BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan BAB II TINJAUAN PUSTAKA Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi pelaksanaan kegiatan dalam organisasi. Oleh karena itu, arsip perlu dikelola dengan baik agar dapat ditemukan dengan mudah, cepat, dan tepat. Hal tersebut sesuai dengan tujuan dari pengelolaan arsip di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, yaitu: 1. Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman dan efisien. 2. Menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang. 3. Menjamin arsip yang bernilai guna kesejahteraan dapat diselamatkan dan dilestarikan Pengertian Arsip Pengertian arsip di negara kita (Indonesia), diatur dalam Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 (Sedarmayanti,2001, hal.185) tentang: Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan BAB 1 Pasal 1 berbunyi sebagai berikut, arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan /atau perorangan dalam bentuk corak apaoun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan pasal 1 ayat 2, menjelaskan bahwa dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam 7

2 rangka pelaksanaan kegiatannya baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam daam bentuk corak apaun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar ( Menurut Barthos (2007), arsip adalah catatan tertulis baik berbentuk gambar, bagan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa yang sengaja dibuat orang untuk membantu daya ingat orang. Sedangkan menurut Amsyah (2005), arsip adalah suatu catatan baik secara tertulis, tercetak ataupun ketikan yang berbentuuk huruf, gambar atau angka, yang memiiki arti dan tujuan serta berfungsi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, atau media komputer. Warkat adalah sebuah catatan tertulis atau bergambar yang berisi keterangan mengenai suatu peristiwa atau kejadian yang sengaja dibuat dengan tujuan untuk membantu ingatan jika suatu saat diperlukan (Gie,2007). Misalnya bon penjualan, kuitansi, faktur, daftar gaji, gambar bagan organisasi, tabel harga, kartu penduduk, ijazah surat izin, dan surat-surat organisasi pada umumnya. Dari berbagai pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu naskah, data atau catatan yang dibuat oleh lembaga pemerintah atau badan swasta secara tertulis, tercetak atau tergambar, dalam bentuk huruf, angka, gambar, atau bagan yang terekam dalam berbagai corak dan bentuk seperti kertas, kertas film atau media komputer yang berisi keterangan mengenai suatu kegiatan atau peristiwa yang berfungsi sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang sengaja dibuat orang dengan tujuan untuk membantu ingatannya Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpnan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat), bila diperlukan, dapat 8

3 diketemukan kembali dengan mudah dan cepat (Moekijat, 2008). Sedangkan. menurut Ernawati (2004) pengarsipan adalah penagaturan arsip secara sistematis dengan menggunakan abjad, nomor atau kombinasi abjad dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, yang dimaksud filing atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatau tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunann dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (Wursanto,2004, hal.15-16). Menurut tiga penulis Buku Dasar-dasar Kearsipan (Mulyono, Muhsin, dan Marimin, 1985:3 dalam Wursanto, 2004), kearsipan adalah cara pengurusan arsip sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku dengan tidak melalaikan 3 (tiga) unsur pokok yang meliputi: penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali arsip. Sedangkan dalam buku Pengurusan Surat dan Kearsipan (Depdikbud, 1980:52, dalam Wursanto, 2004, hal.16), dijelaskan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketaui tempatnya setiap kali diperlukan. Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa filing atau kearsipan adalah kegiatan pengaturan arsip dengan menempatkan kertasketas, dokumen, atau warkat-warkat ke dalam suatu tempat penyimpanan secara sistematis menurut sistem yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga ketika kertas, dokumen atau warkat tersebut diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. 9

4 2.2 Peranan Arsip Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos, 2007). Setiap kegiatan dalam organisasi, baik pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Sejalan dengan perkembangan kegiatan dalam suatu organisasi, maka keberadaan arsip akan sangat membantu sebagai sumber ingatan organisasi, karena arsip merupakan rekaman dari seluruh kegiatan yang terjadi dalam organisasi. Arsip sangat berperan dalam kegiatan organisasi, sebagai contoh dalam pengambilan keputusan. Para pimpinan akan sangat memerlukan arsip sebagai saah satu sumber informasi yang dapat dijadikan referensi dalam pengambilan keputusan, sehingga keputusan menjadi terarah. Arsip berperan sebagai alat pengawasan karena arsip merupakan rekaman dari seluruh kegiatan organisasi. Oleh karena itu, pelaksanaan kegiatan dalma organisasi dapat terkendali dengan keberadaan arsip. Sehingga hal ini dapat memperkecil bahkan mencegah adanya kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan organisasi. Sedangkan menurut Sedamaryanti (2008) arsip mempunyai beberapa peran, yaitu sebagai berikut: 1. Alat utama ingatan organisasi Arsip menyimpan informasi yang berguna bagi suat organisasi atau perusahaan mengenai kejadian dimasa lalu yang tidak dapat selalu diingat manusia. 2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) Arsip merupakan bukti otentik bagi organisasi atau perusahaan dalam menjalankan usahanya, khususnya jika terjadi suatu kejadian yang memerlukan suatu pembuktian atau barang bukti. 10

