OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/AK13. ARAHAN KERJA PENAMATAN KEAHLIAN Tarikh: 22/08/2011

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Menerangkan langkah-langkah dalam pengurusan penamatan keahlian perpustakaan. 2.0 SKOP Meliputi urusan penamatan keahlian untuk ahli beryuran dan ahli tidak beryuran. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua (Online Documentation Circulation Module) OPR/PSAS/BL03/AHL1 Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) OPR/PSAS/BL03/AHL2 Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) OPR/PSAS/GP03/BH Garis Panduan Pengendalian Buku Hilang / Rosak Dalam Pinjaman Pengguna OPR/PSAS/GP03/KW Garis Panduan Kutipan Wang 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BS GP PP PPKn PPP PPSK PPV PKSB PS : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS : Garis Panduan : Ketua Bahagian Sirkulasi / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Perpustakaan Kanan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan semua yang terlibat dalam urusan penamatan keahlian mengikut langkah-langkah dalam arahan kerja ini.

2 Halaman: 2/ Carta Alir Arahan Kerja Penamatan Keahlian Mula 7.1 Terima senarai nama / borang / surat 7.2 Semak rekod ahli (VIRTUA) 7.3 Tiada Ada denda / buku belum pulang? 7.4 Ada Sekat rekod ahli 7.5 Telefon / hantar surat peringatan Ada tindakan ahli? Ada Terima bayaran denda / buku/gantian buku hilang/ bayaran harga buku Tiada Maklumkan kepada Bahagian Akademik / Pendaftar / Sekolah Pengajian Siswazah / Mesyuarat Pengurusan PSAS Batal rekod ahli 7.10 Ada kutipan wang / buku gantian? 7.11 Ada 7.12 Serah wang / buku gantian kepada Ketua Bahagian / Tamat Tiada 7.13

3 Halaman: 3/ PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula. 7.2 Terima Senarai Nama / Borang Pengesahan Bergraduat / Surat Pengesahan Tamat Perkhidmatan, atau Lakukan Semakan dari Fail-Fail Pendaftaran Keahlian Senarai nama diterima dari Bahagian Akademik Borang pengesahan bergraduat dari Sekolah Pengajian Siswazah dan Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan Surat pengesahan dari Pendaftar untuk kakitangan yang akan tamat perkhidmatan Untuk semakan fail-fail rujuk: Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL1) Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL2) 7.3 Semak Rekod Ahli dalam Sistem Virtua Semak aktiviti denda dan pinjaman menggunakan salah satu kaedah berikut: (i) Kaedah pencarian nama: Menu Options / Toolbars (VIRTUA) klik Search pilih Patron name atau tekan F8 taipkan nama ahli di kekotak Patron name klik Search klik View atau klik 2 kali nama ahli

4 Halaman: 4/10 Tindakan skrin Patron Information dipaparkan (ii) Kaedah pencarian nombor matrik / nombor kod palang: Pilih Circulation > Patron > Record atau tekan F2 (View patron information) Taipkan nombor kod palang di kekotak Primary Barcode atau nombor matrik di kekotak Alternate Barcode Contoh : GS7771 (klik Alternate ) (klik Primary ) Pada skrin Patron information : klik Account untuk menyemak rekod denda. klik Activity untuk menyemak rekod pinjaman. 7.4 Ada Denda atau / dan Buku Belum Dipulangkan? Jika ada, ikut langkah Jika tiada, ikut langkah Sekat (Block) Rekod Ahli dalam Sistem Virtua, (Kecuali bagi Ahli yang Telah Tamat Tempoh Keahliannya): Arahan block dilakukan bertujuan menyekat ahli daripada meminjam bahan, dan langkah-langkah ialah seperti berikut: Pada skrin Patron information : pilih Card format klik Edit skrin MARC Editor > klik right mouse pilih Add Tag taipkan 043 di kekotak Add Tag taipkan kod block, contoh : (DG Dah Graduat)

