Nama: MAZLAN BIN MOHAMAD Nama: DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN. Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL

Transkripsi

1 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 1/9 Disediakan oleh Diluluskan oleh Nama MAZLAN BIN MOHAMAD Nama DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN Jawatan KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh 15 FEBRUARI 2008 Tarikh 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 2/9 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan Latihan Pembangunan Staf (LPS) Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan semua Institut Pendidikan Guru (IPG) dilaksanakan mengikut tatacara yang ditetapkan dengan mengambil kira peruntukan yang diterima bagi memenuhi keperluan kepakaran untuk bidang tugas BPG dan semua institut perguruan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh BPG dan IPG untuk semua pegawai/pensyarah/staf bagi kursus yang dikendalikan secara dalaman anjuran BPG/IPG serta kursus-kursus luaran yang ditawarkan oleh jabatan/agensi luar yang lain (kerajaan dan swasta) yang diluluskan oleh BPG. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK Senarai Perancangan LPS-BPG / LPS-IPG (Jadual Pelaksanaan Tarikh Kursus LPS). 3.3 Akta Pendidikan, Pekeliling Perkhidmatan yang terkini,fail Meja, Portfolio dan lain-lain dokumen sokongan yang lain 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah Latihan Pembangunan Staf (LPS) ialah semua kursus, seminar, bengkel, konferens, aktiviti latihan dan forum yang dikendalikan oleh mana-mana Unit di BPG atau Jabatan di IPG serta semua kursus luaran yang ditawarkan oleh jabatan kerajaan atau institusi swasta atau agensi lain yang diluluskan oleh BPG Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Institut Pendidikan Guru bagi menyelaraskan segala aktiviti

3 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 3/9 pembangunan staf dan kursus dalam perkhidmatan di institut perguruan masing-masing Penyelaras Kursus Dalaman (PKD) ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah institut bagi merancang dan melaksanakan segala aktiviti latihan pembangunan staf untuk pensyarah di institut perguruan masing-masing Majlis Profesional Pengurusan dan Pentadbiran Institut (MPPPIBPG) ialah jawatankuasa tertinggi di peringkat Institut Pendidikan Guru yang di pengerusikan oleh Pengarah/Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru dan ahli-ahlinya terdiri daripada KJ, KUG, KULDP, KUP, KUPr, KUKP, Pegawai Sumber, dan Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif. Setiausaha Majlis ini terdiri daripada seorang pensyarah yang dilantik. Mesyuarat diadakan sekurang-kurangnya empat kali dalam tempoh satu tahun Majlis Profesionalisme Pengurusan dan Pentadbiran BPG ialah jawatankuasa di peringkat BPG yang dipengerusikan oleh Pengarah Pendidikan Guru dan anggotanya terdiri daripada semua Ketua Unit Ketua Subunit Latihan Pembangunan Staf ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Pendidikan Guru bagi merancang dan melaksanakan aktiviti Latihan Pembangunan Staf (LPS) yang dikenal pasti mengikut keperluan untuk pegawai BPG dan pensyarah institut perguruan serta menyelaras segala aktiviti LPS Unit-Unit di BPG dan menyelaras aktiviti LPS bagi pensyarah IPG Ketua Penolong Pengarah ialah Ketua-ketua Unit Bahagian Pendidikan Guru Bahagian Pendidikan Guru ialah satu bahagian di Kementerian Pelajaran Malaysia yang bertanggungjawab terhadap latihan perguruan IPG Ketua Jabatan ialah pensyarah kanan/pensyarah yang dilantik oleh Pengarah Pendidikan Guru untuk mengurus sesebuah Jabatan.

4 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 4/ Kursus Dalaman ialah semua kursus yang dianjurkan oleh BPG / yang dikelolakan oleh sesebuah Jabatan di IPG Kursus Luaran ialah semua kursus pendek yang ditawarkan oleh Agensi Luar (Jabatan kerajaan atau institusi swasta atau agensi lain) Penganjur Kursus ialah Unit di BPG dan Jabatan di IPG yang dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan sesuatu kursus Peserta Kursus Luar ialah pegawai BPG, pensyarah atau staf sokongan IPG yang mengikuti kursus anjuran agensi luar Unit BPG ialah semua unit di BPG iaitu Unit DPP, Unit KDP, Unit KUR, Unit PEN, Unit HEP, Unit PIPG, Unit PPP, Unit TMK dan Unit R&D Jabatan ialah jabatan dan unit di institut perguruan Ketua Unit Kokurikulum ialah pensyarah kanan/pensyarah yang dilantik oleh Pengarah Institut Pendidikan Guru untuk mengurus gerak kerja kokurikulum institut.

