PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH PADA SMAN 4 KOTA SOLOK ABSTRACT

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH PADA SMAN 4 KOTA SOLOK Wafiroh 1, Heri Mulyono 2, Ellbert Hutabri 2 1 Mahasiswa Program Studi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumatera Barat 2 Dosen Program Studi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumatera Barat Wafiroh24@yahoo.com ABSTRACT The library was established to meet the information needs in the form of print media that can be accessed by everyone. There are several types of libraries one of which is the school library. The school library is facility used to store information about education, science knowledge and provide information services in the form of library services to students at school.the purpose in conduting this research is to improve the efficiency of the library work which was originally using a manual-based information system computer technology. The methology of research is field research, library research, laboratory research and using the concept of SDLC that consist of planning, analysis, design and implentation.information system web-based library that is created can be used to provide information to the praties related to the library materials owned, the process is done, among others, data collection, data calection books, search library materials, print membership card, lending transaction and transactions return library books. The resulting information includes a card member, report member, report the list of books, reports of borrowing and report of the return. Keywoards: System Informasi, Library, Web PENDAHULUAN Ilmu pengetahuan dan teknologi selalu mengalami perkembangan secara dinamis, salah satu dari sekian banyak perkembangan teknologi adalah komputer. Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, serta keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual. Pengolahan data menjadi terkomputerisasi inilah yang sangat dibutuhkan untuk membantu dalam penyampaian informasi sacara cepat tepat dan akurat. Komputer sudah merambat dalam berbagai bidang, baik dalam dunia kerja maupun dunia pendidikan sehingga secara tidak langsung telah menciptakan persaingan yang sangat ketat antara sekolah yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena 1

2 itu perkembangan teknologi juga harus diikuti oleh pengelola instansi pendidikan. SMAN 4 Kota Solok adalah salah satu sekolah yang belum memakai sistem informasi berbasis komputer pada bagian perpustakaannya, permasalahan sistem perpustakaan sekolah pada SMAN 4 Kota Solok saat ini masih menggunakan sistem manual yaitu proses pendaftaran anggota baru, peminjaman buku dan pengembalian buku yang telah dipinjam, semua itu hanya akan dicatat pada buku besar saja yang mana dalam hal ini bisa mengakibatkan kesalahan yang terjadi pada administrasi perpustakaan menjadi besar, seperti rekap uang denda, rekap peminjaman, rekap pengembalian, rekap data buku, dan rekap laporan. Selain itu waktu yang dibutuhkan untuk melakukan administrasi menjadi terhambat, sehingga akan berdampak pada penurunan kinerja pustakawan di SMAN 4 Kota Solok. Gambaran di atas menjadi sebuah objek penelitian untuk menerapkan sistem informasi perpustakaan pada SMAN 4 Kota Solok yang belum memiliki suatu sistem informasi perpustakaan. Teknologi informasi yang dikembangkan menggunakan layanan berbasis web, yang diharapkan memberi kemudahan baik untuk karyawan maupun pengunjung perpustakaan. Selain itu sistem akan diterapkan secara offline guna mempermudah pihak sekolah dalam proses instalasi dan perawatan lebih lanjut. Dengan sistem informasi ini, diharapkan akan mempermudah pelayanan dan akses informasi serta pengelolaan data perpustakaan, seperti mempermudah pencarian buku/katalog, peminjaman, pengembalian koleksi buku dan pembuatan laporan. Sehingga, akan diperoleh efisiensi pekerjaan staf perpustakaan dalam pengelolaan buku perpustakaan, penyajian informasi yang lebih mudah dan interaktif, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna layanan perpustakaan. Berdasarkan masalah diatas maka diangkat kasus ini kedalam suatu penelitian dengan judul Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Pada SMAN 4 Kota Solok Menurut Andri Kristanto, dalam Jenar Kuswidiardi (2015:8) bahwa sistem adalah jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sarana tertentu. Menurut Nurmi (2016:9) informasi merupakan suatu data yang belum diolah yang mempunyai arti menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan 2

