MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UD. KAMAL PUTRA WONOSOBO DENGAN METODE PENDEKATAN TERSTRUKTUR BERBASISKAN WEB NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UD. KAMAL PUTRA WONOSOBO DENGAN METODE PENDEKATAN TERSTRUKTUR BERBASISKAN WEB NASKAH PUBLIKASI Diajukan Oleh : MUKHAMMAD FAID KAMAL kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 ESTABLISHING MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF UD. KAMAL PUTRA WONOSOBO BY STRUCTURED APPROACHING METODE BASED ON WEB MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UD. KAMAL PUTRA WONOSOBO DENGAN METODE PENDEKATAN TERSTRUKTUR BERBASISKAN WEB Mukhammad Faid Kamal Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information technology is a technology that is developing rapidly now. With the advancement of information technology, accessing to the data or available information can take place quickly, efficiently and accurately. This study aims to provide a snapshot of a model of sawmill s web-based management information systems, through the development of management information system applications in UD. Kamal Putra Wonosobo. This web-based application used PHP programming language and MySQL as its database, while in manufacturing, this application is tailored to the needs of users in general. Through analysis and system design, this application of Management Information System can be used to help the company to facilitate business processes. Users will get all the accurate informations because of the informations provided has a low error point. This application will work better if it is developed with the additional facilities which are not only limited in the aspect of purchases, sales, and payroll alone. But can be more widely in covering all aspects of business processes. Keywords: Web, Information Systems Management, sawmills

4 1. Pendahuluan Berkembangnya usaha-usaha perdagangan yang pesat pada saat ini menjadikan informasi sebagai hal yang sangat penting dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. Cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem informasi manajemen yang baik. Dan cara untuk membangun sistem informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi yang di butuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya. UD. Kamal Putra bergerak di bidang jual beli kayu albasia, pada UD. Kamal Putra, pencatatan dan pengolahan data penjualan dan pembelian barang, serta data penggajian karyawan masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan. Kesulitan dalam pengelolaan data mengakibatkan data yang diperoleh menjadi kurang akurat. Untuk meningkatkan keakuratan data, diperlukan pembangunan sistem informasi manajemen perusahaan yang terkomputerisasi. 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Sistem informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. Sedangkan sistem informasi berbasis web adalah sebuah sistem aplikasi komputer yang dibangun dengan menggunakan Struts framework terdiri dari komponen-komponen individual yang digabungkan menjadi satu aplikasi. Aplikasi tersebut dapat diinstal dan dieksekusi oleh web container. Komponen-komponen tersebut dapat digabungkan karena mereka terletak dalam sebuah konteks web yang sama, yang menjadikan mereka bergantung satu dengan yang lainnya, baik secara langsung ataupun tidak langsung. 2.2 Dasar Teori Konsep Dasar Sistem Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada

5 komponen atau elemen. Definisi sistem berdasarkan pendekatan yang menekankan pada prosedur adalah sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpil bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (Jogiyanto HM, 2002 : 1). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto H.M, 2002 : 2). Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu memiliki komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objective) dan tujuan (goal) Konsep Dasar Data dan Informasi Data Data adalah kumpulan dari fakta-fakta, kejadian-kejadian yang dapat berupa simbol, angka, huruf, dan lain-lain yang berguna bagi suatu pengolahan data (proses) atau sebagai masukan (input) bagi suatu proses. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. 2.3 Konsep Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum adalah suatu tahap dimana di dalamnya terdapat identifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci yang bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pengguna atau user mengenai sistem yang baru. Sedangkan desain sistem secara terinci dimaksudkan untuk pembuat program komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem.

6 Penggambaran dan rancangan model sistem informasi secara logika dapat dibuat dalam bentuk Diagram Konteks dan Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi dari Diagram Alir Data yang merupakan gambaran global dari sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam maupun keluar suatu sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk melihat batasan antara sistem dengan eksternal entity Diagram Alir Data Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. Tingkatan DFD dimulai dari diagram konteks yang menjelaskan secara umum suatu sistem atau batasan sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Kemudian DFD dikembangkan menjadi DFD tingkat 0 atau level 0 dan kemudian DFD level 0 dikembangkan lagi menjadi level 1 dan selanjutnya sampai sistem tersebut tergambarkan secara rinci menjadi tingkatan-tingkatan lebih rendah lagi. 2.4 Tinjauan Perangkat Lunak Perangkat Lunak Web Programming HTML HTML (Hypertext Markup Language) merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web PHP PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis Perangkat Lunak Web Server dan Web Database Apache Web Server Apache merupakan turunan dari web web server yang dikeluarkan oleh NSCA ( yaitu NSCA HTTPd sekitar tahun 1995-an. Pada dasarnya, Apache adalah A PatCHy (path) dan pengganti dari NSCA HTTPd. Apache Web Server merupakan tulang punggung dari WWW. Web Server menunggu permintaan dari client yang menggunakan Web Browser.

