PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA MAHKOTA SNACK GROSIR OLEH-OLEH KHAS TEMANGGUNG NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Ema Yuliana

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA MAHKOTA SNACK GROSIR OLEH-OLEH KHAS TEMANGGUNG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ema Yuliana kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2 1

3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA MAHKOTA SNACK GROSIR OLEH-OLEH KHAS TEMANGGUNG SYSTEM DEVELOPMENT INFORMATION ON WHOLESALE MAHKOTA SNACK TYPICAL GIFT TEMANGGUNG Ema Yuliana Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the era of growing globalization, the impact is large or small companies to get creative and observant in order to take advantage of technological developments to attract consumers to the products offered, up just to facilitate the completion of the company's internal problems. Eg recording company's cash flow. However, there are some companies that still use manual recording to record the company's cash flow. It thus actually more risky because of the possibility of human error is greater. Though cash flow is very important because it relates directly assess the cost-benefit and development of the company. This information system is an alternative that is expected to be more effective to complete recap of cash the company that is still manual and cumbersome. With the establishment of the information system is expected to human error in recording the company's dwindling cash flow, can make it easier, more accurate, relevant and can be used as a reference in providing analysis of the company's development. There are two stages in the design of this cash flow information system, ie the system analysis phase and the design phase of the system. The design phase of the system which emphasizes on the physical implementation of the logical model, which consists of a phase database design, user interface design, and cash flow information system design using Visual Basic 6.0 and MySQL. In general, cash flow information system that is designed to have better capabilities with computerized applications in the appeal system running now are still manual. Keywords: Information Systems, Cash flow, database, visual basic 6.0 2

4 1. PENDAHULUAN Pada saat ini perkembangan informasi telah berkembang dengan sangat pesat, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi yang menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya. Cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem informasi yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya. Pada Mahkota Snack, pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan harga barang, data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis barang yang ada, banyaknya jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga. Banyaknya jumlah barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan efisien. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis mencoba untuk menyusun Tugas Akhir dengan judul Pengembangan Sistem Informasi Penjualan Pada Mahkota Snack Grosir Oleh-oleh Khas Temanggung. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan sistem, yaitu yang melakukan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemen. Definisi sistem berdasarkan pendekatan yang menekankan pada prosedur adalah sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatanatau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto H.M, 2002 : 4) kumpulan dari elemen - elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto H.M, 2002 : 683) 1

5 2.2 Konsep Dasar Data dan Informasi Data Data adalah kumpulan dari fakta-fakta, kejadian-kejadian yang dapat berupa simbol, angka, huruf, dan lain-lain yang berguna bagi suatu pengolahan data (proses) atau sebagai masukan (input) bagi suatu proses. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan atau pemrosesan data. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata, tetapi data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum dapat memberikan arti banyak bagi pemakai, sehingga perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dengan kata lain informasi adalah hasil dari pengolahan data Kualitas Informasi Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan 3 hal, yaitu : a. Relevan (relevancy) Relevan berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya b. Akurat (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. asli tersebut. c. Tepat Waktu (timeliness) Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang) Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan Siklus Informasi Data agar menjadi lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah melalui suatu model tertentu. Data yang telah diolah tersebut kemudian diterima 2

6 oleh penerima, lalu penerima membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, dan diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau disebut pula siklus pengolahan data (processing cycles). Proses (Model) Data (input) Informasi (output) Data (ditangkap) Basis Data Penerima Hasil Keputusan Keputusan Tindakan Diagram 2.1 Siklus Informasi 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi Komponen Sistem Informasi Dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan penggabungan elemenelemen pendukung tersebut antara lain : a. Software b. Hardware c. User d. Data Tujuan Pembangunan Informasi 1. Integrasi Sistem 2. Efisiensi pengelolaan system 3. Dukungan keputusan untuk manajemen 3