5 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan Bagi seseorang pengambilan keputusan, arsip dapat dijadikan dasar sehingga hasil keputusan dapat terarah. 4. Barometer kegiatan atau suatu organisasi mengingat kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya Arsip dapat digunakan sebagai bahan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan pengembangan organisasi. 2.3 Penggolongan Arsip Berdasarkan Undang-Undang NO.7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, maka arsip berdasarkan fungsinya dapat dibedakan menjadi 2 (dua) golongan yaitu arsip dinamis dan arsip statis (Amsyah,2005) Arsip Dinamis Menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009, arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sehari-hari. Adapun menurut Barthos (2007:4) apabila dilihat dari kegunaannya arsip dinamis dibedakan menjadi: a. Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelola. b. Arsip inaktif, adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. 11

6 c. Arsip semi aktif, adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi antar aktif dan inaktif. Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung oleh kantor yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan sehingga masih disimpan Arsip Statis Menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). 2.3 Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan Tujuan umum kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Sedamaryanti, 2008). Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut: 1. Menerima warkat. 2. Mencatat warkat. 3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan. 4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu. 5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. 6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip. 7. Menggandakan atau merencanakan penyusutan arsip dan lain-lain. 12

7 2.4 Pengorganisasian Arsip Di dalam pengorganisasian arsip harus diperhatikan pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:22) ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem kombinasi sentralisasi dan desentralisasi Sentralisasi Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil. Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain: a. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. b. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. c. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan. Kerugian dari sentralisasi arsip diantaranya, a. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama. b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. 13

8 2.4.2 Desentralisasi Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing. Keuntungan dari desentralisasi diantaranya a. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri. b. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi diantaranya, a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan. b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip in-aktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut: a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam. b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang. c. Menekan duplikasi dokumen. 14

9 d. Memudahkan control gerakna dokumen sesuai dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. e. Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Adapun kerugian dari sistem ini adalah sebagai berikut: a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud. b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walupun dapat diminimalisasi apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat. 2.5 Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Sedarmayanti (2008) menjelaskan bahwa sistem penyimpanan arsip adalah arsip atau berkas yang disusun dan diatur secara tertib dan sistematis, termasuk penyimpanan dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah (2005), sistem penyimpanan arsip dibagi menjadi lima golongan, yaitu sistem abjad (Alphabetic Filing System), sistem kronologis (Chronological Filing System), sistem nomor (Numeric Filing System), sistem subjek/perihal (Subject Filing System), dan sistem gegorafis atau wilayah (Geographical Filing System) Sistem Abjad dapat juga disebut sistem langsung (direct filing system) Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan dimana petugas pengelola dapat langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen yang dibutuhkan, tanpa melalui alat bantu seperti indeks 15

10 dan lain-lain. Sistem abjad umumnya sering dipakai sebagai sistem penyimpanan arsip oleh beberapa perusahaan atau organisasi, karena: a) Dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama. b) Petugas menginginkan agar dokumen-dokumen dari nama yang sama akan berkelompok dibawah 1 (satu) nama. c) Jumlah langganan yang berkomunikasi memiliki banyak jumlah. d) Nama akan lebih mudah diingat oleh siapapun Keuntungan atau kelebihan dari pemakaian sistem abjad adalah: a) Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama, akan berkelompok menjadi satu. b) Susunan guide dan folder sederhana. c) Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan kembali. d) Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa menggunakan indeks. Adapun kerugian atau kelemahan dari pemakaian sistem abjad adalah: a) Pencarian kembali dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang (last name) apabila nama tersebut adalah nama lengkap. b) Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, maka akan terletak terpisah di dalam penyimpanannya. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, ch-kh, tj-c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing Sistem Kronologis/Waktu (Chronological Filing System) Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim mulai dari tanggal, bulan, sampai tahunnya. 16