7 MySQL MySQL merupakan database server open source yang sangat populer dan merupakan Databases Relational (RDBMS) yang mempunyai kemampuan yang sangat cepat untuk menjalankan perintah SQL (Structure Query Language) dengan multi-threaded dan multi-user. Dengan melihat kemampuannya, maka MySQL dijadikan database server yang handal dan tambahan feature terus dikembangkan agar lebih optimal. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Mendefinisikan spesifikasi sistem informasi manajemen perusahaan berbasis web. Spesifikasi tersebut menjadi dasar dari perancangan sistem. Pada aplikasi, yang menjadi data masukkan adalah data-data seperti, supplier, pelanggan, kayu log, kayu balken, karyawan, dan lain-lain, dimana informasi ini akan diproses sehingga menghasilkan keluaran berupa informasi serta laporan yang sudah diolah berdasarkan permintaan umum dari pengguna aplikasi ini. 3.2 Analisis Sistem Analisis Kelemahan Sistem Tujuan dari analisis sistem yang sedang berjalan adalah untuk mengetahui bentuk permasalahan dan kelemahan sistem yang ada. Dengan mengetahui permasalahan tersebut diharapkan pengembangan sistem yang akan diusulkan benar-benar dapat dirancang dengan maksimal sesuai dengan permasalahan yang ada sehingga sistem dapat berjalan dengan baik. Untuk mewujudkan sistem informasi tersebut dibutuhkan teknologi informasi yang tepat Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, efisiensi dan pelayanan pengguna. Analisis ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Ekonomic, Control, Efisiensi,Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah yang akhirnya menjurus ke masalah utama Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi

8 requirement tersebut atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan Kebutuhan Perangkat Keras Menguraikan kebutuhan kebutuhan perangkat keras atau Personal Computer (PC) yang akan digunakan untuk pemakaian sistem Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi menguraikan kebutuhan output atau informasi yang akan di sajikan oleh aplikasi yang dibuat Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan yang dianalisa adalah kebutuhan perangkat lunak atau software yang akan digunakan untuk membangun sistem informasi tersebut. Kebutuhan ini mencakup sistem operasi yang akan dipakai dalam pembuatan sistem informasi, baik aplikasi yang sifatnya primer maupun sekunder Analisis Kelayakan Sistem Sebelum melakukan implementasi terhadap suatu sistem berbasis komputer, langkah awal yang harus dilaksanakan adalah melakukan studi kelayakan. Hal ini penting untuk menilai apakah sistem memang layak untuk dikembangkan ditinjau dari berbagai sisi Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi berhubungan dengan berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini. Suatu proyek yang besar biasanya lebih menekankan kelayakan ekonomi karena umumnya berhubungan dengan biaya yang terbilang besar Kelayakan Operasional Hasil observasi menunjukan Tugas dan tanggungjawab untuk tiap-tiap personil dan unit kerja dari UD. Kamal Putra telah di definisikan dan diterapkan dengan jelas. Hal ini dapat dilihat dari deskripsi pekerjaan yang telah dibuat untuk masing-masing personil Kelayakan Teknik

9 Teknologi berbasis web mudah diterapkan karena pada masa sekarang ini banyak para pengembang web yang memberikan supportnya untuk para pengguna pemula. Kelayalan teknik memberikan gambaran dari penggunaan teknologi web yang akan digunakan Kelayakan Jadwal Kelayakan waktu akan menilai apakah sistem dapat dikembangan sesuai waktu yang ditetapkan sesuai kebutuhan sistem. Waktu tersebut mencakup tahap analisis, desain, implementasi, instalasi, testing, debugging sampai launching sistem Kelayakan Hukum Kelayakan hukum yang dimaksud adalah peninjauan kembali hal-hal yang menyangkut penerapan sistem dan dampak yang ditimbulkan. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasikan komponen sistem informasi yang dirancang secara rinci Perancangan Sistem Secara Umum Perancangan sistem secara umum menguraikan pemodelan proses sistem yang dibuat serta gambaran secara umum tentang tahap-tahap yang dilalui dalam pembuatan sistem. Dalam hal ini rancangan model yang dibuat menggunakan diagram arus data (data flow diagram) atau DFD Sistem yang diusulkan Context Diagram Sistem yang diusulkan akan digambarkan dalam diagram konteks dan data flow diagram Kamus Data Kamus data (KD) atau disebut juga dengan istilah data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan, dan database.

10 3.3.3 Perancangan Basis Data Perancangan Basis Data Menguraikan perancangan tabel, dari bentuk tahap pertama, sampai bentuk normal, kemudian diaplikasikan kedalam struktur basis data (tabel) dalam MySql Perancangan Form Input Dan Output Pada Perancangan Form input diuraikan bagaimana sistem yang diusulkan akan digambarkan melalui rancangan untuk input data, kemudian akan dibuat rancangan output hasil pengolahan data dari proses input. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Menjalankan Sistem Program Sistem Informasi Manajemen UD. Kamal Putra Berbasis Web, pertama kali dijalankan melalui web browser akan menampilkan user interface yaitu halaman login. Halaman login merupakan tampilan yang pertama kali muncul waktu program dijalankan. Form login ditampilkan untuk melakukan proses login untuk masuk ke menu utama. Gambar 4.1 Form Login 4.2 Menu Utama Menu utama adalah halaman index yang merupakan halaman utama dari sistem informasi berbasis web. Halaman ini terdiri dari dua frame, frame kiri yang akan menampilkan menu utama dan frame kanan yang digunakan untuk menampilkan halaman dari menu yang telah dipilih.

