PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

Transkripsi

1 Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara perkhidmatan serah urus daripada Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dan Pensyarah Sambilan pengajian siswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara perkhidmatan serah urus daripada Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dan pensyarah sambilan pengajian siswazah. Ia merangkumi kawalan ke atas proses pelantikan, pemantauan pelaksanaan dan penilaian terhadap perkhidmatan yang diberi oleh ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis yang terdiri daripada Pengerusi, Pemeriksa Dalam dan Pemeriksa Luar, dan Pensyarah Sambilan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 UPM/PU/S/P005 UPM/PU/S/P014 Prosedur Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah UPM/PU/S/GP01 Garis Panduan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis UPM/PU/S/GP02 UPM/PU/S/GP03 Guidelines for Viva voce Guidelines for the Preparation of a Thesis Examination Report - Peraturan Kewangan dan Perakaunan, UPM

2 Halaman: 2/8 Minit 6/1/(2009) Cadangan Kajian Semula Kadar Honorarium Pemeriksaan Tesis [Kertas JKTK Bil. 5/1/09] Minit 7/2/(2009) Cadangan Kadar Bayaran Honorarium Pemeriksaan Tesis Ulangan (Resubmission) [Kertas JKTK Bil. 5/2/09] 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Admin System CADe CV JKPPT PS PT PTJ PTO SPS TNCAA TPKD PP TWP PP WP : Pegawai yang dilantik di setiap PTJ oleh CADe untuk mengendalikan Putra Blended Learning Assistive System & Technology (PutraBLAST) : Pusat Pembangunan Akademik : Curriculum Vitae : Jawatankuasa Peperiksaan Tesis : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Pengajian Siswazah Fakulti/Institut : Pengajian Siswazah : Pegawai Tadbir : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Sekolah Pengajian Siswazah : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses : Wakil Pengurusan

3 Halaman: 3/8 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Fakulti/Institut dan PT SPS bertanggungjawab memastikan prosedur perkhidmatan serah urus daripada Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dan Pensyarah Sambilan pengajian siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur perkhidmatan serah urus daripada Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dan Pensyarah Sambilan pengajian siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.

4 Halaman: 4/8 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Kenal Pasti Keperluan Perkhidmatan 6.2 Kenal Pasti Keperluan Perkhidmatan Kenal pasti keperluan pelantikan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis setelah menerima borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a). Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014) Kenal pasti keperluan pelantikan Pensyarah Sambilan melalui kursus yang perlu dikendalikan oleh Pensyarah berkenaan berdasarkan kepada perancangan Fakulti. Garis Panduan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/GP01) 6.3 Kenal Pasti dan Lantik Calon yang Sesuai 6.3 Kenal Pasti dan Lantik Calon yang Sesuai Bagi pencalonan ahli JKPPT, sila rujuk Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014). Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014) Kenal pasti calon Pensyarah Sambilan yang sesuai berdasarkan borang permohonan dan dapatkan persetujuan Fakulti untuk pelantikan. 6.4 Keluar Surat Pelantikan 6.4 Keluar Surat Pelantikan TD SPS Rujuk Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014) untuk proses penawaran pelantikan JKPPT. Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014) Dekan/Timbalan Dekan/Ketua Jabatan Fakulti Keluarkan surat pelantikan Pensyarah Sambilan bersama terma rujukan. 6.5 Pantau Pelaksanaan Perkhidmatan 6.5 Pantau Pelaksanaan Perkhidmatan TD SPS Pastikan JKPPT melaksanakan perkhidmatan mengikut terma rujukan seperti dalam surat penyerahan tesis untuk peperiksaan. A

