BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN. CBR didasarkan pada alasan bahwa masalah baru seringkali mirip dengan

Transkripsi

1 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 1.1 Analisis Case Based Reasoning (CBR) CBR didasarkan pada alasan bahwa masalah baru seringkali mirip dengan masalah sebelumnya yang ditemui. Oleh karena itu, tugas pokok CBR adalah mengidentifikasikan situasi masalah sekarang yang dihadapi, mencari kasus lampau yang serupa dengan kasus yang baru, menggunakan kembali kasus tersebut untuk mengusulkan solusi bagi masalah yang sekarang ini, mengevaluasi solusi yang ditawarkan dan memperbaharui sistem dengan cara belajar dari pengalaman ini. PT.Karya Indah Nusa Gemilang sebelumnya dalam menyelesaikan masalah hanya menggunakan cara yang merepotkan, di mana perusahaan hanya mencari pemecahan masalah yang sebenarnya sudah ada dan tidak memanfaatkan solusi yang pernah digunakan untuk memecahkan masalah yang sama. Dengan penerapan CBR diharapkan perusahaan dapat lebih efisien dalam memanfaatkan waktu untuk menemukan solusi terhadap sebuah pemecahan masalah. Untuk memudahkan gambaran CBR yang ingin Penulis buat maka penulis membuat CBR ini dengan menggunakan contoh kasus agar lebih mudah dimengerti. Penulis menggunakan contoh kasus pembangunan project design, karena setiap penyedia gedung pasti ingin mengetahui seperti apa konsep perparkiran yang ingin dibuat oleh PT. Karya Indah Nusa Gemilang. 54

2 55 Gambar di bawah ini memberikan gambaran tentang case based reasoning (CBR) yang terjadi pada kegiatan operasional perusahaan PT.Karya Indah Nusa Gemilang. Dimana sebelumnya di atas kami telah menyebutkan telah mengambil salah satu contoh kasus kegiatan operasional perusahaan berupa design project. Kasus desain project PT Karya Indah Nusa 1 Kasus dan solusi yang telah di dapatkan kemudian di dokumentasikan. Kumpulan kasus dan solusi selama perusahaan berdiri. Melihat kasus baru dan kasus lama di dalam PT.Karya Indah Nusa Gemilang 4 2 Melakukana simulasi solusi pemecahan dan jika solusi tidak sesuai kembali mengkaji solusi kasus yang pernah ada. 3 Mengkaji solusi dari kasus yang pernah di alami PT. Karya indah Nusa Gemilang Gambar 4.1 : Alur proses CBR pada PT.Karya Indah Nusa Gemilang Sumber : penulis

3 56 Keterangan Gambar : 1. : Retrieve 2. : Reuse 3. : Revise 4. : Retain Gambar di atas merupakan alur proses CBR pada PT.Karya Indah Nusa Gemilang, Secara umumnya terdapat empat langkah proses pada metode Case Based Reasoning, yang pelaksanaannya berupa siklus, yaitu: 1. Retrieve PT Karya Indah Nusa Gemilang membuka kembali dokumen-dokumen lama yang berisi tentang kasus-kasus disetiap lokasi yang pernah/masih bekerja sama, dimana kasus tersebut mengenai detail dari design project parkir yang ingin dibuat Dengan tahapan: Identifikasi masalah Memulai kecocokan kasus Menyeleksi

4 57 2. Reuse Penggunaan kembali informasi untuk mengatasi masalah, PT Karya Indah Nusa Gemilang menggunakan solusi dari kasus yang memiliki permasalahan sama. Tahapan : Penyesuaian solusi dengan kondisi masa kini Menggunakan metode yang pernah digunakan untuk menghadapi kasus yang sekarang 3. Revise Pengenalan tentang kesalahan yang terjadi pada kasus, kemudian merevisi semua hal melalui solusi yang didapatkan Tahapan : Meninjau ulang solusi yang muncul Mengkaji ulang solusi dan mengubah solusi jika dianggap perlu 4. Retain Memanfaatkan kesalahan yang terjadi, dan telah terselesaikan, kemudian diolah kembali ke dalam masalah yang lebih kompleks kemudian di masukkan menjadi bahan pembaharuan serta antisipasi untuk masalah yang akan muncul dalam pengelolaan perusahaan.

