1. PENGGUNAAN DAN KAWALAN KESELAMATAN BILIK KEBAL BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU (BPG) DAN MAKTAB PENDIDIKAN GURU (MPG)

Transkripsi

1 1. PENGGUNAAN DAN KAWALAN KESELAMATAN BILIK KEBAL BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU (BPG) DAN MAKTAB PENDIDIKAN GURU (MPG) 1.1 Dua buah buku daftar bilik kebal hendaklah diwujudkan bagi merekodkan dua perkara berikut: Buku Daftar Kunci Bilik Kebal yang merekodkan perkaraperkara berikut: A. Senarai kunci dalam bilik kebal. B. Senarai pegawai yang dipertanggungjawabkan memegang kunci dan mengetahui kombinasi nombor bagi membuka pintu bilik kebal serta jangka masanya Buku Daftar Bahan Dalam Bilik Kebal bagi merekodkan bahanbahan yang masuk dan keluar dari bilik kebal, dari siapa diterima dan kepada siapa diserahkan. 1.2 Hanya bahan-bahan seperti berikut perlu disimpan dalam bilik kebal: Kertas soalan peperiksaan; Peraturan Memberi Markah (PMM); Skrip jawapan calon; Lembaran diploma dan sijil; Borang Induk Keputusan Peperiksaan (BIKP); Kertas jawapan peperiksaan; dan Kertas rangsangan ujian objektif atau OMR Bahan-bahan lain yang dikategorikan sebagai bahan TERPERINGKAT. 1.3 Bahan-bahan hendaklah disimpan secara sistematik dan dilabelkan dengan jelas dan mudah dikesan semula. 1.4 Hanya pegawai-pegawai berikut sahaja yang dibenarkan menyimpan kunci atau mengetahui kombinasi nombor bagi membuka bilik kebal: 1

2 1.4.1 Di Bahagian Pendidikan Guru : A. Ketua Penolong Pengarah Unit Peperiksaan dan Penilaian (KPP PEN); dan B. Ketua Subunit Perancangan dan Pengurusan Peperiksaan (RUP) Di Maktab-Maktab: A. Pengarah; dan B. Setiausaha Peperiksaan (SUP). 1.5 Nama pegawai yang menyimpan kunci dan kombinasi nombor kunci perlu direkodkan dalam Buku Daftar Bilik Kebal. 1.6 Kunci atau Kombinasi nombor kunci perlu ditukar apabila salah seorang atau kedua-dua pegawai di tempat-tempat berkenaan bertukar atau bersara. 1.7 Kunci bilik kebal mesti disimpan di tempat yang selamat di bilik pejabat pegawai berkenaan. 1.8 KPP PEN/Pengarah menyimpan satu set kunci bilik kebal serta catatan nombor kombinasinya di tempat yang selamat. 1.9 Bilik kebal perlu sentiasa dikunci selepas memasukkan atau mengeluarkan bahan daripadanya Semua bahan yang dikeluarkan dan dimasukkan dari atau ke dalam bilik kebal perlu direkodkan dalam Buku Daftar Bilik Kebal (Lihat Carta Aliran 1.1, 1.2, 1.3 dan 1.4) Petugas-petugas lain yang membantu kerja-kerja dalam bilik kebal hendaklah diawasi oleh Ketua Subunit RUP( di BPG) atau SUP (institut / maktab). 2

3 Carta Aliran 1.1: MENYERAHKAN BAHAN TERPERINGKAT UNTUK DIMASUKKAN KE DALAM BILIK KEBAL MULA Menyediakan senarai semak serahan Membuat temujanji Membuat pertemuan di kaunter serahan Menyemak senarai item dan bahan serahan Akur? Ya Menyemak/meminda senarai serahan Merekodkan dalam Buku Daftar Bilik Kebal Mengenal pasti jenis bahan dan menentukan lokasi simpanan Melabel dan meletakkan di rak-rak dalam bilik kebal TAMAT 3

4 Carta Aliran 1.2: MENYERAHKAN BAHAN TERPERINGKAT DARI DALAM BILIK KEBAL KEPADA PETUGAS MULA Menyediakan senarai semak serahan Membuat temujanji Membuat pertemuan di kaunter serahan Membuka dan mengambil bahan dalam bilik kebal 1 Penyemakan bersama antara pegawai yang menyerah dan pegawai yang menerima Menyemak 1 senarai item dan bahan serahan Akur? Ya Merekodkan serahan dalam Daftar Bilik Kebal Menyemak/meminda senarai serahan 2 Oleh kedua-dua pegawai yang menyerah dan pegawai yang menerima. Menandatangani 2 rekod serahan dalam Buku Daftar Bilik Kebal TAMAT 4

5 Carta Aliran 1.3: MENGURUSKAN PENGIRIMAN DOKUMEN TERPERINGKAT MULA 1 Nyatakan dengan jelas maklumat tentang dokumen tersebut. Mengenal pasti bilangan dan Jenis dokumen 1 2 Surat asal untuk penerima dokumen dan salinannya disimpan dalam fail SULIT Menyediakan surat iringan 2 3 Dituliskan penerimanya dan ditandakan SULIT Memasukkan ke dalam Sampul pertama 3 Melakri sampul pertama 5 Catatkan penerimadan alamatnya serta nombor failnya lalu digam seperti surat biasa. Memasukkan ke dalam sampul kedua 5. Menghubungi pihak pengurus penghantaran 6 Penyerahan hendaklah direkodkan dalam Buku Daftar Bilik Kebal. Menyerahkan 6 dokumen kepada pihak pengurus hantaran TAMAT 5

6 Carta Aliran 1.4. MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT DARI SUATU TEMPAT KE SUATU TEMPAT MULA 1 Sesuaikan bilangan dan ketebalan dokumen dengan sampul. Masukkan dokumen ke dalam sampul 1 Kedap/Lakrikan sampul berkenaan 2 Penerima dokumen yang ditetapkan. Catatkan penerima 2 dokumen Memasukkan sampul berlakri/kedap ke dalam sampul kedua 3 / beg yang berkunci 3 Catatkan penerima dokumen. 4 Pegawai hendaklah memastikan beg tersebut sentiasa berkunci dan dalam kawalannya. Memulakan perjalanan 4 4 Jika menaiki kapal terbang, beg tersebut hendaklah diletakkan di ruang penyimpanan di atas yang dapat diperhatikan. 5 Sebaik tiba di destinasi. Menyerahkan 5 dokumen kepada pegawai penerima 6 6 Yang telah ditentukan. TAMAT 6

7 2. PENGGUBALAN DAN PENGEDARAN JADUAL PENENTUAN TUGASAN (JPT) (Lihat Carta Aliran 2.0): 2.1 JPT hendaklah digubal untuk menjadi garis panduan dalam mengendalikan kerja kursus di institut/ maktab perguruan. Berikut adalah dua bentuk kerja kursus yang dilaksanakan: Kerja Kursus Berasaskan Ilmu (KKBI) bagi subjek-subjek pengkhususan dan Ilmu Pendidikan. Speksifikasi hasil pembelajaran bagi KKBI ini digubal di peringkat BPG. JPT dan PMM bagi KKB digubal di peringkat Maktab Kerja kursus bagi subjek-subjek dalam komponen dinamika keguruan dan elektif. JPT bagi kerja-kerja kursus ini digubal di peringkat maktab. 2.2 Penggubalan JPT di peringkat BPG, ahli panelnya dilantik secara rasmi oleh Pengarah BPG, berasaskan cadangan Pengarah- Pengarah maktab. 2.3 Penggubalan JPT di peringkat maktab, ahli panelnya dilantik secara rasmi oleh Pengarah maktab, berasaskan cadangan Ketua-Ketua Jabatan. 2.4 Penggubalan JPT di peringkat maktab dilaksanakan secara pengupayaan di bawah kelolaan Ketua-Ketua Jabatan masingmasing. 2.5 Antara kandungan yang perlu dimasukkan dalam JPT ialah: Wajaran antara kerja kursus dan peperiksaan bertulis Ringkasan pengagihan topik dengan cara penilaian (Ujian, Kuiz, esei, laporan pemerhatian dan seumpamanya) Format kerja kursus Struktur Penilaian Jadual kerja pengurusan kerja kursus. 7

