PROSEDUR KUALITI TERAS PENGENDALIAN MAKMAL PENGAJARAN PEMBELAJARAN PENGENDALIAN MAKMAL

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/9 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Nama: CHE AZMI BIN HARUN Nama: DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan: PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan

2 MUKA SURAT : 2/9 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan makmal pengajaran dan pembelajaran (P&P) diurus dan diselenggara dengan sempurna dan berkesan. Keberkesanan adalah dari aspek penyediaan perkakasan dan peralatan; keadaan kondusif dan keselamatan makmal; khidmat bantuan dan penyenggaraan yang disediakan bagi melicinkan pelaksanaan P&P. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua Ketua Jabatan, Ketua Bidang, Pensyarah Penyenggaraan Makmal, Pensyarah, Pegawai Teknologi Maklumat, Pegawai Elektronik, Juruteknik Komputer dan Pembantu Makmal dalam proses pengajaran dan pembelajaran. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN: 3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK DEFINISI DAN SINGKATAN 4.1 Istilah Ketua Jabatan Pensyarah kanan yang dilantik oleh Bahagian Pendidikan Guru untuk mengurus sesuatu jabatan Ketua Bidang Pensyarah yang dilantik oleh Pengarah Institut Pendidikan Guru untuk membantu Ketua Jabatan Pensyarah Penyenggaraan Makmal Pensyarah Penyenggaraan Makmal merujuk kepada pensyarah yang diberi tugas untuk menyenggarakan makmal Pensyarah Staf akademik dalam jabatan Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai yang menguruskan penyenggaraan dan keselamatan peralatan ICT Pegawai Elektronik Staf sokongan yang membantu pensyarah menyenggara peralatan elektronik dalam makmal untuk pengajaran dan pembelajaran Juruteknik Komputer Staf sokongan yang membantu pensyarah mengurus dan menyenggara perisian dan perkakasan komputer.

3 MUKA SURAT : 3/ Pembantu Makmal Staf sokongan yang membantu pensyarah dalam pengurusan makmal Kumpulan Akademik Kumpulan pelajar yang digolongkan mengikut opsyen pelajaran mereka Makmal Makmal merujuk kepada suatu bilik di mana pengajaran dan pembelajaran secara amali dijalankan oleh Pensyarah dan Kumpulan Akademik. Amali melibatkan aktiviti latihan, kerja tangan (hands-on), pemerhatian, penganalisisan atau eksperimen. Makmal di institut pendidikan guru termasuklah seperti yang berikut: (i) Makmal Komputer (ii) Makmal Multimedia (iii) Makmal Sains, Fizik, Kimia dan Biologi (iv) Makmal Bahasa (v) Bilik Ekonomi Rumah Tangga (vi) Bilik Muzik (vii) Bilik Seni (viii) Bilik Pengajaran Mikro (ix) Bengkel Teknikal Awam, Elektrik, dan Mekanikal (x) Bengkel Kemahiran Hidup

4 MUKA SURAT : 4/9 4.2 Singkatan KJ : Ketua Jabatan KB : Ketua Bidang PPM : Pensyarah Penyenggaraan Makmal yang dilantik oleh Ketua Jabatan P : Pensyarah PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PEL : Pegawai Elektronik JTK : Juruteknik Komputer PM : Pembantu Makmal PT(S) : Pembantu Tadbir (Stor) BLP : Borang Laporan Penyenggaraan BPBS : Borang Pesanan Barang Stor BPLI : Borang Peralatan dibaiki di Luar Institut BPP : Borang Pinjaman Peralatan/RB BTM : Borang Tempahan Makmal BPR : Borang Peralatan Rosak Yang Tidak Boleh Digunakan BSS : Borang Soal Selidik RB : Radas dan Bahan (khusus untuk makmal sains) PD : Pegawai Dokumen Institut Pendidikan Guru KA Kumpulan Akademik