5 58 Tahapan : Menggunakan solusi yang telah disimpulkan Proses penggabungan solusi yang didapat didokumentasikan 1.2 SECI Model Proses sosialisasi Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi tacit knowledge antar individu. Istilah sosialisasi digunakan karena tacit knowledge disebarkan melalui kegiatan bersama seperti meluangkan waktu bersama untuk berdiskusi, membahas pelatihan yang telah di berikan sebelumnya, dan bukan melalui tulisan, secara langsung berhadap-hadapan dalam komunikasi ketika membagi suatu pengalaman. Dengan demikian, dalam kasus pada PT. Karya Indah Nusa Gemilang tacit knowledge yang di sebarkan antar individu membuat pengetahuan menjadi lebih berkembang dan terasah untuk peningkatan diri sendiri. Pada proses sosialisasi ini setiap individu yang sedang dalam masa sosialisasi akan memiliki kemampuan berbeda dalam menyerap knowledge yang diberikan dalam training, oleh sebab itu secara tidak langsung setiap individu akan berinteraksi dan mengeluarkan tanggapan dalam suatu masalah yang tidak dimengerti dan akan saling berbagi knowledge yang dimiliki dan juga pada proses sosialisasi ini PT. Karya Indah Nusa Gemilang juga melakukan meeting, bertemu dengan para ahli,

6 59 gathering untuk mensosialisasikan knowledge yang sudah dibicarakan dan didapatkan. Proses Eksternalisasi Eksternalisasi membutuhkan penyajian tacit knowledge ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Pada prakteknya, didalam PT. Karya Indah Nusa Gemilang, kepala trainner yang sudah mendapatkan pengalaman lebih banyak dari pada karyawan yang di latihnya maka pengalaman tersebut akan di bagikan kepada karyawan dalam bentuk tulisan yang di tuangkan ke dalam suatu bentuk dokumen. Sehingga Pengetahuan teoritis externalized dan merupakan dasar untuk menciptakan pengetahuan baru. Karena karyawan yang di berikan pelatihan akan mempunyai pengetahuan yang baru yang di dapatkan dari modul pelatihan dan dokumen yan berisi pengalaman dari para trainer. Proses Kombinasi Kombinasi ini memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk di implementasikan menjadi knowledge lain. Terjadi penyebarluasan atau pengembangan dari pengetahuan-pengetahuan eksplisit yang telah ada di dalam PT.Karya Indah Nusa Gemilang. Pengetahuan yang telah

7 60 terdokumentasikan dapat disebarluaskan melalui suatu pertemuan dalam bentuk dokumen ataupun melalui suatu proses pendidikan atau pelatihan. Pengetahuan dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menggabungkan atau mengolah berbagai pengetahuan dapat juga mencakup data atau informasi yang telah ada sehingga didapatkan ataupun dihasilkan suatu pengetahuan baru. Secara tidak langsung pada proses kombinasi ini dapat dikatakan bahwa knowledge yang sudah ada di dalam PT.Karya Indah Nusa Gemilang dikonversikan menjadi knowledge yang lebih kompleks, karena sesuai dengan pemahaman yang di dapat oleh setiap individu. Dapat juga dikatakan bagaimana cara mengubah knowledge yang didapatkan individu menjadi lebih baik untuk digunakan dalam kegiatan pribadi mereka masing-masing didalam dan diluar jam kerja/operasional. Proses Internalisasi Pada proses internalisasi ini PT.Karya Indah Nusa Gemilang lebih menekankan kepada, bagaimana penerapan knowledge yang sudah dirangkum menjadi satu dan disebarluaskan dalam perusahaan. Sehingga para individu dalam PT.Karya Indah Nusa Gemilang mendapatkan pengetahuan baru serta serta bertambahnya softskill dalam perusahaan tersebut. Individu harus mengindentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya didalam pengetahuan organisasi tersebut. Pada umumnya dilakukan melalui proses belajar atau penelitian yang dilakukan ataupun pengalaman yang dilalui oleh setiap individu. Sehingga dengan pengalaman tersebut maka individu dapat mempraktekkan secara langsung pada saat kegiatan di