8 Carta Aliran 2.0: PENGGUBALAN JADUAL PENENTUAN UJIAN (JPT) MULA Meneliti kurikulum dan struktur kursus 1 Perlantikan adalah SULIT. Mengenal pasti komponen yang perlu dinilai melalui kerja kursus dan taksiran. Mengenal pasti dan melantik 1 ahli panel Merancangkan mesyuarat penggubalan draf JPT dan PMM Mengendalikan mesyuarat penggubalan draf JPT dan PMM Menyusun draf JPT dan PMM Mengendalikan mesyuarat penyemakan draf JPT dan PMM Menyunting JPT dan PMM Mencetak JPT dan PMM Mengedarkan JPT dan PMM TAMAT 8

9 3. PENGENDALIAN KERJA KURSUS TERMASUK KERJA KURSUS BERASASKAN ILMU (Lihat Carta Aliran 3.0) 3.1 Semua kerja kursus termasuk KKBI dan taksiran hendaklah dirancangkan dengan teliti. Garis panduan dan jadual kerjanya hendaklah disediakan dan diedarkan kepada semua pelajar. 3.2 Jadual kerja serta aktiviti yang berkait dengan kerja kursus hendaklah diselaraskan dalam mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kursus (termasuk KKBI) peringkat maktab. 3.3 Salinan Jadual Kerja Kursus hendaklah disimpan oleh Pengarah, Ketua Jabatan dan Setiausaha Peperiksaan. 3.4 Semua tugasan kerja kursus mesti dinyatakan dalam Jadual Penentuan Tugasan Kerja Kursus. 3.5 Jadual Penentuan Tugasan Kerja Kursus dan Jadual Penentuan Taksiran dirancang oleh Jabatan mata pelajaran masing-masing mengikut Garis Panduan, yang akan dikemaskinikan dari semasa ke semasa. 3.6 Ahli panel penggubalan JPT dan PMM setiap mata pelajaran dilantik oleh Pengarah berdasarkan pencalonan Ketua Jabatan. 3.7 Salinan JPT dan PMM disimpan oleh Ketua Jabatan mata pelajaran masing-masing. 3.8 Salinan JPT dan PMM hendaklah diserah kepada Penyelaras Kerja Kursus untuk tujuan penyelarasan di peringkat maktab. 3.9 Penilaian mesti dilaksanakan mengikut kriteria dalam Peraturan Memberi Markah (PMM) Sebanyak 10 sampel / (bilangan mengikut keperluan) perlu dipilih daripada setiap pemeriksa untuk tujuan penyelarasan Mesyuarat penyelarasan peringkat Jabatan dipengerusikan oleh Ketua Jabatan atau Penyelaras KKBI dan dihadiri oleh semua pensyarah yang terlibat dengan pelaksanaan dan penilaian KKBI mata pelajaran berkenaan Setiap sampelan mesti disemak oleh seorang moderator berpandukan kriteria dalam PMM dan JPT seperti yang dinyatakan dalam Peraturan Moderasi Kerja Kursus Berasaskan Ilmu, yang akan dikemaskinikan dari semasa ke semasa. 9

10 3.13 Moderator mata pelajaran dilantik oleh Pengarah Maktab Pelaksanaan kerja kursus dimaklumkan kepada pihak BPG oleh Penyelaras Kerja Kursus Markah kerja kursus hendaklah diserahkan oleh KJ berkenaan kepada SUP tiga minggu sebelum peperiksaan bertulis bermula SUP hendaklah memasukkan markah kerja kursus tersebut ke dalam BIKP KJ berkenaan hendaklah membentangkan markah kerja kursus tersebut sebagai satu daripada agenda Mesyuarat JKPPMPG untuk membincangkan kelayakan calon menduduki peperiksaan. 10

11 Carta Aliran 3.0: PENGENDALIAN KERJA KURSUS TERMASUK KERJA KURSUS BERASASKAN ILMU (KKBI) MULA Meneliti JPT Mengenal pasti topik-topik yang dinilai melalui Kerja Kursus Menentukan objektif pembelajaran Menentukan Peraturan Memberi Markah (PMM) Menetukan jadual pelaksanaan tugasan Memberikan taklimat tugasan kepada calon Melaksanakan interaksi bimbingan berperingkat. Menilai hasilan secara berperingkat Menepati Spesifikasi? Ya Melaksanakan Penilaian akhir hasilan kerja kursus. Melaksanakan sesi refleksi Lulus? Ya Melaksanakan sesi refleksi terakhir TAMAT 11

12 4. PENGGUBALAN DAN PENGEDARAN JADUAL PENENTUAN UJIAN (JPU) (Lihat Carta Aliran 4.0) 4.1 Unit PEN, BPG hendaklah mendapatkan cadangan nama ahli panel daripada Pengarah Maktab. 4.2 Ahli panel penggubalan JPU hendaklah dilantik secara rasmi oleh Pengarah BPG. 4.3 Unit PEN, BPG hendaklah memilih tempat yang sesuai untuk menjalankan mesyuarat penggubalan JPU. 4.4 Mesyuarat penggubalan JPU hendaklah dijalankan di tempat yang tertutup. 4.5 Ahli-ahli panel dikehendaki menandatangani Akta Rahsia 88 dan Borang 1/ JPU atau mana-mana bahagian daripadanya, dalam bentuk bercetak atau dalam disket komputer tidak boleh dibawa keluar semasa proses penggubalan dijalankan. 4.7 Pegawai penyelaras sesebuah panel JPU hendaklah memastikan tiada sebarang bentuk salinan ditinggalkan di dalam Hard Disk dan memori komputer yang digunakan. 4.8 Kertas-kertas draf yang telah ditulis dan tidak diperlukan lagi mesti dimusnahkan dengan SEGERA di bawah pengawasan pegawai yang dipertanggungjawabkan. 4.9 Muka depan JPU hendaklah dicetak dengan perkataan TERHAD mengikut prosedur keselamatan JPU hanya boleh disimpan oleh Pengarah,Timbalan Pengarah,Ketua Jabatan (mata pelajaran berkenaan) dan SUP di tempat yang selamat Pengedaran JPU terhad kepada pensyarah penggubal soalan mata pelajaran berkenaan sahaja. Pensyarah berkenaan hanya boleh dibekalkan bahagian JPU yang berkaitan dengan tugasan yang diperuntukkan kepadanya sahaja. 12

13 4.12 Pensyarah yang terlibat dengan penggubalan soalan, dikehendaki memulangkan JPU tersebut kepada Ketua Jabatannya, selepas proses penggubalan soalan dijalankan Pensyarah yang menerima JPU tidak boleh membuat salinan JPU itu dengan apa jua cara sekalipun. 13

14 Carta Aliran 4.0: PENGGUBALAN JADUAL PENENTUAN UJIAN (JPU) MULA Meneliti kurikulum dan struktur kursus Mengenal pasti komponen yang perlu dinilai melalui peperiksaan bertulis Mengenal pasti ahli panel Merancang dan melaksanakan mesyuarat penggubalan draf JPU Menyusun draf JPU Mengenal pasti ahli panel penyemakan draf JPU Merancang dan melaksanakan mesyuarat penyemakan draf JPU Menyunting JPU Mencetak JPU Mengedarkan JPU TAMAT 14