5 Halaman: 5/8 A Nota: Bayar honororium peperiksaan tesis kepada ahli JKPPT mengikut kadar yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti (Minit 6/1/(2009): Cadangan Kajian Semula Kadar Honorarium Pemeriksaan Tesis [Kertas JKTK Bil. 5/1/09] dan Minit 7/2/(2009): Cadangan Kadar Bayaran Honorarium Pemeriksaan Tesis Ulangan (Resubmission) [Kertas JKTK Bil. 5/2/09] ) Dekan Fakulti Pastikan Pensyarah Sambilan melaksanakan tugas pengajaran kursus siswazah mengikut terma rujukan yang diberikan. Nota: Bayar elaun pensyarah sambilan mengikut kadar yang telah ditetapkan berdasarkan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun / CADe Admin System/ CADe Laksanakan proses penilaian pengajaran sekurang-kurangnya sekali dalam satu (1) semester dengan mengisi borang Penilaian Pengajaran secara on-line di Putra Blended Learning Assistive System & Technology (PutraBLAST) yang dikendalikan oleh CADe Jalankan penggredan nilai skor penilaian pengajaran dan sediakan laporan penilaian. Terima keputusan analisis pemprosesan mengikut kriteria di bawah: a) Memuaskan - Nilai skor 4 b) Tidak memuaskan - Nilai skor < 4 Prosedur Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P005) 6.6 Analisis Prestasi 6.6 Analisis Prestasi Perkhidmatan Perkhidmatan PT/PTO SPS Majukan Laporan Skor Penilaian Pemeriksa bagi Tempoh Penghantaran Laporan ke Fakulti/Institut. B C Jalankan penilaian prestasi Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dengan melengkapkan Laporan Skor Penilaian Pemeriksa bagi Tempoh Penghantaran Laporan dan majukan ke SPS. Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pemeriksa Tesis (UPM/PU/S/AK03/06)

6 Halaman: 6/8 Admin System/ CADe B Majukan laporan penilaian kepada Serahkan salinan laporan penilaian kepada Pengajar. 6.7 Memuaskan? Ya 6.7 Memuaskan? Tidak C Jika Ya, ikut Langkah Jika Tidak, ikut Langkah Tindakan Susulan 6.8 Tindakan Susulan Beri peringatan kepada ahli JKPPT Bagi Pensyarah Sambilan, bincang dengan Pensyarah Sambilan dan tentukan tindakan yang bersesuaian. 6.9 Tamat 6.9 Tamat 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/100-48/2 Perkhidmatan Serah Urus Pemeriksa Tesis Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis 3 tahun Kuasa Melupus Dekan SPS Laporan Skor Penilaian Pemeriksa bagi Tempoh Penghantaran Laporan Maklumbalas Laporan Skor Penilaian Pemeriksa bagi Tempoh Penghantaran Laporan 2. UPM/(Kod PTJ)/100-48/2 Perkhidmatan Serah Urus Pemeriksa Tesis PT/PTO PTJ PT/PTO PTJ Bilik Fail, PTJ 3 tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut

7 Halaman: 7/8 Laporan Skor Penilaian Pemeriksa bagi Tempoh Penghantaran Laporan Maklumbalas Laporan Skor Penilaian Pemeriksa bagi Tempoh Penghantaran Laporan 3. UPM/(Kod PTJ)/100-48/1 Perkhidmatan Serah Urus Pensyarah Sambilan Salinan borang Permohonan untuk Pensyarah Sambilan yang telah dilengkapkan. Salinan surat lantikan Pensyarah Sambilan. Salinan laporan analisis Penilaian Pengajaran Pensyarah Sambilan. PT/PTO PTJ PT/PTO PTJ Bilik Fail, PTJ 3 tahun Dekan Fakulti

8 Halaman: 8/8 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD /2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Pindaan pada singkatan JKPT yang ditukar kepada JKPPT kerana JKPT telah merujuk kepada Jawatankuasa Pendidikan Tinggi dan cadangan penambahbaikan daripada Audit Pra Pemantauan SPK Pengajian Siswazah. Disedia dan Disemak WP Dilulus/ Diluluskan Semula Naib Canselor Tarikh Kuatkuasa 03/01/2011 TWP WP 06/05/ PU:S- 14/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/ PU:S- 26/2014 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-215 TNC (A&A) WP 30/05/ PU:S- 15/2015 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-228 TNC (A&A) WP 14/07/ PU:S- 18/2016 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016