7 2.3.3 Manfaat Sistem Informasi Sistem informasi memiliki banyak manfaat, diantaranya : Menghemat tenaga kerja Peningkatan efisiensi Mempercepat proses Perbaikan dokumentasi Pencapaian standar Perbaikan keputusan 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. 2.5 Konsep Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan adalah Sebuah Sistem yang digunakan untuk melakukan pendataan serta proses pengolahan data yang baik, rapi dan terorganisir. Sistem Informasi Penjualan ini ditujukan untuk mempermudah setiap pencarian data dengan cepat. 2.6 Teori Analisis Analisis Piecies Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan atau juga sering disebut dengan analisis pieces. Adapun pengertian dari analisis pieces sebagai berikut (Hanif Al Fatta, Analisis & Perancngan Sistem Informasi :2007) : 1. Analisis Kinerja Sistem (Performance) 2. Analisis Informasi (Information) 3. Analisis Pengendalian (Control) 4. Analisis Efisiensi (Efficiency) 5. Analisis Pelayanan (Service) 2.7 Konsep Perancangan Sistem Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi dari Diagram Alir Data yang merupakan gambaran global dari sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran 4

8 data ke dalam maupun keluar suatu sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk melihat batasan antara sistem dengan external entity Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan atau hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Dalam penulisan Flowchart dikenal dua model, yaitu Sistem Flowchart dan Program Flowchart : 1. Sistem Flowchart Bagan yang memperlihatkan urutan prosedur dan proses dari beberapa file di dalam media tertentu. Melalui flowchart ini terlihat jenis media penyimpanan yang dipakai dalam pengolahan data. 2. Program Flowchart Bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan proses dalam suatu program Simbol-Simbol Flowchart Simbol-simbol flowchart dibagi menjadi 3 kelompok yaitu : 1) Flow Direction Symbols 2) Processing Symbols 3) Input/Output Symbols Diagram Alir Data Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. Tingkatan DFD dimulai dari diagram konteks yang menjelaskan secara umum suatu sistem atau batasan sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Kemudian DFD dikembangkan menjadi DFD tingkat 0 atau level 0 dan kemudian DFD level 0 dikembangkan lagi menjadi level 1 dan selanjutnya sampai sistem tersebut tergambarkan secara rinci menjadi tingkatan-tingkatan lebih rendah lagi. 2.8 Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan file yang saling berinteraksi, relasi tersebut biasa ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada Normalisasi Normalisasi adalah sebuah teknik untuk mengoptimasi rancangan basis data relasional dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan yang potensial. 5

9 2.8.2 Kamus Data Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi 2.9 Tinjauan Perangkat Lunak Microsoft visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi yang dijalankan di sistem operasi Microsoft Windows Microsoft SQL Server Mengenal Database SQL Server SQL Server adalah tipe database yang bersifat database relational. Bekerja Pada Database a. Service Manager 1) Cek Koneksi dari start-program-microsoft SQL Server-service manager dan pastikan dalam keadaan start. Gambar 2.2 Service Manager SQL Server ) Klik start-program-microsoft SQL Server-query analyser. 6

10 Gambar 2.3 Menu Password masuk SQL Server ) Pilih Windows authentication, atau tergantung konfigurasi ketika menginstal. 3) Kilik OK. Gambar 2.4 IDE Query Analyser Crystal Reports Crystal Reports merupakan salah satu reporting tools yang disediakan mulai di.net versi pertama keluar yaitu.net versi 1.0. Sebelum.NET muncul crystal reports merupakan reporting tools yang harus diinstal secara terpisah dan di refrensi secara manual library-nya apabila ingin digunakan. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Umum Dalam tinjauan umum, penulis akan menguraikan mengenai gambaran umum dari obyek penelitian yaitu Toko Mahkota sebagai toko Oleh-oleh dan pusat produksi pisang aroma. Gambaran umum meliputi sejarah singkat berdirinya Toko Mahkota, visi dan misi Memberikan pisang aroma terbaik bagi Visi dan Misi a. Visi Menjadi pusat produksi terbesar di seluruh Indonesia. b. Misi Misi dari Toko Mahkota adalah sebagai berikut : 1. Memberikan kenyamanan, kebersihan serta tarif yang terjangkau bagi semua. 7

