BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. Koperasi Wanita Indonesia yang disingkat menjadi KOPWANI adalah

Transkripsi

1 37 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah KOPWANI Koperasi Wanita Indonesia yang disingkat menjadi KOPWANI adalah sebuah badan hukum KOPWANI yang didirikan pada tanggal 25 Mei 1975 atas prakasa Kongres Wanita Indonesia (KOWANI) dan Badan Kontak Organisasi Wanita (BKOW) dengan badan hukum No. 1118/BH/I tanggal 11 September KOPWANI berlokasi di Gedung Nyi Ageng Serang Lt V Kompleks Pesona Rasuna, Jl. H R Rasuna Said Kuningan Jakarta Selatan dan bergerak di bidang simpan pinjam. KOPWANI memiliki 399 anggota berdasarkan data KOPWANI per Desember Di dalam struktur KOPWANI terdapat Komisariat. Komisariat adalah kelompok anggota yang dibentuk anggota KOPWANI. Komisariat beranggotakan sekurang-kurangnya 15 orang dan dipimpin oleh seorang ketua komisariat. Jika komisariat beranggota kurang dari 15 orang maka komisariat itu akan bergabung dengan komisariat lainnya. Sampai saat ini terdapat 23 komisariat di DKI Jakarta yang tersebar di lima wilayah Jakarta. Para anggota komisariat ini berkumpul setiap hari Selasa minggu ke-2 setiap bulannya. Anggota baru yang ingin bergabung di dalam KOPWANI harus mengikuti salah satu dari Komisariat yang dimiliki KOPWANI. Untuk bergabung sebagai bagian dari KOPWANI, anggota baru harus menyetorkan uang sebesar Rp ,- untuk simpanan pokok dan Rp ,- untuk simpan wajib setiap bulannya. Sebagai koperasi simpan pinjam setiap anggota dapat meminjam pertama kalinya sebesar Rp ,-, pinjaman kedua sebesar Rp

2 ,- dan pada pinjaman ketiga dapat mencapai Rp ,- dengan syarat simpanan pokok minimal Rp ,-. Salah satu keuntungan menjadi anggota KOPWANI adalah jika anggota membutuhkan dana yang sangat mendesak dapat diproses pada hari itu juga sebagai bakti KOPWANI kepada anggotanya. 3.2 Visi dan Misi KOPWANI Visi dan misi dari KOPWANI adalah : 1. Menjadi Koperasi yang efektif, efisien, dan profesional. 2. Meningkatkan kesejahteraan Anggota dan Keluarga. 3.3 Tujuan dan Manfaat KOPWANI Berikut merupakan tujuan dan manfaat dari KOPWANI : Tujuan 1. Membangun kebersamaan. 2. Menghimpun modal bersama. 3. Meningkatkan kesejahteraan anggota dan keluarga Manfaat 1. Meningkatkan pengetahuan. 2. Membangun jaringan kerja dan usaha.

3 39 3. Mendapatkan modal murah. 4. Mendapat bagian Sisa Hasil Usaha (SHU). 5. Memasarkan hasil usaha anggota. 3.4 Rapat Anggota Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam KOPWANI. Rapat Anggota terdiri dari : 1. Rapat Anggota Tahunan (RAT). 2. Rapat Anggota Bulanan (RAB). 3. Rapat Anggota Pemilihan Pengurus dan Pengawas. 4. Rapat Anggota Pengesahan Perubahan Akta Koperasi. 5. Rapat Anggota Luar Biasa. 3.5 Kegiatan KOPWANI Berikut merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh KOPWANI: 1. Pendidikan Anggota 2. Pelatihan-Pelatihan 3. Peringatan HUT

4 Unit Usaha KOPWANI 1. Simpan Pinjam Tanggung Renteng. 2. Pinjaman Usaha. 3. KPR. 4. KPRS. 5. Kopwani Village 1 dan Perdagangan. 7. Program Sosial. 8. Travel. 9. Rumah Bunga. 10. ICT Women.