11 Gambar 4.2 Halaman Menu Utama 4.3 Implementasi Dalam Proses Pembelian a. Halaman Data Kayu Log Halaman Data Kayu Log menginformasikan jenis kayu log berdasarkan keterangan panjang, diameter, dan harga. Harga ditentukan berdasarkan kualifikasi diameter yang telah ditentukan. Halaman ini hanya dapat diakses oleh Owner, untuk membatasi perubahan data dan harga yang hanya dapat dilakukan oleh pihak yang dipercaya perusahaan. Gambar 4.3 Halaman Data Kayu Log b. Halaman Data Supplier Halaman data supplier dapat diakses dari menu data supplier. Halaman data supplier menginformasikan data supplier kayu log, data supplier diperlukan untuk proses transaksi pembelian.

12 Gambar 4.4 Halaman Data Supplier c. Halaman Menu Pembelian User dapat melakukan proses transaksi pembelian melalui menu pembelian dengan masukkan data supplier, status pembayaran, dan data jumlah batang untuk masing-masing diameter kayu. Apabila data supplier belum ada (terdaftar) dalam ComboBox Supplier, maka data dapat ditambahkan pada menu data supplier Gambar 4.5 Form Input Pembelian 4.4 Implementasi Dalam Proses Penjualan a. Halaman Data Kayu Balken Halaman data kayu balken menginformasikan data stok batang dalam satuan batang dan meter kubik untuk masing-masing jenis balken dan

13 detail ukuran kayu balken. Halaman ini dapat diakses melalui menu Data Balken. 1 Gambar 4.6 Halaman Data Kayu Balken b. Halaman Data Pelanggan Hasil proses input data pelanggan dapat dilihat pada menu data pelanggan, selanjutnya user dapat melakukan operasi perubahan dan penghapusan data pelanggan. Gambar 4.7 Halaman Data Pelanggan c. Halaman Penjualan Halaman penjualan dapat diakses dari menu penjualan, dalam proses penjualan, data yang dibutuhkan adalah data stok dan harga dari kayu balken, data pelanggan, dan data jumlah batang untuk masing-masing jenis kayu. Berikut adalah form untuk input transaksi penjualan.

14 Gambar 4.8 Form Input Penjualan 4.5 Implementasi Dalam Proses Pelaporan a. Laporan Pembelian Perperiode Gambar 4.9 Laporan Pembelian Perperiode b. Laporan Penjualan Perperiode

15 c. Nota Pembelian Gambar 4.9 Laporan Penjualan Perperiode Gambar 4.10 Laporan Pembelian Pernomor Nota d. Nota Penjualan

16 Gambar 4.11 Laporan Penjualan Pernomor Nota e. Laporan Penggajian perkaryawan Gambar 4.12 Laporan Gaji Perkaryawan f. Laporan Penggajian Permesin Produksi Gambar 4.13 Laporan Gaji Permesin Produksi 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil analisis dan pembuatan sistem informasi manajemen UD. Kamal Putra Wonosobo berbasiskan web, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk pengolahan data pembelian, penjualan, dan penggajian karyawan menggunakan sistem terkomputerisasi ternyata lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan menggunakan sistem lama dengan manual.

17 2. Dengan sistem terkomputerisasi, proses pengolahan data dan pelayanan transaksi kepada supplier dan pelanggan menjadi lebih cepat dan mudah. 3. Sistem terkomputerisasi memudahkan proses pengambilan keputusan karena sistem terkomputerisasi ini dapat menghasilkan laporan yang lengkap dan akurat. 5.2 Saran Sistem informasi yang penulis buat masih jauh dari kesempurnaan, maka harus terus di evaluasi dan terus dikembangkan lebih lanjut lagi. Saran yang diajukan berdasarkan kesimpulan adalah : 1. Sistem Informasi ini diharapkan tidak hanya terbatas pada ruang lingkup pembelian, penjualan, dan penggajian saja. Akan tetapi bisa lebih luas lagi dalam mencakup seluruh aspek proses bisnis perusahaan. 2. Diharapkan untuk kedepannya Sistem Informasi ini dikembangkan lagi dengan penambahan fasilitas-fasilitas lain yang dapat membuat sistem informasi ini lebih optimal.

18 DAFTARPUSTAKA Abdul Kadir Dasar Pemrograman WEB Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta : Andi Offset Bimo Sunarfrihantono PHP dan MySQL untuk Web. Yogyakarta: Andi Offset Bunafit Nugroho Membuat Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web Dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Gava Media Fathansyah Basis Data. Bandung : Informatika Jogiyanto H.M Analisis & Desain. Yogyakarta: Andi Offset