11 2. para pembeli. 3.2 Analisis Sistem Identifikasi Masalah Pada tahapan analisis sistem, analisis harus mampu mengindentifikasi masalah, melakukan studi kelayakan serta melakukan analisi kebutuhan sistem, dan analisis Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengembangkan sistem baru lebih baiknya menganalisis kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. Hal itu digunakan untuk meningkatkan kemampuan sistem yan gbaru dan mengilangkan kelamahan sistem yang sedang berjalan. Untuk menganalisis kelemahan sistem tersebut digunakan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan services) Analisis Kinerja (Performance) Kinerja adalah tugas yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu. Kinerja yang lambat akan mempengaruhi terhadap proses penjualan Analisis Informasi (Information) Informasi yang dihasilkan pada sistem yang sedang berjalan sangatlah buruk. Pencatatan data penjualan yang masih manual, sehingga sang pemilik toko akan sulit mendapatkan informasi tentang jumlah barang yang tersisa dan jumlah penjualan yang terjadi pada saat itu. Berikut ini paparan lengkap tentang Analisis informasi Analisis Ekonomi (Economy) Nilai suatu informasi ditentukan dengan 2 hal, yaitu biaya yang dikeluarkan serta manfaat yang didapatkan Analisis Keamanan (Control) Keamanan sebuah informasi harus dijaga dengan rapi, jika sampai ada kerusakan atau data hilang maka dapat mengakibatkan kerugian bagi toko Analisis Effisiensi (Eficiency) Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, ruang, dan keterlambatan pengolahan 8

12 data. Melalui sistem baru, diharapkan terciptanya suatu sistem pengolah informasi yang dapat mengurangi biaya operasional Layanan (Servicer) Layanan yang baik akan memeberi dapak positif kepada konsumen untuk kembali berbelanja pada toko ini Analisis Kebutuhan Sistem Untuk membangun sebuah informasi dibutuhkan beberapa perlengkapan agar sistem baru dapat berjalan sesuai yang diharapkan dan mampu bekerja secara maksimal Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan perangkat keras untuk mewujudkan usulan sistem baru ini terbagi menjadi 2, yang pertama adalah kebutuh perangkat keras untuk membangun usulan sistem baru ini dan yang kedua adalah kebutuhan perangkat keras untuk menjalankan sistem informasi ini pada Toko Mahkota Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk membatu pemoresan pada system Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk membatu pemoresan pada sistem Kebutuhan Informasi Untuk memenuhi kebutuhan Toko Mahkota dalam memberikan Informasi maka sistem baru ini harus mampu melaksanakan tugas dengan benar Kebutuhan Pengguna Pengguna yang akan menjadi operator pada sistem informasi ini harus berpendidikan SMA dan mengusai komputer. Yang dibutuhkan untuk operator cukup 1 orang saja, asalkan menguasai komputer pengguna tisak akan mengalami kesulitan dan keterlambatan dalam melayani konsumen Analisis Kelayakan Sistem Saat akan mengembangkan sebuah sistem informasi, maka perlu dihitung kelayakan ekonominya. Teknik ini disebut dengan analisis biaya. Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan apakah dalam proyek sistem ini layak atau tidak. 9

13 Kelayakan Operasional Sistem informasi akan memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai. Untuk SDM yang dimiliki dari toko Mahkota sudah tersedia namun diperlukan untuk pelatihan terlebih dahulu. Karena sistem informasi ini adalah hal yang baru untuk Toko Mahkota dan agar yang bertugas menjalankan sistem baru ini bisa untuk melakukan perawatan Kelayakan Ekonomi 3.3 Rancangan Sistem Perancangan sistem adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Rancangan Proses Flowchart Sistem flowchart merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk menggambarkan sistem secara fifikal. Sebuah desain sistem akan menentukan penyelesaian terhadap permasalahan. Berikut ini usulan Flowchart untuk Toko Mahkota. 10