5 Struktur Organisasi KOPWANI Berikut merupakan struktur organisasi KOPWANI yang digambarkan pada gambar 3.1. dibawah ini. Gambar 3.1 Struktur organisasi KOPWANI

6 42 Berdasarkan struktur organisasi yang digambarkan, maka dapat dijelaskan bahwa pemimpin tertinggi dari KOPWANI adalah Rapat Anggota yang memiliki penasehat dan pengawas untuk komisariat yang dimiliki KOPWANI. 3.8 Analisis Proses Bisnis Berjalan Proses bisnis dari sebuah organisasi memiliki alur yang berurutan dari satu divisi ke divisi lain, begitu pula yang terjadi pada KOPWANI. Calon anggota tidak dapat langsung bergabung begitu saja, tetapi harus memiliki komisariat dan harus ada yang menjamin sebelumnya, karena sistem simpan pinjam sangat beresiko jika tidak ada yang menjamin. Setelah dinyatakan layak untuk bergabung, maka anggota harus memberikan dana sebagai simpanan pokok dan juga membayar biaya administrasi. Anggota dapat melakukan peminjaman dana dan pengangsuran dana pinjaman beserta bunga pinjaman dilakukan selama 10 bulan. Jika anggota tidak dapat mengembalikan angsuran selama waktu yang ditetapkan, maka akan diberikan toleransi hingga 1 tahun (12 bulan) dan dikenakan denda keterlambatan. Jasa pinjaman, denda keterlambatan, dan provisi administrasi merupakan pendapatan KOPWANI. Wakil Sekretaris akan membuat Laporan Pembinaan SDM dan Pendidikan setiap 1 tahun sekali. Bendahara akan membuat laporan keuangan setiap triwulan yang akan dibahas dalam rapat bulanan. Setiap akhir tahun, Bendahara akan membagikan SHU (Sisa Hasil Usaha) kepada seluruh anggota KOPWANI. Proses bisnis di dalam KOPWANI digambarkan pada gambar 3.2. di bawah ini.

7 Gambar 3.2 Proses Bisnis Berjalan di KOPWANI 43

8 Proses Penyebaran Informasi Berjalan Proses penyebaran informasi berjalan yang ada pada KOPWANI membentuk sebuah siklus yang berlangsung terus menerus. Salah satu proses penyebaran informasi terjadi pada saat Rapat Anggota.Rapat anggota diadakan setiap bulan pada hari Selasa minggu ke-2. Rapat anggota dihadiri oleh Ketua Rapat Anggota, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Bendahara, Penasehat, Pengawas, dan perwakilan dari seluruh Komisariat. Komisariat yang dapat hadir di dalam rapat ini maksimal adalah tiga orang. Sebelum rapat dilakukan, Sekretaris akan membuatkan Agenda rapat yang ditujukan kepada seluruh anggota rapat. Agenda rapat ini berisi hal yang akan dibahas pada saat rapat dilaksanakan. Selanjutnya, Sekretaris akan membuat notulen dari hasil pembahasan pada saat rapat. Notulen akan dibagikan kepada perwakilan Komisariat. Kemudian perwakilan komisariat yang hadir yang kemudian akan mensosialisasikan kepada anggota Komisariat lainnya. Proses penyebaran informasi pada KOPWANI digambarkan pada gambar 3.3 di bawah ini.

9 45 Gambar 3.3 Proses Penyebaran Informasi di KOPWANI 3.10 Permasalahan yang dihadapi Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, maka didapatkan masalah yang dihadapi KOPWANI yaitu : KOPWANI membawahi 23 Komisariat yang masing-masing memiliki minimal 15 anggota. Hal yang terjadi di dalam KOPWANI pada saat rapat anggota adalah rapat anggota tidak dihadiri oleh semua anggota KOPWANI. Fasilitas berupa tempat pertemuan di KOPWANI tidak mencukupi untuk menampung keseluruhan anggota KOPWANI yang berjumlah 399 orang (berdasarkan data internal KOPWANI per Desember tahun 2012).

10 46 Oleh karena itu, dalam setiap Rapat Anggota Bulanan yang diadakan setiap hari Selasa minggu ke-2, hanya menghadirkan Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Penasehat, Pengawas, Ketua Komisariat, beserta perwakilan anggota Komisariat masing-masing 3 orang per Komisariat. Berikutnya, Ketua Komisariat bertugas untuk mensosialisasikan dan menyampaikan hasil rapat kepada anggota yang dimiliki di dalam Komisariat yang tidak hadir di dalam rapat tersebut. Di dalam setiap penyampaian informasi tersebut, ketua komisariat mengalami kesulitan dalam proses penyampaian informasi hasil rapat, dimana penyampaian informasi tersebut sering kali tidak merata ke seluruh anggotanya dan bila ada pertanyaan yang banyak dan berbeda-beda dari tiap anggota, ketua komisaris mengalami kesulitan untuk menjawab hal tersebut dikarenakan keterbatasan jarak dan waktu di dalam berdiskusi. Di KOPWANI juga terdapat penyebaran informasi antara sesama anggotanya, namun anggota KOPWANI mengalami kesulitan di dalam melakukan Knowledge Sharing. Selain itu pengetahuan yang disampaikan oleh anggota KOPWANI masih belum terdokumentasikan dengan baik. Hal ini terjadi dikarenakan belum adanya wadah yang membantu anggota untuk saling berbagi pengetahuan, mendistribusikan dan mendokumentasikan pengetahuan tersebut Identifikasi Knowledge KOPWANI Berikut merupakan identifikasi dari knowledge yang dimiliki KOPWANI.

