa dan tempat) Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepadaahli mesyuarat Surat/Memo AHLI MESYUARAT JKPPIPG melaporkan dan membentangkan keputusan setiap kursus yang ditawarkan mengikut program semester. Pengesahan keputusan oleh ahli mesyuarat. Analisis Keputusan Minit mesyuarat

12 MUKA SURAT : 12/ JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN/ PERLANTIKAN PEMANTAU, KETUA PENGAWAS DAN PENGAWAS JPP Menerima Draf Jadual Waktu Peperiksaan daripada IPGM Emel Menyemak draf jadual waktu dengan kursus program dan inden calon Memastikan senarai kursus dan inden sesuai dengan Draf Jadual Waktu Ya Terima Jadual Waktu muktamad daripada IPGM Surat Rektor Menyemak dan dan menyusun Jadual Waktu Peperiksaan mengikut kursus/program pengajian yang terlibat di IPGK KJA/KU Mendapatkan pencalonan pengawas daripada KJA/KU Memo/ emel Menyediakan Jadual Pengawasan Pemantau/Ketua Pengawas/Pengawas Sistem dalam talian /PP Mengedar satu salinan jadual pengawasan kepada Ketua Jabatan Akademik/Unit Memo drp pengarah/ emel /PP/PO /PELAJAR Mengedar satu salinan jadual waktu dan mempamerkan di papan kenyataan dan portal IPGK Memo pengarah /portal

13 MUKA SURAT : 13/ PENERIMAAN KERTAS SOALAN / BAHAN PEPERIKSAAN JPP/ Menerima kertas/bahan daripada Percetakan IPGM Memo Memastikan bungkusan/kotak dan bilangannya berkeadaan baik dan akur dengan surat/slip penghantaran Lampiran senarai penghantaran Membuka dan menyemak bungkusan/kotak berkenaan dalam bilik kebal Memastikan bahan dokumen yang diterima betul Inden PP Ya Menyusun sampulsampul kertas soalan dalam bilik kebal Jadual waktu Memaklumkan penerimaan bahan/dokumen kepada Pengarah / Timbalan Pengarah IPGK Surat, Borang Penerimaan APJW

14 MUKA SURAT : 14/ TAKLIMAT PEPERIKSAAN / kepada P Mengedar dan memklumkan taklimat kepada Ketua Pengawas Memo/ Emel /PP Taklimat pengawasan oleh Analisa Kehadiran semua hadir taklimat Memo tidak hadir Ya. memberi taklimat pengawasan kepada pengawas 30 min sebelum bermula Bahan ringkas taklimat

15 MUKA SURAT : 15/ TAKLIMAT PEPERIKSAAN CALON Mengedar dan memklumkan taklimat kepada calon Memo/ Portal /PP Taklimat pelaksanaan kepada calon Ya Merekod kehadiran calon mengikut kumpulan Analisis Kehadiran/ tidak hadir slip tidak boleh dicetak PELAJAR / CALON Cetak slip Kelayakan menduduki Sistem atas talian

16 MUKA SURAT : 16/ PENGAMBILAN DAN PEMULANGAN BAHAN PEPERIKSAAN Menyediakan dan bahan peralatan Beg Sulit / Bekas / Bakul Menyerahkan bahan dan peralatan kepada / Merekod penyerahan bahan Bukti / Rekod pengambilan Ya Menyemak dan memastikan kertas soalan adalah betul Jadual Peperiksaan Memberi taklimat ringkas kepada P & pengawas Memastikan perjalanan dan pelaksanaan berjalan lancar Menerima dan merekod bahan dan peralatan daripada setelah tamat Buku / Rekod penerimaan bahan /PP Memastikan bahan dan perlalatan mencukupi Mengklasifikasikan skrip calon untuk pemeriksaan skrip / simpan di bilik kebal Rekod bahan masuk bilik kebal

17 MUKA SURAT : 17/ MEMULAKAN PEPERIKSAAN P Mengedarkan kertas jawapan dan bahan-bahan yang berkaitan ke setiap meja calon Bahan Membuka sampul buku soalan di hadapan calon dan menandatagani sampul Sampul buku soaln Menyemak dan mengira buku soalan Cukup? / Buku soalan betul? Jadual Peperiksaan / Inden / Ya Buat salinan di UPP Berurusan dengan P Mengedarkan buku soalan Buku soalan Calon Memberi taklimat ringkas kepada calon Mengarahkan calon menyemak buku soalan Mengumumkan bermula Jam dinding

18 MUKA SURAT : 18/ MENGAWAS SEMASA PEPERIKSAAN P P Menyemak butiran calon Mengawasi calon menjawab soalan Slip kelayakan calon/ Kad Pengenalan/ Kad Matrik/ BKC / Membuat pengumuman mulai saat ini calon tidak dibenarkan meninggalkan dewan/bilik Membuat pengumuman masa tinggal 5 min, semak butiran pada buku jawapan Memberi arahan berhenti menulis buku jawapan dan buku soalan akan dipungut Arahan tidak dibenarkan meninggalkan dewan/bilik 30 min slps bermula dan 15 min sebelum tamat P Ya Mengira dan menyusun buku jawapan mengikut angka giliran seterusnya membungkus dan melakri sampul buku jawapan Pastikan bilangan skrip yang tepat dgn BKC Sampul skrip Mengarahkan calon keluar dari dewan/bilik /PP Menyerahkan skrip dan bahan-bahan ke UPP Sampul skrip, BKC dan bahan- bahan

19 MUKA SURAT : 19/ REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Prosedur Kualiti Teras: Pengurusan Peperiksaan Pejabat Sehingga dipinda IPGM-PPK-PT Akta Rahsia Rasmi 1972 Pejabat 1 Tahun - 3. BIKP Bilik Kebal Sepanjang Hayat - 4. Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan (BKKP) Pejabat 5 Tahun LAM-PT Borang Kehadiran Calon Pejabat 5 Tahun LAM-PT Jadual Markah Pejabat 1 Tahun LAM-PT Buku Daftar Rekod Bilik Kebal 8. Jadual Pengawasan Peperiksaan Bilik Kebal Pejabat 3 Tahun 6 bulan 9. Jadual Waktu Peperiksaan Pejabat 6 bulan 10. Laporan Ketua Pengawas Pejabat 6 bulan 11. Laporan Penyelewengan Pejabat 1 Tahun 12. Minit Mesyuarat JKPPIPG Pejabat 5 Tahun 13. Salinan Transkrip Akhir Pejabat / JPP IPGM Sepanjang Hayat Skema Pemarkahan Bilik Kebal Setahun selepas tamat program 15. Skrip Jawapan Peperiksaan Pejabat Setahun selepas tamat program - -

20 MUKA SURAT : 20/ Surat Makluman Jadual Waktu Peperiksaan ke IPG JPP & Pejabat Setahun selepas tamat program Surat Makluman Kepada Calon Gagal Peperiksaan Pejabat Setahun selepas tamat program Surat Panggilan Mesyuarat JKPPIPG Pejabat Setahun selepas tamat program Surat Perlantikan Ketua Pengawas dan Pengawas Peperiksaan Pejabat Setahun selepas tamat program -