DESAIN DAN IMPLEMENTASI WEBSITE PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMAN 1 BASA AMPEK BALAI TAPAN ABSTRACT

Transkripsi

1 DESAIN DAN IMPLEMENTASI WEBSITE PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMAN 1 BASA AMPEK BALAI TAPAN Yeni Fauzia 1, Nurmi 2, Thomson Mary 2 1 Mahasiswa Program Studi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumatera Barat 2 Dosen Program Studi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumatera Barat Yenifauzia84@yahoo.com ABSTRACT Acceptance of New Students is a process in selecting prospective students based on academic value in order to continue education. One solution to solve problems in the implementation of new admissions is to build a new student admissions information system that is computerized and integrated with each school based on special access. The purpose of this research is to produce application software of new student enrollment information system at Junior High School 1 Basa Ampek Balai Tapan so as to make it easier for prospective students to register because it has been online, reducing paper usage, reducing fraud and expected to overcome the obstacles experienced both Chairman of the new admissions committee as well as the student's own parents. This research produces a system that can handle the process of admission of new students in hopes of more efficient and effective than the previous manual way. Keywords: Design, Implementation, Web, New Student Reception PENDAHULUAN Pada era perkembangan Teknologi Informasi (TI) saat ini Sistem Informasi (SI) sangat dibutuhkan dalam kehidupan manusia di segala bidang ilmu, terutama pada bidang ilmu pendidikan. SI merupakan salah satu wadah untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, wawasan, dan mempermudahkan dalam pengolahan data dan penyimpan data dalam kapasitas yang cukup besar. SI dapat diimplementasi melalui website. Website dimanfaatkan untuk mencari dan mendapatkan informasi atau pengetahuan secara mudah dan cepat melalui mesin pencari google, yahoo dan lain-lainya. Mesin pencari seperti Google dan Yahoo merupakan alat bantu yang sangat cepat, tepat, 1

2 akurat dan berkualitas dalam memperoleh informasi yang diperlukan oleh penggunanya. Penggunaan TI dan SI juga berdampak pada dunia pendidikan khususnya pada penerimaan siswa baru di SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan, Dalam penerimaan siswa baru tersebut komputer sangat diperlukan guna mengolah data yang berhubungan dengan penerimaan siswa baru, karena komputer merupakan suatu TI dan SI yang dapat menerima masukan (input) dan selanjutnya melakukan pengolahan (process) untuk menghasilkan keluaran (output) berupa informasi. Permasalahan sistem penerimaan siswa baru pada SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan saat ini masih menggunakan sistem manual sehingga informasi yang didapatkan oleh orang tua dan calon siswa sering terlambat serta tidak tertibnya pelaksanaan penerimaan siswa baru bagi calon siswa baru, mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi sampai dengan pengumuman hasil penerimaan siswa. Informasi dibuat dengan cara menempelkan beberapa dokumen berdasarkan informasi yang dibutuhkan. Data pendaftar dicatat pada buku-buku besar kemudian disimpan pada rak-rak buku, proses rekap juga masih dilakukan secara manual sehingga sering terjadinya kesalahan data serta membutuhkan waktu yang sangat lama. Untuk mengatasi masalah pengelolaan penerimaan siswa baru pada sekolah tersebut maka diangkat kasus ini kedalam suatu skripsi dengan judul DESAIN DAN IMPLEMENTASI WEBSITE PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMA NEGERI 1 BASA AMPEK BALAI TAPAN. Sistem ini diharapkan dapat lebih efektif dan efesien serta memberikan informasi yang lebih cepat dalam pengelolaan penerimaan siswa baru pada sekolah tersebut. SDLC adalah proses evalolusioner yang diikuti dalam menerapkan system atau subsistem informasi berbasis komputer. SDLC mempunyai 4 tahapan dalam 2

3 pembentukan sistem informasi yaitu perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi. (Nurmi, 2015:21-58) Perencanaan sistem informasi bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. Perencanaan sistem dapat mencakup keseluruhan unit bisnis maupun secara departemen dengan memperhatikan misi dari usaha bisnis tersebut. Analisis yaitu menguraikan suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen (tahapan analisis:identify, understand, analyze, report) dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. Tujuan Perancangan sistem adalah untuk pengembangan sistem dan memenuhi kebutuhan user, dalam rangka memperbaiki sistem kearah yang lebih baik yang disesuaikan dengan perkembangan pola manajemen, gaya manajemen dan gaya keputusan serta perkembangan teknologi informasi. Tahap implementasi menerapkan dan mengevaluasi serta memikirkan keberlanjutan untuk dapat menjawab kebutuhan sistem sepanjang sistem digunakan oleh user, untuk mencapai hal tersebut maka sistem perlu dirawat dan dipelihara untuk keberlanjutan sistem. Situs web (website) awalnya merupakan suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink, yang memudahkan surfer (sebutan bagi pemakai komputer yang melakukan penelusuran informasi di internet) untuk mendapatkan informasi, dengan cukup mengklik suatu link berupa teks atau gambar, maka informasi dari teks atau gambar akan ditampilkan secara lebih rinci 3