5 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 5/9 4.2 Singkatan TPPG LDP Timbalan Pengarah Pendidikan Guru Sektor Pengurusan dan Latihan Dalam Perkhidmatan BPG Bahagian Pendidikan Guru BPG/IPM Bahagian Pendidikan Guru/ Institut Perguruan Malaysia KDP Kursus Dalam Perkhidmatan KJ Ketua Jabatan KPP Ketua Penolong Pengarah KS LPS Ketua Sub Unit Latihan Pembangunan Staf LPS Latihan Pembangunan Staf MPPP Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran PE/ PEK Pegawai Eksekutif/ Pegawai Eksekutif Kanan PKD Penyelaras Kursus Dalaman PLP Pengurusan Latihan Perguruan KUK Ketua Unit Kokurikulum KULDP Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan

6 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 6/9 MENGENAL PASTI TAHAP KEPAKARAN TPPG -LDP/ Pengarah Institut KPP-KDP/ KS LPS / KULDP/PKD TPPG-LDP//Pengarah KPP,KJ,PKD, KUG dan PEK/ PE 1. Mengarahkan semua KPP, KJ, PEK/PE untuk meminta pegawai/pensyarah/staf bawah pentadbiran mereka supaya melengkapkan Borang Matriks Kompetensi bagi semua staf sebelum tahun berikutnya. (Rujuk LAM- PUS03-01A/ LAM-PUS03-01B/ LAM-PUS03-01C). 2. Menerima Borang Matriks Kompetensi daripada semua KPP/KJ/PEK/PE untuk dibuat analisis bagi menentukan jurang tahap kepakaran semua pegawai/pensyarah/staf dan seterusnya membentangkan laporan analisis tersebut semasa mesyuarat MPPP BPG/MPPP IPG. 3. Mengarahkan semua KPP/KJ//KUG, dan PEK/PE mencadangkan kursus yang sesuai bagi mengurangkan jurang kepakaran pegawai/pensyarah/staf berkenaan. 4. Menyediakan dan menyerahkan Jadual Cadangan/Perancangan Kursus Tahunan (Rujuk LAM- PUS03-02A) dan Format Rangka Kursus LPS BPG/IPG (Rujuk LAM-PUS03-02B) kepada KS LPS/KULDP. 5. Menyediakan satu senarai lengkap kursus yang dicadangkan oleh setiap Unit BPG dan IPG. (LAM- PUS03-02A). 6. Mengemukakan Jadual Cadangan/Perancangan Kursus Tahunan BPG/ IPG semasa mesyuarat MPPP BPG/MPPP IPM untuk dipertimbangkan dan diluluskan pelaksanaannya. (LAM-PUS03-02A) 7. Menyediakan Senarai Perancangan Latihan Pembangunan Staf BPG / IPG (Jadual Cadangan/Perancangan Kursus Tahunan) yang terkini dan mendapatkan tandatangan pengesahan TPPG-LDP/ Pegawai yang diwakilkan / Pengarah. (LAM-PUS03-02A).

7 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 7/9 Tanggungjawab Tindakan 8. Menyediakan dan mengedarkan Senarai Perancangan LPS-BPG / LPS-IPG (Jadual Pelaksanaan Tarikh Kursus LPS) kepada Pengarah, Timbalan Pengarah, KJ, semua penyelaras LPS Unit di BPG, PEK/ PE dan pihak yang memerlukan. 9. Memaklumkan kepada jika ada cadangan tambahan kursus. Penganjur Kursus PENGENDALIAN KURSUS DALAMAN 10. Mengisi dan mengedar surat perlantikan kepada peserta dan fasilitator jika kursus itu merentasi Unit-BPG /Jabatan- IPG. (Rujuk LAM-PUS03-03A). 11. Mengedarkan Borang Pencalonan Peserta kepada KPP/Ketua Jabatan /Ketua Unit. (Rujuk LAM-PUS03-03B). Penganjur Kursus/ KPP/KS LPS/KULDP/ PKD Penganjur Kursus/ 12. Menjalankan kursus yang dirancang. Bagi kursus yang melebihi 12 jam perlu melengkapkan LAM-PUS03-04A & LAM-PUS03-04B jika digugurkan. 13. Memaklumkan kepada KS LPS/ KULDP/PKD jika ada kursus yang dipinda tarikh, dibatalkan atau ditukar dengan kursus lain. 14. Menyediakan dan mengedarkan sijil kehadiran peserta bagi kursus yang dikendalikan melebihi enam jam. 15. Menyediakan laporan (LAM-PUS03-06) termasuk analisis penilaian kursus (LAM-PUS03-04) menggunakan teknik statistik (peratusan/kekerapan) mengikut format laporan kursus. 16. Menyerahkan Laporan Kursus (LAM-PUS03-06) kepada KS LPS/KULDP KPP-KDP/KS LPS/ KULDP/PKD 17. Melaporkan pelaksanaan kursus (LAM-PUS03-06) secara keseluruhan semasa Mesyuarat MPPP BPG/MPPP IPG. PENCALONAN KURSUS LUARAN TPPG -LDP/ Pegawai yang Diwakilkan /Pengarah 18. Menerima maklumat tentang tawaran seminar/ kursus pendek daripada penganjur Agensi Luar (pelbagai sumber Jabatan Kerajaan atau Institusi Swasta).

