STANDAR PROSEDUR LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM

Transkripsi

1 STANDAR PROSEDUR LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM

2 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PELAYANAN TATA PERSURATAN DASAR HUKUM 1. Keputusan Menteri Agama (KMA) Republik Indonesia Nomor 168 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas di lingkungan Kementerian Agama RI 2. Peraturan Meneteri Agama (PMA) Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kerasipan Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Agama KETERKAITAN 1. Rektor 2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian Universitas/Fakultas 3. Bagian Akademik KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer 2. Laptop 3. Printer 4. Uraian Tugas PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata persuratan tidak bisa berjalan PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Hard disk Komputer/laptop 2. Flashdisk [1]

3 Flow Chart (Alur Kerja) Keluar dapat dilihat sebagai berikut : Pelaksana No 1 Aktivitas Menyerahkan surat disposisi memo, nota ke unit pelaksana Pimpinan Pejabat terkait Atasan petugas pengetikan Pemberi paraf Pejabat penanda tangan Petugas Syarat / Perlengkapan Waktu Output Lampiran surat keterangan Mengkonsep surat sesuai diposisi Konsep surat diserahkan kepada petugas pengetikan Konsep surat diparaf diperiksa oleh atasan Konsep Disposisi Konsep Disposisi Konsep Diparaf 5 Menandatangani surat sudah ditandatangani 6 7 diberi nomor, digandakan sesuai kebutuhan dan di stempel, disampuli, dan diberi alamat surat Mendistribusikan surat sesuai alamat tujuan dengan nomor, tandatangan, alamat, stempel dan sampul 8 Arsip surat diserahkan ke petugas arsip Arsip [2]

4 No Aktifitas 1 Memeriksa kebenaran surat masuk Tanda terima dikembalikan kepada pembawa surat mensortir antara surat dinas/surat pribadi (tidak dinas) Pencatat surat menerima surat dinas dan membuka amplop surat, diteliti kelengkapan suratnya, dibaca secara keseluruhan. Ditentukan unit pengolahnya. Memeriksa sifat surat: dinas penting/dinas atau biasa Flowchart Masuk Pelaksana Petugas Persuratan Syarat/ Waktu Perlengkapan pribadi diberikan pada yang bersangkutan dinas masuk dalam kotak Output 6 Kartu Kendali 7 8 diberi nomor agenda, dicatat berdasarkan sifat surat Setelah diberi kartu kendali atau lembar pengantar surat biasa, surat diserahkan kepada staf tata usaha rektorat 9 Kartu I dan II dibawa pencatat surat Kartu kendali III melekat pada surat, diberi lembar disposisi yang sudah dilampiri lembar disposisi didistribusikan kepada pimpinan sesuai tujuan atau masalah surat. Setelah disposisi pimpinan, surat di distribusikan kepada pengolah surat/pelaksana sesuai disposisi pimpinan Pengantar Biasa [3]

5 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP SURAT MASUK REKTORAT DASARHUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Diploma / Sarjana Pendidikan Tinggi; 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN: SOP Masuk 1. ATK 2. Map dokumen/file 3. Komputer PERINGATAN: PENCATATAN/PENDATAAN : Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses persuratan File surat masuk akan tidak berlangsung baik. [4]

6 NO Aktivitas 1. Menerima (eksternal) dan (internal) Staf Flow Chart Pelaksanaan Kabag Umum Pelaksana Kepala Biro/Wakil Rektor Rektor Kelengkapan Waktu Output Buku agenda surat, lembar disposisi, komputer 5 Bukti penerimaan surat 2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi 3. Membaca dan memberikan keputusan atau tindak lanjutdari isi surat Buku Agenda surat, lembar disposisi dan lembar disposisi 15 7,5 jam Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat masuk dalam buku agenda Catatan disposisi 4. Meneruskan surat yang terdisposisi dan lembar disposisi 15 Catatan disposisi 5. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi dan lembar disposisi 2 jam Draf rancangan 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi 1 jam Draf surat 7. Menyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 Arsip surat [5]

7 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP SURAT MASUK FAKULTAS DASARHUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Diploma / Sarjana Pendidikan Tinggi; 2. KeputusanMenteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN: SOP Masuk 1. ATK 2. Map dokumen/file 3. Komputer PERINGATAN: PENCATATAN/PENDATAAN : Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses persuratan File surat masuk akan tidak berlangsung baik. [6]

8 No. Aktivitas 1. Menerima (eksternal) dan (internal) 2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi 3. Membaca dan memberikan keputusan atau tindak lanjutdari isi surat 4. Meneruskan surat yang terdisposisi 5. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi. 7. Menyimpan dokumen surat/arsip. Staf Flow Chart Pelaksanaan Kasubag Umum Pelaksana Kabag TU/Wakil Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output Buku agenda surat, lembar disposisi, computer Buku Agenda surat, lembar disposisi dan lembar disposisi dan lembar disposisi dan lembar disposisi 5 15 Bukti penerimaan surat Catatan surat masuk 3 jam Catatan disposisi 15 Catatan disposisi 2 jam Draf rancangan 1 jam Draf surat Boxfile/folder surat 15 Arsip surat [7]

9 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP SURAT KELUAR REKTORAT DASARHUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 1.Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Diploma / Sarjana Pendidikan Tinggi; 2.Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN: SOP Keluar 1. ATK 2. Map dokumen/file 3. Komputer PERINGATAN: PENCATATAN/PENDATAAN : Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses persuratan 1. File surat keluar akan tidak berlangsung baik. 2. Buku kendali surat [8]