15 5. PENGGUBALAN DRAF SOALAN PEPERIKSAAN DAN PERATURAN MEMBERI MARKAH (PMM) (Lihat Carta Aliran 5.1 dan 5.2) 5.1 kpenggubalan kertas soalan peperiksaan dan PMM diadakan dalam tiga peringkat: Peringkat Jabatan di Maktab; Peringkat Maktab; dan Peringkat BPG. 5.2 Ahli panel penggubalan peringkat jabatan dilantik oleh Pengarah Maktab. 5.3 Ahli panel dikehendaki menandatangani Akta Rahsia 88 dan Borang 1/ Segala perbincangan dan hasilan mesyuarat adalah SULIT. 5.5 Mesyuarat penggubalan soalan peperiksaan dan PMM hendaklah dijalankan di tempat yang tertutup. 5.6 Proses penyediaan draf soalan peperiksaan dan PMM mesti dijalankan di bilik mesyuarat yang terkawal keselamatannya. 5.7 Draf soalan peperiksaan dan PMM atau mana-mana bahagian daripadanya dalam apa bentuk jua tidak boleh dibawa keluar dari bilik penggubalan. 5.8 Kertas draf soalan peperiksaan yang tidak diperlukan lagi mesti dimusnahkan dengan segera di bawah pengawasan pegawai yang dipertanggungjawabkan. 5.9 Mana-mana komputer yang boleh digunakan oleh guru pelatih tidak boleh digunakan untuk menaip soalan peperiksaan Selepas selesai menaip pastikan tiada sebarang salinan ditinggalkan dalam "Hard Disk" dan dalam memori komputer 5.11 Peraturan menggunakan komputer milik sendiri adalah tertakluk kepada perkara 4.10 di atas Kertas draf soalan peperiksaan dan PMM mesti disediakan sebanyak 6 salinan untuk kegunaan panel penyemakan peringkat maktab. 15

16 Carta Aliran 5.1: PENGGUBALAN KERTAS SOALAN DAN PERATURAN MEMBERI MARKAH (PMM) PERINGKAT BPG MULA Merancangkan jadual kerja penggubalan kertas soalan. 1 Hendaklah diselaraskan dengan inden kertas peperiksaan. 2 Suratnya hendaklah disertakan jadual kerja penggubalan kertas soalan. Menyediakan senarai semak 1 kertas-kertas soalan Meminta draf soalan daripada maktab 2 Mengumpul draf soalan daripada maktab Menyemak draf kertas soalan berpandukan senarai semak Akur? Ya Merancang dan melaksanakan mesyuarat penggubalan draf ketrtas soalan peperiksaan Menghubungi pihak maktab berkenaan 3 Dari segi format Menyusun 3 draf ketrtas soalan peperiksaan Mengenal pasti ahli panel penyemakan draf kertas soalan peperiksaan Merancang dan melaksanakan mesyuarat penyemakan draf draf ketrtas soalan peperiksaan Menyunting ketrtas soalan peperiksaan Menyerahkan kepada Subunit RUP untuk percetakan TAMAT 16

17 Carta Aliran 5.2: PENGGUBALAN DRAF KERTAS SOALAN DAN DRAF PERATURAN MEMBERI MARKAH (PMM) PERINGKAT MAKTAB MULA Meneliti surat dan jadual kerja penggubalan kertas soalan dari BPG 1 Peringkat Jabatan di maktab Merancang dan melaksanakan mesyuarat 1 penggubalan draf kertas soalan dan PMM Mesyuarat kawalan mutu 1 penggubalan draf kertas soalan dan PMM Menepati Spesifikasi? Memperbaiki draf soalan dan PMM Ya 2 Peringkat maktab. Merancang dan melaksanakan mesyuarat penyemakan 2 draf soalan dan PMM Menepati Spesifikasi? Ya Memperbaiki draf soalan dan PMM Menyerahkan kepada SUP untuk proses penghantarannya ke BPG TAMAT 17

18 6. PENGIRIMAN DRAF SOALAN PEPERIKSAAN DAN PMM KE BPG 6.1 Draf akhir kertas soalan peperiksaan dan PMM mestilah disediakan dalam 3 salinan untuk dihantar ke Unit PEN, BPG. 6.2 Draf akhir kertas soalan peperiksaan dan PMM yang telah dimurnikan di peringkat maktab perlu dicop nama maktab. 6.3 Semua pengiriman draf soalan peperiksaan dan PMM hendaklah dihantar melalui SUP. 6.4 Penghantaran boleh dibuat melalui perkhidmatan kurier (lihat Carta Aliran 1.3) atau melalui pegawai yang dipertanggungjawabkan (lihat Carta Aliran 1.4). 6.5 Jika draf soalan peperiksaan dan PMM dibawa oleh ahli panel penggubal BPG atau wakil maktab, ia hendaklah sentiasa berada dalam kawalan pegawai tersebut. 6.6 Draf kertas soalan peperiksaan dan PMM tidak boleh dikirimkan melalui faks atau Salinan draf soalan peperiksaan dan PMM dalam apa-apa juga bentuk tidak boleh disimpan oleh mana-mana pihak kecuali di bilik kebal SUP atau Unit PEN. 18

19 7. PENYEDIAAN KERTAS SOALAN DAN PERATURAN MEMBERI MARKAH DI PERINGKAT PUSAT 7.1 Penggubalan Soalan Peperiksaan Dan PMM (Lihat Carta Aliran 7.0): Panel Penggubal Soalan di peringkat pusat dilantik oleh Pengarah BPG berdasarkan pencalonan Pengarah maktab Pencalonan dan perlantikan Panel Penggubal Soalan adalah SULIT Proses transformasi kertas soalan kepada versi Braille dilakukan di peringkat pusat sahaja Penggubalan soalan peperiksaan yang dikelolakan oleh Unit PEN, BPG boleh dilaksanakan sama ada di premis BPG, maktab atau tempat lain yang ditetapkan. A. Penggubalan di premis BPG atau Maktab: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Semua draf soalan dan PMM mesti disimpan di bilik kebal pada selepas tamat sesi mesyuarat penggubalan pada hari berkenaan. Pada waktu rehat, hendaklah ada seorang pegawai dipertanggungjawabkan untuk mengawasi bilik mesyuarat. Semua draf soalan dan PMM atau mana-mana bahagian daripadanya tidak boleh dibawa keluar dari bilik mesyuarat; kecuali oleh pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan membuat salinan untuk kegunaan mesyuarat panel penggubalan tersebut sahaja. Pegawai yang dipertanggungjawabkan membuat salinan fotostat atau yang seumpamanya hendaklah sentiasa berwaspada bagi memastikan bahan tersebut tidak bocor. Bilik mesyuarat mestilah dikunci apabila semua pegawai yang terlibat keluar dari bilik berkenaan. Kunci bilik mesyuarat hanya boleh dipegang oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan sahaja. (vi) Kertas-kertas yang telah ditulis tetapi tidak diperlukan lagi hendaklah dimusnahkan dengan seberapa segera. 19

20 B. Penggubalan di premis Lain : (i) (ii) (iii) (iv) (v) Semua draf soalan dan PMM hendaklah disimpan dalam kabinet besi berkunci pada waktu rehat dan selepas tamat sesi penggubalan pada hari berkenaan. Pegawai penyelaras hendaklah memastikan pihak pengurusan premis berkenaan boleh menyediakan kemudahan tersebut. Kabinet besi itu hendaklah ditempatkan di bilik urusetia mesyuarat. Seorang pegawai hendaklah dipertanggungjawabkan bagi memegang kunci-kunci kabinet besi dan bilik urusetia mesyuarat berkenaan. Kunci untuk kabinet besi tersebut hendaklah disediakan oleh BPG dan kuncinya hanya boleh dipegang oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan sahaja. Peraturan-peraturan A (I) hingga A (vi) juga terpakai untuk mesyuarat penggubalan di premis lain. Peraturan penaipan dan penggunaan komputer adalah merujuk kepada perkara Penyuntingan Kertas Soalan Dan PMM Satu panel penggubalan yang terdiri daripada 4 orang pensyarah kanan akan meneliti, memilih atau mengubahsuai dan membina dua set kertas soalan dan PMM Draf kertas soalan dan PMM yang telah digubal akan disemak oleh Panel Penyemakan Profesional I. Panel ini terdiri daripada pegawai penyelaras BPG dan 1 atau 2 orang pensyarah pakar setiap mata pelajaran Draf semakan akan diteliti semula oleh panel penyemakan secara kumpulan yang terdiri daripada pegawai-pegawai penyelaras di Unit PEN, BPG Draf akhir kertas soalan dan PMM akan diteliti oleh Panel Penyemakan Profesional II. Ahli panel ini terdiri daripada pegawai penyelaras dan 1 atau 2 pensyarah pakar mata pelajaran, selain daripada ahli panel pertama tadi Penyuntingan draf akhir kertas soalan dan PMM hendaklah dilakukan mengikut Panduan Penggubalan Soalan Peperiksaan. 20