4 (detail). Informasi yang disajikan dalam halaman web menggunakan konsep multimedia, informasi dapat disajikan dengan menggunakan banyak media (teks, gambar, animasi, suara atau audio dan film). Dalam suatu halaman web, informasi akan dapat disajikan dalam kombinasi media, teks, gambar, animasi, suara, atau film, semuanya dapat disajikan dalam satu halaman (Betha Sidik, Ir, 2012:1) Perancangan sistem adalah menguraikan suatu sistem dengan menentukan permasalahan dari suatu sistem, memahaminya dan menganalisis kemudian menyimpulkan hasil dari pemahaman untuk menghasilkan suatu solusi dalam suatu rancangan sistem. Adobe dreamweaver merupakan program editor halaman web (web page) keluaran adobe system yang dulu dikenal sebagai macromedia dreamweaver keluaran macromedia. Aplikasi ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya. Versi terakhir macromedia dreamweaver sebelum dibeli adobe systems yaitu versi 8 versi terakhir dreamweaver keluaran adobe systems adalah versi 12 yang ada dalam adobe creative suit 6 sering disingkat adobe CS6. (Wahana Komputer, 2013 : 2-3). PHP merupakan bahasa pemrograman yang sesuai untuk membuat aplikasi website dinamis seperti CMS karena memiliki peforma yang tinggi, mudah dipelajari, multiplatform, aman, open source, serta mudah di koneksikan dengan berbagai macam database (Wahana Komputer, 2011 : 14-15). HTML merupakan standart bahasa yang digunakan unuk merancang dan menampilkan dokumen Web. Ada beberapa versi HTML sejak dimulainya penggunaan Web, dan pengembangannya ini diawasi oleh organisasi yang bernama World Wide Web Cosurtium (W3C). Dalam perancangan dokumen Web, kita memerlukan perancangan tool editor. Tool editor adalah program aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat dokumen HTML (Dedi Hartama & Efrizal, 2012 : 3). MySQL merupakan software database yang termasuk 4

5 paling populer dilingkungan linux kepopuleran ini karena ditunjang performansi query dari databasenya yang saat itu bisa dikatakan paling cepat, dan jarang bermasalah. MySQL tersedia juga dilingkungan windows. 1. Sistem Yang Sedang Dipakai Penerimaan siswa baru di SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan sampai saat ini masih dikelola secara manual dan belum mempunyai sistem informasi untuk pengelolaan penerimaan siswa baru di SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan. Pengelolaan pendaftaran siswa baru dilakukan calon siswa baru menggunakan sistem manual ini kurang terkelola dengan baik, sehingga pengelolaan data calon siswa baru tidak tersusun dengan rapi karena pendaftarannya dilakukan yang mengharuskan siswanya mengisi formulir lalu difoto copy, sering juga arsip calon siswa baru terpisah-pisah mengakibatkan tidak lengkapnya data tersebut karena sering hilang. 2. Sistem Penerimaan Berbasis Web atau Yang Diusulkan Sistem penerimaan berbasis web dapat memberikan banyak manfaat terutama memberikan kemudahan bagi calon siswa baru mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi hingga hasil pengumuman bisa dilihat langsung di web tersebut. Serta dapat diakses dimana dan kapan pun selagi masih tersambung dengan jaringan internet. METODE PENELITIAN Metode penelitian ini menggunakan konsep SDLC, yang mana SDLC adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan system atau subsistem informasi berbasis komputer. SDLC mempunyai 4 tahapan yaitu perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi. 1. Perencanaan Tahap mengumpulkan data dengan mengamati atau memonitor lingkungan, menentukan masalah, menyimpulkan kelemahan, dan keunggulan sistem yang sedang diamati. 5

6 2. Analisis sistem a. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Gambar 3. ASI lama : Sistem Penerimaan Siswa Baru SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan 62

7 b. Analisis Sistem Informasi Gambar 3. ASI Baru : Desain dan Implementasi Website Penerimaan Siswa Baru Pada SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan 72

8 3. Perancangan Sistem a. Hierarchy Plus Input-Process-Output (HIPO) b. Data Flow Diagram (DFD) 82