10 No Aktivitas 1. Membuat konsep surat keluar Staf Flow Chart Pelaksanaan Pelaksana Kepala Biro/Wakil Rektor Rektor Kelengkapan Waktu Output Kertas surat dan komputer 1 jam Draf surat 2. Memberikan nomor dan kode surat sesuai dengan perihal masing-masing surat, kemudian mencatat dalam buku agenda keluar Buku agenda surat 15 Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda keluar 3. Membaca dan memeriksa konsep surat dan memberikan paraf Draf surat 0 Diparafnya draf surat 4. Menandatangani surat Draf surat 1 jam Ditandatangani nya surat 5. Menyetempel surat yang sudah ditandatangani dan memasukkan surat ke dalam amplop 15 Tersetempelnya surat 6. Mengirimkan surat keluar 1 jam Draf surat 7. Menyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 Arsp surat [9]

11 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP SURAT KELUAR FAKULTAS DASARHUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Diploma / Sarjana Pendidikan Tinggi; 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN: SOP Keluar 1. ATK 2. Map dokumen/file 3. Komputer PERINGATAN: PENCATATAN/PENDATAAN : Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses persuratan 1. File surat keluar akan tidak berlangsung baik. 2. Buku kendali surat [10]

12 No. Aktivitas Staf/ Pelaksana Flow Chart Pelaksanaan Pelaksana Sekretaris / Kasubag Dekan Kelengkapan Waktu Output 1. Membuat konsep surat Kertas surat dan 1 jam Draf surat keluar komputer 2. Memberikan nomor dan kode surat sesuai dengan perihal masing-masing surat, kemudian mencatat dalam buku agenda keluar Buku agenda surat 15 Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda 3. Membaca dan memeriksa konsep surat dan Draf surat 30 Diparafnya draf surat memberikan paraf 4. Menandatangani surat Draf surat 1 jam Ditandatanga ninya surat 5. Menyetempel surat yang sudah ditandatangani dan memasukkan surat ke dalam amplop 15 Tersetempeln ya surat 6. Mengirimkan surat keluar 1 jam raf surat 7. Menyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 rsip surat [11]

13 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PEMINJAMAN RUANG REKTORAT Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama Keterkaitan SOP surat masuk Peringatan Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses peminjaman ruang rektorat tidak bisa dilakukan Kualifikasi Pelaksanaan Diploma / Sarjana Peralatan/Perlengkapan 1. ATK 2. Map dokumen/file 3. Komputer Pencatatan dan Pendataan 1. Agenda surat 2. Pengasrsipan [12]

14 Flow Chart Pelaksanaan NO Aktivitas 1. Menerima surat permohonan peminjaman yang ditujukan kepada Kabag Umum Staf Pelaksana Kasubba g Umum Kabag Umum & Humas Kelengkapan Waktu Output permohonan peminjaman 5 Diterimanya surat permohonan peminjaman 2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi Buku agenda surat, lembar disposisi 15 Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda 3. Membaca dan memberikan keputusan atau tindak lanjutdari isi surat dan lembar disposisi 1 jam Catatan disposisi 4. Meneruskan surat yang terdisposisi dan lembar disposisi 15 Catatan disposisi 5. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi dan lembar disposisi 1 jam Draf rancangan 1 jam Draf surat 7. Menyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 Arsip surat [13]

15 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PEMINJAMAN RUANG FAKULTAS Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama Keterkaitan SOP surat masuk Peringatan Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses peminjaman ruang fakultas tidak bisa dilakukan Kualifikasi Pelaksanaan Diploma / Sarjana Peralatan/Perlengkapan 1. ATK 2. Map dokumen/file 3. Komputer Pencatatan dan Pendataan 1. Agenda surat 2. Pengasrsipan [14]

16 Flow Chart Pelaksanaan NO Aktivitas 1. Menerima surat permohonan peminjaman yang ditujukan kepada Kabag Umum Staf Pelaksana Kasubag Umum & Keuangan Kabag Umum Kelengkapan Waktu Output permohonan peminjaman 5 Diterimanya surat permohonan peminjaman 2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi Buku agenda surat, lembar disposisi 15 Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda 3. Membaca dan memberikan keputusanatautindak lanjutdariisi surat dan lembar disposisi 1 jam Catatan disposisi 4. Meneruskan surat yang terdisposisi dan lembar disposisi 15 Catatan disposisi 5. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi dan lembar disposisi 1 jam Draf rancangan 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi 1 jam Draf surat 7. Meyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 Arsip surat [15]

17 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS REKTORAT Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama Keterkaitan SOP Masuk Peringatan Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses peminjaman kendaraan dinas rektorat tidak bisa dilakukan Kualifikasi Pelaksanaan Diploma / Sarjana Peralatan/Perlengkapan 1. ATK 2. Map dokumen/file 3. Komputer Pencatatan dan Pendataan 1. Agenda surat 2. Pengasrsipan [16]

18 Flow Chart Pelaksanaan NO Aktivitas 1. Menerima surat permohonan peminjaman yang ditujukan kepada Kabag Umum 2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi 3. Membaca dan memberikan keputusanatautindak lanjutdariisi surat Staf Pelaksana Kasubbag Umum Kabag Umum & Humas Kelengkapan Waktu Output permohonan peminjaman Buku agenda surat, lembar disposisi dan lembar disposisi 5 15 Diterimanya surat permohonan peminjaman Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda 1 jam Catatan disposisi 4. Meneruskan surat yang terdisposisi 5. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi dan lembar disposisi dan lembar disposisi 15 Catatan disposisi 1 jam Draf rancangan 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi 1 jam Draf surat 7. Menyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 Arsip surat [17]