3 saat ini maupun saat yang akan datang. Menurut Agus Mulyanto, dalam Husin Nanda Perwira (2015:9) bahwa sistem informasi adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Dra. Yuliati, dalam Fajar Hariadi (2013:3) Bahwa perpustakaan Sekolah merupakan tempat mengumpulkan bahan perpustakaan, baik tercetak maupun terekam yang dikelola secara teratur dan sistematis untuk didayagunakan dalam menunjang optimalisasi pencapaian tujuan pendidikan disekolah. Menurut Jhonsen, dalam Dani Eko Hendrianto (2014:59) website merupakan kumpulan dari halaman-halaman web yang berhubungan dengan file-file lain yang terkait. Dalam sebuah website terdapat suatu halaman yang dikenal dengan sebutan home page. Menurut wahana komputer (2013:2) adobe dreamweaver merupakan program editor halam web(web page) keluaran adobe system yang dulu dikenal sebagai macromedia dreamweaver keluaran macromedia. Menurut Wahana Komputer (2011:14-15) PHP merupakan program bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat program website dimana kode program yang telah dibuat dikompilasi dan dijalankan pada sisi server untuk menghasilkan halaman website yang dinamis. Menurut Muhammad Sadeli, dalam Yance Omiker Putri (2015:33-34) MySQL adalah database yang menghubungkan script php menggunakan perintah query dan escapscharacter yang sama dengan php. Menurut Nurmi (2016:24) Analisis sistem adalah menguraikan dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen (tahapan analisis; identify, understand, analyzer, report) dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikanya. Definisi perancangan sistem menurut Nurmi (2016:25) sebagai berikut: membuat perancangan global dan terinci berdasarkan laporan hasil analisis, dengan membuat beberapa model pilihan dan memilih model pilihan terbaik dari beberapa model terbaik yang hasil perancangan ini dapat dituangkan kedalam kode program. 3

4 METODE PENELITIAN Metode penelitian yang penulis gunakan adalah metode Konsep System Development Life Cycle (SDLC) mempunyai 4 tahapan dalam pembentukan sistem informasi yaitu perancanaan, analisis, perancangan dan implementasi. 1. Perencanaan Tahap mengumpulkan data dengan mengamati/memonitor lingkungan, menentukan masalah, menyimpulkan kelemahan, dan keunggulan sistem yang sedang diamati, kemudian memberikan gambaran sementara untuk pemecahan dengan membuat perencanaan secara global dan memberikan tujuan sistem. 2. Analisis Menguraikan suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen (tahap analisis: identify, understand, analyze, report) dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. 3. Perancangan Membuat perancangan dan terinci berdasarkan laporan hasil analisis, dengan membuat beberapa model pilihan dan memilih model pilihan terbaik dari beberapa model terbaik hasil perancangan ini dapat ditingkatkan kedalam kode program. 4. Implementasi Tahap ini merupakan menerapkan dan mengevaluasi serta memikirkan keberlanjutan untuk dapat menjawab kebutuhan sistem sepanjang sistem digunakan oleh user, untuk mencapai hal tersebut maka sistem perlu dirawat dan dipelihara untuk keberlanjutan sistem. Analisis Sistem a. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Analisis sistem yang sedang berjalan saat ini berisi tentang pengolahan data perpustakaan yang masih manual dengan pencatatan buku, cara kerjanya akan sangat lambat dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam mengelola data anggota, data buku, transaksi peminjaman dan pengembalian buku serta pembuatan laporan. Ini disebabkan karena kurang efektifnya aplikasi pengolahan data perpustakaan yang digunakan saat sekarang ini, untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 1 dibawah ini. 4

5 Gambar 1. Aliran Sistem Perpustakaan Sekolah SMAN 4 Kota Solok b. Analisis Sistem Informasi Yang Diusulkan Gambaran umum sistem yang diusulkan atau sistem baru yang sedang dirancang ini diantaranya sistem yang dibangun akan terkomputerisasi sehingga dapat mengefektifkan waktu kerja. Sistem informasi yang dibangun secara terkomputerisasi juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja, meminimalisir kesalahan dan membuat hasil laporan yang lebih baik, untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 2 dibawah ini. Gambar 2. Aliran Sistem Perpustakaan Sekolah SMAN 4 Kota Solok 5