14 11

15 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) 1. DFD Level 0 DFD level 0 digunakan untuk member gambaran sistem secara menyeluruh. DFD Gambar 3.2 Diagram Kontaks Rancangan Database Normalisasi Normalisasi adalah suatu proses menstrukturkan data-data dengan cara tertentu untuk membantu megurangi permasalahan yang berhubungan dengan pengolahan basis data. 1. Bentuk Normal Pertama (First Normal Form) 2. Normalisasi II (2NF) 3. Normalisasi III (3NF) Relasi Antar Tabel 12

16 Sebuah basis data tersusun atas kumpulan file yang saling berhubungan, mempunyai satu sama lain dan merupakan satu kesatuan. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1. Implementasi Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasiantara lain sebagai berikut : a. Pemograman b. Pengetesan program c. Instalasi d. Pengujian Sistem e. Pemilihan dan Pelatihan Personil f. Pemeliharaan Pemograman Pemograman merupakan tahap implementasi dimana dilakukannya pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yan sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan Pembuatan Database Database merupakan sekumpulan data yang saling berinteraksi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. Untuk membuat database melalui query analyzer, gunakan perintah SQL yang diketikkan pada jendela kode editor yang ada pada query analyzer. Jika akan membuat database dengan model GUI silahkan menggunakan Enterprise Manager Pembuatan Interface Setelah tahap pembuatan database selesai, tahap selanjutnya adalah pembuatan interface aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 program aplikasi berfungsi sebagai interface antara user dengan data (database) ataupun hasil yang diinginkann user (sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi) pada tahapan ini, sebuah software atau aplikasi dibuat berdasarkan analisis dan DFD yang telah dibuat. 13

17 1. PembuatanInterface Form Snack Desain tampilan form seperti Berikut 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Setelah penulis berhasil merancang dan membuat sistem penjualan barang dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0dan Microsoft SQL Server 2000, dan beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu : 1. Sistem informasi penjualan ini dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mempermudah penjualan dalam mengelola data penjualan barang.. 2. Laporan transaksi penjualan barang terjadi karena adanya suatu transaksi yang di input kan oleh user kedalam Sistem Informasi Penjualan Barang pada TokoMahkota. 3. Hasil pengolahan data-data pada sistem informasi penjualan barang berupa laporan barang, laporan data penjualan barang dan nota transaksi penjualan barang. 14

18 5.2 Saran Setelah sistem informasi penjualan ini dibuat ada beberapa saran dari penulis yang berhubungan dengan sistem informasi ini : 1. Agar sistem informasi penjualan barang ini dapat ditampilkan dengan optimal, maka perlu dukungan hardware dan software yang memadai, antara lain harddisk, RAM, sistem operasi Windows XP dan sistem operasi setelahnya, Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000 dan lainlain. 2. Sistem informasi ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan fasilitas-fasilitas lain yang dapat membuat sistem menjadi lebih optimal. 3. Basis data yang digunakan sebaiknya selalu mengalami perubahan dalam periode tertentu agar selalu up to date. Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan. Untuk peneliti berikutnya supaya dapat lebih mengembangkan sistem yang penulis usulkan agar program lebih dikembangkan lagi. Semoga sistem yang diusulkan dapat membantu Toko Mahkota untuk mengelola data barang. 15

19 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta,Hanif Analisis&PerancanganSistemInformasi.Yogyakarta :PenerbitAndi. Gordon B Davis.1995.Sistem InformasiManajemen.Jakarta: PtPustakaBinamanPresindo. Jogiyanto, HM AnalisisdanDesainSistemInformasi :PendekatanterstrukturTeoridanPraktekAplikasiBisnis. Yogyakarta :PenerbitAndi. Kusrini StrategidanPengelolaan Basis Data. Yogyakarta :PenerbitAndi. Suntanta, Edhy Sistem Basis Data.Yogyakarta :GrahaIlmu. Sunyoto, Andi, Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.Yogyakarta :PenerbitAndi. Tim PenelitiandanPengembangan Mad Coms Database Visual Basic 6.0 dengan SQL. Yogyakarta :PenerbitAndi. 16