9 c. Context Diagram 2 9

10 d. Entity Relationship Diagram (ERD) Kewarganegaraan Ankke Asalsekolah Agama Jmlhsaudarakandung Nama Nilaiun Tmpttgllahir Alamat Jeniskelamin j Nilauas Jnskelamin Aslsekolah Tempattgl Noskhu Nmlengka Nilaiun Tgldaftar Nis Nmayah Nopendaftaran Nopendaftaran Nohp 1 Fcalonsiswa 1 memiliki M FPendaftaran 1 memiliki memiliki 1 1 M ` Fnilai Fkelulusan Kurikulum Nilaiuas Nis Nama Thnpelajaran Tempattanggallah ir Asalsekolah Nis Nilaiun Nama Tempattanggallahir Namaorangtua Gambar 7. ERD : Desain dan Implementasi Website Penerimaan Siswa Baru Pada SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan 10 3

11 HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil analisis sistem lama atau sistem yang sedang berjalan yang digunakan oleh Penerimaan Siswa Baru Pada SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan dapat diuraikan sebagai berikut : a. Pada proses awal, calon siswa baru melengkapi syarat pendaftaran, seperti data pendaftaran, data kelulusan dan data nilai b. Calon siswa baru mengambil serta mengisi formulir pendaftaran di staf administrasi pendaftaran kalau formulir sudah selesai dan staf administrasi pendaftaran pun merekap semua syarat pendaftaran siswa baru. c. Staf administrasi pendaftaran memproses data calon siswa baru dan setelah datanya lengkap seluruh data calon siswa baru diserahkan ketim guru atau ketua panitia penerimaan siswa. d. Setelah tim ketua panitia penerimaan siswa baru mendapatkan seluruh data calon siswa baru maka tim ketua panitia penerimaan siswa baru melakukan ujian untuk masuk dan kalau calon siswa baru selesai berkas calon siswa baru disetujui. e. Calon yang dinyatakan lulus ujian masuk maka berkasnya dilanjutkan kepada kepala sekolah. f. Sedangkan berkas yang sampai kepada kepala sekolah dan kepala sekolah menyetujui maka calon siswa baru dinyatan sudah bergabung di sekolah dan calon siswa barupun tinggal menyelesaikan administrasi. g. Berkas calon siswa baru diperbanyak sebanyak 4 rangkap dan satu rangkapnya di arsipkan kepada kepala sekolah sedangkan yang tiga lagi berkas di arsipkan kepada tim ketua panitia penerimaan siswa baru kemudian 2 rangkap lagi diarsipkan oleh staf administrasi pendaftaran h. Satu rangkap akan di informasikan kepada calon siswa baru lewat papan pengumuman yang tersedia disekolah SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan yang menyatakan siswa lulus atau 11 2

12 tidak lulusnya masuk kesekolah tersebut. Hasil analisis sistem baru atau sistem informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan, dapat dijabarkan hasil analisisnya sebagai berikut : a. Terjadinya perkembangan dari sistem manual kesistem komputerisasi b. Masing-masing pengguna seperti calon siswa baru, staf administrasi pendaftaran, ketua panitia pendaftaran dan kepala sekolah membuka situs berbasis web yaitu situs DIMWEPSIS. c. Untuk calon siswa baru tidak perlu lagi datang kesekolah untuk mendaftar diri disekolah tersebut, karena sudah menggunakan sistem komputerisasi yaitu situs DIMWEPSIS disana siswa bisa melihat informasi seperti syarat pendaftaran, jadwal ujian, pengumuman penerimaan dan syarat daftar ulang. d. Untuk melakukan pendaftaran siswa bisa langsung login dengan mengentrikan data: calon siswa, pendaftaran, kelulusan, nilai. Setelah siswa mengentrikan data tersebut siswa mendapatkan informasi pendaftaran berupa bukti pendaftaran. e. Calon siswa yang sudah mengentrikan data pendaftaran tersebut sudah mendapatkan izin akses dari DBUser. f. Sementara itu, dibagian staf administrasi pendaftaran akan melakukan pengolahan data pendaftaran yang dientrikan oleh calon siswa dan masuk kedalam DBSisbar. g. Dimana DBSisbar akan mengeluarkan informasi berupa bukti pendaftaran, laporan siswa yang diterima, laporan siswa yang tidak diterima, laporan siswa yang mendaftar dan menghasilkan bukti pendaftaran 2 rangkap yang mana 1 diarsipkan oleh staf administrasi pendaftaran dan 1 lagi dikembalikan lagi kecalon siswa baru. h. Sementara itu, untuk laporan itu menghasilkan 3 rangkap yaitu laporan siswa yang diterima, 12 3