11 47 1. Explicit knowledge Explicit knowledge merupakan knowledge dari KOPWANI yang tertulis atau telah didokumentasikan, sehingga knowledge dapat disebarkan untuk menambah informasi. Berikut merupakan Explicit Knowledge yang dimiliki oleh KOPWANI : Dokumen Agenda Rapat Agenda Rapat merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge yang dijadikan sebagai informasi yang digunakan oleh anggota KOPWANI untuk melakukan rapat. Agenda rapat berisi hal yang ingin dibahas di dalam rapat. Dokumen Notulen Rapat Notulen rapat merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge yang dijadikan sebagai informasi yang disimpan di dalam KOPWANI. Isi dari notulen rapat ini berbeda-beda setiap pertemuan tergantung dari agenda rapat yang telah ditentukan sebelum rapat dimulai. Notulen rapat digunakan oleh anggota KOPWANI yang tidak dapat hadir pada saat rapat sehingga mengetahui hasil rapat dengan lebih jelas. Dokumen Profil KOPWANI Profil KOPWANI merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge yang dijadikan sebagai informasi yang didokumentasikan. Profil KOPWANI ini digunakan oleh anggota KOPWANI untuk mempelajari sejarah KOPWANI, struktur KOPWANI, jenis usaha, visi

12 48 dan misi KOPWANI untuk menambah informasi bagi anggota KOPWANI. Dokumen Foto Foto merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge yang dijadikan sebagai informasi yang didokumentasikan. Foto ini menampilkan acara dan kegiatan yang telah dilakukan oleh KOPWANI sehingga dapat diketahui oleh anggota KOPWANI. Dokumen Brosur Brosur merupakan suatu bentuk penggambaran knowledge yang berisi informasi mengenai penawaran produk KOPWANI yang dapat berguna bagi anggota. Laporan Laporan merupakan hasil pengolahan data dalam KOPWANI, terdiri dari Laporan Keuangan, Laporan Pembinaan SDM dan sebagiannya. Laporan juga merupakan bentuk penggambaran explicit knowledge karena dapat dituangkan dalam bentuk dokumen. 2. Tacit Knowledge Tacit Knowledge merupakan knowledge organisasi yang belum didokumentasikan. Berikut merupakan Tacit Knowledge yang dimiliki oleh KOPWANI:

13 49 Pengetahuan Anggota Pengetahuan Anggota merupakan pembahasan berisi pengetahuanpengetahuan yang berhubungan dengan kegiatan seputar KOPWANI dan anggotanya, pengelolaan SDM, keuangan dan pembinaan anggota. Pengetahuan anggota ini di-sharing antar anggota KOPWANI untuk menginformasikan hal-hal yang belum pernah dibahas atau diketahui Solusi Pemecahan Masalah Sesuai dengan masalah yang dihadapi dan juga analisis penyesuaian fitur yang dilakukan sebelumnya, maka dapat disimpulkan solusi pemecahan masalah yang terjadi pada KOPWANI yaitu: 1. Menyediakan suatu aplikasi berbasis internet berupa portal yang menyediakan media untuk bertukar informasi antar anggota KOPWANI, khususnya membantu di dalam sharing knowledge, pendistribusian dan pedokumentasian knowledge yang dibagikan. Selain itu dengan menggunakan portal yang dirancang ini, anggota KOPWANI dapat saling bertukar informasi tanpa batas jarak dan waktu. 2. Portal yang akan dirancang sebaiknya memberikan fitur yang membantu anggota KOPWANI untuk dapat berdiskusi tentang notulen rapat yang dibagikan sehingga anggota KOPWANI mendapatkan informasi dengan lebih mudah.