19 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS FAKULTAS Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama Keterkaitan SOP Masuk Peringatan Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses peminjaman kendaraan dinas fakultas tidak bisa dilakukan Kualifikasi Pelaksanaan Diploma / Sarjana Peralatan/Perlengkapan 1. ATK 2. Map dokumen/file Pencatatan dan Pendataan 1. Agenda surat 2. Pengasrsipan [18]

20 Flow Chart Pelaksanaan NO Aktivitas 1.. Menerima surat permohonan peminjaman yang ditujukan kepada Kabag Umum Staf Pelaksana Kasubag Umum & Keuangan Kabag TU Kelengkapan Waktu Output permohonan peminjaman 5 Diterimanya surat permohonan peminjaman 2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi 3. Membaca dan memberikan keputusanatautindak lanjutdariisi surat Buku agenda surat, lembar disposisi dan lembar disposisi 15 Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda 1 jam Catatan disposisi 4. Meneruskan surat yang terdisposisi dan lembar disposisi 15 Catatan disposisi 5. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi dan lembar disposisi 1 jam Draf rancangan 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi 1 jam Draf surat 7. Menyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 Arsip surat [19]

21 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PERBAIKAN BARANG INVENTARIS REKTORAT Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama Keterkaitan SOP surat masuk Peringatan Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses perbaikan barang inventaris rektorat tidak dapat dilakukan Kualifikasi Pelaksanaan Diploma / Sarjana Peralatan/Perlengkapan 1. ATK 2. Map dokumen/file 3. Komputer Pencatatan dan Pendataan 1. Agenda surat 2. Pengarsipan [20]

22 Flow Chart Pelaksanaan NO Aktivitas Staf Kasubag Umum Pelaksanaan Kabag Umum & Humas Rektor Kelengkapan Waktu Output 1. Mengecek barang Belangko daftar barang 3 jam Terlaksanany a pengecekan barang 2. Melaporkan hasil pengecekan barang Buku barang 30 Draf laporan hasil pengecekan barang 3. Menerima laporan hasil pengecekan barang Buku laporan kondisi barang 30 Diterimanya draf laporan hasil pengecekan barang 4. Mengajukan permohonan perbaikan barang, buku agenda dan computer 2 jam Draf surat permohonan perbaikan 5. Membuat keputusan dan mendisposisi permohonan 30 Catatan disposisi Meneruskan surat yang terdisposisi Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi dan catatan disposisi dan catatan disposisi 15 Draf rancangan 1 jam Draf surat 8. Mendistribusikan surat sesuai disposisi 1 jam Terdistribusik annya surat 9. Melaksanakan perbaikan barang dan barang Disesuai kan Terlaksanany a perbaikan 10. Menyimpan dokumen surat/arsip 5 Tersimpannya dokumen surat/arsip [21]

23 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PERBAIKAN BARANG INVENTARIS FAKULTAS Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama Keterkaitan SOP Masuk Peringatan Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses perbaikan barang inventaris fakultas tidak bisa dilakukan Kualifikasi Pelaksanaan Diploma / Sarjana Peralatan/Perlengkapan 1. ATK 2. Map dokumen/file Pencatatan dan Pendataan 1. Agenda surat 2. Pengarsipan [22]

24 NO Aktivitas Staf Flow Chart Pelaksanaan Pelaksanaan Kasubag Umum & keuangan Kabag TU Dekan 1. Mengecek barang Belangko daftar barang 2. Melaporkan hasil pengecekan barang 3. Menerima laporan hasil pengecekan barang 4. Mengajukan permohonan perbaikan barang Kelengkapan Waktu output 3 jam Terlaksananya pengecekan barang Buku barang 30 Draf laporan hasil pengecekan barang Buku laporan kondisi barang, buku agenda dan computer 30 Diterimanya draf laporan hasil pengecekan barang 2 jam Draf surat permohonan perbaikan 5. Membuat keputusan dan mendisposisi 6. Meneruskan surat yang terdisposisi permohonan dan catatan disposisi 30 Catatan disposisi 15 Draf rancangan 7. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi. 8. Mendistribusikan surat sesuai disposisi 9. Melaksanakan perbaikan barang 10. Menyimpan dokumen surat/arsip dan catatan disposisi 1 jam Draf surat 1 jam Terdistribusikannya surat dan barang Bergantung pada kondisi barang Terlaksananya perbaikan 5 Tersimpannya dokumen surat/arsip [23]

25 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PELAYANAN INVENTARISASI KEKAYAAN NEGARA DASAR HUKUM 1. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 120/ PMK.06/2007 tentang penatausahaan Barang Milik Negara 2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/ PMK.06/2007 tentang Sistem AUPK dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat 3. Peraturan Pemerintah No. 06 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah 4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/ PMK.06/ KMA Nomor 30 tahun KMA Nomor 3 tahun KMA Nomor 501 tahun Petunjuk Teknik Opname Fisik Barang Inventaris (OFBI) di lingkungan Kementerian Agama, Biro Perlengkapan Sekretariat Jenderal 1999/ Klasifikasi dan Kodefikasi Barang Inventaris Milik/Kekayaan Negara, Kementerian Agama, Sekretariat Jenderal, Tahun KMA Nomor 169 tahun 1999 KETERKAITAN 1. Rektor 2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian Universitas/Fakultas 3. Bagian Akademik KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer 2. Laptop 3. Printer 4. Uraian Tugas PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata persuratan tidak bisa berjalan PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Hard disk Komputer/laptop 2. Flashdisk [24]