21 Carta Aliran 7.0: MENGENDALIKAN PENGGUBALAN KERTAS SOALAN DAN PERATURAN MEMBERI MARKAH (PMM) PERINGKAT PUSAT MULA 1 Tiga perkara: JPU, tugasan yang hendak dilaksanakan dan jadual kerja. Perlantikan penggubal soalan 1 Mesyuarat penggubalan draf kertas soalan peperiksaan dan PMM Menyusun draf pertama Penyemakan profesional pertama Lulus? Suntingan semula Ya Penyuntingan draf kedua Penyemakan Profesional kedua Lulus? Ya Menyerahkan kepada Subunit RUP untuk percetakan Suntingan semula 2 Dari segi format Menyusun 2 manuskrip kertas Soalan peperiksaan TAMAT 21

22 8. PENGURUSAN INDEN KERTAS PEPERIKSAAN 8.1 (lihat Carta Aliran 8.1) Menyediakan format borang dan surat pekeliling meminta inden kertas peperiksaan daripada maktab-maktab Mengirimkan surat pekeliling meminta inden kertas peperiksaan daripada maktab-maktab Mengumpulkan inden dari semua maktab Memastikan inden dari semua maktab diterima Menyemak inden yang diterima mengikut kod kertas peperiksaan Memasukkan data ke dalam format inden kertas peperiksaan mengikut baris kod kertas peperiksaan dan lajur maktab Menjumlahkan inden mengikut kod kertas peperiksaan semua maktab berkenaan. 8.2 Peringkat Maktab (lihat Carta Aliran 8.2) Mendapatkan jumlah enrolmen dari segi pengkhususan daripada Jabatan HEP Menyemak kes-kes tangguh, ulang semester, berhenti kursus dan sebagainya Menyediakan data bilangan calon mengikut kod kertas peperiksaan Menyediakan dan menyemak inden seperti yang diarahkan Mendapatkan pengesahan daripada Pengarah Membuat 2 salinan inden yang telah disahkan oleh Pengarah dan salinan asal dihantar ke Unit PEN, BPG mengikut format dan jadual kerja yang ditetapkan. Salinan kedua difailkan. 22

23 Carta Aliran 8.1: PENGURUSAN INDEN KERTAS PEPERIKSAAN DI BPG MULA Menyediakan borang inden dan surat pekeliling Mengirimkannya ke maktab Mengumpulkan maklum balas inden dari maktab Menyemak inden dari maktab. Cukup? Ya Memasukkan data ke dalam inden induk Makluman ulangan. Mengirimkan inden induk ke maktab untuk pengesahan Mengumpulkan maklum balas inden induk dari maktab Menyemak inden induk dari maktab. Datanya betul? Ya Mengemaskinikan data dalam borang inden induk Makluman ulangan TAMAT 23

24 Carta Aliran 8.2: PENGURUSAN INDEN KERTAS PEPERIKSAAN DI MAKTAB MULA Menerima borang inden daripada Unit PEN, BPG Mendapatkan data enrolmen setiap kertas peperiksaan dari Jab. HEP maktab Memasukkan data ke dalam borang inden Mengembalikan borang inden ke Unit PEN, BPG Menerima serta meneliti inden induk dari BPG Silap Makluman ulangan. Betul Sahkan inden dan buat salinan Mengirimkan inden induk ke Unit PEN, BPG TAMAT 24

25 9. PENCETAKAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN DAN PENGEDARANNYA 9.1 a Subunit Perancangan dan Pengurusan Peperiksaan (RUP) hendaklah merancangkan jadual kerja pengurusan percetakan dan pengagihan kertas soalan untuk diedarkan sebagai makluman kepada semua pihak yang terlibat. 9.2 Pengurusan percetakan kertas soalan peperiksaan adalah sebagaimana dipaparkan dalam Carta Aliran Semua Pegawai Unit Pembinaan Soalan hendaklah menepati tarikh penyerahan manuskrip kertas soalan. 9.4 Ketua Subunit (RUP) hendaklah mewujudkan suatu daftar bagi merekodkan penyerahan dan penerimaan manuskrip kertas soalan daripada Pegawai Pembinaan Soalan kepada Ketua Subunit (RUP) dan daripada Ketua Subunit (RUP) kepada pihak yang menguruskan percetakan. 9.5 Bagi kertas soalan yang perlu dicetak dengan kuantiti kurang daripada 300 naskah, dicetak di Subunit RUP sendiri; manakala yang melebihi 300 naskah, dicetak di firma percetakan keselamatan. 9.6 Ketua Subunit (RUP) hendaklah menyediakan spesifikasi kerja percetakan dan mendapatkan sebut harga daripada firma percetakan keselamatan untuk mendapatkan tawaran harga yang berpatutan. Lihat Carta Aliran 9.2 untuk menguruskan sebut harga mencetak kertas soalan peperiksaan di syarikat percetakan keselamatan. 9.7 PMM hendaklah dicetak di Subunit RUP sahaja (lihat Carta Aliran 9.3). 9.8 Ketua Subunit (RUP) juga hendaklah merancang dan menguruskan operasi pembungkusan kertas soalan (lihat Carta Aliran 9.4) serta PMM (lihat Carta Aliran 9.5) dan penghantaran (lihat Carta Aliran 9.6) ke semua maktab pendidikan guru dengan sentiasa mengutamakan prosedur keselamatan. 9.9 Ketua Subunit (RUP) hendaklah memaklumkan maklumat-maklumat tentang penghantaran kertas soalan kepada SUP maktab Setiap penghantaran hendaklah disertakan Borang Akuan Terima, untuk digunakan oleh pihak maktab mengakui penerimaannya. 25

26 Carta Aliran 9.1: PERCETAKAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN MULA Makluman kepada Subunit Pembinaan Soalan tentang tarikh akhir penyerahan manuskrip soalan. 1 Bertepatan dengan inden kertas peperiksaan. Menyemak Daftar Serahan manuskrip. Mencukupi 1? Makluman ulangan Ya Diserahkan kepada wakil Percetakan Keselamatan Ya Bilangan naskhah diperlukan 1 Lebih 300? Diserahkan (satu kertas pada satu masa) kepada operator mesin cetak Unit PEN, BPG. Memastikan kerja percetakan dan penghantaran menepati jadual Mencetak kertas soalan Menjalankan kawal selia percetakan. Menyusun helaian Mencetak semula Mengira bilangan naskah. Mencukupi? Ya TAMAT 26

27 Carta Aliran 9.2: PENGURUSAN SEBUT HARGA MENCETAK KERTAS PEPERIKSAAN DI PERCETAKAN KESELAMATAN MULA 1 Berdasarkan: Bilangan Kertas Bilangan calon Format kertas soalan Mendapatkan maklumat 1 spesifikasi percetakan. Menyediakan dokumen sebut harga. Mendapatkan Pengesahan KPP (PEN) Disahkan? Pembetulan. Ya Mengirimkannya kepada syarikat Percetakan Keselamatan Nasional Bhd. Mendapatkan sebutharga Percetakan Keselamatan Nasional Bhd. Mendapatkan Pesanan Kerajaan Menyerahkan Pesanan Kerajaan dan manuskrip soalan kepada Percetakan Keselamatan Nasional Bhd. TAMAT 27

28 Carta Aliran 9.3: PERCETAKAN PERATURAN MEMBERI MARKAH (PMM) MULA Makluman kepada Sub Unit Pembinaan Soalan tarikh akhir penyerahan PMM Menyemak PMM Betul? Makluman ulangan Ya 2 Berdasarkan bilangan Pemeriksa Skrip dan keperluan pengurusan BPG. Tentukan bilangan naskhah diperlukan 2. Serahkan (satu kertas pada satu masa) kepada operator mesin cetak Unit PEN, BPG. Mencetak PMM Menjalankan kawal selia percetakan Menyusun helaian Mengira bilangan naskhah. Mencukupi? Ya. Cukupkan Sedia untuk dimasukkan ke dalam sampul PMM TAMAT 28