5 MUKA SURAT : 5/9 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan PEMESANAN BEKALAN KJ / KB / PPM / PTM / PEL / 1. Menyenaraikan gantian peralatan/rb/perkakasan yang diperlukan mengikut spesifikasi dalam tiga salinan BPBS (LAM-PUP06-01). JTK / PM 2. Menyerahkan dua salinan BPBS (LAM-PUP06-01) kepada PT(S) setelah mendapat kelulusan daripada pihak pentadbiran. 3. Menyimpan satu lagi salinan BPBS (LAM-PUP06-01) sebagai rekod di jabatan. 4. Membuat tindakan susulan bagi pemesanan tersebut. PENERIMAAN BEKALAN KJ / KB / PPM / PTM / PEL / 5. Menyemak dan memeriksa bekalan (peralatan/rb/perkakasan gantian) yang hendak diterima dengan memastikan bekalan memenuhi spesifikasi seperti yang dicatat dalam BPBS (LAM- PUP06-01). 6. Menandatangani akuan terima dalam BPBS jika memenuhi spesifikasi. Menolak bekalan tersebut jika tidak memenuhi speksifikasi 7. Membuat tindakan susulan untuk mendapatkan baki bekalan yang belum diterima (dalam langkah 5 dan 6) seperti yang dicatat dalam BPBS (LAM-PUP06-01). PEL / MEREKOD PENERIMAAN PERALATAN/ RB/PERKAKASAN GANTIAN 8. Merekodkan peralatan/rb/perkakasan gantian yang telah diperolehi dari stor ke dalam Daftar Stok Bekalan Makmal. 9. Menyimpan peralatan/rb/perkakasan gantian di tempat yang dilabel.

6 MUKA SURAT : 6/9 Tanggungjawab Tindakan TEMPAHAN MAKMAL PPM / PEL 10. Menerima borang BTM (LAM PT 22-01) dalam dua salinan. 11. Menimbang kelulusan permohonan tempahan makmal. 12. Memaklumkan keputusan tempahan kepada pemohon. 13. Menyimpan satu salinan BTM dan menyerahkan salin kedua kepada pemohon. PEL / 14. Peralatan/RB dalam makmal disediakan dan dipastikan berkeadaan baik. 15. Mengemas makmal selepas digunakan. PINJAMAN PERALATAN/RB KJ / KB / PPM / PTM PPM / PEL / 16. Menerima dua salinan BPP (LAM-PT22-02) lengkap daripada pemohon. 17. Mempertimbangkan kelulusan permohonan pinjaman peralatan/rb. 18. Menyerahkan peralatan/rb dan satu salinan BPP kepada pemohon bagi permohonan yang diluluskan. 19. Semasa pemulangan peralatan/rb, (i) (ii) memeriksa peralatan/rb yang dipulangkan. Jika terdapat kerosakan, BLP (LAM-PT22-03) dilengkapkan untuk peralatan/rb itu disenggara dan dibaiki. memastikan tarikh dan tandatangan peminjam direkodkan dalam BPP; PENYENGGARAAN PERALATAN A. PEMBAIKAN KEROSAKAN PERALATAN/RB 20. Menerima dua salinan BLP lengkap daripada pengadu/pelapor dan menandatangani borang tersebut. 21. Menyerahkan satu salinan BLP kepada pengadu/pelapor. 22. Memeriksa dan menyenggara/ membaiki peralatan berkenaan. 23. Mengisi BPLI (LAM-PT22-04) sekiranya peralatan tidak dapat