26 Flowchart Pelaporan BMN Pelaksana No Aktivitas Melakukan penjajakan dengan Lembaga Kerjasama dan unit pelaksana teknis Membukukan data transaksi ke dalam BI Intrakomptabel, BI Ekstrakomptabel, Buku Barang Bersejarah dan Buku Persediaan berdasarkan dokumen sumber Mencocokkan data antara Laporan BMN dengan laporan keuangan yang disusun oleh petugas akuntansi keuangan Menyusun laporan BMN setiap semester dan laporan BMN beserta KLB setiap akhir tahun anggaran Melaporkannya ke UAKPB-W (Kemenag RI) Menyimpan arsip data BMN dan melakukan proses tutup buku setiap akhir tahun anggaran Tidak cocok Cocok Unit Pelaksana Teknis Terkait Membuat dan memutahkirka n KIB, DIR, dan DIL Syarat / Perlengkapan Waktu Output No 1 2 Aktifitas Menyusun rencana dan prosedur teknis pelaksanaan penghapusan barang Menghubungkan Instansi teknis yang berkaitan dengan BMN yang akan dihapus 3 Pengumpulan dokumen dan BMN yang akan dihapus Flowchart Penghapus BMN Pelaksana Petugas terkait Rusak Berat Tidak Syarat/ Waktu Perlengkapan Output 4 Meneliti dan menilai kondisi serta kegunaan BMN yang akan dihapus 5 Pelaksanaan penghapus barang 6 7 Membuat berita acara hasil penelitian/penilaian BMN yang akan dihapus Melaporkan hasil pelaksana penghapus BMN Ya [25]

27 No 1 2 Aktifitas Menyusun rencana dan jadwal kegiatan stok opname Membuat dan distribusi surat edaran kepada unit organisasi penanggung jawab fisik Flowchart Opname Fisik Barang BMN Pelaksana Petugas Terkait Syarat/ Waktu Perlengkapan Output 3 Membuat denah ruangan kantor/satuan kerja yang ketempatan barang Tidak Mengumpulkan data barang inventaris berupa dokumen pengadaan barang Menyiapkan formulir opname fisik barang inventaris Melakukan penghitungan barang dan penilaian kondisi Memberikan Nomor Urut Pendaftaran barang dan mengumpulkan barang yang kondisinya rusak sama sekali Membuat berita acara hasil penelitian/penilaian BMN yang kondisinya rusak berat Melaporkan hasil pelaksanaan Stok op name BMN ke pimpinan Rusak Berat Ya [26]

28 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENGGUNAAN GEDUNG PERKULIAHAN DASAR HUKUM KETERKAITAN 1. Rektor 2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian Universitas/Fakultas 3. Bagian Akademik KUALIFIKASI PELAKSANAAN 1. Satuan unit Kerja Fakultas; 2. Satuan unit Kerja Jurusan; 3. Satuan unit Kerja Prodi; 4. Satuan unit Kerja Pendidik 5. Satuan unit Kerja Mahasiswa 6. Satuan unit Kerja Tenaga Kependidikan 7. Pengguna yang mempunyai ikatan kerja sama dengan Universitas PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer 2. Laptop 3. Printer 4. Uraian Tugas PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka penggunaan gedung perkuliahan tidak bisa berjalan PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Hard disk Komputer/laptop 2. Flashdisk [27]

29 Flowchart Gedung Perkuliahan No 1 2 Aktifitas Menyusun rencana dan prosedur teknis pelaksanaan penghapusan barang Menghubungkan Instansi teknis yang berkaitan dengan BMN yang akan dihapus Pemilik Gedung Pelaksana Pengguna Gedung Syarat/ Waktu Perlengkapan Out put 3 Pengumpulan dokumen dan BMN yang akan dihapus 4 Meneliti dan menilai kondisi serta kegunaan BMN yang akan dihapus 5 Pelaksanaan penghapus barang 6 Membuat berita acara hasil penelitian/penilaian BMN yang akan dihapus [28]

30 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENGGUNAAN GEDUNG REKTORAT DASAR HUKUM KETERKAITAN Rektor, Pembantu Rektor, Kepala Biro, Kepala Bagian terdiri dari : Kepala Bagian Akademik, Kepala bagian Keuangan dan Akutansi, Kepala bagian Perencanaan, Kepala bagian Organisasi dan Kepegawaian, Kepala bagian Umum dan kepala Bagian Kemahasiswaan dan Alumni PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka penggunaan gedung rektorat tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Hard disk Komputer/laptop 2. Flashdisk [29]

31 1 No Flowchart/Bagan Alir Penggunaan Gedung Rektorat Aktifitas Pernyataan sebagai pengguna dan pengelola Pengelola Pelaksana Pengguna Syarat/ Waktu Perlengkapan Out put 2 Pemberitahuan mengenai peraturan/ tata tertib 3 Mematuhi tata tertib 4 Menjaga ketenangan 5 Menggunakan gedung sesuai dengan peruntukannya [30]

32 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENGGUNAAN GEDUNG AUDITORIUM DASAR HUKUM KETERKAITAN 1. Rektor 2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian Universitas/Fakultas 3. Bagian Akademik KUALIFIKASI PELAKSANAAN 1. Civitas Akademika 2. Biro AAKK 3. Biro AUPK 4. Kepala Bagian (Kabag.) Umum 5. Mahasiswa PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer 2. Laptop 3. Printer 4. Uraian Tugas PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka penggunaan gedung Auditorium tidak bisa berjalan PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Hard disk Komputer/laptop 2. Flashdisk [31]

33 Flowchart penggunaan gedung Auditorium Pelaksana No 1 Aktivitas Mengajukan permohonan dengan surat resmi (ditandatangani pengurus lembaga) kpd Rektor cq. Kabag. Umum Pengguna Kasubbag TU Kasubbag Rumah tangga Syarat / Perlengkapan Waktu Output Permohonan 2 Mendisposisi kepada Kasubag. Umum Disposisi 3 Mengecek kegiatan yg diajukan dengan kegiatan yang sdh terjadwal sebelumnya. ditolak 4 Terbitkan surat penolakan 5 6 Memberikan persetujuan & menyusun jadwal Ybs mengecek & memastikan pada H-1 penggunaan gedung kpd Kasubag.Umum diterima Pemberitahuan 7 Pelaksanaan Kegiatan [32]

