Bentuk Sekat atau Guide dan Folder Arsip

Transkripsi

1 Bentuk Sekat atau Guide dan Folder Arsip BENTUK SEKAT ATAU GUIDE DAN FOLDER ARSIP SEKAT atau GUIDE Arsip yang umumnya dipakai, hanya sampai level 3 (warna putih, hijau, dan merah), setelah itu baru diletakkan FOLDER Arsip (warna biru muda): [caption id="attachment_36821" align="aligncenter" width="676"] Sekat Arsip sampai dengan level 3 (ready stok)[/caption] [caption id="attachment_37336" align="aligncenter" width="676"] page 1 / 29

2 Sekat Arsip Primer Warna Putih[/caption] [caption id="attachment_37337" align="aligncenter" width="676"] page 2 / 29

3 Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau[/caption] [caption id="attachment_37338" align="aligncenter" width="676"] page 3 / 29

4 Sekat Arsip Tertier Warna Merah[/caption] Contoh bentuk dan warna Sekat / Guide Arsip: [caption id="attachment_32705" align="alignnone" width="676"] page 4 / 29

5 Contoh bentuk sekat atau guide[/caption] Jenjang Masalah yang umum ada dalam penyimpanan arsip: page 5 / 29

6 page 6 / 29

7 Penyekat PRIMER (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus. Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus. Penyekat QUARTER (level4) berisi sub nya sub-sub masalah, ini biasa dipakai di IPB. [caption id="attachment_36820" align="aligncenter" width="676"] page 7 / 29

8 Contoh Sekat Arsip sampai Level 4 (quarter)[/caption] Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, folder biasanya berwarna biru muda. Note: Warna penyekat bebas saja tergantung keinginan page 8 / 29

9 dan-folder-arsip/ Folder adalah alat untuk menempatkan/meletakkan arsip aktif. CARA PEMAKAIAN SEKAT atau GUIDE ARSIP: Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 MUTASI. Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 CUTI TAHUNAN. page 9 / 29

10 dan-folder-arsip/ Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu: Cuti Tahunan Th Cuti Tahunan Th Cuti Tahunan Th 2014 Jadi kumpulan Folder Cuti Tahunan yaitu Cuti tahunan tahun 2013 s.d 2014 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 850 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) / 851 CUTI TAHUNAN (sekat tertier berwarna merah) Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 000 UMUM. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 090 PERJALANAN DINAS. page 10 / 29

11 dan-folder-arsip/ Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh tidak ada Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu: Perjalanan Dinas a.n. Budi ke Makassar Perjalanan Dinas a.n. Shinta ke Menado 2013 Jadi kumpulan Folder Perjalanan Dinas yaitu Perjalanan Dinas a.n. Budi dan Shinta tahun 2013 kita tempatkan di Sekat 000 UMUM (sekat primer berwarna putih) / 090 PERJALANAN DINAS (sekat sekunder berwarna hijau) Dalam hal ini tidak ada sekat tertier yang berwarna merah. page 11 / 29

12 dan-folder-arsip/ Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 810 PENGADAAN. Penyekat TERTIER(level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 812 PENGUJIAN KESEHATAN Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu: Berkas Tes Kesehatan Berkas Tes Kesehatan 2012 Jadi kumpulan Folder Berkas Tes Kesehatan tahun 2011 dan 2012 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 810 PENGADAAN (sekat sekunder berwarna hijau) / 812 PENGUJIAN KESEHATAN (sekat tertier berwarna merah) page 12 / 29

13 Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 820 MUTASI. Penyekat TERTIER(level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 826 TUGAS BELAJAR. page 13 / 29

14 dan-folder-arsip/ Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu: a.n. Agnia a.n. Anita dst Jadi kumpulan Folder Berkas Tugas Belajar atas nama dosen atau pegawai kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 820 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) / 826 TUGAS BELAJAR (sekat tertier berwarna merah) Warna sekat bebas saja tergantung keinginan. Contohnya gambar diatas Sekat primer berwarna hijau, sekat sekunder berwarna pink, sekat tertier berwarna putih. :) Ada 3 macam folder yaitu: 1. Folder Individual, berisi arsip dari satu koresponden,perorangan atau instansi, diletakkan diposisi paling kanan disusun sesuai urutan alphabetis atau nomor. 2. Folder Khusus, berisi arsip yang menunjukkan suatu kegiatan khusus, ditempatkan di posisi mengikuti guode sekunder (guide pembantu) dalam pengaturannya. Folder khusus berisi korespondensi yang berkenaan dengan bagian dari subyek khusus seperti: Aplikasi (lamaran), pertama sisusun berdasarkan nama responden, jika koresponden mempunyai lebih dari satu arsip maka selanjutnya diatur berdasarkan tanggal. 3. Folder macam-macam, berisi arsip yang bermacam-macam koresponden, diatur berdasar nama koresponden kemudian diurutkan berdasarkan tanggal, tanggal baru ada di depan. Folder ini diletakkan paling belakang ditiap-tiap alphabet atau nomor. [caption id="attachment_37339" align="aligncenter" width="676"] page 14 / 29