8 61 lapangan sehingga adanya pemahaman baru yang mungkin tidak didapatkan pada saat pelatihan atau dalam modul pelatihan. Gambar 4.2 : Rancangan Seci untuk PT.Karya Indah Nusa Gemilang Sumber : Penulis Pemilihan model SECI dalam penelitian ini karena ingin mengukur penciptaan pengetahuan yang terjalin di dalam PT. Karya Indah Nusa Gemilang. Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang. Tetapi model ini juga mempunyai keuntungan dan kerugian, antara lain:

9 62 Kelebihan : Dengan model ini pengetahuan sangat di perhatikan mulai perputaran knowledge management dari level bawah hingga sampai level atas. Proses Model Seci mudah diterapkan dalam perusahaan dengan dukungan dan partisipasi karyawan. Kekurangan : Tidak semua organisasi atau perusahaan dapat menggunakan proses-proses yang ada dalam model Seci. Ada beberapa pengetahuan di dalam perusahaan yang tidak di bagikan atau dishare kepada karyawan karena alasan tertentu seperti : keamanan. Dengan adanya SECI model tersebut, diharapkan Shared Knowledge yang berjalan di perusahaan akan berubah, di mana perusahaan mendapatkan feedback yang diterima dari bawahan ke atasan atau sebaliknya sehingga nantinya perusahaan dapat melakukan evaluasi mengenai pelatihan yang di berikan. Selain itu, SECI model juga membantu perusahan untuk melakukan inovasi tidak hanya dari segi pemberian training tetapi juga dalam menghargai karyawannya tersebut. Penghargaan ini berguna untuk memotivasi karyawan agar menunjukkan performa lebih baik diperusahaan sehingga akan mendongkrak kualitas dalam perusahaan. Oleh sebab itu dibawah ini kami memberikan usulan gambar proses knowledge management yang diharapkan terjadi pada PT Karya Indah Nusa Gemilang.

10 63 - Menganalisis kebutuhan, yaitu mengetahui keterampilan kerja spesifik yang dibutuhkan - Menganalisa keterampilan dan kebutuhan calon yang akan dilatih Memepersiapkan Materi Untuk pelatihan & program pelatihan Menjadwalkan Pelatihan Melaksanakan Pelatihan Evaluasi Gambar 4.3 : Shared knowledge yang ingin di terapkan dalam perusahaan Sumber : Penulis

11 Usulan solusi yang di bangun Ada sekitar 42 juta pengguna Facebook dari Indonesia, atau berada di urutan keempat setelah Amerika Serikat, Brasil, dan India. Secara keseluruhan pengguna Facebook berjumlah lebih dari 900 juta. Namun diasia tenggara, khususnya Indonesia, menjadi pengguna Facebook terbanyak. Di dalam situs Socialbakers menunjukkan bahwa jumlah pengguna Facebook asal Indonesia saat ini mencapai atau meningkat sebanyak 0,76 persen dalam enam bulan terakhir. Gambar 4.4 : Facebook Statistic by Country Sumber : diakses pada 13 juni 2012 Untuk mememulai penggunaan Knowledge Management di dalam perusahaan maka penulis hanya mencoba menggunakanya di bagaian operasional.