34 Flowchart prosedur pemeliharaan Pelaksana No 1 Aktivitas Mengajukan usulan perbaikan/perawatan kepada Kepala Biro AUPK Unit Pengelola Kabiro AUPK Kabag Umum Syarat / Perlengkapan Waktu Output Permohonan 2 Melakukan analisa perbaikan/perawatan; Disposisi Mengajukan perencanaan biaya perbaikan/perawatan kepada Kepala Biro AUPK Mengajukan pencairan biaya yang telah disetujui oleh Kepala Biro AUPK Melakukan perbaikan/ perawatan atas persetujuan Kepala Biro AUPK Proposal Rincian Biaya Permohonan Pencairan 6 Pelaksanaan Perbaikan [33]

35 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PEMELIHARAAN KEBERSIHAN DASAR HUKUM KETERKAITAN Kabag Umum Petugas Kebersihan Civitas Akademika PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka prosedur kebersihan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [34]

36 Flow Chart Pelaksanaan No Aktivitas Pelaksana 1 Membuka ruang kantor dan ruang kuliah 2 Membersihkan ruangan sebelum jam kantor masuk Petugas Kebersihan Syarat/ Perlengkapan Waktu Output Ruang kantor dan kuliah terbuka 3 Menyiapkan prasarana kerumahtanggaan 4 Membersihkan ruangan Ruang kantor dan kuliah bersih 5 Mengunci seluruh ruang kantor dan ruang kuliah Ruangan terkunci [35]

37 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENGAMANAN KAMPUS DASAR HUKUM KETERKAITAN Kabag Umum Petugas Keamanan (Satpam) PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata pengamanan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [36]

38 No 1 Aktifitas Membuat pembagian kerja tugas pengamanan 2 Melaksanakan Tugas 3 Melaksanakan laporan rutin kepada kepala Bagian UMUM Flow Chart Pelaksanaan Kepala Satpam Pelaksana Kabag Umum Syarat/ Waktu Perlengkapan Output Jadwal Tugas Keamanan [37]

39 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS DASAR HUKUM KETERKAITAN Pengguna Kepala Biro Kabag Umum PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka peminjaman kendaraan dinas tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [38]

40 No Aktifitas mengajukan surat peminjaman ke Direktur PPs cq Kasubag Umum memeriksa ketersediaan kendaraan dan kelaikannya Memberikan peminjaman kendaraan sesuai dengan permintaan menggunakan kendaraan dan mengembalikannya Flow Chart Pelaksanaan Pelaksana Kassubag Pengguna Umum Syarat/ Perlengkapan Waktu Output Permohonan [39]

41 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PERUBAHAN FUNGSI GEDUNG DASAR HUKUM KETERKAITAN Rektor Kepala Biro Kabag Umum Unit Kerja Terkait PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka perubahan fungsi gedung tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [40]

42 Flow Chart Pelaksanaan Pelaksana No Aktivitas mengusulkan perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor cq. Kabiro AUPK Mengkaji usulan dengan melihat rencana induk pengembangan fisik UIN Mataram memberikan jawaban tertulis setelah mengkaji usulan perubahan gedung Setelah selesai pengerjaan konstruksi, memberikan laporan tentang adanya perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor cq. Kabag Umum Unit Kerja Kabag Umum Rektor Syarat / Perlengkapan Waktu Output Permohonan RIP UIN Pemberitahuan / Jawaban Laporan perubahan fungsi gedung [41]

43 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PELAYANAN DAN PENGGUNAAN LABORATORIUM AUDIO VISUAL DASAR HUKUM KETERKAITAN Pengelola Laboratorium Dosen Mahasiswa PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata persuratan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [42]

44 No 1 2 Alur kerja pelayanan laboratorium Audio Visual (AV): Aktifitas Mengajukan permohonan izin & menyampaikan jadwal penggunaan kepada Pengelola Pengelola menyusun jadwal penggunaan Lab. Pelaksana Kassubag Pengguna Umum Syarat/ Perlengkapan Waktu Output Form permohonan & Jadwal kegiatan 3 Penggunaan Lab Alur kerja pelayanan laboratorium Audio Visual (AV) Pelaksana No Aktivitas Unit Kerja Kabag Umum Rektor Syarat / Perlengkapan Waktu Output 1 2 Mengajukan izin penggunaan Lab. AV kepada Dekan Menyampaikan nota (disposisi) perizinan kepada pengelola Lab. AV Form perizinan penggunaan Lab AV Disposisi perizinan 3 Menyusun jadwal penggunaan Lab. AV Jadwal Penggunaan 4 Penggunaan Lab dibimbing dosen 5 Penggunaan laboratorium dibimbing petugas lab. [43]

45 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENGUSULAN PROGRAM DAN ANGGARAN DASAR HUKUM Statuta Sistem Manajemen Muto ISO 9001:2000 KETERKAITAN Rektor Wakil rektor II Kepala Biro AU Kabag Perencanaan Kasubbag PA Bagian perencanaan Pengusul PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata persuratan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Laptop Flashdisk [44]