11 Mengingat dalam penyimpanan warkat pada sistem kronologis tersebut adalah waktu, dokumen-dokumen yang disimpan dengan menggunakan sistem ini dokumen yang dalam penemuan dokumennya kembali melihat pada bulan, dan tahun. Sebagai contoh sistem kronologis, nota, kuintansi yang dijadikan sebagai pelengkap dan bukti dari suatu pembukuan. Penyimpanan arsip biasanya menggunakan sistem kronologis, diantaranya jumlah masih terlalu sedikit, surat yang masih dalam proses penanganan atau sering digunakan, sehingga petugas secara otomatis dapat mengingat kapan surat tersebut harus mendapatkan penanganan. Arsip sudah jarang digunakan, sehingga penemuan yang cepat masih dapat ditemukan. Penggunaan perlengkapan dan peralatan arsip yang digunakan dalam sistem kronologis sederhana dan dengan kapasitas yang banyak, seperti rak, filing cabinet, map ordner, dan lain-lain. Keuntungan sistem kronologis adalah: a) Mudah dilaksanakan b) Susunan dan urutan guide sederhana c) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan d) Berguna apabila tanggal-tanggal diketahui Kerugian sistem kronologis adalah: a) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak. b) Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak diketahui. c) Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya Sistem Nomor (Numerical Filing System) Sistem nomor adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor, sistem penyimpanan arsip ini hampir sama dengan sistem abjad 17

12 yang penyimpanan dokumennya didasarkan kepada nama, hanya nama diganti dengan kode nomor, kode-kode nomor pada tiap arsip harus mengandung pengertian khusus, yaitu kode angka atau bilangan yang tertera pada warkat akan mewakili maksud tertentu. Kode pada dokumen digunakan sebagai acuan dalam penyimpanan dokumen dan juga sebagai petunjuk pencarian kembali warkat yang disimpan. Penggunaan sistem nomor sebagai penyimpanan dokumen, hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja yang bersangkutan. Sistem nomor akan cocok digunakan seperti di loket-loket pembayaran iuran, pajak, angsuran kredit, pendaftaran rumah sakit, asuransi, tabanas, rekening dan sebagainya. Acuan yang paling mudah dalam memilih sistem nomor adalah di dalam kegiatan operasional kantor tersebut, angka-angka atau nomor lebih penting daripada nama, contohnya, bagian akuntan sangat sering menyimpan surat-surat bukti pembayaran (kuitansi) menurut nomor, bagian produksi dan gudang sering menyimpan surat-surat ordner menurut nomor daripada nama dan contoh lainnya. Keuntungan pemakaian sistem nomor adalah: a) Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda. b) Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja. c) Perluasan nomor tidak terbatas. d) Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks. e) Indeks memuat seluruh nama koresponden. Kerugian pemakaian sistem nomor adalah : a) Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan alat bantu berupa indeks nomor. b) Untuk map campuran diperlukan file tersendiri. 18

13 c) Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks. d) Modal yang besar, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem ini Sistem Subjek atau Perihal (Subject Filing System) Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok permasalahan atau subjek dari dokumen tersebut. Pelaksanaan penataan arsip berdasarkan subjek atau pokok masalah ini, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya. Manfaat dari sistem ini tergantung pada kemampuan petugas kearsipan dalam menetapkan klasifikasi permasalahan yang akan menjadi objek penataan arsip. Oleh karena itu perlu sekali ditetapkan pola-pola klasifikasi yang akan menjadi pedoman dalam menata arsip dalam tempat penyimpanan, sehingga arsip menjadi teratur dan memudahkan untuk ditemukan kembali. Pokok masalah atau subjek tersebut dapat dikelompokan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama Daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalahmasalah yang terdapat di dalam suatu kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan pokok masalah subjek. Keuntungan dalam sistem subjek adalah: a) Penghematan waktu pencarian dokumen. b) Dokumen subjek dapat diperluas mudah dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama. Kelemahan dari sistem penyimpanan subjek adalah: a) Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali. 19