7 MUKA SURAT : 7/9 Tanggungjawab KJ PPM / PTM / PEL/ Tindakan dibaiki oleh Pembantu Makmal / Juruteknik Komputer/ Pegawai Elektronik. 24. Menyerahkan BPLI kepada Ketua Jabatan. 25. Mengambil tindakan untuk menguruskan peralatan/rb rosak dibaiki oleh pihak luar (Rujuk BPG-PPK-PUP-05). 26. Memeriksa peralatan/rb yang telah dibaiki dan membuat catatan dalam BPL. B. PENYENGGARAAN BERTERUSAN SEMESTER KJ 27. Memeriksa peralatan/rb dalam makmal pada setiap semester. 28. Mencatat kerosakan peralatan dalam BLP. 29. Membaiki kerosakan kecil. 30. Merekodkan peralatan/rb yang telah dibaiki dalam BLP. 31. Sekiranya peralatan/rb tidak dapat dibaiki, BPLI diisi dan diserahkan kepada KJ untuk tindakan. 32. Mengambil tindakan untuk menguruskan peralatan/rb rosak dibaiki oleh pihak luar. (Rujuk BPG-PPK-PUP-05). 33. Merekodkan tarikh penerimaan peralatan/rb yang telah dibaiki dalam BPLI (LAM-PT22-04). C. SEMAKAN STOK 34. Menyemak stok di makmal pada hujung setiap tahun. 35. Menandatangani akuan penyemakan stok bagi setiap item dalam Buku Stok 36. Menyerahkan Buku Stok kepada KJ. KJ 37. Mengesahkan penyemakan stok. MENGURUS PERALATAN YANG ROSAK DAN TIDAK BOLEH DIGUNAKAN KJ / PPM / PTM / PEL/ 38. Merekodkan butiran peralatan rosak yang tidak boleh digunakan lagi dalam ruangan catatan dalam Buku Daftar Bekalan Pejabat/ Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori.

8 MUKA SURAT : 8/9 Tanggungjawab Tindakan 39. Menyimpan peralatan rosak yang tidak boleh digunakan di dalam stor makmal. 40. Menyenaraikan peralatan rosak yang tidak boleh digunakan di dalam BPR (LAM-PT22-05) 41. Mengambil tindakan pelupusan dari semasa ke semasa terhadap peralatan yang rosak yang tidak boleh digunakan. PENILAIAN PERKHIDMATAN MAKMAL DAN SETIAP HUJUNG SEMESTER PD PPM / PM 42. Menyediakan BSS ( LAM-PT22-06) dan menyerahkan kepada PPM/PM. 43. Mengedarkan BSS kepada pensyarah dan pelajar yang menggunakan makmal. 44. Mengumpulkan BSS yang telah dilengkapkan. PPM 45. Menganalisis BSS dan menyediakan laporan. 46. Menyerahkan laporan analisis kepada PD. PD 47. Membentang laporan Penilaian Keberkesanan Perkhidmatan Makmal dalam Mesyuarat Profesional Pengurusan dan Pentadbiran. 48. Menghantar laporan ke Bahagian Pendidikan Guru.

9 MUKA SURAT : 9/9 6.0 REKOD KUALITI Bil Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1 Pesanan Barang Stor Bilik KJ 3 Tahun LAM-PUP Daftar Inventori Bilik PM/JTK/PEL 3 Tahun 3 Daftar Stok Bekalan Bilik PM/JTK/PEL 3 Tahun 4 Jadual Waktu Induk Bilik KJ 1 Semester 5 Jadual Waktu Kuliah Jabatan Bilik KJ 1 Semester 6 Borang Tempahan Makmal Bilik KJ 3 tahun LAM-PT Borang Pinjaman Peralatan Bilik KJ 3 Tahun LAM-PT Borang Laporan Penyenggaraan Bilik KJ 3 Tahun LAM-PT Borang Peralatan Dibaiki di Luar Insitut Bilik KJ 3 Tahun LAM-PT Borang Peralatan Rosak yang Tidak Boleh Digunakan Bilik PM/JTK/PEL 3 Tahun LAM-PT Buku Stok Bilik PM/JTK/PEL 3 Tahun 12 Borang Pemantauan Keberkesanan Makmal Bilik PM/JTK/PEL 3 Tahun LAM-PT22-06