5 Halaman: 5/10 Tindakan klik right mouse pilih Add Tag taipkan 500 di kekotak Enter Tag Number taipkan maklumat rekod pinjaman / denda Contoh: [jumlah denda] / [jumlah buku] + [tarikh] klik File pilih Save to database atau tekan F Telefon atau / dan Hantar Surat Peringatan Berkenaan Denda yang Perlu Dijelaskan / Buku yang Masih Belum Dipulangkan. Failkan salinan surat yang dihantar di fail berikut: - Peringatan Denda / Pemulangan Buku (UPM/PSAS/BS/ ) / (UPM/PSAS/PPSK/ ) / (UPM/PSAS/PPV/ ) / (UPM/PSAS/PKSB/ ) / (UPM/PSAS/PS/ ). - Peringatan Pembaharuan / Denda / Pemulangan Buku (Keahlian Luar) (UPM/PSAS/BS/ ). 7.7 Ada Tindakan Ahli untuk Membayar Denda / Memulangkan Buku / Menggantikan Buku Hilang? Jika tiada, ikut langkah Jika ada, ikut langkah Sediakan Surat yang Memaklumkan tentang Ahli Perpustakaan Masih Berhutang (Denda / Buku) dan Hantar kepada: (a) Bahagian Akademik untuk menahan sijil yang akan dianugerahkan.

6 Halaman: 6/10 Tindakan (b) Sekolah Pengajian Siswazah untuk makluman dan tindakan. (c) Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan untuk makluman dan tindakan. (d) Mesyuarat Pengurusan PSAS untuk makluman dan tindakan (bagi ahli luar perpustakaan). Failkan salinan surat dalam fail Peringatan Denda / Pemulangan Buku (UPM/PSAS/BS/ ) / (UPM/PSAS/PPSK/ ) / (UPM/PSAS/PPV/ ) / (UPM/PSAS/PKSB/ ) / (UPM/PSAS/PS/ ) atau Peringatan Pembaharuan / Denda / Pemulangan Buku (Keahlian Luar) (UPM/PSAS/BS/ ). Terus ke langkah Terima Bayaran Denda / Buku yang Dikembalikan / Gantian Buku Hilang. Rujuk GP Pengendalian Bahan Hilang / Rosak dalam Pinjaman Pengguna (OPR/PSAS/GP03/BH) Batal Rekod Ahli dalam Sistem Virtua. Batal rekod ahli-ahli yang telah menjelaskan denda atau memulangkan buku: PP/PPKn/ / - semak rekod ahli - pada skrin Card Format klik Edit - klik pada tag 030 dan pilih Pelajar Bergraduat dan masukkan DG pada tag klik pada tag 030 dan pilih Pelajar Tarik Diri dan masukkan XX pada tag Ada Kutipan Wang / Buku Gantian? Jika tiada, terus ke langkah Jika ada, ikut langkah 7.12.

7 Halaman: 7/10 Tindakan 7.12 Serah Wang / Buku Gantian kepada Ketua Bahagian / / PPP (Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) atau GP Pengendalian Bahan Hilang / Rosak dalam Pinjaman Pengguna (OPR/PSAS/GP03/BH). / 7.13 Tamat.

8 Halaman: 8/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSAS/BL03/LBH Log Laporan Bahan Hilang / Rosak Borang Laporan Bahan Hilang / Rosak (OPR/PSAS/BR03/LBH) 2. UPM/PSAS/BS/ Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP/PPP PP/PPP BS PPSK PPV PKSB PS Sehingga penggantian / 5 tahun PP/PPP PP/PPP BS Kuasa Melupus Peringatan Denda / Pemulangan Buku 3. UPM/PSAS/PPSK/ PP/PPP PP/PPP PPSK Peringatan Denda / Pemulangan Buku 4. UPM/PSAS/PPV/ PP/PPP PP/PPP PPV Peringatan Denda / Pemulangan Buku 5. UPM/PSAS/PKSB/ PP/PPP PP/PPP PKSB Peringatan Denda / Pemulangan Buku 6. UPM/PSAS/PS/ Peringatan Denda / Pemulangan Buku PP/PPP PP/PPP PS

9 Halaman: 9/10 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 7. UPM/PSAS/BS/ Peringatan Pembaharuan / Denda / Pemulangan Buku (Keahlian Luar) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP/PPP PP/PPP BS 5 Tahun Kuasa Melupus 8. UPM/PSAS/BS/ Buku Hilang (Penggantian / Pembayaran) BS 9. UPM/PSAS/PPSK/ Buku Hilang (Penggantian / Pembayaran) PPSK 10. UPM/PSAS/PPV/ Buku Hilang (Penggantian / Pembayaran) PPV 11. UPM/PSAS/PKSB/ Buku Hilang (Penggantian / Pembayaran) PKSB 12. UPM/PSAS/PS/ Buku Hilang (Penggantian / Pembayaran) PS 13. Sistem Virtua PP/PPP PP/PPP Pelayan Virtua Rekod Patron Sebulan selepas tamat tempoh keahlian / pemberitahuan / Kekal

10 Halaman: 10/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua WP 03/01/ OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua WP 22/08/2011