14 b) Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang digunakan tidak dibatasi. c) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analisis arsip yang berpengalaman. d) Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai subjek dan informasi yang terkait. e) Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek, sehingga hal itu dapat mempersulit penemuan arsip Sistem Geografis atau Wilayah (Geographical Filing System) Sistem Geografis atau wilayah merupakan sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan atas nama tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Sistem ini sering disebut juga sebagai sistem lokasi atau sistem nama tempat. Pengelompokan untuk dokumen-dkumen yang digunakan dilihat dari tempat asal surat yang datang dan tujuan surat yang akan dikirim. Pembagian wilayah yang dapat dianut antara lain negara, negara bagian, propinsi, kotamadya, kecamatan, kelurahan, desa dan lain-lain. Hal yang diutamakan dalam informasi yang terkandung dalam dokumen adalah asal dokumen itu sendiri, sedangkan nama individu yang berhubungan erat atau nomor surat itu dinomorduakan. Berdasarkan asal dokumen atau warkat tersebut, maka dokumen yang diperlukan dapat disusun dan ditemukan kembali bila diperlukan. Keuntungan dari sistem geografis ini adalah: a) Mempermudah dalam pencarian kembali suatu arsip jika wilayahnya sudah diketahui. b) Jumlah arsip dari suatu area dapat dilihat dengan cepat. 20

15 Adapun kekurangan dari sistem geografis adalah: a) Susunan guide dan folder komplek jika perusahaan memiliki banyak relasi. b) Dilakukan dua kali permrosesan, yaitu berdasarkan wilayah, kemudian berdasarkan abjad atau nama. c) Petugas harus memiliki wawasan dan pengetahuan luas mengenai pembagian wilayah Sistem Warna ( Color Filing System) Menurut pendapat Amsyah (2005) sistem warna merupakan sistem penambahan yang digunakan untuk lebih memperjelas dalam penyimpanan arsip sehingga mempermudah dalam penemuan kembali. Sistem ini digunakan sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol untuk mempermudah pengelompokkan dan pencarian dokumen serta untuk membedakan antara arsip yang satu dengan arsip yang lainnya. Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen jarang dilakukan. Tetapi ada juga yang menggunakan tanda warna sebagai dasar penyimpanan dokumen karena warna digunakan sebagai sesuatu identitas atau ciri khas tertentu. Sehingga dengan sistem warna dianggap lebih menguntungkan. Selain itu penggunaan warna dapat dikombinasikan dengan sistem penyimpanan yang lain. Misalnya penggunaan warna untuk guideguide dalam map ordner atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip yang dapat membantu kegiatan kearsipan serta pemberian warna pada kata tangkap yang ditentukan dengan penggunaan warna bukan sesuatu yang utama melainkan hanya tertentu dalam penataan dokumen. Pada praktiknya pengklasifikasian arsip merupaan kombinasi dari beberapa sistem klasifikasi yang tujuannya mempermudah dan mempercepat penemuan kembali. Untuk menentukan sistem mana yang aka digunakan oleh 21

16 suatu perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan dengan mempertimbangkan: (Nuraida,2008) 1. Ukuran perusahaan, aktivitas kantor dan perkembangannya. 2. Jumlah catatan kantor/arsip. 3. Jenis/tipe arsip. 4. Cara penggunaan arsip. 5. Sifat kerahasiaan arsip. Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik yang diterapkan dengan efektivitas yang sama untuk semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi/kondisi perusahaan. 2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2 (dua) macam penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (pending file) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (permanent file) Penyimpanan Sementara ( Pending File ) File pending atau file tindak-lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan. 22

17 2.6.2 Penyimpanan Tetap ( Permanent File) Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen yang disimpan memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan, dan petugas filing. Untuk pekerjaan filing yang dilakukan oleh satu orang seperti misalnya pada pekerjaan sekretaris, prosedur penyimpanan tidak begitu penting kelihatannya. Langkah-langkah penyimpanan yang benar walau sudah dilakukan oleh sekretaris tidaklah begitu kelihatan. Tetapi pada penataan file yang banyak seperti pada bursa-bursa uang misalnya, maka langkah-langkah ini akan kelihatan jelas. Untuk volume dokumen yang banyak, satu langkah bahkan dapat dikerjakan oleh beberapa orang, dimana surat yang akan disimpan berjalan dari satu tangan ke tangan lain. Kalau dirinci dengan saksama, maka langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini: a) Langkah 1: Pemeriksaan Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkatwarkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai siap untuk disimpan sebagaimana tanda yang umum digunakan kantor atau unit kerja yang bersangkutan maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak. Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan kepada pengolah ternyata tidak diteruskan tetapi disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa surat tersebut hilang. Tanda siap disimpan pada surat dapat juga disebut release mark. 23