29 Carta Aliran 9.4: MEMBUNGKUS KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN DI UNIT PEN, BPG MULA 1 Berpandukan Jadual Waktu Peperiksaan Menuliskan 1 kod, subjek serta tarikh dan masa peperiksaan pada sampul Menuliskan 2 nama maktab, bilangan naskhah dan bilangan bungkusan pada sampul kertas soalan. 2 Berpandukan Inden Kertas Peperiksaan Menyemak maklumat pada sampul Betul? Betulkan Ya 3 Menurut bilangan yang tercatat pada sampul kertas soalan Memasukkan 3 kertas soalan ke dalam sampul. Menyemak isi setiap sampul. Betul? Ya Melakri/kedap sampul cukupkan bilangan Memasukkan ke dalam kotak yang ditanda nama maktab. TAMAT 29

30 Carta Aliran 9.5: MEMBUNGKUS PMM MULA 1 Berpandukan Jadual Waktu Peperiksaan Menuliskan 1 kod, subjek, tarikh dan masa peperiksaan pada sampul PMM 2 Berpandukan senarai Pusat Pemeriksaan Skrip. Menuliskan 2 nama Pusat Pemeriksaan Skrip dan bilangan naskhah. Memasukkan 3 PMM ke dalam sampul. Menyemak maklumat pada sampul PMM dan isinya. Betul? Ya Melakri setiap sampul Betulkan Memasukkan ke dalam kotak yang ditanda nama Pusat Pemeriksaan Skrip TAMAT 30

31 Carta Aliran 9.6: MENYEDIAKAN KOTAK BUNGKUSAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN DI Unit PEN, BPG UNTUK PENGHANTARAN MULA 1 Berpandukan Inden Kertas Peperiksaan: Nama maktab. Alamat maktab Subjek Kod Kertas Bilangan Naskhah. Menyediakan label kandungan kotak bungkusan kertas soalan dengan maklumat 1. Menyemak maklumat pada label kotak kertas soalan. Betul? Ya Label semula 2 Bilangan sampul bergantung kepada: Bilangan subjek Bilangan sampul bagi sesuatu kertas soalan. Memasukkan sampulsampul 2 kertas soalan ke dalam kotak. Menyemak isi setiap kotak. Betul? Ya Melakri setiap kotak. cukupkan bilangan 3 Maktab yang akan mengambil sendiri kertas peperiksaannya. Menghubungi syarikat kourier atau maktab 3. TAMAT 31

32 10. PENERIMAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN DI MAKTAB 10.1 SUP maktab hendaklah mengambil tindakan-tindakan yang sesuai dengan maklumat penghantaran tersebut untuk persiapan menerima kertas solan berkenaan (lihat Carta Aliran 10.0) Apabila bungkusan/kotak hantaran diterima, SUP atau Penolongnya hendak memeriksa bungkusan/kotak tersebut untuk memastikan dua perkara berikut, sebelum menandatangani slip pengiriman (delivery order) Bungkusan/kotak dalam keadaan baik (tidak diceroboh), dan Bilangan bungkusan/kotak akur dengan slip pengiriman Jika terdapat sebarang keraguan, SUP/Penolongnya hendaklah: Melaporkan kepada Pengarah/Timbalannya serta menghubungi unit PEN, BPG untuk mendapatkan pandangan dan Menyediakan laporan terperinci mengenainya SUP/Penolongnya hendaklah membuka bungkusan/kotak berkenaan di dalam bilik kebal dengan tujuan: Menyemak bagi memastikan bahawa semua sampul kertas soalan dan PMM dalam keadaan sempurna dan akur dengan surat iringan; dan Menyusun sampul-sampul kertas soalan tersebut di atas rakrak di dalam bilik kebal dan dilabelkan menurut jadual waktu peperiksaan Jika terdapat sebarang keraguan pada sampul kertas soalan dan PMM tersebut, SUP/Penolongnya hendaklah melaporkannya kepada Unit PEN, BPG SUP/Penolongnya hendaklah memaklumkan tentang penerimaan bungkusan/kotak kertas-kertas soalan dan PMM kepada Unit PEN, BPG dengan segera. 32

33 Carta Aliran PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN KERTAS SOALAN SERTA PMM DI MAKTAB MULA Menerima Bungkusan Kertas Memeriksa bungkusan keadaan baik Lapor kepada Pengarah BPG, Kourier Menandatangani Nota Serahan Mendapatkan Saksi Dengan kehadiran saksi (Pengarah/Pegawai yang mewakilinya) Membuka bungkusan serta menyemak sampul kertas soalan dan inden betul Lapor kepada BPG Mengisi borang akuan terima dan kirim ke BPG Dengan susunan menurut kertas peperiksaan dan jadual waktu peperiksaan secara sistematik Sampul kertas soalan dibungkus semula dan dilakri Simpan dalam bilik TAMAT 33

34 11. PENYUSUNAN JADUAL KERJA PENGURUSAN PEPERIKSAAN 11.1 PERINGKAT BPG (Lihat Carta Aliran 11.1) Subunit RUP (Unit PEN, BPG) hendaklah menyusun draf Jadual Kerja Pengurusan peperiksaan dengan mengambil kira faktor-faktor berikut: A. Jumlah kertas peperiksaan. B. Kaedah pentadbiran peperiksaan sama ada amali atau bertulis. C. Kapasiti dewan dan bilik peperiksaan setiap maktab. D. Cuti am persekutuan dan negeri-negeri. E. Takwim akademik maktab dan aktiviti BPG. F. Aktiviti setiap Subunit dalam Unit PEN. G. Jadual Waktu Peperiksaan Semester dan tahun yang lalu Mengedarkan draf Jadual Kerja Pengurusan Peperiksaan kepada semua staf BPG dan semua maktab dan menetapkan tarikh akhir memberikan maklum balas Edaran draf Jadual Kerja Pengurusan Peperiksaan itu hendaklah disertakan borang untuk memberikan maklum balas Mengumpulkan semua maklum balas dan memberikan surat peringatan kepada pihak yang tidak mengembalikan borang maklum balas Meneliti maklum balas dan menetapkan Jadual Kerja Pengurusan Peperiksaan yang sebenar Mengedarkan Jadual Kerja Pengurusan Peperiksaan yang sebenar kepada semua maktab dan pihak-pihak yang terlibat. 34

35 Carta Aliran 11.1: MENYUSUN JADUAL KERJA PEPERIKSAAN UNIT PEN, BPG MULA 1 Antaranya: Takwim akademik maktab Aktiviti setiap subunit Cuti am pusat dan negeri Mengumpulkan maklumat yang Merangka draf Jadual Kerja peperiksaan 2 Tentukan tarikh akhir bagi memberikan maklum balas Mengedarkan draf tersebut kepada semua Unit di BPG dan maktab untuk mendapatkan maklum balas 2 Mengumpulkan maklum balas Meneliti maklum balas. Semua sudah kembalikan? Maklumkan ulangan Mengemaskini draf jadual kerja peperiksaan Mengedarkan Jadual Kerja Peperiksaan kepada semua unit di BPG dan maktab TAMAT 35

36 11.2 PERINGKAT MAKTAB (Carta Aliran 11.2) Menerima Jadual Kerja Peperiksaan daripada Unit PEN, BPG pada awal setiap semester Mengedarkan salinan Jadual Kerja Peperiksaan Unit PEN, BPG, kepada Ketua Jabatan/Ketua Unit dan Setiausaha GERKO Ketua Jabatan, Ketua Unit, SUP dan Setiausaha GERKO meneliti Jadual Kerja Peperiksaan tersebut dan merangka draf Jadual Kerja Peperiksaan peringkat maktab dengan mengambil kira takwim maktab Mengemukakan Jadual Kerja Peperiksaan peringkat maktab kepada Pengarah untuk pengesahan dan tandatangan Satu salinan Jadual Kerja Peperiksaan peringkat maktab dipaparkan di papan kenyataan untuk makluman para pensyarah. 36

37 Carta Aliran 11.2: PENYUSUNAN JADUAL KERJA PEPERIKSAAN PERINGKAT MAKTAB MULA Menerima draf jadual kerja peperiksaan BPG Meneliti draf jadual kerja peperiksaan BPG. Sesuai? Memberi cadangan balas Memberi maklum balas kepada BPG Mendapatkan jadual muktamat daripada BPG Meyusun Jadual Kerja Peperiksaan Maktab Mendapatkan pengesahan Pengarah Mengedarkan kepada Ketua-ketua Jabatan & paparkan di papan kenyataan TAMAT 37