13 laporan siswa yang tidak diterima dan laporan siswa yang mendaftar. i. Dimana laporan tersebut diberikan kepada ketua panitia pendaftaran setelah disetujui oleh ketua panitia pendaftaran kemudian diteruskan kepada kepala sekolah untuk diminta persetujuannya. j. Setelah laporan tersebut disetujui oleh ketua panitia dan kepala sekolah, maka 1 rangkap laporan tersebut akan diarsipkan oleh kepala sekolah dan 1 rangkap diarsipkan oleh ketua panitia pendaftaran dan satu rngkap dikembalikan kepada staf administrasi untuk diarsipkan. Aplikasi programnya sesuai dengan rancangan yang kemudian akan dibahas hasil dari program aplikasi tersebut. Dimana tampilan awal dari aplikasi yang dibuat sebagai berikut : 1. Proses Input Proses input merupakan proses memasukkan data kedalam program aplikasi melalui form entri data. Proses pengentrian data diaplikasi DIMWEPSIS ini terdiri dari entri data calon siswa entri data pendaftaran, entri data kelulusan dan entri data nilai. Seperti yang digambarkan dibawah ini : Gambar 20. Login Admin 413

14 a. Entri Data Calon Siswa Entri data calon siswa dimasukkan melalui form entri data calon siswa berupa data no pendaftaran, nis, nama lengkap, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke, jumlah saudara kandung, alamat, asal sekolah, nilai UN, nilai UAS, nama ayah dan no hp. b. Entri Data Pendaftaran Entri data pendaftaran dimasukkan melalui form pendaftaran berupa no pendaftar, tanggal daftar, jenis pendaftar, jenis kelamin, nama, tempat lahir, agama, alamat, nama ayah, asal no SKHU c. Entri Data Kelulusan Entri data kelulusan dimasukkan melalui form entri kelulusan berupa nis, tahun pelajaran, nama, tempat dan tanggal lahir, nama orang tua, asal sekolah dan nilai rata-rata d. Entri Data Nilai Entri data kegiatan nilai dimasukkan melalui form entri data nilai berupa data kurikulum, nama, tempat dan tanggal lahir, asal sekolah, nis, nilai UN dan nilai ujian sekolah 2. Proses Pengolahan Proses Pencarian ini berupa pencarian data siswa berdasarkan no pendaftaran dan nama, data ini diinput dan disimpan serta diproses dalam database. 3. Proses Output Proses output ini adalah bentuk tampilan dari data yang di inputkan kedalam aplikasi DIMWEPSIS diolah dan ditampilkan di layar monitor. Output yang dihasilkan adalah laporan bukti pendaftaran, laporan siswa yang diterima, laporan siswa yang tidak diterima dan laporan siswa yang diterima. KESIMPULAN 1. Pengelolaan data calon siswa SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan dibangun sistem dalam bentuk software atau program aplikasi dengan nama Desain dan Implementasi Website Penerimaan Siswa Baru Pada 145

15 SMAN 1 Basa Ampek Balai Tapan, dengan tujuan membantu tugas admin pendaftaran penerimaan siswa baru dalam pengolahan data calon siswa. 2. Aplikasi ini memberikan kemudahan dalam memperoleh informasi, karena semua data tersimpan dalam DBSisbar sehingga semua data dan informasi serta dokumen terdokumentasi dengan baik, sistem ini memberikan informasi yang akurat dan tepat. 3. Perancangan ini menghasilkan sebuah aplikasi web penerimaan siswa baru yang diharapkan dapat membantu orang tua atau siswa dalam proses pendaftaran,dan sekolah tidak perlu menginput data calon siswa baru sehingga lebih efisien, hemat waktu, hemat penggunaan kertas serta akurat. 4. Sistem DIMWEPSIS dalam mengolah data calon siswa sangat efektif dan efesien sehingga informasi yang didapat lebih akurat. DAFTAR PUSTAKA Betha Sidik. (2014). Pemrograman WEB PHP. Bandung. Informatika Bandung Dedy Hartama dan Efrizal. (2012). Pemrograman Web dengan HTML CSS Dan Java Skript. Yogyakarta.C.V Andi Offset Nurmi. (2015).Buku Teks Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 1. Padang. Prodi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumbar Wahana Komputer. (2013). Dreamweaver Cs6. Yogyakarta. C.V Andi Offset Wahana Komputer. (2011). Mastering CMS Programming With PHP dan MySQL. Yogyakarta. C.V Andi Offset 15 6