18 b) Langkah 2: Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, yaitu nama badan pada kepala surat atau nama individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk, dan nama badan atau nama individu teralamat untuk surat keluar (pertinggal) yang disimpan. Dengan demikian surat masuk dan keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk dan nama tempat teralamat untuk surat keluar (pertinggal). Kata tangkap pada sistem subjek adalah perihal atau isi surat. Bilamana sebuah dokumen dapat diminta melalui beberapa kata tangkap, maka dokumen tersebut disimpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedang untuk kata tangkap kata tangkap lain bila perlu dibuatkan penunjuk silang. Ini pun bila dipandang benar-benar perlu, sebab dengan penunjuk silang berarti penambahan pekerjaan. c) Langkah 3: Memberi Tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masingmasing kata tangkap. Misalnya, Waringin Kencana unit 1, Perseroan Terbatas unit 2. Untuk kata tangkap penunjuk silang juga diberi tanda garis bawah dan pada pinggir kertas diberi tanda silang (X). 24

19 Bilamana kata tangkap harus ditambahkan, maka kata tangkap ini dituliskan juga dengan warna lain yang jelas misalnya untuk kata tangkap angka atau subjek yang tidak ada kertas surat. Dengan adanya tanda ini maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada. d) Langkah 4: Menyortir Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan ini petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu menyimpan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup laci, yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengna berdiri yang sangat melelahkan. Dewasa ini sudah banyak alat sortir yang dapat dipergunakan, tetapi bilamana alat sortir tidak ada, petugas dapat mengelompokkan warkatwarkatnya di atas meja. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokkan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokkan menurut kelompok subjek atau masalah. e) Langkah 5: Menyimpan Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Sistem 25

20 penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif apabila didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang sesuai. Hal ini dimaksudkan agar dokumen dapat tetap terpelihara, terawat, aman, mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan. 2.7 Prosedur Penemuan Kembali Arsip Menurut Wursanto (2004) penemuan kembali arsip adalah langkah-langkah dalam menemukan kembali arsip yang telah disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Prosedur penemuan arsip dapat dilihat pada Gambar 2.1 Permintaan arsip Penentuan kata tangkap dari arsip yang diminta Pencarian arsip pada tempat penyimpanan arsip Sumber: Wursanto (2004) Gambar 2.1 Prosedur Penemuan Kembali Arsip Penjelasan dari gambar 2.1 mengenai prosedur penemuan kembali arsip dijelaskan sebagai berikut: 1. Pemintaan arsip Permintaan arsip ini biasanya datang dari pihak-pihak yang membutuhkan informasi. Contohnya pimpinan suatu perusahaan membutuhkan arsip pegawai untuk menentukan kenaikan pangkat pegawai tersebut. 26

21 2. Penentuan kata tangkap dari arsip yang diminta Setelah adanya permintaan arsip, selanjutnya adalah menentukan kata tangkap dari arsip yang diminta. Kata tangkap (caption) dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, pokok permasalahan, nama tempat dan waktu. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan. 3. Pencarian arsip pada tempat penyimpanan arsip Setelah kata tangkap diketahui, maka tahap yang terakhir adalah menuju ke tempat penyimpanan arsip sesuai dengan kata tangkap arsip yang akan dicari. Menurut Amsyah (2005) dapat diperkirakan bahwa apabila arsip dapat ditemukan dalam satu menit berarti kecepatan penemuan arsip sudah relatif bagus. Artinya manajeman arsip atau penanganan arsip secara keseluruhan mulai dari sistem, peralatan, dan personil sudah baik. 2.8 Faktor-Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Menurut Sedarmayanti (2009), ada beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip, antarlain: 1. Menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan. 2. Dalam mencipatakan suatu sitem penataan arsip yang baik, hendaknya dipelihara beberapa faktor, antara lain adalah: a. Kesedarhanaan Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh pegawai saja, melainkan juga dapat dimengeri oleh orang atau petugas/pegawai lain. 27