38 12. PENYUSUNAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN 12.1 PERINGKAT BPG (Lihat Carta Aliran 12.1) Subunit RUP (Unit PEN, BPG) hendaklah menyusun draf Jadual Waktu Peperiksaan dengan mengambil kira faktorfaktor berikut: A. Jumlah kertas peperiksaan. B. Kaedah pentadbiran peperiksaan sama ada amali atau bertulis. C. Kapasiti dewan dan bilik peperiksaan setiap maktab. D. Cuti am persekutuan dan negeri-negeri. E. Takwim akademik maktab dan aktivviti BPG. F. Aktiviti setiap Subunit dalam Unit PEN. G. Jadual Kerja Pengurusan Peperiksaan. H. Jadual Waktu Peperiksaan Semester dan tahun yang lalu Mengedar draf Jadual Waktu Peperiksaan kepada semua staf BPG dan semua maktab dan menetapkan tarikh akhir memberikan maklum balas Edaran draf Jadual Waktu Peperiksaan itu hendaklah disertakan borang untuk memberikan maklum balas Mengumpulkan semua maklum balas dan memberikan surat peringatan kepada pihak yang tidak mengembalikan borang maklum balas Meneliti maklum balas dan menetapkan Jadual Waktu Peperiksaan yang sebenar Mengedarkan Jadual Waktu Peperiksaan yang sebenar kepada semua maktab dan pihak-pihak yang terlibat. 38

39 12.2 PERINGKAT MAKTAB (Carta Aliran 12.2) Menerima Jadual Waktu Peperiksaan daripada Unit PEN, BPG Menyemak kesesuaian draf Jadual Waktu Peperiksaan bersama Ketua Jabatan dan Ketua Unit Jika tidak sesuai, cadangan balas hendaklah dikemukakan kepada Unit PEN, BPG Jika sesuai, perakukan kepada Unit PEN, BPG Menerima Jadual Waktu Peperiksaan muktamad daripada Unit PEN, BPG Semak dan susun Jadual Waktu Peperiksaan mengikut opsyen yang terliat Edarkan satu salinan kepada Ketua Jabatan/Ketua Unit dan satu salinan masing-masing dipamerkan pada papan kenyataan pelajar dan satu lagi dipamerkan pada papan kenyataan pensyarah. 39

40 Carta aliran 12.1: MENYUSUN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN DI PERINGKAT BPG MULA 1 Antaranya: Takwim akademik maktab Aktiviti setiap subunit Cuti am pusat dan negeri Mengumpulkan maklumat yang berkaitan 2 Tentukan tarikh akhir bagi memberikan maklum balas Merangka draf Jadual Waktu Peperiksaan Mengedar draf tersebut kepada semua Unit di BPG dan maktab untuk mendapatkan maklum balas Mengumpulkan maklum balas Meneliti maklum balas. Semua maktab respon? Makluman Ulangan Mengemaskinikan draf Jadual Waktu Peperiksaan Mengedarkan Jadual Waktu Peperiksaan kepada semua Unit di BPG dan maktab TAMAT 40

41 Carta Aliran 12.2: PENYUSUNAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN DI PERINGKAT MAKTAB TAMAT MULA Menerima draf jadual waktu peperiksaan BPG Meneliti draf Jadual Waktu Pep BPG. Sesuai? Memberi cadangan balas Memberi maklum balas kepada BPG Mendapatkan jadual muktamat daripada BPG Mendapatkan pengesahan Pengarah Mengedarkan kepada Ketua-ketua Jabatan & paparkan di papan kenyataan Menyusun Jadual Waktu Peperiksaan Maktab Memaklumkan semua staf agar bekerjasama & mengelakkan gangguan TAMAT 41

42 13. PEMANTAUAN PELAKSANAAN KERJA KURSUS 13.1 Ketua Subunit Penyelarasan dan Standard (SS) bertanggungjawab menyusun Jadual Tugas Pemantauan pelaksanaan Kerja Kursus Pemantauan Pelaksanaan Kerja Kursus ini dilaksanakan tiga minggu sebelum peperiksaan bertulis bermula Pelaksanaan pemantauan ini adalah ke atas sampelan secara rawak atau mana-mana mata pelajaran atau maktab yang dikenalpasti Pemantauan dilakukan berasaskan spesifikasi Hasil Pembelajaran Kerja Kursus yang ditetapkan secara berpusat atau spesifikasi hasil pembelajaran kerja kursus yang disediakan oleh para pensyarah sendiri Pegawai pemantau hendaklah menyediakan laporan hasil daripada pemantauan tersebut Laporan tersebut akan dijadikan maklum balas semua pihak yang berkaitan dengan pengendalian kerja kursus tersebut dalam usaha memperbaiki mutu pengendalian kerja kursus secara berterusan. 42

43 Carta Aliran 13.0 : MENYUSUN JADUAL TUGAS PEMANTAUAN PELAKSANAAN KERJA KURSUS MULA 1 Antaranya: Jadual Kerja Pelaksanaan Kerja Aktiviti Unit PEN Mengumpulkan maklumat yang berkaitan 1 Merangka draf Jadual Tugas Pemantauan Kerja Kursus 2 Tentukan tarikh akhir bagi memberikan maklum balas. Mengedarkan draf tersebut kepada pegawai yang terlibat untuk mendapatkan maklum balas 2 Mengumpul dan teliti Maklum balas Dipersetujui? Ya Mengemaskinikan Jadual Tugas Pemantauan Kerja Kursus dan sediakan surat tugasan Maklum sekali lagi Mengedarkan Surat Jadual Pemantauan Kerja Kursus kepada semua Unit di BPG dan maktab TAMAT 43

44 14. PENYUSUNAN JADUAL TUGAS PEMANTAUAN PENTADBIRAN PEPERIKSAAN (lihat Carta Aliran 14.0) 14.1 Meneliti Jadual Waktu Peperiksaan Pendidikan Guru dan tugas semasa pegawai-pegawai yang boleh dilibatkan Mengenal pasti pusat-pusat peperiksaan yang perlu diselia Menyediakan draf surat perlantikan dan jadual pemantauan Mengemukakan surat perlantikan dan jadual pemantauan tersebut kepada Pengarah Pendidikan Guru, untuk pengesahan dan tandatangan Menyediakan surat-surat untuk setiap pegawai dan pengirimannya. 44

45 Carta Aliran 14.0 : MENYUSUN JADUAL TUGAS PEMANTAUAN PENTADBIRAN PEPERIKSAAN MULA 1 Antaranya: Jadual Waktu Peperiksaan Aktiviti Unit PEN Mengumpulkan maklumat yang berkaitan 1 Merangka draf Jadual Tugas Pemantauan Peperiksaan 2 Tentukan tarikh akhir bagi memberikan maklum balas. Mengedarkan draf tersebut kepada pegawai yang terlibat untuk mendapatkan maklum balas 2 Mengumpul dan teliti Maklum balas Dipersetujui? Ya Mengemaskinikan Jadual Tugas Pemantauan Peperiksaan dan sediakan surat tugasan Maklum sekali lagi Mengedarkan Surat Jadual Waktu Peperiksaan kepada semua Unit di BPG dan maktab TAMAT 45

46 15. PENYUSUNAN JADUAL TUGAS PENGAWASAN PEPERIKSAAN (Lihat Carta Aliran 15.0) 15.1 Menyediakan draf jadual pengawasan peperiksaan dengan mengambil kira perkara-perkara berikut: Jadual peperiksaan Muktamad Senarai nama pensyarah setiap jabatan Dewan dan bilik peperiksaan Senarai aktiviti pensyarah setiap jabatan Inden kertas peperiksaan untuk mengetahui bilangan calon dan bilangan pengawas yang diperlukan. Nisbah antara Calon dengan Pengawas (tidak termasuk Ketua Pengawas) adalah seperti berikut: A. Jika di dewan, 30:1 (Minimum dua orang). Termasuk Ketua Pengawas B. Jika di bilik peperiksaan 30:2 (Seorang daripadanya Ketua Bilik Peperiksaan) Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan yang muktamad Menyediakan surat perlantikan Ketua Pengawas dan Pengawas Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengarah Mengedarkan surat perlantikan Ketua Pengawas dan Pengawas serta jadual pengawasan peperiksaan Mempamerkan satu salinan di papan kenyataan bilik Pensyarah. 46