8 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 8/9 Tanggungjawab Tindakan 19. Memaklumkan dan mengedarkan tawaran kursus kepada KS LPS / KULDP untuk pencalonan berdasarkan analisis Matriks Kompetensi (rujuk LAM-PUS03-01) dan Panduan Kriteria Pemilihan Calon bagi Kursus Anjuran Agensi Luar (LAM-PUS03-08 ). Keputusan muktamad tertakluk kepada keputusan Pengarah. KS LPS/KULDP 20. Menerima pencalonan dan mendapatkan kelulusan pencalonan daripada TPPG -LDP/ Pegawai yang diwakilkan / Pengarah institut kecuali bagi Kursus Luar Negara yang pencalonan / dan pemilihan calonnya dibuat oleh Pengarah BPG. 21. Menghantar kepada penganjur hanya borang pendaftaran yang telah diisi oleh calon yang terpilih atau calon yang dipersetujui oleh Pengarah BPG. 22. Memfailkan salinan borang permohonan calon. 23. Memaklumkan kepada KPP/Pengarah Institut /KJ/PKD/PEK/PE untuk mengadakan kursus dalaman di peringkat BPG/Institut perguruan seperti yang dicadangkan oleh peserta kursus (rujuk LAM-PUS03-07) jika perlu. MEREKOD DALAM BUKU PERKHIDMATAN ( Bagi Kursus yang Ada Sijil) Peserta Kursus PEK/ PE 24. Memaklumkan kepada Pegawai Eksekutif sijil kursus yang diterima supaya direkodkan dalam buku perkhidmatan. PENILAIAN PROGRAM LPS BPG/IPM KSLPS/KULDP/PKD 25. Menerima LAM-PUS03-07* Borang Penilaian Keberkesanan Kursus yang Telah Diikuti Pegawai/Pensyarah/Staf. LAM-PUS03-07 perlu diterima dalam masa dua (2) bulan sekembali peserta daripada berkursus. * LAM-PUS03-07 ini hendaklah digunakan bagi LPS - yang jangka masa kursus melebihi 12 jam Borang LAM-PUS03-09 tidak digunakan lagi dan.diganti dengan borang LAM-PUS Membentangkan Laporan Penilaian Program LPS BPG/IPG bagi satu-satu tahun dalam mesyuarat MPPP BPG/MPPP IPG akhir tahun sebelum merancang program

9 PROSEDUR KUALITI UMUM NO.KELUARAN 05 SOKONGAN NO.PINDAAN 00 TARIKH KUAT KUASA MUKA SURAT 9/9 Tanggungjawab Tindakan LPS tahun yang berikutnya dengan menggunakan borang LAM-PUS Borang LAM-PUS03-10 tidak digunakan lagi.dan diganti dengan borang LAM-PUS REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Keperluan Staf Institut 1 tahun LAM-PUS03-01A LAM-PUS03-01B 2. Jadual Cadangan /Perancangan Kursus Tahunan dan Format Rangka Kursus 3. Surat Pelantikan Peserta/Fasilitator dan Borang Pencalonan Peserta KPP/KDP-BPG/ Penganjur Kursus/ LAM-PUS03-01C 1 tahun LAM-PUS03-02A LAM-PUS03-02B 1 tahun LAM-PUS03-03B LAM-PUS03-03A 4. Borang Penilaian Kursus dan Laporan Kursus 1 tahun LAM-PUS Format laporan kursus LPS BPG/institut 6. Laporan Pegawai/ Kakitangan yang Mengikuti Kursus Luaran 7. Borang Penilaian Keberkesanan Kursus 8. Laporan Penilaian Program LPS 1 tahun LAM-PUS tahun LAM-PUS tahun LAM-PUS tahun LAM-PUS03-08