22 b. Kecepatan menyimpan arsip Sistem yang digunakan harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. c. Memenuhi persyaratan ekonomis Penerapan sistem penataan arsip harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat, dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia. d. Menjamain keamanan Penyimpanan arsip harus benar-benar ditempat yang aman, terhindar dari segala gangguan dan kerusakan. e. Penempatannya harus strategis Agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukannya tanpa membuang banyak waktu. f. Sistem yang digunakan harus fleksibel Maksudnya adalah harus memberikan kemungkinan adanya perubahanperubahan dalam rangka penyempurnaan dan peningkatan efisiensi. g. Memiliki pengetahuan di bidang kearsipan Petugas arsip harus memahai pengetahuan dibidang kearsipan. 3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani pinjaman arsip dengan sebaik-baiknya. 4. Mencatan dan menyimpanan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya. 5. Mengadakan pengontrolan terhadap arsip secara periodik, mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu. 2.9 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk 28

23 menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari: 1. Lateral files, adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relative sama dengan lemari jenis kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan kareakteristik ini, ruang gang yang digunaan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm dibandingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemindahannya ke pusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam. Sumber: Gambar 2.2 Lateral files 29

24 2. Filing Cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya, filing cabinet mempunyai dua sampai lima laci. Sumber: Regular _std.jpg Gambar 2.3 Filing Cabinet 3. Ordner, adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta didalamnya terdapat besi untuk mengikat arsip yang telah di perforator/dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut. Sumber: Gambar 2.4 Ordner 30

25 4. Letter Tray (Baki Surat), adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. Sumber: Gambar 2.5 Letter Tray 5. Safe Keeping Document (Brankas), adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Brankas biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting/rahasia. Sumber: Gambar 2.6 Brankas 31

26 6. Lemari Arsip, adalah lemari yang terbuat dari kayu atau bahan lainnya yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan ordner. Sumber: 9/213585_0_Lemari_Arsip.jpg Gambar 2.7 Lemari Arsip 7. Guide, adalah lembar pemisah yang terbuat di karton tebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu dengan kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang dipilih pada klasifikasi arsip. Sumber: Gambar 2.8 Guide 32

27 8. Hang Map (Map Gantung) adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab. Sumber: mgwcq0iw4f8/tdishkmu5ui/aaaaaaaaaaca/oy5jtxvv5wk/s320/box+hang=m ap=bantex1666.jpg Gambar 2.9 Hang Map 9. Folder (Sampul Arsip), adalah map tanda daun penutup pada sisinya dan dilengkapi tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip. Sumber: vg.hi.png Gambar 2.10 Folder 33

28 10. Tickler File, adalah alat atau kotak kecil berukuran kurang lebih 10 x 15 cm yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu peminjaman arsip, dimana cara penyusunan penyimpanan arsip tersebut sama dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal dan sistem lainnya. Sumber: Gambar 2.11 Tickler File 2.10 Peminjaman Arsip Menurut Amsyah (2005), peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Arsip aktif atau inaktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur atau ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya, baik untuk keperluan intern maupun ekstrern organisasi. 34

29 Hal-hal yang perlu diatur antara lain: 1. Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman 2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip 3. Penetapan jangka waktu peminjaman 4. Tatacara peminjaman arsip 5. Semua peminjaman arsip harus dicatat pada lembar peminjaman arsip rangkap 3 dengan fungsi masing-masing: a. Lembar Peminjaman Arsip I (putih) disimpan oleh Penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman. b. Lembar Peminjaman Arsip II (hijau) oleh Penyimpan Arsip diletakkan di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam. c. Lembar Peminjaman Arsip III (biru) disertakan pada peminjam. Kartu Tanda Pinjam Surat Macam Warkat Peminjaman Tanggal Peminjaman Tanggal Kembali Sumber: The Liang Gie 2007 Gambar 2.12 Kartu Tanda Pinjam Surat Sederhana 35