47 Carta Aliran 15.0 : PENYUSUNAN JADUAL TUGAS PENGAWASAN PEPERIKSAAN DI PERINGKAT MAKTAB MULA Menyediakan draf jadual pengawasan peperiksaan Mengedarkan untuk mendapatkan maklum balas Terima dan teliti maklum balas Sediakan jadual pengawasan peperiksaan Sediakan surat perlantikan Ketua Pengawas & Pengawas Mendapatkan pengesahan Pengarah Maktab Mengedarkan surat dan jadual Berkenaan TAMAT 47

48 16. TAKLIMAT PEPERIKSAAN 16.1 UNTUK KETUA PENGAWAS DAN PENGAWAS PEPERIKSAAN (Lihat Carta Aliran 16.1) Merancang taklimat pengawasan peperiksaan (penentuan tarikh, masa dan tempat yang dapat menghimpunkan semua yang terlibat) Menempah kemudahan untuk majlis taklimat (seperti Dewan Kuliah, OHP, Projektor LCD, skrin dan seumpamanya) Menyediakan draf bahan untuk menyampaikan taklimat Mendapatkan pandangan Pengarah tentang bahan taklimat yang disediakan, Menjemput semua yang terlibat dengan pengawasan dengan surat Menyediakan bahan untuk menyampaikan taklimat Menyampaikan taklimat pengawasan peperiksaan dan melayani sesi soal jawab. 6.2 UNTUK SEMUA CALON (Lihat Carta Aliran 16.2) Merancang takiimat untuk semua calon peperiksaan (Penentuan tarikh, masa dan tempat yang dapat menghimpunkan semua yang terlibat) Menempah kemudahan untuk majlis taklimat (seperti Dewan Kuliah, OHP, Projektor LCD, skrin dan seumpamanya) Menyediakan draf bahan untuk menyampaikan taklimat Mendapatkan pandangan Pengarah tentang bahan taklimat yang disediakan Mempamerkan notis majlis taklimat kepada calon di tempat Tempat strategik. 48

49 Merancangkan suatu sistem yang berkesan bagi merekodkan kehadiran calon menurut kumpulan Menyediakan bahan untuk menyampaikan taklimat dengan mengambil kira teguran Pengarah Menyampaikan taklimat peperiksaan kepada semua calon menurut peraturan yang sedang berkuatkuasa. Antara perkara-perkara yang perlu dititikberatkan ialah: A. Persiapan untuk menghadiri peperiksaan. B. Larangan-larangan. C. Implikasi terhadap pelanggaran larangan Mengendalikan sesi soal jawab. 49

50 Carta Aliran 16.1: TAKLIMAT UNTUK KETUA PENGAWAS DAN PENGAWAS PEPERIKSAAN DI MAKTAB MULA Merancang taklimat pengawasan peperiksaan Menempah kemudahan untuk majlis taklimat tersebut Menyediakan draf bahan taklimat Mendapatkan pandangan Pengarah Maktab Jemput semua yang terlibat ( Menyediakan bahan taklimat Menyampaikan taklimat pengawasan peperiksaan Melayani sesi soal-jawab TAMAT 50

51 Carta Aliran - TAKLIMAT PEPERIKSAAN UNTUK SEMUA CALON DI MAKTAB MULA Merancang taklimat peperiksaan untuk calon Menempah kemudahan untuk majlis taklimat tersebut Menyediakan bahan taklimat Mendapatkan pandangan Pengarah Maktab Menjemput semua yang terlibat (Notis di tempat strategik) Menyediakan bahan taklimat Menyampaikan taklimat Melayani sesi soal-jawab TAMAT 51

52 17. PENYEDIAAAN DEWAN/BILIK PEPERIKSAAN (Lihat Carta Aliran 17.0) 17.1 Meneliti masklumat-maklumat yang berkaitan, antaranya: Inden Kertas Peperiksaan; Jadual Waktu peperiksaan; Senarai dan kemuatan setiap dewan/bilik peperiksaan; dan Senarai calon 17.2 Menyediakan nombor meja/tempat duduk 17.3 Menyediakan plan tempat duduk 17.4 Merancang dan melaksanakan tugasan menyususun kerusi meja dan penyediaan dewan/bilik peperiksaan. Antara perkara perkara yang perlu diberi perhatian ialah: Dewan/bilik yang dipilih untuk peperiksaan hendaklah dibersihkan, terutamanya: A B Kertas/sampah; dan Carta yang terlekat pada dinding dewan/bilik peperiksaan hendaklah diturunkan Jarak minimum antara tepi meja dengan tepi meja calon lain ialah 60 cm Papan tulis untuk menulis perkara perkara berikut sebelum sesuatu sesi peperiksaan dijalankan: A B C D Tarikh Peperiksaan Masa Peperiksaan Kertas Peperiksaan Kod Kertas Peperiksaan Jam atau jam-jam yang dapat dilihat dengan jelas oleh semua calon Pembesar suara(jika di dewan) Penentuan satu pintu masuk bagi semua calon. 52

53 Pintu dan tingkap hendaklah dikunci selepas dewan/bilik peperiksaan dipersiapkan dan hanya boleh dibuka oleh Ketua Pengawas 20 minit sebelum peperiksaan dimulakan Menampalkan nombor meja/tempat duduk Menguji perkakasan. Antara lain: Jam Pembesar suara Kunci dan selak pintu tingkap Lampu Kipas angina/hawa dingin Menyediakan papan-papan kenyataan PEPERIKSAAN SEDANG BERJALAN di tempat tempat yang strategik Menyediakan papan maklumat di pintu masuk dewan/bilik peperiksaan bagi mempamerkan plan tempat duduk atau maklumat lain yang berkaitan dengan peperiksaan Mengunci dewan/bilik peperiksaan supaya ia tidak boleh dimasuki oleh sesiapa pun kecuali pegawai yang diberi kuasa. 53

54 Carta Aliran 17.0: PENYEDIAAN DEWAN/BILIK PEPERIKSAAN MULA Meneliti maklumat 1 Berkaitan 1 Inden Kertas Peperiksaan, Jadual Waktu Peperiksaan, Kapasiti Dewan/ Bilik, Senarai calon Menyediakan Nombor meja Menyediakan plan tempat duduk 2 Jarak 1.2 m. antara pusat-pusat meja / 60 cm antara tepi meja. Menyusun kerusi meja 2 dan penyediaan 3 bilik/ dewan Menampalkan Nombor meja 3 Papan tulis, pembesar suara jam dan sebagainya serta turunkan carta-carta rujukan. Menguji perkakasan 4 Memasang papan kenyataan 5 4 Pembesar suara, lampu, kipas angin, kunci bilik dan sebagainya 5 PEPERIKSAAN SEDANG BERLANGSUNG Mengunci Dewan/ bilik peperiksaan. Menampalkan Maklumat 6 di luar pintu masuk 6 Pelan tempat duduk, Jadual Peperiksaan, Arahan Kepada Calon dan Senarai Nama Calon TAMAT 54