6 Perancangan Sistem 1. Hierarchy Plus Input-Process-Output (HIPO) Hierarchy Plus Input-Proses- Output (HIPO) dari perancangan sistem informasi perpustakaan sekolah SMAN 4 Kota Solok untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3 dibawah ini: Gambar 3. Hierarchy Plus Input-Proses-Output (HIPO) 2. Data Flow Diagram (DFD) Adapun data flow diagram (DFD) sistem informasi perpustakaan sekolah SMAN 4 Kota Solok menjelaskan secara terkomputerisasi aliran data pada sistem mulai dari entri data, pengolahan data, dan pembuatan laporan, untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 4 berikut: Gambar 4. Data Flow Diagram (DFD) 3. Entity Relationship Diagram(ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan hubungan antara entityentity yang terdapat dalam suatu database. Adapun bentuk konseptual ERD Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah SMAN 4 Kota Solok dapat dilihat pada Gambar 5 berikut ini: 6

7 Gambar 5.Entity Relationship (ERD) HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dan pembahasan dari sistem informasi perpustakaan ini yaitu merupakan suatu program yang saling berkaitan antara satu menu dengan menu yang lainnya maka admin harus melukakn tahap demi tahap atau langkah-langkah yang sudah dirancang. Apabila tahap pertama belum diselesaikan maka program tidak bisa melanjutkan ketahap selanjutnya, karena tahap yang pertama akan berkaitan dengan tahap yang kedua dan begitu selanjutnya. Hasil analisis sistem lama atau sistem yang sedang berjalan yang digunakan oleh perpustakaan SMAN 4 Kota Solok dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Sistem yang sedang berjalan diperpustakaan SMAN 4 Kota Solok masih bersifat manual atau belum terkomputerisasi sehingga proses penginputan data belum dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Lambatnya proses peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan secara manual, petugas membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan data dan pembuatan laporan karena harus dikerjakan secara manual. 3. Proses pembuatan laporan secara manual membuat waktu pembuatan laporannya menjadi cukup lama. 4. Semua hasil pencatatan dan laporan masih bersifat manual, pembuatan data tersebut berpotensi rusak, hilang dan kesalahan pencatatan menjadi lebih besar sehingga laporan yang dibuat berdasarkan hasil pendaftaran anggota, peminjaman buku dan pengembalian buku dapat memicu kesalahan dan dapat merugikan. 7

8 Hasil analisis sistem baru atau sistem informasi pengolahan data perpustakaan pada SMAN 4 Kota Solok dapat dijabarkan hasil analisisnya sebagai berikut: 1. Terjadinya pengembangan sistem, dari sistem manual ke sistem informasi berbasis web pada perpustakaan SMAN 4 Kota Solok 2. Beban kerja lebih ringan sehingga semangat kerja tinggi. 3. Waktu untuk melayani anggota cukup singkat. 4. Dengan memasukkan kode anggota maka informasi anggota secara otomatis dapat langsung diketahui begitu pula untuk mencari informasi buku cukup dengan memasukkan kode buku. Maka sistem informasi akan menampilkan informasi buku. 5. Peminjaman buku hanya memasukkan kode anggota dan memasukkan kode buku. yang akan dipinjam kemudian klik tombol simpan, maka secara otomatis transaksi peminjaman buku sudah tersimpan dalam aplikasi tersebut. 6. Untuk pengembalian buku hanya dengan memasukkan kode angggota dan kode buku yang telah dipinjam sebelumnya kemudian klik tombol simpan, maka secara otomatis transaksi pengembalian buku sudah tersimpan dalam aplikasi tersebut. 7. Dengan menggunakan sistem informasi dapat menghemat waktu dalam melayani anggota, penggunaan kertas, alat tulis atau perlengkapan penyimpanan dokumen, jika terjadi kesalahan masih bisa diedit atau diperbaiki kembali dan menghemat tempat penyimpanan dokumen. 8. Data lebih aman karena tersimpan dalam file dan tidak ada kesamaan data dalam file. Diprogram aplikasi sistem informasi perpustakaan ini penulis membuat sebuah sistem informasi berbasis website yang berbasis ofline dengan tujuan untuk mempermudah admin dalam pengelolaan data perpustakaan yang ada di SMAN 4 Kota Solok tersebut. Gambar 6. Login Admin a. Halama Awal Admin Halaman ini merupakan halaman pertama yang secara otomatis terbuka apabila proses login admin berhasil. Tampilan awal halaman admin dapat dilihat seperti Gambar 7 berikut: 8