46 Chart Flow/ Bagan Alir Pelaksanaan Aktivitas Sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Fakultas/Unit dan Lembaga di Lingkungan Universitas Islam Negeri (UIN) menyampaikan usulan Rancangan Rencana Kerja Tahun berikutnya kepada Bagian Perencanaan Kasubbag Penyusunan Anggaran (PA) menghimpun rancangan usulan dari Fakultas/Unit dan Lembaga Kasubbag PA Menyusun kembali usulan Rencana Kegiatan tahun berikutnya setelah mendapatkan pagu indikatif Kasubbag PA menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabag Perencanaan untuk dikoreksi dan dikomunikasika n dengan pihak terkait. Apabila benar, maka rencana kegiatan Akan langsung diproses, apabila ada pembenaran, maka akan dikembalikan kepada Kasubbag PA Kasubbag PA menyampaikan Rencana Kegiatan Pengusu l Bagian Perencanaa n KASUBA G PA Pelaksana Kabag Perencanaa n Kabir o AU W R II Rekto r Syarat / Perlengkapa n Waktu Minggu II bulan oktober dua tahun sebelumnya Pada minggu II bulan November dua tahun sebelumnya, Pada minggu III bulan april satu tahun sebelumnya Output Usulan Program dan Kegiatan Himpunan rancangan usulan program kegiatan Rencana Kegiatan Rencana Kegiata n [45]

47 Aktivitas Kepada Kabag Perencanaan untuk dikoreksi dan dikomunikasika n dengan pihak terkait. Apabila benar, maka rencana kegiatan akan langsung diproses, apabila ada pembenaran, maka akan dikembalikan kepada Kasubbag PA Kabag Perencanaan menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabiro AU untuk mengecek kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan Apabila Rencana Kegiatan sudah benar, maka disampaikan kepada PR II untuk dikoreksi kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan Pengusu l Bagian Perencanaa n KASUBA G PA Pelaksana Kabag Perencanaa n Kabir o AU W R II Rekto r Syarat / Perlengkapa n Waktu Output Rencana Kegiatan [46]

48 Aktivitas Apabila Rencana Kegiatan sudah benar, maka disampaikan kepada Rektor untuk mendapatkan persetujuan dan ditandatangani untuk dikirimkan ke Kemenag Pusat Pengusu l Bagian Perencanaa n KASUBA G PA Pelaksana Kabag Perencanaa n Kabir o AU W R II Rekto r Syarat / Perlengkapa n Waktu Output Rencana Kegiatan [47]

49 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PELAPORAN PROGRAM DAN KEGIATAN DASAR HUKUM Statuta Sistem Manajemen mutu ISO 9001:2000 KETERKAITAN Kabag keuangan Kabag perencanaan Kasubbag EP Kepala biro AU PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelaporan program dan kegiatan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Laptop Flashdisk [48]

50 Bagan Alir/ Flow chart Pelaksanaan Pelaksana No 1 2 Aktivitas Kabag keuangan menyampaikan rekapitulasi penyerapan program dan kegiatan kepada Kabag perencanaan pada setiap akhir bulan maret, juni, september dan desember. Kabag Perencanaan menerima dan merekomendasikan kepada Kasubbag EP untuk membuat laporan triwulan Kabag Keuangan Kabag Perencanaan Kasubbag EP Kabiro AU Syarat / Perlengkapan Waktu Output Rekap penyerapan program dan kegiatan Rekomendasi 3 Kasubbag EP menyusun laporan Triwulan, Laporan Triwulan 4 5 Kabag perencanaan mengecek kembali apabila benar maka dilanjutkan, dan apabila salah maka akan dikembalikan kepada Kasubbag EP Laporan yang sudah disahkan oleh Kabag Perencanaan, disampaikan kepada Kabiro AU untuk disahkah dan ditandatangani atas na- ma Rektor selanjutnya dikirimkan ke Depag Pusat Laporan Laporan [49]

51 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM SOP KERJASAMA Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh DASAR HUKUM 1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi 2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional di Lingkungan Kementerian Agama 3. SK Penerimaan mahasiswa baru 4. Pedoman akademik KETERKAITAN 1. Pimpinan Universitas 2. Pimpinan Fakultas 3. Wakil Kepala Bagian Kerjasama dan Pengembangan Kelembagaan PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka kerjasama tidak bisa dilaksanakan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [50]

52 Flow chart Prosedur Kerjasama Tahap Penjajakan Inisiasi Kerjasama Kabag Kerjasama Wakil Rektor III Calon mitra Kerjasama Draft MoU Rektor Wakil Rektor Wakil Rektor III Kabag Kerjasama Kabag Hukum Rektor Penandatangan an MoU Mitra kerja Pelaksana Dari UIN Penyusunan Juknis Pelaksana dari Mitra Tahap Implementasi Pelaksanaan Program Tahap MONEV WR III, Kabag Kerjasama, Tim Monev dan unit terkait Monitoring Tim Monitoring Mitra WR III, Kabag Kerjasama, Tim Monev dan unit terkait Evaluasi Tim Evaluator Tahap Pengembangan n Dilanjutkan/ dihentikan [51]

53 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENATAAN ARSIP DINAMIS BAGIAN KERJASAMA DASAR HUKUM 1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi 2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional di Lingkungan Kementerian Agama 3. SK Penerimaan mahasiswa baru 4. Pedoman akademik KETERKAITAN 1. Pimpinan Universitas 2. Pimpinan Fakultas 3. Wakil Kepala Bagian Kerjasama dan Pengembangan Kelembagaan PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka penataan arsip dinamis bagian kerjasama tidak bisa dilaksanakan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [52]