55 18. MENTADBIRKAN PEPERIKSAAN: 18.1 PERSEDIAAN MEMULAKAN PEPERIKSAAN (Lihat Carta Aliran 18.1) SUP menyerahkan sampul kertas soalan bersama peralatan lain kepada Ketua Pengawas. Penyerahan ini hendaklah dilakukan 30 minit sebelum sesuatu peperiksaan yang telah dijadualkan bermula. Antara peralatan yang dimaksudkan ialah: A. Anak kunci pintu dewan/ bilik peperiksaan (jika ada); B. Kertas jawapan; C. Benang; D. Sampul / kertas pembungkus; E. Pelekat Kedap Keselamatan; dan F. Alat tulis lain yang diperlukan Ketua Pengawas hendaklah memberikan taklimat ringkas tentang tugas-tugas pengawasan peperiksaan bagi sesi itu kepada semua Pengawas Pengawas mengedarkan kertas jawapan dan bahan-bahan lain yang berkaitan ke setiap meja calon Ketua Pengawas mengarahkan Pengawas (mengikut keperluan) bersedia di pintu masuk untuk memerhatikan calon-calon masuk ke dewan/ bilik peperiksaan. Pastikan bahawa tiada apa-apa bahan yang terlarang dibawa masuk oleh calon Ketua Pengawas mengarahkan calon masuk ke dewan/ bilik peperiksaan dan mengambil tempat masing-masing dengan tertib dan berdisiplin Ketua Pengawas memberikan taklimat ringkas tentang sesi peperiksaan yang akan dijalankan kepada semua calon. Antara perkara-perkara yang perlu disebutkan ialah: 55

56 A. Kertas Peperiksaan bagi sesi berkenaan. B. Tarikh dan masa peperiksaan C. Minta calon meletakkan Kad Pengenalan / Kad Matrik di sudut kanan atas meja masing-masing. D. Peringatkan calon tentang larangan membawa masuk bahan atau peralatan elektronik yang tidak dibenarkan. 56

57 Carta Aliran 18.1: PERSEDIAAN MEMULAKAN PEPERIKSAAN MULA 1 Penyerahan: 30 minit sebelum peperiksaan; di bilik SUP; kepada Ketua Pengawas; dan direkodkan. 3 Arahan-arahan terakhir tentang tugas pengawasan peperiksaan sesi berkenaan. Menyerahkan 1 sampul kertas soalan dan alat/ bahan lain 2 Taklimat ringkas 3 Ketua Pengawas kepada Pengawas Membahagikan kertas jawapan 4 ke setiap meja calon 2 Jadual Markah dan Kedatangan (JMK), Kertas jawapan, benang, tali pengikat, Kertas pembungkus skrip, Buku Rumus Matematik dan sebagainya. 4 Bersama bahan/ alat lain 3 yang berkaitan minit sebelum peperiksaan, melalui pintu yang ditetapkan dan diawasi oleh Pengawas. Mengarahkan Pengawas bersedia di pintu masuk ke Dewan/ Bilik Peperiksaan Mengarahkan calon masuk 5 ke dewan/ bilik peperiksaan Memberikan taklimat ringkas 6 kepada calon 6 Amaran dan Larangan, Kertas Peperiksaan yang akan ditadbirkan, tempoh dan seumpamanya. TAMAT 57

58 18.2 MEMULAKAN PEPERIKSAAN (Lihat Carta Aliran 18.2) Ketua Pengawas membuka sampul kertas peperiksaan di hadapan calon Ketua Pengawas dan Pengawas menandatangani sampul kertas soalan yang baru dibuka Jika Ketua Pengawas mendapati kertas peperiksaan selain daripada yang dijadualkan pada sesi tersebut, Ketua Pengawas hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut: A. Meminta para Pengawas menjalankan Prosedur Kuarantin ke atas calon-calon berkenaan. B. Membuat laporan kepada Pengarah, SUP dan KPP Unit PEN, BPG untuk mencari jalan penyelesaian. C. Jika kertas soalan yang telah dibuka itu belum ditadbirkan, berikut adalah tindakan-tindakan yang perlu diambil: (i) Kertas soalan itu hendaklah dimasukkan semula ke dalam sampul kedap keselamatan yang baru. (ii) Meminta para Pengawas mengawal calon untuk memastikan tiada calon yang keluar dari dewan /bilik peperiksaan. Jika ada yang terpaksa keluar dewan /bilik peperiksaan, calon tersebut hendaklah diiringi oleh seorang pengawas untuk memastikan ia tidak membuat apa-apa hubungan dengan mana-mana orang lain yang mungkin telah dapat membaca kertas soalan yang dijadualkan pada sesi berkenaan. (iii) Laporkan dan serahkan semula kepada SUP. (iv) Dapatkan kertas soalan sebenar yang dijadualkan pada sesi berkenaan. (v) SUP hendaklah membuat laporan ringkas mengenainya. Antara yang perlu dicatatkan dalam laporan tersebut ialah: (a) Catatan di luar sampul asal. (b) Kertas soalan yang didapati di dalam sampul berkenaan. 58

59 (c) Tarikh dan masa peperiksaan bagi kertas soalan tersebut dijadualkan. (d) Nama dan tandatangan Ketua Pengawas serta Pengawas yang menyaksikan pembukaan sampul kertas berkenaan. D. Jika kertas soalan yang telah dibuka itu, telah ditadbirkan, berikut adalah tindakan-tindakan yang perlu diambil: (i) Kertas soalan tersebut dibungkus semula dan dicatatkan subjek, kod dan bilangannya pada bungkusan berkenaan. (ii) Meminta para Pengawas mengawal calon untuk memastikan tiada calon yang keluar dari dewan /bilik peperiksaan. Jika ada yang terpaksa keluar dewan /bilik peperiksaan, calon tersebut hendaklah diiringi oleh seorang pengawas untuk memastikan ia tidak membuat apa-apa hubungan dengan mana-mana orang lain yang mungkin telah dapat membaca kertas soalan yang dijadualkan pada sesi berkenaan. (iii) Laporkan dan serahkan semula kepada SUP. (iv) Dapatkan kertas soalan sebenar yang dijadualkan pada sesi berkenaan. (v) SUP hendaklah membuat laporan ringkas mengenainya. Antara yang perlu dicatatkan dalam laporan tersebut ialah: (a) Catatan di luar sampul asal. (b) Kertas soalan yang didapati di dalam sampul berkenaan. (c) Tarikh dan masa peperiksaan bagi kertas soalan tersebut dijadualkan. (d) Nama dan tandatangan Ketua Pengawas serta Pengawas yang menyaksikan pembukaan sampul kertas berkenaan Ketua Pengawas mengira kertas soalan dan mengedarkannya kepada semua calon dengan bantuan para Pengawas. Jika berlaku kekurangan, Ketua Pengawas hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut: 59

60 A. Meminta para Pengawas mengawal calon untuk memastikan tiada calon yang keluar dari dewan /bilik peperiksaan. Jika ada yang terpaksa keluar dewan /bilik peperiksaan, calon tersebut hendaklah diiringi oleh seorang pengawas untuk memastikan ia tidak membuat apa-apa hubungan dengan mana-mana orang lain yang mungkin telah dapat membaca kertas soalan berkenaan. B. Membuat salinan kertas soalan di bilik SUP maktab dengan bantuan SUP Ketua Pengawas hendaklah mengingatkan semula semua calon tentang beberapa peraturan peperiksaan yang telah ditaklimatkan oleh SUP. Antara perkara yang perlu diperingatkan semula ialah: A. Larangan membawa masuk bahan/ alat, kecuali yang dibenarkan khusus untuk kertas peperiksaan berkenaan sahaja. B. Calon-calon hendaklah meletakkan kad pengenalan/ kad matrik masing-masing di sudut kanan atas mejanya. C. Calon-calon tidak dibenarkan bercakap atau berhubung dengan apacara sekalipun dengan calon-calon lain sepanjang masa berada di dewan/ bilik peperiksaan. D. Calon-calon tidak dibenarkan meninggalkan dewan/ bilik peperiksaan dalam tempoh 30 minit sebelum peperiksaan berakhir. E. Calon-calon hendaklah memberi perhatian dan mematuhi segala arahan Ketua Pengawas/ Pengawas. F. Calon-calon tidak dibenarkan membawa keluar kertas jawapan peperiksaan sama ada yang telah digunakan ataupun yang masih belum digunakan. G. Calon-calon tidak dibenarkan membuka kertas soalan sehingga diarahkan berbuat demikian Mengedarkan kertas soalan kepada semua calon dengan bantuan para Pengawas Dalam tempoh 10 minit sebelum peperiksaan dimulakan, Ketua Pengawas hendaklah membacakan beberapa maklumat penting pada muka depan kertas soalan berkenaan untuk memastikan semua calon mendapat kertas soalan yang sama dan seragam. Antara maklumat penting itu ialah: 60