12 65 Dari hasil wawancara didapatkan kesimpulan bahwa para pekerja di PT. Karya Indah Nusa Gemilang memiliki account Facebook. Sehingga ini memunculkan ide untuk menggunakan Facebook sebagai media share knowledge management PT. Karya Indah Nusa Gemilang untuk mendukung kegiatan sharing pengetahuan dalam perusahaan. Dengan menggunakan Facebook, pengguna Facebook dapat bebas bergabung ke banyak jaringan yang diatur berdasarkan kota, lokasi kerja, sekolah maupun negara. Jaringan-jaringan ini kemudian akan menghubungkan para anggotanya. Sesama pengguna dapat berhubungan dengan teman-temannya dan bisa saling melihat isi profil pribadi. Para pengguna bebas membuat profilnya masing-masing yang di dalamnya bisa berisi foto dan info-info pribadi lainnya. Selain itu dapat juga saling mengirim pesan, bergabung dengan sebuah grup atau lebih. Secara default, Facebook mengatur profil pengguna hanya bisa diakses oleh sesama pengguna yang telah berteman. Namun pengaturan ini bisa nanti dirubah jika diinginkan. Facebook memiliki sejumlah fitur interaksi antar sesama pengguna yang di antaranya adalah fitur Wall/Dinding, ruang tempat sesama pengguna mengirimkan pesan-pesan terbuka, Poke/Colek, sarana untuk saling mencolek secara virtual, Photos/Foto ruang untuk memasang foto, dan Status yang menampilkan kondisi/ide terkini pengguna. Mulai Juli 2007, Facebook mengizinkan pengguna untuk mengirim berbagai lampiran (tautan, aplikasi, dsb) langsung ke Wall/Dinding, di mana sebelumnya yang diizinkan hanya teks saja. Seiring perjalanan waktu, Facebook menambahkan beberapa fitur baru ke dalam situsnya. Pada September 2006, Facebook mengumumkan peluncuran

13 66 News Feed/Rangkaian Kabar Berita yang berisi kilasan informasi dari masingmasing pengguna. Mulanya fitur ini bersifat terbuka dan bisa dilihat oleh siapa saja. Namun setelah mendapat keluhan dari beberapa pengguna, pihak Facebook merubah pengaturan fitur ini sehingga kini pengguna dapat mengatur mana yang bisa ditampilkan di News Feed/Rangkaian Kabar berita dan mana yang tidak. Untuk masuk ke dalam group dan diterima menjadi friend list digroup Facebook PT. Karya Indah Nusa Gemilang adalah individu yang bekerja pada PT. Karya Indah Nusa Gemilang, sedangkan untuk menjadi anggota group, individu harus berstatus masih aktif sebagai karyawan di PT. Karya Indah Nusa Gemilang. Sedangkan usia pengguna yang menggunakan Facebook paling banyak berusia antara tahun di antara usia tersebut banyak para pekerja yang bekerja pada PT. Karya Indah Nusa Gemilang. Gambar 4.5 : User age distribution on Facebook in Indonesia Sumber : diakses pada 13 juni 2012

14 67 Gambar 4.6 : Male/Female user ratio on Facebook in indonesia Sumber : diakses pada 13 juni 2012 Dengan menggunakan Facebook sebagai media penyimpanan dan penyebaran knowledge di harapkan perusahaan : Terjalinya komunikasi untuk mensupport kegiatan operasional terutama di level bawah sampai menengah Perusahaan dapat mengetahui kekuranganya di lapangan dan melakukan inovasi untuk meningkatkan kinerja Terjadinya sharing pengetahuan yang mudah untuk di gunakan oleh para karyawan. Pada tahap ini di bahas hanya mengenai perancangan knowledge dengan menggunakan Facebook. Berikut adalah penjelasan dari beberapa fitur yang di

15 68 gunakan untuk mendokumentasikan dan menyimpan knowledge yang ada pada PT.Karya Indah Nusa Gemilang Tampilan halaman awal Tampilan halaman awal utama merupakan tampilan awal yang akan muncul ketika pengguna mengakses Halaman awal berisi : 1. log in Pengguna dapat memasukan berupa atau nomor telepon yang didaftarkan di Facebook dan password untuk masuk ke dalam halaman akun Facebook yang di milikinya. Gambar 4.7 : tampilan login pada Facbook Sumber : 2. forgot your password Fitur ini digunakan pengguna, jika pengguna lupa password mereka. Di dalam sini biasanya pengguna akan ditanyakan , nomor telepon, dan Facebook username untuk melakukan reset password.