54 NO Flow Chart Pelaksanaan Penataan Arsip Dinamis Bagian Kerjasama Aktivitas Staf di Bagian Kerjasama menistribusikan Arsip, baik Arsip surat masuk maupun Arsip surat keluar Staf di Bagian Kerjasama memilah dan mengklasifikasi arsip surat biasa/ statis dan arsip surat dinamis Staf di Bagian Kerjasama mencatat dan mendata sebagai arsip dinamis Staf di Bagian Kerjasama memberi kode, tanggal, dan tahun pada file arsip dinamis Staf di Bagian Kerjasama menentukan klasifikasi arsip surat dinamis Staf di Bagian Kerjasama menempatkan kelompok arsip dinamis di file Arsip Dinamis Staf di Bagian Kerjasama mengamankan Arsip Dinamis di File Arsip Dinamis untuk memudahkan mencari sewaktu waktu dibutuhkan kembali Arsip Dinamis tersimpan di file Arsip Dinamis Pelaksana Staf Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Output Arsip surat Klasifikasi arsip Arsip dinamis Arsip dinamis Klasifikasi arsip surat dinamis Arsip dinamis Arsip dinamis Arsip dinamis [53]

55 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR BAGIAN KERJASAMA DASAR HUKUM 1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi 2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional di Lingkungan Kementerian Agama 3. SK Penerimaan mahasiswa baru 4. Pedoman akademik KETERKAITAN 1. Wakil Rektor III 2. Kabag Kerjasama 3. Kasubag dan Staf di Bagian Kerjasama PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka penataan pengelolaan surat keluar bagian kerjasama tidak bisa dilaksanakan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [54]

56 NO Flow Chart Pengelolaan Keluar Bagian Kerjasama Aktivitas 1. Staf di Bagian Kerjasama menyampaikan Masuk dengan dilampiri Lembar Disposisi kepada Pimpinan 2. Pimpinan memberikan rekomendasi di Lembar Disposisi untuk tindak lanjut surat dimaksud atau hanya di Arsip 3. Staf di Bagian Kerjasama menindak lanjut surat imaksud atau menyampaikan surat sesuai Disposisi Pimpinan 4. Staf di Bagian Kerjasama mempersiapkan draf/konsep surat sesuai rekomendasi pimpinan 5. Staf di Bagian Kerjasama membuat Keluar sesuai dengan alur dan disposisi pimpinan 6. Staf di Bagian Kerjasama memintakan paraf kepada pejabat terkait, apabila konsep / surat dimaksud sudah benar 7. Staf di Bagian Kerjasama memintakan tanda tangan pimpinan agar bisa dipertanggung jawabkan isinya 8. Staf di Bagian Kerjasama mencatat/membukukan ke agenda surat keluar an memberikan Kode Nomor 9. Staf di Bagian Kerjasama Menggandakan sesuai dengan kebutuhan termasuk untuk Arsip dan menstempel 10. Menyampaikan Keluar kepada yang dimaksud / yang dituju Staf Pelaksana Pejabat Pimpinan Terkait Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Output, lbr disposisi arsip Konsep surat keluar Keluar Keluar keluar keluar Keluar [55]

57 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK DI BAGIAN KERJASAMA DASAR HUKUM 1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi 2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional di Lingkungan Kementerian Agama 3. SK Penerimaan mahasiswa baru 4. Pedoman akademik KETERKAITAN 1. Wakil Rektor III 2. Kabag Kerjasama 3. Kasubag dan Staf Bagian Kerjasama PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pengelolaan surat masuk di bagian kerjasama tidak bisa dilaksanakan KUALIFIKASI PELAKSANAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [56]

58 NO Aktivitas 1. Staf di Bagian Kerjasama menerima surat dari di Kantor Pos 2. Staf di Bagian Kerjasama menerima dari Ekspedisi 3. Staf di Bagian Kerjasama menerima Masuk dari Bagian lain/ instansi diluar 4. Staf di Bagian Kerjasama mencatat surat masuk 5. Staf di Bagian Kerjasama memilah dan mengklasifikasikan Masuk 6. Staf di Bagian Kerjasama member lembar disposisi dan Lembar Kendali Masuk 7. Staf di Bagian Kerjasama menyampaikan alur Masuk sesuai dengan Lembar isposisi atau Lembar Kendali 8. Disposisi pimpinan sebagai dasar tindak lanjut Masuk Flow Chart Pengelolaan Masuk Di Bagian Kerjasama Pelaksana Staf kerjasama Tujuan surat Pimpinan Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Output masuk masuk masuk Daftar surat masuk Klasifikasi surat masuk Lembar disposisi, lembar kendali masuk Disposisi [57]

59 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENCAIRAN DANA KERJASAMA DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara 2. KMA No. 54 Tahun 2003 tentang pedoman Penggelolaan Keuangan Badan Layanan Umum 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 4. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 5. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 6. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara. 7. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi. 10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process). 11. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah diubah menjadi Peraturan Menpan Nomor 35 tahun Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kementerian Agama. 13. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 18 tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Mataram. 14. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 27 tahun 2017 tentang Statuta. KETERKAITAN Rektor Wakil Rektor II Biro UPK Kabag KA Kasubbag PAP Bendahara Penerima dana PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata persuratan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN Professional S1 yang kompeten PERALATAN/PERLENGKAPAN Komputer PENCATATAN DAN PENDATAAN Laptop Flashdisk [58]