9 Gambar 7. Tampilan Awal halaman Admin b. Entri Data Anggota Digunakan untuk menginputkan data anggota satu persatu, entri data anggota dimasukkan melalui form entri data anggota berupa data nis, nama, kelas, jurusan, jenis kelamin, tahun angkatan dan alamat seperti Gambar 9 berikut: penerbit dan tanggal terima seperti Gambar 10 berikut: Gambar 10. Entri Data Pengembalian Gambar 9. Entri Data Peminjaman c. Entri Data Buku Digunakan untuk menginputkan data buku satu persatu, entri data buku dimasukkan melalui form entri data buku berupa data identitas buku, judul buku, jenis buku, pengarang, penerbit, tahun d. Proses Pengolahan Proses pengolahan pencarian data anggota dengan kode/nis dan nama anggota dan proses pengolahan pencarian data buku berdasarkan kode buku. e. Output Laporan Anggota Output laporan anggota menampilkan nis, nama, kelas, jurusan, jenis kelamin, tahun angkatan dan alamat 9

10 kemudian bentuk tampilannya seperti Gambar 11 berikut : Gambar 11. Output Laporan Anggota f. Output Laporan Buku Output laporan dta buku menampilkan identitas buku, judul buku, jenis buku, pengarang, penerbit, tahun penerbit dan tanggal terima kemudian bentuk tampilannya seperti Gambar 12 berikut : Gambar 31. Output Laporan Buku KESIMPULAN 1. Perancangan website sistem informasi perpustakaan sekolah akan membantu anggota perpustakaan memperoleh informasi dengan efektif serta efisien. 2. Dengan adanya website sistem informasi perpustakaan sekolah, segala bentuk pendataan yang berlangsung dapat dilakukan secara lebih teratur, terencana dengan baik sehingga kecepatan dan ketepatan dalam pendataan dan pembuatan laporan menjadi lebih akurat dan tepat waktu. DAFTAR PUSTAKA Adi Suwondo. (2014). Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan di SMK Takhassus Kalibeber Wonosobo. Jurnal PPKM UNSIQ X Dani Eko Hendrianto. (2014). Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Website Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Donorojo Kabupaten Pacitan. Jurnal IJNS. No 4 Fajar Hariadi. (2013). Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Dasar Negeri Sukoharjo Pacitan. IJNS Husin Nanda Perwira. (2015). Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta. Yogyakarta: Fakultas Teknik Jenar Kuswidiardi. (2015). Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Microsoft Visual Basic 6.0 dengan Database SQL Server 2000 di Perpustakaan SMK YPKK 1 10

11 Sleman. Yogyakarta: FakultasTeknik Nurmi. (2016). Buku Teks Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2. Padang Prodi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumbar. Nurmi. (2016). Buku Ajar Konsep Sistem Informasi. Padang. Sukabina Press. Wahana Komputer.(2013). Mobile Web Development With Adobe Dreamweaver Cs6. C.V Andi Offset. Yogyakarta. Yance Omiker Putri. (2015). Electronic Voting Pemilihan Ketua Osis SMA Baiturrahmah Padang Berbasis Mobile. Padang: Sistem Informasi 11