30 2.11 Flowchart Untuk merancang sebuah penanganan arsip yang baik, diperlukan beberapa pendekatan, salah satunya adalah uraian secara rinci proses yang berjalan sekarang. Penguraian proses tersebut terdiri dari perincian langkah-langkah dan elemen-elemen aktivitas pengolahan data yang dapat ditunjukan dalam sebuah bagan alir atau biasa disebut flowchart. Menurut Amsyah (2001), flow chart adalah suatu diagram yang berisikan istilah atau pegertian mengenai langkah kegiatan pencatatan, penganalisisan, dan pengkoordinasian informasi. Flow chart dipergunakan untuk membantu menganalisis dan menggambarkan prosedur. Untuk membuat sistem flowchart maka sangat diperlukan pengetahuan mengenai simbol-simbol dasar untuk membuat rangkaian sebuah proses perancangan yang dibentuk dengan urutan sistem flowchart. Tabel 2.1 berikut ini merupakan simbol standar untuk bagan alir sistem pada flowchart. Tabel 2.1 Simbol Standar Flowchart No. SIMBOL KETERANGAN 1. Simbol Proses Mewakili langkah proses utama dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian atau keseluruhan program yang dirinci dengan bagan alir terpisah Sistem input/output Menunjukkan tiap input data atau output informasi. Mewakitli semua fungsi input/output. Simbol alat simpan online Menggambarkan tiap jenis alat penyimpanan online. Sering digunakan untuk file lain pada media mengetik yang ditunjuk dan diremajakan. 36

31 Simbol dokumen Mewakili dokumen kertas, laporan, dokumen sumber data, atau output hardcopy. Simbol kartu punch Mewakili kartu punch baik secara input maupun output. Simbol pita magnetik Mewakili alat simpan pita magnetik, baik input maupun output. Simbol input manual Menunjukkan data yang akan dimasukkan ke computer oleh alat masukan online, misalnya keyboard terminal. Simbol Tampilan Untuk menunjukkan output informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layar terminal atau plotter. Selain symbol-simbol tersebut, terdapat bermacam-macam simbol lain pada flow chart. Simbol flow chart menurut Sukoco (2007) dapat dilihat pada Tabel 2.2 berikut: Tabel 2.2 Simbol Flow Chart pada Sistem GAMBAR KETERANGAN GAMBAR KETERANGAN Pekerjaan administrasi Tidak membutuhkan bantuan mekanis Memproses Fungsi proses utama 37

32 Dokumen Dokumen kertas dan variasinya Display Informasi yang ditampilkan melalui video Input/output Semua media I/O Offpage connector Penghubung yang digunakan untuk masuk atau keluar dari halaman Decision Fungsi keputusan yang memungkinkan beroperasi pada setiap kondisi Perforated tape Kertas atau tape Online keyboard Informasi yang disuplai melalui online komputer Sorting/collecting Operasi menyortir peralatan Terminal Permulaan dan akhir dari progtam Punched card Fungsi I/O yang menunjukkan punched card Jadi, flowchar dapat diartikan sebagai penggambaran mengenai langkahlangkah, urutan dari prosedur suatu program atau rancangan. Flowchart ini dapat menolong dalam menganalisis serta dapat membantu mempermudah suatu masalah atau perancangan sebuah proses. 38

33 2.12 Data Flow Diagram (DFD) Menurut Nugroho (2008), DFD merupakan sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan simbol-simbol, untuk menjelaskan sebuah proses. Sedangkan dalam Kristianto (2007), DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan ke mana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggunakan empat macam simbol (Nugroho, 2008). DFD tersebut tergambar pada gambar 2.13 berikut Elemen Lingkungan Elemen ini terdapat di luat sistem. Elemen-elemen ini menyediakan input data dan menerima output informasi. Pemrosesan Pemrosesan adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dalam bentuk sebuah lingkaran, sebuah bujur sangkar dengan sudut yang dibulatkan. Setiap simbol proses diberi nama sesuai proses kerja yang dilakukan. Aliran data Simbol anak panah digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam sebuah DFD. Anak panah dapat digambarkan dengan garis lurus atau garis lengkung. Penyimpanan Data Penyimpanan data adalah tempat penyimpanan data. Data tersimpan adalah data yang tidak bergerak atau file. Sumber: Nugroho (2008) Gambar 2.13 Data Flow Diagram Symbols Seperti terlihat pada gambar 2.13 diatas, di dalam aliran data, terdapat kumpulan dari berbagai karekteristik yang ada dalam suatu data. Kumpulan 39

34 karakteristik tersebut disebut sebagai atribut data. Maksudnya atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya entitas, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas data relationship. Data flow diagram ini dapat dipergunakan untuk perumusan garis besar dari alur kegiatan suatu proses atau tahapan, sehingga DFD ini sangat membantu memperjelas alur dari sebuah sistem. 40