15 Folder Arsip Warna Biru Muda[/caption] [caption id="attachment_32659" align="aligncenter" width="1002"] page 15 / 29

16 page 16 / 29

17 dan-folder-arsip/ Bentuk folder denga tab diatas beserta ukurannya[/caption] Huruf dan Label di Tab. Judul atau label dari secarik kertas yang ditempel pada tab folder. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan yaitu haruslah label tsb tidak mudah rusak, jelas, mudah dibaca. CARA PEMAKAIAN FOLDER: Folder berisi Berkas/surat, biasanya berwarna biru muda. Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja (Pasal 1 ayat 17 pada Permenpan Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis). Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis. Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis Tujuan penataan berkas: 1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat 2. Mempermudah penyusutan arsip Point kedua ini yang tidak bisa kita kerjakan (yaitu tidak bisa melakukan penyusutan arsip, sehingga nanti arsip akan menumpuk setinggi gunung) jika kita hanya menyimpan surat seperti biasanya yaitu pakai map gantung (1 map gantung berisi sekelompok pokok masalah yang sama yang tidak memberkas) tanpa menggunakan sekat/guide. [caption id="" align="alignnone" width="600"] page 17 / 29

18 Contoh FOLDER berisi berkas (= berisi himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis)[/caption] CARA PENYIMPANAN SEKAT dan FOLDER di Filling Cabinet di Sekretariat Kantor : [caption id="attachment_32649" align="alignnone" width="743"] page 18 / 29

19 Contoh Sekat (Guide) dan Folder yang ditaruh di Filling Cabinet[/caption] page 19 / 29

20 dan-folder-arsip/ HARGA Harga folder arsip (warna biru laut) Rp per pcs minimal pemesanan 1 ikat isi 50 pcs. Harga Sekat arsip Rp per pcs minimal pemesanan 1 ikat isi 50 pcs. Sekat arsip level 1 warna puth Sekat arsip level 2 warna hijau Sekat arsip level 3 warna merah Untuk sekat level 4 berwarna kuning minimal pemesanan 1000 pcs karena ready stock hanya sampai sekat level 3. Harga Box Arsip polos yang besar Rp /bh, minimal pemesanan 1 ikat 25 box berat gram (ukuran Box Besar 37 x 16 x 27 cm, kwalitas Standard ANRI). Harga Box Arsip polos yang kecil Rp /bh, minimal pemesanan 1 ikat 25 box berat 1100 gram (ukuran Box Kecil 37 x 9 x 27 cm, kwalitas Standard ANRI). Ongkos cetak logo hitam (sablon) Rp. 500 per pcs Harga Box Arsip sablon yang besar Rp /bh, minimal pemesanan 1 ikat 300 buah. Harga Box Arsip sablon yang kecil Rp /bh, minimal pemesanan 300 buah. Harga box yang dalamnya berwarna putih tapi bagian luarnya tetap coklat, ph antara 6-7 Rp /bh, minimal pemesanan 1000 buah (yang ini tidak Ready Stock alias Special Order) Free Ongkos Kirim ke Jabotabek. PENGIRIMAN 25 boks diikat menjadi satu Tinggi tumpukannya sekitar 8 cm Berat 1 ikat box besar isi 25 box yaitu gram. Berat 1 ikat box kecil isi 25 box yaitu gram. Per 50 box ukurannya 107 x 17 x 77 cm page 20 / 29

21 dan-folder-arsip/ CARA PEMESANAN Untuk Box polos minimal pemesanan 1 ikat yaitu 25 buah box. Untuk luar daerah Jabotabek, pembayaran barang dulu, ongkir setelah ada resi pengiriman. Pemesanan ke saya, Anita, no hp anitanet@apps.ipb.ac.id, anitasite@gmail.com Hati-hati: "Jangan salah beli box arsip, jika salah beli maka akan dapat box arsip yang kualitasnya seperti kardus indomie, yang gampang pletat pletot ketika di rangkai" [caption id="attachment_37539" align="aligncenter" width="720"] page 21 / 29

22 Contoh Ongkir Box Arsip Kecil 1 ikat 25 box ke Purwakarta[/caption] page 22 / 29

23 dan-folder-arsip/ [caption id="attachment_37538" align="aligncenter" width="720"] Contoh Ongkir Box Arsip Besar 1 ikat 25 box ke Purwakarta[/caption] page 23 / 29

24 dan-folder-arsip/ [caption id="attachment_36820" align="aligncenter" width="676"] Sekat Arsip sampai Level 4[/caption] [caption id="attachment_37336" align="aligncenter" width="676"] page 24 / 29

25 Sekat Arsip Primer Warna Putih, Harga Sekat arsip Rp per pcs[/caption] page 25 / 29

26 Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau. Harga sekat arsip Rp per pcs page 26 / 29

27 Sekat Arsip Tertier Warna Merah. Harga sekat arsip Rp per pcs page 27 / 29

28 Folder Arsip Warna Biru Muda. Harga Folder Arsip Rp per pcs Link terkait: 1. [Diklat Fungsional Arsiparis Ahli] Prosedur Pemberkasan Arsip 2. Kepka ANRI No.11 Tahun 2000 tentang STANDAR BOX ARSIP page 28 / 29

29 dan-folder-arsip/ Penulis: Anita Handayani page 29 / 29