16 69 Gambar 4.8 : tampilan forgot your password Sumber : 3. Sign Up Fitur yang berguna untuk melakukan pendaftaran baru dalam Facebook. Disini Facebook meminta pengguna memasukkan data diri dyang dimulai dari nama depan, nama belakang, , memasukkan ulang , password, jenis kelamin, dan tanggal lahir.

17 70 Gambar 4.9 : tampilan sign up Facebook Sumber : 4. Bahasa Fitur ini berguna untuk melakukan pemilihan bahasa yang biasa di gunakan oleh pengguna atau pengguna yang ingin menggunakan bahasa asing untuk di gunakan dalam akun Facebook yang dimilikinya. Gambar 4.10 : tampilan pilihan bahasa pada Facebook Sumber :

18 71 Gambar 4.11 : Halaman awal Sumber :

19 Tampilan Home group PT.Karya Indah Nusa Gemilang setelah log in Gambar 4.12 : tampilan Home group Sumber:

20 Tampilan Group PT.Karya Indah Nusa Gemilang Gambar 4.13 : tampilan group Sumber : Dari tampilan di atas yang menampilkan halaman pertama dari grup Facebook king parking ada beberapa fitur dalam penulisan postnya yang berisi penulisan status, menampilkan foto atau video, pertanyaan yang nanti jawabannya akan dikelola layaknya sebuah kuesioner, dan yang terakhir adalah upload file yang berupa word/note. Untuk fitur upload didalam Facebook dibatasi, untuk sekali upload file document, foto atau video hanya sebesar 25mb.

21 Tampilan About dalam group PT.Karya Indah Nusa Gemilang Gambar 4.14 : tampilan about Sumber : Pada tampilan about, disini memberikan keterangan mengenai tujuan yang diinginkan dari grup yang dibuat perusahaan,serta menampilkan visi misi perusahaan, selain itu disini memperlihatkan daftar friend list, dan mungkin anggota dari perusahaan yang belum tergabung dalam grup.

22 Tampilan event dalam group PT.Karya Indah Nusa Gemilang Gambar 4.15 : tampilan event Sumber : Fitur event ini berguna untuk memberitahukan event apa yang akan dilakukan oleh perusahaan, contohnya seperti ulang tahun perusahaan, Training yang ingin dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja dari pada pegawainya.

23 Tampilan foto dalam group PT.Karya Indah Nusa Gemilang Gambar 4.16 : tampilan foto Sumber : Fitur ini berguna untuk menshare momen-momen di dalam suatu acara atau kegiatan yang di adakan oleh perusahaan. Selain itu juga

24 77 berguna untuk self knowledge melalui video-video yang di upload oleh perusahaan Tampilan File dalam Group PT.Karya Indah Nusa Gemilang Gambar 4.17 : tampilan file Sumber :

25 78 Fitur upload dokumen mempermudah penyebaran berita,catatan informasi mengenai prosedur-prosedur yang ingin diterapkan perusahaan Proses Knowledge Management pada Facebook Materi Diskusi Facebook : Syarat jadi friends Syarat ikut grup Syarat dapat notes File : Format Kodefikasi Penanggung jawab informasi Klasifikasi Informasi Stored : Penyimpanan Evaluasi Sumber : Penulis Gambar 4.18 : Proses Knowledge Management pada Facebook