60 Bagan Alir/Flowcard Prosedur Kegiatan Aktivitas Mengajukan surat pencairan dana kerjasama Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Memberikan disposisi untuk menindaklanjuti didiposisi dari rektor Memberikan disposisi kepada untuk Menindaklanjuti surat pencairan tersebut Mendisposisi untuk berkoordinasi dengan Bendahara Penerima terkait dana kerjasama di rekening dana kerjasama Memerintahkan untuk memeriksa Pencairan dana Kerjasama dan memeriksa dana tersebut sudah masuk apa belum, bila sudah masuk rekening dicairkan Penerima dana Rektor WR II Pelaksana Biro AUPK Kabag K&A Kasubbag PAP Bendahara Syarat / Perlengkapan Waktu Output pengajuan copy SP2D dana kerjasama Disposisi dan surat pencairan Disposisi dan surat pencairan Disposisi dan surat pencairan Disposisi dan surat pencairan Disposisi dan surat pencairan 15 1 jam 1 jam pengajuan Disposisi dan surat pencairan Disposisi dan surat pencairan Disposisi dan surat pencairan Disposisi dan surat pencairan Memeriksa rekening koran dan menuliskan cek pencairan Disposisi dan surat pencairan,rekening Koran dan Cek 10 Dana Kerjasama [59]

61 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENERIMAAN DANA PENDIDIKAN DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara 2. KMA No. 54 Tahun 2003 tentang pedoman Penggelolaan Keuangan Badan Layanan Umum 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 4. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 5. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 6. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara. 7. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi. 10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process). 11. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah diubah menjadi Peraturan Menpan Nomor 35 tahun Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kementerian Agama. 13. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 18 tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Mataram. 14. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 27 tahun 2017 tentang Statuta. KETERKAITAN Ksubag VSIP Kasubag PAP Kabag Keu & Akunt. Bendahara Penerima Penyususn laporan PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka penerimaan dana pedidikan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN Profesional Pendidikan S-1 yang berkompeten Sarjana Akuntansi PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [60]

62 Bagan Alir/Flowcard Prosedur Kegiatan No Aktivitas Meminta ke pihak bank berupa rekening koran dari rekening trasaksi penerimaan setiap hari Memeriksa Rekening koran dan memasukkan setiap transaksi ke dalam rekap per AKUN penerimaan Merekap dan menjumlah penerimaan pertransaksi ke dalam masingmasing AKUN penerimaan Menyerahkan rekap penerimaan per AKUN ke pihak bendahara penerima Memasukkan rekap penerimaan ke dalam buku kas bendahara untuk dibuatkan laporan dalam bentuk jurnal harian penerimaan Memeriksa dan memvalidasi laporan keuangan penerimaan Memeriksa dan menandatangani laporan penerimaan perbulan Laporan Penerimaan perbulan telah ditandatangani Penyerahan Laporan Bendahara Penerima Pelaksana Kasubag VSIP dan Kasubag PAP KAbag Keu dan Akuntansi Syarat / Perlengkapan Rekening Koran dari dana penerima Rekening Koran Rekap penerimaan dan rekening korang Rekap penerimaan per AKUN Rekap penerimaan per AKUN Jurnal penerimaan Jurnal penerimaan Laporan penerimaan bulanan Waktu 3 jam 3 jam 3 jam 10 2 jam 1 jam 1 jam 1 jam Output Rekening Koran Rekening Koran Rekap penerimaan per AKUN Rekap penerimaan per AKUN Jurnal penerimaan Jurnal penerimaan yang telah divalidasi Jurnal penerimaan yang telah divalidasi Laporan penerimaan telah di tandatangani [61]

63 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENERIMAAN DANA SEWA ASET DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara 2. KMA No. 54 Tahun 2003 tentang pedoman Penggelolaan Keuangan Badan Layanan Umum 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 4. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 5. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 6. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara. 7. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi. 10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process). 11. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah diubah menjadi Peraturan Menpan Nomor 35 tahun Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kementerian Agama. 13. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 18 tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Mataram. 14. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 27 tahun 2017 tentang Statuta. KETERKAITAN Kasubag VSIP dan PAP Kabag Keu & Akn Bendahara Penerima Pengelola Aset PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata persuratan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN Profesional Pendidikan S-1 yang berkompeten PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [62]

64 Bagan Alir/Flowcard Prosedur Kegiatan No Aktivitas Menyerahkan dokumen kerjasama penggunaan Aset Menerima dokumen kerjasama dan diverifikasi kelengkapannya Menerima uang pembayaran atas penggunaan Aset dan menerbitkan kwitansi Melaporkan atas penggunaan Aset dan menerbitkan kwitansi penggunaan Aset Memvalidasi dan melaporkan Menyetujui atas penerimaan uang sewa aset dan penerbitan kwitansi penyetoran Dana Sewa Aset Menerima kwitansi yang telah divalidasi dan menyetorkan Uang Sewa Aset ke Bank Pengelola Aset Bendahara Penerima Pelaksana Kasubag VSIP dan Kasubag PAP KAbag Keu dan Akuntansi Syarat / Perlengkapan Pengajuan Dokumen kerjasama penggunaan asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Waktu 15 1 jam 1 jam 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari Output Dokumen kerjasama penggunaan asset Dokumen kerjasama penggunaan asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Kwitansi dan dokumen sewa asset Kwitansi dan dokumen sewa asset [63]

65 ` KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh SOP PENGELOLAAN HUTANG DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara 2. KMA No. 54 Tahun 2003 tentang pedoman Penggelolaan Keuangan Badan Layanan Umum 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 4. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 5. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 6. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara. 7. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi. 10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process). 11. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah diubah menjadi Peraturan Menpan Nomor 35 tahun Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kementerian Agama. 13. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 18 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Mataram. 14. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 27 tahun 2008 tentang Statuta. KETERKAITAN Rektor Kabag Kasubbag Bendahara PERINGATAN Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata persuratan tidak bisa berjalan KUALIFIKASI PELAKSANAAN Profesional Pendidikan S-1 yang berkompeten PERALATAN/PERLENGKAPAN PENCATATAN DAN PENDATAAN [64]